JP2004157608A - 旅費清算装置、旅費清算サービス提供装置及び旅費精算システム - Google Patents
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Abstract
【課題】特定個人が現金を所持しなくても、企業間での即時に旅費精算ができるシステムを提供することにある
【解決手段】旅費清算装置は、旅費の清算の基礎となるデータファイルを格納するためのデータベースと旅費の清算を演算するための演算部とを有し、上記データベースは請求元より送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルを有し、上記演算部は上記請求書額が妥当かどうかを判定し妥当であると判定した場合には上記請求元が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理プログラムを有する。
【選択図】 図1
【解決手段】旅費清算装置は、旅費の清算の基礎となるデータファイルを格納するためのデータベースと旅費の清算を演算するための演算部とを有し、上記データベースは請求元より送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルを有し、上記演算部は上記請求書額が妥当かどうかを判定し妥当であると判定した場合には上記請求元が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理プログラムを有する。
【選択図】 図1
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、コンピュータを使用して交通費、宿泊費等の旅費を清算するための旅費清算システムに関する。
【0002】
【従来の技術】
特開2001−350892号公報には、出張に係る事務手続きを外部の業者に委託することによって旅費精算の事務処理方法を自動化し、出張内容を監視する方法が記載されている。この例では、企業は旅行会社に出張の手配を依頼し、旅券等をクーポン券で受け取る。旅行会社は依頼された手配を行い、旅行サービス提供機関を通して、クレジット会社から旅行代金やシステム使用料を受け取る。クレジット会社は利用明細書を会計事務所に送付する。会計事務所は、利用明細書に基づいて、旅行明細書及び会計伝票等の作成処理を行い、企業に報告する。企業はクレジット会社へ旅行代金を納入する。
【0003】
【特許文献1】
特開2001−350892号公報
【0004】
【発明が解決しようとする課題】
特開2001−350892号公報に記載された例では、出張に係る事務処理を外部に委託することによって、企業における事務処理を簡素化することができるが、出張毎に事前の申請が必要であり、旅行会社から必要なクーポン券等が引き渡されるまでに時間がかかる。また、金銭の流れが複雑であり、利用する企業がクレジット会社に旅行代金を支払う場合には、システム使用料が加算され割高になるという問題がある。
更に、出張に係る旅費が妥当であるか否かを判定することができなかった。
【0005】
本発明の目的は、特定個人が現金を所持しなくても、利用した機関で経費を精算することができ、また、帰属する企業で経費内容のチェックができること、企業間での即時精算ができる旅費精算のシステムを提供することにある。
【0006】
【課題を解決するための手段】
本発明によると、旅費清算装置は、旅費の清算の基礎となるデータファイルを格納するためのデータベースと旅費の清算を演算するための演算部とを有し、上記データベースは請求元より送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルを有し、上記演算部は上記請求書額が妥当かどうかを判定し妥当であると判定した場合には上記請求元が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理プログラムを有する。
【0007】
更に、本発明によれば、上記データベースは更に、旅費の概算額を格納するための概算データファイルを有し、上記演算部は更に、旅費の使用者からの申請に基づいて旅費の概算を行いそれを上記概算データファイルに登録するための概算データ計算処理プログラムと上記請求データファイルに格納された請求額と上記概算データファイルに格納された概算額の照合を行うための旅費マッチング処理プログラムと上記請求額が上記概算額より多いときその差額を算出するための差額データ計算処理プログラムとを有し、上記差額データ計算処理プログラムは、上記差額を上記旅費の使用者に請求する。
【0008】
本発明によれば、旅費清算サービス提供装置は、顧客に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記認証番号を含む顧客情報を格納するための顧客データファイルと、上記顧客が利用した旅行施設から送信された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記顧客が利用した旅行施設から送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記顧客に送信するための請求書送信部と、を有する。
本発明によれば、上記認証番号照合部は、上記顧客のICカードに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合する。
【0009】
