JP2001117833A - Automatic editing device for electronic mail - Google Patents
Automatic editing device for electronic mailInfo
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Abstract
Description
【０００１】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、電子メール文書自
動編集装置に関し、特に同一内容の文章または一部のみ
が異なった文章を、異なった宛先に送付する際に、効率
的に且つ正確性を持って送付用の電子メール文書を作成
可能にした電子メール文書自動編集装置に関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to an automatic e-mail document editing apparatus, and more particularly to a method for efficiently and accurately sending a sentence having the same content or a sentence having only a part different to different destinations. The present invention relates to an automatic e-mail document editing apparatus capable of creating an e-mail document for transmission.
【０００２】[0002]
【従来の技術】近年、電子メールシステムを用いた文書
等の送受が盛んになってきた。ここに、電子メールシス
テムとは、コンピュータ・ネットワークを介してパソコ
ン等の端末同士が文字・音声などの情報をメール（手
紙）の形式で交換するシステムをいう。2. Description of the Related Art In recent years, transmission and reception of documents and the like using an electronic mail system have become popular. Here, the electronic mail system refers to a system in which terminals such as personal computers exchange information such as characters and voices in a mail (letter) format via a computer network.
【０００３】この電子メールシステムを用いて、図５
（Ａ），（Ｂ）に示す電子メール文書１００を顧客に送
信する場合がある。この電子メール文書１００は、顧客
名１０１は異なるものの、文章（例えば、顧客への新製
品の紹介）１０２ａは同一である。即ち、図５（Ａ）で
は顧客名１０１が「○○○」であるのに対し、図５
（Ｂ）では「×××」である。[0003] Using this electronic mail system, FIG.
In some cases, the e-mail document 100 shown in (A) and (B) is transmitted to a customer. Although the e-mail document 100 has a different customer name 101, the sentence (for example, introduction of a new product to a customer) 102a is the same. That is, while the customer name 101 is “顧客” in FIG.
In (B), it is “xxx”.
【０００４】また、図５（Ｃ）に示す電子メール文書１
００は、間もなく誕生日を迎える顧客（△△△）に対す
る誕生日祝いの文章１０２ｂであり、誕生月日および年
齢（何回目の誕生日）は夫々の顧客によって異なる。An electronic mail document 1 shown in FIG.
00 is a birthday celebration sentence 102b for the customer (△△△) who is about to have a birthday, and the date of birth and the age (the first birthday) are different for each customer.
【０００５】[0005]
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来
は、電子メール文書１００をパソコン等を用いてオペレ
ータが作成する場合に、電子メール文書１００が前述の
如く「顧客名＋同一内容の文章」または「顧客名＋一部
が異なった文章」から構成されているので、夫々の顧客
向けに個別に作成する必要があった。However, conventionally, when an operator prepares an electronic mail document 100 using a personal computer or the like, the electronic mail document 100 is described as "customer name + sentence with the same content" or "text having the same contents" as described above. Since it is composed of "customer name + part of different sentences", it was necessary to create it separately for each customer.
【０００６】即ち、図５（Ａ）の電子メール文書１００
の場合は、図示省略のデータベースに予め格納してある
「同一内容の文章」をディスプレイ（表示部）上に読み
出し、この読み出した文章にオペレータが顧客名（○○
○や×××）を個別に追記入力して、顧客毎に個別に電
子メール文書１００を作成する必要があった。That is, the electronic mail document 100 shown in FIG.
In the case of, the "sentence of the same contents" stored in advance in a database (not shown) is read out on the display (display unit), and the read-out sentence is displayed by the operator on the customer name (XX).
(○ or × XXX) must be separately added and input, and the e-mail document 100 needs to be created individually for each customer.
【０００７】また、図５（Ｃ）の電子メール文書１００
の場合は、データベースに予め格納してある「空欄付き
の同一内容の文章」をディスプレイ上に読み出し、この
読み出した文章の空欄にオペレータが顧客名（△△△
等），顧客の年齢，誕生月日を個別に追記入力して、顧
客毎に個別に電子メール文書１００を作成する必要があ
った。[0007] An electronic mail document 100 shown in FIG.
