【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、書式または形式が異なる複数ファイルを１つの文書として管理する文書管理技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般的なワードプロセッサ等においては、テキストデータ・表形式シートなどの異なる文書形式のデータを１つの文書として管理することはできない。この問題を解決するために、書式または形式が異なる複数文書を１つの文書として管理する文書処理装置が提案されている。特開平７−９８６９９には、シート番号、シートの横長さ・縦長さ、ページ書式、シートの種類などのシート情報を管理する機能を持つ文書処理装置を用いる方法が開示されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
複数種類のドキュメントをひとつの文書として扱う場合、書式が違ったりテキストファイルや表形式シートなどが混在する文書だったりすると、ページの付与や目次作成は手作業で行うしかない。また、文書の修正履歴は各ドキュメント編集ツールに依存しており、ひとつの文書として管理することはできない。このように、従来は書式の違うドキュメントや形式が異なるドキュメントをそれぞれ別々に手作業で管理を行っていたため、作業効率の低下を招くだけではなく、不当文書を作りこむ要因となっていた。特開平７−９８６９９においては全体を１つの文書とみなして扱うことはできるが、このような問題を解決することはできない。
【０００４】
本発明の目的は、文書の書式が異なるドキュメントや形式が異なるドキュメントをひとつの文書として、目次・索引の作成、ヘッダ・フッタの付与、修正履歴の一括編集・管理を可能とすることにより、文書管理における多大な負担を軽減することにある。また、複数の文書に対し、それぞれの形態を意識することなく、ページ番号付与や印刷等が容易にできるようにすることを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明は上記目的を達成するために、異なる形式や書式を持つ複数ファイルを統一形式に変換する統一データ形式変換機能、統一形式となった文書に対して簡単な編集を行う編集機能、文書に対する差分情報を蓄積・管理する修正履歴管理機能を備えたものである。
本発明では、以下の手段によってデータ形式が異なる複数の文書をひとつの文書とみなして利用し管理することを可能とする。さらに、修正履歴情報を利用することによって、各世代の文書を取り出すことを可能とする。
【０００６】
まず、統一データ形式変換部において各種形式の入力対象ファイルを統一形式に変換して統一形式ファイルを生成する。これにより、形式の異なるデータをすべて同一の形式で参照することを可能とする。この統一形式ファイルに対し、編集部にてヘッダ・フッタの付与、及び、目次・索引の生成などの簡単な編集を行う。本文への修正が発生する場合は、統一データ形式変換部において文書管理データをもとにして統一データの該当箇所に対応する元の文書を特定し、そのファイル記述子と関連付けられたエディタを呼び出す。さらに、修正履歴管理部において以前との差分情報を蓄積・管理する。修正後、編集部において再度ファイルを変換して修正後の統一形式ファイルを生成する。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施例を図面に基づいて詳細に説明する。図１は、本発明における一実施例である複数文書統合管理装置の全体構成を示すものである。入力対象ファイル４は、複数個あってもかまわないし、テキストファイル・表形式シートなど形式が異なっていてもかまわない。
【０００８】
図１の統一データ形式変換部１において各種形式の文書を元のファイルの文書情報を保持しつつ統一の形式に変換し、統一形式ファイル５を生成する。この変換方法には、印刷処理にて一般に利用されているページ記述言語を用いる方法が知られているが、本発明では方式の種別を問わない。変換後、統一形式ファイル５の各ページに対して先頭１ページ目からの通しページ番号を付ける。さらに、統一データ形式変換部１では、この変換時に入力対象となる元ファイルそれぞれが保持しているページ設定に関する文書情報を用いて、文書管理データ６を作成する。
【０００９】
図２は、統一データ形式変換部１において変換して生成された統一形式ファイル５の内容の一例である。ここでは、図１において４つの異なる形式のファイルＡ．ｄｄｄ、Ｂ．ｘｘｘ、Ｃ．ｔｔｔ、Ｄ．ｒｒｒを入力対象とした場合に生成された統一形式ファイルＡＢＣＤの内容を示した。この変換によって、書式や形式の異なるデータをすべて同一の形式で参照することが可能となる。また、用紙の向き、余白の距離などの文書情報は各変換元ファイルの設定のまま保持されている。
【００１０】
また、図３は統一データ形式変換部１においてファイル変換時に生成された文書管理データ６の一例である。図２と同様に、図１において４つの異なる形式のファイルを入力対象とした場合の例を示した。文書管理データ６では、ワードプロセッサ用ファイル・表形式シート・テキストファイルなどの文書種別、及び、用紙サイズ・用紙の向き・縦書きと横書きの区別・ページ数・左右上下各余白やヘッダ／フッダの用紙端からの距離・表をページ分割する際にページ番号を付与する順序を示す方向などの文書情報を保持しておく。このとき、統一形式ファイル５の通しページ番号を用いて、元のファイル名と統一データ内の該当位置とを対応付けておく。
【００１１】
図１の編集部２では、統一形式となった文書に対して文書情報の編集作業を行う。文書情報の編集作業とは、ヘッダ付与、フッダ付与、目次生成、及び索引生成といった簡単な編集のことを指す。これらの編集処理の順序は問わない。また、各処理内容が他の編集内容に依存しないため、使用者はこれらの編集処理のうち必要な処理だけを選択して（ステップ４０、５０、６０、及び７０）実施することができる。
【００１２】
