JP2002007954A - Electronic slip management method and system - Google Patents

Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To eliminate the burden on storage and management of data after delivering the computer data generated by users, to allow users to retrieve and peruse the necessary data when required, to make business efficient, and to solve the maintenance burden on a system. SOLUTION: A server system communicating with a plurality of user terminal devices via a network is provided at a center to manage the slip or ledger data generated by the users. The slip or ledger data generated by the users are recorded on databases provided for individual users through a data input section at each fixed data unit. When a data extraction request for a fixed data unit is sent from one of the user terminal devices, the server system analyzes it, acquires and edits the data, and replies the retrieved result to the client terminal device.

Description

【発明の詳細な説明】DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION

【０００１】[0001]

【発明の属する技術分野】本発明は、ホストコンピュー
タから出力される帳票や帳簿のデータをネットワークを
介して受け取り、サーバーに蓄積保管し、各ユーザ先に
あるネットワーク端末装置から検索閲覧することを可能
にした電子帳票管理方法及びシステムに関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention is capable of receiving form and book data output from a host computer via a network, storing and storing the data in a server, and searching and browsing from a network terminal at each user. And an electronic form management method and system.

【０００２】[0002]

【従来の技術】従来、各ユーザでは、ホストコンピュー
タから出力される帳票や帳簿は、紙で保存していて、必
要なときに、多量な紙から必要なデータを検索閲覧して
いた。これは、検索閲覧が非常に不便で、煩雑となり、
紙で保存するスペース確保など環境維持の点からも問題
がある。2. Description of the Related Art Heretofore, each user has stored forms and ledgers output from a host computer on paper, and has searched and browsed necessary data from a large amount of paper when necessary. This makes search browsing very inconvenient and cumbersome,
There is also a problem in terms of maintaining the environment, such as securing space for storing paper.

【０００３】このため、ユーザによっては、紙で保管す
る他に、ＣＯＭ（マイクロフィルム）にすることで、ス
ペース確保を有効に行ったりしているが、検索閲覧の不
便が依然として解消されていない。[0003] For this reason, in addition to storing the data on paper, some users use COM (micro film) to secure space effectively, but the inconvenience of searching and browsing has not been solved.

【０００４】それ故、従来より、ホストコンピュータか
ら出力される帳票や帳簿を電子帳票化して、検索閲覧を
便利にすることが行われている。図２は、このような従
来技術の電子帳票化を説明するための図である。[0004] Therefore, conventionally, a form or a ledger output from a host computer has been converted into an electronic form to facilitate searching and browsing. FIG. 2 is a diagram for explaining such a conventional electronic form conversion.

【０００５】情報システム部のホストコンピュータにお
いては、大量の帳票や帳簿データが作成される。図３
は、このような帳票データの一例を示している。このホ
ストコンピュータで大量に作成されるデータは、通常、
パソコン上のソフトでは読み取ることができない。そこ
で、従来、この作成されたデータは、ファイル転送又は
磁気テープの形態で、電子帳票化システムに受け渡さ
れ、この電子帳票化システムが、帳票データをエンドユ
ーザ部門のパソコンなどで読み取ることのできる形態に
して、光ディスク或いは磁気ディスク等の記録メディア
に記録する。この記録メディアを、エンドユーザ部門で
はパソコン等により利用することになる。即ち、エンド
ユーザ部門は、この記録メディアを用いて、或いはこれ
をサーバに登録して検索ソフトウエアにより帳票データ
を活用する。In the host computer of the information system section, a large amount of forms and ledger data are created. FIG.
Shows an example of such form data. The data created in large quantities on this host computer is usually
It cannot be read with software on a personal computer. Therefore, conventionally, the created data is transferred to an electronic form conversion system in the form of a file transfer or a magnetic tape, and the electronic form conversion system can read the form data by a personal computer in an end user section. It is recorded on a recording medium such as an optical disk or a magnetic disk. In the end user department, this recording medium is used by a personal computer or the like. That is, the end-user department uses this recording medium or registers it in a server and utilizes the form data by search software.

【０００６】しかし、その電子帳票化を行うための作業
及びシステム構築費用、及びその電子帳票化システムを
維持していくこと、さらにはデータのバックアップを取
ることの負担がかなり大きな問題となりつつある。特
に、帳票データを、それ程大量には作成しない企業にお
いて、企業独自に電子帳票化システムを構築し、それを
維持していくことは大きな負担である。[0006] However, the work and system construction cost for creating the electronic form, the maintenance of the electronic form creation system, and the burden of backing up the data are becoming serious problems. In particular, in a company that does not create a large amount of form data, it is a great burden to construct and maintain an electronic form conversion system on its own.

