JP2004185212A - Keyword application device, keyword application system, and program - Google Patents

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a keyword application device capable of further improving a user's convenience. <P>SOLUTION: A management device 200 receives image data of a document read by the user's operation in an image forming apparatus 100, and generates a keyword candidate to be used for image retrieval from the characteristic quantity of the image (K2). A keyword candidate mail including the generated keyword candidate is formed (K3), and when mail reception is requested from a terminal 300 used by the user (M1), the keyword candidate mail is transmitted to the terminal 300 (K4). The user can open the keyword candidate mail in the terminal 300 (M2) and confirm the described keyword candidate. The terminal 300 forms a return mail according to the user's instruction (M3) and returns it to the management device 200. The management device 200 extracts a keyword described in the return mail (K5), and stores it in association with the image (K6). <P>COPYRIGHT: (C)2004,JPO&NCIPI

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置、キーワード付与システムおよびプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、スキャナ、ファイル管理サーバ、クライアント端末等をネットワーク接続し、スキャナで読み取られた文書などの原稿の画像をファイル管理サーバに保存しておき、クライアント端末等からその画像を検索等して利用するファイル管理システムが普及している。
【０００３】
このようなファイル管理システムでは、通常、検索効率を高めるため画像にキーワードを付与して管理することが行われている。画像にキーワードを付与する方法としては、画像を保存する際に、例えばユーザ自身が適当と考えるキーワードを画像管理サーバの操作部等から手動入力、登録するという第１の方法や、原稿が文書等の場合に、画像認識からその文書に最も多く含まれる文字列をキーワードとして抽出し、そのキーワードと関連するフォルダにその画像を保存するという第２の方法（例えば、特許文献１参照。）等が用いられている。
【０００４】
【特許文献１】
特開平９−２８２３２８号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来のキーワード付与方法を用いたファイル管理システムでは、ユーザにとって利便性が悪いという問題がある。
すなわち、まず第１の方法では、画像保存の際に、いちいちキーワードをユーザ自身が手動入力する必要があり面倒である。これに対し、第２の方法では、自動的にキーワードが抽出されるため、手間が全くないように思われるが、実際には、ユーザが考えてもいないキーワードが画像に付与されて管理されてしまう場合があり、逆に検索効率が悪くなってしまうことがある。
【０００６】
それを回避しようとすれば、ユーザは、結局、別途、ファイル管理サーバの所まで出向き、キーワードの確認、修正等のための専用のアプリケーションを起動させ、修正等の作業を行わねばならず手間が全くなくなることにはならない。また、他の業務で忙しい場合等では、そのような面倒な作業は後回しにされて忘れられてしまうこともある。
【０００７】
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたものであって、ユーザの利便性をより向上させることが可能なキーワード付与装置、キーワード付与システムおよびプログラムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明に係るキーワード付与装置は、ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置であって、前記ファイルのデータの内容を解析し、その解析結果から当該ファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成手段と、前記キーワード候補生成手段が生成したキーワード候補を含み、宛先を、ネットワークを介して接続されている電子メール送受信機能を有する外部端末とした電子メールを作成する電子メール作成手段と、前記電子メール作成手段が作成した電子メールを送信する電子メール送信手段と、前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、を備えることを特徴とする。
【０００９】
また、前記ファイルの内容をサムネイル表示するためのデータを生成するサムネイル生成手段を備え、前記電子メール送信手段は、前記サムネイル生成手段が生成したデータを前記電子メールに添付して送信することを特徴とする。
さらに、前記ファイルは、テキストデータもしくは画像データからなるファイルであることを特徴とする。
【００１０】
本発明に係るキーワード付与システムは、画像読み取り装置と、キーワード付与装置と、電子メールの送受信機能を有する外部端末とがネットワークを介して接続されてなり、前記画像読み取り装置は、原稿の画像を読み取って画像データを生成する読み取り手段と、前記外部端末のメールアドレスを示すアドレス情報の入力を受け付ける受付手段と、前記読み取り手段が生成した画像データと、前記受付手段が受け付けたアドレス情報を前記キーワード付与装置に送信する第１の送信手段と、を備え、前記キーワード付与装置は、前記第１の送信手段が送信した画像データとアドレス情報を受信する第１の受信手段と、前記第１の受信手段が受信した画像データの内容を解析し、その解析結果から当該画像データからなるファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成手段と、前記キーワード候補生成手段が生成したキーワード候補を含み、宛先を前記アドレス情報に示されるメールアドレスとした電子メールを作成する電子メール作成手段と、前記電子メール作成手段が作成した電子メールを送信する電子メール送信手段と、前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
を備えることを特徴とする。
【００１１】
本発明のプログラムは、ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置に、前記ファイルのデータの内容を解析し、その解析結果から当該ファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成処理と、前記キーワード候補生成処理が生成したキーワード候補を含み、宛先を、ネットワークを介して接続されている電子メール送受信機能を有する外部端末とした電子メールを作成する電子メール作成処理と、前記電子メール作成処理が作成した電子メールを送信する電子メール送信処理と、前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から前記コンピュータ宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信処理と、前記電子メール受信処理が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出処理と、を含む処理を実行させることを特徴としている。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係るキーワード付与装置等の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
（１）システムの全体構成
図１は、本発明の実施の形態に係るキーワード付与装置を含むシステム１の全体構成を示す図である。
【００１３】
同図に示すように、システム１は、画像形成装置１００と、ファイル管理装置２００と、クライアント端末３００、４００・・等が、ネットワーク、ここではＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）１０を介してＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いて接続されて構成され、互いに各種データのやりとりが可能になっている。
【００１４】
画像形成装置１００は、多機能デジタル複写機（Ｍｕｌｔｉｐｌｅ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）であり、セットされた原稿の画像を読み取って画像データを得るスキャン機能、その画像データに基づいて原稿画像をプリントするコピー機能、読み取った画像データをファイル管理装置２００に送信して保存、管理させる画像送信機能等の各種機能を有する。
【００１５】
ファイル管理装置２００は、画像形成装置１００で読み取られた原稿の画像データ等を受信して、受信した画像データ等からなるファイルそれぞれにキーワードを付与して保存、管理する機能を有する。また、クライアント端末３００等から画像等のキーワード検索の要求があると、そのキーワードに対応する画像等の検索を行い、その検索結果等を知らせる。さらに、メールサーバとしての機能を有しており、ＬＡＮ１０上におけるクライアント端末３００等が送信元となる、もしくはそれらを宛先とする電子メール（以下、「メール」という。）の送受信の管理も行う。
【００１６】
クライアント端末３００は、メール送受信機能等を有するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）からなる端末装置であり、ユーザＡが使用している。クライアント端末４００・・は、クライアント端末３００と基本的に同様の機能を有する装置である。
以下、各装置について詳しく説明するが、クライアント端末３００等はそれぞれが同じものなので、ここでは３００の構成を説明し、その他の４００等については、その説明を省略する。
【００１７】
（２）機能構成
図２は、システム１における画像形成装置１００、ファイル管理装置２００およびクライアント端末３００の機能構成を示すブロック図である。
（２−１）画像形成装置１００
同図に示すように、画像形成装置１００は、主な構成要素として、制御部１０１、スキャナ部１０２、プリンタ部１０３、操作パネル１０４および通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０５を備えている。
【００１８】
通信Ｉ／Ｆ部１０５は、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮ１０に接続するためのインターフェースである。
スキャナ部１０２は、セットされた原稿の画像を読み取って画像データを得る公知の装置である。また、プリンタ部１０３は、公知の電子写真方式により、スキャナ部１０２で読み取られた原稿の画像データ等に基づいて画像を用紙にプリント（印刷）する装置である。
【００１９】
