JP2002073647A - Document management system - Google Patents
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Landscapes
- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
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Abstract
Description
【０００１】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータ技術
を利用してドキュメントの特性を分析することにより、
ドキュメントのトータルマネージメントを行う技術に関
する。[0001] The present invention relates to a method of analyzing the characteristics of a document using computer technology.
The present invention relates to a technology for performing total management of documents.
【０００２】[0002]
【従来の技術】従来、ドキュメント（印刷物）は、個々
の独立した業務プロセスの中で、業務にて発生する需要
に応える形で企業ないし官公庁内の担当部署でドキュメ
ント個々の使用、コスト（価格）などが見直され、改良
がなされてきた。2. Description of the Related Art Conventionally, a document (printed matter) is used in an individual business process in a department in charge of a company or a government office in a form that responds to the demand generated in the business in an independent business process. Were reviewed and improved.
【０００３】[0003]
【発明が解決しようとする課題】しかし、その一方、企
業の全業務に必要とされるドキュメントを網羅的に分析
してドキュメントの統廃合を検討し、トータルコスト削
減を実施する独自の指標がなかった。However, on the other hand, there is no unique index for comprehensively analyzing documents required for all business operations of a company, examining document consolidation, and implementing total cost reduction. .
【０００４】本発明は、以上の点に鑑みてなされたもの
であり、企業の業務プロセスにおいて発生するドキュメ
ントの分析及び分析結果に基づくドキュメントのトータ
ルマネージメントを行うことが可能なシステムを提供す
ることを目的とする。The present invention has been made in view of the above points, and an object of the present invention is to provide a system capable of analyzing documents generated in a business process of a company and performing total management of documents based on the analysis results. Aim.
【０００５】[0005]
【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、ネットワークを通じて得意先の端末と接続されたド
キュメント管理システムにおいて、得意先からのドキュ
メントの発注情報を受信する受信手段と、発注されたド
キュメントの機能及び利用状況に関する属性データを作
成する属性データ作成手段と、前記属性データを蓄積す
るデータベースと、前記データベースに蓄積された属性
データに基づいて、ドキュメントの統廃合及び／又はデ
ジタル化を検討し、検討結果を得意先に送信するドキュ
メント管理手段と、を備える。According to a first aspect of the present invention, there is provided a document management system connected to a client terminal through a network, a receiving unit for receiving document order information from the client, Attribute data creating means for creating attribute data relating to the function and use status of a document, a database for storing the attribute data, and studying integration and / or digitization of documents based on the attribute data stored in the database. And document management means for transmitting the examination result to the customer.
【０００６】上記のシステムによれば、得意先から発注
されたドキュメントの機能や利用状況に関する属性デー
タがデータベースに蓄積される。それら属性データは、
ドキュメントの統廃合及び／又はデジタル化の観点から
検討され、検討結果が得意先の端末に提供される。よっ
て、得意先は業務プロセスにおいて利用するドキュメン
トの効率化、コスト削減などを検討することができる。[0006] According to the above system, attribute data relating to the function and use status of the document ordered from the customer is stored in the database. The attribute data is
The document is examined from the viewpoint of document consolidation and / or digitization, and the examination result is provided to the customer terminal. Therefore, the customer can examine the efficiency of documents used in the business process, cost reduction, and the like.
【０００７】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
のシステムにおいて、前記ドキュメント管理手段は、少
なくとも各ドキュメントの利用頻度に関する属性データ
及び各ドキュメントのコストに関する属性データに基づ
いて検討を行う。よって、特にドキュメントのコスト削
減という観点において有効な分析結果を得ることができ
る。[0007] According to a second aspect of the present invention, in the system according to the first aspect, the document management means performs a study based on at least attribute data relating to the frequency of use of each document and attribute data relating to the cost of each document. . Therefore, an effective analysis result can be obtained particularly from the viewpoint of reducing the cost of the document.
【０００８】[0008]
【発明の実施の形態】まず、本発明における発想につい
て説明する。DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS First, the concept of the present invention will be described.
