JP2001238061A - Document managing device - Google Patents
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Abstract
Description
【発明の詳細な説明】DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
【０００１】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置に関
し、特に文書を電子化して管理する文書管理装置に関す
る。[0001] 1. Field of the Invention [0002] The present invention relates to a document management apparatus, and more particularly, to a document management apparatus for electronically managing documents.
【０００２】[0002]
【従来の技術】公開された文書管理装置の従来技術とし
ては、特開平１１−１２７２９８号公報がある。この技
術では、ネットワークスキャナとして、本体側の操作で
スキャンを開始し、そのスキャンされた文書を電子化し
て管理することが出来る。ところが、この方法では、複
数利用者がこのシステムを使った場合、転送データの転
送先が混乱して、利用者間で文書が混在してしまう虞が
ある。2. Description of the Related Art Japanese Patent Application Laid-Open No. H11-127298 discloses a conventional document management apparatus. In this technique, as a network scanner, scanning can be started by an operation on the main body side, and the scanned document can be digitized and managed. However, in this method, when a plurality of users use this system, the transfer destination of the transfer data may be confused and the documents may be mixed among the users.
【０００３】従来の他の文書管理装置の例では、複写機
で文書のコピーを取った時、同時に電子化された内容が
ネットワークを通じて文書記憶装置に転送されて蓄積さ
れ、同じネットワークにつながれたＰＣから電子化され
た文書を閲覧することができるという方法をとるものが
ある。この場合、文書記憶装置内では様々なユーザの電
子化文書が混在しているが、文書ごとに「所有者」の属
性を与えることで、文書記憶装置は複数ユーザで共有さ
れているにもかかわらず、利用上は個人の文書記憶装置
として扱うことが可能になる。この場合は、「所有者」
の属性としての電子化文書の所有者を指定する手段を設
けるのが普通である。In another example of a conventional document management apparatus, when a document is copied by a copying machine, computerized contents are simultaneously transferred to a document storage device via a network and stored, and a PC connected to the same network is used. There is a method in which a computerized document can be viewed from the Internet. In this case, electronic documents of various users are mixed in the document storage device. By assigning the attribute of “owner” to each document, the document storage device is shared by a plurality of users. Instead, it can be used as a personal document storage device. In this case, "owner"
It is common to provide a means for designating the owner of the digitized document as an attribute of the document.
【０００４】文書所有者設定手段としては通常タッチパ
ネルなどが使われる。このタッチパネルにあらかじめ登
録されている複数の文書所有者となり得るユーザ名を表
示して、電子化操作を行う者が想定される文書閲覧者を
文書所有者としてタッチパネル上に表示し選択する。そ
の時、電子化され入力された文書は、文書属性として文
書所有者名と共に、文書記憶装置に画像データとして保
存される。その後、保存された文書は、指定された文書
所有者（に該当するユーザ）が自分のファイルとして扱
うことが出来る。[0004] As a document owner setting means, a touch panel or the like is usually used. A plurality of document owners who can be registered as document owners are displayed on the touch panel in advance, and a supposed person who performs an electronic operation is displayed and selected on the touch panel as a document owner. At this time, the digitized and input document is stored as image data in a document storage device together with a document owner name as a document attribute. Thereafter, the designated document owner (user corresponding to) can handle the saved document as his / her own file.
【０００５】このような装置を用いれば、コピーまたは
スキャンにより原稿を読み取って電子化して保存してお
くことにより、電子化による様々な利点が得られ、複数
ユーザで文書電子化を行う装置を共有したとしても、
「所有者」といった属性を与えることで、他ユーザの文
書との混同をさけることが出来る。しかしながら、この
方法では、原稿を読み取って電子化する際に、あらかじ
め、その原稿を利用することのできる「所有者」を把握
しておいて文書登録と共に登録しておく必要があった。
かつ、原稿を電子化する際の操作者以外には、「所有
者」を登録設定することができないという不都合があっ
た。[0005] By using such an apparatus, various advantages can be obtained by reading an original by copying or scanning and digitizing and storing the original. A plurality of users can share an apparatus for digitizing a document. Even if you do
By giving an attribute such as "owner", confusion with another user's document can be avoided. However, in this method, when a document is read and digitized, it is necessary to know in advance the "owner" who can use the document and register it together with document registration.
In addition, there is an inconvenience that the "owner" cannot be registered and set except for the operator who digitizes the original.
【０００６】[0006]
【発明が解決しようとする課題】上述のごとく、従来の
文書管理装置においては、原稿を読み取って電子化する
際に、原稿を利用することのできる「所有者」を登録し
ておく必要があり、この時の操作者以外には、「所有
者」を登録設定することができないという不都合があっ
た。本発明は、比較的簡単な方法でこの問題を解決し
て、文書を電子化して利用者別に管理でき、かつ、文書
電子化時の操作者の操作を軽減することができ、操作者
以外でも電子化文書の所有者を設定することが可能な文
書管理装置の実現を課題とする。As described above, in the conventional document management apparatus, when reading and digitizing a document, it is necessary to register an "owner" who can use the document. However, there is an inconvenience that the "owner" cannot be registered and set except for the operator at this time. The present invention solves this problem in a relatively simple manner, can digitize a document and manage it for each user, and can reduce the operation of an operator when digitizing a document. It is an object to realize a document management device capable of setting an owner of a digitized document.