操作パネル１０４は、ここでは図示を省略しているが、コピースタートボタンやコピー枚数設定用のテンキーなどの他、表面にタッチパネルが積層された液晶表示部が設けられている。また、制御部１０１の指示により、ユーザが、画像送信等の動作モードを選択するためのモード選択画面（不図示）等を表示させる。ユーザは、この液晶表示部に表示された画面における所定のボタンを押下（タッチ）することにより、画像送信等を選択、実行等することができる。
【００２０】
制御部１０１は、主としてＣＰＵにより構成され、内蔵しているＲＯＭ（不図示）から必要なプログラムを読み出して、操作パネル１０４の液晶表示部にモード選択画面等を表示させると共に、その入力情報を受信し、また各部の動作タイミングを統一的に制御し、円滑なコピー等の動作を実現させる。
また、制御部１０１は、ユーザにより画像送信が選択されると、画像送信処理を実行する。ここでは、ユーザが使用するクライアント端末のメールアドレスの入力受付画面（不図示）を上記液晶表示部に表示させる。当該ユーザによりメールアドレスが入力されると（以下、ユーザＡが自身のクライアント端末３００のメールアドレスを入力した場合を例に説明する。）、スキャナ部１０２に指示して、セットされている原稿の画像を読み取らせ、読み取った画像データに、上記メールアドレスを示す情報（アドレス情報）を含むヘッダ部を付加して、通信Ｉ／Ｆ部１０５を介してファイル管理装置２００宛に送信する。
【００２１】
（２−２）ファイル管理装置２００
ファイル管理装置２００は、主な構成要素として、通信Ｉ／Ｆ部２０１、キーワード付与装置としてのキーワード付与部２０２、ファイル管理部２０３、記憶部２０４および管理テーブル２０５を備える。
通信Ｉ／Ｆ部２０１は、上記通信Ｉ／Ｆ部１０５と同様の、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮ１０に接続するためのインターフェースである。
【００２２】
記憶部２０４は、ハードディスク等の不揮発性メモリからなる。
管理テーブル２０５は、ＥＥＰＲＯＭ等の不揮発性メモリからなり、図３に示すように、画像ＩＤ欄、アドレス欄およびキーワード欄が設けられている。各欄へのデータの書き込みは、キーワード付与部２０２により行われる。
キーワード付与部２０２は、画像データ受信部２１１、画像特徴量抽出部２１２、キーワード候補生成部２１３、メール作成部２１４、サムネイル画像生成部２１５、メール送受信部２１６およびキーワード抽出部２１７を備え、後述するキーワード付与処理を行って画像にキーワードを付与する。
【００２３】
画像データ受信部２１１は、画像形成装置１００から送信されてくる画像データを受信すると、その画像データのファイルを作成し、記憶部２０４の所定の記憶領域に保存させる。また、その画像を識別するための画像ＩＤ（ここでは、図３に示すように、４桁の数値）を生成し、生成した画像ＩＤと、画像データを保存させた領域のアドレスとを関係付けて、管理テーブル２０５の画像ＩＤ欄とアドレス欄にそれぞれ書き込む。
【００２４】
さらに、受信した画像データのヘッダ部に含まれているメールアドレス（クライアント端末３００のメールアドレス）を示す文字列のデータを抽出して、抽出したデータをメール作成部２１４に送信する。
画像特徴量抽出部２１２は、画像ＩＤが生成されると、当該画像ＩＤを参照し上記画像データを記憶部２０４から読み出して、その画像の特徴量、例えばエッジ情報、色情報、テクスチャ情報等を抽出し、抽出した特徴量を示す情報（特徴量情報）をキーワード候補生成部２１３に送信する。
【００２５】
キーワード候補生成部２１３は、画像特徴量抽出部２１２から送信されてくる特徴量情報を受信すると、その特徴量から当該画像の検索に用いる際のキーワード候補を少なくとも一つ作成する。キーワード候補の生成方法としては、例えば登録対象となると想定される種々の画像について、各画像のテクスチャ情報等の特徴量と、その特徴量に対応するキーワード候補とを対応付けたテーブルを予め用意しておき、抽出した特徴量と関係するキーワード候補を当該テーブルを参照して読み出すことにより行う。なお、画像の特徴量の抽出およびキーワード候補の作成方法は、上記した方法に限られず、他の方法、例えば特開平１１−６６３１０号公報、特開平１１−９６３６８号公報、特開平１０−３２０４０１号公報等に記載されている方法を用いることができる。
【００２６】
キーワード候補生成部２１３は、生成したキーワード候補を示す情報（キーワード候補情報）をメール作成部２１４に送信する。
メール作成部２１４は、キーワード候補生成部２１３から送信されてくるキーワード候補情報を受信すると、そのキーワード候補情報に示されるキーワードがボディ部に文字列として記述されるメール（以下、「キーワード候補メール」という。）を作成する。
【００２７】
図４は、キーワード候補メールのメッセージの内容例を示す模式図である。
同図に示すように、メールのメッセージは、ＩＥＴＦ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ ＴａｓｋＦｏｒｃｅ）のメールのメッセージに関する標準のＲＦＣ（Ｒｅｑｕｅｓｔ Ｆｏｒ Ｃｏｍｍｅｎｔｓ）の規定により、ヘッダ部とボディ部に分けられており、ヘッダ部には、宛先などの情報が、ボディ部にはキーワード候補等が記述される。
【００２８】
ヘッダ部の「ｆｒｏｍ」フィールドには、ファイル管理装置２００のメールアドレスが記述され、「Ｔｏ」フィールドには、画像データ受信部２１１から受信したアドレス情報に示されるアドレス、ここではクライアント端末３００のメールアドレスが記述される。また、「Ｓｕｂｊｅｃｔ」フィールドには、キーワード候補メールであることを示す内容（ここでは、Ｋｅｙｗｏｒｄ ｃａｎｄｉｄａｃｙ ｍａｉｌ ）が記述される。
【００２９】
一方、ボディ部は、説明欄２４１とキーワード候補欄２４２からなり、説明欄２４１には、キーワード候補が記述されたメールである旨をユーザに示すための、予め決められた説明文を示す文字列が記述される。また、キーワード候補欄２４２には、上記生成された画像ＩＤと、作成されたキーワード候補、ここでは複数の候補を示す文字列がそれぞれ記述される。
【００３０】
図２に戻って、サムネイル画像生成部２１５は、上記画像ＩＤを参照して上記画像データを記憶部２０４から読み出し、読み出した画像データから、その画像をサムネイル表示させるためのサムネイル画像のデータを公知の方法により生成し、生成したデータをメール作成部２１４に送信する。
メール作成部２１４は、上記サムネイル画像のデータが上記キーワード候補メールの添付ファイルのデータとなるように、これらを関連付けて記憶部２０４内に設けられた、いわゆるメールボックスとして機能する記憶領域内の、当該キーワード候補メールの宛先（クライアント端末３００）に対応して割り当てられた領域部分に一旦保存させる。
【００３１】
メール送受信部２１６は、通信Ｉ／Ｆ部２０１を介して、クライアント端末３００等へのメールの送受信を行う。メール送受信には、公知のＳＭＴＰ （Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）およびＰＯＰ３（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ ３）が用いられる。メール送受信部２１６は、例えばクライアント端末３００からメールの受信要求を受け付けると、上記メールボックス内に保存されているキーワード候補メールに上記サムネイル画像のデータを添付ファイルとして添付したものをクライアント端末３００に送信する。
【００３２】
キーワード抽出部２１７は、キーワード候補メールを送信した結果、クライアント端末３００からファイル管理装置２００宛に返信されたメール（返信メール：後述）に記述されているキーワード（ユーザが上記画像に付与すべきキーワードとして選択したもの）を示す文字列を抽出し、抽出したキーワードを上記画像に付与すべきキーワードとして、管理テーブル２０５のキーワード欄に書き込む。キーワード抽出部２１７の具体例については後述する。
【００３３】
ファイル管理部２０３は、画像ファイル等の保存、管理制御を行うと共に、クライアント端末３００等からキーワード検索の要求があると、上記管理テーブル２０５を参照し、キーワードから検索対象となっている画像等を検索して、その検索結果を要求元に送信する。
（２−３）クライアント端末３００
クライアント端末３００は、主な構成要素として、制御部３０１、通信Ｉ／Ｆ部３０２、メール送受信部３０３、メール編集部３０４、返信メール作成部３０５、ディスプレイ３０６、操作部３０７および記憶部３０８を備えている。
【００３４】
通信Ｉ／Ｆ部３０２は、上記通信Ｉ／Ｆ部１０５等と同様の、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮ１０に接続するためのインターフェースである。
メール送受信部３０３、メール編集部３０４、返信メール作成部３０５は、いわゆるメーラー（例えば、Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｅｘｐｒｅｓｓ：米マイクロソフトの登録商標）における公知のメール送受信、メール編集、返信メール作成等と同機能を実現する。
【００３５】
メール送受信部３０３は、通信Ｉ／Ｆ部３０２を介して、ファイル管理装置２００等との間で、上記ＳＭＴＰおよびＰＯＰ３を用いてメールの送受信を行う。
記憶部３０８は、ハードディスク等の不揮発性メモリからなり、受信したメール等のデータを保存する。
メール編集部３０４は、メールの内容を表示させるための画面（例えば、Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｅｘｐｒｅｓｓであれば、「受信トレイ」画面に相当）を表示させ、ユーザＡからの、キーワード候補メールを開く旨の指示を受け付ける。当該指示を操作部３０７のキーボード等を介して受け付けると、キーワード候補メールのデータを記憶部３０８から読み出して、その内容をディスプレイ３０６上に表示させる。また、添付ファイルを開く旨の指示を受け付けると、その添付ファイルに含まれるサムネイル画像のデータを読み出してサムネイル画像をディスプレイ３０６上に表示させる。ユーザＡは、サムネイル画像を見ることにより、表示されているキーワード候補がどの原稿の画像に対し生成されたものであるかを確認することができる。
【００３６】
返信メール作成部３０５は、ユーザＡからの、キーワード候補メールに対するメッセージ返信の指示を受け付けると（例えば、「返信」ボタンが押下されると）、返答（Ｒｅｐｌｙ）メッセージを作成する。
返答メッセージは、具体的には、例えば「Ｆｒｏｍ」「Ｔｏ」フィールドの内容がキーワード候補メールの逆になる。ここでは「Ｆｒｏｍ」フィールドにクライアント端末３００のメールアドレスが記述され、「Ｔｏ」フィールドにファイル管理装置２００のメールアドレスが記述される。また、「Ｓｕｂｊｅｃｔ」フィールドの内容は、キーワード候補メールの当該フィールドに記述されていた内容の頭に「Ｒｅ：」が加えられたもの（ここでは、「Ｒｅ：Ｋｅｙｗｏｒｄ ｃａｎｄｉｄａｃｙ ｍａｉｌ」）になる。また、ボディ部には、キーワード候補メールのボディ部の内容がそのまま記述される。
【００３７】
返信メール作成部３０５は、作成した返答メッセージをディスプレイ３０６に表示させる。ユーザＡは、当該表示画面から、ボディ部に記述されているキーワード候補の内、自身がキーワードとしてその画像に付与したい（登録したい）候補を選択することができる。後述のように、ここで選択されたキーワードが上記画像に対するキーワードとしてファイル管理装置２００に登録されることになる。
【００３８】
例えば、図４の内容で、キーワード候補１‘特許関係資料’をキーワードとしたい場合には、返信メール作成画面において、操作部３０７のキーボード等を用いて、キーワード候補２‘画像処理’以降の文字列を全て削除し、‘特許関係資料’だけを残せば良い。また、複数個残すこともできる。さらに、キーワードとしたい候補が存在しない場合には、ユーザ自身が希望するキーワードを手動入力する（書き換える）こともできる。その場合、表示されている全てのキーワード候補を削除し、キーワードとしたい文字列を、当該文字列が記号‘ ’で挟まれるようにキーボード等を用いて書き換えれば良い。
【００３９】
