JP2003084953A

JP2003084953A - 画像形成装置の管理システム

Info

Publication number: JP2003084953A
Application number: JP2001270772A
Authority: JP
Inventors: Masaaki Ogura; 正明小椋
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2001-09-06
Filing date: 2001-09-06
Publication date: 2003-03-20

Abstract

(57)【要約】【課題】消耗品消費量に基づく発注を一元管理し、パ
ーチャ料金と共に消耗品の代金を請求する画像形成装置
の管理システムを提供する。【解決手段】消耗品管理／料金回収用サーバは、消耗
品情報を予め画像形成装置へ送信する。画像形成装置
は、消耗品情報を内部メモリに記憶する。画像形成装置
の発注情報の送信時には、内部メモリの消耗品情報を読
み出して操作パネルに表示する。ユーザは、消耗品情報
の中から所望のアイテムを選択し、発注ボタンを押下し
て発注情報を消耗品管理／料金回収用サーバへ送信す
る。消耗品管理／料金回収用サーバは、発注情報を参照
しながら在庫数や納期の確認を行った後、受注可能であ
れば受注番号を発行し、画像形成装置にその受注番号を
送信すると共に、配送センタに受注番号を付した発注情
報を送信する。料金回収時には、消耗品管理／料金回収
用サーバから顧客側にパーチャ料金と消耗品の代金とを
合わせて請求する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、通信回線を介して
ＦＡＸ等の画像形成装置と管理装置とを接続した画像形
成システムに関し、特に消耗品の発注管理を実現する画
像形成装置の管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、画像形成装置の消耗品などの依頼
に関しては、装置管理者が自ら判断し、トナー、記録紙
といった消耗品を必要な分だけ、電話やＦＡＸ、最近で
はインターネット上の消耗品販売会社により運営される
Ｗｅｂサイトにて注文するといったものであった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述するように、従
来、電話、ＦＡＸ、インターネットに寄る注文方法は存
在していたが、発注のみを行うものであり、顧客側の予
算管理までを行うシステムは構築されていなかった。

【０００４】本発明は、顧客の予算管理を含めさらに、
電話による注文、あるいは、備えつけられているＦＡ
Ｘ、コピー機、デジタル複合機などの画像形成装置の操
作パネルからの発注、画像形成装置における消耗品消費
量に基づく発注を一元管理し、パーチャ費用に合わせて
消耗品の費用を請求する画像形成装置の管理システムを
提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】前記課題を解決するため
に、請求項１記載の発明は、複数の画像形成装置とサー
バ装置とが管理装置を介して接続される画像形成装置の
管理システムであって、画像形成装置は、該画像形成装
置における消耗品が予め設定された量を消費すると、管
理装置にその項目と消耗品の全使用量情報を合わせて通
報し、管理装置は、画像形成装置からの通報回数と予め
設定された量に基づいて使用枚数を算出して、画像形成
装置の消耗品使用枚数を管理する管理手段と、画像形成
装置に設けられた操作パネルから指定された消耗品の発
注情報を受け付ける受付手段と、受付手段により受け付
けられた消耗品の発注情報をサーバ装置に送信する送信
手段と、を有し、サーバ装置は、Ｗｅｂサーバを介して
画像形成装置の所有者により使用される端末装置とイン
ターネット回線を介して接続され、該端末装置から送信
される消耗品の発注情報と、送信手段により管理装置か
ら送信される発注情報とを一元的に管理し、記画像形成
装置に対して課金する課金手段を有することを特徴とす
る。

【０００６】請求項２記載の発明は、請求項１記載の発
明において、管理装置は、顧客毎に予算額を設定する予
算額設定手段を有し、サーバ装置は、課金手段により課
金する際に、予算額設定手段により設定された予算額と
使用金額とから成る請求書を発行することを特徴とす
る。

【０００７】請求項３記載の発明は、請求項２記載の発
明において、管理装置は、予算額設定手段により設定さ
れた予算額の残りが少ない場合、または、オーバした場
合、画像形成装置あるいは端末装置に対して警告情報を
送信することを特徴とする。

【０００８】請求項４記載の発明は、請求項２記載の発
明において、管理装置は、画像形成装置による消耗品の
発注時に、予算額設定手段により設定された予算額の残
りが少ない場合、または、オーバした場合、発注動作を
一時停止することを特徴とする。

