JP2003006122A - 電子メール処理装置及び電子メール処理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】 利用者にとって理解しやすい形式で、メール
に含まれる情報をより細かく管理することができる電子
メール処理装置及び電子メール処理プログラムを提供す
る。 【解決手段】 電子メール処理装置は、メールデータ２
１、メールインデックスデータ２２、及びメール情報切
り出しルールデータ２３を蓄積するデータ蓄積部２０
と、メールデータ２１から情報を切り出す情報切り出し
部３０と、メール解析部４１及び切り出しルールデータ
生成部４２からなり、メール情報切り出しルールデータ
２３の作成、修正などの操作を行う切り出しルールデー
タ操作部４０と、利用者が各種指示を入力する入力部５
０と、メールデータ一覧の出力を行うメールリスト出力
部６１とメールの内容を出力するメール内容出力部６２
からなる出力部６０と、電子メールの送受信を行う通信
部７０と、上記各部を制御する制御部１０とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、受信した電子メー
ルを処理する電子メール処理装置に関し、詳細には、電
子メールに含まれる個々の情報を別々に管理することが
可能な電子メール処理装置及び電子メール処理プログラ
ムを記録した記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】今日、電子メールシステムを利用した多
様なサービスが普及しており、そのひとつに電子メール
による情報提供サービスがある。これは、提供したい情
報を一般的な文書形式であるテキスト形式あるいはＨＴ
ＭＬ（Hyper Text Markup Language）形式などで編集し
た上で、特定の購読者（受信者）に電子メールにて配信
することにより、情報を提供するサービスである。一般
にこのような電子メールによる情報提供サービスでは、
１通の電子メール内に複数の情報が包含されているとい
う特徴がある。

【０００３】電子メールシステムにおいて、メールの送
受信は、ネットワーク上に構築されたメールサーバのメ
ール配信サービスによって提供されている。このメール
サービスでは、ネットワーク加入者の個々のメールボッ
クスを集中して管理しており、メールサーバに送信され
てきたメールについては、メールサーバが該当する宛先
のメールボックスに書きこみ、また受信要求があった場
合には、加入者個々に割り当てられたメールボックスか
ら抜き出して要求元へ送信するといったシステムで提供
されている。さらに、電子メール表示・処理装置では、
メールサーバから送信されてきた電子メールについて
は、利用者はその一覧に対し、送信者、件名、送受信の
日時で、画面上に一覧形式にて表示したもので管理・整
理していた。

【０００４】ところで、電子メールの受信者は、通常、
コンピュータなどの端末において電子メールクライアン
トとよばれるシステムを利用して、メールサーバに送信
された自分宛の電子メールを取得して、その内容を閲覧
するのが一般的であるが、従来の電子メールクライアン
トでは、電子メールを１通単位でしか、すなわち、送信
者が送信した単位でしか、管理することができなかっ
た。したがって、このような電子メールクライアントで
は、前述の情報提供サービスによって配信された、１通
の中に複数の情報が含まれる電子メールに関しては、各
情報を別々に管理することができないという問題があっ
た。この問題に対して、特開平１１−２０３２１４号公
報には、電子メールに含まれる個々の情報を別々に管理
する機能を備えた電子メール処理装置に関する技術が開
示されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の電子メール処理装置にあっては、切り出した
各情報が管理上又は利用者の見た目上で独立した別のメ
ールとして扱われるが、対象となる切り出し元のメール
の内容によっては切り出し後のメールの数が非常に多く
なり却って管理が困難になりかねないという問題点があ
った。

【０００６】また、近年では、ＰＨＳ（Personal Handy
-Phone System）／携帯電話機、ＰＤＡ（Personal Digi
tal Assistants）等の携帯情報端末などを利用した電子
メールシステムも普及しているが、これらの中には一度
で送受信できる情報量が制限されているものがあり、必
要な情報をすべて送信するために情報を何通かの別々の
メールに分割して送信することがある。従来の電子メー
ル処理装置では、このように送信者が何通かの別々のメ
ールに分割して送信したメールに関しては、分割された
情報を１通のメールとして管理することができないとい
う問題点があった。

【０００７】本発明は、このような課題に鑑みてなされ
たものであって、利用者にとって理解しやすい形式で、
メールに含まれる情報をより細かく管理することができ
る電子メール処理装置及び電子メール処理プログラムを
記録した記録媒体を提供することを目的としている。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明の電子メール処理
装置は、受信した電子メールを処理する電子メール処理
装置において、電子メールに含まれる情報を切り出すた
めの情報切出しルールを記憶する切出しルール記憶手段
と、前記記憶された情報切り出しルールに従って、電子
メールに含まれる情報を切り出す情報切出手段と、前記
切り出された情報を出力する出力手段と、前記切り出さ
れた情報を所定単位で管理する情報管理手段とを備える
ことを特徴としている。