【０００７】[0007]

【発明が解決しようとする課題】そこで、本発明は、係
る問題点を解決して、ユーザが作成したコンピュータの
データを渡すことだけで、データの保管管理の負担もな
く、必要なデータを必要なときに、検索閲覧を行うこと
を可能にして、業務の効率化、システムの維持負担の解
消を図ることを目的としている。SUMMARY OF THE INVENTION Accordingly, the present invention solves the above-mentioned problems, and provides only the data of a computer created by a user. In such a case, it is an object of the present invention to make it possible to perform search and browsing, thereby improving work efficiency and eliminating a system maintenance burden.

【０００８】また、本発明は、各ユーザにて、ホストコ
ンピュータから出力される帳票や帳簿のデータを受け取
り、パソコンにて画面表示及びプリンター出力できるよ
うに加工し、サーバに蓄積保管し、各ユーザから、サー
バに蓄積保管した帳票や帳簿のデータを検索閲覧したい
要求に対して、各ユーザ先にある多数のネットワーク端
末装置からＷｅｂブラウザを利用し、検索閲覧するこ
と、必要ならそのデータをユーザ先のプリンターへ出力
することを可能とすることを目的としている。According to the present invention, each user receives form data and ledger data output from a host computer, processes the data so that it can be displayed on a screen and outputs it to a printer, stores the data in a server, and stores the data in a server. In response to a request to search and browse form and book data stored and stored in the server, the user can search and browse from a number of network terminal devices at each user using a Web browser. It is intended to enable output to a printer.

【０００９】[0009]

【課題を解決するための手段】本発明の電子帳票管理方
法は、複数のユーザ端末装置と、該複数のユーザ端末装
置とネットワークを介して通信するサーバーシステムを
センターに備えて、各ユーザが作成した帳票或いは帳簿
データを管理する。各ユーザが作成した帳票或いは帳簿
データは、一定データ単位毎にデータ入力部を通してユ
ーザ毎に備えられたデータベースに記録される。ユーザ
端末装置のいずれかから一定データ単位毎のデータ取出
し要求があったときにそれを解析し、データの取得や編
集を行い、検索結果をクライアント端末装置に回答す
る。According to an electronic form management method of the present invention, a center is provided with a plurality of user terminal devices and a server system for communicating with the plurality of user terminal devices via a network. Manage the completed form or ledger data. The form or book data created by each user is recorded in a database provided for each user through the data input unit for each fixed data unit. When one of the user terminal devices receives a data retrieval request for each fixed data unit, the request is analyzed, data is acquired or edited, and a search result is returned to the client terminal device.

【００１０】また、本発明の電子帳票管理システムは、
複数のユーザ端末装置と、該複数のユーザ端末装置とネ
ットワークを介して通信するサーバーシステムをセンタ
ーに備えて、各ユーザが作成した帳票或いは帳簿データ
を管理する。該サーバシステムは、ユーザ毎のデータベ
ースと、該データベースへの保管及び取出しを制御する
ファイル保管制御部と、データ入力部と、データ取得及
び編集部とを備えている。各ユーザが作成した帳票或い
は帳簿データは、データ入力部を通してユーザ毎のデー
タベースに記録される。ユーザ端末装置のいずれかから
データ取出し要求があったときにそれを解析し、ファイ
ル保管制御部にアクセスして、データの取得や編集を行
い、検索結果をクライアント端末装置に回答する。[0010] The electronic form management system of the present invention comprises:
A center is provided with a plurality of user terminal devices and a server system that communicates with the plurality of user terminal devices via a network, and manages a report or book data created by each user. The server system includes a database for each user, a file storage control unit that controls storage and retrieval in the database, a data input unit, and a data acquisition and editing unit. The form or ledger data created by each user is recorded in a database for each user through the data input unit. When a data retrieval request is received from any of the user terminal devices, the request is analyzed, the file storage control unit is accessed, data is acquired or edited, and a search result is returned to the client terminal device.

【００１１】[0011]

【発明の実施の形態】以下、本発明の電子帳票管理方法
及びシステムを例示により説明する。図１は、電子帳票
管理システムの全体構成を概略的に示す図である。セン
ターにサーバシステムが設けられている。このサーバシ
ステムは、データ入力部と、データ取得及び編集部と、
ファイル保管制御部と、ユーザ毎のデータベース（３つ
のデータベースのみを図示）とを備えている。DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS Hereinafter, an electronic form management method and system according to the present invention will be described by way of example. FIG. 1 is a diagram schematically showing the overall configuration of the electronic form management system. A server system is provided at the center. The server system includes a data input unit, a data acquisition and editing unit,
A file storage control unit and a database for each user (only three databases are shown) are provided.