図４はヘッダ付与処理に関するフローチャート図である。装置使用者によってヘッダ付与が指示された場合、編集部２はヘッダへ付与すべき内容を装置使用者に指定させ、その指定された内容をヘッダ用文字列として設定（ステップ４１）する。この次に、編集部２は文書管理データ６の元ファイルごとのヘッダ付与位置を読み込んで、統一形式ファイル５の各ページへ設定されたヘッダ内容を付与（ステップ４２）する。
【００１３】
図５はフッダ付与処理に関するフローチャート図である。装置使用者によってフッダ付与が指示された場合、編集部２はフッダへ付与すべき内容を装置使用者に指定させ、その指定された内容をフッダ用文字列として設定（ステップ５１）する。フッダとしてページ番号が指定された場合には、先ほど付けた統一形式ファイル５の通しページ番号を利用することができる。この次に、編集部２は文書管理データ６の元ファイルごとのフッダ付与位置を読み込んで、統一形式ファイル５の各ページへ設定されたフッダ内容を付与（ステップ５２）する。
【００１４】
図６は目次生成処理に関するフローチャート図である。装置使用者によって目次生成が指示された場合、編集部２はまず、文書管理データ６の先頭にある元ファイルに関する目次データの内容をチェック（ステップ６１）する。図３に目次に関するデータの一例を示す。例えば、ファイルＡ．ｄｄｄの１ページ目１行目は見出しレベル１、１ページ目２行目は見出しレベル２、２ページ目５行目は見出しレベル２・・・といった内容である。ここで、チェック対象とした元ファイルに対して必要な目次データがすべて揃っているかチェック（ステップ６２）する。
【００１５】
もし、目次データが文書管理データ６内に存在しなかった場合、または、文書管理データ６内にある目次データだけではデータが足りないと装置使用者が判断した場合には、その元ファイル内に存在する目次として登録すべき行をすべて装置使用者に指定させ、文書管理データ６のファイルに登録（ステップ６３）する。文書管理データ６内にチェックすべき元ファイルがまだ残っているかを判断（ステップ６４）し、文書管理データ６に存在するすべての元ファイルに対してこのチェックを実施（ステップ６５）する。すべてのチェックが終了したら、統一形式ファイル５の通しページ番号と文書管理データ６内の目次データとを対応付けて、統一形式ファイル５としての目次を生成（ステップ６６）する。生成した目次は統一形式ファイル５内に保存する。
【００１６】
図７は索引生成処理に関するフローチャート図である。装置使用者によって索引生成が指示された場合、編集部２はまず、文書管理データ６の先頭にある元ファイルに関する索引データの内容をチェック（ステップ７１）する。索引に関するデータの一例を図３に示す。例えば、文字列「特許」はファイルＡ．ｄｄｄの１ページ目と２ページ目に、文字列「明細書」はファイルＡ．ｄｄｄの２ページ目に・・・といった内容である。ここで、チェック対象とした元ファイルに対して必要な索引データがすべて揃っているかチェック（ステップ７２）する。
【００１７】
もし、索引データが文書管理データ６内に存在しなかった場合、または、文書管理データ６内にある索引データだけではデータが足りないと装置使用者が判断した場合には、その元ファイル内に存在する索引として登録すべき文字列をすべて装置使用者に指定させ、文書管理データ６のファイルに登録（ステップ７３）する。文書管理データ６内にチェックすべき元ファイルがまだ残っているかを判断（ステップ７４）し、文書管理データ６に存在するすべての元ファイルに対してこのチェックを実施（ステップ７５）する。すべてのチェックが終了したら、統一形式ファイル５の通しページ番号と文書管理データ６内の索引データとを対応付けて、統一形式ファイル５としての索引を生成（ステップ７６）する。生成した索引は統一形式ファイル５内に保存する。
【００１８】
本文への修正が発生する場合の処理の流れを図８に示す。まず、装置使用者が統一形式ファイル５の修正箇所を指定（ステップ８０）する。統一データ形式変換部１において、文書管理データ６をもとにして統一形式ファイル５の該当箇所に対応する元のファイル名を検索して特定（ステップ８１）する。ここで修正対象となる元ファイルのファイル拡張子を調べて（ステップ８２）、ファイル拡張子をキーにして元ファイルと関連付けられたエディタを呼び出し、修正作業を行う。一般に、ファイル拡張子とファイルエディタの関連付けは各マシンにおいて設定されている。例えば、修正箇所の元ファイルがワードプロセッサ用拡張子を有していた場合、関連付けられているワードプロセッサのプログラムを起動（ステップ８３）させる。ファイルの修正後、ワードプロセッサ上でファイルを保存（ステップ８４）しておく。
【００１９】
修正箇所の元ファイルが表形式シート用拡張子を有していた場合、関連付けられている表計算用のプログラムを起動（ステップ８５）させる。ファイルの修正後、表計算用プログラム上でファイルを保存（ステップ８６）しておく。修正箇所の元ファイルがテキストエディタ用拡張子を有していた場合、関連付けられているテキストエディタを起動（ステップ８７）させる。ファイルの修正後、テキストエディタ上でファイルを保存（ステップ８８）しておく。もしファイル拡張子とエディタが関連付けられていなかった場合、装置使用者がその場で起動すべきエディタを決定する。統一データ形式変換部１はこのエディタを起動（ステップ８９）させる。該当箇所の修正後、その指定エディタ上でファイルを保存（ステップ９０）しておく。他にもまだ修正箇所が残っているかをチェック（ステップ９１）して、もし残っていればステップ８０から９１までと同様に修正処理を行う。
【００２０】
すべての修正が完了したら、今回の修正内容を修正履歴管理部３において修正履歴データ７として蓄積してこれをファイルとして保管（ステップ９２）する。そして、統一データ形式変換部１において、修正後のファイルを統一形式ファイル５へ変換する処理を行う（ステップ９３）。必要であれば、図４から図７で示した処理の流れに基づいて、ここで変換した統一形式ファイル５に対して編集部２においてヘッダ・フッダの付与や目次・索引の生成を行うことができる。
【００２１】
上述の実施の形態においては、統一文書の編集内容としてヘッダ、フッダの付与、１つの文書としての通しページ番号、目次、索引の生成を例にとったが、本発明を他の各編集作業へ利用することもできる。例えば、脚注、図表番号、クロスリファレンスなどの文書情報編集にも応用することが可能である。