【０００９】このように構成された本発明の電子メール
処理装置は、利用者にとって理解しやすい形式で、メー
ルに含まれる情報をより細かく管理することが可能とな
る。また、メールデータの送受信に関して、送信側の環
境に依存しない。また、より好ましくは、複数種類の前
記出力手段を備え、メールに付加される出力指定情報、
メールのヘッダ情報、又は所定のキーワードなどの条件
によって前記複数種類の出力手段を切り替えて情報を出
力するものであってもよい。

【００１０】また、より好ましくは、前記情報切出手段
は、複数のメール内に含まれる情報を切り出し、前記情
報管理手段は、前記複数のメール内で切り出された情報
を管理するものであってもよい。さらに、前記切り出さ
れた情報を１単位として、転送又は検索などの処理を行
う処理手段を備えるものであってもよい。

【００１１】さらに、本発明は、コンピュータを、受信
した電子メールを処理する電子メール処理装置におい
て、電子メールに含まれる情報を切り出すための情報切
出しルールを記憶する切出しルール記憶手段と、前記記
憶された情報切り出しルールに従って、電子メールに含
まれる情報を切り出す情報切出手段と、前記切り出され
た情報を出力する出力手段と、前記切り出された情報を
所定単位で管理する情報管理手段とを備える電子メール
処理装置をコンピュータに実行させるためのプログラム
を記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能
な記録媒体である。

【００１２】また、本発明は、コンピュータを、受信し
た電子メールを処理する電子メール処理装置において、
電子メールに含まれる情報を切り出すための情報切出し
ルールを記憶する切出しルール記憶手段と、前記記憶さ
れた情報切り出しルールに従って、電子メールに含まれ
る情報を切り出す情報切出手段と、前記切り出された情
報を出力する出力手段と、前記切り出された情報を所定
単位で管理する情報管理手段とを備える電子メール処理
装置をコンピュータに実行させるためのプログラムであ
る。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、添付図面を参照しながら本
発明の好適な電子メール処理装置の実施の形態について
詳細に説明する。図１は、本発明の実施の形態の電子メ
ール処理装置の構成を示すブロック図であり、本システ
ムを適用した携帯情報端末やパソコン、ワープロなどす
べての情報機器の基本的な構成のブロック図である。電
子メール処理装置として、ＰＤＡ等の携帯情報端末に適
用した例である。

【００１４】図１において、電子メール処理装置１は、
ＣＰＵ等からなり装置全体の制御を行うとともに、切り
出された情報を所定単位で管理する制御部１０（情報管
理手段）と、ＲＡＭ，ＲＯＭ，ディスクなどの記憶媒体
からなり、受信したメール又は作成したメールを規定の
形式で保存したメールデータ２１、メールデータ２１に
含まれるメール情報の一覧を作成するための情報を保存
したメールインデックスデータ２２、及び情報切り出し
部３０（情報切出手段）が１通のメールから情報を切り
出すために利用するメール情報切り出しルールデータ２
３を蓄積するデータ蓄積部２０（切出しルール記憶手
段）と、メール情報切り出しルールデータ２３に基づい
て、メールデータ２１から情報を切り出す情報切り出し
部３０と、メール解析部４１及び切り出しルールデータ
生成部４２からなり、メール情報切り出しルールデータ
２３の作成、修正などの操作を行う切り出しルールデー
タ操作部４０と、利用者が各種指示を入力するためのキ
ーボードやマウスなどの入力デバイスからなる入力部５
０と、ＬＣＤ，ＣＲＴ等の表示装置、プリンタ等の印刷
装置、及びスピーカ等の音声出力装置などのデバイスで
構成され、メールインデックスデータ２２を基にメール
データ一覧の出力を行うメールリスト出力部６１とメー
ルデータ２１を基にメールの内容を出力するメール内容
出力部６２からなる出力部６０（出力手段）と、通信方
式，通信デバイス等の通信機能や電気的な信号レベルや
プロトコル等を制御するための通信制御装置であり、回
路によるハードウェアやファームウェア等で構成され、
電子メールの送受信を行う送信部７１と受信部７２から
なる通信部７０と、制御部１０と上記各構成部とを接続
するバス８０とを備えて構成される。

【００１５】制御部１０は、メールや情報切り出し処理
などのアプリケーションの処理の実行を含む装置全体の
制御を行うとともに、各制御部２０，３０，４０，５
０，６０，７０を総括して制御する。制御部１０は、デ
ータ蓄積部２０に、ＲＯＭ、ＲＡＭ及び電気的に書換可
能な不揮発性メモリであるＥＥＰＲＯＭ（electrically
erasable programmable ROM）やFlash ROMなどを備え、
プログラム、通信制御データ、さらに電子メール端末の
識別コード等の種々のデータを記憶する。ＥＥＰＲＯＭ
に書き込むプログラムを変えることによって、電子メー
ル処理装置１における各種の仕様を変更することができ
る。すなわち、最近ではシステム開発のデバッグごとに
マスクＲＯＭを変更する時間損失を回避するため、プロ
グラムＲＯＭを不揮発性メモリ、例えばＥＰＲＯＭ，Ｅ
ＥＰＲＯＭとし、プログラム開発・修正時間の短縮の大
幅な短縮を図っている。また、プログラムをダウンロー
ドしてＥＥＰＲＯＭのプログラム内容を書き換えるよう
にすれば機能のアップグレードや機能の変更を容易に行
うことが可能になる。

