JP2002165076A - 受信ｆａｘ管理システムとその方法および記録媒体 - Google Patents
受信ｆａｘ管理システムとその方法および記録媒体Info
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Landscapes
- Telephonic Communication Services (AREA)
- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
- Storing Facsimile Image Data (AREA)
- Editing Of Facsimile Originals (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】ＦＡＸにより受信された注文書や連絡書、その
他のＦＡＸ文書を、相手先毎に自動仕分けしてイメージ
データとして保管できるようにすると共に、各々のＦＡ
Ｘ文書に対応する文字情報を元のイメージデータと共に
容易に管理できるようにする。 【解決手段】受信したＦＡＸの相手先を自動認識する相
手先認識手段２と、自動認識された相手先の情報と関連
付けして受信したＦＡＸのイメージデータを格納するイ
メージデータベース３と、受信したＦＡＸのイメージデ
ータからＯＣＲ機能により読み取られた文字情報を格納
する文字情報データベース４と、相手先を指定してイメ
ージデータベース３または文字情報データベース４を検
索する検索手段５とで受信ＦＡＸ管理システムを構成す
る。
他のＦＡＸ文書を、相手先毎に自動仕分けしてイメージ
データとして保管できるようにすると共に、各々のＦＡ
Ｘ文書に対応する文字情報を元のイメージデータと共に
容易に管理できるようにする。 【解決手段】受信したＦＡＸの相手先を自動認識する相
手先認識手段２と、自動認識された相手先の情報と関連
付けして受信したＦＡＸのイメージデータを格納するイ
メージデータベース３と、受信したＦＡＸのイメージデ
ータからＯＣＲ機能により読み取られた文字情報を格納
する文字情報データベース４と、相手先を指定してイメ
ージデータベース３または文字情報データベース４を検
索する検索手段５とで受信ＦＡＸ管理システムを構成す
る。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は受信ＦＡＸ管理シス
テムとその方法及び記録媒体に関するものである。
テムとその方法及び記録媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】従来、注文書をＦＡＸにより送信するこ
とが広く行われている。ＦＡＸにより受信した注文書は
一般的に人手により仕分けしているが、ＦＡＸ用紙の管
理が煩雑であるという問題があった。また、注文書に対
する処理の進捗状況を管理ノートに記入する等の紙によ
る管理が必要であった。さらに、納期回答書を返信する
際にＦＡＸ送信をしていたが、相手先毎にＦＡＸ番号を
確認し、人手による送信が必要であった。このため、宛
て名書き、用紙のセットが必要であった。また、人手に
よる入力が必要であるので、ＦＡＸ番号の間違いによる
誤送信の恐れがあった。
とが広く行われている。ＦＡＸにより受信した注文書は
一般的に人手により仕分けしているが、ＦＡＸ用紙の管
理が煩雑であるという問題があった。また、注文書に対
する処理の進捗状況を管理ノートに記入する等の紙によ
る管理が必要であった。さらに、納期回答書を返信する
際にＦＡＸ送信をしていたが、相手先毎にＦＡＸ番号を
確認し、人手による送信が必要であった。このため、宛
て名書き、用紙のセットが必要であった。また、人手に
よる入力が必要であるので、ＦＡＸ番号の間違いによる
誤送信の恐れがあった。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】本発明は上述のような
点に鑑みてなされたものであり、ＦＡＸにより受信され
た注文書や連絡書、その他のＦＡＸ文書を、相手先毎に
自動仕分けしてイメージデータとして保管できるように
すると共に、各々のＦＡＸ文書に対応する文字情報を元
のイメージデータと共に容易に管理できるようにするこ
とを課題とする。
点に鑑みてなされたものであり、ＦＡＸにより受信され
た注文書や連絡書、その他のＦＡＸ文書を、相手先毎に
自動仕分けしてイメージデータとして保管できるように
すると共に、各々のＦＡＸ文書に対応する文字情報を元
のイメージデータと共に容易に管理できるようにするこ
とを課題とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】図１は本発明の受信ＦＡ
Ｘ管理システムの基本構成を示す図である。図中、１は
ＦＡＸ受信手段、２は相手先認識手段、３はイメージデ
ータベース、４は文字情報データベース、５は検索手段
である。ＦＡＸ受信手段１は公衆電話回線に接続され
て、注文書や一般文書などの様々なＦＡＸ文書を受信す
る。相手先認識手段２は受信したＦＡＸの相手先を自動