本発明によれば、旅行者側に設けられた経理センタと旅行施設側に設けられた旅費清算センタとを含む旅費清算システムにおいて、上記経理センタは旅行者に認証番号を登録したICカ−ドを発行するためのICカード発行部と、上記旅費清算センタより送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルと、旅費の概算額を格納するための概算データファイルと、上記請求書額を上記旅行施設側が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理部と、を有し、上記旅費清算センタは、上記旅行者に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記旅行者に関する情報を格納するための顧客データファイルと、上記旅行施設からの送信された上記旅行者のICカ−ドに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記旅行者が利用した旅行施設からの送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記旅行者側に送信するための請求書送信部と、を有する。
【0010】
【発明の実施の形態】
図1を参照して本例の旅費精算システムを説明する。本例の旅費精算システムは、本例の旅費精算システムの利用者である企業10と本例の旅費精算システムを介してサービスを提供する旅客会社20と旅客会社が提携する金融機関30とを含む。
【0011】
企業10は、出張経費を処理するための経理部センタ11と、個人の情報を格納するためのICカード12と、出張する特定個人13と、個人が出張した経費の概算データを格納するための概算データファイル14と、旅費管理センタから送信された請求データを格納するための請求データファイル15とを有する。
【0012】
旅客会社20は、契約企業の情報及びその旅費を管理するための旅費管理センタ21と、契約した企業の情報を登録するための顧客データファイル22と、個人に旅行サービスを提供するための旅行施設23とを有する。旅行施設23は、旅行者に旅行サービスを提供するための交通機関、宿泊施設等であってよい。本明細書では、以下に、旅行施設23を、交通機関の切符売場23として説明する。旅客会社が提携する金融機関30は、旅客会社20の預貯金口座を管理する金融センタ31を有する。
【0013】
企業10の経理部センタ11は、利用する旅客会社20に対して、旅費精算の契約の申請[1]を行う。旅客会社20は、旅費管理センタ21にて、申請内容をチェックし、申請内容が妥当であると判断すると、顧客データファイル22に認証内容を登録[2]し、企業10の経理部センタ11に、認証番号を送付[3]する。
【0014】
経理部センタ11は、認証番号を登録したICカード12を出張する特定個人13に発行[4]する。特定個人13は切符売場23にて、出張に必要な切符を購入[5]する。このとき、特定個人13は、ICカード12を提示し、同時にICカードの暗証番号を入力する。
【0015】
切符売場23は、暗証番号によって本人であることを確認し、旅費管理センタ21にICカードの認証番号の確認[6]を依頼する。旅費管理センタ21は顧客データファイル22より、認証内容を確認し、切符売場23に確認結果を送信する。
切符売場23は、確認結果を受信すると、切符を発行する。また、購入切符の内容を旅費管理センタ21に登録[7]する。
【0016】
旅費管理センタ21は一定期間の業務の終了後に、切符の代金の請求額を請求データファイル15に格納して、企業10に請求[8]する。企業10は、経理部センタ11を介して、請求データファイル15に格納された請求額を、旅客会社20の提携金融機関30の金融センタ31に支払[9]う。金融センタ31は、受領した金額を旅費管理センタ21に通知[10]する。これによって、企業10から旅客会社20への支払が完了する。
【0017】
また、経理部センタ11は、特定個人13からの出張申請に基づき、社内規定に従って、旅費の概算額を計算し、概算データファイル14に格納[11]する。経理部センタ11は、請求データファイル15と概算データファイル14を照合[12]し、請求データファイル15に格納された請求額が概算データファイル14に格納された概算額より多い場合は、差額分を特定個人13の給与又は銀行口座より差し引く[13]。例えば、社内交通規定にて、指定席特急を利用するように定められているにも係らず、指定席グリーン車特急を利用した場合には、その差額を特定個人13の給与より差し引く。
【0018】
図2を参照して、企業10における旅費精算システムの処理を説明する。ステップS21にて、先ず、企業10の経理部センタ11は、利用する旅客会社20に対して、旅費精算の契約の申請を行う。ステップ22にて、申請先の旅客会社20より認証番号を受け取る。ステップ23にて、この認証番号を登録したICカード12を発行する。
【0019】
ステップ24にて、特定個人の暗証番号をICカード12に登録する。ステップ25にて、認証番号及び暗証番号を登録したICカード12を特定個人13に引き渡す。ステップ26にて、特定個人13はICカード12を所持し、出張に行く。ステップ27にて、ICカード12を使用して出張中の費用を支払う。例えば、切符を購入する。
【0020】
ステップ28にて、特定個人13は出張の内容を、企業10の経理部センタ11に申請する。ステップ30にて、経理部センタ11は、特定個人13からの申請内容に基づいて、社内規定に従って、出張経費の概算を行い、それを概算データファイル14に保管する。
【0021】
ステップ31にて、経理部センタ11は、利用した旅費管理センタ21から請求データファイル15を受信する。ステップ32にて、経理部センタ11は請求額を金融センタ31に支払、ステップ33にて、概算データファイル14と請求データファイル15との照合を行う。ステップ34にて、経理部センタ11は、特定個人13が実際に使用した旅費、即ち、請求データファイル15に記載された請求額が概算データファイルに格納された概算額より多い場合には、超過分を特定個人13の給与又は銀行口座より差し引く。
【0022】
図3を参照して、特定個人13が所持するICカード12の内容を説明する。ICカード12には、特定個人13の帰属する企業の情報と、特定個人13の個人情報である従業員情報と、企業10と各旅行会社20との間の旅費精算の契約情報が登録されている。契約情報には、企業10が旅客会社20から付与された認証番号と特定個人13の登録番号と、更に、ICカード12を使用して精算できる限度額も含まれる。従業員情報には特定個人の登録番号と暗証番号が含まれる。
