JP2003067306A - 電子メールの蓄積管理方法 - Google Patents
電子メールの蓄積管理方法Info
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- G06Q10/00—Administration; Management
- G06Q10/10—Office automation; Time management
- G06Q10/107—Computer-aided management of electronic mailing [e-mailing]
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- Y10—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC
- Y10S—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
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- Y10S707/922—Communications
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- Y—GENERAL TAGGING OF NEW TECHNOLOGICAL DEVELOPMENTS; GENERAL TAGGING OF CROSS-SECTIONAL TECHNOLOGIES SPANNING OVER SEVERAL SECTIONS OF THE IPC; TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 電子メールを返信、転送等でやり取りされる
一連のメールの束に対して添付文書を管理し、添付文書
を効率良く参照できる文書管理方法の提供。 【解決手段】 電子メールサーバを介して送受信される
電子メールデータに対してプログラム(Pro)1120は業務
メールであるか判定し、業務メールであるとき、業務履
歴情報としてメール本文と属性情報とメール間の接続情
報を領域1210に登録し、Pro1130はメールの添付文書を
抽出し、Pro1140は添付文書を領域1210に格納し、該添
付文書のファイル名と容量、メールの送信日時と送信者
名を添付文書の格納領域に対するポインタと併せて添付
文書管理情報として領域1210に格納する。クライアント
から検索参照コマンドを受けたとき、添付文書一覧参照
コマンドの場合はPro1170が添付文書一覧を表示し、他
の場合は、Pro1160がコマンドの内容に応じて業務履歴
一覧、電子メール一覧等を表示する。
一連のメールの束に対して添付文書を管理し、添付文書
を効率良く参照できる文書管理方法の提供。 【解決手段】 電子メールサーバを介して送受信される
電子メールデータに対してプログラム(Pro)1120は業務
メールであるか判定し、業務メールであるとき、業務履
歴情報としてメール本文と属性情報とメール間の接続情
報を領域1210に登録し、Pro1130はメールの添付文書を
抽出し、Pro1140は添付文書を領域1210に格納し、該添
付文書のファイル名と容量、メールの送信日時と送信者
名を添付文書の格納領域に対するポインタと併せて添付
文書管理情報として領域1210に格納する。クライアント
から検索参照コマンドを受けたとき、添付文書一覧参照
コマンドの場合はPro1170が添付文書一覧を表示し、他
の場合は、Pro1160がコマンドの内容に応じて業務履歴
一覧、電子メール一覧等を表示する。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータ装置
を用いて、利用者間で電子的にメッセージおよび文書情
報を交換または蓄積する電子メール情報管理方法に関す
る。
を用いて、利用者間で電子的にメッセージおよび文書情
報を交換または蓄積する電子メール情報管理方法に関す
る。
【０００２】
【従来の技術】近年、インターネットやイントラネット
の急速な普及に伴い、業務文書をパーソナルコンピュー
タ上で電子化文書として作成し、これを電子メールによ
り配布する業務の進め方が浸透しつつある。電子メール
は、離れたオフィスにおいても即座に情報配信できる
上、過去の作成した文書の履歴を電子メールの送受信履
歴として参照することができるため、近年では複数のメ
ンバ間で情報を交換しながら業務文書を作成する用途に
おいて欠かすことのできない情報伝達手段となりつつあ
る。
の急速な普及に伴い、業務文書をパーソナルコンピュー
タ上で電子化文書として作成し、これを電子メールによ
り配布する業務の進め方が浸透しつつある。電子メール
は、離れたオフィスにおいても即座に情報配信できる
上、過去の作成した文書の履歴を電子メールの送受信履
歴として参照することができるため、近年では複数のメ
ンバ間で情報を交換しながら業務文書を作成する用途に
おいて欠かすことのできない情報伝達手段となりつつあ
る。
【０００３】現状、電子メールを用いた業務文書の作成
プロセスの例を図３に示す。本図において、まず始めに
課長Ａは資料作成における役割分担を明示した上で担当
Ｂおよび担当Ｃに対し電子メール１を送信する。次に、
担当Ｂは自らの担当項目について資料ａを作成し、これ
を電子メール２に添付して課長Ａに送信する。さらに、
担当Ｃも同様に自らの担当項目について資料ｂを作成
し、これを電子メール３に添付して課長Ａに送信する。
課長Ａは、受信した電子メール群の中から担当Ａが送付
した資料ａおよび担当Ｂが送付した資料ｂを探し出し、
この両者を見合わせた上で記載内容の確認を行う。しか
し、上記に示す方法では内容チェックの対象である添付
文書は、送受信される個々の電子メールを窓口としてし
か抽出されないため、参照および再利用しにくいという
問題がある。
プロセスの例を図３に示す。本図において、まず始めに
課長Ａは資料作成における役割分担を明示した上で担当
Ｂおよび担当Ｃに対し電子メール１を送信する。次に、
担当Ｂは自らの担当項目について資料ａを作成し、これ
を電子メール２に添付して課長Ａに送信する。さらに、
担当Ｃも同様に自らの担当項目について資料ｂを作成
し、これを電子メール３に添付して課長Ａに送信する。
課長Ａは、受信した電子メール群の中から担当Ａが送付
した資料ａおよび担当Ｂが送付した資料ｂを探し出し、
この両者を見合わせた上で記載内容の確認を行う。しか
し、上記に示す方法では内容チェックの対象である添付
文書は、送受信される個々の電子メールを窓口としてし
か抽出されないため、参照および再利用しにくいという
問題がある。
【０００４】すなわち、図４に示す通り課長Ａには別件
を含め多数の電子メールが着信していることが想定さ
れ、これらの中から自ら担当者に指示した電子メールに
対する返信の電子メールを探し出さなければならない。
また、同タイトルの電子メールが多数存在するため、再
利用の際には自らがチェックすべき添付文書が含まれる
電子メールを逐一参照し、内容を確認しなければならな
い。ましてや、本ケースのように複数の担当者に役割分
担を指示した上で文書の作成を依頼した場合には、各担
当者から修正版の資料などが送信される可能性があるた
め個々の添付文書の内容を逐一参照し、整合性を確認す
る必要があるため、文書の参照がきわめて煩雑になると
いう問題がある。さらに、こうして作成した文書を後々
再利用できるような形で保管するためには、文書管理シ
ステム上に所定のフォルダを自ら作成し、該当の添付文
書を格納、保管するといった手間が発生する。
を含め多数の電子メールが着信していることが想定さ
れ、これらの中から自ら担当者に指示した電子メールに
対する返信の電子メールを探し出さなければならない。
また、同タイトルの電子メールが多数存在するため、再
利用の際には自らがチェックすべき添付文書が含まれる
電子メールを逐一参照し、内容を確認しなければならな
い。ましてや、本ケースのように複数の担当者に役割分
担を指示した上で文書の作成を依頼した場合には、各担
当者から修正版の資料などが送信される可能性があるた
め個々の添付文書の内容を逐一参照し、整合性を確認す
る必要があるため、文書の参照がきわめて煩雑になると
いう問題がある。さらに、こうして作成した文書を後々
再利用できるような形で保管するためには、文書管理シ
ステム上に所定のフォルダを自ら作成し、該当の添付文
書を格納、保管するといった手間が発生する。
【０００５】なお、こうした電子メールを用いた業務履
歴を効率的に格納する手段として特開2001-142801公報
に示す文書管理システム（以後、従来技術１と呼ぶ）を
提案している。本システムでは、ユーザ間で送受信され
る個々の電子メールを自動的に文書管理システム側に取
り込み、返信や転送などの電子メールの送信経路を元に
一連の電子メールのやり取りを束ねる形で業務履歴とし
て蓄積、管理する。本システムでは、電子メールサーバ
を介して送受信される電子メールデータを一旦文書サー
バ側で受信するシステム形態をとっている。そして文書
サーバでは、まず受信した電子メールデータがデータベ
ースへの格納対象となるべき業務に関する電子メール
（以下、業務メールと呼ぶ）であるか否かの判定を行
う。そして業務メールでなかった場合には、該当電子メ
ールデータに関する情報をデータベースに登録すること
なく宛て先ユーザに配信を行う。また、業務メールであ
った場合には、該当電子メールデータに対して、該当す
る業務履歴を一意に示すための識別番号（以後、案件番
号と呼ぶ）を文書サーバ側で割り当てデータベースに登
録する。また、該当案件番号を電子メールのタイトル等
に文字列データとして付与する処理を行った上で、加工
後の電子メールデータを宛て先ユーザに配信する処理を
行う。以降、電子メールのタイトル等に業務履歴に関す
る案件番号が付与された電子メールについては、該当案
件番号に関する業務履歴における追加の情報であると判
断し、データベースへの追加登録を行う。具体的には、
該当電子メールの返信元の電子メールに関する電子メー
ル識別情報（例えば、ＳＭＴＰ(Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉ
ｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ)におけるＭ
ｅｓｓａｇｅ−ＩＤ）から、該当電子メールがどの電子
メールに対するリプライであったかという電子メールの
接続情報を抽出し、該当業務履歴に関する情報の伝達経
路として記録する。
歴を効率的に格納する手段として特開2001-142801公報
に示す文書管理システム（以後、従来技術１と呼ぶ）を
提案している。本システムでは、ユーザ間で送受信され
る個々の電子メールを自動的に文書管理システム側に取
り込み、返信や転送などの電子メールの送信経路を元に
一連の電子メールのやり取りを束ねる形で業務履歴とし
て蓄積、管理する。本システムでは、電子メールサーバ
を介して送受信される電子メールデータを一旦文書サー
バ側で受信するシステム形態をとっている。そして文書
サーバでは、まず受信した電子メールデータがデータベ
ースへの格納対象となるべき業務に関する電子メール
（以下、業務メールと呼ぶ）であるか否かの判定を行
う。そして業務メールでなかった場合には、該当電子メ
ールデータに関する情報をデータベースに登録すること
なく宛て先ユーザに配信を行う。また、業務メールであ
った場合には、該当電子メールデータに対して、該当す
る業務履歴を一意に示すための識別番号（以後、案件番
号と呼ぶ）を文書サーバ側で割り当てデータベースに登
録する。また、該当案件番号を電子メールのタイトル等
に文字列データとして付与する処理を行った上で、加工
後の電子メールデータを宛て先ユーザに配信する処理を
行う。以降、電子メールのタイトル等に業務履歴に関す
る案件番号が付与された電子メールについては、該当案
件番号に関する業務履歴における追加の情報であると判
断し、データベースへの追加登録を行う。具体的には、
該当電子メールの返信元の電子メールに関する電子メー
ル識別情報（例えば、ＳＭＴＰ(Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉ
ｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ)におけるＭ
ｅｓｓａｇｅ−ＩＤ）から、該当電子メールがどの電子
メールに対するリプライであったかという電子メールの
接続情報を抽出し、該当業務履歴に関する情報の伝達経
路として記録する。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】上記従来技術１におけ
るシステムでは、返信、転送により送受信される一連の
電子メールを一塊の業務履歴として管理し、これを検
索、参照することができるため、各担当者に文書の作成
指示した電子メールに対して返信された電子メールを探
し出すのに要する作業を軽減することができる。しか
し、内容チェックの対象である添付文書は、やはり送受
信される個々の電子メールを窓口として抽出されるた
め、上述した問題を本質的に解決しているものではな
い。すなわち、自らがチェックすべき添付文書を見つけ
出すためには、個々の電子メールの内容を逐一参照する
必要がある。また、複数の担当者に役割分担を指示した
上で文書の作成を依頼した場合には、送信される個々の
添付文書間の整合性を逐一確認する必要がある。本発明
の目的は、上述したように複数ユーザ間で電子メールを
やり取りしながら文書を作成する用途において、添付文
書を効率良く参照することのできる文書管理方法を提供
することにある。
るシステムでは、返信、転送により送受信される一連の
電子メールを一塊の業務履歴として管理し、これを検
索、参照することができるため、各担当者に文書の作成
指示した電子メールに対して返信された電子メールを探
し出すのに要する作業を軽減することができる。しか
し、内容チェックの対象である添付文書は、やはり送受
信される個々の電子メールを窓口として抽出されるた
め、上述した問題を本質的に解決しているものではな
い。すなわち、自らがチェックすべき添付文書を見つけ
出すためには、個々の電子メールの内容を逐一参照する