【０００９】請求項５記載の発明は、請求項２記載の発
明において、管理装置は、画像形成装置による消耗品の
発注時に、予算額設定手段により設定された予算額の残
りが少ない場合、または、オーバした場合、発注動作を
一時停止した際に、決裁者の承認操作により発注動作を
再開することを特徴とする。

【００１０】

【発明の実施の形態】次に、添付図面を参照しながら本
発明の実施形態である画像形成装置の管理システムを詳
細に説明する。図１から図２０に、本発明に係る画像形
成装置の管理システムの実施の形態を示す。

【００１１】図１は、本発明の実施形態である画像形成
装置の管理システムの概略構成を示すブロック図であ
る。図１に示すように、本発明の実施形態である管理シ
ステムは、画像形成装置１と、データ通信装置２と、Ｐ
ＢＸ３と、電話機４と、パソコン５と、カードリーダ６
と、電話機７と、交換網８と、管理装置９と、消耗品管
理／料金回収用サーバ１０と、Ｗｅｂサーバ１１と、配
送センタＡ１２と、配送センタＢ１３と、配送車（配送
者端末）１４と、を有して構成される。

【００１２】画像形成装置１は、操作パネルからの発注
処理が可能な構成であり、トナーなどの消耗品を使用し
た消費量を管理装置９に送信する機能を備える。画像形
成装置１から送信された信号は、データ通信装置２、Ｐ
ＢＸ３、交換網８を介して管理装置９に送られる。

【００１３】また、Ｗｅｂサーバ１１による消耗品発注
システムにアクセスするためのパソコン５と、使用者を
認識するために社員証カード等の情報を読みとるカード
リーダ６と、が設けられている。

【００１４】管理装置９内には、顧客情報としてお客様
の名前、住所、電話番号、担当者、決裁者などの情報
と、画像形成装置の機種機番、名称などの情報をデータ
ベースＤＢ１に記憶する。

【００１５】また、管理装置９は、画像形成装置１から
送信された情報の受信及び蓄積、解析、画像形成装置１
へ送信するための情報の取得などを行う機能も備える。

【００１６】さらに、管理装置９は、消耗品管理／料金
回収用サーバ１０とも接続され、画像形成装置１から送
信される消耗品情報及び画像形形成装置が使用した印刷
枚数情報と顧客情報とを合わせて消耗品管理／料金回収
用サーバ１０へ送信する機能も備える。

【００１７】Ｗｅｂサーバ１１は、インターネットを経
由して各顧客のパソコン５と接続し、パソコン５から消
耗品管理システムのＵＲＬが入力されることにより、接
続することができる。実際にパソコン５から消耗品を発
注するためには、ＩＤやパスワードを入力するか又は社
員証カード、指紋など登録された本人で有ることを認識
することで、消耗品管理システムを使用することができ
る。パソコン５からの発注情報は、Ｗｅｂサーバ１１を
経由して消耗品管理／料金回収用サーバ１０に送られ
る。

【００１８】消耗品管理サーバでは管理装置、Ｗｅｂサ
ーバから送られてくる情報を収集し、データベースＤＢ
２に取得時間を付加して蓄積する。データベースＤＢ２
に格納されるデータ例を図２に示す。

【００１９】データベースＤＢ２には、顧客情報や使用
者のＩＤ情報が蓄積されており、取得した情報内のＩＤ
情報から正しい使用者かの判断と取得情報を顧客別又は
もう少し細かく顧客−事業所−所属の様に管理単位にま
で選別して管理する。ここには管理装置から各画像形成
装置が月々に使用した枚数情報が機種機番情報と対で送
られてくる。

【００２０】締め日になると各顧客毎あるいは各所属毎
にその月の使用枚数情報、消耗品の受発注情報の明細書
を作成して顧客に請求書を発行する。顧客より指定期日
までに入金が有ればその月の処理を完了する。所定の期
日までに入金が無いときはそれらの顧客のリストを作成
して再度確認し、入金が促せるようにする。

【００２１】配送センタＡ１２／Ｂ１３は、自社で管轄
している配送センタと他社が管理している配送センタで
ある。これは消耗品の種類により自社で扱うケースと他
社で扱うケースが有るためである。