返信メール作成部３０５は、ユーザＡからの、返答メッセージの送信指示を受け付けると（返答メッセージ表示画面において、「送信」ボタンが押下されると）、入力終了と判断し、入力された内容を含む返信メール（サムネイル画像のデータは添付されない。）をメール送受信部３０３、通信Ｉ／Ｆ部３０２を介してファイル管理装置２００に送信（返信）する。
【００４０】
ファイル管理装置２００では、メール送受信部２１６が、受信したメールのヘッダ部を参照し、「Ｆｒｏｍ」フィールドにクライアント端末３００のメールアドレスが記述されており、「Ｓｕｂｊｅｃｔ」フィールドに「Ｒｅ：Ｋｅｙｗｏｒｄ ｃａｎｄｉｄａｃｙ ｍａｉｌ」が記述されていると、当該受信メールが、上記キーワード候補メールの送信の結果として、クライアント端末３００から当該ファイル管理装置２００宛に送信された返信メールであると判断し、そのデータをキーワード抽出部２１７に送信する。
【００４１】
キーワード抽出部２１７では、当該メールのボディ部に記述されている画像ＩＤとキーワードを抽出する。この画像ＩＤとキーワードの抽出は、ここでは、ボディ部に記述された文字列の内、記号「 」で挟まれた文字列を画像ＩＤと認識し、記号‘ ’で挟まれた文字列をキーワードと認識することで行う。そして、抽出したキーワードを管理テーブル２０５のキーワード欄の、上記抽出した画像ＩＤに対応する部分に書き込む。これにより、画像ＩＤと、画像データの保存先アドレスと、ユーザによる確認、選択済みのキーワードとが関連付けられて記憶され、すなわち上記画像にキーワードが付与されたことになる。
【００４２】
なお、上記では、キーワード等を特定するための記号として‘ ’を用いたが、画像ＩＤとキーワードとを認識できるものであれば上記のものに限定されず、例えば／、￥等の記号を用いることもできる。また、キーワードの前後に記号を配置する構成に限られず、例えばキーワード、画像ＩＤが記述されている各行の端部に所定の異なる記号を配置するようにし、各記号が配置されている行に記述されている文字列をキーワード、画像ＩＤとして認識する構成等とすることもできる。すなわち、キーワード、画像ＩＤと、これらを他の文字列と区別するための記号との関係を予め取り決めしておき、クライアント端末３００側では、その取り決めに従って返答メッセージを作成し、ファイル管理装置２００側では、その取り決めに従ってキーワード、画像ＩＤとなる文字列を抽出すれば良い。
【００４３】
（３）システム１の全体処理の内容
図５は、システム１における全体処理の内容を説明するための図である。
同図に示すように、画像形成装置１００は、ユーザＡの原稿の画像を読み取り（Ｃ１）、読み取った原稿の画像データをファイル管理装置２００に送信する（Ｃ２）。
【００４４】
ファイル管理装置２００は、受信した画像データをファイルに保存し（Ｋ１）、当該画像の特徴量から当該画像の検索に用いる際のキーワード候補を生成し（Ｋ２）、生成したキーワード候補を含み、宛先をクライアント端末３００としたキーワード候補メールを作成する（Ｋ３）。
クライアント端末３００は、ユーザＡの指示により、ファイル管理装置２００に対し、自身宛のメール受信を要求する（Ｍ１）。
【００４５】
ファイル管理装置２００は、当該要求を受信すると、キーワード候補メールをクライアント端末３００に送信する（Ｋ４）。
クライアント端末３００は、ユーザＡによるキーワード候補メールの表示指示を受け付けると、その内容をディスプレイに表示する（Ｍ２）。これにより、ユーザＡは、自身が画像形成装置１００で読み取らせた画像に対し、ファイル管理装置２００において自動生成されたキーワード候補を目視により確認することができる。
【００４６】
クライアント端末３００は、ユーザＡによる、キーワード候補メールに対する返信メール作成の指示を受けると、返信メールを作成し（Ｍ３）、ユーザＡからのキーワードの選択入力等を受け付け、当該返信メールの送信指示があると、これをファイル管理装置２００宛に送信する（Ｍ４）。
ファイル管理装置２００は、返信メールを受信すると、そのメールに含まれているキーワードを抽出し（Ｋ５）、これを上記画像と関連付けて保存（すなわち、上記画像に付与し）、管理する（Ｋ６）。
【００４７】
これにより、ユーザＡは、ファイル管理装置２００で自動生成されたキーワードを、ユーザＡ自身のクライアント端末３００において、業務等でも頻繁に使用するメールの送受信処理の中で、自身が都合の良い時に確認等することができるようになる。
（４）画像形成装置１００の処理内容
図６は、画像形成装置１００における画像送信処理の内容を示すフローチャートである。
【００４８】
同図に示すように、画像形成装置１００は、ユーザにより画像送信が選択されると、まずユーザが使用するクライアント端末のメールアドレスの入力受付画面を表示させ、その入力を受付ける（ステップＳ１１）。ユーザＡによりメールアドレスが入力されると、セットされている原稿の画像を読み取り（ステップＳ１２）、読み取った画像データに、受け付けたメールアドレスを示すアドレス情報を含むヘッド部を付加して、ファイル管理装置２００に送信して（ステップＳ１３）、当該処理を終了する。
【００４９】
（５）ファイル管理装置２００の処理内容
図７は、ファイル管理装置２００のキーワード付与部２０２におけるキーワード付与処理の内容を示すフローチャートである。
同図に示すように、キーワード付与部２０２は、画像形成装置１００からの画像データを受信したか否かを判断する（ステップＳ２１）。
【００５０】
画像データが受信されたことを判断すると（ステップＳ２１で「Ｙ」）、それを記憶部２０４に保存させる（ステップＳ２２）。その際、保存ファイル名に対応する画像ＩＤを生成し（ステップＳ２３）、当該画像ＩＤおよび画像ファイルを保存した領域のアドレスを管理テーブル２０５の画像ＩＤ欄等に書き込む（ステップＳ２４）。また、ヘッダ部に含まれているアドレス情報（メールアドレス）を抽出する（ステップＳ２５）。
【００５１】
そして、受信した画像の特徴量を抽出し（ステップＳ２６）、抽出した特徴量から当該画像のキーワード候補を生成する（ステップＳ２７）。続いて、上記画像のサムネイル画像のデータを生成する（ステップＳ２８）。
生成したキーワード候補と画像ＩＤをボディ部に含み、宛先を上記抽出したメールアドレスとしたメールであって、上記サムネイル画像のデータを添付ファイルとして添付したキーワード候補メールを作成し、これをメールボックスに一時保存して（ステップＳ２９）、ステップＳ３０に移る。
【００５２】
ステップＳ３０では、クライアント端末３００等からのメール受信要求を受け付けたことを判断すると、当該要求元に、メールボックスに保存しているメールを送信する（ステップＳ３１）。
ステップＳ３２では、キーワード候補メールを送信した結果、その送信先からファイル管理装置２００宛に送信された返信メールを受信したか否かを判断する。
【００５３】
返信メールの受信を判断すると（ステップＳ３２で「Ｙ」）、返信メールのボディ部に記述されているキーワードと画像ＩＤを示す文字列を抽出し（ステップＳ３３）、抽出したキーワードを、当該キーワードと画像ＩＤとが対応するように、管理テーブル２０５のキーワード欄に書き込む（ステップＳ３４）。
なお、ステップＳ２１で画像データを受信していないことを判断すると、ステップＳ３０に移る。また、ステップＳ３０で受信要求を受け付けていないことを判断すると、ステップＳ３２に移り、ステップＳ３２で返信メールを受信していないことを判断すると、ステップＳ２１に戻る。
【００５４】
（６）クライアント端末３００の処理内容
図８は、クライアント端末３００におけるキーワード候補メールの受信要求等の処理内容を示すフローチャートである。
同図に示すように、クライアント端末３００は、ユーザからの指示があると自身宛のメール受信要求をファイル管理装置２００に送信する（ステップＳ５１）。
【００５５】
クライアント端末３００は、その要求に応じて送信されてくるメールを受信し（ステップＳ５２）、そのデータを記憶部３０８に記憶する。ユーザＡからのメール表示指示があると（ステップＳ５３で「Ｙ」）、その内容をディスプレイ３０６に表示させる（ステップＳ５４）。
そして、キーワード候補メールの返信の指示があると（ステップＳ５５で「Ｙ」）、返答メッセージを作成し（ステップＳ５６）、作成したメッセージからなる返信メールをファイル管理装置２００宛に送信して（ステップＳ５７）、当該処理を終了する。
【００５６】
以上説明したように、本実施の形態では、ファイル管理装置２００は、自身が生成した画像検索のためのキーワード候補をメールに含めてクライアント端末に送信し、当該クライアント端末において当該メールに含まれているキーワード候補がユーザにより確認等された上で返信されると、その返信メールに含まれているキーワードを当該画像のキーワードとして付与する。これにより、ユーザは、自身の端末装置において、業務等で通常に使用するメール受信の作業を行えば、自動生成されたキーワード候補を確認等することができる。
【００５７】
したがって、従来のようにファイル管理装置のところまで出向き、当該装置において、普段使用することのない確認等のための専用アプリケーションソフトをいちいち立ち上げて確認等する作業を行う必要がない。
また、ユーザは、メール受信要求をすれば、自身宛の他の一般のメールと一緒にキーワード候補メールを確認できるので、従来のようにキーワード確認等という普段行わない作業のため、忙しい等の理由で後回して結局忘れてしまうといったことを防止でき、使い勝手が良くなる。さらに、メールを利用する構成のため、クライアント端末３００に既存のメーラーが備えられていれば本システム１を利用できる。したがって、当該システム１の利用に際し、クライアント端末３００に新たなソフトウエアをインストール等するといったことを行う必要がなく、ユーザ側に負担がかからない。
【００５８】
なお、本発明は、上記キーワード付与装置に限られず、上記したキーワード付与方法、当該方法をコンピュータにより実現するプログラムであるとしても良い。また、本発明に係るプログラムは、例えば磁気テープ、フレキシブルディスク等の磁気ディスク、ＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＭＯ、ＰＤなどの光記録媒体、Ｓｍａｒｔ Ｍｅｄｉａ（登録商標）などのフラッシュメモリ系記録媒体等、コンピュータ読み取り可能な各種記録媒体に記録することが可能であり、当該記録媒体の形態で生産、譲渡等がなされる場合もあるし、プログラムの形態でインターネットを含む有線、無線の各種ネットワーク、放送、電気通信回線、衛星通信等を介して伝送、供給される場合もある。
【００５９】
また、本発明に係るプログラムは、上記に説明した処理をコンピュータに実行させるための全てのモジュールを含んでいる必要はなく、例えば通信プログラムやオペレーティングシステム（ＯＳ）に含まれるプログラムなど、別途情報処理装置にインストールすることができる各種汎用的なプログラムを利用して、本発明の各処理をコンピュータに実行させるようにしても良い。従って、上記した本発明の記録媒体に必ずしも上記全てのモジュールを記録している必要はないし、また必ずしも全てのモジュールを伝送する必要もない。さらに所定の処理を専用ハードウェアを利用して実行させるようにすることができる場合もある。
【００６０】
（７）変形例
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明は、上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり、以下のような変形例が考えられる。
（７−１）上記実施の形態では、キーワード候補メールにサムネイル画像のデータを添付するとしたが、本発明は、これに限定されずサムネイル画像のデータを添付しない構成とすることもできる。
【００６１】
例えば、画像形成装置１００において画像送信を行う際に、読み取った原稿の画像に、当該画像を識別するための識別番号を付け、その識別番号を液晶表示部に表示等の出力を行ってユーザに知らせる。また、当該識別番号を示す情報を、例えば画像データに付加するヘッダ部に含ませてファイル管理装置２００に送信する。ファイル管理装置２００では、受信した識別番号を当該画像の画像ＩＤとして用い、これをキーワード候補メールのボディ部に記述する。
【００６２】