【０００９】本発明では企業内の業務及び担当部署など
において個々に発生するドキュメント需要を網羅的に分
析し、過去の受発注履歴などのドキュメントの利用状況
の分析結果と併せてドキュメントの統廃合を検討し、ト
ータルコスト削減を実施する。また、ドキュメント機能
及び利用状況等の視点からクロス分析を実施し、コスト
削減の効果指標を作成する。According to the present invention, document demands generated individually in a business and a department in charge in a company are comprehensively analyzed, and the integration of the documents is examined together with the analysis result of the use state of the documents such as the past ordering history. And implement total cost reduction. In addition, a cross analysis is performed from the viewpoints of the document function, the use status, and the like, and a cost reduction effect index is created.
【００１０】次に、図面を参照して本発明の好適な実施
の形態について説明する。Next, a preferred embodiment of the present invention will be described with reference to the drawings.
【００１１】図１に、本発明の実施形態にかかるドキュ
メント管理システムの概略構成を示す。本明細書では、
社内、社外で使用される業務用印刷物、及び販売促進用
印刷物などを含めてドキュメントと呼ぶ。図１におい
て、Ａ社はドキュメントのマネージメント業務を行う会
社であり、Ａ社の端末３はネットワーク１を介して得意
先（ドキュメントの発注元）の端末２と接続される。ま
た、Ａ社の端末３はドキュメントデータベース４（以
下、「ＤＢ」とも呼ぶ。）に接続される。FIG. 1 shows a schematic configuration of a document management system according to an embodiment of the present invention. In this specification,
Documents include business-use printed materials used inside and outside the company and printed materials for sales promotion. In FIG. 1, a company A is a company that performs document management operations, and a terminal 3 of the company A is connected to a terminal 2 of a customer (an order source of the document) via a network 1. The terminal 3 of the company A is connected to a document database 4 (hereinafter, also referred to as “DB”).
【００１２】ドキュメントには、紙媒体の形態のもの
と、電子化されたもの（電子フォーム）とが存在しう
る。ドキュメントＤＢ４は、電子化済みのドキュメント
については、その電子フォームデータを記憶している。
また、紙媒体のドキュメント及び電子化済みのドキュメ
ントの両者について、各ドキュメントに関連する属性デ
ータが記憶されている（以下、両者を併せて「ドキュメ
ントデータ」と呼ぶ。）。属性データは、後述のドキュ
メント分析処理において利用され、ドキュメントの統廃
合の要否、デジタル化の要否などが決定される。属性デ
ータは、ドキュメント自体の機能に関する属性データ
と、ドキュメントの利用状況に関する属性データとに大
別される。Documents can be in the form of paper media or in electronic form (electronic form). The document DB 4 stores the electronic form data of the digitized document.
Attribute data related to each document is stored for both a paper document and an electronic document (hereinafter, both are referred to as “document data”). The attribute data is used in a document analysis process to be described later, and it is determined whether the document needs to be integrated or abolished, whether it needs to be digitized, and the like. The attribute data is broadly classified into attribute data relating to the function of the document itself and attribute data relating to the use state of the document.
【００１３】ドキュメントの機能に関する属性データと
しては、各ドキュメントの名称、種別、仕様、フォーマ
ット、デザイン、コスト（価格）、そのドキュメントを
使用する企業内の部署の情報、などが含まれ、それらの
情報がコード化されて記憶されている。一方、ドキュメ
ントの利用状況に関する属性データとしては、各ドキュ
メントの受発注履歴（受注頻度、発注頻度、受注時期情
報）、在庫情報、等が含まれ、それらの情報が数値化さ
れて記憶されている。The attribute data relating to the function of the document includes the name, type, specification, format, design, cost (price) of each document, information on the department in the company using the document, and the like. Is coded and stored. On the other hand, the attribute data relating to the use status of the document includes ordering history (order frequency, order frequency, order time information), stock information, and the like of each document, and such information is stored in numerical form. .
【００１４】Ａ社は、過去に得意先から受注を受けて作
成したドキュメントについてのドキュメントデータをド
キュメントＤＢ４に蓄積している。しかし、過去に受注
を受けていない得意先に対してドキュメント管理業務を
行う場合や、過去に受注を受けていないドキュメントを
含めてドキュメント管理を行う場合には、必要なドキュ
メントデータがドキュメントＤＢ４には蓄積されていな
い。そこで、蓄積のないドキュメントについてはドキュ
メントデータを作成してドキュメントＤＢに登録する必
要がある。そこで、得意先から別途ドキュメントサンプ
ル５をもらって、そのドキュメントデータを作成し、ド
キュメントＤＢ４に登録する。また、得意先が電子フォ
ームなどの電子化された形態のドキュメントサンプルを
有する場合は、それをネットワーク１などを介して取得
し、同様にドキュメントデータを作成してドキュメント
ＤＢ４に登録することになる。Company A stores document data on documents created in response to orders received from customers in the past in the document DB 4. However, when performing document management for a customer who has not received an order in the past, or when performing document management including a document for which no order has been received in the past, necessary document data is stored in the document DB 4. Not stored. Therefore, it is necessary to create document data and register it in the document DB for documents that do not accumulate. Therefore, a document sample 5 is separately obtained from the customer, the document data is created, and registered in the document DB 4. When the customer has a document sample in an electronic form such as an electronic form, the document sample is obtained via the network 1 or the like, and the document data is similarly created and registered in the document DB 4.
