JP2004192204A - Electronic document management system, program and electronic document management method - Google Patents

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide an electronic document management system, a program and an electronic document management method, capable of securing readability of an electronic original document. <P>SOLUTION: This electronic official document management method has: a step for sequentially storing information (abolition, version upgrading, compatibility, substitution, standardization or the like) about hardware and software components constituting a system for reading the electronic original document stored in an original document server 9 into a knowledge base 7 through the Internet 2; and a step for deciding a readability level of the electronic document on the basis of information in the knowledge base 7 with a change of network information, equipment failure information inside a self network, or failure information through the Internet 2 from a user as a trigger, deriving information about a method for coping with the readability level, and informing a corresponding person. <P>COPYRIGHT: (C)2004,JPO&NCIPI

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば電子政府及び電子自治体等で作成・管理される電子的公文書（以下「電子原本」）等を管理するための電子文書管理システム、プログラム、電子文書管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
例えば戸籍謄本などの原本（複製元の書類）は、区市町村の役所で保管・管理されている。
近年、これらの書類は、電子政府及び電子自治体等の発足により電子原本（電子文書ファイル）として作成・管理されるようになった。
従来、秘密鍵により計算された改ざん検出コードにより、申請書類などの電子文書ファイルを安全に長期間保存する技術がある。（例えば特許文献１参照。）この技術は、あくまでも電子文書ファイル自体を保護するための技術であり、システム側の改変に伴い元の電子文書ファイルが読み出せなくなることを防ぐ技術ではない。
つまり、電子原本は、コンピュータなどのハードウェアで管理されるため、技術革新等によるシステムの改変や環境変化等により、コンピュータのオペレータが気づいたときには、もはやコンピュータ外部に取り出して見ることが困難となることがある。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−２０２４３６号公報（第６頁−第８頁）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上述したようにシステム側の改変や環境変化等で電子文書ファイルが開けない事態が生じてしまうと、せっかく電子化及び改ざん防止した電子原本が、原本としての役割を担えなくなる恐れがある。
【０００５】
本発明はこのような課題を解決するためになされたもので、電子原本の見読性を確保することのできる電子文書管理システム、プログラム、電子文書管理方法を提供することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記した課題を解決するために、請求項１記載の発明の電子文書管理システムは、電子文書を保存する電子文書保存手段と、前記電子文書保存手段に保存されている電子文書を読み出すためのハードウェア及びソフトウェアの部品情報をネットワークを通じて蓄積する知識ベースと、利用者からのネットワークを通じた障害情報、自己ネットワーク内の機器障害情報、及びネットワーク情報の異変を監視する監視手段と、前記監視手段の監視による異変をトリガとして前記知識ベースの情報を基に前記電子文書の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出する手段と、判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知する手段とを具備したことを特徴としている。
【０００７】
請求項２記載の発明のプログラムは、コンピュータに処理を実行させるプログラムにおいて、前記コンピュータを、電子文書を保存する電子文書保存手段と、前記電子文書保存手段に保存されている電子文書を読み出すためのハードウェア及びソフトウェアの部品情報をネットワークを通じて蓄積する知識ベースと、利用者からのネットワークを通じた障害情報、自己ネットワーク内の機器障害情報、及びネットワーク情報の異変を監視する監視手段と、前記監視手段の監視による異変をトリガとして前記知識ベースの情報を基に前記電子文書の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出する手段と、判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知する手段として機能させるものである。
【０００８】