【００２２】消耗品管理／料金回収用サーバ１０から各
顧客に配送する為の情報を渡し、ここから商品を顧客に
配送するようにする。配送にはランクがあり、緊急、急
ぎ、普通、後日と分かれておりそれぞれに応じて配送コ
ストが異なっている。緊急の場合には、配送車１４に対
して、在庫している仮倉庫から商品を取得して配送する
ように指示することで早期に処理できる。

【００２３】他社の配送センタを経由する際には、予め
消耗品管理／料金回収用サーバ１０のデータベースＤＢ
２に複数の他社配送センタ情報を記憶しておき、消耗品
の種類に応じてデータベースＤＢ２より所定の配送セン
タに配送の依頼を行う。当然、依頼に先立ち在庫を確認
して在庫が有るとき依頼を行う。

【００２４】さらに１つの配送センタに在庫が無いとき
は、複数の配送センタに対して依頼を行い、特定の配送
センタでまとめて顧客に配送する態様も可能である。

【００２５】配送センタＡ１２／Ｂ１３は、依頼に対し
て発送すると消耗品管理／料金回収用サーバ１０に請求
書を発行し、料金を請求する。この方法は、お互いの会
社でその都度回収するか、特定期日にまとめて請求する
かといった情報を互いのＤＢ内に記憶しておく。

【００２６】画像形成装置１からの消耗品の発注を行う
際には、以下の２つの方法がある。第１の方法は、画像
形成装置１で印刷に使用した用紙サイズ毎に枚数をカウ
ントしておき、予め設定された、例えば１０００枚と５
０００枚に達した時点で自動的に管理装置９へ通報する
ものである。

【００２７】管理装置９は、画像形成装置１から送信さ
れた情報内から機種番号とどの用紙サイズであるかの情
報を取り出し、当該画像形成装置１が使用した用紙枚数
を算出する。データベースＤＢ１には、顧客に対応した
画像形成装置の機種機番情報が記憶されているので、こ
れらの情報とつきあわせることで顧客毎あるいは特定の
部署毎の使用枚数がわかる。管理装置９は、これらの情
報を消耗品管理／料金回収用サーバ１０に渡す。

【００２８】消耗品管理／料金回収用サーバ１０では、
顧客に届けた消耗品終了を管理しているのでこの値と使
用量から顧客側での残数を算出して自動的に配送する
か、顧客に連絡して発注動作を行ってもらう。よって、
顧客側では常に消耗品の在庫を確保しているので、途中
で印刷ができなくなるといった状況を回避することがで
きる。

【００２９】しかし、顧客によっては在庫している用紙
を特定の画像形成装置で使用しないでＦＡＸ、プリンタ
等で使用することがあり、管理装置側で管理している在
庫数との関係が合わなくなることがある。さらには、特
定のサイズ、例えばＡ４においても厚紙、薄紙、カラー
紙などを織り交ぜて使用している所では前記の方式で実
体と合わないことが多い。それらの顧客に対しては画像
形成装置の操作画面（操作パネル）から消耗品を発注し
てもらうようにする。

【００３０】図３は、本発明の実施形態である画像形成
装置の管理システムによる動作例を示すフローチャート
である。まず、画像形成装置において、内部メモリに記
憶されているアイテム（消耗品情報）を発注画面として
表示する（ステップＳ１１）。この発注画面の一例を図
４に示す。

【００３１】画像形成装置１の利用者は、図４に示す画
面上で必要な消耗品を選択し、数量を入力する（ステッ
プＳ１２）。ここに表示される消耗品の項目は、予め管
理装置９から画像形成装置１に送られ、内部の不揮発性
メモリ更新時とＶｅｒと共に記憶する。この情報は顧客
毎に異なり、顧客毎に最適な項目を設定する。管理装置
側９にも同様に画像形成装置１の機種機番毎に対応させ
て記憶し、お互いに情報を合わせている。また、発注画
面を表示する際には、項目欄に商品名と共に金額を表示
させても良い。この画面で数量を入力することで今回発
注する消耗品のトータルコストが表示される。