【００１６】データ蓄積部２０は、上記ＲＯＭ、ＲＡ
Ｍ、ＥＥＰＲＯＭ等の半導体メモリのほかハードディス
クドライブ（ＨＤＤ）などのディスク媒体であってもよ
く、また、データ蓄積部２０の一部が外部記憶装置とし
て本体外部に着脱できるものでもよい。外部記憶装置
は、例えば電源バックアップにより書き込まれた情報を
保持するＳＲＡＭ（Static RAM）カードや電源バックア
ップが不要なフラッシュメモリ等からなるコンパクトフ
ラッシュ（登録商標）（ＣＦ）、スマートメディア、メ
モリスティク、さらにはコンパクトフラッシュと同程度
の大きさ又はＰＣカードTypeIIに装着可能な超小型ハー
ドディスクドライブ（ＨＤＤ）等である。

【００１７】データ蓄積部２０に蓄積されるメールデー
タ２１、メールインデックスデータ２２及びメール情報
切り出しルールデータ２３の形式や使用方法の詳細につ
いては、図４乃至図９により後述する。また、本電子メ
ール処理装置において処理の対象となる電子メールに含
まれる情報は、テキストデータ、画像データ、音声デー
タ、またその他のデータなど種類は問わないが、本実施
の形態では、テキストデータの形式をもつメールを処理
する場合を例に採る。

【００１８】情報切り出し部３０は、メール情報切り出
しルールデータ２３に基づいて、メールデータから情報
を切り出す。なお、情報切り出し処理に関しては、例え
ば特開平１１−２０３２１４号により従来公知である。
切り出しルールデータ操作部４０は、メール情報切り出
しルールデータ２３の作成、修正などの操作を行うもの
で、メール解析部４１と切り出しルールデータ生成部４
２で構成される。切り出しルールデータ操作の詳細につ
いては図２により後述する。

【００１９】入力部５０は、各種設定入力等を行う英数
キー，カーソル移動キー等の入力キー群からなるキーボ
ード、マウス等のポインティングデバイス、キーボード
及びポインティングデバイスの入出力を制御する入力制
御部からなる。出力部６０の種類には依存しないが、本
実施の形態ではＬＣＤ，ＣＲＴ等の表示装置を用いた場
合を例に採る。表示装置は、メールやメッセージ，各種
設定内容等を表示するドットマトリクス構成の液晶表示
装置（ＬＣＤ）からなる表示部及び該表示部を制御する
ＬＣＤドライバ等からなる。出力方法の詳細については
図１３乃至図１６により後述する。

【００２０】通信部７０は、例として、送信部７１で
は、メール送信時にＳＭＴＰ（SimpleMail Transfer Pr
otocol）メールサーバなどと接続して電子メールの送信
を行い、一方、受信部７２では、メール受信時にＰＯＰ
（Post Office Protocol）メールサーバなどと接続して
着信しているメールを受信するといった機能を持たせれ
ばよい。以下、上述のように構成された電子メール処理
装置の動作を説明する。

【００２１】図２は、電子メール処理装置の情報切り出
しルールの登録処理を示すフローチャートであり、本フ
ローは制御部１０により実行される。図中、Ｓはフロー
の各ステップを示す。まず、ステップＳ１で情報切り出
しルールの候補を自動生成するかしないかの情報切り出
しルールの登録方法を選択する。

【００２２】次いで、ステップＳ２で情報切り出しルー
ルの候補を自動生成が選択されたか否かを判別し、情報
切り出しルールの候補を自動生成する場合は、ステップ
Ｓ３で参照するメールを利用者に指定させる。ここで
は、図４に示すメールデータが指定されたものとする。
図４は、メールデータの例を示す図であり、説明の便宜
上各行の左端に行番号を付加してあるがこれはなくても
よい。

【００２３】次いで、ステップＳ４でメールが指定され
ると、そのメールのヘッダや本文を解析し、情報切り出
しルールの候補を生成する。具体的には、メール本文中
の特殊な記号文字列から始まる行や改行コードのみの行
などは、メール内に含まれる各情報の区切りとみなせる
場合が多い。これら情報の切り出しに利用できそうな特
徴を列挙する。そして、列挙された特徴を基に、情報切
り出しルールの候補を生成する。情報切り出しルールの
候補生成の詳細な処理については、図３のフロー及び図
５〜図９により後述する。

【００２４】次いで、ステップＳ５で情報切り出しルー
ルの候補を利用者に提示してその中から選択させ、ステ
ップＳ２５で提示した情報切り出しルールの候補のいず
れかを利用者が選択したか否かを判別する。適切な、又
は近い情報切り出しルールの候補が選択された場合、ス
テップＳ７で必要に応じて情報切り出しルール微調整
し、ステップＳ８でこの情報切り出しルールを、データ
蓄積部２０の情報切り出しルールデータ２３に追加し
て、情報切り出しルールの登録処理を終了する。