請求項３記載の発明の電子文書管理方法は、電子文書保存手段に保存されている電子文書を読み出すためのハードウェア及びソフトウェアの部品情報をネットワークを通じて知識ベースに蓄積するステップと、利用者からのネットワークを通じた障害情報、自己ネットワーク内の機器障害情報、及びネットワーク情報の異変を監視するステップと、監視による異変をトリガとして前記知識ベースの情報を基に前記電子文書の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出するステップと、判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知するステップとを有することを特徴としている。
【０００９】
本発明では、電子文書保存手段に保存されている電子文書を読み出すためのハードウェア及びソフトウェアの部品情報をネットワークを通じて知識ベースに随時蓄積し、利用者からのネットワークを通じた障害情報、自己ネットワーク内の機器障害情報、及びネットワーク情報の異変を監視している。そして、監視による異変をトリガとして知識ベースの情報を基に電子文書の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出し、判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知するので、通知を受けた時点、つまり電子文書が読み出せなくなる前に対処できるようになり、電子文書の見読性を維持することができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明の一つの実施の形態の電子公文書管理システムの構成を示す図、図２は図１の電子公文書管理システムの機能構成図である。
【００１１】
図１に示すように、この電子公文書管理システムは、一般利用者のコンピュータ１からファイヤウォール装置３ａ及びインターネット２を介した手続きの受付・処理（許認可電子申請）、電子公文書（謄本、正本、抄本等）の発行及び電子原本閲覧等のためのポータルサイトを公開する申請・閲覧サーバ４と、この申請・閲覧サーバ４への電子申請原本及びそれから作成される電子公文書（電子許認可書、電子証明書等）の原本を日限まで確実に保存すると共に、申請利用者から依頼され受け付けた電子公文書の発行・閲覧要求に応じて、ファイヤウォール装置３ｂ，申請・閲覧サーバ４，ファイヤウォール装置３ａ及びネットワーク、例えばインターネット２、ＬＡＮなどを介して電子公文書を申請利用者（のコンピュータ１）へ提供（閲覧可能あるいはダウンロード）する電子文書保存手段としてのサーバコンピュータ（以下原本サーバ９と称す）と、この原本サーバ９に保存及び管理されている電子原本の見読性を確保するために、任意のホームページ（以下ＨＰと称す）の情報を検索、及び、予め登録したシステムを構成するコンポーネントメーカのホームページに定期的にアクセスし、そこから見読性確保のために必要な情報を抽出すると共に、ＨＰ検索の結果として得られた情報を解析することで有用な情報を抽出し知識ベース７へ登録するＨＰ検索用のサーバコンピュータ５（以下ＨＰ検索サーバ５と称す）と、このＨＰ検索サーバ５により検索及び抽出された有用情報、及び保守会社等の保守情報入力端末８からの保守情報が登録される知識ベース７と、内部ネットワーク内の機器障害を検知すると共に、見読性障害レベルを推定（判定）し、障害情報に従って知識ベース７へ問合せることでその対策方法の情報を受け取りシステムのユーザへ見読性レベル及びその対策方法の情報を提示（提供）する障害検知・解析サーバ６と、自己ネットワーク内部の機器障害情報及び保守情報を知識ベース７に登録する保守情報入力端末８とから構成されている。
【００１２】
電子公文書の概念としては、上記電子許認可書、電子証明書以外に、電子原本のコピーあるいはその一部のコピー、電子原本から作成される文書ファイル等も含まれる。
上記コンピュータ構成（ハードウェア）を、機能毎に区分すると、図２に示すように、システムを構成するコンポーネントを製作するメーカのホームページから当該コンポーネントの生産情報（生産中止、機能改善、代替機種、バージョンアップ及び保守情報等）及びインターネット上の任意の当該コンポーネント情報を選択収集するＨＰ検索機能５ａと、検索結果を解析し必要な情報を抽出する情報解析機能５ｂと、解析結果及びシステム保守会社からの保守情報をデータベース化する知識ベース７と、システム内機器障害監視を行うシステム障害検知機能６ａと、電子原本（閲覧、証明書、許認可証）利用者からの障害情報及びシステム監視障害情報から見読性レベルを判定するシステム障害処理機能６ｂと、システム障害処理結果に基づき知識ベース７を参照して適切な対応方法を導出しその内容を見読性レベルと共にアナウンスする障害対策提供機能６ｃとになる。
システム障害検知機能６ａ、システム障害処理機能６ｂ、障害対策提供機能６ｃなどは、障害検知・解析サーバ６の機能であり、ハードウェアあるいはソフトウェアで実現される。ソフトウェアの場合は、これら一連の機能をプログラムモジュールとしてＣＤ−ＲＯＭなどの記憶媒体あるいはネットワークから障害検知・解析サーバ６にインストールすることで動作可能になる。コンポーネントの生産情報とは、原本サーバ９に保存されている電子原本を読み出すためのハードウェア及びソフトウェアの部品情報である。
【００１３】
ＨＰ検索サーバ５は、原本サーバ９に保存及び管理されている電子原本の見読性を確保するために、予め登録したキーワードに基づき、インターネット２上の任意のＨＰからシステム構築コンポーネント保守情報、電子公文書閲覧・取得ツール情報（バージョンアップ、生産打切り等）及び適用ツールの陳腐化等の見読性確保のための任意ＨＰ情報１０ｃを検索し、任意ＨＰ検索情報１１ｃを情報解析系のコンピュータ５ｂに通知するＨＰ検索機能５ａと、任意ＨＰ情報１０ｃを検索、及び、予め登録したシステムを構成するコンポーネントメーカのホームページに定期的にアクセスし、そこから見読性確保のために必要な情報（コンポーネントの情報）を抽出すると共に、ＨＰ検索の結果として得られた情報を解析し有用な情報を抽出し、合わせて知識ベース７へ知識ベース登録情報１１ｄを登録する情報解析機能５ｂとを有している。
ＨＰ検索サーバ５に予め登録されているキーワードとしては、例えばシステム構成コンポーネント名称、型式、適用ＯＳ、ブラウザ、ミドルウェア名称、関連政府機関／関連委員会等の名称、業界団体名称及び「見読性」という用語そのもの等である。