【００３２】ここで発注ボタンを押下すると（ステップ
Ｓ１３）、この情報はデータ通信装置２を経由して管理
装置９に送られ、当該管理装置９で機種番号／発注日時
を付加した後、消耗品管理／料金回収用サーバ１０に送
信する（ステップＳ１４）。ここで、付加されている機
種機番情報から顧客を特定して前もって決められている
管理単位に分けられ（例えば、顧客単位、部署単位な
ど）、それぞれのデータベースＤＢの格納領域に取得日
時情報、受付情報を付加した状態で記憶される。なお、
消耗品管理／料金回収用サーバ１０により受け付けられ
た情報は、受け付ける毎に異なる番号を割り振ってい
く。

【００３３】消耗品管理／料金回収用サーバ１０は、上
記受け付けた情報に基づいて在庫数や納期の確認を行っ
た後（ステップＳ１５）、画像形成装置に確認された在
庫数並びに納期の情報を通知する（ステップＳ１６）。
この通知は、画像形成装置の操作パネル上に表示される
ので（ステップＳ１７）、発注ボタンを押下したユーザ
がその場で在庫数や納期の確認を行うことができる。図
５には、受付完了画面の一例を示す。

【００３４】図５に示す受付完了画面の内容を確認した
後、ユーザにより確認ボタンが押下されると、画像形成
装置は、発注情報を履歴として通信ログに記憶する（ス
テップＳ１８）。同様に、管理装置９側の通信ログにも
記憶される。このように記憶された発注情報の履歴は、
ユーザからの印刷指示が入力されることにより、発注情
報／履歴情報として印刷処理を行う（ステップＳ１
９）。

【００３５】また、発注ボタンの押下により発注情報の
送信処理は行ったものの、回線障害や故障などの理由に
より管理装置９から消耗品管理／料金回収用サーバ１０
に送信されなかった場合には、管理装置９から画像形成
装置１に対して、図６に示すような再送信処理を促すメ
ッセージ画面が送信される。

【００３６】図７は、発注情報／履歴情報の印刷処理を
行う際の動作例を示すフローチャートである。発注情報
／履歴情報の印刷を行う際には、まず、画像形成装置の
内部メモリに記憶されている最新の発注情報／履歴情報
を読み出して、操作パネル上に表示する（ステップＳ２
１）。次に、ユーザは、操作パネルから所望の発注情報
／履歴情報を指定し、操作パネルに表示させる（ステッ
プＳ２２）。この確認は、何月何日の発注情報といった
指定日の発注履歴や何月分総計といった発注履歴も確認
することができる。

【００３７】図８は、本発明の実施形態における画像形
成装置と管理装置と消耗品管理／料金回収用サーバとの
処理シーケンスである。まず、画像形成装置１は、管理
装置９に対して発注情報を送信する（ステップＳ３
１）。

【００３８】管理装置９は、画像形成装置１からの発注
情報を受信すると、消耗品管理／料金回収用サーバ１０
を呼び出し（ステップＳ３２）、回線の接続処理を行
う。

【００３９】管理装置９は、消耗品管理／料金回収用サ
ーバ１０との回線接続処理が完了すると（ステップＳ３
３）、発注情報を送信し（ステップＳ３４）、消耗品管
理／料金回収用サーバ１０側で発注情報に基づく在庫確
認や納期確認等を行った後、受注番号を管理装置９に返
信する（ステップＳ３５）。

【００４０】管理装置９は、消耗品管理／料金回収用サ
ーバ１０から受け取った受注番号を画像形成装置１に対
して送信する（ステップＳ３６）。

【００４１】画像形成装置１は、管理装置９から送信さ
れた受注番号（発注情報の受付完了）を確認すると、受
領確認を管理装置９へ送信する（ステップＳ３７）。管
理装置９は、この受領確認を消耗品管理／料金回収用サ
ーバ１０へ送信する（ステップＳ３８）。

【００４２】図９は、消耗品管理／料金回収用サーバ及
び画像形成装置の発注処理の流れ図である。まず、消耗
品管理／料金回収用サーバは、顧客が必要とするであろ
うと想定される消耗品（アイテム）情報を予め画像形成
装置へ送信する。