【００２５】一方、上記ステップＳ２で情報切り出しル
ールの候補を自動生成しないとした場合、あるいは上記
ステップＳ２６で提示した情報切り出しルールの候補が
選択されなかった場合は、ステップＳ９で利用者が情報
切り出しルールを直接記述して入力してステップＳ８に
進む。

【００２６】図３は、情報切り出しルールの候補生成を
示すフローチャートであり、図２のステップＳ４のサブ
ルーチンである。まず、ステップＳ１１で指定されたメ
ールデータのヘッダを調べて「切り出し処理を施すメー
ルを決定する条件に利用するヘッダフィールドのリス
ト」に含まれるヘッダフィールドがあれば「切り出し処
理を施すメールを決定する条件の候補」として列挙す
る。

【００２７】次いで、ステップＳ１２で指定されたメー
ルデータの本文を調べて「区切り行となる条件の候補の
リスト」に当てはまる行があれば「区切り行の条件の候
補」として列挙して本フローを終え、図２のステップＳ
５に戻る。情報切り出しルールの候補生成の具体例につ
いて図４〜図９を参照して説明する。

【００２８】図５〜図９は、情報切り出しルールの候補
生成例を示す図であり、図５から図９はその生成の流れ
を表している。図５に示すように、切り出し処理を施す
メールを決定する条件に利用するヘッダフィールドの候
補を、Ｔｏ：Ｆｒｏｍ：Ｓｕｂｊｅｃｔ：Ｓｅｎｄｅ
ｒ：に続く文字列とする。また、区切り行の候補として
列挙される行の条件を、メール本文中の特殊な記号文字
列から始まる行や改行コードのみの行とする。例えば、
行頭が“●▲▼■◆★○△▽□◇☆―−”のいずれかで
ある行、“=-+*”のいずれかの文字が複数個連続する
行、又は改行のみの行、のときは情報切り出し条件とす
る。上記条件をもとに、図４のメールデータから情報切
り出しルールの候補を生成した例を図６に示す。

【００２９】図６に示すように、図４のメールデータを
調べて見つかった切り出し処理を施すメールを決定する
条件は、 Ｔｏ：が[email protected]. jpを含む Ｆｒｏｍ：が"A-NEWS"<[email protected]. jpを含む Ｓｕｂｊｅｃｔ：が[A-NEWS 20001121]を含む また、図４のメールデータを調べて見つかった区切り行
の候補は、行頭が“▽”である行、行頭が“■”である
行、行頭が“―”である行、“=”が複数個連続する
行、“-”が複数個連続する行、改行のみの行（空行）
である。

【００３０】上記図６の切り出し処理を施すメールを決
定する条件、及び区切り行の候補に該当する候補例は、
図７に示される。図７に示すように、図４のメールデー
タを調べて見つかった切り出し処理を施すメールを決定
する条件は、 Ｓｕｂｊｅｃｔ：が"[A-NEWS 20001121]"を含む また、図４のメールデータを調べて見つかった区切り行
の候補は、行頭が“▽”である行、行頭が“■”である
行である。

【００３１】さらに、上記図７の切り出し処理を施すメ
ールを決定する条件、及び区切り行の候補に該当する候
補例から必要部分を抽出した例が、図８に示される。図
８に示すように、図４のメールデータを調べて見つかっ
た切り出し処理を施すメールを決定する条件は、 Ｓｕｂｊｅｃｔ：が"[A-NEWS"を含む また、図４のメールデータを調べて見つかった区切り行
の候補は、行頭が“▽”である行、行頭が“■”である
行である。

【００３２】これにより、図４のメールデータの最終的
な情報切り出しルールの候補生成例は、rule 1：として
図９となる。図９に示すように、Ｓｕｂｊｅｃｔ：が"
[A-NEWS"を含み、メールから、行頭が“▽”である行、
行頭が“■”である行、を区切り行として情報を切り出
す。

【００３３】このようにして、メール本文中の特殊な記
号文字列から始まる行や改行コードのみの行など、情報
の切り出しに利用して情報切り出しルールの候補を生成
する。ここで、利用者にとって情報切り出しルールの指
定が理解しやすくなるように、指定したメールに対して
選択した情報切り出しルールを適用した場合にどのよう
に情報が切り出されるのかを事前に示すプレビュー機能
を備えることが望ましい。

【００３４】図１０は、プレビュー機能の一例を示す図
である。この例では、生成して提示された切り出し条件
の候補から利用者がいくつか選択したときにどのような
結果になるかを画面で表示する様子を示している。図１
０に示すプレビュー機能を実現するために、図２のステ
ップＳ５、ステップＳ７及びステップＳ９において、指
定したメールに対して選択した情報切り出しルールを適
用した場合にどのように情報が切り出されるのかを表示
装置に表示する処理を加える。そして、前記図９に示す
ような登録したい情報切り出しルール（rule 1）が作成
できたら、ステップＳ８でデータ蓄積部２０の情報切り
出しルールデータ２３に追加する。以上の処理により、
情報切り出しルールの登録が行われる。