情報解析機能５ｂは、予め登録したシステムを構成するコンポーネントメーカのホームページに定期的にアクセスし、例えばシステム構成コンポーネントの生産情報（バージョン情報、生産打ち切り情報、推奨代替品情報、互換性情報、保守対応日の期限情報等）、ＯＳ／ブラウザ／ミドルウェアの生産情報（バージョン情報、セキュリティホール、不適合、各種サポート情報、陳腐化情報等）、関連政府機関／関連委員会の指針（ガイドライン、技術指針等）、及び業界動向情報（業界標準化動向、見読性新技術情報等に関する用語をキーワードとして、自動全文検索を実施し、そこから見読性確保のために必要な情報（コンポーネントの情報）を抽出する。
【００１４】
障害検知・解析サーバ６は、内部ネットワーク内の機器障害を検知するために、内部ネットワークに定期的にエコー要求（ｐａｃｋｅｔ ｉｎｔｅｒｎｅｔ ｇｒｏｐｅｒ：ｐｉｎｇ）を発しシステム内障害情報１０ａを収集し、その応答及び応答パターンから障害機器を特定し障害検知情報１１ａを障害情報処理系６ｂに通知するシステム障害検知機能６ａと、システム障害検知機能６ａからの障害検知情報１１ａ及びインターネット２を通じた申請利用者のコンピュータ１等からの電子公文書見読性不適合情報１０ｂ等により見読性障害レベルを判定し、障害情報１１ｂとして提供するシステム障害処理機能６ｂと、このシステム障害処理機能６ｂより受け取った見読性障害レベル，障害検知情報及びユーザ不適合情報１０ｂ等の障害情報１１ｂを基に障害対策参照通知１１ｅを生成して知識ベース７へ問合せ、その対策の情報を障害対策情報通知１１ｆとして受け取り、システムユーザへ見読性レベル及びその対策方法の情報１０ｆを提示する障害対策提供機能６ｃとを有している。
システム障害検知機能６ａは、エコー要求に対して例えばエコー応答が一定期間内に受信できない場合、エコー応答受信失敗によるリトライの連続失敗等の応答をシステム内障害情報１０ａとして収集する。
また、システム障害検知機能６ａは、障害検知サーバからのｐｉｎｇに対して原本サーバ９及びファイヤウォール３ｂからのエコー応答があり、申請・閲覧サーバ４からのエコー応答が無いような応答パターンの場合に、ファイヤウォール３ｂのネットワークデバイス障害、またはファイヤウォール３ｂから申請・閲覧サーバ４間の伝送路障害、または申請・閲覧サーバ４の障害として障害機器を特定する。
電子公文書見読性不適合情報１０ｂとしては、例えば申請・閲覧サーバ４の障害情報、公文書が全く見ることができない、公文書内の文字が化ける、ＨＰに接続できない、等といった情報である。
システム障害処理機能６ｂは、上記電子公文書見読性不適合情報１０ｂを知識ベース７内の見読性維持に関する危惧情報（例えばシステム構成コンポーネントの生産打ち切り・保守サポート打ち切り情報、ＯＳ／ブラウザ／ミドルウェアの不適合情報及び業界標準の劇的変革情報等）と照合し、例えばシステムの問題ではないと判断されるレベル（第１レベル）、機器交換および／またはアプリケーションソフトウェアのバージョンアップにて短時間で対応可能なレベル（第２レベル）、アプリケーションソフトウェアの不適合であり対応に時間がかかるレベル（第３レベル）、原因不明であり対応に時間がかかるレベル（第４レベル）、公文書のデータ形式が陳腐化しもはや対応のしようが無いレベル（第５レベル）等といった基準に基づき見読性障害レベルを判定し、障害情報１１ｂとして障害対策提供機能６ｃへ提供する。
知識ベース７は、障害検知・解析サーバ６からの障害対策参照要求１１ｅに対する回答及び自己保有情報中の見読性維持に関する危惧情報を、障害対策情報通知１１ｆとして通知する機能を備えている。
知識ベース７と原本サーバ９は、ＬＡＮなどのネットワークにそれぞれ独立して接続したが、障害検知・解析サーバ６の内部のハードディスク装置に構築してもよい。
【００１５】
以下、図３、図４のシステムフローチャートを参照してこの電子公文書管理システムの動作を説明する。まず、図３のフローチャートを参照して有用情報の登録動作を説明する。
【００１６】
図３に示すように、ＨＰ検索サーバ５は、ＨＰ検索機能５ａによってインターネット２上の特定のＨＰあるいは任意のＨＰを検索・参照し（ステップ１０１：なお以下の説明ではステップをＳと称す）、特定製品情報及び任意情報が検索されると（Ｓ１０２）、検索された特定製品情報及び任意情報を収集する（Ｓ１０３）。
ＨＰ検索サーバ５では、新たな特定製品情報及び任意情報が収集されると、情報解析機能５ｂがその収集された情報を解析し（Ｓ１０４）、有用情報を抽出し（Ｓ１０５）、有用情報をＬＡＮを通じて知識ベース７に転送する（Ｓ１０６）。有用情報としては、製品情報、業界情報などである。
【００１７】
知識ベース７は、ＬＡＮから有用情報を受信すると（Ｓ１０７）、新規の情報を登録し（Ｓ１０８）、古い情報を削除する（Ｓ１０９）、いわゆる情報の更新動作を実行する。
【００１８】
続いて、図４のフローチャートを参照して障害対策情報通知動作を説明する。この場合、障害検知・解析サーバ６において、システム障害検知機能６ａは、自己システムに対する監視動作を常に行っており（Ｓ２０１）、監視結果としてシステムの状況情報（正常あるいは異常の情報、異常の場合は内容の情報を含む）をシステム障害処理機能６ｂに定期的に転送している。
システム障害処理機能６ｂは、システムの状況情報を受信すると（Ｓ２０２）、システム状況情報に含まれる正常あるいは異常の情報から障害の有無を判定し（Ｓ２０３）、異常の場合は（Ｓ２０３の電子文書管理システム、プログラム、電子文書管理方法）、その内容から障害レベルを推定（判定）し（Ｓ２０４）、障害レベルを障害対策提供機能６ｃに通知する（Ｓ２０５）。障害レベルとしては、例えば１〜３段階などに区分し、レベル１は軽度の障害レベル、レベル２は中度の障害レベル、レベル３は重度の障害レベルなどにする。レベル１は軽度の障害レベルであり、システムのソフトウェアの一部が小変更された（小さなバージョンアップ）程度である。程度レベル３の重度の障害レベルの場合は、このシステムにおいて、電子原本が読み出せなくなる可能性が生じるものとする。
障害対策提供機能６ｃは、障害レベルを受信すると（Ｓ２０６）、障害レベル参照通知をＬＡＮを通じて知識ベース７へ送信する（Ｓ２０７）。
知識ベース７には、ネットワークを通じて収集されるシステムのハードウェア及びソフトウェアの部品情報（コンポーネント情報）の他、コンポーネントの異変、障害レベルに対する事例集、障害対策情報などが障害対策知識ベースとして蓄積されており、知識ベース７は、これらを組み合わせて障害対策を導出する。つまり、知識ベース７は、ＬＡＮから障害レベル参照通知を受信すると（Ｓ２０８）、障害対策知識ベースを検索及び参照し（Ｓ２０９）、該当する障害対策の情報を抽出し（Ｓ２１０）、障害事例として自身に登録した後（Ｓ２１１）、障害対策提供機能６ｃへ障害対策通知を行う（Ｓ２１２）。
なお、障害事例が既存のものの場合は、障害対策を障害対策提供機能６ｃに直ちに通知し、障害事例が新規の障害事例の場合は新規障害事例として自身に新規登録した後、通知する。