In the case of, the “text with the same content with a blank” stored in advance in the database is read out on the display, and the operator enters the customer name (@
Etc.), the customer's age and the date of birth must be separately entered and the e-mail document 100 needs to be created individually for each customer.
【０００８】このような従来の電子メール文書作成方法
では、数百人，数千人と顧客数が増えてくると、電子メ
ール文書作成だけで大変な作業工数を必要とするので、
電子メール文書の送付元の企業経営の面から好ましいこ
とではない。また、顧客名，誕生月日，年齢等を追加入
力する際に、オペレータが誤記をするおそれもある。In such a conventional e-mail document creation method, when the number of customers is increased to several hundreds or thousands, a large number of man-hours are required only by e-mail document creation.
This is not desirable from the point of business management of the sender of the e-mail document. Further, when additionally inputting the customer name, the date of birth, the age, and the like, the operator may make an erroneous entry.
【０００９】そこで本発明の課題は、同一内容の文章ま
たは一部のみが異なった文章を、異なった宛先に送付す
る際に、効率的に且つ正確性を持って送付用の電子メー
ル文書を作成可能にした電子メール文書自動編集装置を
提供することである。SUMMARY OF THE INVENTION It is an object of the present invention to efficiently and accurately create a transmission e-mail document when transmitting a sentence having the same content or a sentence having only a part different to different destinations. It is an object of the present invention to provide an electronic mail document automatic editing device.
【００１０】[0010]
【課題を解決するための手段】前記課題を解決するため
に本発明は、少なくとも電子メール文書送付先名称と該
電子メール文書送付先名称に対応した電子メールアドレ
スと前記電子メール文書送付先が持つ属性と電子メール
文書に記述する候補である複数の候補文章とを格納した
データベースと、前記電子メール文書送付先名称または
前記電子メールアドレスの少なくとも一方と、前記属性
と、前記複数の文章との、各種の条件を選択して入力可
能な入力手段と、該入力手段から選択入力した文章候補
を前記データベースから抽出し、該抽出した文章におけ
る所定箇所に前記入力した各種条件に対応した項目を当
て嵌めて電子メール文書を作成し、該電子メール文書に
前記電子メール文書送付先名称に対応した電子メールア
ドレスを付加する電子メール文書作成手段とを備えたこ
とを特徴とする。In order to solve the above-mentioned problems, the present invention provides at least an e-mail document destination name, an e-mail address corresponding to the e-mail document destination name, and the e-mail document destination. A database storing attributes and a plurality of candidate sentences that are candidates to be described in the e-mail document, at least one of the e-mail document destination name or the e-mail address, the attribute, and the plurality of sentences, An input means capable of selecting and inputting various conditions, a text candidate selected and input from the input means is extracted from the database, and an item corresponding to the input various conditions is applied to a predetermined position in the extracted text. To create an e-mail document, and add an e-mail address corresponding to the e-mail document destination name to the e-mail document Is characterized in that a child mail document creating means.
【００１１】このようにすれば、データベースに電子メ
ール文書送付先名称と送付先名称に対応した電子メール
アドレスと送付先が持つ属性と電子メール文書に記述す
る候補である複数の候補文章等を予め格納しておき、オ
ペレータの指示に応じて電子メール文書作成手段が各種
条件に対応した項目を当て嵌めて電子メール文書を作成
し、該電子メール文書に送付先名称に対応した電子メー
ルアドレスを付加するので、電子メール文書が自動的に
作成でき、属性等の入力項目をミスすることもない。In this way, the destination of the e-mail document, the e-mail address corresponding to the destination name, the attribute of the destination, and a plurality of candidate sentences to be described in the e-mail document are stored in the database in advance. The e-mail document creation means creates an e-mail document by applying items corresponding to various conditions in accordance with an operator's instruction, and adds an e-mail address corresponding to the destination name to the e-mail document. Therefore, an e-mail document can be created automatically, and there is no mistake in input items such as attributes.
【００１２】[0012]
【発明の実施の形態】以下、本発明の電子メール文書自
動編集装置を、図示の実施例に基づいて説明する。DETAILED DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS An electronic mail document automatic editing apparatus according to the present invention will be described below with reference to the illustrated embodiment.
