JP2004070466A - 文書交換システムおよびそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】契約業務やプログラム受発注業務やその他の個別業務における文書作成の手間と作成ミスを大間に減少させる。
【解決手段】マスターサーバー１１とメイルサーバー１３によりセキュアに（安全に）機密データをワークフローに載せて交換する。また、ＤＢサーバー１２と原本性保証サーバー１４により電子文書のセキュアな保存と管理を可能にして、原本性を保証する。これらのサーバーにより各種業種や業務向けワークフローを構築できる基盤を提供するセキュアな電子文書交換システムを実現する。クライアント１７〜２０との間で、インターネット１６を介して契約書の交換や印鑑の押印ワークフローを電子化した電子契約のアプリケーション、および見積りから請求までの文書を電子化し、受託開発型の業務ワークフローを提供し、業務ワークフロー開始の注意を自動発行する。
【選択図】　　　　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、セキュアな電子文書交換、契約の電子化およびプログラム受発注の電子化を行って、発注者と受注者間およびサーバーと受発注者間で文書を交換する文書交換システムおよびその方法に関し、特に、情報システムを用いて有用なビジネスモデルを実現するための文書交換システムおよびその方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、甲と乙が契約書を作成する場合には、契約の合意事項を元に契約書案を作成し、何回かやりとりを行って修正した後、修正がなくなったとき、最終契約書案を２通作成し、甲乙それぞれ印を押印して、互いに１通ずつ保管する、という方法を採用していた。これらは、いずれの作業も手を介して行われていた。
【０００３】
また、従来、プログラムの受発注を行うには、通常、以下のようなワークフローで行われていた。先ず、受注側が作業実績に基づき勤怠票（残業代などの実績を記した伝票）と見積書を発行する。次に、発注側は、プログラム注文書を発行する。最後に受注側が、請求書を発行する。以上の手順であるが、いずれの作業も手を介して行われるため、毎回の作業において計算ミスや転記ミスが多く、手間がかかっていた。また、支払い期日が迫ってから、受発注業務にかかることが多く、期日前の事務量としては大変であった。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
このように、契約書の作成、保管業務は、手を介して行われていたため、保管に際してセキュア（安全度）に不安があるだけでなく、契約書が完成するまでに必要以上の手間と労力がかかっていた。
また、プログラムの受発注においても、手を介して行われていたため、作業ミス（計算ミスや転記ミス）が多く、しかも、支払い期日が迫ってから作業にかかることが多く、これらの改善が望まれていた。
【０００５】
本発明の目的は、これら従来の課題を解決し、文書の自動作成およびワークフローの明確化により、契約業務やプログラム受発注業務における文書作成の手間と作成ミスを低減することが可能な文書交換システムおよびその方法を提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の文書交換システムは、セキュアに（安全に）機密データをワークフローに載せて交換するとともに、電子文書のセキュアな保存と管理を可能にして、原本性を保証するとともに、各種業種や業務向けワークフローを構築できる基盤を提供するセキュアな電子文書交換機能を実現する。また、契約書の交換や印鑑の押印ワークフローを電子化した電子契約のアプリケーション、および見積りから請求までの文書を電子化し、受託開発型の業務ワークフローを提供し、業務ワークフロー開始の注意を自動発行できるプログラム受発注機能を実現する。
【０００７】
本発明の特徴的事項は、
（１）電子契約、プログラム受発注および個別アプリケーションなどの文書の自動作成をワークフローに含めること、
（２）文書の登録、更新、アクセス権管理、宛先管理、ステータス管理、原本保存管理、署名検証などの文書交換ワークフローシステムを共通基盤とし、その上で動作する個別アプリケーションのワークフローを制御および管理するアーキテクチャを設定すること、
（３）会計システムおよび電子透かし付き請求書の発行とを連携させること、
（４）プログラム受発注において、毎回のワークフロー開始の注意を通知すること、である。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を、図面により詳細に説明する。
（ハード構成）