障害対策提供機能６ｃは、障害対策通知を受信すると（Ｓ２１３）、該当障害元（各申請利用者のコンピュータ１や自己システムの管理者等）へ障害対策情報を提供する（Ｓ２１４）。障害対策情報を提供例としては、例えば該当コンピュータへメッセージを表示するとか、予め登録されているメールアドレスへ電子メールで送信する等が考えられる。
【００１９】
このようにこの実施形態の電子公文書管理システムによれば、システム障害及び技術革新等により失われる可能性がある現状技術での電子原本の見読性について、ネットワーク上の異変やソフトウェアの更新などの監視による異変をトリガとして知識ベース７の情報を基に電子文書の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出し、判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知するので、機器障害が生じる前の時点で早期に障害への対応方法を提示できると共に、一定期間電子原本の見読性を確保することが可能となる。
【００２０】
なお、本発明は上記実施形態のみに限定されるものではない。
上記実施形態では、各機能を複数のサーバやデータベースに分けて配置したが、一つのサーバコンピュータで実現しても良い。
この場合、電子原本を保存する電子文書保存手段と、この電子文書保存手段に保存されている電子原本を読み出すためのハードウェア及びソフトウェアの部品情報をインターネット２を通じて蓄積する知識ベース７と、申請利用者からのインターネット２を通じた障害情報、自己ネットワークであるＬＡＮ内の機器障害情報、及びこれらネットワークから得られる情報の異変を監視する監視手段としてのシステム障害検知機能６ａと、このシステム障害検知機能６ａの監視による異変をトリガとして知識ベース７の情報を基に電子原本の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出するシステム障害処理機能６ｂと、判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知する障害対策提供機能６ｃを一つのサーバコンピュータに備えるようにする。
上記実施形態における各機能をソフトウェアで実現しても良い。この場合、ソフトウェアは、フレキシブルディスクなどのコンピュータが読み出し可能な記憶媒体に記憶されていても良く、また、ソフトウェア（プログラム）単体として伝送されるものでもよい。この場合、記憶媒体に記憶されたソフトウェア（プログラム）をコンピュータが読み出したり、ＬＡＮやインターネッ上のサイト（サーバ）からダウンロードしてインストールすることにより、各実施形態における処理が可能になる。
【００２１】
つまり、本発明におけるソフトウェア（プログラム）は、コンピュータと独立した記憶媒体に記憶されているものだけに限らず、ＬＡＮやインターネットなどの伝送媒体を介して流通されるものも含まれる。
なお、記憶媒体としては、磁気ディスク、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤなど）、光磁気ディスク（ＭＯなど）、半導体メモリなど、プログラムを記憶でき、かつコンピュータが読み取り可能な記憶媒体であれば、その記憶形式はいずれの形態であっても良い。また、記憶媒体からコンピュータにインストールされたプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）や、データベース管理ソフト、ネットワークソフトなどのＭＷ（ミドルウェア）などが本実施形態を実現するための各処理の一部を実行しても良い。
【００２２】
さらに、記憶媒体は、コンピュータと独立した媒体に限らず、ＬＡＮやインターネットなどにより伝送されたプログラムをダウンロードして記憶または一時記憶した記憶媒体も含まれる。また、記憶媒体は一つに限らず、複数の媒体から本実施形態における処理が実行される場合も本発明における記録媒体に含まれ、媒体構成はいずれの構成であっても良い。
なお、コンピュータは、記憶媒体に記憶されたプログラムに基づき、本実施形態における各処理を実行するものであって、パソコンなどの一つからなる装置、複数の装置がネットワーク接続されたシステムなどのいずれの構成であっても良い。
また、コンピュータとは、パソコンに限らず、情報処理機器に含まれる演算処理装置、マイコンなども含み、プログラムによって本発明の機能を実現することが可能な機器、装置を総称している。
【００２３】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、システムの動作状況を監視中に異変があると、それをトリガとして知識ベースの情報を基に電子文書の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出し、判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知するので、通知を受けた時点で対処できるようになり電子原本の見読性を確保することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る一つの実施の形態の電子公文書管理システムの構成を示す図。
【図２】図１の電子公文書管理システムの機能構成を示す図。
【図３】図１の電子公文書管理システムの知識ベース登録動作を示す図。
【図４】図１の電子公文書管理システムの障害対策通知動作を示す図。
【符号の説明】
１…一般の申請利用者のコンピュータ、２…インターネット、３ａ，３ｂ…ファイヤウォール装置、４…申請・閲覧サーバ、５…ＨＰ検索サーバ、６…障害検知・解析サーバ、７…知識ベース、８…保守情報入力端末、９…原本サーバ、１０…ＬＡＮ／ＷＡＮ。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to an electronic document management system, a program, and an electronic document management method for managing electronic public documents (hereinafter referred to as “electronic originals”) created and managed by, for example, an electronic government and an electronic local government.
