JP2000067113A - Management support system - Google Patents
Management support systemInfo
- Publication number
- JP2000067113A JP2000067113A JP25033198A JP25033198A JP2000067113A JP 2000067113 A JP2000067113 A JP 2000067113A JP 25033198 A JP25033198 A JP 25033198A JP 25033198 A JP25033198 A JP 25033198A JP 2000067113 A JP2000067113 A JP 2000067113A
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- management
- database
- audit
- review
- quality
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Pending
Links
- 238000012552 review Methods 0.000 claims abstract description 323
- 238000012545 processing Methods 0.000 claims abstract description 81
- 230000008520 organization Effects 0.000 claims abstract description 27
- 230000004044 response Effects 0.000 claims abstract description 11
- 238000007726 management method Methods 0.000 claims description 292
- 238000012550 audit Methods 0.000 claims description 252
- 238000000034 method Methods 0.000 claims description 167
- 230000009471 action Effects 0.000 claims description 90
- 230000008569 process Effects 0.000 claims description 23
- 238000000605 extraction Methods 0.000 claims description 15
- 238000012937 correction Methods 0.000 description 198
- 230000008859 change Effects 0.000 description 60
- 230000000694 effects Effects 0.000 description 15
- 238000010586 diagram Methods 0.000 description 10
- 238000003908 quality control method Methods 0.000 description 8
- 238000004891 communication Methods 0.000 description 7
- 238000012549 training Methods 0.000 description 7
- 238000003326 Quality management system Methods 0.000 description 6
- 230000005540 biological transmission Effects 0.000 description 6
- 239000000284 extract Substances 0.000 description 6
- 238000012391 Quality Management Review Methods 0.000 description 5
- 238000007689 inspection Methods 0.000 description 5
- 239000000463 material Substances 0.000 description 5
- 238000013439 planning Methods 0.000 description 5
- 238000002360 preparation method Methods 0.000 description 5
- 238000001914 filtration Methods 0.000 description 4
- 230000007246 mechanism Effects 0.000 description 4
- 230000006378 damage Effects 0.000 description 3
- 238000011156 evaluation Methods 0.000 description 3
- 230000002265 prevention Effects 0.000 description 3
- 238000010276 construction Methods 0.000 description 2
- 238000011161 development Methods 0.000 description 2
- 238000012423 maintenance Methods 0.000 description 2
- 238000012797 qualification Methods 0.000 description 2
- 238000005067 remediation Methods 0.000 description 2
- 238000001241 arc-discharge method Methods 0.000 description 1
- 230000008901 benefit Effects 0.000 description 1
- 239000004568 cement Substances 0.000 description 1
- 238000003384 imaging method Methods 0.000 description 1
- 238000011835 investigation Methods 0.000 description 1
- 238000012544 monitoring process Methods 0.000 description 1
- 230000003287 optical effect Effects 0.000 description 1
- 230000000737 periodic effect Effects 0.000 description 1
- 230000004083 survival effect Effects 0.000 description 1
- 238000012384 transportation and delivery Methods 0.000 description 1
Landscapes
- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Abstract
Description
【0001】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、ISO等に基づく
組織の品質管理を、電子媒体を介して支援するマネジメ
ント支援システムに関し、特に、組織の品質の監査を支
援するための監査管理システム、組織の品質のレビュー
を実施するための階層別レビューシステム、および組織
の品質記録を管理するための品質記録システムに関す
る。[0001] 1. Field of the Invention [0002] The present invention relates to a management support system for supporting quality control of an organization based on an ISO or the like via an electronic medium. The present invention relates to a hierarchy-based review system for conducting quality reviews and a quality record system for managing organizational quality records.
【0002】[0002]
【従来の技術】企業等の組織の業務を改善し、経営の健
全化および効率化を図るための仕組みとして、ISO90
00シリーズの認証の取得が注目されている。特に、近年
の国際的分業化の波を受け、大企業のみならず中小企業
にとっても、組織の品質管理を行なうための品質管理シ
ステムを構築することが、企業の生き残りをかけた緊急
の課題となっている。2. Description of the Related Art ISO 90 is a mechanism for improving the operations of an organization such as a company and improving the soundness and efficiency of management.
Acquisition of the 00 series certification is drawing attention. In particular, following the wave of international division of labor in recent years, building a quality management system for quality management of organizations is an urgent issue not only for large companies but also for small and medium-sized enterprises, which has affected the survival of the company. Has become.