図１は、本発明の一実施形態を示す文書交換システムの全体構成図である。
図１の文書交換システムにおいて、サーバー側では、マスターサーバー１１とＤＢサーバー１２とメイルサーバー１３と原本性保証サーバー１４とがＬＡＮ１０に接続され、さらに、ＬＡＮ１０に接続されたゲートウェイ１５を介してインターネット１６に接続される。
【０００９】
クライアント側では、複数台のクライアントＰＣ１７〜２０がそれぞれインターネット１６に接続される。クライアントＰＣ１７〜２０は、いずれもＩＤカード１７Ａ〜２０Ａを具備しており、これをＰＣに挿入することで本人認証を行う。その他、クライアントＰＣ２０には、画像を入力するスキャナ２１と出力をハードコピーするプリンタ２２とが接続される。
サーバー側のマスターサーバー１１は、文書交換ワークフローシステムと個別アプリケーション（例えば、電子契約システムおよびプログラム受発注システム）とを実行する。
また、ＤＢサーバー１２は、文書のワークフロー制御に関する情報を保存するとともに、管理を行う。また、アプリケーション固有のマスター情報（文書フォームテンプレートなど）を保存するとともに、管理を行う。
【００１０】
また、メイルサーバー１３は、システム全体のメイル通信（文書データの送受信）を司る。
また、原本性保存サーバー１４は、電子文書の原本性（真正性、保存性）を保証しながら、保管および管理を行う。
さらに、クライアント端末１７〜２０は、本システムのユーザーがオペレーションを行う端末である。
【００１１】
ここで、原本性保存サーバー１４について、さらに詳しく説明する。
文書管理の電子的ワークフロー化、見積りや契約書の電子化を行った場合、不正な複製改ざん、なりすまし、などが発生しないか否か、あるいは電子文書の法的有効性の確立が可能か否かが問題となる。
例えば、ユーザーから電子文書登録・参照要求があると、原本性保存サーバー１４は、ユーザーのアクセス権を制御し、次に原本登録を要求登録済原本ＩＤで参照を要求することにより、原本への全てのアクセスをログに記録する。ＤＢサーバー１２から写しを原本性保存サーバー１４に渡す。この場合、電子署名を行っていることで、改ざん検知が可能である。
【００１２】
原本性保存サーバー１４からユーザーへ写しを渡す。すなわち、原本性保存サーバー１４は、原本のファイルに対して特別なコマンドのみにより登録、更新を可能とし、それらの行為を全て履歴に保存する。このコマンド以外の手段で原本のファイルに改ざんが加えられたときには、改ざん検知処理が施されているため、改ざん検知が可能となる。
なお、原本の写しが真に正しいことを証明するために、原本性保存サーバー１４は、電子署名を付加して渡す。また、原本の写しが改ざんされていないか否かを検証することも可能である。
【００１３】
（ソフト構成）
図２は、本発明の実施形態を示すクライアントと文書交換ワークフローのソフトウェア構成図である。
クライアントシステム２３は、ブラウザを使用して、サーバーに要求を出す。クライアントシステム２３には、文書表示、文書署名、署名検証、および紙文書検証の各機能がある。ここで、紙文書検証とは、本システムで印刷した透かし入り紙文書をスキャナで取り込み、読み取った透かしデータを用いて紙文書の改ざん検知を行う機能である。なお、クライアント側のユーザ認証モジュール２４は、ユーザ情報の登録、管理およびユーザ認証を行う。また、セキュリティモジュール２５は、ＰＫＩ（Ｐｕｂｌｉｃ　Ｋｅｙ　Ｉｎｆｒａｓｔｒｕｃｔｕｒｅ）技術を利用して、文書の改ざん、盗聴、漏洩、なりすまし、否認を防止する。なお、ＰＫＩは、公開鍵基盤と呼ばれ、公開鍵暗号のシステムを利用してデータの暗号化や通信当事者の身分証明と、やりとりするデータに対してディジタル署名を行うことで、信頼できる通信を確保するために必要な要素技術の集合体である。
【００１４】
電子契約システム・アプリケーション３２は、文書交換ワークフローシステム３６上で動作する個別アプリケーションであって、契約業務で使用する文書の生成およびマスターデータの登録を行う。このアプリケーションには、ユーザ認証と管理、契約書フォーム登録、契約者プロパティ登録、文書（コンテンツ、プロパティ）の生成、契約書データ投入、契約書印刷フォーム（電子透かし）の作成、運用管理の各機能がある。
【００１５】
プログラム受発注システム・アプリケーション３３は、文書交換ワークフローシステム３６上で動作する個別アプリケーションであって、受発注業務で使用する文書の生成、およびマスターデータの登録を行う。例えば、顧客の名前を埋め込むなどの処理も行う。また、このアプリケーション３３には、ユーザ認証と管理、文書フォーム登録、プロパティ登録、文書（コンテンツ、プロパティ）の生成、勤怠データの取込み、請求書データの投入、請求書印刷フォーム（電子透かし）の作成、運用管理の各機能がある。