認識する。相手先を自動認識するための情報としては、
例えば、発信者番号通知機能により通知された発信者の
ＦＡＸ番号、ＦＡＸヘッダ部に記録された会社名やＦＡ
Ｘ番号などの情報、あるいはＯＣＲ機能によりＦＡＸ文
書から読み取られた相手先コードなどの情報が用いられ
る。相手先認識手段２は相手先マスタ２ａと呼ばれるデ
ータベースを備えており、この相手先マスタ２ａに予め
相手先のＦＡＸ番号あるいは相手先コードが登録されて
いる。相手先認識手段２は、受信したＦＡＸから得られ
た情報と相手先マスタ２ａの登録情報とを照合すること
により、相手先を自動認識する。この自動認識された相
手先の情報と関連付けして受信したＦＡＸのイメージデ
ータがイメージデータベース３に格納される。また、受
信したＦＡＸのイメージデータからＯＣＲ機能により読
み取られた文字情報は、文字情報データベース４に格納
される。イメージデータベース３に格納されたイメージ
データまたは文字情報データベース４に格納された文字
情報は検索手段５により検索できるようになっている。
なお、文字情報データベース４に格納された文字情報
は、受注・発注・納期管理システムなどの基幹システム
で利用できるようにしても良い。
Ｘ管理システムの基本構成を示す図である。図中、１は
ＦＡＸ受信手段、２は相手先認識手段、３はイメージデ
ータベース、４は文字情報データベース、５は検索手段
である。ＦＡＸ受信手段１は公衆電話回線に接続され
て、注文書や一般文書などの様々なＦＡＸ文書を受信す
る。相手先認識手段２は受信したＦＡＸの相手先を自動
認識する。相手先を自動認識するための情報としては、
例えば、発信者番号通知機能により通知された発信者の
ＦＡＸ番号、ＦＡＸヘッダ部に記録された会社名やＦＡ
Ｘ番号などの情報、あるいはＯＣＲ機能によりＦＡＸ文
書から読み取られた相手先コードなどの情報が用いられ
る。相手先認識手段２は相手先マスタ２ａと呼ばれるデ
ータベースを備えており、この相手先マスタ２ａに予め
相手先のＦＡＸ番号あるいは相手先コードが登録されて
いる。相手先認識手段２は、受信したＦＡＸから得られ
た情報と相手先マスタ２ａの登録情報とを照合すること
により、相手先を自動認識する。この自動認識された相
手先の情報と関連付けして受信したＦＡＸのイメージデ
ータがイメージデータベース３に格納される。また、受
信したＦＡＸのイメージデータからＯＣＲ機能により読
み取られた文字情報は、文字情報データベース４に格納
される。イメージデータベース３に格納されたイメージ
データまたは文字情報データベース４に格納された文字
情報は検索手段５により検索できるようになっている。
なお、文字情報データベース４に格納された文字情報
は、受注・発注・納期管理システムなどの基幹システム
で利用できるようにしても良い。
【０００５】
【発明の実施の形態】図２は本発明の受信ＦＡＸ管理シ
ステムにおける受信ＦＡＸの自動仕分け処理を示すフロ
ーチャートである。処理を開始すると、イメージデータ
を取得してＯＣＲ認識アプリケーションを実行し、認識
結果を取得する。ＯＣＲ認識結果が良好である場合に
は、帳票ＩＤを識別し、帳票ＩＤが０１０１（横型定型
手書き帳票）または０２０２（縦型定型手書き帳票）で
ある場合を第１のグループ、帳票ＩＤが０３０３（一般
ＦＡＸ送信票）である場合を第２のグループとする。ま
た、ＯＣＲ認識結果が不良の場合を第３のグループとす
る。いずれのグループについても、発信者番号通知によ
る相手先ＦＡＸ番号の通知の有無を判定し、通知有りの
場合には、通知されたＦＡＸ番号が相手先マスタに存在
するかを判定する。発信者番号通知が非通知であるか、
あるいは通知されたＦＡＸ番号が相手先マスタに存在し
ない場合には、相手先コードによる相手先認識の可否を
判定する。ＦＡＸ番号または相手先コードによる相手先
の認識が可能な場合には、図３のディレクトリ構成例に
示すように、それぞれの相手先Ａ（Ｂ，Ｃ，…）ごと
に、一般ＦＡＸ文書（連絡書など）と受注関連のＦＡＸ
文書（注文書）とに分けてイメージデータを格納する。
また、ＦＡＸ番号または相手先コードによる相手先の認
識が不可能な場合には、相手先不明の一般または受注関
連のＦＡＸ文書としてイメージデータを格納する。以上
の処理内容を表１に示す。
ステムにおける受信ＦＡＸの自動仕分け処理を示すフロ
ーチャートである。処理を開始すると、イメージデータ
を取得してＯＣＲ認識アプリケーションを実行し、認識
結果を取得する。ＯＣＲ認識結果が良好である場合に
は、帳票ＩＤを識別し、帳票ＩＤが０１０１（横型定型
手書き帳票）または０２０２（縦型定型手書き帳票）で
ある場合を第１のグループ、帳票ＩＤが０３０３（一般
ＦＡＸ送信票）である場合を第２のグループとする。ま
た、ＯＣＲ認識結果が不良の場合を第３のグループとす
る。いずれのグループについても、発信者番号通知によ
る相手先ＦＡＸ番号の通知の有無を判定し、通知有りの
場合には、通知されたＦＡＸ番号が相手先マスタに存在
するかを判定する。発信者番号通知が非通知であるか、
あるいは通知されたＦＡＸ番号が相手先マスタに存在し