【0023】
図4を参照して旅費管理センタ21の構成例を説明する。旅費管理センタ21は、顧客からの旅費精算の契約の申請を受信し、顧客に認証番号を発行するための認証番号発行部211と顧客情報及び顧客が使用した旅費の利用明細を顧客データファイル22に登録するための顧客情報及び利用明細登録部212と旅行施設、即ち、切符売場23から確認依頼された認証番号を確認するための認証番号照合部213と顧客データファイル22に登録された請求書を定期的に顧客に送信するための請求データ送信部214とを有する。
【0024】
図5を参照して、旅費管理センタ21において、旅費精算の契約の申請を受信してから、認証番号を送付するまでの処理を説明する。先ず、ステップ41にて、旅費管理センタ21は、企業10から、旅費精算の契約の申請書を受信する。ステップ42にて、各企業10に対して認証番号を割り当てる。ステップ43にて、顧客データファイル22に、企業10の情報と認証番号を登録する。スッテプ44にて、旅費管理センタ21は、申請書を送付した各企業10に認証番号を送信する。それによって、旅客会社20は、旅費精算システムの利用の待ち受け状態となる。
【0025】
図6を参照して、各切符売場23における切符の発行までの処理の例を説明する。スッテプ51にて、企業10の特定個人13は、切符売場23にて、ICカードを提示する。切符売場23は、ICカードを受け付け、特定個人13に対して、ICカード端末に暗証番号を入力するように求める。
【0026】
ステップ52にて、切符売場23は、入力された暗証番号がICカード12に格納されている暗証番号と一致するか否かを判定する。一致しない場合には、切符の発行及び精算の手続きを終了する。暗証番号が一致した場合、ステップ53にて、ICカード12に登録されている限度額を読み取り、特定個人13が購入する切符の金額が、限度額の範囲内にあるか否かを判定する。切符の金額が、限度額より大きい場合には、切符の発行及び精算の手続きを終了する。切符の金額が、限度額の範囲内にある場合には、ステップ54にて、切符売場23は、ICカード12に登録されている認証番号を旅費管理センタ21に送信し、認証番号の確認を依頼する。ステップ55にて、切符売場23は旅費管理センタ21から認証番号が誤りとの結果が送信された場合には、切符の発行及び精算の手続きを終了する。
【0027】
認証番号が正しいとの確認結果が送信された場合には、ステップ56にて、切符売場23は、特定個人13が購入する切符の内容を旅費管理センタ21に送信し、ステップ57にて、特定個人13に切符を発行する。
【0028】
図7を参照して、特定個人13がICカード12で切符を購入した後の旅費管理センタ21における処理を説明する。ステップ61にて、旅費管理センタ21は、各切符売場23より認証番号の確認依頼を受信する。ステップ62にて、旅費管理センタ21は、認証番号に基づいて、顧客データファイル22より、その企業の認証内容を確認する。ステップ63にて、旅費管理センタ21は、認証番号の確認結果を切符売場23に送信する。
【0029】
ステップ64にて、旅費管理センタ21は、切符売場23から利用内容を受信する。ステップ65にて、旅費管理センタ21は、切符売場から送信された購入切符の内容を顧客データファイル22に登録する。ステップ66にて、所定の請求期日になったか否かを判定する。請求期日になっていない場合には、旅費管理センタ21は、データを保持する。その間に、スッテップ61の認証番号の確認依頼の受信から、ステップ65の顧客データファイル22の登録までの処理を行う。
【0030】
請求期日になると、ステップ67にて、旅費管理センタ21は、利用内容を格納した請求データファイル15を各企業10に送信する。各企業10は、請求データファイル15に格納された請求金額を提携金融機関11の金融センタ31に振り込み又は自動引き落としする。ステップ68にて、旅費管理センタ21は、振込み又は自動引き落しの通知を、旅客会社の提携金融機関30から受信し、旅費の精算が完了する。
【0031】
図8を参照して、企業10の経理部センタ11における経費の処理の流れを説明する。経理部センタ11は、請求データファイル15と概算データファイル14と差額データファイル75を有し、更に、請求金支払処理プログラム71と概算データ計算処理プログラム72と旅費マッチング処理プログラム73と差額データ計算処理プログラム74を有する。
【0032】
請求金支払処理プログラム71は、各旅費管理センタ21から送信された請求データファイル15が妥当かどうかチェックし、妥当であると判断した場合には、請求元の旅費管理センタ21が提携する金融機関先30の金融先センタ31に請求額を支払う。
概算データ計算処理プログラム72と旅費マッチング処理プログラム73と差額データ計算処理プログラム74の処理は以下に説明する。
【0033】
図9を参照して、経理部センタ11の概算データ計算処理プログラム72によって概算データファイル14を作成する処理を説明する。特定個人13は、企業10のクライアント端末から経理部センタ11へ出張申請を行う。出張申請の内容は、図示のように、従業員番号、出張日付、交通機関、宿泊先等を含む。経理部センタ11は、概算データ計算処理プログラム72により、社内規定に従って、交通費及び宿泊費等の概算を行い、それを概算データファイル14に登録する。
【0034】
旅費マッチング処理プログラム73は、請求データファイル15と概算データファイル14の照合を行い、請求金額と概算金額が異なるケースを抽出する。差額データ計算処理プログラム74は、請求金額と概算金額の差額を求め、それを差額データファイル75に登録する。更に、差額データファイル75に登録された差額を特定個人の給与又は銀行口座から差し引く。
【0035】