【００３５】次に、登録された情報切り出しルールに従
ってメールデータ２１から情報を切り出す処理を説明す
る。情報の切り出し処理は、任意のタイミングで一括処
理する方法もあるが、本実施の形態ではメールを受信し
た場合又はメールを作成した場合に行う。また、本実施
の形態では、メールデータの管理方法の一例として、い
くつかのフォルダにメールを分類して管理する方式と、
１通のメールを１つのファイルとして保存する方法と、
各フォルダに対してその中に含まれるメールの情報を記
録するためのメールインデックスデータファイルを用意
する方法と、を使った場合で説明する。

【００３６】図１１は、情報切り出し処理を示すフロー
チャートである。以下、処理の順に、図４に示すメール
データを用いて説明する。まず、ステップＳ２１で処理
の対象となる１通分のメールデータを蓄積し、ステップ
Ｓ２２でメールが蓄積されるフォルダを決定する。一般
的な電子メール処理装置においては、利用者が手動で指
定する方法や、指定された条件に該当するメールを自動
的に各フォルダに分類して管理する方法が使われてい
る。

【００３７】次いで、ステップＳ２３で情報切り出しル
ールに従ってメールに含まれる情報を切り出す。本実施
の形態においては、メールデータ２１はテキストデータ
であるので、文字列の検索などにより情報切り出しルー
ルに合致する情報を切り出す。情報を切り出すと、ステ
ップＳ２４でフォルダのメールインデックスデータ２２
を作成、又は更新して本フローを終了する。

【００３８】図１２は、メールインデックスデータ２２
の一例を示す図である。ここでは、上記ステップＳ２３
によって図４のメールデータ２１から切り出された３つ
の情報が元のメールに含まれているという関係を表して
おり、ｉ１２１はこのメール全体に関する情報、ｉ１２
２、ｉ１２３、ｉ１２４は切り出された各情報に関する
情報のデータである。

【００３９】各ブロックには、メール一覧の作成時に参
照する情報と、メールデータ２１を特定するための情報
が記述されている。図１２の例では、ｉ１２１のブロッ
クは、差出人が「”Ａ−ＮＥＷＳ”＜ａ−ｎｅｗｓ＠ａ
ａａ．ｂｂｂ．ｃｏ．ｊｐ＞」、宛先が「ｐｐｐ＠ｑｑ
ｑ．ｒｒｒ．ｃｏ．ｊｐ」、件名が「[Ａ−ＮＥＷＳ２
０００１１２１]」、メールの送信日時が「Ｔｕｅ，２
１ Ｎｏｖ ２０００ ０３：００：００＋０９００」
であり、このメールのデータが「ｍａｉｌｄａｔａ．ｄ
ａｔ」というファイルの１行目から５１行目、であるこ
とを意味している。このように作成されたメールインデ
ックスデータ２２を基に、以下に述べる表示部（出力部
６０）は、各フォルダに保存されたメールの一覧、及び
各メールの詳細な内容の表示を行う。表示部は、フォル
ダリスト表示領域、メールリスト表示領域、メール内容
表示領域、の３つの領域を有する。これは従来のメール
処理装置でも多く用いられている図１３〜図１６のよう
な表示方式である。

【００４０】図１３〜図１６は、メール情報出力部の表
示例を示す図である。図１３において、表示部９０は、
フォルダリスト表示領域９１、メールリスト表示領域９
２、及びメール内容表示領域９３の３つの領域を有す
る。

【００４１】フォルダリスト表示領域９１には、メール
を分類するために用意したフォルダの一覧が表示され
る。メールリスト表示領域９２には、フォルダリスト表
示領域９１で選択されたフォルダに対応するメールイン
デックスデータファイルを解析して、そのフォルダ内の
メールの一覧情報が表示される。詳しい表示方法につい
ては後述する。メール内容表示領域９３には、メールリ
スト表示領域９２で選択されたメールの詳細な内容が表
示される。

【００４２】ここで、選択フォルダ内メール一覧表示領
域の表示方法には、メールリスト表示領域に各メールと
そのメールから切り出した情報をツリー形式で表示する
方法（図１４の表示例２参照）や、メールリスト表示領
域に切り出し情報をサムネイル形式で表示する方法（図
１５の表示例３参照）や、ボタン等からの入力に従って
次々表示する方法や（図１６の表示例４参照）、切り出
し情報単位で順に数秒ずつ表示する方法など、様々な方
法が考えられる。

【００４３】また、前述の表示方式は、メールヘッダ等
を解析して自動的に切り替えられる、あるいは手動でも
切り替えられるようにしておくことが望ましい。例え
ば、本実施の形態では、メールデータ２１はテキストデ
ータを想定しているが、メールデータ２１が画像データ
の場合は前述のサムネイル形式の表示方法を用いるよう
にすると、ひと目で内容が把握でき、利用者にとって管
理及び操作が容易になる。