【００４３】画像形成装置は、消耗品管理／料金回収用
サーバから送信された消耗品（アイテム）情報を内部メ
モリに記憶する。画像形成装置から発注情報を送信しよ
うとする際には、内部メモリに記憶されている消耗品情
報を読み出して消耗品発注カードといった形式で操作パ
ネル上に表示する。ユーザは、操作パネル上に表示され
た消耗品情報の中から所望のアイテムを選択指定し、発
注ボタンを押下することにより、発注情報（発注アイテ
ム）を消耗品管理／料金回収用サーバへ送信する。

【００４４】消耗品管理／料金回収用サーバは、画像形
成装置からの発注情報を受信すると、当該発注情報を参
照しながら在庫数や納期などの確認を行った後、受注可
能であれば受注番号を発行し、画像形成装置にその受注
番号を送信すると共に、配送センタに対して受注番号を
付した発注情報を送信する。

【００４５】画像形成装置は、消耗品管理／料金回収用
サーバから受注番号を受け取ると、発注処理を完了し、
通信ログに発注履歴情報を記録する。

【００４６】図１０は、料金の回収処理を示すブロック
図である。管理装置９は、消耗品管理／料金回収用サー
バ１０に対して画像形成装置１のパーチャ料金と、トナ
ーや記録紙などの消耗品の受注明細を送信する。消耗品
管理／料金回収用サーバ１０は、受注明細に基づいて配
送センタにより運営される商品管理サーバ１２ａにアク
セスして消耗品の発注依頼を送信する。商品管理サーバ
１２ａは、消耗品管理／料金回収用サーバ１０からの発
注依頼に対して、発注明細を返信する。

【００４７】さらに、消耗品管理／料金回収用サーバ１
０は、管理装置９から送信されたパーチャ料金と受注明
細とに基づいて、画像形成装置１に対する請求書を作成
し、送信または郵送する。顧客は、消耗品管理／料金回
収用サーバ１０から送信または郵送された請求書に基づ
いて、支払いを行う。この請求書の具体例を図１１、図
１２に示す。

【００４８】図１３は、消耗品の配送処理を示すブロッ
ク図である。商品管理サーバ１２ａは、消耗品管理／料
金回収用サーバ１０から受注番号を付した発注情報を受
信すると、当該発注情報に基づく在庫がどの倉庫にある
かなどを確認した後、配送車（配送車端末）１４に配送
指示を出し、速やかな配送処理を実現する。

【００４９】図１４は、パソコンからの発注処理を示す
ブロック図である。画像形成装置１のユーザは、パソコ
ン５からＷｅｂサーバ１１を介して消耗品管理／料金回
収用サーバ１０にアクセスし、発注情報を送信する。そ
の詳細を図１５、図１６を参照しながら説明する。

【００５０】図１５は、パソコンからの発注処理を示す
第１のシーケンスチャートである。図１５において、パ
ソコン５からＷｅｂサーバ１１にアクセスし、ＩＤ／パ
スワードなどの認証用情報を送信する（ステップＳ４
１）。Ｗｅｂサーバ１１は、送信された認証用情報に基
づく認証がＯＫの場合、初期画面情報をパソコン５へ送
信する（ステップＳ４２）。なお、認証がＮＧの場合に
は、再度、認証用情報の入力を促すメッセージ画面を送
信するか、処理を終了する。

【００５１】パソコン５は、Ｗｅｂサーバ１１から送信
された初期画面情報をディスプレイに表示し、ユーザに
より発注情報が入力されると、当該発注情報をＷｅｂサ
ーバ１１へ送信する（ステップＳ４３）。このときの初
期画面は、最初に入力したＩＤや端末ＩＤなどにより顧
客名、所属を特定できるので、この顧客に最適な消耗品
リストを表示させることができ、また、それ以外の全項
目の検索も可能である。

【００５２】Ｗｅｂサーバ１１は、発注情報を受信する
と、当該発注情報を構成する発注項目、数量、ＩＤなど
の情報を消耗品管理／料金回収用サーバ１０へ送信する
（ステップＳ４４）。

【００５３】消耗品管理／料金回収用サーバ１０は、発
注項目、数量などに基づいて在庫数や納期などの確認を
行った後、Ｗｅｂサーバ１１に対して受注番号を送信す
ると共に、受注完了を示す受付完了画面を送信し（ステ
ップＳ４５）、当該Ｗｅｂサーバ１１を介してパソコン
５に送信される（ステップＳ４６）。