必要がある。また、複数の担当者に役割分担を指示した
上で文書の作成を依頼した場合には、送信される個々の
添付文書間の整合性を逐一確認する必要がある。本発明
の目的は、上述したように複数ユーザ間で電子メールを
やり取りしながら文書を作成する用途において、添付文
書を効率良く参照することのできる文書管理方法を提供
することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明は、電子メールにより送受信される文書を蓄
積管理する装置における電子メールの蓄積管理方法にお
いて、電子メールサーバを介して送受信される一件以上
の電子メールデータを一連の電子メール履歴として蓄積
する電子メール蓄積ステップと、前記電子メール蓄積ス
テップにおいて蓄積した電子メールデータに付与された
添付文書の一部ないしは全部を抽出する添付文書抽出ス
テップと、前記電子メール蓄積ステップにより生成され
た電子メール履歴に含まれる１件以上の電子メールデー
タについて、前記添付文書抽出ステップにより抽出した
添付文書に関する管理情報を生成する電子メール履歴別
添付文書管理情報生成ステップを有するようにしてい
る。また、上記各ステップを電子メールの蓄積管理方法
において、電子メール履歴を指定する検索条件を備える
検索要求に応じて、該電子メール履歴に含まれる電子メ
ール中で送受信された添付文書の一覧を表示するように
している。
め、本発明は、電子メールにより送受信される文書を蓄
積管理する装置における電子メールの蓄積管理方法にお
いて、電子メールサーバを介して送受信される一件以上
の電子メールデータを一連の電子メール履歴として蓄積
する電子メール蓄積ステップと、前記電子メール蓄積ス
テップにおいて蓄積した電子メールデータに付与された
添付文書の一部ないしは全部を抽出する添付文書抽出ス
テップと、前記電子メール蓄積ステップにより生成され
た電子メール履歴に含まれる１件以上の電子メールデー
タについて、前記添付文書抽出ステップにより抽出した
添付文書に関する管理情報を生成する電子メール履歴別
添付文書管理情報生成ステップを有するようにしてい
る。また、上記各ステップを電子メールの蓄積管理方法
において、電子メール履歴を指定する検索条件を備える
検索要求に応じて、該電子メール履歴に含まれる電子メ
ール中で送受信された添付文書の一覧を表示するように
している。
【０００８】
【発明の実施の形態】本発明を適用した第一の実施例に
ついて、図面を用いて説明する。はじめに、本実施例の
システム構成について説明する。図１は、本発明による
電子メール蓄積管理システムの第一の実施例における全
体構成を示す図である。図１に示す通り、本実施例にお
ける電子メール蓄積管理システムは、電子メールサーバ
１００、電子メール蓄積管理サーバ２００、メールクラ
イアント３００および４００、検索クライアント５００
およびネットワーク６００から構成される。電子メール
サーバ１００はメールクライアント間で送受信される電
子メールを受け付け、宛先ユーザに配信するためのサー
バである。電子メールサーバ１００が対象とする電子メ
ールの形式としては、一般にはＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ
Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を
想定している。しかし、Ｘ．４００などの形式に基づく
ものであっても構わないし、それ以外の各電子メールサ
ーバ固有のデータ形式であっても構わない。
ついて、図面を用いて説明する。はじめに、本実施例の
システム構成について説明する。図１は、本発明による
電子メール蓄積管理システムの第一の実施例における全
体構成を示す図である。図１に示す通り、本実施例にお
ける電子メール蓄積管理システムは、電子メールサーバ
１００、電子メール蓄積管理サーバ２００、メールクラ
イアント３００および４００、検索クライアント５００
およびネットワーク６００から構成される。電子メール
サーバ１００はメールクライアント間で送受信される電
子メールを受け付け、宛先ユーザに配信するためのサー
バである。電子メールサーバ１００が対象とする電子メ
ールの形式としては、一般にはＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ
Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を
想定している。しかし、Ｘ．４００などの形式に基づく
ものであっても構わないし、それ以外の各電子メールサ
ーバ固有のデータ形式であっても構わない。
【０００９】電子メール蓄積管理サーバ２００は、電子
メールサーバ１００を介して送受信される電子メールを
受信し、これを業務履歴データベースとして蓄積するた
めのサーバである。なお、電子メールサーバ１００にお
ける電子メールを電子メール蓄積管理サーバ２００に配
信するための方法としては、上記従来技術１に開示され
ている方法を用いても構わない。また、メールクライア
ント３００および４００において配信される電子メール
の宛先アドレスに電子メール蓄積管理サーバ２００用の
電子メールアドレスを付与する方法を用いても構わな
い。またメールクライアント３００およびメールクライ
アント４００では、エンドユーザが電子メールサーバ１
００を介して宛先ユーザに電子メールを送信するととも
に、各ユーザに宛てられた電子メールを電子メールサー
バ１００から受信する。メールクライアント３００およ
び４００はパーソナルコンピュータなどであっても構わ
ないし、携帯電話などの携帯型の端末であっても構わな
い。なお、図１では２台のメールクライアント３００お
よび４００が接続されている構成例を示したが、３台以
上のメールクライアントが接続される構成を取ることも
できる。
メールサーバ１００を介して送受信される電子メールを
受信し、これを業務履歴データベースとして蓄積するた
めのサーバである。なお、電子メールサーバ１００にお
ける電子メールを電子メール蓄積管理サーバ２００に配
信するための方法としては、上記従来技術１に開示され
ている方法を用いても構わない。また、メールクライア
ント３００および４００において配信される電子メール
の宛先アドレスに電子メール蓄積管理サーバ２００用の
電子メールアドレスを付与する方法を用いても構わな
い。またメールクライアント３００およびメールクライ
アント４００では、エンドユーザが電子メールサーバ１
００を介して宛先ユーザに電子メールを送信するととも
に、各ユーザに宛てられた電子メールを電子メールサー
バ１００から受信する。メールクライアント３００およ
び４００はパーソナルコンピュータなどであっても構わ
ないし、携帯電話などの携帯型の端末であっても構わな
い。なお、図１では２台のメールクライアント３００お
よび４００が接続されている構成例を示したが、３台以
上のメールクライアントが接続される構成を取ることも
できる。
【００１０】検索クライアント５００は、ユーザが対話
的に検索条件を指定するための画面をディスプレイ上に
表示し、この画面上でユーザが指定した検索条件を、電
子メール蓄積管理サーバ２００で解釈可能な検索参照コ
マンドの形に変換する。そして、このコマンドをネット
ワーク６００を介して電子メール蓄積管理サーバ２００
に送信する。電子メール蓄積管理サーバ２００において
前述した通り検索参照コマンドに対応する検索処理が行
われ、検索結果データが返送されると、検索クライアン
ト５００は受け取った検索結果データを検索結果画面と
してユーザに提示する。検索クライアント５００はパー
ソナルコンピュータなどであっても構わないし、携帯電
話などの携帯型の端末であっても構わない。なお、図１
では１台の検索クライアントが接続されている構成例を
示したが、２台以上の検索クライアントが接続される構
成を取ることもできる。
的に検索条件を指定するための画面をディスプレイ上に
表示し、この画面上でユーザが指定した検索条件を、電
子メール蓄積管理サーバ２００で解釈可能な検索参照コ
マンドの形に変換する。そして、このコマンドをネット
ワーク６００を介して電子メール蓄積管理サーバ２００
に送信する。電子メール蓄積管理サーバ２００において
前述した通り検索参照コマンドに対応する検索処理が行
われ、検索結果データが返送されると、検索クライアン
ト５００は受け取った検索結果データを検索結果画面と
してユーザに提示する。検索クライアント５００はパー
ソナルコンピュータなどであっても構わないし、携帯電
話などの携帯型の端末であっても構わない。なお、図１
では１台の検索クライアントが接続されている構成例を
示したが、２台以上の検索クライアントが接続される構
成を取ることもできる。
【００１１】最後に、ネットワーク６００はローカルエ
リアネットワーク(LAN)または広域ネットワーク(WAN)に
より構成され、電子メールサーバ１００、電子メール蓄
積管理サーバ２００、メールクライアント３００と４０
０および検索クライアント５００が各種データやコマン
ドを交換するために用いられる。なお、図１では電子メ
ールサーバ１００と電子メール蓄積管理サーバ２００を
別々の端末上に実装し、電子メールデータをネットワー
ク６００を介して送受信する構成を示したが、これらを
同一の端末上に実装することも可能である。また、ま
た、検索クライアント５００についてもメールクライア
ント３００および４００と別々の端末上に実装する構成
を示したが、これらを同一の端末上に実装する構成を取
ることもできる。以上が本実施例におけるシステム構成
に関する説明である。
リアネットワーク(LAN)または広域ネットワーク(WAN)に
より構成され、電子メールサーバ１００、電子メール蓄
積管理サーバ２００、メールクライアント３００と４０
０および検索クライアント５００が各種データやコマン
ドを交換するために用いられる。なお、図１では電子メ
ールサーバ１００と電子メール蓄積管理サーバ２００を
別々の端末上に実装し、電子メールデータをネットワー
ク６００を介して送受信する構成を示したが、これらを
同一の端末上に実装することも可能である。また、ま
た、検索クライアント５００についてもメールクライア
ント３００および４００と別々の端末上に実装する構成
を示したが、これらを同一の端末上に実装する構成を取
ることもできる。以上が本実施例におけるシステム構成
に関する説明である。
【００１２】次に、本実施例における電子メール蓄積管
理サーバ、すなわち図１における２００について図を用
いて説明する。図２は、本実施例における電子メール蓄
積管理サーバ２００の構成を示す図である。本図に示す
電子メール蓄積管理サーバ２００は、処理の実行状況な
どを表示するディスプレイ１０００、登録用のコマンド
等を入力するキーボード１０１０、登録処理および検索
参照処理を実行する中央演算処理装置ＣＰＵ１０２０、
登録用のプログラムならびにデータなどを一時的に格納
する主メモリ１０３０、各種データおよびプログラムを
格納する磁気ディスク１０４０およびこれらを接続する
バス１０５０で構成される。
理サーバ、すなわち図１における２００について図を用
いて説明する。図２は、本実施例における電子メール蓄
積管理サーバ２００の構成を示す図である。本図に示す
電子メール蓄積管理サーバ２００は、処理の実行状況な
どを表示するディスプレイ１０００、登録用のコマンド
等を入力するキーボード１０１０、登録処理および検索
参照処理を実行する中央演算処理装置ＣＰＵ１０２０、
登録用のプログラムならびにデータなどを一時的に格納
する主メモリ１０３０、各種データおよびプログラムを
格納する磁気ディスク１０４０およびこれらを接続する
バス１０５０で構成される。
【００１３】また、主メモリ１０３０にはシステム制御
プログラム１１００、登録制御プログラム１１１０、業
務履歴記録プログラム１１２０、添付文書抽出プログラ
ム１１３０、業務履歴別添付文書管理情報生成プログラ
ム１１４０、検索制御プログラム１１５０、業務履歴検
索参照プログラム１１６０および業務履歴別添付文書参
照プログラム１１７０が磁気ディスク１０４０上の各種
プログラム格納領域１２００から読み出されるととも
に、ワークエリア１１８０が確保される。さらに、磁気
ディスク１０４０には各種プログラム格納領域１２００
および業務履歴格納領域１２１０が確保されている。な
お、本実施例ではこれらの格納領域を磁気ディスク上１
０４０上に確保したが、光磁気ディスク装置など他の二
次記憶装置であっても構わない。また、本実施例におけ
る業務履歴記録プログラム１１２０の処理内容として
は、先に従来技術１として示した従来技術１に記載され
ている処理内容相当のものを想定している。以上が電子
メール蓄積管理サーバ２００の構成である。
プログラム１１００、登録制御プログラム１１１０、業
務履歴記録プログラム１１２０、添付文書抽出プログラ
ム１１３０、業務履歴別添付文書管理情報生成プログラ
ム１１４０、検索制御プログラム１１５０、業務履歴検
索参照プログラム１１６０および業務履歴別添付文書参
照プログラム１１７０が磁気ディスク１０４０上の各種
プログラム格納領域１２００から読み出されるととも
に、ワークエリア１１８０が確保される。さらに、磁気
ディスク１０４０には各種プログラム格納領域１２００
および業務履歴格納領域１２１０が確保されている。な
お、本実施例ではこれらの格納領域を磁気ディスク上１
０４０上に確保したが、光磁気ディスク装置など他の二
次記憶装置であっても構わない。また、本実施例におけ
る業務履歴記録プログラム１１２０の処理内容として
は、先に従来技術１として示した従来技術１に記載され
ている処理内容相当のものを想定している。以上が電子
メール蓄積管理サーバ２００の構成である。
【００１４】次に、本実施例における電子メールデータ
の登録処理の手順について説明する。 始めに、電子メ
ール蓄積管理サーバ２００が、エンドユーザ間で送受信
される電子メールデータを電子メールサーバ１００から
受信すると、電子メール蓄積管理サーバ２００における
システム制御プログラム１１００は登録制御プログラム
１１１０を起動し、受信した電子メールデータに関する
情報を業務履歴情報として業務履歴格納領域１２１０に
登録、蓄積する処理を開始する。
の登録処理の手順について説明する。 始めに、電子メ