ない場合には、相手先コードによる相手先認識の可否を
判定する。ＦＡＸ番号または相手先コードによる相手先
の認識が可能な場合には、図３のディレクトリ構成例に
示すように、それぞれの相手先Ａ（Ｂ，Ｃ，…）ごと
に、一般ＦＡＸ文書（連絡書など）と受注関連のＦＡＸ
文書（注文書）とに分けてイメージデータを格納する。
また、ＦＡＸ番号または相手先コードによる相手先の認
識が不可能な場合には、相手先不明の一般または受注関
連のＦＡＸ文書としてイメージデータを格納する。以上
の処理内容を表１に示す。
【０００６】
【表１】 なお、発信者番号通知が非通知である場合において、Ｆ
ＡＸヘッダ部に相手先のＦＡＸ番号または会社名が記録
されている場合には、それらの情報を相手先マスタと照
合しても良い。
ＡＸヘッダ部に相手先のＦＡＸ番号または会社名が記録
されている場合には、それらの情報を相手先マスタと照
合しても良い。
【０００７】図４は検索画面の一例を示す図である。こ
の例では、一般ＦＡＸの場合について、受付日付を指定
して、全件を一覧表示している。相手先ごとに受信した
ＦＡＸの全件数、未読件数、既読件数、ＦＡＸ送信済件
数が表示されている。担当コードや相手先コードを指定
して検索することもできるように検索画面が構成されて
いる。
の例では、一般ＦＡＸの場合について、受付日付を指定
して、全件を一覧表示している。相手先ごとに受信した
ＦＡＸの全件数、未読件数、既読件数、ＦＡＸ送信済件
数が表示されている。担当コードや相手先コードを指定
して検索することもできるように検索画面が構成されて
いる。
【０００８】図５は検索画面の他の表示例である。この
例では、注文ＦＡＸの場合について、相手先ごとに受信
したＦＡＸの全件数と注文処理の進捗状況（未発注→発
注済→受注完了→納期回答済→取消）を表示している。
相手先を指定すると、図６の画面が表示されて、相手先
ごとに注文ＦＡＸの蓄積状況と進捗状況が表示される。
「表示」ボタンを押して注文書の明細を表示すると、図
７のような画面が現れる。画面の右側には元のイメージ
データが表示されており、画面の左側にはそのイメージ
データからＯＣＲ機能により読み取られた注文データが
表示されている。オペレータは画面右側のイメージデー
タを適宜拡大したりスクロールしながら画面左側の注文
データが正しく入力されているかを確認し、間違ってい
ればマウスやキーボード等を用いて修正する。
例では、注文ＦＡＸの場合について、相手先ごとに受信
したＦＡＸの全件数と注文処理の進捗状況（未発注→発
注済→受注完了→納期回答済→取消）を表示している。
相手先を指定すると、図６の画面が表示されて、相手先
ごとに注文ＦＡＸの蓄積状況と進捗状況が表示される。
「表示」ボタンを押して注文書の明細を表示すると、図
７のような画面が現れる。画面の右側には元のイメージ
データが表示されており、画面の左側にはそのイメージ
データからＯＣＲ機能により読み取られた注文データが
表示されている。オペレータは画面右側のイメージデー
タを適宜拡大したりスクロールしながら画面左側の注文
データが正しく入力されているかを確認し、間違ってい
ればマウスやキーボード等を用いて修正する。
【０００９】本システムで使用する注文書の一例を図８
および図９に示す。図８のものは縦長、図９のものは横
長となっているが、いずれもＯＣＲ用の文字フォントが
見本として示されており、このＯＣＲ文字を用いて、注
文主のコード、商品番号、数量などを記入するようにな
っている。また、矢印でＦＡＸ用紙の挿入方向を指定し
ている。これは逆方向に挿入された場合でも１８０度回
転させて認識可能であるが、その場合、イメージの回転
や再認識など、無駄な処理時間がかかるので、挿入方向
を指定しているものである。なお、従来のＦＡＸ注文用
紙の場合、枠の部分が伝送されないように、枠の部分を
薄く描いているが、図７のように、人間が目視で確認す
る場合には枠が表示されている方が読みやすいので、本
システムでは枠を濃い黒色で表示している。この定型の
注文書を用いた場合には、高い認識率で文字情報を抽出
することができる。
および図９に示す。図８のものは縦長、図９のものは横
長となっているが、いずれもＯＣＲ用の文字フォントが
見本として示されており、このＯＣＲ文字を用いて、注
文主のコード、商品番号、数量などを記入するようにな
っている。また、矢印でＦＡＸ用紙の挿入方向を指定し
ている。これは逆方向に挿入された場合でも１８０度回
転させて認識可能であるが、その場合、イメージの回転
や再認識など、無駄な処理時間がかかるので、挿入方向
を指定しているものである。なお、従来のＦＡＸ注文用
紙の場合、枠の部分が伝送されないように、枠の部分を
薄く描いているが、図７のように、人間が目視で確認す
る場合には枠が表示されている方が読みやすいので、本
システムでは枠を濃い黒色で表示している。この定型の
注文書を用いた場合には、高い認識率で文字情報を抽出
することができる。
【００１０】ただし、すべての顧客が定型の注文書を利
用してくれるとは限らず、図１０に示すように、図面に