上述のように、例えば、社内交通規定にて、指定席特急を利用するように定められているにも係らず、指定席グリーン車特急を利用した場合には、その差額を特定個人13の給与より差し引く。勿論、特定個人13が、ICカードを利用して不正な出費を行った場合にも、その出費は差額として差額データファイル75に登録され、給与から差し引かれる。
【0036】
図10を参照して旅費マッチング処理プログラム73及び差額データ計算処理プログラム74の動作を詳細に説明する。
ステップ91にて、請求データファイル15、概算データファイル14及び差額データファイル75をオープンする。ステップ92にて、旅費マッチング処理プログラム73は、請求データファイル15から、該当する請求従業員の登録番号の請求データレコードを読み出す。ステップ93にて、概算データファイル14から、該当する請求従業員の登録番号の概算データレコードを読み出す。
【0037】
ステップ94にて、2つのデータレコードを比較し、請求データレコードが、概算データレコードより高いか否かを判定する。請求データレコードが、概算データレコードより高い場合には、ステップ95に進む。ステップ95にて、差額データ計算処理プログラム74は、請求額と概算額の差額を算出し、それを差額データファイル75へ登録し、ステップ96に進む。請求データレコードが、概算データレコードに等しいか又は低い場合には、ステップ96に進む。
【0038】
ステップ96にて、請求データファイル15に請求従業員の登録番号毎の請求データレコードがあるか否かを判定する。請求データレコードがない場合にはステップ97に進み、請求データファイル15、概算データファイル及び、差額データファイル75をクローズし、処理を終了する。
【0039】
請求データレコードがある場合には、ステップ92に戻り、次の該当する請求従業員の登録番号の請求データレコードを請求データファイル15から読み出す。更に、ステップ93からステップ96を繰返す。
【0040】
以上、本発明の例を説明したが、本発明は上述の例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲にて、様々な変形が可能であることは当業者に理解されよう。
【0041】
【発明の効果】
本発明によれば、企業に帰属する特定個人が出張するとき、現金を清算することなく、切符及び宿泊の手配を行うことができる効果がある。
本発明によれば、企業に帰属する特定個人が出張するとき、企業は現金を特定個人に支払うことなく、出張の清算を行うことができる効果がある。
本発明によれば、旅費清算を企業外の旅客会社及び金融機関が行うため、旅費精算時の不正流用を阻止することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明による旅費精算システムの一実施の形態の構成を示すブロック図である。
【図2】本発明による旅費精算システムの企業側における処理の流れを示す流れ図である。
【図3】本発明による旅費精算システムにて使用する特定個人が所持するICカードの内容を示す図である。
【図4】本発明による旅費管理センタの構成を示す図である。
【図5】本発明による旅費精算システムの旅費管理センタにおける旅費精算の契約の申請の処理の流れを示す流れ図である。
【図6】本発明による旅費精算システムの切符売場における切符の発行の処理の流れを示す流れ図である。
【図7】本発明による旅費精算システムの旅費管理センタにおける切符の購入時の処理の流れを示す流れ図である。
【図8】本発明による旅費精算システムの経理部センタにおける経費の処理の流れを示すブロック図である。
【図9】本発明による旅費精算システムの経理部センタにおける概算データ計算プログラムと概算データファイルの作成処理の流れを示すブロック図である。
【図10】本発明による旅費精算システムの経理部センタにおける請求データファイルと概算データファイルとのマッチングの処理と差額データファイルの登録処理の流れを示す流れ図である。
【符号の説明】
10…企業、11…経理部センタ、12…ICカード、13…特定個人、14…概算データファイル、15…請求データファイル、20…旅客会社、21…旅費管理センタ、22…顧客データファイル、23…切符売場、30…旅客会社の提携金融機関先、31…金融センタ、71…請求金支払処理プログラム、72…概算データ計算処理プログラム、73…旅費マッチング処理プログラム、74…差額データ計算処理プログラム、75…差額データファイル
【発明の属する技術分野】
本発明は、コンピュータを使用して交通費、宿泊費等の旅費を清算するための旅費清算システムに関する。
【0002】
【従来の技術】
特開2001−350892号公報には、出張に係る事務手続きを外部の業者に委託することによって旅費精算の事務処理方法を自動化し、出張内容を監視する方法が記載されている。この例では、企業は旅行会社に出張の手配を依頼し、旅券等をクーポン券で受け取る。旅行会社は依頼された手配を行い、旅行サービス提供機関を通して、クレジット会社から旅行代金やシステム使用料を受け取る。クレジット会社は利用明細書を会計事務所に送付する。会計事務所は、利用明細書に基づいて、旅行明細書及び会計伝票等の作成処理を行い、企業に報告する。企業はクレジット会社へ旅行代金を納入する。
【0003】
【特許文献1】
特開2001−350892号公報
【0004】
【発明が解決しようとする課題】
特開2001−350892号公報に記載された例では、出張に係る事務処理を外部に委託することによって、企業における事務処理を簡素化することができるが、出張毎に事前の申請が必要であり、旅行会社から必要なクーポン券等が引き渡されるまでに時間がかかる。また、金銭の流れが複雑であり、利用する企業がクレジット会社に旅行代金を支払う場合には、システム使用料が加算され割高になるという問題がある。
更に、出張に係る旅費が妥当であるか否かを判定することができなかった。
【0005】