【００２２】
以上の実施例により、文書の書式が異なるドキュメントや形式が異なるドキュメントをひとつの文書として変換し、まとめて目次、索引の作成、ヘッダ、フッタの付与、修正履歴などを編集・管理することによって、文書管理における多大な負担を軽減する。修正履歴情報を利用することにより、各世代の文書を取り出すことができる。また、複数の文書に対し、それぞれの形態を意識することなく、１つの文書としての通しページ番号付与や印刷等が容易にできるようになる。
【００２３】
【発明の効果】
文書の書式が異なるドキュメントや形式が異なるドキュメントをひとつの文書として変換し、まとめて目次、索引の作成、ヘッダ、フッタの付与、修正履歴などを編集・管理することによって、文書管理における負担を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例である複数文書統合管理装置の全体構成を示す図である。
【図２】統一形式ファイルの内容の一例を示す図である。
【図３】文書管理データの一例を示す図である。
【図４】編集部におけるヘッダ付与処理の流れを示すフローチャート図である。
【図５】編集部におけるフッダ付与処理の流れを示すフローチャート図である。
【図６】編集部における目次生成処理の流れを示すフローチャート図である。
【図７】編集部における索引生成処理の流れを示すフローチャート図である。
【図８】統一形式ファイルの内容を修正する場合の処理の流れを示すフローチャート図である。
【符号の説明】
１：統一データ形式変換部
２：編集部
３：修正履歴管理部
４：入力対象ファイル
５：統一形式ファイル
６：文書管理データ
７：修正履歴データ[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management technique for managing a plurality of files having different formats or formats as one document.
[0002]
[Prior art]
In a general word processor or the like, data in different document formats such as text data and table format sheets cannot be managed as one document. In order to solve this problem, a document processing apparatus that manages a plurality of documents having different formats or different formats as one document has been proposed. Japanese Patent Application Laid-Open No. 7-98699 discloses a method using a document processing apparatus having a function of managing sheet information such as a sheet number, a sheet width, a sheet height, a page format, and a sheet type.
[0003]
[Problems to be solved by the invention]
When handling multiple types of documents as one document, if the format is different or if the document is a mixture of text files and tabular sheets, page assignment and table of contents creation must be done manually. Further, the revision history of a document depends on each document editing tool, and cannot be managed as one document. As described above, conventionally, documents having different formats or documents having different formats are manually managed separately, which not only causes a decrease in work efficiency but also causes an illegal document to be created. In Japanese Patent Laid-Open No. Hei 7-98699, it is possible to treat the entire document as one document, but such a problem cannot be solved.
[0004]
An object of the present invention is to provide a table of contents / index, add a header / footer, and collectively edit / manage a correction history by using a document having a different document format or a document having a different format as one document. It is to reduce a great burden in management. Another object of the present invention is to make it possible to easily assign page numbers or print a plurality of documents without being aware of their forms.