コメントを添えたような非定型の注文書がＦＡＸ送信さ
れる場合も有り得る。このような場合には、画面右側の
イメージデータを参照しながら、画面左側の空欄にオペ
レータが文字情報を入力していくものである。
用してくれるとは限らず、図１０に示すように、図面に
コメントを添えたような非定型の注文書がＦＡＸ送信さ
れる場合も有り得る。このような場合には、画面右側の
イメージデータを参照しながら、画面左側の空欄にオペ
レータが文字情報を入力していくものである。
【００１１】図７あるいは図１０の注文書明細表示の画
面において、納期を記入して「納期回答ＦＡＸ」のボタ
ンを押すと、納期回答書がＦＡＸ送信される。納期回答
書の一例を図１１および図１２に示す。図１１は縦長の
注文書、図１２は横長の注文書をそれぞれ縮小して、納
期回答書の下半分のエリアに画像合成したものを返信し
ている。納期回答書の宛名書き、相手先コード、受注日
時、注文番号、商品番号、数量、回答納期などはコンピ
ュータが画像データとして作成したものをそのままＦＡ
Ｘ送信できるようになっており、これに元の注文書の縮
小イメージを合成して相手先のＦＡＸ番号に送り返すも
のである。なお、同じデータを電子メールの添付ファイ
ルとして相手先に送信できるようにしても構わない。前
者の場合、注文書が送られてきたのと同じルートで納期
回答書を返信できるので、相手先が容易に確認できると
いうメリットがある。また、後者の場合、相手先が電子
化された記録を残せるというメリットがある。もちろ
ん、両者を併用できるようにしても良いことは言うまで
もない。
面において、納期を記入して「納期回答ＦＡＸ」のボタ
ンを押すと、納期回答書がＦＡＸ送信される。納期回答
書の一例を図１１および図１２に示す。図１１は縦長の
注文書、図１２は横長の注文書をそれぞれ縮小して、納
期回答書の下半分のエリアに画像合成したものを返信し
ている。納期回答書の宛名書き、相手先コード、受注日
時、注文番号、商品番号、数量、回答納期などはコンピ
ュータが画像データとして作成したものをそのままＦＡ
Ｘ送信できるようになっており、これに元の注文書の縮
小イメージを合成して相手先のＦＡＸ番号に送り返すも
のである。なお、同じデータを電子メールの添付ファイ
ルとして相手先に送信できるようにしても構わない。前
者の場合、注文書が送られてきたのと同じルートで納期
回答書を返信できるので、相手先が容易に確認できると
いうメリットがある。また、後者の場合、相手先が電子
化された記録を残せるというメリットがある。もちろ
ん、両者を併用できるようにしても良いことは言うまで
もない。
【００１２】ところで、注文書は常にＦＡＸ送信されて
くるとは限らず、営業担当者が出先で注文を受ける場合
もあるし、電話で口頭の注文を受けるような場合もあ
る。そのような場合に対応するために、受注係が指定用
紙に書き込んだ注文書を集めてスキャナで読み取り、そ
のイメージデータを本システムで管理できるようにして
も良い。
くるとは限らず、営業担当者が出先で注文を受ける場合
もあるし、電話で口頭の注文を受けるような場合もあ
る。そのような場合に対応するために、受注係が指定用
紙に書き込んだ注文書を集めてスキャナで読み取り、そ
のイメージデータを本システムで管理できるようにして
も良い。
【００１３】また、見積もり依頼書がＦＡＸ送信されて
くる場合がある。そのような場合、受信したＦＡＸが見
積もり依頼であると判別されたときに、その相手先を担
当している営業担当者に見積もり依頼があったことを知
らせる電子メールを自動送信できるようにしておけば、
電子メールを受信した営業担当者は出先からモバイル端
末を用いて本システムに接続し、見積り依頼書のイメー
ジデータを閲覧し、速やかに見積りを出すことができ、
商談のスピードアップが可能となる。そのために、相手
先認識手段により自動認識された相手先コードから営業
担当者の電子メールアドレスを調べるための対応表を予
め用意しておく。受信したＦＡＸが見積もり依頼である
と判別する手段としては、見積り専用のフリーダイヤル
のＦＡＸ番号を用意する、あるいは、あらかじめ見積り
専用の帳票ＩＤを割り付けておく、などの手段を適宜選
択して用いることができる。
くる場合がある。そのような場合、受信したＦＡＸが見
積もり依頼であると判別されたときに、その相手先を担
当している営業担当者に見積もり依頼があったことを知
らせる電子メールを自動送信できるようにしておけば、
電子メールを受信した営業担当者は出先からモバイル端
末を用いて本システムに接続し、見積り依頼書のイメー
ジデータを閲覧し、速やかに見積りを出すことができ、
商談のスピードアップが可能となる。そのために、相手
先認識手段により自動認識された相手先コードから営業
担当者の電子メールアドレスを調べるための対応表を予
め用意しておく。受信したＦＡＸが見積もり依頼である
と判別する手段としては、見積り専用のフリーダイヤル
のＦＡＸ番号を用意する、あるいは、あらかじめ見積り
専用の帳票ＩＤを割り付けておく、などの手段を適宜選
択して用いることができる。