このようにすれば、ユーザは、画像形成装置１００において、原稿の画像が読み取られた際にその画像の識別番号を知ることができ、クライアント端末においてキーワード候補メールに記述されている画像ＩＤ（上記識別番号）を見れば、どの画像に対するキーワード候補であるのかを知ることができる。識別番号としては、読み取り順の番号、読み取り時刻を示す数値等を用いることができる。なお、キーワード候補メールに画像ＩＤ、サムネイル画像を含めない構成としても良い。このようにしても、例えば、１枚の原稿画像だけを読み取らせる場合等においては、ユーザはキーワードメール候補に画像ＩＤ等が含まれていなくてもキーワード候補がどの画像のものであるのかを判断できる。
【００６３】
また、サムネイル画像に代えて、画像データそのものを添付ファイルとして送信する構成としても良い。送信するデータ量は多くなるが、サムネイル画像生成等の処理が不要になり、ファイル管理装置２００の構成を簡略化できる。
（７−２）上記実施の形態では、ファイル管理装置２００は、画像データの内容（画像の特徴量）に基づいてキーワード候補を生成するとしたが、キーワード候補を生成する方法は、これに限定されない。例えば、受信した画像データに公知のパターンマッチング等の文字認識処理を施し、認識された文字部分をテキストデータ化し、そのテキストデータの内容（テキスト情報）からキーワード候補を生成することもできる。
【００６４】
テキスト情報からキーワード候補を生成する方法は、公知の技術であり、例えば上記特開平９−２８２３２８号公報に開示されている方法を用いることができる。概略すると、予め登録してある複数のキーワードの内、上記文字部分に最も多く含まれているキーワードをキーワード候補とするものである。このように、テキストデータ、画像データ等からなるファイルのデータの内容に基づいてキーワード候補を生成することができる。
【００６５】
（７−３）上記実施の形態では、画像形成装置１００から画像送信を行う場合、ユーザは、操作パネル１０４に表示されるメールアドレスの入力受付画面で自身のクライアント端末のメールアドレスを入力するとしたが、これに限定されない。例えば、画像送信の後に、自身のものとは別の端末装置のところへ移動して使用するような場合にあっては、当該別の端末装置のメールアドレスを入力すれば良い。当該ユーザは、当該別の端末装置でキーワード候補メールを受信することができる。また、複数の端末装置のメールアドレス（宛先）を入力すれば、そのいずれかの端末装置においてキーワード候補メールを受信することも可能である。なお、画像形成装置１００に各ユーザのクライアント端末のメールアドレスを予め登録しておき、上記入力受付画面では、ユーザがその中から希望する宛先を選択するという構成をとれば、アドレス入力の手間を省くことができ便利である。
【００６６】
（７−４）上記実施の形態では、キーワード候補メールに記述されているキーワード候補がユーザの希望のものでなかった場合、当該ユーザは自身が希望するキーワードに書き換えることができ、その書き換えたキーワードがファイル管理装置２００において登録されるとしたが、例えば次のような構成にすることもできる。
【００６７】
すなわち、ファイル管理装置２００側において、返信メールから抽出したキーワードを画像に付与すべきキーワードとして良いか否かを問い合わせる旨のメール（問い合わせメール）を作成し、作成した問い合わせメールをクライアント端末側に送信する。クライアント端末側では、そのユーザが当該問い合わせメールを開き、良い旨、もしくは良くない旨が記述されたメール（例えば、当該問い合わせメールに対する返信メール）を作成し、これをファイル管理装置２００宛に送信する。ファイル管理装置２００側では、当該メール（上記問い合わせメールを送信した結果、クライアント端末側から送信されてくるメール）を受信し、そのメールに記述された良否の結果に基づいて付与すべきか否かを決めるものである。当該メールにキーワードとして良い旨が記述されている場合には、上記抽出したキーワードを付与すべきキーワードとし、良くない旨が記述されていた場合には、キーワード候補メールを再送するという構成をとることができる。
【００６８】
このようにすれば、例えばユーザがキーワードを他の画像のものと勘違いして書き換えてしまったような場合に、そのような間違ったキーワードが付与されることを防止でき便利になる。上記問い合わせの条件としては、例えば全てのキーワード候補が採用されなかった（新たなキーワードのみがユーザによって書き込まれていた）場合等が考えられる。
【００６９】
また、新たなキーワードのみが書き込まれていた場合であっても、例えばそのキーワードの文字列の内、画像特徴量から生成したキーワード候補の文字列中の文字が一つ（あるいは数個）でも入っている場合には、問い合わせを行わず、入っていない場合には、問い合わせを行う構成としても良い。ユーザが他の画像のものと勘違いしたような場合のキーワードと、生成されたキーワード候補では、その文字が異なると考えられ、そうであれば自動生成したキーワード中の文字が１個でも含まれていれば勘違いでないと想定できるからである。
【００７０】
（７−５）上記実施の形態では、画像形成装置１００とファイル管理装置２００が別体となっていたが、これらを一体化、例えば画像形成装置がファイル管理装置（キーワード付与部）を含む構成として、画像形成装置において上記キーワード候補生成等のキーワード付与処理を行うとしても良い。
また、ファイル管理装置２００がメールサーバを兼ねる構成となっていたが、この構成に限定されない。ファイル管理装置２００がメール送受信機能だけを有し、ＬＡＮ１０上に別のメールサーバを配置する構成とすることもできる。この場合、ファイル管理装置２００、クライアント端末３００等は、キーワード候補メール、返信メール等の各メールを当該メールサーバを介して送受信することになる。
【００７１】
さらに、画像形成装置とファイル管理装置を用いる構成に限られず、画像形成装置における上記画像送信の処理と同様の処理を実行する画像読み取り装置と、上記キーワード付与部２０２と同様の処理を実行する装置（キーワード付与装置）と、クライアント端末３００等をネットワーク接続し、上記したような、画像にキーワードを付与する処理全体を実行するシステムをキーワード付与システムとして構成することもできる。なお、ネットワークとしては、上記ＬＡＮに限定されず、メールの送受信を行えるものであれば、例えばインターネット、ＷＡＮ等を用いることができる。
【００７２】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明のキーワード付与装置は、ファイルに対するキーワード候補を生成し、生成したキーワード候補を電子メールで外部端末に送信し、当該電子メールの送信の結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信して、当該電子メールに含まれている、前記ファイルに付与すべきキーワードを抽出する構成になっている。
【００７３】
これにより、ユーザは、自身の端末装置において、業務等で通常に使用する電子メール受信、返信の作業を行うだけで、キーワード付与装置側において自動生成されたキーワード候補を確認、修正等することができる。したがって、従来のように管理装置のところまで出向き、当該装置において、普段使用することのない確認等のための専用アプリケーションソフトをいちいち立ち上げて確認等の作業を行う必要がない。また、自身宛の他の一般の電子メールと一緒にキーワード候補メールを確認できるので、確認等の作業を忘れてしまうといったことを防止できる。
【００７４】
また、前記電子メールに、前記ファイルの内容をサムネイル表示するためのデータを添付して送信する構成とすれば、ユーザは、キーワード候補メールに含まれるキーワード候補がどのファイルに対するものであるのかをサムネイル画像により目視で確認でき便利になる。
さらに、前記ファイルを、テキストデータもしくは画像データからなるファイルとすれば、例えば画像読取装置で読み取られた画像データ等からなるファイルにキーワードを付与することが可能になる。
【００７５】
本発明のキーワード付与システムは、画像読み取り装置と、キーワード付与装置と、電子メールの送受信機能を有する外部端末とがネットワークを介して接続されてなり、前記画像読み取り装置は、画像データと、前記外部端末のメールアドレスを示すアドレス情報を前記キーワード付与装置に送信し、前記キーワード付与装置は、前記画像データからなるファイルに対するキーワード候補を生成し、生成したキーワード候補を含み、宛先を前記メールアドレスとした電子メールを当該宛先に送信し、その送信の結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信して、当該電子メールに含まれている、前記ファイルに付与すべきキーワードを抽出する構成になっている。
【００７６】
これにより、ユーザは、画像読み取り装置で原稿画像を読み取らせた後、自身の端末装置において、業務等で通常に使用する電子メール受信、返信の作業を行うだけで、キーワード付与装置側において自動生成されたキーワード候補を確認、修正等することができる。したがって、従来のように管理装置のところまで出向き、当該装置において、普段使用することのない確認等のための専用アプリケーションソフトをいちいち立ち上げて確認等の作業を行う必要がない。また、自身宛の他の一般の電子メールと一緒にキーワード候補メールを確認できるので、確認等の作業を忘れてしまうといったことを防止できる。
【００７７】
本発明のプログラムは、ファイルに対するキーワード候補を生成し、生成したキーワード候補を電子メールで外部端末に送信し、当該電子メールの送信の結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信して、当該電子メールに含まれている、前記ファイルに付与すべきキーワードを抽出する処理を含む処理をキーワード付与装置に実行させる。
【００７８】
これにより、ユーザは、自身の端末装置において、業務等で通常に使用する電子メール受信、返信の作業を行うだけで、キーワード付与装置側において自動生成されたキーワード候補を確認、修正等することができる。したがって、従来のように管理装置のところまで出向き、当該装置において、普段使用することのない確認等のための専用アプリケーションソフトをいちいち立ち上げて確認等の作業を行う必要がない。また、自身宛の他の一般の電子メールと一緒にキーワード候補メールを確認できるので、確認等の作業を忘れてしまうといったことを防止できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】システム１の全体構成を示す図である。
【図２】システム１における画像形成装置１００、ファイル管理装置２００およびクライアント端末３００の機能構成を示すブロック図である。
【図３】管理テーブル２０５の内容を示す図である。
【図４】キーワード候補メールのメッセージの内容例を示す模式図である。
【図５】システム１における全体処理の内容を説明するための図である。
【図６】画像形成装置１００における画像送信処理の内容を示すフローチャートである。
【図７】ファイル管理装置２００のキーワード付与部２０２におけるキーワード付与処理の内容を示すフローチャートである。
【図８】クライアント端末３００におけるキーワード候補メールの受信要求等の処理内容を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１ キーワード付与システム
１００ 画像形成装置
１０１、３０１ 制御部
１０２ スキャナ部
１０４ 操作パネル
１０５、２０１、３０２ 通信インターフェース部
２００ ファイル管理装置
２０２ キーワード付与部
２０４、３０８ 記憶部
２０５ 管理テーブル
２１１ 画像データ受信部
２１２ 画像特徴量抽出部
２１３ キーワード候補作成部
２１４ メール作成部
２１５ サムネイル画像生成部
２１６、３０３ メール送受信部
２１７ キーワード抽出部
３００、４００ クライアント端末
３０４ メール編集部
３０５ 返信メール作成部[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a keyword assignment device, a keyword assignment system, and a program for assigning a keyword to a file.