【００４４】図１７及び図１８は、切り出し情報を移動
する表示例を示す図であり、図１７はその操作前の表示
例を、図１８はその操作後の表示例を表す。図１７及び
図１８に示すように、「Ａ−ＮＥＷＳからリリース情報
抜き出し」のメールに、各リリース情報抜き出しを移動
させる。また、１メール内あるいは任意の複数のメール
間で前記切り出し情報を再編成できるようにしておく
と、より柔軟かつ効率のよいメール管理が可能となる。
これは前述のメールインデックスファイルのデータ操作
により実現できる。

【００４５】図１２を用いて説明すると、切り出し情報
ｉ１２２の削除が指示された場合は、メールインデック
スデータファイル中のｉ１２２のブロックを削除すれば
よいし、切り出し情報ｉ１２２とｉ１２３の順序の入れ
替えが指示された場合は、メールインデックスデータフ
ァイル中のｉ１２２のブロックとｉ１２３のブロックを
入れ替えればよい。任意の複数のメール間で切り出し情
報の再編成が指示された場合も同様で、再編成操作の対
象となるメールに対応するメールインデックスデータに
対して、ブロック単位の処理を施せばよい（図１９参
照）。

【００４６】図１９は、メールインデックスデータにお
ける切り出し情報の移動の例を示す図である。図１９の
破線で囲んだメールインデックスデータに対して、切り
出し情報単位で移動を行う。また、切り出し情報単位だ
けでなく１メール全体を１ブロックとみなせば、同様の
処理でメール同士の結合も可能である。

【００４７】さらに、メール処理に関する各種の処理を
メール１通単位でだけでなく、切り出し情報単位で行え
るようにすることが望ましい。これにより、たとえば従
来のメール処理装置では返信や転送の処理の際に元とな
るメールの内容から必要な部分を選択したり不要な部分
を削除する操作が必要であったが、その手間を減らして
操作性を向上させることが期待できる。これは、インデ
ックスデータを基に、メール本文から指定した部分の内
容のみを抽出して処理することで実現できる。以下、こ
の処理について説明する。

【００４８】図２０は、返信、転送時の処理を示すフロ
ーチャートである。まず、ステップＳ３１で切り出し情
報が選択されると、その部分が含まれるメールインデッ
クスデータ２２を参照して、選択した切り出し情報の本
文のデータを取得し、ステップＳ３２で得られた本文デ
ータを使って目的の処理を行って本フローを終了する。
このように、インデックスデータを基に、メール本文か
ら指定した部分の内容のみを抽出して目的の処理を行う
ことで、メールの内容から必要な部分を選択したり不要
な部分を削除する手間を減らして操作性を向上させるこ
とができる。

【００４９】図２１は、切り出し情報単位の検索が可能
な検索処理を示すフローチャートである。まず、ステッ
プＳ４１で検索対象のメール群から、１メールずつ順に
着目し、ステップＳ４２で検索処理の単位は１メールを
１単位とするか否かを判別する。検索処理の単位を１メ
ールを１単位とする場合、ステップＳ４３でメールイン
デックスデータ２２を参照し、着目したメールの全体の
データを取得する。次いで、ステップＳ４４で得られた
データに検索文字列が含まれているか調べ、含まれてい
ればそのメールを「検索文字列を含むメール」として記
録してステップＳ４８に進む。

【００５０】上記ステップＳ４２で検索処理の単位を１
メールを１単位としない場合、ステップＳ４５でメール
インデックスデータ２２を参照し、着目したメールから
各切り出し情報のデータを順に取得する。次いで、ステ
ップＳ４６で得られたデータに検索文字列が含まれてい
るか調べ、含まれていればその切出し情報を「検索文字
列を含む切出し情報」として記録する。次いで、ステッ
プＳ４７で１メール内の切り出し情報をすべて調べたか
否かを判別し、すべて調べていなければステップＳ４５
に戻って上記処理を繰り返す。１メール内の切り出し情
報をすべて調べた場合は、ステップＳ４８に進む。

【００５１】図２２は、検索処理を切り出し情報単位で
行う効果を説明する図であり、図２２（ａ）は検索処理
の単位を１メールを１単位で行う場合を、図２２（ｂ）
は各切り出し情報単位を１メールを１単位で行う場合を
示す。「“Ａ”と“Ｂ”を含むトピックス」を探したい
とき、検索処理の単位が１メールの場合はメール１とメ
ール２の両方がヒットしてしまう（図２２（ａ）（ｂ）
参照）。これに対し、図２１の検索処理フローによって
各切り出し情報単位を１メールを１単位で行うようにす
れば、図２２（ｂ）に示すように「“Ａ”と“Ｂ”を含
むトピックス」を探したいとき、メール２のみが検索で
きる。このように、検索処理において、処理の対象をメ
ール１通単位でだけでなく切り出し情報単位でも可能に
することにより、探している部分以外のデータに影響さ
れにくい検索結果を得ることができる。