【００１３】図1は本実施例の電子メール文書自動編集
装置ＭＥのブロック図であり、図２は電子メール文書自
動編集装置ＭＥの動作の概念を説明する図である。図
１，図２に示すように、電子メール文書自動編集装置Ｍ
Ｅは、次に説明するデータベース１０と、コンピュータ
等からなる制御部２０と、ＣＲＴ等からなる表示部４０
と、キーボード，マウス等からなる「入力手段」である
操作部５０と、電話回線などの公衆回線に接続した送信
部６０とを備えている。FIG. 1 is a block diagram of the electronic mail document automatic editing apparatus ME of this embodiment, and FIG. 2 is a diagram for explaining the concept of the operation of the electronic mail document automatic editing apparatus ME. As shown in FIGS. 1 and 2, the electronic mail document automatic editing device M
E is a database 10 described below, a control unit 20 composed of a computer or the like, and a display unit 40 composed of a CRT or the like.
And an operation unit 50 as "input means" including a keyboard, a mouse, and the like, and a transmission unit 60 connected to a public line such as a telephone line.
【００１４】データベース１０は、「複数の候補文章」
である複数の文章と、「電子メール文書送付先名称」で
ある顧客名と、「属性」である男女の性別，生年月日
（誕生年月日）と、電子メールアドレス等を格納する。The database 10 stores "a plurality of candidate sentences".
, A customer name as an “e-mail document destination name”, gender of male and female as an “attribute”, a date of birth (birth date), an e-mail address, and the like.
【００１５】複数の文章は、例えば図３（Ａ）〜（Ｃ）
に示すように、顧客名や誕生月日が異なるものの、その
他の文章はそれぞれの個人，法人等に共通に使用可能な
各種の複数の定型文書３１（３１ａ〜３１ｃ）からな
る。図３（Ａ）は顧客名を変更すれば夫々の顧客向けに
送付可能な定型文書、図３（Ｂ）は顧客名と誕生月日と
年齢（何回目の誕生日）を変更すれば夫々の顧客向けに
送付可能な誕生日祝いの定型文書、図３（Ｃ）は販売店
名を変更すれば夫々の販売店向けに送付可能な定型文書
である。即ち、本明細書における定型文書とは、同一文
章および一部のみが異なる文章をいう。The plurality of sentences are, for example, as shown in FIGS.
As shown in (1), although the customer name and the date of birth are different, the other sentences are composed of a plurality of fixed documents 31 (31a to 31c) that can be commonly used by each individual, corporation, and the like. FIG. 3A shows a fixed form document that can be sent to each customer if the customer name is changed. FIG. 3B shows each fixed document when the customer name, birth date and age (number of birthdays) are changed. FIG. 3C shows a fixed form document for birthday celebration that can be sent to the customer, and FIG. 3C shows a fixed form document that can be sent to each store if the store name is changed. That is, the fixed form document in this specification refers to the same sentence and a sentence that is only partially different.
【００１６】制御部２０は、次に説明する電子メール定
型文書作成部２１と、電子メール文書自動編集部２２
と、該電子メール文書自動編集部２２が編集した電子メ
ール文書の送信処理を行う電子メール文書送信処理部２
３とを備える。ここに、電子メール定型文書作成部２１
と電子メール文書自動編集部２２とが、「電子メール文
書作成手段」を構成する。The control unit 20 includes an electronic mail fixed document creating unit 21 and an electronic mail document automatic editing unit 22 described below.
And an e-mail document transmission processing unit 2 for transmitting the e-mail document edited by the e-mail document automatic editing unit 22
3 is provided. Here, the e-mail fixed form document creation unit 21
The e-mail document automatic editing unit 22 constitutes “e-mail document creation means”.
【００１７】電子メール定型文書作成部２１は、データ
ベース１０からオペレータの指示に応じて定型文書３１
の何れかを読み出し、顧客名等を記述（追加記入）する
処理を行う。また、電子メール定型文書作成部２１は、
顧客名３２を抽出（選択）する場合の抽出条件（選択条
件）３４（図２の右上）として「性別＝男，年齢＝＞２
０（２０歳以上）」の条件を追加する。各種の定型文書
３１の顧客名欄または空欄に追加記入すべき項目を指定
した文書を、電子メール定型文書３０と称する。The e-mail fixed form document creation unit 21 sends a fixed form document 31 from the database 10 in accordance with an operator's instruction.