【0003】しかし、品質管理システムの構築は、組織
によってはその業務の大きな改革を伴うため、組織の品
質管理の効率的な実施を実現するためには、それを支援
するための品質管理支援システムの実現が必須である。However, since the construction of a quality control system involves a major reform of the business depending on the organization, a quality management support system for supporting the quality control of the organization in order to realize the efficient implementation of the quality control is required. The realization of is essential.
【0004】組織の品質管理においては、業務の文書化
と品質の記録がベースとなるため、その支援システムと
しては、文書および記録を効率的に扱うことのできる電
子媒体を使用したものが適している。[0004] Since quality control of an organization is based on the documentation of business and the recording of quality, a support system using an electronic medium capable of handling documents and records efficiently is suitable as a support system. I have.
【0005】近年では、ISO品質管理システムを対象
とする品質管理支援システムとして、グループウエアを
使用することにより、ISO9000シリーズ等の要求事項
に対して、品質マニュアルを中心とする品質管理システ
ム文書体系の管理、品質システムの内部監査における監
査項目の設定とそれに対応して発見された不適合事項の
是正処置の管理、品質に対するマネジメントレビューの
管理、および品質記録の管理などに関するワークフロー
を実現するものが開発されている。In recent years, the use of groupware as a quality management support system for the ISO quality management system has enabled the quality management system document system, mainly the quality manual, to meet the requirements of the ISO9000 series and the like. Management and quality system internal audits have been developed to realize workflows such as the setting of audit items and the management of corrective actions for nonconformities found in response, management of quality management reviews, and management of quality records. ing.
【0006】[0006]
【発明が解決しようとする課題】しかし、上述のような
従来の品質管理支援システムでは、単に内部監査におけ
るそれらの項目を入力するフォームとワークフローを提
供するだけであった。例えば、内部監査において監査項
目を設定しそれに対応して発見される不適合事項の是正
処置を決定することは経験を必要とするが、従来の品質
管理支援システムでは、品質管理の効率的な支援を実現
することは難しいという問題点を有していた。However, the above-mentioned conventional quality control support system merely provides a form and a workflow for inputting those items in the internal audit. For example, setting internal audit items and deciding on corrective actions for nonconformities found in response to them requires experience, but conventional quality control support systems require efficient support for quality control. There was a problem that it was difficult to realize.
【0007】また、従来の品質管理支援システムでは、
各種文書データベースに対して一括してレビューを実施
するような形態であった。例えば、マネジメントレビュ
ーは、実際には組織内の様々な階層において実施する必
要がある。そのため、実際の組織構造に即したレビュー
を実施するのが困難で、従来の品質管理支援システムで
は、効率的なマネジメントレビューを実現することがで
きないという問題点を有していた。In a conventional quality management support system,
The review was performed collectively for various document databases. For example, management reviews actually need to be performed at various levels within the organization. Therefore, it is difficult to carry out a review in accordance with the actual organizational structure, and the conventional quality management support system has a problem that an efficient management review cannot be realized.
【0008】さらに、従来の品質管理支援システムで
は、記録の廃棄は単純に文書データを削除するという形
態でしか行なうことができなかった。例えば、品質記録
を効率的に管理するためには、必要なくなった文書等は
順次廃棄してゆく必要があるが、従来の品質管理支援シ
ステムでは、廃棄という行為自体を管理することができ
ないという問題点を有していた。Further, in the conventional quality management support system, the record can be discarded only by simply deleting the document data. For example, in order to efficiently manage quality records, it is necessary to sequentially discard documents and the like that are no longer needed, but with the conventional quality management support system, the act of discarding itself cannot be managed. Had a point.
【0009】本発明は、上記の問題を解決し、内部監査
における監査項目の設定とそれに対応して発見される不
適合事項の是正処置の決定を効率的に実現可能な監査管
理システムを提供することを第1の目的とする。An object of the present invention is to provide an audit management system which solves the above-mentioned problems and which can efficiently set an audit item in an internal audit and determine a corrective action for a nonconformity item found corresponding thereto. As a first object.
【0010】また、本発明は、組織構造に即した効率的
なレビューを行なうことのできる階層的レビューシステ
ムを実現することを第2の目的とする。[0010] It is a second object of the present invention to realize a hierarchical review system capable of performing an efficient review according to an organizational structure.