ール蓄積管理サーバ２００が、エンドユーザ間で送受信
される電子メールデータを電子メールサーバ１００から
受信すると、電子メール蓄積管理サーバ２００における
システム制御プログラム１１００は登録制御プログラム
１１１０を起動し、受信した電子メールデータに関する
情報を業務履歴情報として業務履歴格納領域１２１０に
登録、蓄積する処理を開始する。
【００１５】以下、業務履歴情報の登録、蓄積時処理の
概要について図５に示すPAD(Problem Analysis Diagra
m)を用いて説明する。まず始めに、登録制御プログラム
１１１０はステップ１３００において電子メールサーバ
１００から受信した電子メールデータを主メモリ１０３
０上のワークエリア１１８０上に格納する。そして、ス
テップ１３１０において業務履歴記録プログラム１１２
０を実行することによりワークエリア１１８０上の電子
メールデータから本文および属性情報を抽出し、業務履
歴情報として磁気ディスク１０４０上の業務履歴格納領
域１２１０に格納する。さらに、ステップ１３２０にお
いて添付文書抽出プログラム１１３０を実行することに
より、主メモリ１０３０上のワークエリア１１８０に格
納された電子メールを解析することにより添付文書を抽
出しこれを主メモリ１０３０上のワークエリア１１８０
に出力する。最後に、ステップ１３３０において、業務
履歴別添付文書管理情報生成プログラム１１４０を実行
することにより該当する業務履歴に関する電子メールデ
ータについて添付文書に関する情報を抽出した添付文書
管理情報を業務履歴別に生成または更新する。以上が、
本実施例における電子メールデータの蓄積処理の概要で
ある。
概要について図５に示すPAD(Problem Analysis Diagra
m)を用いて説明する。まず始めに、登録制御プログラム
１１１０はステップ１３００において電子メールサーバ
１００から受信した電子メールデータを主メモリ１０３
０上のワークエリア１１８０上に格納する。そして、ス
テップ１３１０において業務履歴記録プログラム１１２
０を実行することによりワークエリア１１８０上の電子
メールデータから本文および属性情報を抽出し、業務履
歴情報として磁気ディスク１０４０上の業務履歴格納領
域１２１０に格納する。さらに、ステップ１３２０にお
いて添付文書抽出プログラム１１３０を実行することに
より、主メモリ１０３０上のワークエリア１１８０に格
納された電子メールを解析することにより添付文書を抽
出しこれを主メモリ１０３０上のワークエリア１１８０
に出力する。最後に、ステップ１３３０において、業務
履歴別添付文書管理情報生成プログラム１１４０を実行
することにより該当する業務履歴に関する電子メールデ
ータについて添付文書に関する情報を抽出した添付文書
管理情報を業務履歴別に生成または更新する。以上が、
本実施例における電子メールデータの蓄積処理の概要で
ある。
【００１６】次に、図５において示した業務履歴記録プ
ログラム１１２０および業務履歴別添付文書管理情報生
成プログラム１１４０の処理内容について、それぞれ図
６および図７を用いて説明する。まず、業務履歴記録プ
ログラム１１２０では、図６におけるステップ１４００
において、ワークエリア１１８０中に格納された電子メ
ールデータのタイトル（Subject）の部分を解析し、タ
イトル中に該当電子メールが業務メールであることを示
す所定の識別文字列が付与されているか否かを判定す
る。そして、該当判定の結果、タイトル中に該当識別文
字列が付与されていない場合には、ステップ１４１０を
実行し、該当電子メールデータの登録処理を行うことな
く次の宛て先ユーザに対し配信を行う。また、該当判定
の結果、タイトル中に該当識別文字列が付与されている
場合には、該当電子メールデータがデータベースへの登
録対象である業務メールであるものと判定し、ステップ
１４２０以降の一連のステップを実行する。まず、ステ
ップ１４２０では、該当業務メールの識別文字列中に、
業務履歴の識別番号が付与されているか否かを判定し、
未だ付与されていない場合にはステップ１４３０を実行
する。すなわち、新たに該当業務履歴に対し業務履歴の
識別番号を採番、付与し、該当業務履歴に関する初期情
報を設定する。そして、既に業務履歴の識別番号が付与
済みの場合には、ステップ１４４０を実行し、該当業務
履歴に関する識別番号としてタイトル中の業務メールの
識別文字列中に付与された業務履歴の識別番号を抽出す
る。さらにステップ１４５０を実行し、該当業務履歴を
構成する情報として該当電子メールに関する本文と属性
情報を登録する。そして、電子メールデータのヘッダ情
報中に記載されている接続元の電子メールに関する電子
メール識別情報などを抽出することにより、電子メール
間の接続情報（該当電子メールが、過去に送受信された
どの電子メールに対するリプライであるか）を取得し、
これを磁気ディスク１０４０中の業務履歴格納領域１２
１０中の該当業務履歴に関する情報として登録するとと
もに、該当業務履歴および該当電子メールを検索するた
めのインデクスデータ（図２において図示していない）
を作成、更新しておく。最後にステップ１４６０を実行
し、送受信される電子メールデータのタイトル中に該当
業務履歴の識別番号が付与されていない場合には、タイ
トルを加工し業務履歴の識別番号を付与した電子メール
を生成する。またタイトル中に該当業務履歴の識別番号
が付与済みの場合にはそのままのタイトルの電子メール
を次の宛て先ユーザに対し配信する。以上が、業務履歴
記録プログラム１１２０の処理内容である。
ログラム１１２０および業務履歴別添付文書管理情報生
成プログラム１１４０の処理内容について、それぞれ図
６および図７を用いて説明する。まず、業務履歴記録プ
ログラム１１２０では、図６におけるステップ１４００
において、ワークエリア１１８０中に格納された電子メ
ールデータのタイトル（Subject）の部分を解析し、タ
イトル中に該当電子メールが業務メールであることを示
す所定の識別文字列が付与されているか否かを判定す
る。そして、該当判定の結果、タイトル中に該当識別文
字列が付与されていない場合には、ステップ１４１０を
実行し、該当電子メールデータの登録処理を行うことな
く次の宛て先ユーザに対し配信を行う。また、該当判定
の結果、タイトル中に該当識別文字列が付与されている
場合には、該当電子メールデータがデータベースへの登
録対象である業務メールであるものと判定し、ステップ
１４２０以降の一連のステップを実行する。まず、ステ
ップ１４２０では、該当業務メールの識別文字列中に、
業務履歴の識別番号が付与されているか否かを判定し、
未だ付与されていない場合にはステップ１４３０を実行
する。すなわち、新たに該当業務履歴に対し業務履歴の
識別番号を採番、付与し、該当業務履歴に関する初期情
報を設定する。そして、既に業務履歴の識別番号が付与
済みの場合には、ステップ１４４０を実行し、該当業務
履歴に関する識別番号としてタイトル中の業務メールの
識別文字列中に付与された業務履歴の識別番号を抽出す
る。さらにステップ１４５０を実行し、該当業務履歴を
構成する情報として該当電子メールに関する本文と属性
情報を登録する。そして、電子メールデータのヘッダ情
報中に記載されている接続元の電子メールに関する電子
メール識別情報などを抽出することにより、電子メール
間の接続情報（該当電子メールが、過去に送受信された
どの電子メールに対するリプライであるか）を取得し、
これを磁気ディスク１０４０中の業務履歴格納領域１２
１０中の該当業務履歴に関する情報として登録するとと
もに、該当業務履歴および該当電子メールを検索するた
めのインデクスデータ（図２において図示していない）
を作成、更新しておく。最後にステップ１４６０を実行
し、送受信される電子メールデータのタイトル中に該当
業務履歴の識別番号が付与されていない場合には、タイ
トルを加工し業務履歴の識別番号を付与した電子メール
を生成する。またタイトル中に該当業務履歴の識別番号
が付与済みの場合にはそのままのタイトルの電子メール
を次の宛て先ユーザに対し配信する。以上が、業務履歴
記録プログラム１１２０の処理内容である。
【００１７】引き続き、業務履歴別添付文書管理情報生
成プログラム１１４０の処理フローについて図７に示す
PADを用いて説明する。業務履歴別添付文書管理情報生
成プログラム１１４０では、図７におけるステップ１５
００において該当の電子メールデータが業務履歴に関す
る最初の電子メールであるか否かを判定する。そして、
判定結果が“Ｙｅｓ”の場合にはステップ１５１０を実
行し、該当業務履歴について添付文書管理情報の初期領
域をアロケートする。また、この時に該当業務履歴に関
する添付文書の総数として０をセットしておく。次にス
テップ１５２０を実行し、ステップ１３２０における添
付文書抽出プログラム１１３０の出力としてワークエリ
ア１１８０に該当電子メールデータに関する添付文書が
存在するか否かを判定する。そして、判定結果が“Ｙｅ
ｓ”の場合にはステップ１５３０を実行し、該当電子メ
ールデータに付与している全ての添付文書についてステ
ップ１５４０から１５６０に至る一連の処理を実行す
る。すなわちステップ１５４０で、該当業務履歴に関す
る添付文書の総数に１を加算し該当業務履歴に関する延
べの添付文書数としてカウントする。そしてステップ１
５５０で、該当添付文書を磁気ディスク１０４０におけ
る業務履歴格納領域１２１０に格納する。最後に、ステ
ップ１５６０では該当添付文書のファイル名とファイル
容量、電子メールの送信日時と送信者名を該当添付文書
の格納領域に対するポインタ情報（格納先）と併せて添
付文書管理情報として格納する。以上が、本実施例にお
ける文書登録処理の手順である。
成プログラム１１４０の処理フローについて図７に示す
PADを用いて説明する。業務履歴別添付文書管理情報生
成プログラム１１４０では、図７におけるステップ１５
００において該当の電子メールデータが業務履歴に関す
る最初の電子メールであるか否かを判定する。そして、
判定結果が“Ｙｅｓ”の場合にはステップ１５１０を実
行し、該当業務履歴について添付文書管理情報の初期領
域をアロケートする。また、この時に該当業務履歴に関
する添付文書の総数として０をセットしておく。次にス
テップ１５２０を実行し、ステップ１３２０における添
付文書抽出プログラム１１３０の出力としてワークエリ
ア１１８０に該当電子メールデータに関する添付文書が
存在するか否かを判定する。そして、判定結果が“Ｙｅ
ｓ”の場合にはステップ１５３０を実行し、該当電子メ
ールデータに付与している全ての添付文書についてステ
ップ１５４０から１５６０に至る一連の処理を実行す
る。すなわちステップ１５４０で、該当業務履歴に関す
る添付文書の総数に１を加算し該当業務履歴に関する延
べの添付文書数としてカウントする。そしてステップ１
５５０で、該当添付文書を磁気ディスク１０４０におけ
る業務履歴格納領域１２１０に格納する。最後に、ステ
ップ１５６０では該当添付文書のファイル名とファイル
容量、電子メールの送信日時と送信者名を該当添付文書
の格納領域に対するポインタ情報（格納先）と併せて添
付文書管理情報として格納する。以上が、本実施例にお
ける文書登録処理の手順である。
【００１８】次に、本実施例における文書登録処理につ
いて電子メール蓄積管理サーバが図８および図９に示す
電子メールを受信した場合を例に説明する。まず始めに
図８に示す電子メールを受信すると、図５におけるステ
ップ１３００において該当の電子メールデータを主メモ
リ１０３０上のワークエリア１１８０に格納する。そし
て、ステップ１３１０において業務履歴記録プログラム
１１２０を実行する。すなわち業務履歴記録プログラム
１１２０における、図６中のステップ１４００での判定
において該当電子メールのタイトル中に業務メールの識
別文字列として予めシステム管理者により定義された識
別文字列“[他社調査”が存在するため、業務メールと
して判定される。次に、ステップ１４２０において業務
履歴の識別番号が付与されているか否かの判定を行う。
その結果、未だ識別番号が付与されていないためステッ
プ１４３０において新たな識別番号として“３”（既に
識別番号“２”までが採番済みである状況を想定）を付
与し、該当業務履歴に関する初期情報を設定する。そし
て、ステップ１４５０において電子メールの本文として
「To B主任、C 主任・・・」といった文字列を抽出す
る。さらに、電子メールの属性情報として送信元ユーザ
に[email protected]、To宛て先ユーザに[email protected]
および[email protected]、その他メッセージID、日付、
タイトルなどの情報を抽出し、これを磁気ディスク１０
４０上の業務履歴格納領域１２１０における業務履歴３
を構成する電子メールに関するデータとして格納する。
そして、ステップ１４６０において、該当電子メールの
タイトル中に業務履歴の識別番号を付与、“[他社調
査：３]Z社調査の件”をタイトルとする電子メールを生
成し、次の宛て先ユーザに対して配信し、業務履歴記録
プログラム１１２０の実行を終了する。さらに、ステッ
プ１３２０において添付文書抽出プログラム１１３０を
実行するた該当メールには添付文書が含まれていないた
め何も出力はされない。
いて電子メール蓄積管理サーバが図８および図９に示す
電子メールを受信した場合を例に説明する。まず始めに
図８に示す電子メールを受信すると、図５におけるステ
ップ１３００において該当の電子メールデータを主メモ
リ１０３０上のワークエリア１１８０に格納する。そし
て、ステップ１３１０において業務履歴記録プログラム
１１２０を実行する。すなわち業務履歴記録プログラム
１１２０における、図６中のステップ１４００での判定
において該当電子メールのタイトル中に業務メールの識
別文字列として予めシステム管理者により定義された識
別文字列“[他社調査”が存在するため、業務メールと
して判定される。次に、ステップ１４２０において業務
履歴の識別番号が付与されているか否かの判定を行う。
その結果、未だ識別番号が付与されていないためステッ
プ１４３０において新たな識別番号として“３”（既に
識別番号“２”までが採番済みである状況を想定）を付
与し、該当業務履歴に関する初期情報を設定する。そし