Is read out, and a process of describing (additional entry) a customer name or the like is performed. In addition, the e-mail fixed form document creation unit 21
As the extraction condition (selection condition) 34 (upper right in FIG. 2) for extracting (selecting) the customer name 32, “sex = male, age => 2
0 (over 20 years old) ". A document in which items to be additionally entered in the customer name column or blanks of the various standard documents 31 are designated as electronic mail standard documents 30.
【００１８】電子メール文書自動編集部２２は、オペレ
ータの指示に応じて作成した前記定型文書３０に、オペ
レータが指定した前述の抽出条件３４に応じたデータ
（生年月日、性別）とメールアドレスを、データベース
１０から抽出して追加し（抽出データ１１と称する）、
夫々のメールアドレスに対応した電子メール文書３５
（３５ａ，３５ｂ）を編集・作成する。なお、オペレー
タが電子メール文書自動編集装置ＨＥを操作した年月日
に基づき、或る顧客が何回目の誕生日（図３（Ｂ）の３
１ｂ参照）であるかを、計算するのは勿論である。The electronic mail document automatic editing unit 22 adds data (birth date, gender) and mail address according to the above-described extraction condition 34 specified by the operator to the fixed form document 30 created according to the instruction of the operator. , Extracted from the database 10 and added (referred to as extracted data 11),
E-mail document 35 corresponding to each e-mail address
Edit and create (35a, 35b). It should be noted that, based on the date on which the operator operated the electronic mail document automatic editing device HE, a certain customer is asked what number of birthdays (3 in FIG. 3B).
1b) is calculated.
【００１９】電子メール文書送信処理部２３は、電子メ
ール文書編集部２２が作成した電子メール文書３５ａ，
３５ｂを、送信部６０を介して配信先に送信する処理を
行う。The e-mail document transmission processing section 23 includes an e-mail document 35a created by the e-mail document
35b is transmitted to the distribution destination via the transmission unit 60.
【００２０】次に、図４のフローチャートを参照しつつ
本実施例の動作を説明する。図４のフローチャートは、
電子メール定型文書作成部２１および電子メール文書自
動編集部２２の処理を示している。Next, the operation of this embodiment will be described with reference to the flowchart of FIG. The flowchart of FIG.
The processing of the e-mail fixed document creation unit 21 and the e-mail document automatic editing unit 22 is shown.
【００２１】電子メール定型文書作成（ステップＦ１）
では、自動編集される電子メール文書３５の元となる電
子メール定型文書３０（図２の右上）の作成を行うため
に、オペレータが各種の入力を行う。[0021] E-mail fixed form document creation (step F1)
Then, the operator performs various inputs in order to create an e-mail fixed form document 30 (upper right in FIG. 2) which is a source of the e-mail document 35 to be automatically edited.
【００２２】そのために先ず、オペレータは定型文書３
１ａ〜３１ｃのデータベース上の列名（識別符号）と、
抽出条件３４を入力する（ステップＦ１−）。この入
力指示に応じて電子メール定型文書作成部２１は、デー
タベース１０上の定型文書（例えば、３１ｂ）と抽出条
件（例えば、男性、年齢不問、１０月２５日生まれ）と
を引用（抽出）し、電子メール定型文書３０を作成する
（ステップＦ１−）。この場合は、誕生日は同一で
も、生年が異なる男性はデータベース上で例えば２５人
存在するので、電子メール定型文書３０は２５人分が作
成される。For this purpose, the operator first sets the fixed document 3
Column names (identification codes) on the database of 1a to 31c;
An extraction condition 34 is input (step F1-). In response to the input instruction, the e-mail standard document creation unit 21 quotes (extracts) the standard document (for example, 31b) on the database 10 and the extraction condition (for example, male, regardless of age, born on October 25). Then, an electronic mail standard document 30 is created (step F1-). In this case, since there are, for example, 25 men on the database with the same birthday but different birth years, 25 e-mail fixed documents 30 are created.