【0011】また、本発明は、廃棄を含む品質記録の管
理を効率的に行なうことのできる品質記録システムを実
現することを第3の目的とする。It is a third object of the present invention to provide a quality recording system capable of efficiently managing quality records including discarding.
【0012】[0012]
【課題を解決するための手段】上記の課題を解決するた
めに、本発明では、マネジメント支援システムを、組織
の品質システムの内部監査における監査項目の設定とそ
れに対応して発見された不適合事項の是正処置の管理を
行なう監査管理システムと、品質のマネジメントレビュ
ーを実施する階層別レビューシステムと、品質記録を管
理する品質記録システムとを具備する構成とした。In order to solve the above-mentioned problems, according to the present invention, a management support system is provided for setting audit items in an internal audit of an organization's quality system and for checking non-conforming items found correspondingly. The system has an audit management system that manages corrective actions, a hierarchical review system that performs quality management reviews, and a quality record system that manages quality records.
【0013】このように構成したことにより、内部監査
における監査項目の設定と、不適合事項の是正処置の決
定と、組織構造に即した効率的なレビューと、品質記録
の管理を行なって、マネジメントの効率的な支援ができ
る。[0013] With this configuration, the setting of audit items in the internal audit, the determination of corrective actions for nonconforming items, the efficient review in accordance with the organizational structure, and the management of quality records are performed. We can provide efficient support.
【0014】また、監査管理システムを、内部監査の監
査項目とそれに対応して発見される不適合事項の是正処
置のテンプレートを保持する不適合事例データベース手
段と、外部の不適合事例データベースシステムから不適
合事例データベース手段へ、任意の内部監査の監査項目
とそれに対応して発見される不適合事項の是正処置のテ
ンプレートを受信して導入するテンプレート受信手段
と、内部監査の処理の実行時に、不適合事例データベー
ス手段から、内部監査の監査項目とそれに対応して発見
される不適合事項の是正処置のテンプレートを取り出し
て提示するテンプレート提示手段と、内部監査の処理に
よって設定された監査項目とそれに対応して発見された
不適合事項に対して決定された是正処置を、新たなテン
プレートとして選択的に不適合事例データベース手段に
導入するテンプレート追加手段とを有する構成とした。In addition, the audit management system includes a nonconformance case database means for holding an internal audit audit item and a template for a corrective action of a nonconformity found corresponding thereto, and a nonconformity case database means from an external nonconformity case database system. The template receiving means for receiving and introducing any internal audit audit item and the template for the corrective action of the nonconformity found corresponding to it, and the internal nonconformity case database means during the execution of the internal audit process A template presentation means for extracting and presenting a template of the audit items and the corrective actions for nonconformities found corresponding to them, and the audit items set by the internal audit process and the nonconformities found corresponding to them The corrective action decided on is selected as a new template And configured to have a template additional means for introducing the Failure database means.
【0015】このように構成したことにより、内部監査
における監査項目の設定とそれに対応して発見される不
適合事項の是正処置の決定を効率的に実現可能な監査管
理システムを提供できる。[0015] With this configuration, it is possible to provide an audit management system capable of efficiently setting audit items in an internal audit and determining corrective actions for nonconforming items found corresponding thereto.
【0016】また、テンプレート追加手段から不適合事
例データベース手段に新たに登録された内部監査の監査
項目とそれに対応して発見される不適合事項の是正処置
のテンプレートを選択的に、外部の不適合事例データベ
ースシステムへ送信するテンプレート送信手段を設けた
構成とした。このように構成したことにより、不適合是
正のノウハウを業種を越えて共有することができる。An external nonconformance case database system can be used to selectively select an internal audit item newly registered in the nonconformance case database means from the template addition means and a nonconformity correction template found corresponding thereto. And a template transmitting means for transmitting to the server. With this configuration, the know-how for correcting nonconformities can be shared across industries.
【0017】また、テンプレートの受信または送信を電
子メールによって行なう構成とした。このように構成し
たことにより、蓄積されたノウハウを人手を介さずに参
照することができる。Further, the configuration is such that the template is received or transmitted by e-mail. With this configuration, the accumulated know-how can be referred to without any manual operation.