[0002]
[Prior art]
For example, originals (copying documents) such as transcripts of family register are kept and managed at municipal offices.
In recent years, these documents have been created and managed as electronic originals (electronic document files) by the inauguration of e-government and e-government.
2. Description of the Related Art Conventionally, there is a technique for securely storing an electronic document file such as an application document for a long period of time by using a falsification detection code calculated with a secret key. (See, for example, Patent Document 1.) This technique is merely a technique for protecting the electronic document file itself, and is not a technique for preventing the original electronic document file from becoming unreadable due to a modification on the system side.
That is, since the electronic original is managed by hardware such as a computer, it is no longer possible to take the electronic original out of the computer when the computer operator notices it due to a system modification or environmental change due to technological innovation or the like. Sometimes.
[0003]
[Patent Document 1]
JP 2001-202436 A (page 6 to page 8)
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
As described above, if a situation occurs in which the electronic document file cannot be opened due to a modification on the system side, a change in the environment, or the like, the electronic original which has been digitized and prevented from being falsified may not be able to play the role of the original.
[0005]
The present invention has been made to solve such a problem, and an object of the present invention is to provide an electronic document management system, a program, and an electronic document management method that can ensure readability of an electronic original.
[0006]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the above-mentioned problems, an electronic document management system according to the invention according to claim 1 includes an electronic document storage unit for storing an electronic document, and a hardware for reading the electronic document stored in the electronic document storage unit. A knowledge base for storing hardware and software component information via a network, monitoring means for monitoring failure information from a user via the network, equipment failure information within the own network, and abnormal network information; and monitoring of the monitoring means Means for judging the readability level of the electronic document based on the information of the knowledge base, and deriving information on how to deal with the readability level based on the information of the knowledge base, and using the judged readability level and reading Means for notifying the corresponding person of information on how to deal with the gender level.
[0007]
According to a second aspect of the present invention, there is provided a program for causing a computer to execute processing, the computer comprising: an electronic document storage unit configured to store an electronic document; and an electronic document storage unit configured to read the electronic document stored in the electronic document storage unit. A knowledge base that accumulates hardware and software component information via a network, monitoring means for monitoring failure information from a user via the network, equipment failure information within the own network, and anomalies in network information; Means for judging the readability level of the electronic document based on the knowledge base information and deriving information on how to deal with the readability level based on the knowledge base information, triggered by an abnormality caused by monitoring; Function as a means to notify the relevant person of information on how to deal with readability levels It is intended.
[0008]
According to a third aspect of the present invention, there is provided an electronic document management method, comprising the steps of: storing hardware and software component information for reading an electronic document stored in an electronic document storage unit in a knowledge base through a network; Monitoring failure information through the network, device failure information within the own network, and an abnormality in the network information; and determining the readability level of the electronic document based on the information in the knowledge base triggered by the abnormality caused by the monitoring. And a step of deriving information on a coping method for the readability level, and a step of notifying the pertinent person of the determined readability level and information on a coping method for the readability level.
[0009]
In the present invention, hardware and software component information for reading out an electronic document stored in an electronic document storage unit is accumulated in a knowledge base through a network as needed, and trouble information from a user through the network, failure information in the own network, It monitors for equipment failure information and network information. Then, based on the knowledge base information, the readability level of the electronic document is determined based on the knowledge base information, and information on how to deal with the readability level is derived, and the determined readability level and readability are derived. Since the information of the coping method for the level is notified to the corresponding person, the coping can be performed at the time of receiving the notification, that is, before the electronic document cannot be read, and the readability of the electronic document can be maintained.
[0010]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. FIG. 1 is a diagram showing a configuration of an electronic official document management system according to one embodiment of the present invention, and FIG. 2 is a functional configuration diagram of the electronic official document management system of FIG.
[0011]
As shown in FIG. 1, this electronic official document management system receives and processes procedures from a general user's computer 1 via a firewall device 3a and the Internet 2 (electronic application for permission), and electronic public documents (certified copy, original copy). , An abstract, etc.) and an application / browsing server 4 that publishes a portal site for electronic original browsing, etc .; an electronic application original to this application / browsing server 4; The original of the electronic certificate is securely stored until the date limit, and the firewall device 3b, the application / browsing server 4, and the firewall are provided in response to a request to issue / view the electronic public document requested by the application user. An electronic official document is provided to (the computer 1 of) the application user via the device 3a and a network, for example, the Internet 2 or a LAN. A server computer (hereinafter, referred to as an original server 9) as an electronic document storage means to be able to or download the electronic document, and an arbitrary homepage (to be referred to as an original server 9) in order to ensure readability of the electronic original stored and managed in the original server 9 (Hereinafter referred to as HP) information, and regularly access the homepage of a component maker that constitutes a pre-registered system to extract information necessary for ensuring readability therefrom. A server computer 5 for HP search (hereinafter referred to as HP search server 5) for extracting useful information by analyzing the information obtained as a result and registering it in the knowledge base 7, and searches and extracts by the HP search server 5 A knowledge base 7 in which registered useful information and maintenance information from a maintenance information input terminal 8 such as a maintenance company are registered; In addition to detecting a device failure in the work, the readability failure level is estimated (determined), and the information of the countermeasure method is received by inquiring the knowledge base 7 according to the failure information, and the readability level and the countermeasure are provided to the system user. It comprises a failure detection / analysis server 6 for presenting (providing) information on a method, and a maintenance information input terminal 8 for registering device failure information and maintenance information inside the own network in a knowledge base 7.