【０００７】[0007]
【課題を解決するための手段】上記課題を達成するため
に、本発明は、原稿から読みとった文書を電子化して電
子化文書として記憶し管理する文書管理装置において、
原稿を光学的に読み取り画像データを得る原稿読み取り
手段と、前記原稿読み取り手段で読み取った前記画像デ
ータを指定部数だけ用紙に印字する印字手段と、前記画
像データを電子化文書として記憶する文書記憶装置と、
前記画像データを電子化文書としてネットワークを介し
て前記文書記憶装置へ転送する電子化文書転送手段と、
前記文書記憶装置に記憶された前記電子化文書の所有者
を指定する所有者指定手段と、前記電子化文書の文書名
を前記所有者と共に登録する文書名登録手段と、前記電
子化文書の前記所有者および前記文書名を文書属性とし
て前記文書記憶装置へ転送する文書属性転送手段と、前
記文書名登録手段により登録された文書名を表示する文
書名表示手段と、前記文書名表示手段に示された文書名
から特定の文書名を選択する文書名選択手段とを具備
し、前記所有者指定手段により所有者を指定することに
よって、前記電子化文書転送手段により電子化文書が前
記文書記憶装置に転送され記憶される際に、前記文書属
性転送手段により前記所有者が文書属性として前記文書
記憶装置へ転送され記憶されることを特徴とする。さら
に、前記文書名選択手段によって文書名を選択すること
により、前記所有者指定手段は前記文書名選択手段によ
って文書名を選択した利用者を自動的に前記所有者とし
て指定することを特徴とする。これにより、文書電子化
時の操作者の操作を軽減し、操作者以外でも電子化文書
の所有者を設定することが可能な文書管理装置を実現す
ることができる。According to the present invention, there is provided a document management apparatus for digitizing a document read from a document and storing and managing the digitized document as an electronic document.
Document reading means for optically reading a document to obtain image data, printing means for printing the specified number of copies of the image data read by the document reading means on paper, and a document storage device for storing the image data as an electronic document When,
Electronic document transfer means for transferring the image data as an electronic document to the document storage device via a network,
An owner designating unit for designating an owner of the digitized document stored in the document storage device; a document name registering unit for registering a document name of the digitized document together with the owner; Document attribute transfer means for transferring the owner and the document name to the document storage device as document attributes; document name display means for displaying the document name registered by the document name registration means; Document name selecting means for selecting a specific document name from the designated document names, and by specifying the owner with the owner specifying means, the digitized document is transferred to the document storage device by the digitized document transfer means. When the document is transferred to and stored in the document storage device, the owner is transferred to the document storage device as the document attribute by the document attribute transfer means and stored. Further, by selecting a document name by the document name selecting means, the owner specifying means automatically specifies the user who has selected the document name by the document name selecting means as the owner. . As a result, it is possible to reduce the number of operations performed by the operator during digitization of the document, and to realize a document management apparatus capable of setting the owner of the digitized document other than the operator.
【０００８】[0008]
【発明の実施の形態】以下、本発明にかかる文書管理装
置を添付図面を参照にして詳細に説明することにする。DETAILED DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS Hereinafter, a document management apparatus according to the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings.
【０００９】本文書管理装置の利用者は、他の者が紙文
書を電子化して登録する予定がある場合、まず、その文
書名およびそれを必要とするユーザの名前（システムで
登録されている）を文書入力装置に登録しておく。その
時の文書名は、紙文書の電子化を行う者が分かるような
ものとして与える。そうして、この文書名は文書入力装
置で、操作者が分かる位置に電子的に表示される。この
登録はＬＡＮにつながれたＰＣからも行うことも出来
る。紙文書を電子化する者は、この文書入力装置に登録
された文書名を見て、電子化しようとしている文書に該
当するものがあればそれを選択する。この選択を行う
と、すでに自動的に文書入力装置に登録されている名前
が所有者名として選択される。[0009] When a user of the document management apparatus intends to register a paper document by another person, first, the name of the document and the name of a user who needs the document are registered. ) Is registered in the document input device. The name of the document at that time is given so that the person who digitizes the paper document can understand it. The document name is then electronically displayed on the document input device at a location where the operator can see it. This registration can also be performed from a PC connected to the LAN. A person who digitizes a paper document looks at the document name registered in the document input device, and selects a document to be digitized, if any. When this selection is made, the name already registered in the document input device is automatically selected as the owner name.
【００１０】電子化時は、コピーかスキャナかを選択で
きる。スキャナの時は、印字出力はされず、コピーの時
は印字出力される。コピーを行う時は、文書名選択だけ
で、設定された所有者名数が得られ、紙として配布する
ためのコピー部数が自動的にセットされる。コピーまた
はスキャナを行う場合には、操作者は原稿をコンタクト
ガラスに置き、電子化文書所有者あるいは表示されてい
る文書名の選択、コピーかスキャナかの選択を行い、ス
タートキーを押す。At the time of digitization, a copy or a scanner can be selected. In the case of a scanner, printout is not performed, and in the case of copy, printout is performed. At the time of copying, the set number of owner names is obtained only by selecting the document name, and the number of copies to be distributed as paper is automatically set. When copying or scanning, the operator places the document on the contact glass, selects the owner of the digitized document or the displayed document name, selects copying or scanning, and presses the start key.
【００１１】読み取られた文書は電子化され、ネットワ
ークを通じて文書記憶装置に転送され保存される。同時
に後述の文書属性を記憶する文書属性ファイルも同文書
記憶装置に転送保存される。複数のクライアントＰＣが
同一ネットワークに接続され、文書記憶装置へアクセス
して文書の閲覧が行える。文書ファイルアクセス時はそ
れぞれの文書属性ファイルを介してアクセスされる。The read document is digitized, transferred to a document storage device via a network, and stored. At the same time, a document attribute file for storing a document attribute described later is also transferred and stored in the document storage device. A plurality of client PCs are connected to the same network and can access a document storage device to browse a document. When a document file is accessed, it is accessed via the respective document attribute files.