[0005]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, the present invention provides a unified data format conversion function for converting a plurality of files having different formats and formats into a unified format, an editing function for performing simple editing on a document in a unified format, It has a modification history management function of accumulating and managing difference information.
According to the present invention, a plurality of documents having different data formats can be used and managed as one document by the following means. Further, by using the correction history information, it is possible to retrieve documents of each generation.
[0006]
First, a unified data format conversion unit converts input target files in various formats into a unified format to generate a unified format file. This makes it possible to refer to all data of different formats in the same format. The editing unit performs simple editing such as adding a header / footer and generating a table of contents / index to the unified format file. When a correction to the text occurs, the unified data format conversion unit identifies the original document corresponding to the relevant part of the unified data based on the document management data, and calls the editor associated with the file descriptor. . Further, the correction history management unit accumulates and manages difference information from the previous one. After the correction, the editing unit converts the file again to generate a corrected unified file.
[0007]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. FIG. 1 shows an overall configuration of a multiple document integrated management apparatus according to an embodiment of the present invention. The input target file 4 may be plural, and may have different formats such as a text file and a tabular sheet.
[0008]
The unified data format conversion unit 1 shown in FIG. 1 converts documents in various formats into a unified format while retaining the document information of the original file, and generates a unified format file 5. As this conversion method, a method using a page description language generally used in print processing is known, but in the present invention, the type of the method is not limited. After the conversion, each page of the unified format file 5 is assigned a continuous page number from the first page. Further, the unified data format conversion unit 1 creates the document management data 6 by using the document information on the page setting held in each of the original files to be input at the time of the conversion.