本発明の目的は、特定個人が現金を所持しなくても、利用した機関で経費を精算することができ、また、帰属する企業で経費内容のチェックができること、企業間での即時精算ができる旅費精算のシステムを提供することにある。
【0006】
【課題を解決するための手段】
本発明によると、旅費清算装置は、旅費の清算の基礎となるデータファイルを格納するためのデータベースと旅費の清算を演算するための演算部とを有し、上記データベースは請求元より送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルを有し、上記演算部は上記請求書額が妥当かどうかを判定し妥当であると判定した場合には上記請求元が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理プログラムを有する。
【0007】
更に、本発明によれば、上記データベースは更に、旅費の概算額を格納するための概算データファイルを有し、上記演算部は更に、旅費の使用者からの申請に基づいて旅費の概算を行いそれを上記概算データファイルに登録するための概算データ計算処理プログラムと上記請求データファイルに格納された請求額と上記概算データファイルに格納された概算額の照合を行うための旅費マッチング処理プログラムと上記請求額が上記概算額より多いときその差額を算出するための差額データ計算処理プログラムとを有し、上記差額データ計算処理プログラムは、上記差額を上記旅費の使用者に請求する。
【0008】
本発明によれば、旅費清算サービス提供装置は、顧客に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記認証番号を含む顧客情報を格納するための顧客データファイルと、上記顧客が利用した旅行施設から送信された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記顧客が利用した旅行施設から送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記顧客に送信するための請求書送信部と、を有する。
本発明によれば、上記認証番号照合部は、上記顧客のICカードに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合する。
【0009】
本発明によれば、旅行者側に設けられた経理センタと旅行施設側に設けられた旅費清算センタとを含む旅費清算システムにおいて、上記経理センタは旅行者に認証番号を登録したICカ−ドを発行するためのICカード発行部と、上記旅費清算センタより送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルと、旅費の概算額を格納するための概算データファイルと、上記請求書額を上記旅行施設側が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理部と、を有し、上記旅費清算センタは、上記旅行者に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記旅行者に関する情報を格納するための顧客データファイルと、上記旅行施設からの送信された上記旅行者のICカ−ドに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記旅行者が利用した旅行施設からの送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記旅行者側に送信するための請求書送信部と、を有する。
【0010】
【発明の実施の形態】
図1を参照して本例の旅費精算システムを説明する。本例の旅費精算システムは、本例の旅費精算システムの利用者である企業10と本例の旅費精算システムを介してサービスを提供する旅客会社20と旅客会社が提携する金融機関30とを含む。
【0011】
企業10は、出張経費を処理するための経理部センタ11と、個人の情報を格納するためのICカード12と、出張する特定個人13と、個人が出張した経費の概算データを格納するための概算データファイル14と、旅費管理センタから送信された請求データを格納するための請求データファイル15とを有する。
【0012】
旅客会社20は、契約企業の情報及びその旅費を管理するための旅費管理センタ21と、契約した企業の情報を登録するための顧客データファイル22と、個人に旅行サービスを提供するための旅行施設23とを有する。旅行施設23は、旅行者に旅行サービスを提供するための交通機関、宿泊施設等であってよい。本明細書では、以下に、旅行施設23を、交通機関の切符売場23として説明する。旅客会社が提携する金融機関30は、旅客会社20の預貯金口座を管理する金融センタ31を有する。
【0013】
企業10の経理部センタ11は、利用する旅客会社20に対して、旅費精算の契約の申請[1]を行う。旅客会社20は、旅費管理センタ21にて、申請内容をチェックし、申請内容が妥当であると判断すると、顧客データファイル22に認証内容を登録[2]し、企業10の経理部センタ11に、認証番号を送付[3]する。
【0014】
経理部センタ11は、認証番号を登録したICカード12を出張する特定個人13に発行[4]する。特定個人13は切符売場23にて、出張に必要な切符を購入[5]する。このとき、特定個人13は、ICカード12を提示し、同時にICカードの暗証番号を入力する。
【0015】
切符売場23は、暗証番号によって本人であることを確認し、旅費管理センタ21にICカードの認証番号の確認[6]を依頼する。旅費管理センタ21は顧客データファイル22より、認証内容を確認し、切符売場23に確認結果を送信する。
切符売場23は、確認結果を受信すると、切符を発行する。また、購入切符の内容を旅費管理センタ21に登録[7]する。
【0016】