【００５４】図１６は、パソコンからの発注処理を示す
第２のシーケンスチャートである。図１６において、パ
ソコン５からＷｅｂサーバ１１にアクセスし、ＩＤ／パ
スワードなどの認証用情報を送信する（ステップＳ５
１）。Ｗｅｂサーバ１１は、送信された認証用情報に基
づく認証がＯＫの場合、初期画面情報をパソコン５へ送
信する（ステップＳ５２）。なお、認証がＮＧの場合に
は、再度、認証用情報の入力を促すメッセージ画面を送
信するか、処理を終了する。

【００５５】パソコン５は、Ｗｅｂサーバ１１から送信
された初期画面情報をディスプレイに表示し、ユーザに
より発注情報が入力されると、当該発注情報をＷｅｂサ
ーバ１１へ送信する（ステップＳ５３）。

【００５６】Ｗｅｂサーバ１１は、発注情報を受信する
と、当該発注情報を構成する発注項目、数量、ＩＤなど
の情報を消耗品管理／料金回収用サーバ１０へ送信する
（ステップＳ５４）。

【００５７】消耗品管理／料金回収用サーバ１０は、発
注項目、数量などに基づいて在庫数や納期などの確認を
行った後、在庫数が不足している場合には、現在確保可
能な在庫数を新数量情報としてＷｅｂサーバ１１へ送信
し（ステップＳ５５）、当該Ｗｅｂサーバ１１を介して
パソコンに新数量情報が送信される（ステップＳ５
６）。

【００５８】パソコン５は、Ｗｅｂサーバ１１を介して
消耗品管理／料金回収用サーバ１０から送信された新数
量情報（確保可能な在庫数）を確認後、その旨を了承す
る了解確認をＷｅｂサーバ１１へ送信する（ステップＳ
５７）。Ｗｅｂサーバ１１は、了解確認を受信すると、
修正発注項目、修正数量、ＩＤなどの発注情報を消耗品
管理／料金回収用サーバ１０へ送信する（ステップＳ５
８）。

【００５９】消耗品管理／料金回収用サーバ１０は、修
正発注項目、修正数量に基づく発注処理が可能であるこ
とを確認後、Ｗｅｂサーバ１１に対して受注番号を送信
すると共に、受注完了を示す受付完了画面を送信し（ス
テップＳ５９）、当該Ｗｅｂサーバ１１を介してパソコ
ン５に送信される（ステップＳ６０）。

【００６０】パソコンによりインターネットを介して発
注処理を行う際には、不特定多数の人が使用するので画
面を開く時に上述するようにユーザＩＤとパスワードを
入れ、これらが一致しているとき初めて画面が開くよう
にする。なお、ＩＤやパスワードの代わりに社員証カー
ド、指紋などで本人確認を行うような構成でもよい。こ
れらの照合情報は、消耗品管理／料金回収用サーバ１０
のデータベースＤＢ２に予め記憶（登録）されており、
Ｗｅｂサーバ１１によりこの情報を確認することによ
り、登録されている人のみが使用できるシステム環境と
する。

【００６１】図１７は、本発明の他の実施形態である画
像形成装置の管理システムの概略構成を示すブロック図
である。上記本発明の実施形態と同一構成要素に関して
は、同一符号を付し、その説明を省略する。

【００６２】本発明の他の実施形態は、管理装置９が顧
客の予算額を予め設定しておく予算額設定機能を備える
ものである。管理装置９は、パーチャ料金や消耗品の発
注情報に基づく料金の総計が予算額を超過する場合、画
像形成装置１に対して警告を促すメッセージ画面を送信
し、管理者１５からの了承がある場合に、発注処理を継
続する。

【００６３】図１８は、本発明の他の実施形態である画
像形成装置の管理システムによる動作例を示すフローチ
ャートである。まず、画像形成装置において、内部メモ
リに記憶されているアイテム（消耗品情報）を発注画面
として表示する（ステップＳ７１）。