[0009]
FIG. 2 is an example of the contents of the unified format file 5 generated by conversion in the unified data format conversion unit 1. Here, four different types of files A. ddd, B. xxx, C.I. ttt, D.E. The contents of the unified format file ABCD generated when rrr is the input target are shown. By this conversion, it is possible to refer to all data in different formats and formats in the same format. The document information such as the paper direction and the margin distance is kept as it is in each conversion source file.
[0010]
FIG. 3 shows an example of the document management data 6 generated at the time of file conversion by the unified data format converter 1. Like FIG. 2, FIG. 1 shows an example in which four different types of files are input. The document management data 6 includes document types such as a word processor file, a tabular sheet, a text file, and the like, paper size, paper orientation, vertical / horizontal writing, number of pages, left / right / up / down margins, and header / footer paper. Document information such as the distance from the end and the direction indicating the order in which the page numbers are assigned when the table is divided into pages is stored. At this time, using the serial page numbers of the unified format file 5, the original file name and the corresponding position in the unified data are associated with each other.
[0011]
The editing unit 2 shown in FIG. 1 edits document information for a document in a unified format. Editing document information refers to simple editing such as header addition, footer addition, table of contents generation, and index generation. The order of these editing processes does not matter. In addition, since each processing content does not depend on other editing contents, the user can select and execute only necessary processing among these editing processes (steps 40, 50, 60, and 70).
[0012]
FIG. 4 is a flowchart for the header adding process. When a header is instructed by the device user, the editing unit 2 causes the device user to specify the content to be added to the header, and sets the specified content as a header character string (step 41). Next, the editing unit 2 reads the header assignment position for each original file of the document management data 6, and assigns the set header content to each page of the unified format file 5 (step 42).
[0013]
FIG. 5 is a flowchart for the footer adding process. When the apparatus user instructs to add a footer, the editing unit 2 causes the apparatus user to specify the content to be added to the footer, and sets the specified content as a character string for the footer (step 51). When a page number is designated as the footer, the serial page number of the unified format file 5 added earlier can be used. Next, the editing unit 2 reads the footer addition position for each original file of the document management data 6 and adds the set footer content to each page of the unified format file 5 (step 52).
[0014]
FIG. 6 is a flowchart for the table of contents generation processing. When a table of contents is instructed by the apparatus user, the editing unit 2 first checks the contents of the table of contents data relating to the original file at the head of the document management data 6 (step 61). FIG. 3 shows an example of data relating to the table of contents. For example, file A. The first line of the first page of ddd has a heading level 1, the second line of the first page has a heading level 2, the second page, the fifth line has a heading level 2, and so on. Here, it is checked whether or not all necessary table of contents data are available for the original file to be checked (step 62).
[0015]
If the table-of-contents data does not exist in the document management data 6, or if the apparatus user determines that the table-of-contents data in the document management data 6 alone is not enough, the apparatus user stores the table of contents in the original file. All the lines to be registered as existing tables of contents are designated by the apparatus user and registered in the file of the document management data 6 (step 63). It is determined whether or not the original file to be checked remains in the document management data 6 (step 64), and this check is performed on all the original files existing in the document management data 6 (step 65). When all the checks are completed, a table of contents as the unified format file 5 is generated by associating the serial page numbers of the unified format file 5 with the table of contents data in the document management data 6 (step 66). The generated table of contents is stored in the unified format file 5.
[0016]
FIG. 7 is a flowchart for the index generation process. When index generation is instructed by the device user, the editing unit 2 first checks the contents of index data relating to the original file at the head of the document management data 6 (step 71). FIG. 3 shows an example of data relating to the index. For example, the character string "patent" is stored in the file A.A. In the first and second pages of the ddd, the character string “specification” is stored in the file A.D. On the second page of ddd, the contents are as follows. Here, it is checked whether or not all necessary index data are prepared for the original file to be checked (step 72).