【００１５】次に、本発明によるドキュメント管理の流
れについて説明する。まず、日常的に行われる処理とし
て、ドキュメント受発注処理がある。これは、ネットワ
ーク１を利用して得意先からＡ社へドキュメントを発注
し、Ａ社が作成したドキュメントを得意先に納める処理
である。次に、Ａ社は、ドキュメントＤＢ４に蓄積され
たドキュメントデータ（特に、属性データ）を利用して
ドキュメント分析処理を行う。これにより、ドキュメン
トの統廃合、ディジタル化の有効性などの指針が得られ
る。Next, the flow of document management according to the present invention will be described. First, there is a document ordering process as a routine process. This is a process of ordering a document from a customer to company A using the network 1 and delivering the document created by company A to the customer. Next, Company A performs a document analysis process using the document data (especially, attribute data) stored in the document DB 4. This provides guidance on document consolidation and digitization effectiveness.
【００１６】以下、図面を参照して各処理について説明
する。図２にドキュメント受発注処理の流れを示す。ド
キュメント受発注処理では、まず得意先が自社の端末２
を使用してネットワーク１にログインし（ステップＳ
２）、Ａ社の端末（サーバ）３に接続して自社の受発注
履歴情報を参照する（ステップＳ４）。受発注履歴情報
は、各得意先の各ドキュメント毎に分類されてドキュメ
ントＤＢ４に蓄積されているので、得意先はその内容を
閲覧することになる。そして、必要なドキュメントを決
定し、発注指示を行う（ステップＳ６）。Ａ社の端末３
はこれを受注し（ステップＳ８）、ドキュメントを作成
し（ステップＳ１０）、作成されたドキュメントの納入
及び決済処理を行う（ステップＳ１２）。この場合、ド
キュメントは得意先の発注指示に応じて、紙媒体の形態
で作成することもできるし、電子フォームの形態で作成
することもできる。得意先はドキュメントの納入を受け
ると支払いを行う（ステップＳ１４）。また、Ａ社は、
納入が完了すると、作成したドキュメントについての属
性データを作成する。すなわち、そのドキュメントのド
キュメント機能や受発注情報を作成し、属性データとし
てドキュメントＤＢ４に記憶する。こうして、ドキュメ
ント受発注処理は終了する。この処理が日常的に繰り返
されることにより、Ａ社は得意先が業務プロセスにおい
て使用する種々のドキュメントの属性データをドキュメ
ントＤＢ４に蓄積することができる。Hereinafter, each process will be described with reference to the drawings. FIG. 2 shows the flow of the document ordering process. In the document ordering process, first, the customer
And log in to the network 1 (step S
2) Connect to company A's terminal (server) 3 and refer to its own order history information (step S4). The order history information is classified for each document of each customer and is stored in the document DB 4, so that the customer views the contents. Then, a necessary document is determined, and an order is issued (step S6). Company A terminal 3
Receives the order (step S8), creates a document (step S10), and performs delivery and settlement processing of the created document (step S12). In this case, the document can be created in the form of a paper medium or in the form of an electronic form according to the ordering instruction of the customer. Upon receiving the delivery of the document, the customer pays (step S14). Company A also
When the delivery is completed, create the attribute data for the created document. That is, a document function and ordering information of the document are created and stored in the document DB 4 as attribute data. Thus, the document ordering process ends. By repeating this process on a daily basis, Company A can accumulate attribute data of various documents used by the customer in the business process in the document DB 4.