【００１４】図１３は本システムの管理者画面である。
これはシステムの管理者が自己のユーザＩＤとパスワー
ドを用いてログインしたときに現れる画面であり、マス
タ管理、ログ管理、データ管理、運用管理、その他の機
能が設けられている。このうち、マスタ管理のボタンを
押すと、図示しないが相手先マスタの管理画面が現れ
て、相手先の会社名、ＦＡＸ番号、営業担当者などを登
録できるようになっている。また、ログ管理のボタンを
押すと、図１４のような画面が現れる。この画面はＦＡ
Ｘ受信データログの一例を示している。ログデータの各
欄について説明すると、受信開始時刻、受信ＩＤ、管理
番号、相手先Ｎｏ．、認識結果、認識詳細コード、送信
元ＦＡＸ番号、処理区分、イメージファイル名、帳票区
分のデータが一覧表示されている。
これはシステムの管理者が自己のユーザＩＤとパスワー
ドを用いてログインしたときに現れる画面であり、マス
タ管理、ログ管理、データ管理、運用管理、その他の機
能が設けられている。このうち、マスタ管理のボタンを
押すと、図示しないが相手先マスタの管理画面が現れ
て、相手先の会社名、ＦＡＸ番号、営業担当者などを登
録できるようになっている。また、ログ管理のボタンを
押すと、図１４のような画面が現れる。この画面はＦＡ
Ｘ受信データログの一例を示している。ログデータの各
欄について説明すると、受信開始時刻、受信ＩＤ、管理
番号、相手先Ｎｏ．、認識結果、認識詳細コード、送信
元ＦＡＸ番号、処理区分、イメージファイル名、帳票区
分のデータが一覧表示されている。
【００１５】なお、本システムを構成するプログラムの
全部または一部はＣＤ−ＲＯＭのような記録媒体に記録
してユーザに配布しても良いし、サーバのハードディス
クに格納しておいてユーザにダウンロードさせて配信し
ても良い。システムのインストール時には主に前者を、
アップデート時には主に後者を用いれば、少ない通信コ
ストでシステムを運用できる。
全部または一部はＣＤ−ＲＯＭのような記録媒体に記録
してユーザに配布しても良いし、サーバのハードディス
クに格納しておいてユーザにダウンロードさせて配信し
ても良い。システムのインストール時には主に前者を、
アップデート時には主に後者を用いれば、少ない通信コ
ストでシステムを運用できる。
【００１６】
【発明の効果】請求項１または１４の発明によれば、受
信したＦＡＸの相手先を自動認識して、相手先の情報と
関連付けして受信したＦＡＸのイメージデータを格納し
ておくようにしたので、相手先ごとの受信ＦＡＸの仕分
け作業を自動化することができ、管理が容易になる。ま
た、受信したＦＡＸのイメージデータからＯＣＲ機能に
より読み取られた文字情報を格納して利用可能としたの
で、受信したＦＡＸに対するその後の事務処理を効率良
く行える。
信したＦＡＸの相手先を自動認識して、相手先の情報と
関連付けして受信したＦＡＸのイメージデータを格納し
ておくようにしたので、相手先ごとの受信ＦＡＸの仕分
け作業を自動化することができ、管理が容易になる。ま
た、受信したＦＡＸのイメージデータからＯＣＲ機能に
より読み取られた文字情報を格納して利用可能としたの
で、受信したＦＡＸに対するその後の事務処理を効率良
く行える。
【００１７】請求項２の発明によれば、発信者番号通知
機能を利用して相手先を識別するので、確実に相手先を
識別することができる。請求項３の発明によれば、相手
先の発信者番号通知が非通知に設定されている場合でも
送られてきたＦＡＸのヘッダ部の情報に基づいて相手先
を認識することができる。
機能を利用して相手先を識別するので、確実に相手先を
識別することができる。請求項３の発明によれば、相手
先の発信者番号通知が非通知に設定されている場合でも
送られてきたＦＡＸのヘッダ部の情報に基づいて相手先
を認識することができる。
【００１８】請求項４の発明によれば、受信されたＦＡ
Ｘ文書が定型の注文書である場合、発信者番号通知が非
通知でＦＡＸヘッダ部の情報が記録されていなくても、
相手先を認識することができる。請求項５の発明によれ
ば、確実性の高い相手先認識手段を優先的に利用するよ
うにしたので、相手先の認識率を高めることができる。
Ｘ文書が定型の注文書である場合、発信者番号通知が非
通知でＦＡＸヘッダ部の情報が記録されていなくても、
相手先を認識することができる。請求項５の発明によれ
ば、確実性の高い相手先認識手段を優先的に利用するよ
うにしたので、相手先の認識率を高めることができる。
【００１９】請求項６の発明によれば、イメージデータ
と文字情報とを対比して表示するようにしたので、イメ
ージデータが文字情報に正しく変換されているかを容易
に確認できる。請求項７の発明によれば、表示された文
字情報を編集する機能を有するので、ＯＣＲの認識率が
低い場合でも文字情報を修正あるいは入力し直すことが
できる。
と文字情報とを対比して表示するようにしたので、イメ
ージデータが文字情報に正しく変換されているかを容易
に確認できる。請求項７の発明によれば、表示された文
字情報を編集する機能を有するので、ＯＣＲの認識率が