【００１６】
個別アプリケーション３１は、契約により個別に引き受ける業務アプリケーションであって、例えば、人材派遣業務などがこれに含まれる。このアプリケーション３１にも、ユーザの認証と管理、文書フォーム登録、プロパティ登録、文書（コンテンツ、プロパティ）の生成、勤怠データの取込み、請求書データの投入、請求書印刷フォーム（電子透かし）の作成、運用管理の各機能がある。
【００１７】
文書交換ワークフローシステム３６は、各アプリケーションに対する共通基盤になるシステムであって、文書交換のワークフローを制御するとともに、管理を行い、文書の原本の保管および管理を行う。このシステム３６には、運用管理、文書の登録と更新（コンテンツ、プロパティ）、文書のアクセス権管理、文書の宛先管理、文書のステータス管理、文書の原本保存管理、通知メールの送信、文書の署名検証の各機能がある。
【００１８】
ユーザ認証モジュール３４は、ユーザ情報の登録、管理およびユーザ認証を行う。
セキュリティモジュール３７は、ＰＫＩ技術を利用して文書の改ざん、盗聴、漏洩、なりすまし、否認を防止する。
データベース▲１▼３９は、文書のワークフロー制御に関する情報の保存と管理用データベースである。
原本性保存モジュール３８は、文書を原本として保管し、かつ管理する。
【００１９】
（実施フロー）
図３は、本発明の一実施例を示す電子契約業務のソフト構成図であり、図５は同じく電子契約の処理シーケンスチャートである。
処理に移る前に、電子署名（電子押印）について説明する。
（ａ）電子署名
あらかじめＩＤカード（ＩＣカードなど）を発行する際に、ＩＤカードには、各クライアントユーザーのＰＫＩ署名データと印影データとを格納しておく。
契約システム、受発注システムの場合、発注者（甲）および受注者（乙）とも必要である。電子文書に押印（署名）するには、マスターサーバー１１がクライアント端末１７〜２０に該当文書を送り、クライアントに表示し、端末のオペレータがＩＤカードを差し込み、押印コマンドを発行する。
クライアント端末プログラムは、差し込まれたＩＣカードからＰＫＩ署名データと印影データとを読み出し、当該電子文書に署名をマージするとともに、印影データを電子文書に重ねて表示する。
【００２０】
（ｂ）電子契約業務
図５および図３を参照しながら、処理動作シーケンスを説明する。
仕様を決定した後、開発委託契約を交わす。この場合、開発委託契約書を甲乙押印する。勿論、電子署名の後に行う。そして、原本として登録し、保管する。
図５では、クライアント端末１７が発注側であり、クライアント端末２０が受注側である。サーバー側をマスターサーバー１１で代表的に示している。
【００２１】
（１）あらかじめ、契約書のフォームを指定しておく。自分でフォームを作って登録しておくことも可能である（マスターサーバー１１に登録）。
（２）あらかじめ自分の情報（社名、代表者名、住所など）を登録しておく（マスターサーバー１１に登録）。
以後、契約締結の話がまとまったとき、以下の処理に移る。
（３）相手方の情報（相手方社名、代表者名、住所など）を登録する（マスターサーバー１１に登録）。
（４）その他、必要情報（例えば、契約締結日など）を入力する（マスターサーバー１１に入力）。
【００２２】
（５）本システムに、契約書のびな形の作成を指示する（マスターサーバー１１に指示）。
（６）本システムが自動的に作成した契約書のひな形を確認し、必要であれば修正の後に、相手方に内容確認のために送る（ここでは、マスターサーバー１１から発注側クライアント端末１７へ、次に発注側クライアント端末１７から受注側クライアント端末２０へ）。
（７）相手方は、必要ならば修正して送り返す（ここでは、受注側クライアント端末２０から発注側クライアント端末１７へ）。
【００２３】
（８）送り返されて来たならば、内容確認の後、乙印（電子署名）を押し、相手方に送る（ここでは、発注側クライアント端末１７から受注側クライアント端末２０へ）。
（９）相手方は、甲印（電子署名）を押し、送り返す（ここでは、受注側クライアント端末２０から発注側クライアント端末１７へ）。
（１０）本システムに契約書原本として登録する（発注側クライアント端末１７からマスターサーバー１１へ）。
（１１）必要ならば、双方とも、契約書の謄本として本システムから取り出す（マスターサーバー１１から発注側および受注側クライアント端末１７，２０へ）。
なお、上記（６），（７），（８）の各ステップにおいて、それぞれ原本登録しておく場合もある。
【００２４】
（ｃ）プログラム受発注業務
図４は、本発明の一実施例を示すプログラム受発注システムのソフト構成図であり、図６は、同じくプログラム受発注システムの動作シーケンスチャートである。
契約の内容にもよるが、請求が発生する場合のフローは以下のようになる。