て、ステップ１４５０において電子メールの本文として
「To B主任、C 主任・・・」といった文字列を抽出す
る。さらに、電子メールの属性情報として送信元ユーザ
に[email protected]、To宛て先ユーザに[email protected]
および[email protected]、その他メッセージID、日付、
タイトルなどの情報を抽出し、これを磁気ディスク１０
４０上の業務履歴格納領域１２１０における業務履歴３
を構成する電子メールに関するデータとして格納する。
そして、ステップ１４６０において、該当電子メールの
タイトル中に業務履歴の識別番号を付与、“[他社調
査：３]Z社調査の件”をタイトルとする電子メールを生
成し、次の宛て先ユーザに対して配信し、業務履歴記録
プログラム１１２０の実行を終了する。さらに、ステッ
プ１３２０において添付文書抽出プログラム１１３０を
実行するた該当メールには添付文書が含まれていないた
め何も出力はされない。
【００１９】そして、ステップ１３３０において業務履
歴別添付文書管理情報生成プログラム１１４０が起動さ
れる。具体的には、図７におけるステップ１５００にお
いて、本電子メールが業務履歴３に関する最初の電子メ
ールであるかの判定を行う。本ケースでは図８に示す電
子メールは業務履歴３に関する最初の電子メールである
ため判定結果は“Ｙｅｓ”となりステップ１５１０が実
行される。これにより、業務履歴格納領域１２１０にお
ける業務履歴３について添付文書管理情報の初期領域が
アロケートされ、また業務履歴３に関する添付文書の総
数として０が設定される。次にステップ１５２０におい
て該当電子メールデータに関する添付文書が主メモリ１
０３０上のワークエリア１１８０に出力されているか否
かを判定する。本例では、添付文書は存在しないため本
判定結果は“Ｎｏ”となり、ステップ１５３０以降の一
連の処理は実行されることなく業務履歴別添付文書管理
情報生成プログラム１１４０の実行を終了する。
歴別添付文書管理情報生成プログラム１１４０が起動さ
れる。具体的には、図７におけるステップ１５００にお
いて、本電子メールが業務履歴３に関する最初の電子メ
ールであるかの判定を行う。本ケースでは図８に示す電
子メールは業務履歴３に関する最初の電子メールである
ため判定結果は“Ｙｅｓ”となりステップ１５１０が実
行される。これにより、業務履歴格納領域１２１０にお
ける業務履歴３について添付文書管理情報の初期領域が
アロケートされ、また業務履歴３に関する添付文書の総
数として０が設定される。次にステップ１５２０におい
て該当電子メールデータに関する添付文書が主メモリ１
０３０上のワークエリア１１８０に出力されているか否
かを判定する。本例では、添付文書は存在しないため本
判定結果は“Ｎｏ”となり、ステップ１５３０以降の一
連の処理は実行されることなく業務履歴別添付文書管理
情報生成プログラム１１４０の実行を終了する。
【００２０】引き続き、図８に示す電子メールの返信と
して、B主任から図９に示す電子メールが返信された場
合について説明する。本電子メールについても図５にお
けるステップ１３００において主メモリ１０３０上のワ
ークエリア１１８０に格納される。そして、ステップ１
３１０において業務履歴記録プログラム１１２０が実行
される。すなわち業務履歴記録プログラム１１２０にお
ける、図６中のステップ１４００での判定において該当
電子メールのタイトル中に業務メールの識別文字列とし
て予めシステム管理者により定義された識別文字列
“[他社調査”が存在するため、業務メールとして判定
される。次に、ステップ１４２０において業務履歴の識
別番号が付与されているか否かの判定を行う。その結
果、識別番号が付与されているためステップ１４４０に
おいて該当電子メールのタイトルから業務履歴の識別番
号として３を付与する。そして、ステップ１４５０にお
いて電子メールの本文として「To A 課長 CcC 主任・
・・」といった文字列を抽出する。さらに、電子メール
の属性情報として送信元ユーザに[email protected]、To
宛て先ユーザに[email protected]、Cc宛て先ユーザにC@h
itachi.co.jp、その他メッセージID、日付、タイトルな
どの情報を抽出し、これを磁気ディスク１０４０上の業
務履歴格納領域１２１０における業務履歴３を構成する
電子メールに関するデータとして格納する。そして、ス
テップ１４６０において、該当電子メールのタイトル中
に業務履歴の識別番号を付与済みであるため、“Re:[他
社調査：３]Z社調査の件”をタイトルとするメールを次
の宛て先ユーザに対して配信し、業務履歴記録プログラ
ム１１２０の実行を終了する。次に、ステップ１３２０
において添付文書抽出プログラム１１３０を実行するこ
とにより、添付文書として“Z社経営.txt”に関する添
付文書が主メモリ１０３０上のワークエリア１１８０に
出力される。
して、B主任から図９に示す電子メールが返信された場
合について説明する。本電子メールについても図５にお
けるステップ１３００において主メモリ１０３０上のワ
ークエリア１１８０に格納される。そして、ステップ１
３１０において業務履歴記録プログラム１１２０が実行
される。すなわち業務履歴記録プログラム１１２０にお
ける、図６中のステップ１４００での判定において該当
電子メールのタイトル中に業務メールの識別文字列とし
て予めシステム管理者により定義された識別文字列
“[他社調査”が存在するため、業務メールとして判定
される。次に、ステップ１４２０において業務履歴の識
別番号が付与されているか否かの判定を行う。その結
果、識別番号が付与されているためステップ１４４０に
おいて該当電子メールのタイトルから業務履歴の識別番
号として３を付与する。そして、ステップ１４５０にお
いて電子メールの本文として「To A 課長 CcC 主任・
・・」といった文字列を抽出する。さらに、電子メール
の属性情報として送信元ユーザに[email protected]、To
宛て先ユーザに[email protected]、Cc宛て先ユーザにC@h
itachi.co.jp、その他メッセージID、日付、タイトルな
どの情報を抽出し、これを磁気ディスク１０４０上の業
務履歴格納領域１２１０における業務履歴３を構成する
電子メールに関するデータとして格納する。そして、ス
テップ１４６０において、該当電子メールのタイトル中
に業務履歴の識別番号を付与済みであるため、“Re:[他
社調査：３]Z社調査の件”をタイトルとするメールを次
の宛て先ユーザに対して配信し、業務履歴記録プログラ
ム１１２０の実行を終了する。次に、ステップ１３２０
において添付文書抽出プログラム１１３０を実行するこ
とにより、添付文書として“Z社経営.txt”に関する添
付文書が主メモリ１０３０上のワークエリア１１８０に
出力される。
【００２１】さらに、ステップ１３３０において業務履
歴別添付文書管理情報生成プログラム１１４０が起動さ
れる。具体的には、図７におけるステップ１５００にお
いて、本電子メールが業務履歴３に関する最初の電子メ
ールであるかの判定を行う。本ケースでは図９に示す電
子メールは業務履歴３に関する最初の電子メールでない
ため判定結果は“Ｎｏ”となりステップ１５１０は実行
されない。次にステップ１５２０において該当電子メー
ルデータに関する添付文書が主メモリ１０３０上のワー
クエリア１１８０に出力されているか否かを判定する。
本例では、添付文書“Z社経営.txt”が存在するため本
判定結果は“Ｙｅｓ”となり、引き続きステップ１５３
０が実行される。すなわち、該当時点での添付文書の総
数は０であるためステップ１５４０において添付文書の
総数は１となる。さらに、ステップ１５５０において
“Z社経営.txt”に関する添付文書を業務履歴３に関す
る１番目の添付文書として、例えば“３─１”という名
称のディレクトリ中に格納する。最後にステップ１５６
０を実行し、該当添付文書のファイル名として“Z社経
営.txt”を、例えば該当添付文書の容量が1kBの場合に
は添付文書のファイル容量として1kBを、電子メールの
送信日時として“2001/6/4 10:15:26”を、送信者とし
て“B”を抽出し、該当添付文書のポインタ情報として
格納先のディレクトリ名である“３─１”と併せて業務
履歴３に関する添付文書管理情報として登録し、業務履
歴別添付文書管理情報生成プログラム１１４０の実行を
終了する。さらに、本電子メールに引き続き、図８に示
す電子メールの返信としてC主任から“Z社製品.txt”と
いう名称のファイル容量2kBの添付文書が、“2001/6/4
11:23:36”に送信された場合には、業務履歴３に関する
添付文書管理情報として図１０に示すデータが登録され
ることになる。以上が本実施例における電子メール蓄積
管理サーバ２００における電子メールの登録処理に関す
る説明である。
歴別添付文書管理情報生成プログラム１１４０が起動さ
れる。具体的には、図７におけるステップ１５００にお
いて、本電子メールが業務履歴３に関する最初の電子メ
ールであるかの判定を行う。本ケースでは図９に示す電
子メールは業務履歴３に関する最初の電子メールでない
ため判定結果は“Ｎｏ”となりステップ１５１０は実行
されない。次にステップ１５２０において該当電子メー
ルデータに関する添付文書が主メモリ１０３０上のワー
クエリア１１８０に出力されているか否かを判定する。
本例では、添付文書“Z社経営.txt”が存在するため本
判定結果は“Ｙｅｓ”となり、引き続きステップ１５３
０が実行される。すなわち、該当時点での添付文書の総
数は０であるためステップ１５４０において添付文書の
総数は１となる。さらに、ステップ１５５０において
“Z社経営.txt”に関する添付文書を業務履歴３に関す
る１番目の添付文書として、例えば“３─１”という名
称のディレクトリ中に格納する。最後にステップ１５６
０を実行し、該当添付文書のファイル名として“Z社経
営.txt”を、例えば該当添付文書の容量が1kBの場合に
は添付文書のファイル容量として1kBを、電子メールの
送信日時として“2001/6/4 10:15:26”を、送信者とし
て“B”を抽出し、該当添付文書のポインタ情報として
格納先のディレクトリ名である“３─１”と併せて業務
履歴３に関する添付文書管理情報として登録し、業務履
歴別添付文書管理情報生成プログラム１１４０の実行を
終了する。さらに、本電子メールに引き続き、図８に示
す電子メールの返信としてC主任から“Z社製品.txt”と
いう名称のファイル容量2kBの添付文書が、“2001/6/4
11:23:36”に送信された場合には、業務履歴３に関する
添付文書管理情報として図１０に示すデータが登録され
ることになる。以上が本実施例における電子メール蓄積
管理サーバ２００における電子メールの登録処理に関す
る説明である。
【００２２】次に、本実施例における電子メール蓄積管
理サーバ２００における電子メールおよび業務履歴の検
索参照処理について図を用いて説明する。図１における
検索クライアント５００からの検索要求を電子メール蓄
積管理サーバ２００が受信すると、電子メール蓄積管理
サーバ２００におけるシステム制御プログラム１１００
は検索制御プログラム１１５０を起動し、業務履歴格納
領域１２１０に格納されたデータを参照することにより
検索表示処理を開始する。以下、業務履歴情報の検索表
示処理について図１１に示すPADを用いて説明する。ま
ず始めに、検索制御プログラム１１５０はステップ２０
００において検索クライアント５００から受信した検索
参照コマンドを主メモリ１０３０上のワークエリア１１
８０上に格納する。そして、ステップ２０１０において
該当の検索参照コマンドが指定された業務履歴の識別番
号に関する添付文書一覧の参照コマンドであるか否かを
判定する。ステップ２０１０での判定結果が“Ｎｏ”の
場合には、ステップ２０２０において業務履歴検索参照
プログラム１１６０を起動し指定された検索参照コマン
ドに応じた処理を実行する。また、ステップ２０１０で
の判定結果が“Ｙｅｓ”の場合には、ステップ２０３０
において業務履歴別添付文書参照プログラム１１７０を
起動し、指定された業務履歴に関する添付文書の一覧を
生成する。ここで生成された画面は検索制御プログラム
１１５０およびシステム制御プログラム１１００を介し
て検索クライアント５００に返送され、検索クライアン
ト５００上の検索参照画面として表示される。以上が、
本実施例における電子メールデータおよび業務履歴の検
索参照処理の概要である。
理サーバ２００における電子メールおよび業務履歴の検
索参照処理について図を用いて説明する。図１における
検索クライアント５００からの検索要求を電子メール蓄
積管理サーバ２００が受信すると、電子メール蓄積管理
サーバ２００におけるシステム制御プログラム１１００
は検索制御プログラム１１５０を起動し、業務履歴格納
領域１２１０に格納されたデータを参照することにより
検索表示処理を開始する。以下、業務履歴情報の検索表
示処理について図１１に示すPADを用いて説明する。ま
ず始めに、検索制御プログラム１１５０はステップ２０
００において検索クライアント５００から受信した検索
参照コマンドを主メモリ１０３０上のワークエリア１１
８０上に格納する。そして、ステップ２０１０において
該当の検索参照コマンドが指定された業務履歴の識別番
号に関する添付文書一覧の参照コマンドであるか否かを
判定する。ステップ２０１０での判定結果が“Ｎｏ”の
場合には、ステップ２０２０において業務履歴検索参照
プログラム１１６０を起動し指定された検索参照コマン
ドに応じた処理を実行する。また、ステップ２０１０で
の判定結果が“Ｙｅｓ”の場合には、ステップ２０３０
において業務履歴別添付文書参照プログラム１１７０を
起動し、指定された業務履歴に関する添付文書の一覧を
生成する。ここで生成された画面は検索制御プログラム
１１５０およびシステム制御プログラム１１００を介し
て検索クライアント５００に返送され、検索クライアン
ト５００上の検索参照画面として表示される。以上が、
本実施例における電子メールデータおよび業務履歴の検
索参照処理の概要である。
【００２３】次に、図１１のステップ２０２０における
業務履歴検索参照プログラム１１６０の処理内容および
図１１のステップ２０３０における業務履歴別添付文書