【0018】また、品質のマネジメントレビューを実施
するための階層別レビューシステムを、組織の部門に対
応する部門別のデータベース群に対して個別にマネジメ
ントレビューを実施する部門別マネジメントレビュー処
理手段と、部門別マネジメントレビュー処理手段による
マネジメントレビューの実施結果を保持する部門別マネ
ジメントレビューデータベース手段と、各部門毎の部門
別マネジメントレビューデータベース手段内の各部門別
マネジメントレビューの実施結果に対して、上位部門に
対応するマネジメントレビューを実施する上位部門マネ
ジメントレビュー処理手段と、上位部門マネジメントレ
ビュー処理手段のマネジメントレビューによるマネジメ
ントレビューの実施結果を保持する上位部門マネジメン
トレビューデータベース手段とを具備する構成とした。A hierarchy-based review system for performing a quality management review is provided by: a department-based management review processing means for individually performing a management review on a department-based database group corresponding to a department of an organization; Department-based management review database means that retains the results of management reviews performed by separate management review processing means, and responds to the higher-level departments in response to the results of each department's management review in the department-based management review database means for each department Upper-level department management review processing means that performs a management review to be performed, and higher-level department management review data that holds the results of management reviews performed by the upper-level management review processing means It has a configuration that includes the over scan means.
【0019】このように構成したことにより、組織構造
に即した効率的なレビューを行なう階層的レビューシス
テムを実現できる。With this configuration, it is possible to realize a hierarchical review system that performs efficient reviews in accordance with the organizational structure.
【0020】また、品質記録を管理するための品質記録
システムを、品質記録を保持する品質記録データベース
手段と、各データベースの内容を直接、またはそれに対
してマネジメントレビュー処理手段においてマネジメン
トレビューを実施して得られる実施結果を、品質記録デ
ータベース手段に品質記録として登録する品質記録登録
手段と、品質記録データベースに登録されている品質記
録の中から廃棄対象となる品質記録を抽出する廃棄対象
抽出手段とを具備し、抽出された廃棄対象となる品質記
録に対してマネジメントレビュー処理手段においてさら
にマネジメントレビューを実施し、その実施結果を品質
記録登録手段によって品質記録データベース手段に新た
な品質記録として登録する構成とした。Further, a quality record system for managing quality records is provided by a quality record database means for holding the quality records, and a management review processing means for directly executing the contents of each database or for the management review processing means. A quality record registration unit that registers the obtained execution result as a quality record in the quality record database unit, and a discard target extraction unit that extracts a quality record to be discarded from the quality records registered in the quality record database. The management record processing means further performs a management review on the extracted quality records to be disposed of and is registered as a new quality record in the quality record database means by the quality record registration means. did.
【0021】このように構成したことにより、廃棄を含
む品質記録の管理を効率的に行なう品質記録システムを
実現できる。With this configuration, it is possible to realize a quality recording system that efficiently manages quality recording including discarding.
【0022】[0022]
【発明の実施の形態】本発明の請求項1記載の発明は、
組織の品質の内部監査における監査項目の設定とそれに
対応して発見された不適合事項の是正処置の管理を行な
う監査管理システムと、品質のマネジメントレビューを
実施する階層別レビューシステムと、品質記録を管理す
る品質記録システムとを具備するマネジメント支援シス
テムであり、内部監査における監査項目の設定とそれに
対応して発見される不適合事項の是正処置の決定と、組
織構造に即したレビューと、廃棄を含む品質記録の管理
を効率的に行なうという作用を有する。BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
An audit management system that sets audit items in the internal audit of the organization's quality and manages corrective actions for nonconformities found in response to it, a hierarchy-based review system that performs quality management reviews, and manages quality records Is a management support system that has a quality record system that sets audit items in internal audits, decides on corrective actions for nonconformities found in response to those items, reviews in accordance with the organizational structure, and reviews quality, including disposal. This has the effect of efficiently managing records.