【００５２】以上のように、本実施の形態の電子メール
処理装置１は、メールデータ２１、メールインデックス
データ２２、及びメール情報切り出しルールデータ２３
を蓄積するデータ蓄積部２０と、メール情報切り出しル
ールデータ２３に基づいてメールデータ２１から情報を
切り出す情報切り出し部３０と、メール解析部４１及び
切り出しルールデータ生成部４２からなり、メール情報
切り出しルールデータ２３の作成、修正などの操作を行
う切り出しルールデータ操作部４０と、利用者が各種指
示を入力する入力部５０と、メールインデックスデータ
２２を基にメールデータ一覧の出力を行うメールリスト
出力部６１とメールデータ２１を基にメールの内容を出
力するメール内容出力部６２からなる出力部６０と、電
子メールの送受信を行う通信部７０と、上記各部を制御
する制御部１０とを備え、メールを参照・解析して切り
出しルールを設定し、該切り出しルールに従って１又は
複数のメール内に含まれる情報を切り出すとともに、切
り出された情報をまとめて管理するように構成したの
で、利用者にとって理解しやすい形式で、メールに含ま
れる情報をより細かく管理することができる。また、メ
ールデータの送受信に関しては、従来例と同様に、送信
側の環境に依存することがなく、導入が容易であるとい
う利点がある。

【００５３】なお、上記実施の形態に係る電子メール処
理装置を、上述したような携帯情報端末等の情報機器に
適用することもできるが、勿論これには限定されず、電
子メールを送受信する装置であれば全ての装置（例え
ば、携帯移動端末、ページャ）に適用可能である。ま
た、本電子メール処理装置が、ＰＤＡ等の携帯情報端末
やパーソナルコンピュータのデータ通信機能として組み
込まれたものでもよい。

【００５４】また、メール情報切り出しルールは、前記
図５乃至図９の例には限定されず、また、データの種類
はどのようなものでもよい。また、本実施の形態では電
子メール処理装置という名称を用いたが、これは説明の
便宜上であり、電子メール装置、受信装置等であっても
よいことは勿論である。

【００５５】また、上記実施の形態では、電子メール処
理装置の出力部を表示装置に適用した例について説明し
たが、メールを出力する出力部であればどのような装置
及び方法でもよく、例えば、カラープリンタ、電子写真
複写機にも適用可能である。また、メールに付加したフ
ラグあるいはメールのヘッダ情報やキーワードなどの条
件によって出力機能を切り替えて情報を出力するもので
あればよい。さらに、上記電子メール処理装置を構成す
る各部の種類、メモリの種類、表示画面のメッセージ表
示方法などは前述した実施の形態に限られない。

【００５６】以上説明した電子メール処理装置では、こ
の処理装置を機能させるためのプログラムでも実現され
る。このプログラムはコンピュータで読み取り可能な記
録媒体に格納されている。本発明では、この記録媒体と
して、メインメモリそのものがプログラムメディアであ
ってもよいし、また外部記憶装置としてプログラム読み
取り装置が設けられ、そこに記録媒体を挿入することで
読み取り可能なプログラムメディアであってもよい。い
ずれの場合においても、格納されているプログラムはＣ
ＰＵがアクセスして実行させる構成であってもよいし、
あるいはいずれの場合もプログラムを読み出し、読み出
されたプログラムは、図示されていないプログラム記憶
エリアにダウンロードされて、そのプログラムが実行さ
れる方式であってもよい。このダウンロード用のプログ
ラムは予め本体装置に格納されているものとする。

【００５７】ここで、上記プログラムメディアは、本体
と分離可能に構成される記録媒体であり、例えばＰＣカ
ード（ＳＲＡＭカード）のほか、磁気テープやカセット
テープ等のテープ系、フロッピー（登録商標）ディスク
やハードディスク等の磁気ディスクやＣＤ−ＲＯＭ／Ｍ
Ｏ／ＭＤ／ＤＶＤ等の光ディスクのディスク系、ＩＣカ
ード（メモリカードを含む）／光カード等のカード系、
あるいはマスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、フ
ラッシュＲＯＭ等による半導体メモリを含めた固定的に
プログラムを担持する媒体であってもよい。

【００５８】また、本実施の形態においては、インター
ネットを含む通信ネットワークを接続可能なシステム構
成であることから、通信ネットワークからプログラムを
ダウンロードするように流動的にプログラムを担持する
媒体であってもよい。なお、このように通信ネットワー
クからプログラムをダウンロードする場合には、そのダ
ウンロード用のプログラムは予め本体装置に格納してお
くか、あるいは別な記録媒体からインストールされるも
のであってもよい。また、記録媒体に格納されている内
容としてはプログラムに限定されず、データであっても
よい。

【００５９】

【発明の効果】以上、詳述したように、本発明によれ
ば、利用者にとって理解しやすい形式で、メールに含ま
れる情報をより細かく管理することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態の電子メール処理装置の構
成を示すブロック図である。