参照プログラム１１７０の処理内容について、それぞれ
図１２および図１３を用いて説明する。まず、業務履歴
検索参照プログラム１１６０では、図１２におけるステ
ップ２１００において、ワークエリア１１８０に格納さ
れた検索参照コマンドの内容を判定する。すなわち、ス
テップ２１００における判定結果が業務履歴に関する検
索要求である場合には、ステップ２１１０において業務
履歴格納領域１２１０の業務履歴に関する検索用インデ
クスデータ（図２においては図示していない）を参照
し、指定された条件で業務履歴に関する検索処理を実行
し、ヒットした業務履歴の一覧において各業務履歴に関
する添付文書の一覧参照ボタンを付与する形の表示画面
を生成する。また、ステップ２１００における判定結果
が電子メールに関する検索要求である場合には、ステッ
プ２１２０において業務履歴格納領域１２１０の電子メ
ールに関する検索用インデクスデータを参照し、指定さ
れた条件で電子メールに関する検索処理を実行し、ヒッ
トした電子メールの一覧表示画面を生成する。さらに、
ステップ２１００における判定結果が指定された業務履
歴の識別番号に関する電子メール一覧の参照要求である
場合には、ステップ２１３０において業務履歴格納領域
１２１０における指定された業務履歴の識別番号に関す
る電子メールの履歴を参照し該当電子メールの一覧表示
画面を生成する。最後に、ステップ２１００における判
定結果が指定された電子メールに関する内容の参照要求
である場合には、ステップ２１４０において業務履歴格
納領域１２１０における指定された電子メールの内容を
参照し電子メールの内容表示画面を生成する。以上が、
業務履歴検索参照プログラム１１６０の処理内容であ
る。
業務履歴検索参照プログラム１１６０の処理内容および
図１１のステップ２０３０における業務履歴別添付文書
参照プログラム１１７０の処理内容について、それぞれ
図１２および図１３を用いて説明する。まず、業務履歴
検索参照プログラム１１６０では、図１２におけるステ
ップ２１００において、ワークエリア１１８０に格納さ
れた検索参照コマンドの内容を判定する。すなわち、ス
テップ２１００における判定結果が業務履歴に関する検
索要求である場合には、ステップ２１１０において業務
履歴格納領域１２１０の業務履歴に関する検索用インデ
クスデータ（図２においては図示していない）を参照
し、指定された条件で業務履歴に関する検索処理を実行
し、ヒットした業務履歴の一覧において各業務履歴に関
する添付文書の一覧参照ボタンを付与する形の表示画面
を生成する。また、ステップ２１００における判定結果
が電子メールに関する検索要求である場合には、ステッ
プ２１２０において業務履歴格納領域１２１０の電子メ
ールに関する検索用インデクスデータを参照し、指定さ
れた条件で電子メールに関する検索処理を実行し、ヒッ
トした電子メールの一覧表示画面を生成する。さらに、
ステップ２１００における判定結果が指定された業務履
歴の識別番号に関する電子メール一覧の参照要求である
場合には、ステップ２１３０において業務履歴格納領域
１２１０における指定された業務履歴の識別番号に関す
る電子メールの履歴を参照し該当電子メールの一覧表示
画面を生成する。最後に、ステップ２１００における判
定結果が指定された電子メールに関する内容の参照要求
である場合には、ステップ２１４０において業務履歴格
納領域１２１０における指定された電子メールの内容を
参照し電子メールの内容表示画面を生成する。以上が、
業務履歴検索参照プログラム１１６０の処理内容であ
る。
【００２４】引き続き、業務履歴別添付文書参照プログ
ラム１１７０の処理フローについて図１３に示すPADを
用いて説明する。業務履歴別添付文書参照プログラム１
１７０では、まず始めに図１３におけるステップ２２０
０において指定された業務履歴に関する添付文書管理情
報を参照する。そして、ステップ２２１０において該当
業務履歴に関する添付文書の総数が０であるか否かを判
定する。そしてステップ２２１０における判定結果が
“Ｙｅｓ”の場合には、ステップ２２２０を実行し該当
業務履歴については添付文書が存在しない旨のメッセー
ジを生成する。また、ステップ２２１０における判定結
果が“Ｎｏ”である場合にはステップ２２３０において
全ての添付文書についてステップ２２４０およびステッ
プ２２５０を繰り返し実行する。すなわち、ステップ２
２４０では業務履歴格納領域１２１０における該当業務
履歴の添付文書管理情報を参照し、この中から該当添付
文書の格納領域に対するポインタ情報（格納先）を抽出
してくる。そしてステップ２２５０では、該当業務履歴
に関する添付文書管理情報を参照し各種属性情報を抽出
するとともに。該当のポインタ情報を元に添付文書の実
体を参照するためのリンクを生成する形で該当業務履歴
に関する添付文書の一覧画面を生成する。以上が、本実
施例における検索参照処理の手順である。
ラム１１７０の処理フローについて図１３に示すPADを
用いて説明する。業務履歴別添付文書参照プログラム１
１７０では、まず始めに図１３におけるステップ２２０
０において指定された業務履歴に関する添付文書管理情
報を参照する。そして、ステップ２２１０において該当
業務履歴に関する添付文書の総数が０であるか否かを判
定する。そしてステップ２２１０における判定結果が
“Ｙｅｓ”の場合には、ステップ２２２０を実行し該当
業務履歴については添付文書が存在しない旨のメッセー
ジを生成する。また、ステップ２２１０における判定結
果が“Ｎｏ”である場合にはステップ２２３０において
全ての添付文書についてステップ２２４０およびステッ
プ２２５０を繰り返し実行する。すなわち、ステップ２
２４０では業務履歴格納領域１２１０における該当業務
履歴の添付文書管理情報を参照し、この中から該当添付
文書の格納領域に対するポインタ情報（格納先）を抽出
してくる。そしてステップ２２５０では、該当業務履歴
に関する添付文書管理情報を参照し各種属性情報を抽出
するとともに。該当のポインタ情報を元に添付文書の実
体を参照するためのリンクを生成する形で該当業務履歴
に関する添付文書の一覧画面を生成する。以上が、本実
施例における検索参照処理の手順である。
【００２５】次に、本実施例における検索参照処理につ
いて具体例を挙げて説明する。まず、検索クライアント
５００から電子メール蓄積管理サーバ２００にアクセス
すると検索クライアント５００には図１４に示す検索画
面が表示される。ここで、例えば“業務履歴の開始者”
の項目に“A”を指定して“検索実行”ボタンが押され
たものとする。検索参照コマンドはネットワーク６００
を介して電子メール蓄積管理サーバ２００に伝えられ、
システム制御プログラム１１００を介して図１１におけ
るステップ２０００が実行される。すなわち、“業務履
歴の開始者”の項目に“A”を含む業務履歴を検索する
旨の検索参照コマンドが主メモリ１０３０上のワークエ
リア１１８０に格納される。 次に、ステップ２０１０
において判定処理が実行されるが、ここでの判定結果は
“Ｎｏ”であるためステップ２０２０において業務履歴
検索参照プログラム１１６０が実行される。業務履歴検
索参照プログラムでは図１２におけるステップ２１００
において指定された検索参照コマンドに対する判定処理
が実行される。ここでの検索参照要求は業務履歴に関す
る検索要求であるためステップ２１１０が実行される。
すなわち、“業務履歴の開始者”の項目に“A”を含む
業務履歴の一覧を生成するとともに該当画面中の各業務
履歴について添付文書の一覧を参照するためのボタンが
表示される。この時の業務履歴に関する検索結果一覧の
例を図１５に示す。本図に示す内容は、従来技術１にお
ける業務履歴の検索結果画面の内容と概ね一致をしてい
るが、各業務履歴について添付文書一覧を参照するため
の“添付文書参照”ボタンが表示されているか否かが本
質的な違いとなる。
いて具体例を挙げて説明する。まず、検索クライアント
５００から電子メール蓄積管理サーバ２００にアクセス
すると検索クライアント５００には図１４に示す検索画
面が表示される。ここで、例えば“業務履歴の開始者”
の項目に“A”を指定して“検索実行”ボタンが押され
たものとする。検索参照コマンドはネットワーク６００
を介して電子メール蓄積管理サーバ２００に伝えられ、
システム制御プログラム１１００を介して図１１におけ
るステップ２０００が実行される。すなわち、“業務履
歴の開始者”の項目に“A”を含む業務履歴を検索する
旨の検索参照コマンドが主メモリ１０３０上のワークエ
リア１１８０に格納される。 次に、ステップ２０１０
において判定処理が実行されるが、ここでの判定結果は
“Ｎｏ”であるためステップ２０２０において業務履歴
検索参照プログラム１１６０が実行される。業務履歴検
索参照プログラムでは図１２におけるステップ２１００
において指定された検索参照コマンドに対する判定処理
が実行される。ここでの検索参照要求は業務履歴に関す
る検索要求であるためステップ２１１０が実行される。
すなわち、“業務履歴の開始者”の項目に“A”を含む
業務履歴の一覧を生成するとともに該当画面中の各業務
履歴について添付文書の一覧を参照するためのボタンが
表示される。この時の業務履歴に関する検索結果一覧の
例を図１５に示す。本図に示す内容は、従来技術１にお
ける業務履歴の検索結果画面の内容と概ね一致をしてい
るが、各業務履歴について添付文書一覧を参照するため
の“添付文書参照”ボタンが表示されているか否かが本
質的な違いとなる。
【００２６】本画面において、“業務履歴名”の項目と
“コマンド”の項目についてはリンクが生成されてお
り、例えば検索クライアント５００においてユーザが
“コマンド”における“添付文書参照”に関するリンク
をクリックした場合には、検索クライアント５００から
電子メール蓄積管理サーバ２００に対し識別番号３に相
当する業務履歴について添付文書の一覧参照に関する検
索参照コマンドが送信される。検索参照コマンドの送信
経路については、先に説明済みであるため詳細な記載は
省略するが、今回は図１１におけるステップ２０１０に
おける判定結果が“Ｙｅｓ”となる。このためステップ
２０３０が実行され業務履歴別添付文書参照プログラム
１１７０が起動される。業務履歴別添付文書参照プログ
ラム１１７０では、図１３におけるステップ２２００に
おいて該当業務履歴に関する添付文書管理情報として図
１０に示す情報が参照される。次にステップ２２１０に
おける判定処理が実行されるが、この場合添付文書の総
数は２であるため判定結果は“Ｎｏ”となる。これによ
りステップ２２３０が実行され、識別番号３に対応する
添付文書、すなわち“Z社経営.txt”と“Z社製品.txt”
についてステップ２２４０とステップ２２５０が実行さ
れる。これにより、生成される添付文書の一覧画面の例
を図１６に示す。なお、本図において“添付文書名”の
項目に記載されている“Z社経営.txt”と“Z社製品.tx
t”に関しては、その格納先である“３−１”および
“３−２”に対応するディレクトリにリンクが生成され
ており、本リンクを参照することにより該当の添付文書
を参照することが可能である。さらに、本図においては
添付文書の一覧をファイル名ごとにソートをして表示す
ることも可能であるし、該当添付文書を含む電子メール
が送信された日付順に表示することも可能である。
“コマンド”の項目についてはリンクが生成されてお
り、例えば検索クライアント５００においてユーザが
“コマンド”における“添付文書参照”に関するリンク
をクリックした場合には、検索クライアント５００から
電子メール蓄積管理サーバ２００に対し識別番号３に相
当する業務履歴について添付文書の一覧参照に関する検
索参照コマンドが送信される。検索参照コマンドの送信
経路については、先に説明済みであるため詳細な記載は
省略するが、今回は図１１におけるステップ２０１０に
おける判定結果が“Ｙｅｓ”となる。このためステップ
２０３０が実行され業務履歴別添付文書参照プログラム
１１７０が起動される。業務履歴別添付文書参照プログ
ラム１１７０では、図１３におけるステップ２２００に
おいて該当業務履歴に関する添付文書管理情報として図
１０に示す情報が参照される。次にステップ２２１０に
おける判定処理が実行されるが、この場合添付文書の総
数は２であるため判定結果は“Ｎｏ”となる。これによ
りステップ２２３０が実行され、識別番号３に対応する
添付文書、すなわち“Z社経営.txt”と“Z社製品.txt”
についてステップ２２４０とステップ２２５０が実行さ
れる。これにより、生成される添付文書の一覧画面の例
を図１６に示す。なお、本図において“添付文書名”の
項目に記載されている“Z社経営.txt”と“Z社製品.tx
t”に関しては、その格納先である“３−１”および
“３−２”に対応するディレクトリにリンクが生成され
ており、本リンクを参照することにより該当の添付文書
を参照することが可能である。さらに、本図においては
添付文書の一覧をファイル名ごとにソートをして表示す
ることも可能であるし、該当添付文書を含む電子メール
が送信された日付順に表示することも可能である。
【００２７】また、図１５に示した業務履歴に関する検
索結果の一覧画面において“業務履歴名”の項目に関す
るリンクがクリックされた場合には、検索クライアント
５００から識別番号３に関する業務履歴について電子メ
ールの一覧を参照するための検索参照コマンドが発行さ
れる。検索参照コマンドの送信経路については先に説明
済みであるため今回も詳細な記載は省略するが、今回は
図１２におけるステップ２１１０における判定結果が指
定された業務履歴の識別番号に関する電子メールの一覧
参照要求となる。このためステップ２１３０が実行さ
れ、識別番号３に関する電子メールの一覧画面が検索ク
ライアント５００に送信される。この時の画面の例を図
１７に示す。
索結果の一覧画面において“業務履歴名”の項目に関す
るリンクがクリックされた場合には、検索クライアント
５００から識別番号３に関する業務履歴について電子メ
ールの一覧を参照するための検索参照コマンドが発行さ
れる。検索参照コマンドの送信経路については先に説明
済みであるため今回も詳細な記載は省略するが、今回は
図１２におけるステップ２１１０における判定結果が指
定された業務履歴の識別番号に関する電子メールの一覧
参照要求となる。このためステップ２１３０が実行さ