【００１２】各ユーザの情報作成部で作成された大量の
帳票や帳簿データは、図示したようにネットワークを介
してファイル転送により、サーバシステムのデータ入力
部に入力される。或いは、磁気テープ等の記録媒体に記
録した形態で、データ入力部に受け渡すことが可能であ
る。データ入力部に入力されたデータは、ファイル保管
制御部の制御の下で、各ユーザ毎のデータベースに、デ
ータ種類毎及び一定期間毎のような一定データ単位毎に
取り出すことができるように保管される。さらに膨大な
データについては、ＭＯやＭＴ等のライブラリ記憶装置
を利用してデータを保管することができるし、また、ア
クセス頻度が少ないデータは、自動的にＭＯやＭＴ等の
ライブラリ記憶装置に移動させることもできる。これら
データベースに記録されたデータは、図示しないバック
アップ構成によりバックアップされる。A large amount of forms and ledger data created by the information creation unit of each user are input to the data input unit of the server system by file transfer via a network as shown in the figure. Alternatively, the data can be transferred to the data input unit in a form recorded on a recording medium such as a magnetic tape. Under the control of the file storage control unit, the data input to the data input unit is stored in a database for each user so that the data can be retrieved for each data type and for each fixed data unit such as for each fixed period. You. For huge amounts of data, data can be stored using a library storage device such as an MO or MT, and data with a low access frequency is automatically moved to a library storage device such as an MO or MT. It can also be done. The data recorded in these databases is backed up by a backup configuration (not shown).

【００１３】ファイル保管制御部は、システム管理情
報、検索キーを保管、管理し、これによって、各ユーザ
のデータを、各ユーザのデータベースに保存し、かつ、
要求のあったデータを取り出すよう制御する。データ取
得及び編集部は、クライアント端末装置からの要求を解
析し、ファイル保管制御部にアクセスして、データの取
得や編集を行い、検索結果をクライアント端末装置に回
答する。また、例示のサーバシステムは、制限情報を管
理し、セキュリティチェックを行うことができる。セキ
ュリティ対策として、ログオン画面で、ユーザ名、パス
ワードチェックを行い、検索可能帳票の限定や検索機能
の制限を行うことができる。The file storage control unit stores and manages system management information and a search key, thereby storing data of each user in a database of each user, and
Control to retrieve the requested data. The data acquisition and editing unit analyzes a request from the client terminal device, accesses the file storage control unit, acquires and edits data, and returns a search result to the client terminal device. Further, the illustrated server system can manage the restriction information and perform a security check. As a security measure, the user name and password can be checked on the logon screen to limit the form that can be searched and the search function.

【００１４】このようにして、各ユーザ毎に一定データ
単位毎に保管された帳票や帳簿データは、各ユーザのク
ライアント端末装置から、ネットワークを介して引き出
すことができる。そして、検索の結果、例えば、図３に
示したような、「定期預金元帳」のある年の１ヶ月分の
データを取り出すことができる。この取り出したデータ
について、さらに、その中のデータ項目を検索すること
が可能であり、その処理は、センター側に設置されてい
るサーバーで行われ、その結果をクライアント端末装置
で確認することができる。[0014] In this manner, the form and the book data stored for each user in a fixed data unit can be extracted from the client terminal device of each user via the network. Then, as a result of the search, for example, data for one month in a certain year in the “time deposit ledger” as shown in FIG. 3 can be extracted. With respect to the extracted data, it is possible to further search for data items therein, and the processing is performed by a server installed on the center side, and the result can be confirmed by the client terminal device. .

【００１５】例示のクライアント端末装置は、単体のパ
ソコンによって構成することができるし、また、ＬＡ
Ｎ、イントラネット等を利用したネットワーク環境で、
同時に複数クライアントから検索を行うことができる。
クライアント端末装置に、検索ソフトウエアをインスト
ールすることにより、ＬＡＮ検索を行うことができる。
また、特別なソフトウエアをインストールすることな
く、Ｗｅｂブラウザ上で検索が可能となる。The illustrated client terminal device can be constituted by a single personal computer.
N, in a network environment using an intranet, etc.
Searches can be performed from multiple clients at the same time.
LAN search can be performed by installing search software on the client terminal device.
Also, a search can be performed on a Web browser without installing special software.