[0012]
The concept of an electronic official document includes a copy of the electronic original or a copy of a part thereof, a document file created from the electronic original, and the like, in addition to the above-mentioned electronic permit and certificate.
When the computer configuration (hardware) is classified by function, as shown in FIG. 2, production information of the component (production stop, function improvement, substitute model, version) can be obtained from the homepage of the manufacturer that manufactures the component configuring the system. And maintenance information, etc.) and any relevant component information on the Internet, an HP search function 5a, an information analysis function 5b that analyzes the search results and extracts necessary information, and an analysis result and information from the system maintenance company. A knowledge base 7 for maintaining maintenance information in a database, a system failure detection function 6a for monitoring equipment failures in the system, and reading from failure information and system monitoring failure information from an electronic original (browsing, certificate, license) user. A system failure handling function 6b for determining the level of reliability, and a system failure handling function Appropriate response method with reference to come knowledge base 7 becomes the fault tolerance providing function 6c to announce with readability level viewed derived its contents.
The system failure detection function 6a, the system failure processing function 6b, the failure countermeasure providing function 6c, and the like are functions of the failure detection / analysis server 6, and are realized by hardware or software. In the case of software, it becomes operable by installing these series of functions as a program module on a failure detection / analysis server 6 from a storage medium such as a CD-ROM or a network. The component production information is hardware and software component information for reading an electronic original stored in the original server 9.
[0013]
In order to ensure readability of the electronic original stored and managed in the original server 9, the HP search server 5 sends system construction component maintenance information, electronic Searches the official document browsing / acquisition tool information (version upgrade, production discontinuation, etc.) and the optional HP information 10c for ensuring readability such as obsolescence of the applied tool, and converts the optional HP search information 11c to an information analysis computer 5b. The HP search function 5a for notifying the user and the optional HP information 10c are searched, and the homepage of the component maker which configures the system registered in advance is regularly accessed, and information (components) necessary for ensuring readability is obtained therefrom. Information) as well as analyzing the information obtained as a result of the HP search and extracting useful information, And an information analysis function 5b to register a knowledge-based registration information 11d to the knowledge base 7 Te Align.
The keywords registered in advance in the HP search server 5 include, for example, system component names, models, applicable OSs, browsers, middleware names, names of related government agencies / committees, names of industry organizations, and “readability”. Is the term itself.
The information analysis function 5b periodically accesses a homepage of a component maker that constitutes a system registered in advance, and, for example, produces production information (version information, production discontinuation information, recommended alternative information, compatibility information, maintenance Date information, OS / browser / middleware production information (version information, security holes, incompatibility, various support information, obsolescence information, etc.), guidelines of related government agencies / committees (guidelines, technical guidelines, etc.) , And industry trend information (automatic full-text search is performed using terms related to industry standardization trends, readability new technology information, etc. as keywords, and information (component information) necessary for ensuring readability is extracted therefrom. .
[0014]
The failure detection / analysis server 6 periodically issues an echo request (packet internet grouper: ping) to the internal network to detect a device failure in the internal network, collects in-system failure information 10a, and responds and responds to the request. A system failure detection function 6a for identifying a failure device from the pattern and notifying failure detection information 11a to the failure information processing system 6b; failure detection information 11a from the system failure detection function 6a; The system failure handling function 6b which determines the readability failure level based on the electronic official document readability incompatibility information 10b and the like and provides it as the failure information 11b, the readability failure level received from the system failure handling function 6b, Failure information such as failure detection information and user incompatibility information 10b A failure countermeasure reference notification 11e is generated based on 1b, an inquiry is made to the knowledge base 7, information on the countermeasure is received as a fault countermeasure information notification 11f, and a readability level and information 10f on the countermeasure method are presented to the system user. It has a countermeasure providing function 6c.
The system failure detection function 6a collects, as the in-system failure information 10a, a response such as a continuous failure in retry due to a failure in receiving an echo response, for example, when an echo response cannot be received within a predetermined period in response to the echo request.
Further, the system failure detection function 6a is used when the response pattern is such that there is an echo response from the original server 9 and the firewall 3b and no echo response from the application / browsing server 4 to the ping from the failure detection server. The faulty device is identified as a network device failure of the firewall 3b, a transmission path failure from the firewall 3b to the application / browsing server 4, or a failure of the application / browsing server 4.
The electronic official document readability incompatibility information 10b is, for example, failure information of the application / browsing server 4, information that the official document cannot be seen at all, characters in the official document are garbled, connection to the HP cannot be made, and the like.
The system failure processing function 6b converts the electronic official document readability incompatibility information 10b into information concerning the maintenance of readability in the knowledge base 7 (for example, information on discontinuation of production / maintenance support of system components, information on OS / browser / middleware). Non-conformance information and industry standard dramatic change information, etc.), and can respond quickly, for example, at the level determined to be not a system problem (first level), by replacing equipment and / or upgrading application software Level (second level), nonconformity of application software and time-consuming response (third level), unknown cause and time-consuming response (fourth level), data format of official documents becomes obsolete Based on criteria such as the level (fifth level) that can no longer be dealt with Readability determine fault levels, it provides a failure information 11b to fault tolerance providing function 6c.