れ、識別番号３に関する電子メールの一覧画面が検索ク
ライアント５００に送信される。この時の画面の例を図
１７に示す。
【００２８】さらに、図１７に示した業務履歴３に関す
る電子メールの一覧画面において“タイトル”の項目の
中の“Z社調査の件”に関するリンクがクリックされた
場合には、検索クライアント５００から該当電子メール
について内容を参照するための検索参照コマンドが発行
される。その結果、今回は図１２におけるステップ２１
１０における判定結果が指定された電子メールに関する
内容参照要求となり、ステップ２１４０により該当電子
メールの内容表示画面が送信される。この時の画面の例
を図１８に示す。
る電子メールの一覧画面において“タイトル”の項目の
中の“Z社調査の件”に関するリンクがクリックされた
場合には、検索クライアント５００から該当電子メール
について内容を参照するための検索参照コマンドが発行
される。その結果、今回は図１２におけるステップ２１
１０における判定結果が指定された電子メールに関する
内容参照要求となり、ステップ２１４０により該当電子
メールの内容表示画面が送信される。この時の画面の例
を図１８に示す。
【００２９】最後に、図１４に示す検索画面において電
子メールに関する条件が指定された場合について例を挙
げて説明する。例えば“電子メールの送信者”の項目に
“A”を指定して“検索実行”ボタンが押されたものと
する。検索参照コマンドは電子メール蓄積管理サーバ２
００に伝えられ、図１２におけるステップ２１００にお
いて電子メールに関する検索要求であると判定されるた
め、ステップ２１２０が実行される。すなわち、“電子
メールの送信者”の項目に“A”を含む電子メールの一
覧が生成される。この時表示される画面の例を図１９に
示す。なお、本図において“タイトル”の項目中の“Z
社調査の件”にはリンクが生成されており、本リンクが
クリックされると検索クライアントから電子メールの内
容参照コマンドが発行される。この時の処理について
は、既に説明済みであるため詳細な説明は省略する。
子メールに関する条件が指定された場合について例を挙
げて説明する。例えば“電子メールの送信者”の項目に
“A”を指定して“検索実行”ボタンが押されたものと
する。検索参照コマンドは電子メール蓄積管理サーバ２
００に伝えられ、図１２におけるステップ２１００にお
いて電子メールに関する検索要求であると判定されるた
め、ステップ２１２０が実行される。すなわち、“電子
メールの送信者”の項目に“A”を含む電子メールの一
覧が生成される。この時表示される画面の例を図１９に
示す。なお、本図において“タイトル”の項目中の“Z
社調査の件”にはリンクが生成されており、本リンクが
クリックされると検索クライアントから電子メールの内
容参照コマンドが発行される。この時の処理について
は、既に説明済みであるため詳細な説明は省略する。
【００３０】以上が本実施例における検索参照処理の例
である。このように、本実施例では電子メールの登録時
に、転送や返信などの接続関係にある電子メールの束に
より構成される業務履歴について、該当業務履歴中に含
まれる添付文書に関する属性情報を格納した業務履歴別
添付文書管理情報を生成しておく。そして、検索参照時
には業務履歴の一覧画面において各業務履歴中に含まれ
る添付文書の一覧参照ボタンを表示することにより、個
々の電子メールを介することなく直接該当業務履歴に関
する添付文書を参照することができる。これにより、添
付文書の参照に要する負担を大幅に低減することが可能
になる。 なお、本実施例では説明の簡略化のため個々
の添付文書を直接的に検索するための方法については記
載をしていない。しかし、図６におけるステップ１４５
０において個々の添付文書に対し検索用のインデクスデ
ータを作成するステップを加え、かつ図１２におけるス
テップ２１００に添付文書に関する検索要求を識別する
ステップを設けるとともに該当検索要求に合致した検索
処理を実装することにより、容易に該当機能を実現する
ことができる。
である。このように、本実施例では電子メールの登録時
に、転送や返信などの接続関係にある電子メールの束に
より構成される業務履歴について、該当業務履歴中に含
まれる添付文書に関する属性情報を格納した業務履歴別
添付文書管理情報を生成しておく。そして、検索参照時
には業務履歴の一覧画面において各業務履歴中に含まれ
る添付文書の一覧参照ボタンを表示することにより、個
々の電子メールを介することなく直接該当業務履歴に関
する添付文書を参照することができる。これにより、添
付文書の参照に要する負担を大幅に低減することが可能
になる。 なお、本実施例では説明の簡略化のため個々
の添付文書を直接的に検索するための方法については記
載をしていない。しかし、図６におけるステップ１４５
０において個々の添付文書に対し検索用のインデクスデ
ータを作成するステップを加え、かつ図１２におけるス
テップ２１００に添付文書に関する検索要求を識別する
ステップを設けるとともに該当検索要求に合致した検索
処理を実装することにより、容易に該当機能を実現する
ことができる。
【００３１】また、本実施例では業務履歴別添付文書管
理情報として添付文書のファイル名称、電子メールの送
信日時、送信者および添付文書のファイル容量を管理す
る実装について述べているが、これらのうち少なくとも
１個以上の情報を表示するだけでも従来システムにおけ
る添付文書参照の煩雑さに関する問題を大幅に解決する
ことができる。また、さらに多くの情報を付与すること
により、より高機能な添付文書の一覧表示を実現するこ
とが可能になる。加えて、本実施例では送信日時として
電子メールデータ中の“Date”に関するフィールドの値
をそのまま設定する実装について記載をしているが、電
子メールデータ中の“Date”に関するフィールドの値は
メールクライアントの設定に依存する値であり不正確な
場合がある。このため、電子メール蓄積サーバ側で該当
のメールデータを受信した日時を利用することにより、
メールクライアントの設定に依らない送信日時を付与す
ることができる。
理情報として添付文書のファイル名称、電子メールの送
信日時、送信者および添付文書のファイル容量を管理す
る実装について述べているが、これらのうち少なくとも
１個以上の情報を表示するだけでも従来システムにおけ
る添付文書参照の煩雑さに関する問題を大幅に解決する
ことができる。また、さらに多くの情報を付与すること
により、より高機能な添付文書の一覧表示を実現するこ
とが可能になる。加えて、本実施例では送信日時として
電子メールデータ中の“Date”に関するフィールドの値
をそのまま設定する実装について記載をしているが、電
子メールデータ中の“Date”に関するフィールドの値は
メールクライアントの設定に依存する値であり不正確な
場合がある。このため、電子メール蓄積サーバ側で該当
のメールデータを受信した日時を利用することにより、
メールクライアントの設定に依らない送信日時を付与す
ることができる。
【００３２】さらに、本実施例における業務履歴一覧の
表示画面においては図１５に示す通り添付文書の総数に
関する記載はなされていない。しかし、本画面において
添付文書総数を表示したり、または添付文書の有無に関
する情報を表示することにより、添付文書が１件も含ま
れていない業務履歴に関する無駄な参照を抑止すること
ができ、ひいてはさらに効率的な添付文書参照が実現で
きるようになる。この時の業務履歴に関する検索結果一
覧画面の例を図２０および図２１に示す。 さらに、図
２２および図２３に示すとおり添付文書を含まない業務
履歴には“添付文書参照”に関するリンクを生成しな
い、または“添付文書参照”に関するボタン自体を削除
するなどの実現方式を採ることもできる。
表示画面においては図１５に示す通り添付文書の総数に
関する記載はなされていない。しかし、本画面において
添付文書総数を表示したり、または添付文書の有無に関
する情報を表示することにより、添付文書が１件も含ま
れていない業務履歴に関する無駄な参照を抑止すること
ができ、ひいてはさらに効率的な添付文書参照が実現で
きるようになる。この時の業務履歴に関する検索結果一
覧画面の例を図２０および図２１に示す。 さらに、図
２２および図２３に示すとおり添付文書を含まない業務
履歴には“添付文書参照”に関するリンクを生成しな
い、または“添付文書参照”に関するボタン自体を削除
するなどの実現方式を採ることもできる。
【００３３】加えて、本実施例ではある業務履歴に含ま
れる添付文書の参照ボタンを図１５に示す業務履歴の一
覧画面においてのみ記述する例について記載をした。し
かし、本ボタンを図１7に示す指定された業務履歴に関
する電子メールの一覧画面、図１８に示す電子メールの
内容表示画面および図１９に示す電子メールに関する検
索結果画面中に記載することもできる。この場合の画面
例をそれぞれ図２４、図２５および図２６に示す。いず
れも画面の右側に該当のボタンが表示されているが、該
当のボタンが押されると該当業務履歴に含まれる添付文
書の参照要求が検索クライアント５００から発行される
ことになり、その結果として図１６に示す画面が表示さ
れることになる。
れる添付文書の参照ボタンを図１５に示す業務履歴の一
覧画面においてのみ記述する例について記載をした。し
かし、本ボタンを図１7に示す指定された業務履歴に関
する電子メールの一覧画面、図１８に示す電子メールの
内容表示画面および図１９に示す電子メールに関する検
索結果画面中に記載することもできる。この場合の画面
例をそれぞれ図２４、図２５および図２６に示す。いず
れも画面の右側に該当のボタンが表示されているが、該
当のボタンが押されると該当業務履歴に含まれる添付文
書の参照要求が検索クライアント５００から発行される
ことになり、その結果として図１６に示す画面が表示さ
れることになる。
【００３４】最後に、本実施例においては電子メール蓄
積管理サーバ２００を電子メールサーバ１００と独立し
た構成で実現する実装について述べている。しかし、本
発明の本質は返信や転送などの接続関係にある電子メー
ルを束として扱い、その中で送受信された添付文書を一
括して管理することであり、電子メールサーバ１００と
電子メール蓄積管理サーバ２００の独立性には依存しな
い。すなわち、例えばＸ．４００などのプロトコルに基
づく電子メールサーバでは送受信される電子メールおよ
び添付文書を電子メールサーバ内で蓄積する仕掛けが実
現されている。このような場合では、電子メールサーバ
内に返信や転送などの接続関係にある電子メールを束と
して抽出するプログラム、添付文書を抽出するプログラ
ムおよび本発明に示す業務履歴別添付文書管理情報生成
プログラム１１４０に相当するプログラムを新規に実装
することにより該当の機能を実現することも可能であ
る。
積管理サーバ２００を電子メールサーバ１００と独立し
た構成で実現する実装について述べている。しかし、本
発明の本質は返信や転送などの接続関係にある電子メー
ルを束として扱い、その中で送受信された添付文書を一
括して管理することであり、電子メールサーバ１００と
電子メール蓄積管理サーバ２００の独立性には依存しな
い。すなわち、例えばＸ．４００などのプロトコルに基
づく電子メールサーバでは送受信される電子メールおよ
び添付文書を電子メールサーバ内で蓄積する仕掛けが実
現されている。このような場合では、電子メールサーバ
内に返信や転送などの接続関係にある電子メールを束と
して抽出するプログラム、添付文書を抽出するプログラ
ムおよび本発明に示す業務履歴別添付文書管理情報生成
プログラム１１４０に相当するプログラムを新規に実装
することにより該当の機能を実現することも可能であ
る。
【００３５】また、本実施例では電子メール蓄積管理サ
ーバ２００をメールクライアント３００および４００と
独立した構成で実現する実装について述べているが、こ
れについても前記と同様であり、メールクライアントに
おける電子メールのスレッド表示機能などにおいて実装
されている返信や転送などによる接続関係にある電子メ
ールを一連の電子メールの束として抽出するプログラム
および添付文書を抽出するプログラムを利用し、本発明
に示す業務履歴別添付文書管理情報生成プログラム１１
４０に相当するプログラムをメールクライアント中に新
規に実装することにより該当の機能を実現することが可
能になる。なお、この場合の検索参照画面は本実施例に
おける“業務履歴”が“メールスレッド”に関する概念
に置き換わるものであり、基本的には本実施例における
図１４以降に示した画面と同様の形で実現されるもので
ある。また、表示方法としては電子メールのスレッドを
含む電子メール一覧画面において、電子メールのスレッ
ドに対する添付文書の一覧参照ボタン、または各電子メ
ールに対し該当電子メールを構成要素として含むスレッ
ド内に含まれる添付文書の一覧参照ボタンという形で実
現される。
ーバ２００をメールクライアント３００および４００と
独立した構成で実現する実装について述べているが、こ
れについても前記と同様であり、メールクライアントに
おける電子メールのスレッド表示機能などにおいて実装
されている返信や転送などによる接続関係にある電子メ
ールを一連の電子メールの束として抽出するプログラム
および添付文書を抽出するプログラムを利用し、本発明
に示す業務履歴別添付文書管理情報生成プログラム１１
４０に相当するプログラムをメールクライアント中に新
規に実装することにより該当の機能を実現することが可
能になる。なお、この場合の検索参照画面は本実施例に
おける“業務履歴”が“メールスレッド”に関する概念
に置き換わるものであり、基本的には本実施例における
図１４以降に示した画面と同様の形で実現されるもので
ある。また、表示方法としては電子メールのスレッドを
含む電子メール一覧画面において、電子メールのスレッ
ドに対する添付文書の一覧参照ボタン、または各電子メ
ールに対し該当電子メールを構成要素として含むスレッ
ド内に含まれる添付文書の一覧参照ボタンという形で実
現される。
【００３６】以上示した通り、本発明の第一の実施例で
は送受信される電子メールに付与された添付文書を抽出
し、電子メールにおける転送や返信などで関連付けられ
る電子メールの束（業務履歴）に対して添付文書の管理
情報を生成する方法について記載した。しかし、HTMLメ