[0002]
[Prior art]
2. Description of the Related Art Conventionally, a scanner, a file management server, a client terminal, and the like are connected to a network, an image of a document such as a document read by a scanner is stored in a file management server, and the image is retrieved from a client terminal and used. File management systems are widespread.
[0003]
In such a file management system, an image is usually managed by adding a keyword to the image in order to improve search efficiency. Examples of a method of assigning a keyword to an image include a first method of manually inputting and registering a keyword considered appropriate by a user himself / herself from an operation unit or the like of the image management server when saving the image, In the case of (2), a second method (for example, see Patent Literature 1) of extracting a character string most frequently included in the document from image recognition as a keyword and storing the image in a folder associated with the keyword. Used.
[0004]
[Patent Document 1]
JP-A-9-282328
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the file management system using the above-described conventional keyword assignment method, there is a problem that user convenience is poor.
That is, the first method is troublesome since the user must manually input a keyword each time the image is stored. On the other hand, in the second method, since the keyword is automatically extracted, it seems that there is no trouble at all. However, in practice, a keyword which the user does not even consider is assigned to the image and managed. In some cases, and on the contrary, the search efficiency may be reduced.
[0006]
In order to avoid this, the user has to go to the file management server separately, start a dedicated application for checking and correcting keywords, and perform work such as correction. It does not go away at all. Further, when the user is busy with other work, such troublesome work may be postponed and may be forgotten.
[0007]
The present invention has been made in view of such a problem, and an object of the present invention is to provide a keyword assignment device, a keyword assignment system, and a program that can further improve the convenience of a user.
[0008]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, a keyword assigning device according to the present invention is a keyword assigning device for assigning a keyword to a file, analyzes a data content of the file, and generates a keyword candidate for the file from the analysis result. E-mail generating means for generating an e-mail including a keyword candidate generated by the keyword candidate generating means, and having a destination as an external terminal having an e-mail transmitting / receiving function connected via a network An e-mail transmitting means for transmitting the e-mail generated by the e-mail generating means; and an e-mail receiving means for receiving an e-mail transmitted from the external terminal to the keyword assigning device as a result of transmitting the e-mail. Means, from the e-mail received by the e-mail receiving means Characterized by comprising a keyword extracting means for extracting a keyword included as the keyword to be applied to the file to the electronic mail, the.
[0009]
In addition, the image processing apparatus further includes a thumbnail generation unit that generates data for displaying the contents of the file as a thumbnail, and the electronic mail transmission unit attaches the data generated by the thumbnail generation unit to the electronic mail and transmits the data. And
Further, the file is a file including text data or image data.
[0010]
A keyword assignment system according to the present invention includes an image reading device, a keyword assignment device, and an external terminal having an e-mail transmission / reception function connected via a network, and the image reading device reads an image of a document. Reading means for generating image data by reading, receiving means for receiving input of address information indicating a mail address of the external terminal, image data generated by the reading means, and assigning the keyword to the address information received by the receiving means. First transmitting means for transmitting to the apparatus, the keyword providing apparatus, the first receiving means for receiving the image data and the address information transmitted by the first transmitting means, the first receiving means Analyzes the content of the received image data, and from the analysis result, Keyword candidate generating means for generating a keyword candidate; e-mail generating means for generating an e-mail including the keyword candidate generated by the keyword candidate generating means and having a destination as an e-mail address indicated in the address information; An e-mail transmitting unit that transmits the e-mail generated by the generating unit; an e-mail receiving unit that receives an e-mail transmitted from the external terminal to the keyword assigning device as a result of transmitting the e-mail; Keyword extraction means for extracting, from the e-mail received by the e-mail reception means, a keyword included in the e-mail as a keyword to be assigned to the file;
It is characterized by having.
[0011]
A program according to the present invention includes a keyword assigning device that assigns a keyword to a file, analyzes the contents of the data of the file, and generates a keyword candidate for the file from the analysis result, and the keyword candidate generating process. E-mail creation processing for creating an e-mail including the keyword candidates generated by the e-mail and having the destination as an external terminal having an e-mail transmission / reception function connected via a network, and the e-mail created by the e-mail creation processing An e-mail transmission process of transmitting the e-mail, an e-mail reception process of receiving an e-mail transmitted from the external terminal to the computer as a result of transmitting the e-mail, and an e-mail reception process of the e-mail reception process. , A key to be attached to the file to the e-mail Is characterized by executing the keyword extraction process of extracting a keyword included as de, the process comprising.
[0012]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of a keyword assignment device and the like according to the present invention will be described with reference to the drawings.
(1) Overall configuration of the system
FIG. 1 is a diagram illustrating an overall configuration of a system 1 including a keyword assigning device according to an embodiment of the present invention.
[0013]
As shown in FIG. 1, in the system 1, an image forming apparatus 100, a file management apparatus 200, client terminals 300, 400, and the like are connected via a network, here, a LAN (Local Area Network) 10 via TCP / IP. (Transmission Control Protocol / Internet Protocol) so that various kinds of data can be exchanged with each other.
[0014]
The image forming apparatus 100 is a multi-function digital copying machine (Multiple Function Peripheral), and has a scan function of reading an image of a set document to obtain image data, a copy function of printing a document image based on the image data, and a reading function. It has various functions such as an image transmission function for transmitting the stored image data to the file management device 200 for storage and management.
[0015]
The file management apparatus 200 has a function of receiving image data of a document read by the image forming apparatus 100 and the like, assigning a keyword to each file including the received image data and the like, and storing and managing the file. When there is a request for a keyword search for an image or the like from the client terminal 300 or the like, a search for an image or the like corresponding to the keyword is performed, and the search result or the like is notified. Further, it has a function as a mail server, and also manages transmission / reception of e-mail (hereinafter, referred to as “mail”) to or from the client terminal 300 or the like on the LAN 10.
[0016]
The client terminal 300 is a terminal device including a personal computer (PC) having a mail transmission / reception function and the like, and is used by the user A. The client terminals 400 are devices having basically the same functions as the client terminal 300.
Hereinafter, each device will be described in detail, but since the client terminals 300 and the like are the same, the configuration of 300 will be described here, and the description of the other 400 and the like will be omitted.
[0017]
(2) Functional configuration
FIG. 2 is a block diagram illustrating a functional configuration of the image forming apparatus 100, the file management apparatus 200, and the client terminal 300 in the system 1.
(2-1) Image forming apparatus 100
As shown in FIG. 1, the image forming apparatus 100 includes a control unit 101, a scanner unit 102, a printer unit 103, an operation panel 104, and a communication interface (I / F) unit 105 as main components.
[0018]
The communication I / F unit 105 is an interface for connecting to the LAN 10 such as a LAN card and a LAN board.
The scanner unit 102 is a known device that obtains image data by reading an image of a set document. The printer unit 103 is a device that prints (prints) an image on paper based on image data or the like of a document read by the scanner unit 102 using a known electrophotographic method.
[0019]
Although not shown here, the operation panel 104 includes a copy start button, numeric keys for setting the number of copies, and a liquid crystal display unit having a touch panel laminated on the surface. In addition, in accordance with an instruction from the control unit 101, a mode selection screen (not shown) for allowing the user to select an operation mode such as image transmission is displayed. The user can select and execute image transmission or the like by pressing (touching) a predetermined button on the screen displayed on the liquid crystal display unit.
[0020]
The control unit 101 mainly includes a CPU, reads a necessary program from a built-in ROM (not shown), displays a mode selection screen or the like on a liquid crystal display unit of the operation panel 104, and receives input information thereof. In addition, the operation timing of each unit is controlled in a unified manner, so that operations such as smooth copying are realized.
When the user selects image transmission, the control unit 101 executes an image transmission process. Here, an input acceptance screen (not shown) of the mail address of the client terminal used by the user is displayed on the liquid crystal display unit. When the mail address is input by the user (hereinafter, a case where the user A inputs the mail address of the client terminal 300 of the user A will be described as an example), the scanner unit 102 is instructed to input the mail address. The image is read, a header portion including information (address information) indicating the mail address is added to the read image data, and the read image data is transmitted to the file management device 200 via the communication I / F unit 105.
[0021]
(2-2) File management device 200
The file management device 200 includes, as main components, a communication I / F unit 201, a keyword assignment unit 202 as a keyword assignment device, a file management unit 203, a storage unit 204, and a management table 205.
The communication I / F unit 201 is an interface, such as a LAN card and a LAN board, for connecting to the LAN 10, similar to the communication I / F unit 105.
[0022]
The storage unit 204 includes a nonvolatile memory such as a hard disk.
The management table 205 is composed of a nonvolatile memory such as an EEPROM, and has an image ID column, an address column, and a keyword column as shown in FIG. Writing of data to each column is performed by the keyword assigning unit 202.
The keyword assigning unit 202 includes an image data receiving unit 211, an image feature amount extracting unit 212, a keyword candidate generating unit 213, a mail creating unit 214, a thumbnail image generating unit 215, a mail transmitting / receiving unit 216, and a keyword extracting unit 217, which will be described later. A keyword is assigned to the image by performing a keyword assignment process.
[0023]
When receiving the image data transmitted from the image forming apparatus 100, the image data receiving unit 211 creates a file of the image data and stores the file in a predetermined storage area of the storage unit 204. Further, an image ID (here, a four-digit numerical value as shown in FIG. 3) for identifying the image is generated, and the generated image ID is associated with the address of the area where the image data is stored. Then, the information is written in the image ID column and the address column of the management table 205, respectively.
[0024]
Furthermore, character string data indicating the mail address (mail address of the client terminal 300) included in the header part of the received image data is extracted, and the extracted data is transmitted to the mail creation unit 214.