[0017]
If the index data does not exist in the document management data 6, or if the apparatus user determines that the index data in the document management data 6 is not enough, the apparatus user stores the index data in the original file. All the character strings to be registered as existing indexes are designated by the apparatus user and registered in the file of the document management data 6 (step 73). It is determined whether or not the original file to be checked remains in the document management data 6 (step 74), and this check is performed on all the original files existing in the document management data 6 (step 75). When all the checks are completed, the serial number of the unified format file 5 is associated with the index data in the document management data 6 to generate an index as the unified format file 5 (step 76). The generated index is stored in the unified format file 5.
[0018]
FIG. 8 shows the flow of processing when a correction to the text occurs. First, the user of the apparatus specifies a correction location of the unified format file 5 (step 80). The unified data format conversion unit 1 searches for and identifies the original file name corresponding to the corresponding part of the unified format file 5 based on the document management data 6 (step 81). Here, the file extension of the original file to be modified is checked (step 82), and an editor associated with the original file is called using the file extension as a key to perform a modification operation. Generally, the association between a file extension and a file editor is set in each machine. For example, when the original file of the correction portion has the word processor extension, the associated word processor program is started (step 83). After the file is modified, the file is stored on the word processor (step 84).
[0019]
If the original file of the correction portion has the tabular sheet extension, the associated spreadsheet program is started (step 85). After the file is modified, the file is saved on the spreadsheet program (step 86). If the original file of the corrected portion has the text editor extension, the associated text editor is started (step 87). After the file is modified, the file is saved on a text editor (step 88). If the file extension is not associated with an editor, the device user determines the editor to be activated on the spot. The unified data format converter 1 activates this editor (step 89). After the corresponding part is corrected, the file is saved on the specified editor (step 90). It is checked whether or not other correction portions still remain (step 91). If any correction portions remain, correction processing is performed in the same manner as in steps 80 to 91.
[0020]
When all the corrections are completed, the contents of the current correction are stored as correction history data 7 in the correction history management unit 3 and stored as a file (step 92). Then, the unified data format conversion unit 1 performs a process of converting the corrected file into the unified format file 5 (step 93). If necessary, the editing unit 2 may add a header / footer and generate a table of contents / index to the unified format file 5 based on the processing flow shown in FIGS. it can.
[0021]
In the above-described embodiment, the creation of a header, footer, the serial page number, the table of contents, and the index as a single document are taken as examples of the editing contents of the unified document. However, the present invention is applied to other editing operations. Can also be used. For example, the present invention can be applied to editing of document information such as footnotes, chart numbers, and cross references.
[0022]
According to the above embodiment, a document having a different document format or a document having a different format is converted as one document, and the table of contents, index creation, header and footer assignment, correction history, and the like are collectively edited and managed. Reduce the burden on document management. By using the correction history information, documents of each generation can be extracted. In addition, it is possible to easily assign serial page numbers and print a plurality of documents as one document without being aware of the respective forms.
[0023]
【The invention's effect】
Reduce the burden on document management by converting documents with different document formats and documents with different formats as a single document and editing and managing the table of contents, index creation, header and footer addition, revision history, etc. can do.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram illustrating an overall configuration of a multi-document integrated management apparatus according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a diagram showing an example of the contents of a unified format file.
FIG. 3 is a diagram illustrating an example of document management data.
FIG. 4 is a flowchart illustrating a flow of a header adding process in an editing unit.
FIG. 5 is a flowchart illustrating a flow of a footer adding process in an editing unit.
FIG. 6 is a flowchart illustrating a flow of a table of contents generation process in an editing unit.
FIG. 7 is a flowchart illustrating a flow of an index generation process in the editing unit.
FIG. 8 is a flowchart showing the flow of processing when correcting the contents of a unified format file.
[Explanation of symbols]
1: unified data format conversion unit 2: editing unit 3: modification history management unit 4: input target file 5: unified format file 6: document management data 7: modification history data