ールなどの高機能な表示を目的として冗長に添付文書が
付与された電子メールや各電子メールサーバ２００に依
存して自動的に付与される制御用の添付文書が登録の対
象となってしまう。このため、ディスク領域が不要に消
費されるだけでなく各業務履歴に関する添付文書の総数
としてユーザが意図していない関連のない添付文書に関
する情報が表示されたり、図１６に示す業務履歴に関す
る添付文書の一覧画面において不要な添付文書が多く表
示されるため添付文書を参照するための作業効率が低下
してしまうという問題が発生する。
は送受信される電子メールに付与された添付文書を抽出
し、電子メールにおける転送や返信などで関連付けられ
る電子メールの束（業務履歴）に対して添付文書の管理
情報を生成する方法について記載した。しかし、HTMLメ
ールなどの高機能な表示を目的として冗長に添付文書が
付与された電子メールや各電子メールサーバ２００に依
存して自動的に付与される制御用の添付文書が登録の対
象となってしまう。このため、ディスク領域が不要に消
費されるだけでなく各業務履歴に関する添付文書の総数
としてユーザが意図していない関連のない添付文書に関
する情報が表示されたり、図１６に示す業務履歴に関す
る添付文書の一覧画面において不要な添付文書が多く表
示されるため添付文書を参照するための作業効率が低下
してしまうという問題が発生する。
【００３７】そこで、本発明第二の実施例として、各業
務履歴に関する添付文書の管理情報生成に際して不要な
添付文書を対象から除外するための構成を具備した例に
ついて記載をする。本実施例における構成を図２７に示
す。本実施例の構成は、図２に示した第一の実施例にお
ける構成とほぼ同じであるが、図２における添付文書抽
出プログラム１１３０が登録対象判定型添付文書抽出プ
ログラム１１９０に置き換わっている点および磁気ディ
スク１０４０内に登録対象添付文書定義情報格納領域１
２２０が存在する点が異なっている。以下、本実施例に
おける登録処理の概要について説明をする。業務履歴情
報の登録、蓄積時処理の概要を図２８に示す。本図にお
いても、第一の実施例において図５に示す処理フローと
基本的には同じであるが、図５におけるステップ１３２
０に関する処理がステップ１３４０に置き換わってお
り、ステップ１３４０で登録対象判定型添付文書抽出プ
ログラム１１９０を実行する点が異なっている。
務履歴に関する添付文書の管理情報生成に際して不要な
添付文書を対象から除外するための構成を具備した例に
ついて記載をする。本実施例における構成を図２７に示
す。本実施例の構成は、図２に示した第一の実施例にお
ける構成とほぼ同じであるが、図２における添付文書抽
出プログラム１１３０が登録対象判定型添付文書抽出プ
ログラム１１９０に置き換わっている点および磁気ディ
スク１０４０内に登録対象添付文書定義情報格納領域１
２２０が存在する点が異なっている。以下、本実施例に
おける登録処理の概要について説明をする。業務履歴情
報の登録、蓄積時処理の概要を図２８に示す。本図にお
いても、第一の実施例において図５に示す処理フローと
基本的には同じであるが、図５におけるステップ１３２
０に関する処理がステップ１３４０に置き換わってお
り、ステップ１３４０で登録対象判定型添付文書抽出プ
ログラム１１９０を実行する点が異なっている。
【００３８】以下、本実施例が第一の実施例と異なって
いる唯一の部分である登録対象判定型添付文書抽出プロ
グラム１１９０の処理について図２９を用いて説明す
る。添付文書抽出プログラム１１９０では、ステップ１
６００において磁気ディスク１０４０上の登録対象添付
文書定義情報格納領域１２２０を参照し、登録対象添付
文書の定義情報を主メモリ１０３０上のワークエリア１
１８０に読み込む。そして、ステップ１６１０において
主メモリ１０３０上のワークエリア１１８０に格納され
た電子メールデータを解析し、添付文書を抽出する処理
を実行する。さらにステップ１６２０において全ての添
付文書についてステップ１６３０を実行し、該当の添付
文書が登録対象添付文書の定義情報に合致するか否かを
判定する。そして、ステップ１６３０における判定結果
が“Ｙｅｓ”の場合には引き続きステップ１６４０を実
行し、該当の添付文書を登録対象として主メモリ１０３
０上のワークエリア１１８０に出力する。以上が登録対
象判定型添付文書抽出プログラム１１９０の処理フロー
である。
いる唯一の部分である登録対象判定型添付文書抽出プロ
グラム１１９０の処理について図２９を用いて説明す
る。添付文書抽出プログラム１１９０では、ステップ１
６００において磁気ディスク１０４０上の登録対象添付
文書定義情報格納領域１２２０を参照し、登録対象添付
文書の定義情報を主メモリ１０３０上のワークエリア１
１８０に読み込む。そして、ステップ１６１０において
主メモリ１０３０上のワークエリア１１８０に格納され
た電子メールデータを解析し、添付文書を抽出する処理
を実行する。さらにステップ１６２０において全ての添
付文書についてステップ１６３０を実行し、該当の添付
文書が登録対象添付文書の定義情報に合致するか否かを
判定する。そして、ステップ１６３０における判定結果
が“Ｙｅｓ”の場合には引き続きステップ１６４０を実
行し、該当の添付文書を登録対象として主メモリ１０３
０上のワークエリア１１８０に出力する。以上が登録対
象判定型添付文書抽出プログラム１１９０の処理フロー
である。
【００３９】なお、本実施例における登録対象添付文書
の定義情報の具体例としては、登録対象として抽出すべ
きでない添付文書のファイル名称を定義するような実装
がある。これにより、各電子メールサーバ１００が自動
的に付与する制御用の添付文書の多くを登録対象から除
外することができる。
の定義情報の具体例としては、登録対象として抽出すべ
きでない添付文書のファイル名称を定義するような実装
がある。これにより、各電子メールサーバ１００が自動
的に付与する制御用の添付文書の多くを登録対象から除
外することができる。
【００４０】さらに、登録対象添付文書の定義情報とし
ては登録対象とすべき添付文書の拡張子（例えば“Z社
経営.txt”における文字列“txt”）を１種類以上定義
することも可能であるし、またはパーソナルコンピュー
タなどにおけるアプリケーションデータとして作成され
た添付文書については該当アプリケーションデータによ
る属性情報を用いて定義することも可能である。これに
より、上記定義情報から文書の種別を抽出し、業務文書
として生成される可能性の高い種別の文書のみを登録対
象として処理することが可能である。
ては登録対象とすべき添付文書の拡張子（例えば“Z社
経営.txt”における文字列“txt”）を１種類以上定義
することも可能であるし、またはパーソナルコンピュー
タなどにおけるアプリケーションデータとして作成され
た添付文書については該当アプリケーションデータによ
る属性情報を用いて定義することも可能である。これに
より、上記定義情報から文書の種別を抽出し、業務文書
として生成される可能性の高い種別の文書のみを登録対
象として処理することが可能である。
【００４１】さらに、登録対象添付文書の定義情報とし
ては登録対象となるメールの形式に応じたルールを定義
することもできる。これによりHTMLメールなどの高機能
表示用の添付文書が付与された電子メールについても必
要な添付文書のみを蓄積、参照することが可能になる。
ては登録対象となるメールの形式に応じたルールを定義
することもできる。これによりHTMLメールなどの高機能
表示用の添付文書が付与された電子メールについても必
要な添付文書のみを蓄積、参照することが可能になる。
【００４２】さらに、登録対象とする添付文書に関する
判定条件を登録対象添付文書の定義情報とし、この判定
条件を登録対象添付文書定義情報格納領域に設定するた
めのインタフェースを設けるようにしてもよく、また、
登録対象から除外する添付文書に関する判定条件を登録
対象添付文書の定義情報とし、この判定条件を登録対象
添付文書定義情報格納領域に設定するためのインタフェ
ース（例えば、定義用の画面）を設けるようにしてもよ
い。
判定条件を登録対象添付文書の定義情報とし、この判定
条件を登録対象添付文書定義情報格納領域に設定するた
めのインタフェースを設けるようにしてもよく、また、
登録対象から除外する添付文書に関する判定条件を登録
対象添付文書の定義情報とし、この判定条件を登録対象
添付文書定義情報格納領域に設定するためのインタフェ
ース（例えば、定義用の画面）を設けるようにしてもよ
い。
【００４３】また、本発明における第一の実施例および
第二の実施例においては、受信した電子メールデータ中
における添付文書を逐一登録していく実装について述べ
ており、ある業務履歴について同一内容の添付文書が複
数回添付されるような場合では、表示される添付文書の
数が不必要に増加する可能性がある。これに対し、添付
文書抽出プログラム１１３０または登録対象判定型添付
文書抽出プログラム１１９０において、該当業務履歴に
関して登録済みの添付文書を参照し、今回登録の対象と
なっている電子メールに含まれる添付文書と同一内容の
添付文書が既に存在する場合には抽出の対象から除外す
る実装を取ることもできる。これにより、指定された業
務履歴に関する添付文書一覧に関する文書数を効率的に
削減することができ、ひいては添付文書の参照効率をさ
らに向上することが可能になる。
第二の実施例においては、受信した電子メールデータ中
における添付文書を逐一登録していく実装について述べ
ており、ある業務履歴について同一内容の添付文書が複
数回添付されるような場合では、表示される添付文書の
数が不必要に増加する可能性がある。これに対し、添付
文書抽出プログラム１１３０または登録対象判定型添付
文書抽出プログラム１１９０において、該当業務履歴に
関して登録済みの添付文書を参照し、今回登録の対象と
なっている電子メールに含まれる添付文書と同一内容の
添付文書が既に存在する場合には抽出の対象から除外す
る実装を取ることもできる。これにより、指定された業
務履歴に関する添付文書一覧に関する文書数を効率的に
削減することができ、ひいては添付文書の参照効率をさ
らに向上することが可能になる。
【００４４】なお、先に述べた第一の実施例では、図１
６に示す通り指定された業務履歴に関する添付文書を該
当添付文書の送受信された日付の順にソートをして表示
している。しかし、図３０に示す通り、ファイル名毎に
分割して表示する実装を採ることも可能であり、本表示
方法を採ることにより、ある添付文書が送信された時点
での関連する添付文書を探しだすことが比較的簡便に行
えるようになる。さらに、電子メールを介した添付文書
の送受信過程では、ファイル名の一部に数字や記号など
を付記して同一系列の添付文書であることを示す例も多
い。そこで図３１に示す通り図３０に示す表示方法の中
で、添付文書のファイル名に部分的に相違の発生する添
付文書群を同一の系列として表示する実装を採ることも
可能であり、本表示方法を採ることにより添付文書のフ
ァイル名に一部変更が発生している場合についても簡便
に添付文書の内容を参照することができるようになる。
６に示す通り指定された業務履歴に関する添付文書を該
当添付文書の送受信された日付の順にソートをして表示
している。しかし、図３０に示す通り、ファイル名毎に
分割して表示する実装を採ることも可能であり、本表示
方法を採ることにより、ある添付文書が送信された時点
での関連する添付文書を探しだすことが比較的簡便に行
えるようになる。さらに、電子メールを介した添付文書
の送受信過程では、ファイル名の一部に数字や記号など
を付記して同一系列の添付文書であることを示す例も多
い。そこで図３１に示す通り図３０に示す表示方法の中
で、添付文書のファイル名に部分的に相違の発生する添
付文書群を同一の系列として表示する実装を採ることも
可能であり、本表示方法を採ることにより添付文書のフ
ァイル名に一部変更が発生している場合についても簡便
に添付文書の内容を参照することができるようになる。
【００４５】
【発明の効果】本発明によると、メールの返信や転送な
どによりやり取りされる一連のメールの束に対し、その
中で送受信された添付文書の一覧を生成することによ
り、過去に送受信された電子メールを逐一参照すること
なく効率的に添付文書を参照することが可能になる。
どによりやり取りされる一連のメールの束に対し、その
中で送受信された添付文書の一覧を生成することによ
り、過去に送受信された電子メールを逐一参照すること
なく効率的に添付文書を参照することが可能になる。
【図１】本発明におけるシステムの構成を示す図であ
る。
る。
【図２】本発明第一の実施例における電子メール蓄積管
理サーバの構成を示す図である。
理サーバの構成を示す図である。
【図３】電子メールを用いた業務文書のやり取りの一例
を示す図である。
を示す図である。
【図４】電子メールにおける受信画面の一例を示す図で
ある。
ある。
【図５】本発明第一の実施例における業務履歴登録処理
フローを示す図である。
フローを示す図である。
【図６】本発明第一の実施例における業務履歴記録プロ
グラムの処理フローを示す図である。
グラムの処理フローを示す図である。
【図７】本発明第一の実施例における業務履歴別添付文
書管理情報生成プログラムの処理フローを示す図であ
る。
書管理情報生成プログラムの処理フローを示す図であ
る。
【図８】送受信されるメールの一例を示す図である。
【図９】送受信されるメールの一例を示す図である。
【図１０】本発明第一の実施例における添付文書管理情
報の一例を示す図である。
報の一例を示す図である。
【図１１】本発明第一の実施例における検索参照処理の
フローを示す図である。
フローを示す図である。
【図１２】本発明第一の実施例における業務履歴検索参
照プログラムの処理フローを示す図である。
照プログラムの処理フローを示す図である。
【図１３】本発明第一の実施例における業務履歴別添付
文書管理情報参照プログラムの処理フローを示す図であ
る。
文書管理情報参照プログラムの処理フローを示す図であ
る。
【図１４】本発明第一の実施例における検索画面の例を
示す図である。
示す図である。
【図１５】本発明第一の実施例における業務履歴に関す
る検索結果の一覧画面の例を示す図である。