【００１２】図１は、本発明の文書管理装置の一実施の
形態のシステム構成を示すブロック図である。図１にお
いて、符号１は文書入力装置、符号２は文書記憶装置、
符号３はＰＣ（パーソナルコンピュータ）、符号４はＬ
ＡＮ（Local Area Network）である。FIG. 1 is a block diagram showing a system configuration of an embodiment of a document management apparatus according to the present invention. In FIG. 1, reference numeral 1 denotes a document input device, reference numeral 2 denotes a document storage device,
Reference numeral 3 is a PC (personal computer), reference numeral 4 is L
AN (Local Area Network).
【００１３】文書入力装置１では、スキャナ部が装備さ
れコピーまたはスキャナとして利用でき、紙文書をスキ
ャンし電子化し画像データを得る。この画像データはＬ
ＡＮ（ネットワーク）４を通じて他の機器へデータ通信
で転送することができる。画像データは画像ファイルと
して文書記憶装置２へ転送され、文書記憶装置２では画
像ファイルは電子化文書として扱われる。文書記憶装置
２では電子化文書をそのＯＳで扱えるファイルとして記
憶する。電子化文書は文書属性ファイルを持ち、後述す
る様々な文書情報を記憶する。ＰＣ３から文書記憶装置
２ヘアクセスすることができ、電子化された文書を閲覧
することができる。またＰＣ３からは文書入力装置１へ
もアクセスし、所有したい文書名を入力することができ
る。The document input device 1 is equipped with a scanner unit and can be used as a copy or a scanner, and scans and digitizes a paper document to obtain image data. This image data is L
The data can be transferred to another device through an AN (network) 4 by data communication. The image data is transferred to the document storage device 2 as an image file, where the image file is treated as an electronic document. The document storage device 2 stores the digitized document as a file that can be handled by the OS. The digitized document has a document attribute file and stores various document information described later. The PC 3 can access the document storage device 2, and can browse the digitized document. The PC 3 can also access the document input device 1 to input a document name that the user wants to own.
【００１４】このシステムでは電子化文書に「所有者」
という属性を与えることが出来るが、所有者となり得る
ユーザ名はこのシステム間であらかじめ登録されている
ものとする。ユーザ名のリストは、例えば、文書記憶装
置２が管理してファイルの形で記憶する。文書入力装置
１では、所有者選択の時、そのユーザ名リストのファイ
ルを文書記憶装置２から取ってくる。同様に、文書名の
登録に関してその所有者名選択時にユーザ名がリスト表
示されるが、その時のユーザ名リストは文書記憶装置２
から取ってくる。[0014] In this system, the electronic document is designated as "owner"
Can be given, but it is assumed that the user name that can be the owner is registered in advance between the systems. The list of user names is managed by the document storage device 2 and stored in a file form, for example. When the owner is selected, the document input device 1 retrieves the file of the user name list from the document storage device 2. Similarly, when the owner name is selected for the registration of the document name, a list of the user names is displayed.
Fetch from
【００１５】図２に、本発明の図１の実施の形態の文書
入力装置１の構成を表すブロック図を示す。図２におい
て、符号１１はスキャナ部、符号１２は画像処理部、符
号１３は印字部、符号１４は画像ファイル生成部、符号
１５は文書属性ファイル生成部、符号１６は表示部、符
号１７は表示制御部、符号１８はパネル部、符号１９は
パネル制御部、符号１Ａは通信制御部、符号１Ｂはコン
トローラ部である。FIG. 2 is a block diagram showing the configuration of the document input device 1 according to the embodiment of FIG. 1 of the present invention. 2, reference numeral 11 denotes a scanner unit, reference numeral 12 denotes an image processing unit, reference numeral 13 denotes a printing unit, reference numeral 14 denotes an image file generation unit, reference numeral 15 denotes a document attribute file generation unit, reference numeral 16 denotes a display unit, and reference numeral 17 denotes a display. Reference numeral 18 denotes a panel unit, reference numeral 19 denotes a panel control unit, reference numeral 1A denotes a communication control unit, and reference numeral 1B denotes a controller unit.
【００１６】スキャナ部１１は、原稿に光を当てて、そ
の反射光の明度をＣＣＤで読み取ってディジタル化し画
像データを得る。画像処理部１２は、ディジタル化され
た画像データに対し必要に応じて階調、濃度、解像度等
の各種補正を行い画像を出力する。印字部１３は、画像
処理部１２で処理された画像データの用紙への印字動作
を行う。外部から印字部数を指定することができる。The scanner section 11 irradiates the original with light, reads the brightness of the reflected light with a CCD, digitizes the original, and obtains image data. The image processing unit 12 performs various corrections such as gradation, density, and resolution on the digitized image data as necessary, and outputs an image. The printing unit 13 performs an operation of printing the image data processed by the image processing unit 12 on a sheet. The number of print copies can be specified from outside.
【００１７】画像ファイル生成部１４は、画像処理部１
２から出力される画像データを記憶、転送ができるよう
に画像ファイルの形式に変換する。文書属性ファイル生
成部１５は、生成される画像ファイルに伴う各種情報を
記憶する文書属性ファイルを生成する。表示部１６は、
ユーザＩ／Ｆのための表示を行う。表示制御部１７は、
表示部１６の制御を行う。The image file generation unit 14 includes the image processing unit 1
2 is converted into an image file format so that it can be stored and transferred. The document attribute file generation unit 15 generates a document attribute file that stores various information associated with the generated image file. The display unit 16
A display for the user I / F is performed. The display control unit 17
The display unit 16 is controlled.