（１）発注側では、あらかじめ、文書生成を行うための文書フォームを登録しておく（発注側クライアント端末２０からマスターサーバー１１へ）。この場合、文書フォームテンプレートから選択指定してもよいし、あるいは自分で定義登録もできる。登録する文書フォームは次の通りである。すなわち、勤怠票、見積書、プログラム注文書、検収書、請求書控え、また、会計業務を行う会計システムも指定しておく。以後、プログラム受発注が発生する。
【００２５】
（２）発注側は、開発委託先（受注側）の情報を登録する。登録内容としては、氏名、所属会社、派遣先グループ、単価、清算方式である。これらの情報は、文書自動作成時に、フォーム、文書アクセス権、フロー定義、文書内容（金額など）を決定するデータとする。
（３）同時に、（４）以降のステップが発生するタイミング（例えば、毎月末）を定義しておく。以後、（３）で定義されたタイミングが来ると、本システムから自動的に発注側、受注側に注意が発せられる。
（４）受注側は、勤怠データを本システムに送る（受注側クライアント端末２０からマスターサーバー１１へ）。
（５）本システムでは、勤怠データと開発委託先情報から、勤怠票、見積書、プログラム発注書、検収書、請求書控えを自動生成する。
【００２６】
（６）本システムから、受信側に勤怠票、見積書、請求書、検収書を送り、同時に発注側には、プログラム注文書を送る（マスターサーバー１１から発注側クライアント端末１７へ、および受注側クライアント端末２０へ）。
（７）受注側は、見積書の内容を確認した後、署名して発注側に送る（受信側クライアント端末２０から発注側クライアント端末１７へ）。
（８）発注側は、プログラム注文書の内容を確認した後、署名して受注側に送る（発注側クライアント端末１７から受注側クライアント端末２０へ）。
（９）受注側は、検収書、勤怠票の内容を確認した後、署名して発注側に送る（受注側クライアント端末２０から発注側クライアント端末１７へ）。
【００２７】
（１０）同時に、必要ならば請求書印刷フォームを本システムに要求する（受注側クライアント端末２０からマスターサーバー１１へ）。本システムは、請求書控えから請求書印刷フォームを作成し、受注側に送る（マスターサーバー１１から受注側クライアント端末２０へ）。このとき、電子透かしを入れて、印刷された紙文書（請求書）の改ざんチェックを実施可能に設定しておく。受注側は、内容を確認した後、請求書を印刷して押印し、発注側に送る（受注側クライアント端末２０から発注側クライアント端末１７へ）。
（１１）発注側は、内容を確認した後、検収書に署名して、受注側に返送する（発注側クライアント端末１７から受注側クライアント端末２０へ）。
（１２）同時に、本システムに支払いを指示する（発注側クライアント端末１７からマスターサーバー１１へ）。
（１３）本システムは、請求書控えから請求書データを作成し、指定の会計システムに送る（マスターサーバー１１から指定のシステムへ）。
【００２８】
（個別アプリケーション）
本実施例では、電子契約およびプログラム受発注を文書交換ワークフローシステムに組込んでいるが、その他の個別アプリケーションとして、人材派遣業務の管理に適用することも可能であって、派遣個人との契約、派遣先との契約、毎月の勤務実績に基づく請求に当てはめることができる。
【００２９】
（ビジネスモデル）
本発明における文書交換システムを運用する業務をビジネスモデルとして構築することにより、電子契約の甲乙契約者、プログラム受発注を行う発注者と受注者、個別アプリケーションの各契約者、例えば人材派遣の人材派遣会社や派遣される人材、派遣される会社等から、あらかじめ定められた報酬を得ることができるとともに、それぞれの契約者に対して文書作成の手間と作成ミスを低減させることができ、便利性を与えることができる。
【００３０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、文書の作成とワークフローの明確化により、契約業務やプログラム受発注業務における文書作成の手間と作成ミスを大間に減少させることができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例を示す文書交換システムの全体構成図である。
【図２】本発明の一実施例を示すクライアント側とサーバー側のソフト構成図である。
【図３】図２の電子契約システムにおけるクライアント側とサーバー側のソフト構成図である。
【図４】図２のプログラム受発注システムにおけるクライアント側とサーバー側のソフト構成図である。
【図５】本発明の一実施例を示す電子契約フローのシーケンスチャートである。
【図６】本発明の一実施例を示すプログラム受発注フローのシーケンスチャートである。
【符号の説明】