The knowledge base 7 has a function of notifying a response to the failure countermeasure reference request 11e from the failure detection / analysis server 6 and fear information about maintaining readability in the self-owned information as a failure countermeasure information notification 11f.
Although the knowledge base 7 and the original server 9 are independently connected to a network such as a LAN, the knowledge base 7 and the original server 9 may be constructed in a hard disk device inside the failure detection / analysis server 6.
[0015]
Hereinafter, the operation of this electronic official document management system will be described with reference to the system flowcharts of FIGS. First, the operation of registering useful information will be described with reference to the flowchart of FIG.
[0016]
As shown in FIG. 3, the HP search server 5 searches and refers to a specific HP or an arbitrary HP on the Internet 2 by the HP search function 5a (Step 101: In the following description, the step is referred to as S). When the specific product information and the optional information are searched (S102), the searched specific product information and the optional information are collected (S103).
In the HP search server 5, when new specific product information and optional information are collected, the information analysis function 5b analyzes the collected information (S104), extracts useful information (S105), and converts the useful information to the LAN. Is transferred to the knowledge base 7 (S106). Useful information includes product information and industry information.
[0017]
Upon receiving the useful information from the LAN (S107), the knowledge base 7 registers new information (S108), deletes old information (S109), and executes a so-called information update operation.
[0018]
Subsequently, the failure countermeasure information notification operation will be described with reference to the flowchart of FIG. In this case, in the failure detection / analysis server 6, the system failure detection function 6a always performs a monitoring operation on its own system (S201), and as a monitoring result, system status information (normal or abnormal information; (Including information on the contents) is periodically transferred to the system failure handling function 6b.
Upon receiving the system status information (S202), the system failure processing function 6b determines the presence or absence of a failure based on the normal or abnormal information included in the system status information (S203). System, program, electronic document management method), the failure level is estimated (determined) from its contents (S204), and the failure level is notified to the failure countermeasure providing function 6c (S205). The failure levels are classified into, for example, 1 to 3 levels, and level 1 is a mild failure level, level 2 is a medium failure level, and level 3 is a severe failure level. Level 1 is a mild failure level, which is a degree in which a part of the system software is slightly changed (small version upgrade). In the case of a severe failure level of level 3, there is a possibility that the electronic original cannot be read in this system.
Upon receiving the failure level (S206), the failure countermeasure providing function 6c transmits a failure level reference notification to the knowledge base 7 via the LAN (S207).
In the knowledge base 7, in addition to component information (component information) of the system hardware and software collected through the network, a collection of examples of component abnormalities and failure levels, failure countermeasure information, and the like are accumulated as a failure countermeasure knowledge base. The knowledge base 7 derives a fault measure by combining these. That is, upon receiving the failure level reference notification from the LAN (S208), the knowledge base 7 searches and refers to the failure countermeasure knowledge base (S209), extracts the corresponding failure countermeasure information (S210), and determines itself as a failure case. After that, the failure countermeasure is notified to the failure countermeasure providing function 6c (S212).
If the failure case is an existing one, the failure measure is immediately notified to the failure measure provision function 6c. If the failure case is a new failure case, the failure case is newly registered as a new failure case and then notified.
Upon receiving the failure countermeasure notification (S213), the failure countermeasure providing function 6c provides the failure countermeasure information to the corresponding failure source (the computer 1 of each application user or the administrator of the own system) (S214). Examples of providing the fault countermeasure information include displaying a message on a corresponding computer or transmitting the message by e-mail to a pre-registered mail address.
[0019]
As described above, according to the electronic official document management system of this embodiment, the readability of the electronic original in the current technology which may be lost due to a system failure, technological innovation, etc. The readability level of the electronic document is determined based on the information of the knowledge base 7 based on the information of the knowledge base 7 and information on how to deal with the readability level is derived based on the information of the knowledge base 7, triggered by the abnormality caused by the monitoring of the information. Since the information on how to deal with the level is notified to the person concerned, it is possible to present a method of dealing with the failure at an early stage before a device failure occurs, and to ensure the readability of the electronic original for a certain period of time. .
[0020]
Note that the present invention is not limited to only the above-described embodiment.
In the above embodiment, each function is divided into a plurality of servers and databases, but may be realized by one server computer.
In this case, an electronic document storage unit for storing the electronic original, a knowledge base 7 for storing hardware and software component information for reading the electronic original stored in the electronic document storage through the Internet 2, System failure detection function 6a as monitoring means for monitoring failure information via the Internet 2 from a user, device failure information in the LAN which is its own network, and abnormal changes in information obtained from these networks, and this system failure detection function 6a A system failure handling function 6b for determining the readability level of the electronic original based on the information in the knowledge base 7 and deriving information on how to deal with the readability level based on the information in the knowledge base 7, triggered by an abnormality caused by the monitoring of the system; Barriers that notify the relevant person of information on how to deal with the readability level and readability level So as comprising a providing function 6c to one server computer.
Each function in the above embodiment may be realized by software. In this case, the software may be stored in a computer-readable storage medium such as a flexible disk, or may be transmitted as a single piece of software (program). In this case, the processing in each embodiment can be performed by reading the software (program) stored in the storage medium by a computer or downloading and installing the software (program) from a site (server) on a LAN or the Internet.
[0021]
That is, the software (program) according to the present invention is not limited to software stored in a storage medium independent of a computer, but also includes software distributed via a transmission medium such as a LAN or the Internet.