旅費管理センタ21は一定期間の業務の終了後に、切符の代金の請求額を請求データファイル15に格納して、企業10に請求[8]する。企業10は、経理部センタ11を介して、請求データファイル15に格納された請求額を、旅客会社20の提携金融機関30の金融センタ31に支払[9]う。金融センタ31は、受領した金額を旅費管理センタ21に通知[10]する。これによって、企業10から旅客会社20への支払が完了する。
【0017】
また、経理部センタ11は、特定個人13からの出張申請に基づき、社内規定に従って、旅費の概算額を計算し、概算データファイル14に格納[11]する。経理部センタ11は、請求データファイル15と概算データファイル14を照合[12]し、請求データファイル15に格納された請求額が概算データファイル14に格納された概算額より多い場合は、差額分を特定個人13の給与又は銀行口座より差し引く[13]。例えば、社内交通規定にて、指定席特急を利用するように定められているにも係らず、指定席グリーン車特急を利用した場合には、その差額を特定個人13の給与より差し引く。
【0018】
図2を参照して、企業10における旅費精算システムの処理を説明する。ステップS21にて、先ず、企業10の経理部センタ11は、利用する旅客会社20に対して、旅費精算の契約の申請を行う。ステップ22にて、申請先の旅客会社20より認証番号を受け取る。ステップ23にて、この認証番号を登録したICカード12を発行する。
【0019】
ステップ24にて、特定個人の暗証番号をICカード12に登録する。ステップ25にて、認証番号及び暗証番号を登録したICカード12を特定個人13に引き渡す。ステップ26にて、特定個人13はICカード12を所持し、出張に行く。ステップ27にて、ICカード12を使用して出張中の費用を支払う。例えば、切符を購入する。
【0020】
ステップ28にて、特定個人13は出張の内容を、企業10の経理部センタ11に申請する。ステップ30にて、経理部センタ11は、特定個人13からの申請内容に基づいて、社内規定に従って、出張経費の概算を行い、それを概算データファイル14に保管する。
【0021】
ステップ31にて、経理部センタ11は、利用した旅費管理センタ21から請求データファイル15を受信する。ステップ32にて、経理部センタ11は請求額を金融センタ31に支払、ステップ33にて、概算データファイル14と請求データファイル15との照合を行う。ステップ34にて、経理部センタ11は、特定個人13が実際に使用した旅費、即ち、請求データファイル15に記載された請求額が概算データファイルに格納された概算額より多い場合には、超過分を特定個人13の給与又は銀行口座より差し引く。
【0022】
図3を参照して、特定個人13が所持するICカード12の内容を説明する。ICカード12には、特定個人13の帰属する企業の情報と、特定個人13の個人情報である従業員情報と、企業10と各旅行会社20との間の旅費精算の契約情報が登録されている。契約情報には、企業10が旅客会社20から付与された認証番号と特定個人13の登録番号と、更に、ICカード12を使用して精算できる限度額も含まれる。従業員情報には特定個人の登録番号と暗証番号が含まれる。
【0023】
図4を参照して旅費管理センタ21の構成例を説明する。旅費管理センタ21は、顧客からの旅費精算の契約の申請を受信し、顧客に認証番号を発行するための認証番号発行部211と顧客情報及び顧客が使用した旅費の利用明細を顧客データファイル22に登録するための顧客情報及び利用明細登録部212と旅行施設、即ち、切符売場23から確認依頼された認証番号を確認するための認証番号照合部213と顧客データファイル22に登録された請求書を定期的に顧客に送信するための請求データ送信部214とを有する。
【0024】
図5を参照して、旅費管理センタ21において、旅費精算の契約の申請を受信してから、認証番号を送付するまでの処理を説明する。先ず、ステップ41にて、旅費管理センタ21は、企業10から、旅費精算の契約の申請書を受信する。ステップ42にて、各企業10に対して認証番号を割り当てる。ステップ43にて、顧客データファイル22に、企業10の情報と認証番号を登録する。スッテプ44にて、旅費管理センタ21は、申請書を送付した各企業10に認証番号を送信する。それによって、旅客会社20は、旅費精算システムの利用の待ち受け状態となる。
【0025】
図6を参照して、各切符売場23における切符の発行までの処理の例を説明する。スッテプ51にて、企業10の特定個人13は、切符売場23にて、ICカードを提示する。切符売場23は、ICカードを受け付け、特定個人13に対して、ICカード端末に暗証番号を入力するように求める。
【0026】
ステップ52にて、切符売場23は、入力された暗証番号がICカード12に格納されている暗証番号と一致するか否かを判定する。一致しない場合には、切符の発行及び精算の手続きを終了する。暗証番号が一致した場合、ステップ53にて、ICカード12に登録されている限度額を読み取り、特定個人13が購入する切符の金額が、限度額の範囲内にあるか否かを判定する。切符の金額が、限度額より大きい場合には、切符の発行及び精算の手続きを終了する。切符の金額が、限度額の範囲内にある場合には、ステップ54にて、切符売場23は、ICカード12に登録されている認証番号を旅費管理センタ21に送信し、認証番号の確認を依頼する。ステップ55にて、切符売場23は旅費管理センタ21から認証番号が誤りとの結果が送信された場合には、切符の発行及び精算の手続きを終了する。
【0027】
認証番号が正しいとの確認結果が送信された場合には、ステップ56にて、切符売場23は、特定個人13が購入する切符の内容を旅費管理センタ21に送信し、ステップ57にて、特定個人13に切符を発行する。
【0028】
図7を参照して、特定個人13がICカード12で切符を購入した後の旅費管理センタ21における処理を説明する。ステップ61にて、旅費管理センタ21は、各切符売場23より認証番号の確認依頼を受信する。ステップ62にて、旅費管理センタ21は、認証番号に基づいて、顧客データファイル22より、その企業の認証内容を確認する。ステップ63にて、旅費管理センタ21は、認証番号の確認結果を切符売場23に送信する。