１０…ＬＡＮ，ＶＡＮ、１１…マスターサーバー、１２…ＤＢサーバー、
１３…メイルサーバー、１４…原本性保証サーバー、１５…ゲートウェイ、
１６…インターネット、１７〜２０…クライアント端末、
１７Ａ〜２０Ａ…ＩＤカード、２１…スキャナ、２２…プリンタ、
２３…クライアントプログラム、２４…ユーザ認証プログラム、
２５…セキュリティモジュール、３１…個別アプリケーションプログラム、
３２…電子契約プログラム、３３…プログラム受発注用プログラム、
３４…ユーザ認証プログラム、３６…文書交換ワークフロー用プログラム、
３７…セキュリティモジュール、３８…原本性保存用プログラム、
３９…データベース（１）、４０…データベース（２）。

Claims (6)

1. 複数のクライアント端末をインターネットを経由して接続したサーバーシステムからなる文書交換システムにおいて、
   通常の文書交換ワークフローシステムと電子文書の作成を含む個別のアプリケーションとを実行するマスターサーバーと、
   該マスターサーバーにより作成された電子文書のワークフロー制御に関する情報、およびアプリケーション固有のマスター情報を保存し、かつ管理するデータベースサーバーと、
   文書データのメイル送受信を扱うメイルサーバーと、
   作成された電子文書の原本性を保証し、かつ保管および管理する原本性保存サーバーと、
   インターネットを経由して上記各サーバーに接続され、ユーザーによりオペレーションが行われるクライアント端末と
   を有することを特徴とする文書交換システム。
2. 複数のクライアント端末をインターネットを経由して接続したサーバーシステムからなる文書交換システムにおいて、
   文書の登録と更新、アクセス権管理、宛先管理、ステータス管理、原本保存管理、および署名検証のうちの１以上の処理を実行する共通基盤としての文書交換ワークフローシステムと、
   該文書交換ワークフローシステム上で動作する電子契約あるいはプログラム受発注を含む個別アプリケーションのワークフローを制御および管理するシステムと
   を有することを特徴とする文書交換システム。
3. 請求項２に記載の文書交換システムにおいて、
   前記プログラム受発注のアプリケーションのワークフローを制御および管理するシステムは、会計業務を行う会計システムを指定するとともに、電子透かしを入れて印刷された紙文書の請求書を作成し、該指定された会計システムに送信することを特徴とする文書交換システム。
4. 請求項２に記載の文書交換システムにおいて、
   前記プログラム受発注のアプリケーションのワークフローを制御および管理するシステムは、見積書やプログラム注文書や請求書控えを自動生成するタイミング、上記各書類を受注者側に送信するとともに、発注者側にプログラム注文書を送信するタイミング、受信者側から署名付き見積書を発注者側に送信するタイミング、受注者側から署名付き検収書、署名付き勤怠票を発注者側に送信するタイミング、請求書控えから請求書印刷フォームを受注者側に送信するタイミング、受注者側から請求書を発注者側に送信するタイミング、発注者側から署名付き検収書を受注者側に送信するタイミング、請求書を会計システムに送信するタイミング、がタイムアウトになる時点で、システムから自動的に発注側あるいは受注側に注意を通知することを特徴とする文書交換システム。
5. 文書交換システムにおける電子契約用プログラムであって、
   文書交換システムのマスターサーバーに、契約双方の社名、代表者名、住所などの情報を登録する処理、契約締結日などの必要情報を入力する処理、契約書のひな形を作成する処理、作成された契約書ひな形を確認、修正の後、相手方に送信する処理、返送された契約書ひな形を確認して、電子署名を行い、相手方に送信する処理、返送された契約書ひな形を契約書原本として登録する処理、請求があれば、契約書謄本を取り出して送信する処理を実行させるための電子契約用プログラム。
6. 文書交換システムにおけるプログラム受発注用プログラムであって、
   発注側の開発委託先の情報を登録する処理、これ以降の各ステップが発生するタイミングを定義する処理、定義されたタイミングが到来した時点で、発注側または受注側に注意を通知する処理と、勤怠データと開発委託先情報から勤怠票、見積書、プログラム発注書、検収書、請求書控えを自動生成する処理と、受注側に勤怠票、見積書、検収書、請求書を送信し、発注側にプログラム注文書を送信する処理と、請求書ひかえから請求書印刷フォームを作成し、受注側に送信する処理と、請求書ひかえから請求書データを作成し、指定された会計システムに送信する処理とを実行させるためのプログラム受発注用プログラム。

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