低い場合でも文字情報を修正あるいは入力し直すことが
できる。
【００２０】請求項８の発明によれば、相手先から受信
したＦＡＸの縮小イメージを添付して回答書を相手先に
返信するようにしたので、相手先による確認が容易とな
る。請求項９の発明によれば、相手先から受信したＦＡ
Ｘに対する回答書を電子メールにより返信するか、ＦＡ
Ｘにより返信するかを選択できるようにしたから、相手
先の事務処理の電子化の程度に合わせてシステムを運用
することができる。
したＦＡＸの縮小イメージを添付して回答書を相手先に
返信するようにしたので、相手先による確認が容易とな
る。請求項９の発明によれば、相手先から受信したＦＡ
Ｘに対する回答書を電子メールにより返信するか、ＦＡ
Ｘにより返信するかを選択できるようにしたから、相手
先の事務処理の電子化の程度に合わせてシステムを運用
することができる。
【００２１】請求項１０の発明によれば、イメージデー
タベースに格納されたイメージデータのうち、閲覧され
たものと閲覧されていないものとを区別して表示するよ
うにしたから、メール感覚でＦＡＸ文書を管理すること
ができる。請求項１１の発明によれば、システム管理者
がログを閲覧できるようにしたから、相手先認識エラー
などの異常を監視してシステムの改善に役立てることが
できる。
タベースに格納されたイメージデータのうち、閲覧され
たものと閲覧されていないものとを区別して表示するよ
うにしたから、メール感覚でＦＡＸ文書を管理すること
ができる。請求項１１の発明によれば、システム管理者
がログを閲覧できるようにしたから、相手先認識エラー
などの異常を監視してシステムの改善に役立てることが
できる。
【００２２】請求項１２の発明によれば、受信したＦＡ
Ｘが見積もり依頼であると判別されたときには営業担当
者に見積もり依頼があったことを電子メールで知らせる
ようにしたので、商談を迅速に進めることができる。請
求項１３の発明によれば、ＦＡＸにより受信されたイメ
ージデータの代わりにスキャナにより読み取られたイメ
ージデータを選択可能としたので、営業担当者が出先で
受けた注文や電話により口頭で受けた注文もＦＡＸで受
けた注文と同じシステムで管理することができる。
Ｘが見積もり依頼であると判別されたときには営業担当
者に見積もり依頼があったことを電子メールで知らせる
ようにしたので、商談を迅速に進めることができる。請
求項１３の発明によれば、ＦＡＸにより受信されたイメ
ージデータの代わりにスキャナにより読み取られたイメ
ージデータを選択可能としたので、営業担当者が出先で
受けた注文や電話により口頭で受けた注文もＦＡＸで受
けた注文と同じシステムで管理することができる。
【００２３】請求項１５の発明によれば、ＣＤ−ＲＯＭ
などの記録媒体を用いて本発明のシステムを配布した
り、サーバからダウンロードさせて配信することによ
り、インストールやアップデートが容易に行える。
などの記録媒体を用いて本発明のシステムを配布した
り、サーバからダウンロードさせて配信することによ
り、インストールやアップデートが容易に行える。
【図１】本発明の受信ＦＡＸ管理システムの概略構成図
である。
である。
【図２】本発明の受信ＦＡＸ管理システムにおける受信
ＦＡＸの自動仕分け処理を示すフローチャートである。
ＦＡＸの自動仕分け処理を示すフローチャートである。
【図３】本発明の受信ＦＡＸ管理システムにおけるイメ
ージデータの格納場所の一例を示す説明図である。
ージデータの格納場所の一例を示す説明図である。
【図４】本発明の受信ＦＡＸ管理システムにおける検索
画面の一例を示す説明図である。
画面の一例を示す説明図である。
【図５】本発明の受信ＦＡＸ管理システムにおける検索
画面の他の一例を示す説明図である。
画面の他の一例を示す説明図である。
【図６】本発明の受信ＦＡＸ管理システムにおける検索
画面の別の一例を示す説明図である。
画面の別の一例を示す説明図である。
【図７】本発明の受信ＦＡＸ管理システムにおける注文
書明細表示画面の一例を示す図である。
書明細表示画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の受信ＦＡＸ管理システムに用いる定型
の注文書の一例を示す図である。
の注文書の一例を示す図である。
【図９】本発明の受信ＦＡＸ管理システムに用いる定型
の注文書の他の一例を示す図である。
の注文書の他の一例を示す図である。
【図１０】本発明の受信ＦＡＸ管理システムにおける注
文書明細表示画面の他の一例を示す図である。
文書明細表示画面の他の一例を示す図である。
【図１１】本発明の受信ＦＡＸ管理システムに用いる納
期回答書の一例を示す図である。
期回答書の一例を示す図である。
【図１２】本発明の受信ＦＡＸ管理システムに用いる納
期回答書の他の一例を示す図である。
期回答書の他の一例を示す図である。
【図１３】本発明の受信ＦＡＸ管理システムにおける管
理者画面を示す図である。
理者画面を示す図である。
【図１４】本発明の受信ＦＡＸ管理システムにおける受
信ログの一例を示す図である。
信ログの一例を示す図である。