【0029】
ステップ64にて、旅費管理センタ21は、切符売場23から利用内容を受信する。ステップ65にて、旅費管理センタ21は、切符売場から送信された購入切符の内容を顧客データファイル22に登録する。ステップ66にて、所定の請求期日になったか否かを判定する。請求期日になっていない場合には、旅費管理センタ21は、データを保持する。その間に、スッテップ61の認証番号の確認依頼の受信から、ステップ65の顧客データファイル22の登録までの処理を行う。
【0030】
請求期日になると、ステップ67にて、旅費管理センタ21は、利用内容を格納した請求データファイル15を各企業10に送信する。各企業10は、請求データファイル15に格納された請求金額を提携金融機関11の金融センタ31に振り込み又は自動引き落としする。ステップ68にて、旅費管理センタ21は、振込み又は自動引き落しの通知を、旅客会社の提携金融機関30から受信し、旅費の精算が完了する。
【0031】
図8を参照して、企業10の経理部センタ11における経費の処理の流れを説明する。経理部センタ11は、請求データファイル15と概算データファイル14と差額データファイル75を有し、更に、請求金支払処理プログラム71と概算データ計算処理プログラム72と旅費マッチング処理プログラム73と差額データ計算処理プログラム74を有する。
【0032】
請求金支払処理プログラム71は、各旅費管理センタ21から送信された請求データファイル15が妥当かどうかチェックし、妥当であると判断した場合には、請求元の旅費管理センタ21が提携する金融機関先30の金融先センタ31に請求額を支払う。
概算データ計算処理プログラム72と旅費マッチング処理プログラム73と差額データ計算処理プログラム74の処理は以下に説明する。
【0033】
図9を参照して、経理部センタ11の概算データ計算処理プログラム72によって概算データファイル14を作成する処理を説明する。特定個人13は、企業10のクライアント端末から経理部センタ11へ出張申請を行う。出張申請の内容は、図示のように、従業員番号、出張日付、交通機関、宿泊先等を含む。経理部センタ11は、概算データ計算処理プログラム72により、社内規定に従って、交通費及び宿泊費等の概算を行い、それを概算データファイル14に登録する。
【0034】
旅費マッチング処理プログラム73は、請求データファイル15と概算データファイル14の照合を行い、請求金額と概算金額が異なるケースを抽出する。差額データ計算処理プログラム74は、請求金額と概算金額の差額を求め、それを差額データファイル75に登録する。更に、差額データファイル75に登録された差額を特定個人の給与又は銀行口座から差し引く。
【0035】
上述のように、例えば、社内交通規定にて、指定席特急を利用するように定められているにも係らず、指定席グリーン車特急を利用した場合には、その差額を特定個人13の給与より差し引く。勿論、特定個人13が、ICカードを利用して不正な出費を行った場合にも、その出費は差額として差額データファイル75に登録され、給与から差し引かれる。
【0036】
図10を参照して旅費マッチング処理プログラム73及び差額データ計算処理プログラム74の動作を詳細に説明する。
ステップ91にて、請求データファイル15、概算データファイル14及び差額データファイル75をオープンする。ステップ92にて、旅費マッチング処理プログラム73は、請求データファイル15から、該当する請求従業員の登録番号の請求データレコードを読み出す。ステップ93にて、概算データファイル14から、該当する請求従業員の登録番号の概算データレコードを読み出す。
【0037】
ステップ94にて、2つのデータレコードを比較し、請求データレコードが、概算データレコードより高いか否かを判定する。請求データレコードが、概算データレコードより高い場合には、ステップ95に進む。ステップ95にて、差額データ計算処理プログラム74は、請求額と概算額の差額を算出し、それを差額データファイル75へ登録し、ステップ96に進む。請求データレコードが、概算データレコードに等しいか又は低い場合には、ステップ96に進む。
【0038】
ステップ96にて、請求データファイル15に請求従業員の登録番号毎の請求データレコードがあるか否かを判定する。請求データレコードがない場合にはステップ97に進み、請求データファイル15、概算データファイル及び、差額データファイル75をクローズし、処理を終了する。
【0039】
請求データレコードがある場合には、ステップ92に戻り、次の該当する請求従業員の登録番号の請求データレコードを請求データファイル15から読み出す。更に、ステップ93からステップ96を繰返す。
【0040】
以上、本発明の例を説明したが、本発明は上述の例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された発明の範囲にて、様々な変形が可能であることは当業者に理解されよう。
【0041】
【発明の効果】
本発明によれば、企業に帰属する特定個人が出張するとき、現金を清算することなく、切符及び宿泊の手配を行うことができる効果がある。
本発明によれば、企業に帰属する特定個人が出張するとき、企業は現金を特定個人に支払うことなく、出張の清算を行うことができる効果がある。
本発明によれば、旅費清算を企業外の旅客会社及び金融機関が行うため、旅費精算時の不正流用を阻止することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明による旅費精算システムの一実施の形態の構成を示すブロック図である。
【図2】本発明による旅費精算システムの企業側における処理の流れを示す流れ図である。
【図3】本発明による旅費精算システムにて使用する特定個人が所持するICカードの内容を示す図である。
【図4】本発明による旅費管理センタの構成を示す図である。