【００１８】パネル部１８は、ユーザからの入力を行
う。パネル制御部１９は、ユーザからの入力を制御す
る。表示部１６とパネル部１８とで文書入力装置１の操
作部を構成する。通信制御部１Ａは、ネットワーク４に
つながれた外部機器とのデータ通信の制御を行う。コン
トローラ部１Ｂは、スキャナ部１１、画像処理部１２、
印字部１３、画像ファイル生成部１４、文書属性ファイ
ル生成部１５、表示制御部１７、パネル制御部１９、通
信制御部１Ａのそれぞれの制御を行う。The panel section 18 receives an input from a user. The panel control unit 19 controls an input from a user. The display unit 16 and the panel unit 18 constitute an operation unit of the document input device 1. The communication control unit 1A controls data communication with an external device connected to the network 4. The controller unit 1B includes a scanner unit 11, an image processing unit 12,
It controls the printing unit 13, image file generation unit 14, document attribute file generation unit 15, display control unit 17, panel control unit 19, and communication control unit 1A.
【００１９】図３に文書属性ファイルの一例を示す。生
成される画像ファイルのファイル名（ｉｍａｇｅｆｉ１
ｅ ｉｄ）、取り込み日時（ｄａｔｅ、ｔｉｍｅ）、電
子化したのはコピーモードかスキャナモードか（ｍｏｄ
ｅ）、操作部で指定された電子化文書の所有者名（ｏｗ
ｎｅｒ ｎａｍｅｓ）の各種情報を記憶するため、コン
ピュータで扱えるテキストファイルの形式で生成する。
これらの情報のうち、ファイル名以外は文書検索に利用
される。FIG. 3 shows an example of the document attribute file. File name of the generated image file (imagefi1
e id), capture date and time (date, time), whether the digitized copy mode or scanner mode (mod
e), the owner name of the digitized document specified by the operation unit (ow)
In order to store various types of information, the information is generated in a text file format that can be handled by a computer.
Of these pieces of information, those other than the file name are used for document search.
【００２０】図４に操作部の操作面の例を示す。図４に
おいて、符号２１はユーザ名欄、符号２２は文書名欄、
符号２３はスクロールボタン、符号２４はテンキー、符
号２５はコピー部数指定領域である。この例では、表示
部１６およびパネル部１８としてタッチパネルを用い
る。表示制御部１７がパネルヘの表示を行う。操作部表
面には図４のように画面上のボタンが表示され、ユーザ
が画面のボタン領域に触れることで選択が行われる。選
択状態を明示するためには、そのボタン領域の表示を白
黒反転させて示す。FIG. 4 shows an example of the operation surface of the operation unit. In FIG. 4, reference numeral 21 is a user name column, reference numeral 22 is a document name column,
Reference numeral 23 denotes a scroll button, reference numeral 24 denotes a numeric keypad, and reference numeral 25 denotes a copy number designation area. In this example, a touch panel is used as the display unit 16 and the panel unit 18. The display control unit 17 performs display on the panel. Buttons on the screen are displayed on the surface of the operation unit as shown in FIG. 4, and selection is performed by the user touching a button area on the screen. In order to clearly indicate the selected state, the display of the button area is shown in black and white inverted.
【００２１】画面の上半分にあるのはユーザ名（［Ｕｓ
ｅｒ．Ａ］等）欄２１で、転送後の電子化文書の所有者
の名前を指定する。中央にあるのは文書名欄２２で複数
の文書名をリストにして表示する。文書名を選択する場
合は、文書名欄２２のリストの文書名を表す行に触れる
ことで選択することができる。文書が選択されたら、そ
のことを明示するため、その行は反転表示される。The user name ([Us
er. A] etc. In the field 21, the name of the owner of the digitized document after transfer is specified. In the center, a plurality of document names are listed and displayed in a document name column 22. When a document name is selected, the user can select the document name by touching a line representing the document name in the list in the document name column 22. When a document is selected, the line is highlighted to indicate this.
【００２２】文書名数が多く表示しきれない場合は、上
下にある“▽”、“△”（スクロールボタン）２３によ
り、文書名欄２２の表示リストをスクロールして探すこ
とができる。文書名が選択されたら表示制御部１７で
は、該当するユーザ名を反転表示させ、選択されたこと
を明示する。内部的に、登録された文書名とその名前を
記した情報は、テキストファイルの形で記憶される。If there are too many document names to be displayed, the display list in the document name column 22 can be searched by scrolling the "@" and "@" (scroll buttons) 23 at the top and bottom. When a document name is selected, the display control unit 17 reversely displays the corresponding user name to clearly indicate that the user name has been selected. Internally, the registered document name and information describing the name are stored in the form of a text file.
【００２３】図５に、文書記憶装置２に記憶される文書
名ファイルの例を示す。各行の最初のフィールドが文書
名で、その後に“：”を挟んで、所有者名が続く。所有
者名は相互に“，”で区切られている。コントローラ部
１Ｂはこのテキストファイルを読み込み、操作部である
タッチパネルに文書名を表示する。文書所有者名は表示
しても、しなくてもよい。文書名が選択されたら、その
テキストファイルからユーザ名を得て、文書属性ファイ
ルの所有者フィールドにユーザ名を記録する。文書名選
択時は、ユーザ名は自動選択されるが、それに追加する
形で、ユーザ名を（そこに触れることで）直接選択する
こともできる。FIG. 5 shows an example of a document name file stored in the document storage device 2. The first field on each line is the document name, followed by the owner name, with a ":" in between. The owner names are separated from each other by “,”. The controller unit 1B reads the text file and displays a document name on a touch panel as an operation unit. The document owner name may or may not be displayed. When the document name is selected, the user name is obtained from the text file, and the user name is recorded in the owner field of the document attribute file. When a document name is selected, the user name is automatically selected, but the user name can be directly selected (by touching the user name) in an additional form.