【0023】本発明の請求項2記載の発明は、組織の品
質の内部監査の監査項目とそれに対応して発見される不
適合事項の是正処置のテンプレートを保持する不適合事
例データベース手段と、外部の不適合事例データベース
システムから前記不適合事例データベース手段へ、任意
の前記内部監査の監査項目とそれに対応して発見される
不適合事項の是正処置のテンプレートを受信して導入す
るテンプレート受信手段と、前記内部監査の処理の実行
時に、前記不適合事例データベース手段から、前記内部
監査の監査項目とそれに対応して発見される不適合事項
の是正処置のテンプレートを取り出して提示するテンプ
レート提示手段と、前記内部監査の処理によって設定さ
れた監査項目とそれに対応して発見された不適合事項に
対して決定された是正処置を、新たなテンプレートとし
て選択的に前記不適合事例データベース手段に導入する
テンプレート追加手段とを含む監査管理システムであ
り、不適合事項の是正処置をノウハウとして蓄積し、そ
れを参照して提示することにより是正処置の管理を行な
うという作用を有する。According to a second aspect of the present invention, there is provided a nonconformity case database means for holding an audit item of an internal audit of the quality of an organization and a template for a corrective action of a nonconformity item found corresponding thereto, and an external nonconformity. Template receiving means for receiving and introducing any internal audit item and a template for a non-conformity corrective action found corresponding thereto from the case database system to the nonconforming case database means, and processing of the internal audit When executing, the template presenting means for extracting and presenting the audit items of the internal audit and the template of the corrective action of the nonconformity items found corresponding thereto from the nonconformity case database means, Audit items and corresponding nonconformities identified An audit management system including template addition means for selectively introducing corrective actions as a new template into the nonconformity case database means, wherein corrective actions for nonconformities are accumulated as know-how and presented with reference thereto. Has the effect of managing corrective actions.
【0024】本発明の請求項3記載の発明は、請求項2
記載の監査管理システムにおいて、前記テンプレート追
加手段から前記不適合事例データベース手段に新たに登
録された前記内部監査の監査項目とそれに対応して発見
される不適合事項の是正処置のテンプレートを選択的
に、前記外部の不適合事例データベースシステムへ送信
するテンプレート送信手段を有するものであり、不適合
是正のノウハウを外部の共通データベースに送信して蓄
積するという作用を有する。The third aspect of the present invention is the second aspect of the present invention.
In the audit management system described in the above, the audit items of the internal audit newly registered in the nonconformity case database means from the template addition means and the template of the corrective action of the nonconformity found corresponding thereto are selectively selected, and It has a template transmitting means for transmitting to an external nonconformity case database system, and has an effect of transmitting and accumulating knowhow of nonconformity correction to an external common database.
【0025】本発明の請求項4記載の発明は、請求項
2、3記載のシステム監査管理システムにおいて、前記
テンプレートの受信または送信を電子メールによって行
なうものであり、不適合是正のノウハウを人手を介さず
に送受信するという作用を有する。According to a fourth aspect of the present invention, in the system audit management system according to the second or third aspect, the template is received or transmitted by e-mail. It has the effect of transmitting and receiving without receiving.
【0026】本発明の請求項5記載の発明は、組織の部
門に対応する部門別のデータベース群に対して個別にマ
ネジメントレビューを実施する部門別マネジメントレビ
ュー処理手段と、該部門別マネジメントレビュー処理手
段によるマネジメントレビューの実施結果を保持する部
門別マネジメントレビューデータベース手段と、各部門
毎の前記部門別マネジメントレビューデータベース手段
内の各部門別マネジメントレビューの実施結果に対し
て、上位部門に対応するマネジメントレビューを実施す
る上位部門マネジメントレビュー処理手段と、該上位部
門マネジメントレビュー処理手段のマネジメントレビュ
ーによるマネジメントレビューの実施結果を保持する上
位部門マネジメントレビューデータベース手段とを含む
階層別レビューシステムであり、下位部門のレビュー結
果を上位部門でレビューしてフィードバックするという
作用を有する。According to a fifth aspect of the present invention, there is provided a divisional management review processing means for individually executing a management review on a divisional database group corresponding to an organizational division, and the divisional management review processing means. Management review database means for holding the results of management reviews by the department, and management reviews corresponding to the higher-ranking departments in response to the results of management reviews for each department in the departmental management review database means for each department. A hierarchical review system that includes a higher-level department management review processing means to be performed and a higher-level department management review database means that retains the results of management reviews by the management review of the higher-level department management review processing means. Is a beam, it has the effect that feedback Review the review results of the sub-sectors in the upper division.