The storage medium can store a program such as a magnetic disk, a flexible disk, a hard disk, an optical disk (CD-ROM, CD-R, DVD, etc.), a magneto-optical disk (MO, etc.), a semiconductor memory, and the like, and can be read by a computer. As long as it is a possible storage medium, its storage form may be any form. An OS (Operating System) running on the computer, MW (Middleware) such as database management software, network software, and the like realize the present embodiment based on instructions of a program installed in the computer from the storage medium. Of each process for the purpose may be executed.
[0022]
Further, the storage medium is not limited to a medium independent of a computer, and includes a storage medium in which a program transmitted via a LAN, the Internet, or the like is downloaded and stored or temporarily stored. Further, the number of storage media is not limited to one, and the case where the processing in the present embodiment is executed from a plurality of media is also included in the recording medium of the present invention, and any media configuration may be used.
The computer executes each process in the present embodiment based on a program stored in a storage medium, and may be any one of an apparatus such as a personal computer and a system in which a plurality of apparatuses are connected to a network. May be adopted.
The term "computer" is not limited to a personal computer, but also includes an arithmetic processing unit, a microcomputer, and the like included in an information processing device, and is a general term for devices and devices that can realize the functions of the present invention by a program.
[0023]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, when there is an abnormality during monitoring of the operation state of the system, the readability of the electronic document is determined based on the knowledge base information, and the readability is determined based on the trigger. It derives information on the coping method for the level and notifies the pertinent person of information on the determined readability level and the coping method for the readability level. Property can be ensured.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing a configuration of an electronic official document management system according to one embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a diagram showing a functional configuration of the electronic official document management system of FIG. 1;
FIG. 3 is a view showing a knowledge base registration operation of the electronic official document management system of FIG. 1;
FIG. 4 is an exemplary view showing a failure countermeasure notification operation of the electronic official document management system of FIG. 1;
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 ... General application user's computer, 2 ... Internet, 3a, 3b ... Firewall device, 4 ... Application / browsing server, 5 ... HP search server, 6 ... Fault detection / analysis server, 7 ... Knowledge base, 8 ... Maintenance information input terminal, 9: original server, 10: LAN / WAN.

Claims (3)

電子文書を保存する電子文書保存手段と、
前記電子文書保存手段に保存されている電子文書を読み出すためのハードウェア及びソフトウェアの部品情報をネットワークを通じて蓄積する知識ベースと、利用者からのネットワークを通じた障害情報、自己ネットワーク内の機器障害情報、及びネットワーク情報の異変を監視する監視手段と、
前記監視手段の監視による異変をトリガとして前記知識ベースの情報を基に前記電子文書の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出する手段と、
判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知する手段と
を具備したことを特徴とする電子文書管理システム。Electronic document storage means for storing an electronic document;
A knowledge base for storing hardware and software component information for reading out the electronic document stored in the electronic document storage means via a network, failure information from a user via the network, device failure information in the own network, And monitoring means for monitoring changes in network information;
Means for determining a readability level of the electronic document based on the information of the knowledge base and triggering information on a coping method for the readability level based on the information of the knowledge base in response to an abnormality caused by monitoring of the monitoring means,
An electronic document management system, comprising: a means for notifying a relevant person of information on a determined readability level and a coping method for the readability level. コンピュータに処理を実行させるプログラムにおいて、
前記コンピュータを、
電子文書を保存する電子文書保存手段と、
前記電子文書保存手段に保存されている電子文書を読み出すためのハードウェア及びソフトウェアの部品情報をネットワークを通じて蓄積する知識ベースと、利用者からのネットワークを通じた障害情報、自己ネットワーク内の機器障害情報、及びネットワーク情報の異変を監視する監視手段と、
前記監視手段の監視による異変をトリガとして前記知識ベースの情報を基に前記電子文書の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出する手段と、
判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知する手段
として機能させるためのプログラム。In a program that causes a computer to execute a process,
Said computer,
Electronic document storage means for storing an electronic document;
A knowledge base for storing hardware and software component information for reading out the electronic document stored in the electronic document storage means via a network, failure information from a user via the network, device failure information in the own network, And monitoring means for monitoring changes in network information;
Means for determining a readability level of the electronic document based on the information of the knowledge base and triggering information on a coping method for the readability level based on the information of the knowledge base in response to an abnormality caused by monitoring of the monitoring means,
A program for functioning as a means for notifying the pertinent person of the determined readability level and information on how to deal with the readability level. 電子文書保存手段に保存されている電子文書を読み出すためのハードウェア及びソフトウェアの部品情報をネットワークを通じて知識ベースに蓄積するステップと、
利用者からのネットワークを通じた障害情報、自己ネットワーク内の機器障害情報、及びネットワーク情報の異変を監視するステップと、
監視による異変をトリガとして前記知識ベースの情報を基に前記電子文書の見読性レベルを判定すると共にその見読性レベルに対する対処方法の情報を導出するステップと、
判定した見読性レベルと見読性レベルに対する対処方法の情報を該当者へ通知するステップと
を有することを特徴とする電子文書管理方法。Storing hardware and software component information for reading an electronic document stored in an electronic document storage means in a knowledge base through a network;
Monitoring failure information from the user through the network, device failure information within the own network, and anomalies in the network information;
Determining the readability level of the electronic document based on the information of the knowledge base as a trigger of an abnormality due to monitoring, and deriving information on a coping method for the readability level,
An electronic document management method, comprising the step of notifying a person of the determined readability level and information on a coping method for the readability level.

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