【００１７】次に、ドキュメント分析処理について図３
及び４を参照して説明する。まず、Ａ社では、分析の対
象となるドキュメントを特定し、ドキュメントＤＢ４か
らその属性データを抽出する（ステップＳ２０）。ま
た、分析の対象となるドキュメントがＡ社で以前に受注
したものでない場合は、外部ドキュメントサンプルに基
づいてそのドキュメントの属性データを抽出する（ステ
ップＳ２２）。そして、得られた属性データから、分析
の対象となる属性データの項目を抽出する（ステップＳ
２４）。そして、これら属性データに基づいてドキュメ
ント分析を行う（ステップＳ２６）。ドキュメント分析
では、ステップＳ２４で抽出された項目について、例え
ば仕様分析、コスト分析、利用頻度分析、利用部門間業
務分析、ドキュメント機能の分析などを行う。分析例と
しては、仕様が類似する複数のドキュメントは統合して
１つのドキュメントとする、利用頻度の低いドキュメン
トを廃止して別の利用頻度の高いドキュメントに吸収す
る、利用部門が共通する複数のドキュメントを統合す
る、などの業務効率化及びコスト削減のためのドキュメ
ントの統廃合の検討がなされる。ドキュメントＤＢ４に
は、各属性データがコードや数値の形態で記憶されてい
るため、所定の基準を含む分析アルゴリズムを利用する
ことによりＡ社端末３上で分析を実行することができ
る。分析の結果、並びに、それに基づくドキュメントの
統廃合の提案やその効果予測などを分析結果情報として
ネットワーク１を通じて得意先に提供する（ステップＳ
２８）。得意先は、分析結果情報を受け取り、その内容
を検討する（ステップＳ３０）。Next, FIG. 3 shows the document analysis processing.
This will be described with reference to FIGS. First, Company A specifies a document to be analyzed and extracts the attribute data from the document DB 4 (Step S20). If the document to be analyzed has not been previously ordered by Company A, the attribute data of the document is extracted based on the external document sample (step S22). Then, an attribute data item to be analyzed is extracted from the obtained attribute data (step S).
24). Then, document analysis is performed based on the attribute data (step S26). In the document analysis, for the items extracted in step S24, for example, a specification analysis, a cost analysis, a use frequency analysis, a business analysis between use departments, and a document function analysis are performed. Examples of analysis include integrating multiple documents with similar specifications into one document, abolishing infrequently used documents and absorbing them into other frequently used documents, and multiple documents with a common user department For example, the integration of documents to improve business efficiency and reduce costs, such as integration of documents, will be considered. Since each attribute data is stored in the document DB 4 in the form of a code or a numerical value, the analysis can be executed on the company A terminal 3 by using an analysis algorithm including a predetermined criterion. The result of the analysis, and the proposal of the consolidation and consolidation of the document based on the analysis result and the effect prediction are provided to the customer through the network 1 as the analysis result information (step S).
28). The customer receives the analysis result information and examines the content (step S30).
【００１８】次に、ドキュメントのデジタル化の可能性
の検討を行う（ステップＳ３２）。この処理を図４に示
す。まず、各ドキュメントについて高頻度利用文書であ
るかの検討、データ変換の可能性やコストなどのデータ
変換検討、などの種々の検討を行い（ステップＳ４
０）、デジタル化の可能性、必要な費用などを得る（ス
テップＳ４２）。そして、これを得意先に伝える。得意
先はデジタル化の効果や費用などを検討する（ステップ
Ｓ４４）。次に、デジタル化に必要な設計や環境開発な
どを検討し（ステップＳ４６）、環境課題を抽出し、そ
の対策を考案して得意先に伝える（ステップＳ４８）。
得意先は、この内容を検討する（ステップＳ５０）。次
に、デジタル化に伴う運用面の検討を行い（ステップＳ
５２）、運用課題などを抽出し、対策を考案して得意先
に伝える（ステップＳ５２）。得意先はこの内容を検討
する（ステップＳ５６）。最後に、上記した種々の面を
総合的に考慮して成果を検討し、そのレポートを作成し
て（ステップＳ５８）、得意先に提出する。得意先はそ
の内容を検討し、必要であればドキュメントのマネージ
メントに関するコンサルタント契約も検討する（ステッ
プＳ６０）。こうして、得意先に対して、ドキュメント
のデジタル化によりコスト削減、業務効率の改善などの
提案を行うことができる。Next, the possibility of digitizing the document is examined (step S32). This process is shown in FIG. First, various studies are performed on each document, such as examining whether the document is a frequently used document and examining data conversion such as data conversion possibility and cost (step S4).