【００２３】データチェック処理（ステップＦ２）で
は、電子メール文書３０上の列名不正チェック（例え
ば、抽出条件の男性に該当するか）、データ項目チェッ
ク（例えば、誕生日が埋まっているか）およびメールア
ドレスの不正チェックを行う（ステップＦ２−）。各
種の不正チェック後、送信対象となるデータベース列数
（電子メール文書を何通作成するか）をカウントし、カ
ウント結果を返却する（この場合は２５人）（ステップ
Ｆ２−）。各種のチェック結果の何れかが不正であっ
た場合は、再度電子メール定型文書作成処理からやり直
す（ステップＦ２−）。In the data check process (step F2), the column name on the e-mail document 30 is checked for invalidity (for example, whether the extraction condition corresponds to a male), the data item is checked (for example, whether the birthday is filled) and the mail An unauthorized check of the address is performed (step F2-). After various types of fraud checks, the number of database columns to be transmitted (how many e-mail documents are created) is counted, and the counting result is returned (in this case, 25 people) (step F2-). If any of the various check results is invalid, the process is repeated from the electronic mail standard document creation process (step F2-).
【００２４】該当データ抽出処理（ステップＦ３）は、
オペレータが指示した定型文書（この場合は、定型文書
３１ｂ）と抽出条件（この場合は、男性，年齢不問，１
０月２５日生まれ）に従いデータベース１０から該当デ
ータを抽出する（ステップＦ３−）。該当するデータ
には、メールアドレスも必ず取む。The relevant data extraction processing (step F3)
A standard document designated by the operator (in this case, standard document 31b) and extraction conditions (in this case, male, regardless of age, 1
The corresponding data is extracted from the database 10 according to (born on 25th of October) (step F3-). E-mail addresses must be included in the relevant data.
【００２５】電子メール文書作成処理（ステップＦ４）
は、該当データ抽出処理（ステップＦ３）で抽出したデ
ータを電子メール定型文書（この場合は３１ｂ）に貼り
付けた後、データチェック処理（ステップＦ２）でカウ
ントしたデータベース列数（この場合は２５人）に達す
るまで電子メール文書３５を作成する。このようにして
作成した２５人分の電子メール文書３５を、夫々のメー
ルアドレスに応じて送信処理を行う。E-mail document creation processing (step F4)
Is the number of database columns (in this case, 25 persons) counted in the data check processing (step F2) after pasting the data extracted in the relevant data extraction processing (step F3) to the e-mail fixed form document (31b in this case) The e-mail document 35 is created until the above is reached. The e-mail documents 35 for 25 people created in this way are transmitted according to their respective e-mail addresses.
【００２６】[0026]
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、デ
ータベースに候補文章，顧客名，生年月日，男女の性別
等の各種データを予め格納しておき、電子メール文書を
送付したい顧客等の抽出条件を入力すると、自動的に顧
客名、誕生年月等が嵌め込まれた電子メール文書を自動
的に作成することができるので、電子メール文書作成作
業の生産性の向上・作業の簡略化・作業ミスを軽減する
ことができる。As described above, according to the present invention, various data such as candidate sentences, customer names, dates of birth, sexes of men and women are stored in the database in advance, and customers who want to send e-mail documents, etc. By inputting the extraction conditions, you can automatically create an e-mail document with the customer name, date of birth, etc. embedded, thus improving the productivity and simplifying the e-mail document creation work.・ Work errors can be reduced.
【００２７】なお、既存の顧客データベースにメールア
ドレス項目を追加するだけで本発明に対応できるので、
既存のデータベースに対する改修量は小規模であり、コ
ストを抑制することができる。Since the present invention can be dealt with simply by adding a mail address item to an existing customer database,
The amount of modification to the existing database is small and costs can be reduced.
【図面の簡単な説明】[Brief description of the drawings]
【図１】本発明の実施例のブロック図である。FIG. 1 is a block diagram of an embodiment of the present invention.
【図２】同実施例の動作の概念を説明する概念図であ
る。FIG. 2 is a conceptual diagram illustrating the concept of the operation of the embodiment.
【図３】同実施例における定型文書の例を示す図であ
る。FIG. 3 is a diagram showing an example of a fixed form document in the embodiment.