【００１６】[0016]

【発明の効果】本発明は、ユーザ端末装置とネットワー
クを介して通信するサーバーシステムをセンターに備え
て、各ユーザが作成した帳票或いは帳簿データは、一定
データ単位毎にデータ入力部を通してユーザ毎に備えら
れたデータベースに記録し、ユーザ端末装置のいずれか
から一定データ単位毎のデータ取出し要求があったとき
にそれを解析し、データの取得や編集を行い、検索結果
をクライアント端末装置に回答するものであるから、ユ
ーザが作成したコンピュータのデータを渡すことだけ
で、データの保管管理の負担もなく、必要なデータを必
要なときに、検索閲覧を行うことを可能にして、業務の
効率化、システムの維持負担の解消を図ることができ
る。According to the present invention, a server system which communicates with a user terminal device via a network is provided at a center, and a form or book data created by each user is provided for each user through a data input unit in a fixed data unit. The data is recorded in a database provided, and when there is a data extraction request for each fixed data unit from any of the user terminal devices, it is analyzed, data is obtained or edited, and the search result is returned to the client terminal device Since it is a product, it is possible to search and browse the necessary data when necessary, just by passing the data of the computer created by the user, without burdening data storage management, and improve work efficiency Thus, the maintenance burden of the system can be reduced.

【００１７】また、本発明は、各ユーザから、サーバに
蓄積保管した帳票や帳簿のデータを検索閲覧したい要求
に対して、各ユーザ先にある多数のネットワーク端末装
置からＷｅｂブラウザを利用し、検索閲覧すること、必
要ならそのデータをユーザ先のプリンターへ出力するこ
とを可能にする。Further, according to the present invention, in response to a request from each user for searching and browsing form and book data stored and stored in a server, a search is performed by using a Web browser from a large number of network terminal devices at each user. It allows the user to browse and, if necessary, output the data to the user's printer.

【００１８】さらに、多数のユーザが作成した帳票或い
は帳簿データを、センターにおいてまとめて記録するこ
とにより、データバックアップのためのシステム構成及
びその維持のための負担をトータル的には大きく軽減す
ることができる。Furthermore, by recording the forms or ledger data created by a large number of users at the center, the system configuration for data backup and the burden of maintaining the system can be greatly reduced in total. it can.

【図面の簡単な説明】[Brief description of the drawings]

【図１】本発明の電子帳票管理システムの全体構成を概
略的に示す図である。FIG. 1 is a diagram schematically showing an overall configuration of an electronic form management system of the present invention.

【図２】ホストコンピュータから出力される帳票や帳簿
を電子帳票化する従来技術を説明するための図である。FIG. 2 is a diagram for explaining a conventional technique for converting a form or a book output from a host computer into an electronic form.

【図３】ホストコンピュータから出力される帳票や帳簿
データを例示する図である。FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a form or book data output from a host computer.

Claims (2)

【特許請求の範囲】[Claims] 【請求項１】複数のユーザ端末装置と、該複数のユーザ
端末装置とネットワークを介して通信するサーバーシス
テムをセンターに備えて、各ユーザが作成した帳票或い
は帳簿データを管理する電子帳票管理方法において、 各ユーザが作成した帳票或いは帳簿データを一定データ
単位毎にデータ入力部を通してユーザ毎に備えられたデ
ータベースに記録し、 前記ユーザ端末装置のいずれかから一定データ単位毎の
データ取出し要求があったときにそれを解析し、データ
の取得や編集を行い、検索結果をクライアント端末装置
に回答する、 ことから成る電子帳票管理方法。An electronic form management method for providing a plurality of user terminal apparatuses and a server system for communicating with the plurality of user terminal apparatuses via a network at a center and managing a form or book data created by each user. The form or book data created by each user is recorded in a database provided for each user through the data input unit for each fixed data unit, and there is a data extraction request for each fixed data unit from any of the user terminal devices. An electronic form management method comprising analyzing data at times, acquiring and editing data, and responding to the client terminal device with search results. 【請求項２】複数のユーザ端末装置と、該複数のユーザ
端末装置とネットワークを介して通信するサーバーシス
テムをセンターに備えて、各ユーザが作成した帳票或い
は帳簿データを管理する電子帳票管理システムにおい
て、 該サーバシステムは、ユーザ毎のデータベースと、該デ
ータベースへの保管及び取出しを制御するファイル保管
制御部と、データ入力部と、データ取得及び編集部とを
備え、 各ユーザが作成した帳票或いは帳簿データを前記データ
入力部を通してユーザ毎のデータベースに記録し、 ユーザ端末装置のいずれかからデータ取出し要求があっ
たときにそれを解析し、ファイル保管制御部にアクセス
して、データの取得や編集を行い、検索結果をクライア
ント端末装置に回答する、 ことから成る電子帳票管理システム。2. An electronic form management system, comprising a plurality of user terminal devices and a server system for communicating with the plurality of user terminal devices via a network at a center for managing a form or book data created by each user. The server system includes a database for each user, a file storage control unit that controls storage and retrieval in the database, a data input unit, and a data acquisition and editing unit, and forms or books created by each user. Data is recorded in a database for each user through the data input unit, and when a data retrieval request is received from any of the user terminal devices, the request is analyzed, and a file storage control unit is accessed to acquire and edit data. An electronic form management system for performing the search and replying the search result to the client terminal device.