る検索結果の一覧画面の例を示す図である。
【図１６】本発明第一の実施例における業務履歴に関す
る添付文書一覧画面の例を示す図である。
る添付文書一覧画面の例を示す図である。
【図１７】本発明第一の実施例における業務履歴に関す
る電子メール一覧画面の例を示す図である。
る電子メール一覧画面の例を示す図である。
【図１８】本発明第一の実施例における電子メール内容
表示画面の例を示す図である。
表示画面の例を示す図である。
【図１９】本発明第一の実施例における電子メールに関
する検索結果一覧画面の例を示す図である。
する検索結果一覧画面の例を示す図である。
【図２０】本発明第一の実施例における業務履歴の検索
結果一覧画面における変形例(1)を示す図である。
結果一覧画面における変形例(1)を示す図である。
【図２１】本発明第一の実施例における業務履歴の検索
結果一覧画面における変形例(2)を示す図である。
結果一覧画面における変形例(2)を示す図である。
【図２２】本発明第一の実施例における業務履歴の検索
結果一覧画面における変形例(3)を示す図である。
結果一覧画面における変形例(3)を示す図である。
【図２３】本発明第一の実施例における業務履歴の検索
結果一覧画面における変形例(4)を示す図である。
結果一覧画面における変形例(4)を示す図である。
【図２４】本発明第一の実施例における業務履歴に関す
る電子メール一覧画面の変形例(1)を示す図である。
る電子メール一覧画面の変形例(1)を示す図である。
【図２５】本発明第一の実施例における電子メール内容
表示画面の変形例(1)を示す図である。
表示画面の変形例(1)を示す図である。
【図２６】本発明第一の実施例における電子メールに関
する検索結果一覧画面の変形例(1)を示す図である。
する検索結果一覧画面の変形例(1)を示す図である。
【図２７】本発明第二の実施例におけるにおける電子メ
ール蓄積管理サーバの構成を示す図である。
ール蓄積管理サーバの構成を示す図である。
【図２８】本発明第二の実施例における業務履歴登録処
理フローを示す図である。
理フローを示す図である。
【図２９】本発明第二の実施例における登録対象判定型
添付文書抽出プログラムの処理フローを示す図である。
添付文書抽出プログラムの処理フローを示す図である。
【図３０】本発明第一の実施例における業務履歴に関す
る添付文書一覧画面の変形例(1)を示す図である
る添付文書一覧画面の変形例(1)を示す図である
【図３１】本発明第一の実施例における業務履歴に関す
る添付文書一覧画面の変形例(2)を示す図である
る添付文書一覧画面の変形例(2)を示す図である
１００ 電子メールサーバ
２００ 電子メール蓄積管理サーバ
３００ メールクライアントＡ
４００ メールクライアントＢ
５００ 検索クライアントＡ
６００ LAN / WAN
１０００ ディスプレイ
１０１０ キーボード
１０２０ 中央演算処理装置ＣＰＵ
１０３０ 主メモリ
１０４０ 磁気ディスク
１０５０ バス
１１００ システム制御プログラム
１１１０ 登録制御プログラム
１１２０ 業務履歴記録プログラム
１１３０ 添付文書抽出プログラム
１１４０ 業務履歴別添付文書管理情報生成プログラム
１１５０ 検索制御プログラム
１１６０ 業務履歴検索参照プログラム
１１７０ 業務履歴別添付文書参照プログラム
１１８０ ワークエリア
１１９０ 登録対象判定型添付文書抽出プログラム
１２００ 各種プログラム格納領域
１２１０ 業務履歴格納領域
１２２０ 登録対象添付文書定義情報格納領域
─────────────────────────────────────────────────────
フロントページの続き
(72)発明者 高橋 亨
神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地 株式
会社日立製作所ビジネスソリューション事
業部内
Claims (18)
- 【請求項１】 電子メールにより送受信される文書を蓄
積管理する装置における電子メールの蓄積管理方法にお
いて、 電子メールサーバを介して送受信される一件以上の電子
メールデータを一連の電子メール履歴として蓄積する電
子メール蓄積ステップと、 前記電子メール蓄積ステップにおいて蓄積した電子メー
ルデータに付与された添付文書の一部ないしは全部を抽
出する添付文書抽出ステップと、 前記電子メール蓄積ステップにより生成された電子メー
ル履歴に含まれる１件以上の電子メールデータについ
て、前記添付文書抽出ステップにより抽出した添付文書
に関する管理情報を生成する電子メール履歴別添付文書
管理情報生成ステップを有することを特徴とする電子メ
ールの蓄積管理方法。 - 【請求項２】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理方
法において、 前記電子メール蓄積ステップにおける電子メール履歴と
して、メールの返信または転送の少なくとも一方により
関連付けられる電子メール群を対象とすることを特徴と
する電子メールの蓄積管理方法。 - 【請求項３】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理方
法において、 前記電子メールの添付文書抽出ステップにおいて、予め
定めた名称を有する添付文書を登録の対象から除外する
ことを特徴とする電子メールの蓄積管理方法。 - 【請求項４】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理方
法において、 前記添付文書抽出ステップにおいて、添付文書名の一部
として付与される添付文書の種別を表す文字列あるいは
添付文書に対して予め付与された属性情報うちの少なく
とも１個以上を用いることにより添付文書の種別情報を
抽出し、該抽出した種別情報を元に抽出対象とする添付
文書を判定することを特徴とする電子メールの蓄積管理
方法。 - 【請求項５】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理方
法において、 前記添付文書抽出ステップにおいて、登録対象とする添
付文書に関する判定条件または登録対象から除外する添
付文書に関する判定条件のうち少なくとも一方の判定条
件を設定するためのインタフェースを有することを特徴
とする電子メールの蓄積管理方法。 - 【請求項６】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理方
法において、 前記電子メール履歴別添付文書管理情報生成ステップに
おける添付文書の管理情報として、添付文書のファイル
名称、添付文書のファイル容量、該当電子メールの送信
者名および該当電子メールの送信日時のうち少なくとも
１個以上を用いることを特徴とする電子メールの蓄積管
理方法。 - 【請求項７】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理方
法において、 電子メール履歴を指定する条件を備える参照要求に応じ
て、該電子メール履歴に含まれる電子メール中で送受信
された添付文書の一覧を表示することを特徴とする電子
メールの蓄積管理方法。 - 【請求項８】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理方
法において、 電子メール履歴を指定する条件を備える参照要求に応じ
て、１個以上の電子メールを含む指定された電子メール
履歴を１個の表示情報として束ねて画面に表示し、表示
された該電子メール履歴に含まれる電子メール中で送受
信された添付文書の一覧を表示するためのボタンを該画
面に有することを特徴とする電子メールの蓄積管理方
法。 - 【請求項９】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理方
法において、 電子メール履歴を指定する条件を備える参照要求に応じ
て、１個以上の電子メールを含む指定された電子メール
履歴を１個の表示情報として束ねて画面に表示し、表示
された電子メール履歴に含まれる電子メールの中で送受
信された添付文書の総数または添付文書の有無に関する
情報のうち少なくとも一方を該画面に表示することを特
徴とする電子メールの蓄積管理方法。 - 【請求項１０】 請求項８または請求項９記載の電子メ
ールの蓄積管理方法において、 前記１個以上の電子メールを含む指定された電子メール
履歴を１個の表示情報として束ねて表示する画面が、電
子メール、添付文書または１件以上の電子メールデータ
により構成される電子メール履歴のうちの少なくとも１
個以上に関する検索条件により検索された結果の一覧画
面であることを特徴とする電子メールの蓄積管理方法。 - 【請求項１１】 請求項８または請求項９記載の電子メ
ールの蓄積管理方法において、 前記１個以上の電子メールを含む指定された電子メール
履歴を１個の表示情報として束ねて表示する画面が、電
子メールにおける一連のメール送受信により構成される
電子メールにおけるスレッドを含む電子メールの一覧画
面であることを特徴とする電子メールの蓄積管理方法。 - 【請求項１２】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理
方法において、 電子メールを指定する条件を備える参照要求に応じて、
電子メールの一覧画面を表示し、該一覧画面に、選択さ
れた電子メールについてそれを包含する１件以上の電子
メールデータを含む電子メール履歴に関する添付文書の
一覧表示画面を参照するためのボタンを有することを特
徴とする電子メールの蓄積管理方法。 - 【請求項１３】 請求項１記載の電子メールの蓄積管理
方法において、 電子メールを指定する条件を備える参照要求に応じて、
電子メールの内容参照画面を表示し、該内容参照画面
に、該電子メールについてそれを包含する１件以上の電
子メールデータを含む電子メール履歴に関する添付文書
の一覧表示画面を参照するためのボタンを有することを
特徴とする電子メールの蓄積管理方法。 - 【請求項１４】 請求項７記載の電子メールの蓄積管理
方法において、 前記指定された電子メール履歴に対して該電子メール履
歴に含まれる電子メール中で送受信された添付文書一覧
の表示画面に、該添付文書のファイル名称、添付文書の
ファイル容量、該当電子メールの送信者名および該当電
子メールの送信日時のうち少なくとも１個以上を表示す
ることを特徴とする電子メールの蓄積管理方法。 - 【請求項１５】 請求項７記載の電子メールの蓄積管理
方法において、 前記指定された電子メール履歴に対して該電子メール履
歴に含まれる電子メール中で送受信された添付文書一覧
の表示画面に、該添付文書の送受信された日付順に該添
付文書を並べて表示することを特徴とする電子メールの
蓄積管理方法。 - 【請求項１６】 請求項７記載の電子メールの蓄積管理
方法において、 前記指定された電子メール履歴に対して該電子メール履
歴に含まれる電子メール中で送受信された添付文書一覧
の表示画面に、該当添付文書のファイル名順に該当添付
文書を並べて表示することを特徴とする電子メールの蓄
積管理方法。 - 【請求項１７】 請求項７記載の電子メールの蓄積管理
方法において、 前記指定された電子メール履歴に対して該電子メール履
歴に含まれる電子メール中で送受信された添付文書一覧
の表示画面に、該添付文書のファイル名毎に該添付文書
を並べて表示することを特徴とする電子メールの蓄積管
理方法。 - 【請求項１８】 請求項１７記載の電子メールの蓄積管
理方法において、 前記添付文書のファイル名についてファイル名末尾の数
字や記号などの一部の相違が発生した場合についても同
一のファイル名として並べて表示することを特徴とする
電子メールの蓄積管理方法。
Priority Applications (2)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001253933A JP2003067306A (ja) | 2001-08-24 | 2001-08-24 | 電子メールの蓄積管理方法 |
| US10/167,011 US7080099B2 (en) | 2001-08-24 | 2002-06-09 | Method and system for storing and managing electronic mail |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001253933A JP2003067306A (ja) | 2001-08-24 | 2001-08-24 | 電子メールの蓄積管理方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2003067306A true JP2003067306A (ja) | 2003-03-07 |
Family
ID=19082174
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001253933A Pending JP2003067306A (ja) | 2001-08-24 | 2001-08-24 | 電子メールの蓄積管理方法 |
Country Status (2)
| Country | Link |
|---|---|
| US (1) | US7080099B2 (ja) |
| JP (1) | JP2003067306A (ja) |
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| US9395865B2 (en) | 2004-03-31 | 2016-07-19 | Google Inc. | Systems, methods, and graphical user interfaces for concurrent display of reply message and multiple response options |
| US9418105B2 (en) | 2004-03-31 | 2016-08-16 | Google Inc. | Email conversation management system |
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