【００２４】次に、文書名を表示登録する際の操作を説
明する。ＬＡＮ４につながれたＰＣ３からは、文書入力
装置１内で管理される文書名ファイルにアクセスし、そ
のファイルを編集することができる。そうすることで、
文書入力装置１では各ＰＣ３からのユーザの要求に応え
ることが出来る。図６に、ＰＣ３での文書名入力画面の
例を示す。図６において、符号３１は文書名入力フィー
ルド、符号３２はユーザ名欄である。文書名入力フィー
ルド３１に登録したい文書名を入れることができる。文
書名の下にはユーザ名欄３２が表示される。ユーザ名３
２にはそのシステムの利用者の間で固定であるため、文
字列として毎回入力する必要がなく、あらかじめ登録さ
れているユーザ名がユーザ名欄３２に表示されるので、
ユーザ名の左にある丸印をマウスでクリックするだけで
選択することができる。Next, the operation for displaying and registering the document name will be described. The PC 3 connected to the LAN 4 can access a document name file managed in the document input device 1 and edit the file. By doing so,
The document input device 1 can respond to a user request from each PC 3. FIG. 6 shows an example of a document name input screen on the PC 3. In FIG. 6, reference numeral 31 denotes a document name input field, and reference numeral 32 denotes a user name field. A document name to be registered can be entered in the document name input field 31. A user name column 32 is displayed below the document name. User name 3
2 is fixed among the users of the system, so it is not necessary to input it as a character string every time, and the user name registered in advance is displayed in the user name column 32.
You can select by simply clicking on the circle to the left of the user name with your mouse.
【００２５】文書名が指定され、電字化文書の転送が終
了したら、文書名ファイルから該当する文書名の行を削
除し、表示制御部１７は文書名リスト表示を更新するよ
うにしても良い。これにより、電字化文書の転送が終了
したことを確認することができる。コピー使用時、通常
は図４に示すようなテンキー２４によりコピー部数を指
定することができる。そして印字部１３に対し、部数を
通知することによって、指定された部数のコピーが行わ
れる。When the document name is specified and the transfer of the digitized document is completed, the line of the corresponding document name is deleted from the document name file, and the display control unit 17 may update the display of the document name list. . Thus, it is possible to confirm that the transfer of the digitized document has been completed. At the time of using a copy, the number of copies can be usually specified by the ten keys 24 as shown in FIG. Then, by notifying the printing unit 13 of the number of copies, the specified number of copies is copied.
【００２６】コピーが選択されかつ、文書名が選択され
た時、文書名ファイルからその文書名の所有者の人数を
カウントする。そして、所有者分の値をコピー部数と
し、表示制御部１７がパネルのコピー部数指定領域２５
に自動的に部数を表示し、部数を明示する。そして印字
部１３に対し、部数を通知することによって、指定され
た部数のコピーが行われる。あるいは、コピーの原本も
必要部数に含まれると考えた場合はコピー部数は｛所有
者数−１｝となり、その値を印字部に対し、コピー部数
として通知してもよい。When a copy is selected and a document name is selected, the number of owners of the document name is counted from the document name file. Then, the value of the owner is set as the number of copies, and the display control unit 17 sets the copy number designation area 25 of the panel.
Automatically displays the number of copies and specifies the number of copies. Then, by notifying the printing unit 13 of the number of copies, the specified number of copies is copied. Alternatively, when it is considered that the original copy of the copy is also included in the required number of copies, the number of copies becomes {owner number-1}, and the value may be notified to the printing unit as the number of copies.
【００２７】次に、本発明の動作をフローチャートにそ
って説明する。図７に全体の動作フローチャートを示
す。まずステップ１０１で表示制御部１７は文書記憶装
置２からユーザのリストのファイルを得て、それを画面
に表示する。次にステップ１０２で文書名ファイルから
文書名を取り出し表示する。それから、ステップ１０３
で所有者を記憶する内部配列変数ｏｗｎｅｒｓ［］を、
ステップ１０４で所有者数を記憶する変数ｃｏｕｎｔを
それぞれクリアする。Next, the operation of the present invention will be described with reference to a flowchart. FIG. 7 shows an overall operation flowchart. First, in step 101, the display control unit 17 obtains a file of a user list from the document storage device 2 and displays it on the screen. Next, at step 102, the document name is retrieved from the document name file and displayed. Then, step 103
The internal array variable owners [] that stores the owner with
In step 104, a variable count for storing the number of owners is cleared.
【００２８】次にパネル制御部１９がパネル部１８のタ
ッチパネルを監視し、ステップ１０５でスタートキーが
タッチされたかを調べる。スタートキーがタッチされて
いなければ、ステップ１０６で表示されている文書名の
いずれかが選択されているかを調べる。選択されていた
ら、ステップ１０７で文書名ファイルから、該当する文
書名の所有者名（ユーザ名）を一つ取り出す。そしてそ
れをステップ１０８の選択ユーザ名処理に渡す。Next, the panel control unit 19 monitors the touch panel of the panel unit 18 and checks in step 105 whether the start key has been touched. If the start key has not been touched, it is checked in step 106 whether any of the document names displayed has been selected. If it is selected, in step 107, one owner name (user name) of the corresponding document name is extracted from the document name file. Then, it is passed to the selected user name processing in step 108.