【００６４】画像形成装置１の利用者は、発注画面上で
必要な消耗品を選択し、数量を入力し（ステップＳ７
２）、発注ボタンを押下すると（ステップＳ７３）、こ
の情報はデータ通信装置２を経由して管理装置９に送ら
れ、当該管理装置９で機種番号／発注日時を付加した
後、消耗品管理／料金回収用サーバ１０に送信される
（ステップＳ７４）。

【００６５】消耗品管理／料金回収用サーバ１０は、送
信された機種番号からどの画像形成による発注情報かを
認識し（ステップＳ７５）、管理装置９にて管理される
予算額並びに現在までの使用累積（利用金額）から残金
を算出し（ステップＳ７６）、算出された残金が予め設
定された予算額以内かどうかを判定する（ステップＳ７
７）。

【００６６】ステップＳ７７において、予算額以内であ
る場合（ステップＳ７７／ＹＥＳ）、消耗品管理／料金
回収用サーバ１０は、受け付けた発注情報に基づいて在
庫数や納期の確認を行った後（ステップＳ７９）、確認
された在庫数並びに納期の情報を画像形成装置１に通知
し、操作パネル上に表示される（ステップＳ８０）。画
像形成装置１は、ユーザにより操作パネル上に表示され
た在庫数並びに納期の情報の確認後、確認ボタンが押下
されると、発注情報を履歴として通信ログに記憶する
（ステップＳ８１）。同様に、管理装置９側の通信ログ
にも記憶される。記憶された発注情報の履歴は、ユーザ
からの印刷指示により、発注情報／履歴情報として印刷
処理される（ステップＳ８２）。

【００６７】ステップＳ７７において、予算額を超過し
ている場合（ステップＳ７７／ＮＯ）、発注元である画
像形成装置１に対して、予算額を超過している旨を示す
警告情報（警告メッセージ画面など）を送信する（ステ
ップＳ７８）。

【００６８】例えば、このような警告メッセージ画面と
しては、図１９に示すように予算額が超過している旨を
示すものや、図２０に示すように残金がわずかである旨
を示すようなものがある。

【００６９】予残額が超過している場合には、管理者に
より許可を得た状態で再発注処理が可能であるが、残金
が小額であることに基づく警告の場合には、発注項目を
変更するか、あるいは、発注項目に相当する料金の支払
いを完了した時点で再発注処理が可能となる。

【００７０】また、消耗品管理／料金回収用サーバ１０
は、データベースＤＢ２で管理する顧客情報の中に大口
や普通といった識別情報を付加し、大口ユーザには割引
した金額情報を像形成装置に返信し、標準コストと割引
コストの両方を提示するような構成としてもよい。

【００７１】また、発注後の数量変更、キャンセルは電
話で行うことができる。この場合は電話で受注番号を伝
えることで即座にキャンセル、数量変更ができる。さら
に、配送経過も受注番号に基づいて検索できる。

【００７２】なお、上述する実施形態は本発明の好適な
実施形態であり、本発明の主旨を逸脱しない範囲内にお
いて種々変形して実施することが可能である。

【００７３】

【発明の効果】以上の説明より明らかなように、請求項
１記載の発明によれば、管理装置を介して画像形成装置
からの消耗品発注情報とインターネットを介しての消耗
品発注情報とを一元的に管理できるので、パーチャ料金
及び消耗品代金の請求をまとめて行うことができる。

【００７４】請求項２記載の発明によれば、顧客の予算
額と使用実績の情報も合わせて提供できるので、顧客側
の管理の負担を軽減することができる。

【００７５】請求項３記載の発明によれば、予め顧客が
設定した予算額を超過する場合には警告メッセージ画面
を送信するので、予算に合わせて購入手続きを進めるこ
とができる。

【００７６】請求項４記載の発明によれば、予め顧客が
設定した予算額を超過する場合には発注処理を停止する
ので、予算に合わせて購入手続きを進めることができ
る。

【００７７】請求項５記載の発明によれば、予め顧客が
設定した予算額に応じて管理し、予算が少なくなると発
注処理を停止し、管理者の権限で発注処理を再開するの
で予算に合わせた購入手続きを進めることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態である画像形成装置の管理シ
ステムの概略構成を示すブロック図である。