１ ＦＡＸ受信手段 ２ 相手先認識手段 ３ イメージデータベース ４ 文字情報データベース ５ 検索手段
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.7 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｈ０４Ｍ 11/00 ３０３ Ｈ０４Ｍ 11/00 ３０３ Ｈ０４Ｎ 1/387 Ｈ０４Ｎ 1/387 Ｆターム(参考） 5C073 AA06 AB02 AB03 AB04 AB05 BB03 CD05 CE04 CE06 CE10 5C076 AA13 AA19 AA22 BA05 CB02 5K101 KK01 NN04 NN21 PP03
Claims (16)
- 【請求項１】 受信したＦＡＸの相手先を自動認識す
る相手先認識手段と、自動認識された相手先の情報と関
連付けして受信したＦＡＸのイメージデータを格納する
イメージデータベースと、受信したＦＡＸのイメージデ
ータからＯＣＲ機能により読み取られた文字情報を格納
する文字情報データベースと、相手先を指定してイメー
ジデータベースまたは文字情報データベースを検索する
検索手段とを有することを特徴とする受信ＦＡＸ管理シ
ステム。 - 【請求項２】 相手先認識手段は、発信者番号通知機
能により通知された発信者のＦＡＸ番号により相手先を
認識することを特徴とする請求項１記載の受信ＦＡＸ管
理システム。 - 【請求項３】 相手先認識手段は、ＦＡＸヘッダ部の
情報により相手先を認識することを特徴とする請求項１
記載の受信ＦＡＸ管理システム。 - 【請求項４】 相手先認識手段は、ＯＣＲ機能により
ＦＡＸ文書から読み取られた情報により相手先を認識す
ることを特徴とする請求項１記載の受信ＦＡＸ管理シス
テム。 - 【請求項５】 相手先認識手段は、発信者番号通知機
能により通知された発信者のＦＡＸ番号を第１優先順
位、ＦＡＸヘッダ部の情報を第２優先順位、ＯＣＲ機能
によりＦＡＸ文書から読み取られた情報を第３優先順位
の情報として、第１優先順位の情報に基づいて相手先を
認識できないときには第２優先情報の情報に基づいて相
手先を認識し、第１または第２優先順位の情報に基づい
て相手先を認識できないときには第３優先順位の情報に
基づいて相手先を認識することを特徴とする請求項１記
載の受信ＦＡＸ管理システム。 - 【請求項６】 イメージデータベースに格納されたイ
メージデータと、文字情報データベースに格納された文
字情報とを対比して表示する機能を有することを特徴と
する請求項１記載の受信ＦＡＸ管理システム。 - 【請求項７】 表示された文字情報の編集機能を有す
ることを特徴とする請求項６記載の受信ＦＡＸ管理シス
テム。 - 【請求項８】 相手先から受信したＦＡＸに対する回
答書のイメージデータを作成する手段と、相手先から受
信したＦＡＸのイメージデータを縮小する手段と、縮小
されたイメージデータと回答書のイメージデータを合成
して相手先に返信する手段とを有することを特徴とする
請求項１記載の受信ＦＡＸ管理システム。 - 【請求項９】 相手先から受信したＦＡＸに対する回
答書を電子メールにより返信するか、ＦＡＸにより返信
するかを選択する選択手段を有することを特徴とする請
求項１記載の受信ＦＡＸ管理システム。 - 【請求項１０】 イメージデータベースに格納された
イメージデータのうち、閲覧されたものと閲覧されてい
ないものとを区別して表示する手段を有することを特徴
とする請求項１記載の受信ＦＡＸ管理システム。 - 【請求項１１】 相手先認識エラーなどの異常を記録
するログと、システム管理者を識別する手段とを備え、
システム管理者によりログを閲覧可能としたことを特徴
とする請求項１記載の受信ＦＡＸ管理システム。 - 【請求項１２】 受信したＦＡＸが見積もり依頼であ
ることを判別する手段と、相手先の情報と営業担当者の
電子メールアドレスとを関連付けするデータベースと、
受信したＦＡＸが見積もり依頼であると判別されたとき
に営業担当者の電子メールアドレスに見積もり依頼があ
ったことを知らせる電子メールを自動送信する手段とを
さらに有することを特徴とする請求項１記載の受信ＦＡ
Ｘ管理システム。 - 【請求項１３】 ＦＡＸにより受信されたイメージデ
ータの代わりにスキャナにより読み取られたイメージデ
ータを選択可能としたことを特徴とする請求項１記載の
受信ＦＡＸ管理システム。 - 【請求項１４】 受信したＦＡＸから相手先の情報を
自動認識する段階と、自動認識された相手先の情報と関
連付けして受信したＦＡＸのイメージデータを第１のデ
ータベースに格納する段階と、受信したＦＡＸのイメー
ジデータからＯＣＲ機能により読み取られた文字情報を
第２のデータベースに格納する段階とを有することを特
徴とする受信ＦＡＸ管理方法。 - 【請求項１５】 受信したＦＡＸから相手先の情報を
自動認識するためのプログラムと、自動認識された相手
先の情報と関連付けして受信したＦＡＸのイメージデー
タを第１のデータベースに格納するためのプログラム