【００２９】図８に選択ユーザ名処理の内容を表すフロ
ーチャートを示す。まず、ステップ２０１において、表
示制御部１７が該当するユーザ名を反転表示させる。次
に、ステップ２０２において、内部配列変数ｏｗｎｅｒ
ｓ［］にそのユーザ名を追加する。次に、ステップ２０
３で変数ｃｏｕｎｔを一つ増やす。次に、ステップ２０
４でコピーが選択されていれば、ステップ２０５で画面
の部数を示すところにｃｏｕｎｔの値を表示し、ステッ
プ２０６で元のルーチンに戻る。FIG. 8 is a flowchart showing the contents of the selected user name process. First, in step 201, the display control unit 17 reversely displays the corresponding user name. Next, in step 202, the internal array variable owner
Add the user name to s []. Next, step 20
In step 3, the variable count is increased by one. Next, step 20
If copy is selected in step 4, the value of count is displayed at the position indicating the number of copies on the screen in step 205, and the process returns to the original routine in step 206.
【００３０】図７の全体の動作フローチャートで、ステ
ップ１０８の文書名ファイルからユーザ名を取り出す処
理はＥＯＬ（行の最後）まで繰り返される。ステップ１
０９でＥＯＬとなったら、次にステップ１１０でパネル
に表示されているユーザ名が選択されているか調べる。
選択されたら、該当するユーザ名をステップ１１１の選
択ユーザ名処理に渡す。In the overall operation flowchart of FIG. 7, the process of extracting the user name from the document name file in step 108 is repeated until EOL (end of line). Step 1
If EOL is reached in 09, it is checked in step 110 whether the user name displayed on the panel is selected.
If selected, the corresponding user name is passed to the selected user name process in step 111.
【００３１】次にステップ１０５で、スタートキーが押
された（タッチされた）時の処理を説明する。ステップ
１１２でコピーが選択されているかどうかが判断され、
コピーが選択されている時は、ステップ１１３でｃｏｕ
ｎｔが保持している数値の部数分、印字がなされる。次
に、ステップ１１４で文書属性ファイルの所有者フィー
ルドにｏｗｎｅｒｓ［］に記憶されたユーザ名が記録さ
れる。そしてステップ１１５で文書ファイルが、ステッ
プ１１６で文書属性ファイルがそれぞれ、文書記憶装置
２に転送される。これが終わると、文書名が選択されて
いた場合は、ステップ１１７で文書属性ファイルからそ
の文書名が削除される。そして最初に戻り再び文書名表
示の時はこの文書名は表示されなくなる。Next, the processing when the start key is pressed (touched) in step 105 will be described. At step 112, it is determined whether copy is selected,
If copy is selected, cou in step 113
Printing is performed for the number of copies of the numerical value held by nt. Next, in step 114, the user name stored in owners [] is recorded in the owner field of the document attribute file. In step 115, the document file is transferred to the document storage device 2, and in step 116, the document attribute file is transferred to the document storage device 2. After this, if a document name has been selected, the document name is deleted from the document attribute file in step 117. Then, when returning to the beginning and displaying the document name again, this document name is not displayed.
【００３２】[0032]
【発明の効果】以上説明したように本発明の請求項１の
発明は、原稿から読みとった文書を電子化して電子化文
書として記憶し管理する文書管理装置において、原稿を
光学的に読み取り画像データを得る原稿読み取り手段
と、原稿読み取り手段で読み取った画像データを指定部
数だけ用紙に印字する印字手段と、画像データを電子化
文書として記憶する文書記憶装置と、画像データを電子
化文書としてネットワークを介して文書記憶装置へ転送
する電子化文書転送手段と、文書記憶装置に記憶された
電子化文書の所有者を指定する所有者指定手段と、電子
化文書の文書名を所有者と共に登録する文書名登録手段
と、電子化文書の所有者および文書名を文書属性として
文書記憶装置へ転送する文書属性転送手段と、文書名登
録手段により登録された文書名を表示する文書名表示手
段と、文書名表示手段に示された文書名から特定の文書
名を選択する文書名選択手段とを具備し、所有者指定手
段により所有者を指定することによって、電子化文書転
送手段により電子化文書が文書記憶装置に転送され記憶
される際に、文書属性転送手段により所有者が文書属性
として文書記憶装置へ転送され記憶されることを特徴と
する。これにより、紙文書を電子化文書として記憶し、
これと共に電子化文書の所有者を文書属性として併せて
記憶することで、共通の文書電子化文書を利用者別に管
理することが可能な文書管理装置を実現することができ
る。As described above, according to the first aspect of the present invention, there is provided a document management apparatus for digitizing a document read from a document and storing and managing the document as a digitized document. A document reading means for obtaining the image data, a printing means for printing the specified number of copies of the image data read by the document reading means on a sheet of paper, a document storage device for storing the image data as an electronic document, and a network using the image data as the electronic document. Means for transferring an electronic document to a document storage device via an electronic document, an owner designating means for specifying the owner of the electronic document stored in the document storage device, and a document for registering the document name of the electronic document with the owner Name registration means, document attribute transfer means for transferring the owner and document name of the digitized document to the document storage device as document attributes, and document name registration means. Document name display means for displaying a document name indicated by the user, and document name selection means for selecting a specific document name from the document names indicated on the document name display means, and the owner is designated by the owner designation means. Thus, when the digitized document is transferred to the document storage device by the digitized document transfer means and stored, the owner is transferred to the document storage device as the document attribute by the document attribute transfer means and stored. As a result, the paper document is stored as an electronic document,
At the same time, by storing the owner of the digitized document together with the document attribute, a document management apparatus capable of managing a common document digitized document for each user can be realized.