When the image ID is generated, the image feature amount extraction unit 212 reads out the image data from the storage unit 204 with reference to the image ID, and extracts the feature amount of the image, for example, edge information, color information, texture information, and the like. The extracted information (feature amount information) indicating the extracted feature amount is transmitted to the keyword candidate generation unit 213.
[0025]
Upon receiving the feature amount information transmitted from the image feature amount extraction unit 212, the keyword candidate generation unit 213 creates at least one keyword candidate for use in searching for the image from the feature amount. As a method of generating keyword candidates, for example, for various images that are assumed to be registered, a table is prepared in advance in which feature amounts such as texture information of each image are associated with keyword candidates corresponding to the feature amounts. This is performed by reading out the keyword candidates related to the extracted feature amount with reference to the table. Note that the method of extracting the feature amount of an image and creating a keyword candidate are not limited to the above-described methods, and other methods, for example, JP-A-11-66310, JP-A-11-96368, and JP-A-10-320401 A method described in a gazette or the like can be used.
[0026]
The keyword candidate generation unit 213 transmits information indicating the generated keyword candidates (keyword candidate information) to the mail creation unit 214.
Upon receiving the keyword candidate information transmitted from the keyword candidate generation unit 213, the mail creation unit 214 receives a mail in which the keyword indicated in the keyword candidate information is described as a character string in the body (hereinafter, “keyword candidate mail”). Create).
[0027]
FIG. 4 is a schematic diagram illustrating an example of the content of a message of a keyword candidate mail.
As shown in the figure, the mail message is divided into a header part and a body part according to the standard RFC (Request For Comments) of the Internet Engineering Task Force (IETF) mail message. , Destination, etc., and keyword candidates etc. are described in the body part.
[0028]
The “from” field of the header describes the mail address of the file management device 200, and the “To” field describes the address indicated by the address information received from the image data receiving unit 211, here, the mail of the client terminal 300. An address is described. In the “Subject” field, the content (here, Keyword candidacy mail) indicating that the mail is a keyword candidate mail is described.
[0029]
On the other hand, the body part includes a description column 241 and a keyword candidate column 242. The description column 241 includes a character string indicating a predetermined description sentence to indicate to the user that the mail is a description of the keyword candidate. Is described. In the keyword candidate column 242, the generated image ID and the created keyword candidate, here, a character string indicating a plurality of candidates are described.
[0030]
Returning to FIG. 2, the thumbnail image generation unit 215 reads the image data from the storage unit 204 with reference to the image ID, and publicizes the thumbnail image data for displaying the image as a thumbnail from the read image data. And sends the generated data to the mail creating unit 214.
The mail creation unit 214 associates the thumbnail image data with the keyword candidate mail in the storage area provided in the storage unit 204 so as to become the data of the attached file of the keyword candidate mail, and functions as a so-called mailbox. The keyword candidate e-mail is temporarily stored in an area portion corresponding to the destination (client terminal 300).
[0031]
The mail transmission / reception unit 216 transmits / receives mail to / from the client terminal 300 or the like via the communication I / F unit 201. For sending and receiving mails, well-known Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) and POP3 (Post Office Protocol 3) are used. For example, upon receiving a mail receiving request from the client terminal 300, the mail transmitting / receiving unit 216 transmits to the client terminal 300 a keyword candidate mail stored in the mailbox with the thumbnail image data attached as an attached file. I do.
[0032]
As a result of transmitting the keyword candidate mail, the keyword extracting unit 217 sends a keyword (reply mail: described later) from the client terminal 300 to the file management apparatus 200 (a keyword described by the user to be added to the image). Is extracted, and the extracted keyword is written in the keyword column of the management table 205 as a keyword to be added to the image. A specific example of the keyword extracting unit 217 will be described later.
[0033]
The file management unit 203 performs storage and management control of image files and the like, and when there is a keyword search request from the client terminal 300 or the like, refers to the management table 205 and determines the image or the like to be searched from the keyword. Search and send the search result to the requestor.
(2-3) Client terminal 300
The client terminal 300 includes, as main components, a control unit 301, a communication I / F unit 302, a mail transmission / reception unit 303, a mail editing unit 304, a reply mail creation unit 305, a display 306, an operation unit 307, and a storage unit 308. ing.
[0034]
The communication I / F unit 302 is an interface for connecting to the LAN 10, such as a LAN card and a LAN board, similar to the communication I / F unit 105 and the like.
The mail transmission / reception unit 303, the mail editing unit 304, and the reply mail creation unit 305 realize the same functions as known mail transmission / reception, mail editing, reply mail creation, and the like in a so-called mailer (for example, Outlook Express: a registered trademark of Microsoft in the United States). .
[0035]
The mail transmission / reception unit 303 transmits / receives a mail to / from the file management device 200 or the like using the SMTP and POP3 via the communication I / F unit 302.
The storage unit 308 is formed of a non-volatile memory such as a hard disk, and stores received data such as mail.
The mail editing unit 304 displays a screen for displaying the contents of the mail (for example, in the case of Outlook Express, it corresponds to the “inbox” screen), and instructs the user A to open the keyword candidate mail. Accept. When the instruction is received via the keyboard or the like of the operation unit 307, the data of the keyword candidate mail is read from the storage unit 308, and the content is displayed on the display 306. When an instruction to open the attached file is received, the data of the thumbnail image included in the attached file is read and the thumbnail image is displayed on the display 306. By viewing the thumbnail image, the user A can confirm which document image the generated keyword candidate is generated for.
[0036]
Upon receiving an instruction to reply to the keyword candidate mail from the user A (for example, when a “reply” button is pressed), the reply mail creation unit 305 creates a reply (Reply) message.
Specifically, in the reply message, for example, the contents of the “From” and “To” fields are the reverse of the keyword candidate mail. Here, the mail address of the client terminal 300 is described in the “From” field, and the mail address of the file management device 200 is described in the “To” field. Further, the content of the “Subject” field is a content in which “Re:” is added to the head of the content described in the field of the keyword candidate mail (here, “Re: Keyword candidacy mail”). In the body part, the content of the body part of the keyword candidate mail is described as it is.
[0037]
The reply mail creation unit 305 causes the display 306 to display the created reply message. From the display screen, the user A can select, from among the keyword candidates described in the body part, candidates that the user A wants to add (register) to the image as a keyword. As described later, the keyword selected here is registered in the file management device 200 as a keyword for the image.
[0038]
For example, in the content of FIG. 4, if the keyword candidate 1 “patent-related material” is to be used as a keyword, the keyword after the keyword candidate 2 “image processing” is displayed on the reply mail creation screen using the keyboard or the like of the operation unit 307. You just need to delete all the columns and leave only the 'patented material'. Also, a plurality can be left. Further, when there is no candidate to be used as a keyword, the user can manually input (rewrite) a desired keyword. In this case, all the displayed keyword candidates may be deleted, and the character string to be used as a keyword may be rewritten using a keyboard or the like such that the character string is sandwiched between symbols "".
[0039]
When receiving a reply message transmission instruction from user A (when the “send” button is pressed on the reply message display screen), reply mail creation unit 305 determines that input has been completed and includes the input contents. A reply mail (thumbnail image data is not attached) is transmitted (replyed) to the file management device 200 via the mail transmission / reception unit 303 and the communication I / F unit 302.
[0040]
In the file management device 200, the mail transmitting / receiving unit 216 refers to the header of the received mail, describes the mail address of the client terminal 300 in the “From” field, and sets “Re: Keyword candidacy mail” in the “Subject” field. Is described, it is determined that the received mail is a reply mail transmitted from the client terminal 300 to the file management device 200 as a result of the transmission of the keyword candidate mail, and the data is extracted as a keyword. To the unit 217.
[0041]
The keyword extracting unit 217 extracts the image ID and the keyword described in the body of the mail. In this extraction of the image ID and the keyword, a character string sandwiched by symbols “” is recognized as an image ID, and a character string sandwiched by symbols “ It is done by recognizing that. Then, the extracted keyword is written in a portion corresponding to the extracted image ID in the keyword column of the management table 205. As a result, the image ID, the storage address of the image data, and the keyword confirmed and selected by the user are stored in association with each other, that is, the keyword is assigned to the image.
[0042]
In the above description, “” is used as a symbol for specifying a keyword or the like. However, the symbol is not limited to the above as long as it can recognize the image ID and the keyword. You can also. Further, the present invention is not limited to a configuration in which symbols are arranged before and after a keyword. For example, predetermined different symbols may be arranged at an end of each line in which a keyword and an image ID are described, and a description may be made in a line in which each symbol is arranged. It is also possible to adopt a configuration or the like that recognizes a given character string as a keyword or an image ID. That is, the relationship between the keyword and the image ID and the symbol for distinguishing these from other character strings is determined in advance, and the client terminal 300 creates a reply message in accordance with the agreement, and Then, a character string serving as a keyword and an image ID may be extracted according to the agreement.
[0043]
(3) Contents of overall processing of system 1
FIG. 5 is a diagram for explaining the contents of the entire processing in the system 1.
As shown in the figure, the image forming apparatus 100 reads the image of the document of the user A (C1) and transmits the image data of the read document to the file management device 200 (C2).
[0044]
The file management device 200 saves the received image data in a file (K1), generates a keyword candidate for use in searching for the image from the feature amount of the image (K2), includes the generated keyword candidate, and Is created as the client terminal 300 (K3).
The client terminal 300 requests the file management device 200 to receive a mail addressed to itself according to the instruction of the user A (M1).
[0045]
Upon receiving the request, the file management device 200 transmits a keyword candidate mail to the client terminal 300 (K4).
When accepting the user A's instruction to display the keyword candidate mail, the client terminal 300 displays the content on the display (M2). Thus, the user A can visually confirm the keyword candidates automatically generated by the file management apparatus 200 for the image read by the image forming apparatus 100 by the user A.
[0046]
When receiving an instruction from the user A to create a reply mail to the keyword candidate mail, the client terminal 300 creates a reply mail (M3), accepts a selection input of a keyword from the user A, and receives an instruction to transmit the reply mail. If there is, this is transmitted to the file management device 200 (M4).
Upon receiving the reply mail, the file management device 200 extracts a keyword included in the mail (K5), stores the keyword in association with the image (that is, adds it to the image), and manages it (K6). .
[0047]
Thereby, the user A checks the keyword automatically generated by the file management apparatus 200 at his / her own client terminal 300 in a mail transmission / reception process frequently used in business or the like at a time when it is convenient. And so on.
(4) Processing contents of image forming apparatus 100
FIG. 6 is a flowchart illustrating the content of the image transmission process in image forming apparatus 100.