【図２】本実施の形態の電子メール処理装置の情報切り
出しルールの登録処理を示すフローチャートである。

【図３】本実施の形態の電子メール処理装置の情報切り
出しルールの候補生成を示すフローチャートである。

【図４】本実施の形態の電子メール処理装置のメールデ
ータの例を示す図である。

【図５】本実施の形態の電子メール処理装置の情報切り
出しルールの候補生成例を示す図である。

【図６】本実施の形態の電子メール処理装置の情報切り
出しルールの候補生成例を示す図である。

【図７】本実施の形態の電子メール処理装置の情報切り
出しルールの候補生成例を示す図である。

【図８】本実施の形態の電子メール処理装置の情報切り
出しルールの候補生成例を示す図である。

【図９】本実施の形態の電子メール処理装置の情報切り
出しルールの候補生成例を示す図である。

【図１０】本実施の形態の電子メール処理装置のプレビ
ュー機能の一例を示す図である。

【図１１】本実施の形態の電子メール処理装置の情報切
り出し処理を示すフローチャートである。

【図１２】本実施の形態の電子メール処理装置のメール
インデックスデータの一例を示す図である。

【図１３】本実施の形態の電子メール処理装置のメール
情報出力部の表示例を示す図である。

【図１４】本実施の形態の電子メール処理装置のメール
情報出力部の表示例を示す図である。

【図１５】本実施の形態の電子メール処理装置のメール
情報出力部の表示例を示す図である。

【図１６】本実施の形態の電子メール処理装置のメール
情報出力部の表示例を示す図である。

【図１７】本実施の形態の電子メール処理装置の切り出
し情報を移動する表示例を示す図である。

【図１８】本実施の形態の電子メール処理装置の切り出
し情報を移動する表示例を示す図である。

【図１９】本実施の形態の電子メール処理装置のメール
インデックスデータにおける切り出し情報の移動の例を
示す図である。

【図２０】本実施の形態の電子メール処理装置の返信、
転送時の処理を示すフローチャートである。

【図２１】本実施の形態の電子メール処理装置の切り出
し情報単位の検索が可能な検索処理を示すフローチャー
トである。

【図２２】本実施の形態の電子メール処理装置の検索処
理を切り出し情報単位で行う効果を説明する図である。

【符号の説明】

１ 電子メール処理装置 １０ 制御部（情報管理手段） ２０ データ蓄積部（切出しルール記憶手段） ２１ メールデータ ２２ メールインデックスデータ ２３ メール情報切り出しルールデータ ３０ 情報切り出し部（情報切出手段） ４０ 切り出しルールデータ操作部 ４１ メール解析部 ４２ 切り出しルールデータ生成部 ５０ 入力部 ６０ 出力部（出力手段） ６１ メールリスト出力部 ６２ メール内容出力部 ７０ 通信部 ７１ 送信部 ７２ 受信部 ８０ バス

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 受信した電子メールを処理する電子メー
   ル処理装置において、 電子メールに含まれる情報を切り出すための情報切出し
   ルールを記憶する切出しルール記憶手段と、 前記記憶された情報切り出しルールに従って、電子メー
   ルに含まれる情報を切り出す情報切出手段と、 前記切り出された情報を出力する出力手段と、 前記切り出された情報を所定単位で管理する情報管理手
   段とを備えることを特徴とする電子メール処理装置。
2. 【請求項２】 複数種類の前記出力手段を備え、 メールに付加される出力指定情報、メールのヘッダ情
   報、又は所定のキーワードなどの条件によって前記複数
   種類の出力手段を切り替えて情報を出力することを特徴
   とする請求項１記載の電子メール処理装置。
3. 【請求項３】 前記情報切出手段は、複数のメール内に
   含まれる情報を切り出し、 前記情報管理手段は、前記複数のメール内で切り出され
   た情報を管理することを特徴とする請求項１記載の電子
   メール処理装置。
4. 【請求項４】 さらに、前記切り出された情報を１単位
   として、転送又は検索などの処理を行う処理手段を備え
   ることを特徴とする請求項１記載の電子メール処理装
   置。
5. 【請求項５】 コンピュータを、受信した電子メールを
   処理する電子メール処理装置において、電子メールに含
   まれる情報を切り出すための情報切出しルールを記憶す
   る切出しルール記憶手段と、前記記憶された情報切り出
   しルールに従って、電子メールに含まれる情報を切り出
   す情報切出手段と、前記切り出された情報を出力する出
   力手段と、前記切り出された情報を所定単位にまとめて
   管理する情報管理手段とを備える電子メール処理装置を
   コンピュータに実行させるためのプログラムを記録した
   ことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒
   体。
6. 【請求項６】 コンピュータを、受信した電子メールを
   処理する電子メール処理装置において、電子メールに含
   まれる情報を切り出すための情報切出しルールを記憶す
   る切出しルール記憶手段と、前記記憶された情報切り出
   しルールに従って、電子メールに含まれる情報を切り出
   す情報切出手段と、前記切り出された情報を出力する出
   力手段と、前記切り出された情報を所定単位にまとめて
   管理する情報管理手段とを備える電子メール処理装置を
   コンピュータに実行させるためのプログラム。