【００３３】本発明の請求項２の発明は、文書名登録手
段により文書名が登録されることによって、電子化文書
転送手段により電子化文書が文書記憶装置に転送され記
憶される際に、文書属性転送手段により文書名が文書属
性として文書記憶装置へ転送され記憶されることを特徴
とする。これにより、紙文書を電子化文書として記憶
し、これと共に電子化文書の所有者と文書名を文書属性
として併せて記憶することで、共通の文書電子化文書を
利用者別に、また、文書名別に管理することが可能な文
書管理装置を実現することができる。According to a second aspect of the present invention, when a document name is registered by a document name registration unit, a document is transferred to a document storage device by an electronic document transfer unit and stored. The document name is transferred to the document storage device as a document attribute by the attribute transfer means and stored. As a result, a paper document is stored as a digitized document, and the owner and the document name of the digitized document are also stored as document attributes together with the document. A document management device that can be managed separately can be realized.
【００３４】本発明の請求項３の発明は、文書名選択手
段によって文書名を選択することにより、所有者指定手
段は文書名選択手段によって文書名を選択した利用者を
自動的に所有者として指定することを特徴とする。これ
により、紙文書の電子化を行う時、操作者が、電子化後
の文書所有者の選択の手間を省くことが出来るようにな
ると共に、電子化操作者以外でも電子化された後に利用
者を設定することが可能な文書管理装置を実現できる。According to the invention of claim 3 of the present invention, by selecting a document name by the document name selecting means, the owner specifying means automatically sets the user who has selected the document name by the document name selecting means as the owner. It is characterized by specifying. As a result, when digitizing a paper document, the operator can save the trouble of selecting the owner of the document after digitization, and the user other than the digitizing operator can digitize the document. Can be realized.
【００３５】本発明の請求項４の発明は、文書名表示手
段に表示された文書名はそれが選択されて文書読み込み
処理が行われた後は表示されなくなることを特徴とす
る。このように、電子化操作が終わった文書名を表示し
ないようにすることで、複数の文書名表示の場合、文書
名選択の煩雑さが避けられる。According to a fourth aspect of the present invention, the document name displayed on the document name display means is not displayed after the document name is selected and the document reading process is performed. In this way, by not displaying the document names for which the digitizing operation has been completed, in the case of displaying a plurality of document names, the complexity of selecting the document names can be avoided.
【００３６】本発明の請求項５の発明は、文書名選択手
段による文書名選択で得られる所有者数をカウントする
所有者数カウント手段と、所有者数カウント手段で得ら
れる所有者数を基に、印字手段の印字部数を自動的に設
定する印字部数設定手段とを具備することを特徴とす
る。これにより、紙文書を利用者の数だけ出力するため
にコピーとして利用する場合、紙文書の所有者数が電子
化文書の所有者数であることを利用し、そのコピーの必
要部数を電子化文書の所有者数に自動的に設定して、コ
ピーの必要部数の確認とセットの操作を省略することが
できる。The invention according to claim 5 of the present invention is based on an owner number counting means for counting the number of owners obtained by selecting a document name by the document name selecting means, and the number of owners obtained by the owner number counting means. And a print copy number setting means for automatically setting the number of print copies of the printing means. As a result, when a paper document is used as a copy to output the same number of users as the number of copies, the necessary number of copies of the paper document is digitized using the fact that the number of paper document owners is the number of computerized document owners By automatically setting the number of document owners, it is possible to omit confirmation of the required number of copies and set operation.
【図１】本発明の文書管理装置のシステム構成を示すブ
ロック図。FIG. 1 is a block diagram showing a system configuration of a document management apparatus according to the present invention.
【図２】図１の文書管理装置の文書入力装置の構成を表
すブロック図。FIG. 2 is a block diagram illustrating a configuration of a document input device of the document management device of FIG.
【図３】本発明の文書管理装置の文書属性ファイルの一
例を示す図。FIG. 3 is a view showing an example of a document attribute file of the document management apparatus according to the present invention.
【図４】本発明の文書管理装置の文書入力装置操作部の
操作面の一例を示す図。FIG. 4 is a diagram showing an example of an operation surface of a document input device operation unit of the document management device according to the present invention.
【図５】本発明の文書管理装置の文書記憶装置に記憶さ
れる文書名ファイルの一例を示す図。FIG. 5 is a view showing an example of a document name file stored in a document storage device of the document management apparatus according to the present invention.
【図６】本発明の文書管理装置のＰＣでの文書名入力画
面の一例を示す図。FIG. 6 is a view showing an example of a document name input screen on a PC of the document management apparatus of the present invention.
【図７】本発明の文書管理装置の全体の動作を示すフロ
ーチャート。FIG. 7 is a flowchart showing the overall operation of the document management apparatus of the present invention.