[0048]
As shown in the figure, when the image transmission is selected by the user, first, the image forming apparatus 100 displays an input reception screen of the mail address of the client terminal used by the user, and receives the input (step S11). When the mail address is input by the user A, the image of the set document is read (step S12), and a head unit including address information indicating the received mail address is added to the read image data to perform file management. The data is transmitted to the device 200 (step S13), and the process ends.
[0049]
(5) Processing contents of the file management device 200
FIG. 7 is a flowchart illustrating the content of the keyword assignment process in the keyword assignment unit 202 of the file management device 200.
As shown in the figure, the keyword assigning unit 202 determines whether or not image data has been received from the image forming apparatus 100 (step S21).
[0050]
When it is determined that the image data has been received (“Y” in step S21), the image data is stored in the storage unit 204 (step S22). At this time, an image ID corresponding to the storage file name is generated (step S23), and the image ID and the address of the area where the image file is stored are written in the image ID column or the like of the management table 205 (step S24). Further, address information (mail address) included in the header is extracted (step S25).
[0051]
Then, the feature amount of the received image is extracted (step S26), and a keyword candidate of the image is generated from the extracted feature amount (step S27). Subsequently, data of a thumbnail image of the image is generated (step S28).
A keyword candidate mail which includes the generated keyword candidate and image ID in the body portion and has the destination as the extracted mail address and which has the thumbnail image data attached as an attached file is created, and is stored in a mailbox. The image data is temporarily stored (step S29), and the process proceeds to step S30.
[0052]
In step S30, when it is determined that a mail reception request from the client terminal 300 or the like has been received, the mail stored in the mailbox is transmitted to the request source (step S31).
In step S32, as a result of transmitting the keyword candidate mail, it is determined whether a reply mail transmitted to the file management device 200 from the transmission destination is received.
[0053]
When it is determined that the reply mail has been received (“Y” in step S32), a keyword described in the body of the reply mail and a character string indicating the image ID are extracted (step S33), and the extracted keyword is replaced with the keyword. The information is written in the keyword column of the management table 205 so as to correspond to the image ID (step S34).
If it is determined in step S21 that the image data has not been received, the process proceeds to step S30. If it is determined in step S30 that a reception request has not been received, the process proceeds to step S32. If it is determined in step S32 that a reply mail has not been received, the process returns to step S21.
[0054]
(6) Processing contents of the client terminal 300
FIG. 8 is a flowchart showing processing contents of the client terminal 300 such as a request to receive a keyword candidate mail.
As shown in the figure, upon receiving an instruction from the user, the client terminal 300 transmits a mail reception request addressed to itself to the file management device 200 (step S51).
[0055]
The client terminal 300 receives the mail transmitted in response to the request (step S52), and stores the data in the storage unit 308. When there is a mail display instruction from user A ("Y" in step S53), the contents are displayed on display 306 (step S54).
When there is an instruction to reply to the keyword candidate mail ("Y" in step S55), a reply message is created (step S56), and a reply mail including the created message is transmitted to the file management device 200 (step S55). S57), the process ends.
[0056]
As described above, in the present embodiment, the file management apparatus 200 transmits the keyword candidate for image search generated by itself to the client terminal by including the keyword candidate in the mail, and the file management apparatus 200 includes the keyword candidate included in the mail in the client terminal. When a keyword candidate is returned after being confirmed by the user or the like, the keyword included in the reply mail is added as a keyword of the image. Thus, the user can confirm the automatically generated keyword candidates by performing mail reception work normally used for business or the like on his / her own terminal device.
[0057]
Therefore, it is not necessary to go to the file management device as in the related art and perform a task of launching dedicated application software for confirmation and the like which is not usually used in the device and confirming each time.
Also, if the user makes an e-mail reception request, the user can check the keyword candidate e-mails together with other general e-mails addressed to the user. Can be prevented from being forgotten later on, and the usability is improved. Further, because of the configuration using mail, the present system 1 can be used if the client terminal 300 has an existing mailer. Therefore, when the system 1 is used, it is not necessary to install new software in the client terminal 300, and the user is not burdened.
[0058]
The present invention is not limited to the keyword assigning device, but may be a keyword assigning method and a program for realizing the method by a computer. The program according to the present invention includes a magnetic disk such as a magnetic tape and a flexible disk, an optical recording medium such as a DVD, a CD-ROM, a CD-R, an MO, and a PD, and a flash memory system such as a SmartMedia (registered trademark). It can be recorded on various computer-readable recording media such as a recording medium, and may be produced or transferred in the form of the recording medium, and may be various kinds of wired or wireless including the Internet in the form of a program. It may be transmitted and supplied via networks, broadcasting, telecommunication lines, satellite communications, and the like.
[0059]
Further, the program according to the present invention does not need to include all modules for causing a computer to execute the above-described processing. For example, the program according to the present invention includes a communication program and a program included in an operating system (OS). Each processing of the present invention may be executed by a computer using various general-purpose programs that can be installed in the apparatus. Therefore, it is not always necessary to record all the modules in the recording medium of the present invention, and it is not necessary to transmit all the modules. Further, in some cases, the predetermined processing can be executed by using dedicated hardware.
[0060]
(7) Modification
As described above, the present invention has been described based on the embodiments. However, the present invention is not limited to the above-described embodiments, and the following modified examples can be considered.
(7-1) In the above embodiment, the thumbnail image data is attached to the keyword candidate mail. However, the present invention is not limited to this, and the thumbnail image data may not be attached.
[0061]
For example, when transmitting an image in the image forming apparatus 100, an identification number for identifying the image is attached to the image of the read original, and the identification number is output to the liquid crystal display unit for display or the like, and is output to the user. Inform. Further, the information indicating the identification number is transmitted to the file management device 200 by being included in, for example, a header portion added to the image data. The file management device 200 uses the received identification number as the image ID of the image, and describes this in the body of the keyword candidate mail.
[0062]
By doing so, the user can know the identification number of the image when the image of the document is read in the image forming apparatus 100, and the image ID (described above) described in the keyword candidate mail at the client terminal By looking at the (identification number), it is possible to know which image is a keyword candidate. As the identification number, a reading order number, a numerical value indicating a reading time, or the like can be used. Note that the keyword candidate mail may not include the image ID and the thumbnail image. Even in such a case, for example, in a case where only one document image is read, the user can determine which image the keyword candidate belongs to even if the keyword mail candidate does not include an image ID or the like. it can.
[0063]
Further, instead of the thumbnail image, the image data itself may be transmitted as an attached file. Although the amount of data to be transmitted increases, processing such as thumbnail image generation is not required, and the configuration of the file management device 200 can be simplified.
(7-2) In the above embodiment, the file management device 200 generates the keyword candidates based on the content of the image data (the image feature amount), but the method of generating the keyword candidates is not limited to this. . For example, the received image data may be subjected to a known character recognition process such as pattern matching, the recognized character portion may be converted into text data, and a keyword candidate may be generated from the content (text information) of the text data.
[0064]
A method for generating keyword candidates from text information is a known technique, and for example, a method disclosed in the above-mentioned Japanese Patent Application Laid-Open No. 9-282328 can be used. In brief, of the plurality of keywords registered in advance, the keyword that is most frequently included in the character portion is a keyword candidate. As described above, keyword candidates can be generated based on the contents of data of a file including text data, image data, and the like.
[0065]
(7-3) In the above embodiment, when transmitting an image from the image forming apparatus 100, the user inputs the mail address of his / her client terminal on the mail address input reception screen displayed on the operation panel 104. However, the present invention is not limited to this. For example, in the case where the user moves to a terminal device different from his / her own device after image transmission and uses the terminal device, the mail address of the other terminal device may be input. The user can receive the keyword candidate mail at the another terminal device. Further, by inputting the mail addresses (addresses) of a plurality of terminal devices, it is possible to receive the keyword candidate mail in any one of the terminal devices. In addition, if the mail address of each user's client terminal is registered in advance in the image forming apparatus 100 and the user selects a desired destination from the input reception screen on the input reception screen, the trouble of inputting the address is reduced. It can be omitted and it is convenient.
[0066]
(7-4) In the above embodiment, if the keyword candidate described in the keyword candidate mail is not the one desired by the user, the user can rewrite the keyword to his / her desired keyword. Is registered in the file management device 200. However, for example, the following configuration can be adopted.
[0067]
That is, on the file management apparatus 200 side, an e-mail (inquiry e-mail) for inquiring whether the keyword extracted from the reply e-mail is good as a keyword to be added to the image is created, and the created e-mail is transmitted to the client terminal. I do. On the client terminal side, the user opens the inquiry mail, creates an e-mail (for example, a reply e-mail to the inquiry e-mail) describing good or bad, and sends it to the file management device 200. . The file management device 200 receives the mail (the mail transmitted from the client terminal as a result of transmitting the inquiry mail), and determines whether or not the mail should be added based on the quality result described in the mail. Decide. If the e-mail describes a good keyword as a keyword, the extracted keyword is to be assigned as a keyword to be assigned, and if the e-mail is described as bad, the keyword candidate mail is resent. Can be.
[0068]
In this way, for example, when the user misunderstands the keyword for another image and rewrites the keyword, it is possible to prevent the erroneous keyword from being assigned, which is convenient. As a condition of the inquiry, for example, a case where all keyword candidates are not adopted (only a new keyword has been written by the user) can be considered.
[0069]
Even when only a new keyword has been written, for example, even one (or several) characters in the keyword string generated from the image feature amount in the character string of the keyword are included. If it is, the inquiry may not be made, and if not, the inquiry may be made. It is considered that the character is different between the keyword when the user misunderstands that of another image and the generated keyword candidate, and if so, even one character in the automatically generated keyword is included. This is because it can be assumed that there is no misunderstanding.
[0070]
(7-5) In the above embodiment, the image forming apparatus 100 and the file management apparatus 200 are separate bodies, but they are integrated, for example, the image forming apparatus includes a file management apparatus (keyword assigning unit). Alternatively, the image forming apparatus may perform a keyword assignment process such as the generation of the keyword candidate.
Further, the file management device 200 is configured to also serve as a mail server, but is not limited to this configuration. The file management device 200 may have only a mail transmission / reception function, and another mail server may be arranged on the LAN 10. In this case, the file management device 200, the client terminal 300, and the like transmit and receive each mail such as a keyword candidate mail and a reply mail via the mail server.