と、受信したＦＡＸのイメージデータからＯＣＲ機能に
より読み取られた文字情報を第２のデータベースに格納
するためのプログラムをコンピュータにより直接または
通信回線を介して読み取り可能に記録した記録媒体。 - 【請求項１６】 コンピュータにより実行されるプロ
グラムであって、受信したＦＡＸから相手先の情報を自
動認識する機能と、自動認識された相手先の情報と関連
付けして受信したＦＡＸのイメージデータを第１のデー
タベースに格納する機能と、受信したＦＡＸのイメージ
データからＯＣＲ機能により読み取られた文字情報を第
２のデータベースに格納する機能を有することを特徴と
する受信ＦＡＸ管理プログラム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000357122A JP2002165076A (ja) | 2000-11-24 | 2000-11-24 | 受信ｆａｘ管理システムとその方法および記録媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000357122A JP2002165076A (ja) | 2000-11-24 | 2000-11-24 | 受信ｆａｘ管理システムとその方法および記録媒体 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002165076A true JP2002165076A (ja) | 2002-06-07 |
Family
ID=18829237
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2000357122A Pending JP2002165076A (ja) | 2000-11-24 | 2000-11-24 | 受信ｆａｘ管理システムとその方法および記録媒体 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2002165076A (ja) |
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2007104265A (ja) * | 2005-10-04 | 2007-04-19 | Murata Mach Ltd | 画像通信装置 |
| JP2010057132A (ja) * | 2008-08-29 | 2010-03-11 | Canon Marketing Japan Inc | ファクシミリ処理システム、ファクシミリ処理方法、及び、プログラム |
| US8223369B2 (en) | 2008-06-13 | 2012-07-17 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Information processing apparatus, information processing system and computer readable medium |
| JP2020201797A (ja) * | 2019-06-12 | 2020-12-17 | 株式会社リコー | 情報処理装置、情報処理方法、プログラム及び情報処理システム |
-
2000
- 2000-11-24 JP JP2000357122A patent/JP2002165076A/ja active Pending
Cited By (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2007104265A (ja) * | 2005-10-04 | 2007-04-19 | Murata Mach Ltd | 画像通信装置 |
| JP4665695B2 (ja) * | 2005-10-04 | 2011-04-06 | 村田機械株式会社 | 画像通信装置 |
| US8223369B2 (en) | 2008-06-13 | 2012-07-17 | Fuji Xerox Co., Ltd. | Information processing apparatus, information processing system and computer readable medium |
| JP2010057132A (ja) * | 2008-08-29 | 2010-03-11 | Canon Marketing Japan Inc | ファクシミリ処理システム、ファクシミリ処理方法、及び、プログラム |
| JP2020201797A (ja) * | 2019-06-12 | 2020-12-17 | 株式会社リコー | 情報処理装置、情報処理方法、プログラム及び情報処理システム |
| JP7346926B2 (ja) | 2019-06-12 | 2023-09-20 | 株式会社リコー | 情報処理装置、情報処理方法、プログラム及び情報処理システム |
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