【図４】同実施例の動作を示すフローチャートである。FIG. 4 is a flowchart showing the operation of the embodiment.
【図５】従来の電子メール文書の構成を説明する図であ
る。FIG. 5 is a diagram illustrating a configuration of a conventional e-mail document.
ＨＥ 電子メール文書自動編集装置 １０ データベース １１ 抽出データ ２０ 制御部 ２１ 電子メール定型文書作成部 ２２ 電子メール文書自動編集部 ２３ 電子メール文書送信処理部 ３０ 電子メール定型文書 ３１ａ〜３１ｃ 電子メール定型文書のサンプル ３２ 顧客名 ３４ 抽出条件 ３５ 完成した電子メール文書 ４０ 表示部 ５０ 操作部 ６０ 送信部 HE automatic e-mail document editing device 10 database 11 extracted data 20 control unit 21 e-mail standard document creation unit 22 e-mail document automatic editing unit 23 e-mail document transmission processing unit 30 e-mail standard document 31a to 31c e-mail standard document sample 32 Customer name 34 Extraction condition 35 Completed e-mail document 40 Display unit 50 Operation unit 60 Transmission unit
Claims (4)
該電子メール文書送付先名称に対応した電子メールアド
レスと前記電子メール文書送付先が持つ属性と電子メー
ル文書に記述する候補である複数の候補文章とを格納し
たデータベースと、 前記電子メール文書送付先名称または前記電子メールア
ドレスの少なくとも一方と、前記属性と、前記複数の文
章との、各種の条件を選択して入力可能な入力手段と、 該入力手段から選択入力した文章候補を前記データベー
スから抽出し、該抽出した文章における所定箇所に前記
入力した各種条件に対応した項目を当て嵌めて電子メー
ル文書を作成し、該電子メール文書に前記電子メール文
書送付先名称に対応した電子メールアドレスを付加する
電子メール文書作成手段とを備えたことを特徴とする電
子メール文書自動編集装置。At least an e-mail document destination name, an e-mail address corresponding to the e-mail document destination name, an attribute of the e-mail document destination, and a plurality of candidate sentences which are candidates to be described in the e-mail document An input means for selecting and inputting various conditions of at least one of the e-mail document destination name or the e-mail address, the attribute, and the plurality of sentences; A text candidate selected and input from the input means is extracted from the database, and an item corresponding to the various conditions input is applied to a predetermined portion of the extracted text to create an electronic mail document. E-mail document creation means for adding an e-mail address corresponding to the mail document destination name E-mail document automatic editing device.
少なくとも何れか一方を、含むことを特徴とする請求項
１記載の電子メール文書自動編集装置。2. The electronic mail document automatic editing apparatus according to claim 1, wherein the attribute includes at least one of a gender and a birth date.
ル文書送付先名称のみを異ならせれば、前記入力手段か
ら選択入力した電子メール文書送付先に対して共通の文
章であることを特徴とする請求項１または請求項２記載
の電子メール文書自動編集装置。3. The method according to claim 1, wherein one of the plurality of candidate sentences is a sentence common to the e-mail document destination selected and input from the input means if only the e-mail document destination name is different. 3. The electronic mail document automatic editing apparatus according to claim 1, wherein:
ル文書送付先名称が異なると共に、当該候補文章中の誕
生月日の項目が異なった文章であることを特徴とする請
求項１または請求項２記載の電子メール文書自動編集装
置。4. The method according to claim 1, wherein one of the plurality of candidate sentences has a different destination name of the e-mail document and a different birth date in the candidate sentences. The electronic document automatic editing apparatus according to claim 2.
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP30041899A JP2001117833A (en) | 1999-10-22 | 1999-10-22 | Automatic editing device for electronic mail |
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| JP30041899A JP2001117833A (en) | 1999-10-22 | 1999-10-22 | Automatic editing device for electronic mail |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2001117833A true JP2001117833A (en) | 2001-04-27 |
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ID=17884574
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|---|---|---|---|
| JP30041899A Pending JP2001117833A (en) | 1999-10-22 | 1999-10-22 | Automatic editing device for electronic mail |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2001117833A (en) |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| A02 | Decision of refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A02 Effective date: 20040601 |