0), the possibility of digitalization, necessary costs, etc. are obtained (step S42). And tell this to the customer. The customer examines the effects of digitalization, costs, and the like (step S44). Next, the design, environmental development, and the like necessary for digitization are examined (step S46), environmental issues are extracted, countermeasures are devised and transmitted to the customer (step S48).
The customer examines this content (step S50). Next, the operational aspects of the digitalization are examined (step S
52), extract operation issues, etc., devise countermeasures, and convey them to the customer (step S52). The customer examines this content (step S56). Finally, the results are examined by comprehensively considering the various aspects described above, a report is created (step S58), and the report is submitted to the customer. The customer examines the contents, and if necessary, also examines a consultant contract regarding document management (step S60). In this way, it is possible to make proposals to the customer such as cost reduction and improvement of business efficiency by digitizing the document.
【００１９】[0019]
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
複数のドキュメントをその機能や利用状況などに基づい
て分析し、統廃合、デジタル化などの検討を行い、得意
先に提案することができる。これにより、得意先におい
ては、ドキュメントを使用する業務プロセスにおいてコ
ストの削減、業務効率の改善などを実現することができ
る。As described above, according to the present invention,
Analyze multiple documents based on their functions and usage status, consider integration, digitization, etc., and make proposals to customers. As a result, the customer can reduce costs and improve work efficiency in a business process using the document.
【図１】本発明によるドキュメント管理システムの概略
構成を示す図である。FIG. 1 is a diagram showing a schematic configuration of a document management system according to the present invention.
【図２】ドキュメント受発注処理を示すフローチャート
である。FIG. 2 is a flowchart illustrating a document ordering process.
【図３】ドキュメント分析処理を示すフローチャートで
ある。FIG. 3 is a flowchart illustrating a document analysis process.
【図４】図３におけるデジタル化検討処理を示すフロー
チャートである。FIG. 4 is a flowchart showing a digitization study process in FIG. 3;
１…ネットワーク ２…得意先の端末 ３…Ａ社の端末 ４…ドキュメントＤＢ ５…ドキュメントサンプル DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 ... Network 2 ... Customer terminal 3 ... Company A terminal 4 ... Document DB 5 ... Document sample
Claims (2)
続されたドキュメント管理システムにおいて、 得意先からのドキュメントの発注情報を受信する受信手
段と、 発注されたドキュメントの機能及び利用状況に関する属
性データを作成する属性データ作成手段と、 前記属性データを蓄積するデータベースと、 前記データベースに蓄積された属性データに基づいて、
ドキュメントの統廃合及び／又はデジタル化を検討し、
検討結果を得意先に送信するドキュメント管理手段と、
を備えるシステム。1. A document management system connected to a terminal of a customer via a network, a receiving means for receiving order information of a document from the customer, and attribute data relating to the function and use status of the ordered document. Attribute data creating means, a database for storing the attribute data, and, based on the attribute data stored in the database,
Consider consolidating and / or digitizing documents,
Document management means for sending the results of the examination to the customer;
A system comprising:
も各ドキュメントの利用頻度に関する属性データ及び各
ドキュメントのコストに関する属性データに基づいて検
討を行う請求項１に記載のシステム。2. The system according to claim 1, wherein the document management unit performs a study based on at least attribute data on the use frequency of each document and attribute data on the cost of each document.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000256814A JP2002073647A (en) | 2000-08-28 | 2000-08-28 | Document management system |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000256814A JP2002073647A (en) | 2000-08-28 | 2000-08-28 | Document management system |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002073647A true JP2002073647A (en) | 2002-03-12 |
Family
ID=18745363
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2000256814A Pending JP2002073647A (en) | 2000-08-28 | 2000-08-28 | Document management system |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2002073647A (en) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2005158069A (en) * | 2003-11-21 | 2005-06-16 | General Electric Co <Ge> | System, method and computer product for detecting action pattern for financial soundness of business subject |
| JP2006031528A (en) * | 2004-07-20 | 2006-02-02 | Fuji Xerox Co Ltd | Device and system for managing document |
-
2000
- 2000-08-28 JP JP2000256814A patent/JP2002073647A/en active Pending
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| JP4501572B2 (en) * | 2004-07-20 | 2010-07-14 | 富士ゼロックス株式会社 | Document management apparatus and document management system |
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