【図８】図７のフローチャートにおける、選択ユーザ名
処理のサブフローチャート。FIG. 8 is a sub-flowchart of a selected user name process in the flowchart of FIG. 7;
１ 文書入力装置 ２ 文書記憶装置 ３ ＰＣ（パーソナルコンピュータ） ４ ＬＡＮ １１ スキャナ部 １２ 画像処理部 １３ 印字部 １４ 画像ファイル生成部 １５ 文書属性ファイル生成部 １６ 表示部 １７ 表示制御部 １８ パネル部 １９ パネル制御部 １Ａ 通信制御部 １Ｂ コントローラ部 ２１ ユーザ名欄 ２２ 文書名欄 ２３ スクロールボタン ２４ テンキー ２５ コピー部数指定領域 ３１ 文書名入力フィールド ３２ ユーザ名欄 Reference Signs List 1 document input device 2 document storage device 3 PC (personal computer) 4 LAN 11 scanner unit 12 image processing unit 13 printing unit 14 image file generation unit 15 document attribute file generation unit 16 display unit 17 display control unit 18 panel unit 19 panel control Unit 1A Communication control unit 1B Controller unit 21 User name field 22 Document name field 23 Scroll button 24 Numeric keypad 25 Copy number designation area 31 Document name input field 32 User name field
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B075 NK04 NS10 UU05 5B082 AA11 AA13 EA09 GA20 GC01 GC03 GC04 GC05 5C062 AA05 AA13 AA35 AB17 AB20 AB22 AB23 AB40 AB42 AC43 AC51 AC58 AC60 AE16 AF07 AF12 AF13 5C075 AB90 CA14 CD13 CF03 FF03 FF90 ──────────────────────────────────────────────────続 き Continued on the front page F term (reference) 5B075 NK04 NS10 UU05 5B082 AA11 AA13 EA09 GA20 GC01 GC03 GC04 GC05 5C062 AA05 AA13 AA35 AB17 AB20 AB22 AB23 AB40 AB42 AC43 AC51 AC58 AC60 AE16 AF07 AF12 AF13 5C075 AB90 CA90
Claims (5)
子化文書として記憶し管理する文書管理装置において、 原稿を光学的に読み取り画像データを得る原稿読み取り
手段と、 前記原稿読み取り手段で読み取った前記画像データを指
定部数だけ用紙に印字する印字手段と、 前記画像データを電子化文書として記憶する文書記憶装
置と、 前記画像データを電子化文書としてネットワークを介し
て前記文書記憶装置へ転送する電子化文書転送手段と、 前記文書記憶装置に記憶された前記電子化文書の所有者
を指定する所有者指定手段と、 前記電子化文書の文書名を前記所有者と共に登録する文
書名登録手段と、 前記電子化文書の前記所有者および前記文書名を文書属
性として前記文書記憶装置へ転送する文書属性転送手段
と、 前記文書名登録手段により登録された文書名を表示する
文書名表示手段と、 前記文書名表示手段に示された文書名から特定の文書名
を選択する文書名選択手段とを具備し、 前記所有者指定手段により所有者を指定することによっ
て、前記電子化文書転送手段により電子化文書が前記文
書記憶装置に転送され記憶される際に、前記文書属性転
送手段により前記所有者が文書属性として前記文書記憶
装置へ転送され記憶されることを特徴とする文書管理装
置。1. A document management apparatus which digitizes a document read from a document and stores and manages the document as a digitized document, wherein: a document reading means for optically reading a document to obtain image data; A printing unit that prints a specified number of image data on paper; a document storage device that stores the image data as an electronic document; and an electronic device that transfers the image data as an electronic document to the document storage device via a network. A document transfer unit; an owner designation unit that designates an owner of the digitized document stored in the document storage device; a document name registration unit that registers a document name of the digitized document together with the owner; Document attribute transfer means for transferring the owner and the document name of the digitized document to the document storage device as document attributes, and the document name registration Document name display means for displaying the document name registered by the step, and a document name selection means for selecting a specific document name from the document names shown in the document name display means, the owner designation means By specifying the owner, when the digitized document is transferred to the document storage device by the digitized document transfer unit and stored, the owner is transferred to the document storage device by the document attribute transfer unit as a document attribute. A document management device, which is transferred and stored.
されることによって、前記電子化文書転送手段により電
子化文書が前記文書記憶装置に転送され記憶される際
に、前記文書属性転送手段により前記文書名が文書属性
として前記文書記憶装置へ転送され記憶されることを特
徴とする請求項１に記載の文書管理装置。2. A document name is registered by the document name registering means, so that when the digitized document is transferred and stored in the document storage device by the digitized document transferring means, the document attribute transferring means 2. The document management apparatus according to claim 1, wherein the document name is transferred to and stored in the document storage device as a document attribute.
択することにより、前記所有者指定手段は前記文書名選
択手段によって文書名を選択した利用者を自動的に前記
所有者として指定することを特徴とする請求項１または
請求項２に記載の文書管理装置。3. When the document name is selected by the document name selecting means, the owner specifying means automatically specifies the user who has selected the document name by the document name selecting means as the owner. The document management device according to claim 1 or 2, wherein
は、それが選択されて文書読み込み処理が行われた後は
表示されなくなることを特徴とする請求項１ないし請求
項３のいずれかに記載の文書管理装置。4. The document name displayed on the document name display means is not displayed after the document name is selected and a document reading process is performed. Document management device according to the item.
得られる所有者数をカウントする所有者数カウント手段
と、前記所有者数カウント手段で得られる所有者数を基
に、前記印字手段の印字部数を自動的に設定する印字部
数設定手段とを具備することを特徴とする請求項１ない
し請求項４のいずれかにに記載の文書管理装置。5. An owner counting means for counting the number of owners obtained by selecting a document name by the document name selecting means, and a printing means based on the number of owners obtained by the owner counting means. 5. The document management apparatus according to claim 1, further comprising a print copy number setting unit configured to automatically set the number of print copies.
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| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
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Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2005228270A (en) * | 2004-02-16 | 2005-08-25 | Ricoh Co Ltd | File sharing system |
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-
2000
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