【図5】本発明による旅費精算システムの旅費管理センタにおける旅費精算の契約の申請の処理の流れを示す流れ図である。
【図6】本発明による旅費精算システムの切符売場における切符の発行の処理の流れを示す流れ図である。
【図7】本発明による旅費精算システムの旅費管理センタにおける切符の購入時の処理の流れを示す流れ図である。
【図8】本発明による旅費精算システムの経理部センタにおける経費の処理の流れを示すブロック図である。
【図9】本発明による旅費精算システムの経理部センタにおける概算データ計算プログラムと概算データファイルの作成処理の流れを示すブロック図である。
【図10】本発明による旅費精算システムの経理部センタにおける請求データファイルと概算データファイルとのマッチングの処理と差額データファイルの登録処理の流れを示す流れ図である。
【符号の説明】
10…企業、11…経理部センタ、12…ICカード、13…特定個人、14…概算データファイル、15…請求データファイル、20…旅客会社、21…旅費管理センタ、22…顧客データファイル、23…切符売場、30…旅客会社の提携金融機関先、31…金融センタ、71…請求金支払処理プログラム、72…概算データ計算処理プログラム、73…旅費マッチング処理プログラム、74…差額データ計算処理プログラム、75…差額データファイル
Claims (5)
- 旅費の清算の基礎となるデータファイルを格納するためのデータベースと旅費の清算を演算するための演算部とを有し、上記データベースは請求元より送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルを有し、上記演算部は上記請求書額が妥当かどうかを判定し妥当であると判定した場合には上記請求元が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理プログラムを有することを特徴とする旅費清算装置。
- 請求項1記載の旅費清算装置において、上記データベースは更に、旅費の概算額を格納するための概算データファイルを有し、上記演算部は更に、旅費の使用者からの申請に基づいて旅費の概算を行いそれを上記概算データファイルに登録するための概算データ計算処理プログラムと上記請求データファイルに格納された請求額と上記概算データファイルに格納された概算額の照合を行うための旅費マッチング処理プログラムと上記請求額が上記概算額より多いときその差額を算出するための差額データ計算処理プログラムとを有し、上記差額データ計算処理プログラムは、上記差額を上記旅費の使用者に請求することを特徴とする旅費清算装置。
- 顧客に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記認証番号を含む顧客情報を格納するための顧客データファイルと、上記顧客が利用した旅行施設から送信された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記顧客が利用した旅行施設から送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記顧客に送信するための請求書送信部と、を有する旅費清算サービス提供装置。
- 請求項3記載の旅費清算サービス提供装置において、上記認証番号照合部は、上記顧客のICカードに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合することを特徴とする旅費清算サービス提供装置。
- 旅行者側に設けられた経理センタと旅行施設側に設けられた旅費清算センタとを含む旅費清算システムにおいて、上記経理センタは旅行者に認証番号を登録したICカ−ドを発行するためのICカード発行部と、上記旅費清算センタより送信された旅費の請求額を格納するための請求データファイルと、旅費の概算額を格納するための概算データファイルと、上記請求書額を上記旅行施設側が提携する金融機関に請求額を支払うための請求金支払処理部と、を有し、上記旅費清算センタは、上記旅行者に認証番号を発行するための認証番号発行部と、上記旅行者に関する情報を格納するための顧客データファイルと、上記旅行施設からの送信された上記旅行者のICカ−ドに登録された認証番号を上記顧客データファイルに格納された認証番号と照合するための認証番号照合部と、上記旅行者が利用した旅行施設からの送信された旅費明細書を上記顧客データファイルに格納するための旅費明細登録部と、上記顧客データファイルに格納された旅費明細書を所定の期日に上記旅行者側に送信するための請求書送信部と、を有する旅費清算システム。
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Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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JP2016038814A (ja) * | 2014-08-08 | 2016-03-22 | 株式会社リコー | 情報処理システム、サーバ装置及び情報処理方法 |
JP2020140565A (ja) * | 2019-02-28 | 2020-09-03 | 株式会社日本総合研究所 | 情報処理方法、情報処理装置、及びコンピュータプログラム |
-
2002
- 2002-11-01 JP JP2002320265A patent/JP2004157608A/ja active Pending
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JP2020140565A (ja) * | 2019-02-28 | 2020-09-03 | 株式会社日本総合研究所 | 情報処理方法、情報処理装置、及びコンピュータプログラム |
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