【図２】消耗品管理／料金回収用サーバのデータベース
ＤＢ２に格納されるデータ例を示す図である。

【図３】本発明の実施形態である画像形成装置の管理シ
ステムによる動作例を示すフローチャートである。

【図４】発注画面の一例を示す平面図である。

【図５】受付完了画面の一例を示す平面図である。

【図６】再送信処理を促すメッセージ画面の一例を示す
平面図である。

【図７】発注情報／履歴情報の印刷処理を行う際の動作
例を示すフローチャートである。

【図８】本発明の実施形態における画像形成装置と管理
装置と消耗品管理／料金回収用サーバとの処理シーケン
スである。

【図９】消耗品管理／料金回収用サーバ及び画像形成装
置の発注処理の流れ図である。

【図１０】料金の回収処理を示すブロック図である。

【図１１】請求書の第１の実施例を示す平面図である。

【図１２】請求書の第２の実施例を示す平面図である。

【図１３】消耗品の配送処理を示すブロック図である。

【図１４】パソコンからの発注処理を示すブロック図で
ある。

【図１５】パソコンからの発注処理を示す第１のシーケ
ンスチャートである。

【図１６】パソコンからの発注処理を示す第２のシーケ
ンスチャートである。

【図１７】本発明の他の実施形態である画像形成装置の
管理システムの概略構成を示すブロック図である。

【図１８】本発明の他の実施形態である画像形成装置の
管理システムによる動作例を示すフローチャートであ
る。

【図１９】警告メッセージ画面の第１の実施例を示す平
面図である。

【図２０】警告メッセージ画面の第２の実施例を示す平
面図である。

【符号の説明】

１画像形成装置２データ通信装置３ＰＢＸ４電話機５パソコン６カードリーダ７電話機８交換網９管理装置１０消耗品管理／料金回収用サーバ１１Ｗｅｂサーバ１２配送センタＡ１３配送センタＢ１４配送車（配送車端末）１５管理者

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｆ 17/60 ５０２Ｇ０６Ｆ 17/60 ５０２

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の画像形成装置とサーバ装置とが管
理装置を介して接続される画像形成装置の管理システム
であって、前記画像形成装置は、該画像形成装置における消耗品が予め設定された量を消
費すると、前記管理装置にその項目と前記消耗品の全使
用量情報を合わせて通報し、前記管理装置は、前記画像形成装置からの通報回数と前記予め設定された
量に基づいて使用枚数を算出して、前記画像形成装置の
消耗品使用枚数を管理する管理手段と、前記画像形成装置に設けられた操作パネルから指定され
た消耗品の発注情報を受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた前記消耗品の発注情
報を前記サーバ装置に送信する送信手段と、を有し、前記サーバ装置は、Ｗｅｂサーバを介して前記画像形成装置の所有者により
使用される端末装置とインターネット回線を介して接続
され、該端末装置から送信される消耗品の発注情報と、
前記送信手段により前記管理装置から送信される発注情
報とを一元的に管理し、前記発注情報に基づく課金と前記画像形成装置のパーチ
ャ費用とを合わせて前記画像形成装置に対して課金する
課金手段を有することを特徴とする画像形成装置の管理
システム。
【請求項２】前記管理装置は、顧客毎に予算額を設定する予算額設定手段を有し、前記サーバ装置は、前記課金手段により課金する際に、前記予算額設定手段
により設定された予算額と使用金額とから成る請求書を
発行することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置
の管理システム。
【請求項３】前記管理装置は、前記予算額設定手段により設定された予算額の残りが少
ない場合、または、オーバした場合、前記画像形成装置
あるいは前記端末装置に対して警告情報を送信すること
を特徴とする請求項２記載の画像形成装置の管理システ
ム。
【請求項４】前記管理装置は、前記画像形成装置による消耗品の発注時に、前記予算額
設定手段により設定された予算額の残りが少ない場合、
または、オーバした場合、発注動作を一時停止すること
を特徴とする請求項２記載の画像形成装置の管理システ
ム。
【請求項５】前記管理装置は、前記画像形成装置による消耗品の発注時に、前記予算額
設定手段により設定された予算額の残りが少ない場合、
または、オーバした場合、発注動作を一時停止した際
に、決裁者の承認操作により発注動作を再開することを
特徴とする請求項２記載の画像形成装置の管理システ
ム。