[0071]
Further, the present invention is not limited to the configuration using the image forming apparatus and the file management apparatus. The image reading apparatus performs the same processing as the image transmission processing in the image forming apparatus, and the apparatus performs the same processing as the keyword providing unit 202. A system that connects the (keyword assigning device) to the client terminal 300 and the like via a network and executes the entire process of assigning a keyword to an image as described above may be configured as a keyword assigning system. The network is not limited to the above-mentioned LAN, and any network that can transmit and receive e-mail, such as the Internet or a WAN, can be used.
[0072]
【The invention's effect】
As described above, the keyword assigning apparatus of the present invention generates a keyword candidate for a file, transmits the generated keyword candidate to an external terminal by e-mail, and, as a result of transmitting the e-mail, The electronic mail transmitted to the assigning device is received, and the keyword included in the electronic mail to be assigned to the file is extracted.
[0073]
Thus, the user can confirm and correct the automatically generated keyword candidates on the keyword providing apparatus side by simply performing the work of receiving and replying to e-mails normally used in business or the like on his / her own terminal device. it can. Therefore, it is not necessary to go to the management device as in the related art and start up dedicated application software for confirmation and the like which is not usually used in the device and perform the work of confirmation and the like. In addition, since the keyword candidate mail can be confirmed together with other general e-mail addressed to the user, it is possible to prevent the user from forgetting the confirmation operation.
[0074]
Further, if the electronic mail is configured to be attached with data for displaying the content of the file as a thumbnail and transmitted, the user can determine which file the keyword candidate included in the keyword candidate mail is for by a thumbnail. The image makes it easy to check visually and it is convenient.
Further, if the file is a file composed of text data or image data, for example, a keyword can be assigned to a file composed of image data read by an image reading device.
[0075]
The keyword assigning system of the present invention includes an image reading device, a keyword assigning device, and an external terminal having an e-mail transmission / reception function connected via a network, wherein the image reading device includes image data, Address information indicating the mail address of the terminal is transmitted to the keyword assigning device, and the keyword assigning device generates a keyword candidate for the file including the image data, includes the generated keyword candidate, and sets the destination as the mail address. An e-mail is transmitted to the destination, and as a result of the transmission, an e-mail transmitted from the external terminal to the keyword assigning device is received, and a keyword included in the e-mail to be attached to the file is received. Is extracted.
[0076]
This allows the user to have the image reading device read the document image and then perform the work of receiving and replying to the e-mail normally used for business or the like on his / her own terminal device, and the keyword generation device automatically generates the message. It is possible to confirm, correct, etc. the keyword candidates that have been entered. Therefore, it is not necessary to go to the management device as in the related art and start up dedicated application software for confirmation and the like which is not usually used in the device and perform the work of confirmation and the like. In addition, since the keyword candidate mail can be confirmed together with other general e-mail addressed to the user, it is possible to prevent the user from forgetting the confirmation operation.
[0077]
The program of the present invention generates a keyword candidate for a file, transmits the generated keyword candidate to an external terminal by e-mail, and transmits the electronic mail transmitted from the external terminal to the keyword providing device as a result of transmitting the e-mail. Upon receiving the e-mail, the keyword providing device executes a process including a process of extracting a keyword to be added to the file, which is included in the electronic mail.
[0078]
Thus, the user can confirm and correct the automatically generated keyword candidates on the keyword providing apparatus side by simply performing the work of receiving and replying to e-mails normally used in business or the like on his / her own terminal device. it can. Therefore, it is not necessary to go to the management device as in the related art and start up dedicated application software for confirmation and the like which is not usually used in the device and perform the work of confirmation and the like. In addition, since the keyword candidate mail can be confirmed together with other general e-mail addressed to the user, it is possible to prevent the user from forgetting the confirmation operation.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing an overall configuration of a system 1. FIG.
FIG. 2 is a block diagram showing a functional configuration of an image forming apparatus 100, a file management apparatus 200, and a client terminal 300 in the system 1.
FIG. 3 is a diagram showing the contents of a management table 205;
FIG. 4 is a schematic diagram showing an example of the content of a message of a keyword candidate mail.
FIG. 5 is a diagram for explaining the contents of an entire process in the system 1;
FIG. 6 is a flowchart illustrating the content of an image transmission process in the image forming apparatus 100.
FIG. 7 is a flowchart illustrating the content of a keyword assignment process in a keyword assignment unit 202 of the file management device 200.
FIG. 8 is a flowchart showing processing contents of a request for receiving a keyword candidate mail in the client terminal 300;
[Explanation of symbols]
1 Keyword assignment system
100 Image forming apparatus
101, 301 control unit
102 Scanner section
104 Operation panel
105, 201, 302 Communication interface unit
200 File management device
202 Keyword Assignment Unit
204, 308 storage unit
205 management table
211 Image data receiving unit
212 Image Feature Extraction Unit
213 Keyword Candidate Creation Unit
214 Email Composer
215 Thumbnail image generation unit
216, 303 Mail sending and receiving unit
217 Keyword Extraction Unit
300, 400 client terminal
304 Email Editing Department
305 Reply mail creation section

Claims (5)

ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置であって、
前記ファイルのデータの内容を解析し、その解析結果から当該ファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成手段と、
前記キーワード候補生成手段が生成したキーワード候補を含み、宛先を、ネットワークを介して接続されている電子メール送受信機能を有する外部端末とした電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段が作成した電子メールを送信する電子メール送信手段と、
前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記電子メール受信手段が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
を備えることを特徴とするキーワード付与装置。A keyword assignment device for assigning a keyword to a file,
Keyword candidate generating means for analyzing the contents of the data of the file and generating keyword candidates for the file from the analysis result;
E-mail creating means for creating an e-mail including the keyword candidate generated by the keyword candidate generating means and having the destination as an external terminal having an e-mail sending and receiving function connected via a network,
E-mail transmission means for transmitting the e-mail created by the e-mail creation means,
As a result of transmitting the e-mail, an e-mail receiving unit that receives an e-mail transmitted from the external terminal to the keyword providing device,
Keyword extraction means for extracting, from the e-mail received by the e-mail reception means, a keyword included in the e-mail as a keyword to be assigned to the file,
A keyword assignment device, comprising: 前記ファイルの内容をサムネイル表示するためのデータを生成するサムネイル生成手段を備え、
前記電子メール送信手段は、前記サムネイル生成手段が生成したデータを前記電子メールに添付して送信することを特徴とする請求項１に記載のキーワード付与装置。A thumbnail generating unit that generates data for displaying a thumbnail of the content of the file;
The keyword assigning apparatus according to claim 1, wherein the electronic mail transmitting unit attaches the data generated by the thumbnail generating unit to the electronic mail and transmits the data. 前記ファイルは、テキストデータもしくは画像データからなるファイルであることを特徴とする請求項１もしくは２に記載のキーワード付与装置。The keyword assigning device according to claim 1, wherein the file is a file including text data or image data. 画像読み取り装置と、キーワード付与装置と、電子メールの送受信機能を有する外部端末とがネットワークを介して接続されてなり、
前記画像読み取り装置は、
原稿の画像を読み取って画像データを生成する読み取り手段と、
前記外部端末のメールアドレスを示すアドレス情報の入力を受け付ける受付手段と、
前記読み取り手段が生成した画像データと、前記受付手段が受け付けたアドレス情報を前記キーワード付与装置に送信する第１の送信手段と、を備え、
前記キーワード付与装置は、
前記第１の送信手段が送信した画像データとアドレス情報を受信する第１の受信手段と、
前記第１の受信手段が受信した画像データの内容を解析し、その解析結果から当該画像データからなるファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成手段と、
前記キーワード候補生成手段が生成したキーワード候補を含み、宛先を前記アドレス情報に示されるメールアドレスとした電子メールを作成する電子メール作成手段と、
前記電子メール作成手段が作成した電子メールを送信する電子メール送信手段と、
前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から当該キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記電子メール受信手段が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出手段と、
を備えることを特徴とするキーワード付与システム。An image reading device, a keyword providing device, and an external terminal having an e-mail transmission / reception function are connected via a network,
The image reading device,
Reading means for reading an image of a document to generate image data;
Accepting means for accepting input of address information indicating the mail address of the external terminal,
A first transmission unit that transmits the image data generated by the reading unit and the address information received by the reception unit to the keyword assignment device;
The keyword assignment device,
First receiving means for receiving the image data and the address information transmitted by the first transmitting means;
Keyword candidate generating means for analyzing the contents of the image data received by the first receiving means, and generating keyword candidates for a file comprising the image data from the analysis result;
An e-mail creating means for creating an e-mail including the keyword candidate generated by the keyword candidate generating means and having a destination as an e-mail address indicated in the address information;
E-mail transmission means for transmitting the e-mail created by the e-mail creation means,
As a result of transmitting the e-mail, an e-mail receiving unit that receives an e-mail transmitted from the external terminal to the keyword providing device,
Keyword extraction means for extracting, from the e-mail received by the e-mail reception means, a keyword included in the e-mail as a keyword to be assigned to the file,
A keyword assignment system comprising: ファイルにキーワードを付与するキーワード付与装置に、
前記ファイルのデータの内容を解析し、その解析結果から当該ファイルに対するキーワード候補を生成するキーワード候補生成処理と、
前記キーワード候補生成処理が生成したキーワード候補を含み、宛先を、ネットワークを介して接続されている電子メール送受信機能を有する外部端末とした電子メールを作成する電子メール作成処理と、
前記電子メール作成処理が作成した電子メールを送信する電子メール送信処理と、
前記電子メールを送信した結果、前記外部端末から前記キーワード付与装置宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信処理と、
前記電子メール受信処理が受信した電子メールから、当該電子メールに前記ファイルに付与すべきキーワードとして含まれているキーワードを抽出するキーワード抽出処理と、
を含む処理を実行させるためのプログラム。A keyword assignment device that assigns a keyword to a file,
A keyword candidate generation process of analyzing the content of the data of the file and generating a keyword candidate for the file from the analysis result;
E-mail creation processing for creating an e-mail including the keyword candidates generated by the keyword candidate generation processing and having the destination as an external terminal having an e-mail transmission / reception function connected via a network;
E-mail transmission processing for transmitting the e-mail created by the e-mail creation processing,
As a result of transmitting the e-mail, an e-mail receiving process of receiving an e-mail transmitted from the external terminal to the keyword assigning device,
From the e-mail received by the e-mail reception processing, a keyword extraction processing for extracting a keyword included as a keyword to be added to the file in the e-mail,
A program for executing processing including

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