【0027】本発明の請求項6記載の発明は、品質記録
を保持する品質記録データベース手段と、各データベー
スの内容を直接、またはそれに対してマネジメントレビ
ュー処理手段においてマネジメントレビューを実施して
得られる実施結果を、前記品質記録データベース手段に
品質記録として登録する品質記録登録手段と、該品質記
録データベースに登録されている品質記録の中から廃棄
対象となる品質記録を抽出する廃棄対象抽出手段と、該
抽出された廃棄対象となる品質記録に対して前記マネジ
メントレビュー処理手段においてさらにマネジメントレ
ビューを実施し、その実施結果を前記品質記録登録手段
によって前記品質記録データベース手段に新たな品質記
録として登録する手段とを具備する品質記録システムで
あり、品質記録の再レビューと更新を行なうという作用
を有する。According to a sixth aspect of the present invention, there is provided a quality record database means for holding a quality record, and an implementation obtained by executing a management review on the contents of each database directly or by a management review processing means. A quality record registration unit for registering the result as a quality record in the quality record database unit; a discard target extraction unit for extracting a quality record to be discarded from the quality records registered in the quality record database; Means for further performing a management review on the extracted quality records to be discarded in the management review processing means, and registering the execution result as a new quality record in the quality record database means by the quality record registration means; Is a quality recording system equipped with Has the effect that the review and updating.
【0028】以下、本発明の実施の形態について、図1
〜図11を参照しながら、詳細に説明する。Hereinafter, an embodiment of the present invention will be described with reference to FIG.
This will be described in detail with reference to FIGS.
【0029】(第1の実施の形態)本発明の第1の実施
の形態は、ユーザーの不適合事例データベースと、セン
ターの不適合事例データベースと、テンプレート通信部
と、テンプレート提示部と、テンプレート追加部とを備
えた監査管理システムである。(First Embodiment) A first embodiment of the present invention is directed to a non-conforming case database of a user, a non-conforming case database of a center, a template communication unit, a template presenting unit, and a template adding unit. It is an audit management system provided with.
【0030】図1は、本発明の第1の実施の形態の監査
管理システムの概念図である。図1において、不適合事
例データベース11は、内部監査の監査項目と不適合事項
の是正処置のテンプレートを保持するデータベースであ
る。センターの不適合事例データベース12は、センター
に設けた不適合事項の是正処置のテンプレートを保持す
るデータベースである。FIG. 1 is a conceptual diagram of an audit management system according to the first embodiment of the present invention. In FIG. 1, a nonconformity case database 11 is a database that holds audit items of internal audits and a template for corrective actions for nonconformities. The non-conformance case database 12 of the center is a database that holds a template of a non-conforming item corrective action set in the center.
【0031】テンプレート通信部13は、不適合事例デー
タベース11とセンターの不適合事例データベース12との
間でテンプレートの通信を行なう手段であり、テンプレ
ート受信部14とテンプレート送信部15とを有する。テン
プレート受信部14は、センターの不適合事例データベー
スシステムからユーザーの不適合事例データベースへ、
内部監査の監査項目と不適合事項の是正処置のテンプレ
ートを受信して導入する手段である。テンプレート送信
部15は、テンプレート追加部から不適合事例データベー
スに新たに登録された内部監査の監査項目と不適合事項
の是正処置のテンプレートを、センターの不適合事例デ
ータベースへ送信する手段である。テンプレートの受信
と送信は電子メールによって行なう。The template communication unit 13 is a means for communicating templates between the nonconforming case database 11 and the nonconforming case database 12 at the center, and has a template receiving unit 14 and a template transmitting unit 15. The template receiving unit 14 converts the non-conformance case database system of the center to the user non-conformance case database,
This is a means for receiving and introducing templates for internal audit items and corrective actions for nonconformities. The template transmission unit 15 is a means for transmitting the internal audit audit item and the template of the corrective action of the nonconformity item newly registered in the nonconformity case database from the template addition unit to the nonconformity case database of the center. The reception and transmission of templates are performed by e-mail.
【0032】テンプレート提示部16は、内部監査の処理
の実行時に、不適合事例データベースから、内部監査の
監査項目と不適合事項の是正処置のテンプレートを取り
出して提示する手段である。テンプレート追加部17は、
内部監査の処理によって設定された監査項目と不適合事
項の是正処置を、新たなテンプレートとして不適合事例
データベースに導入する手段である。The template presenting unit 16 is a means for extracting and presenting an internal audit audit item and a template of a non-conforming item corrective action from the non-conforming case database when the internal audit processing is executed. The template addition unit 17
This is a means to introduce the corrective actions for the audit items and nonconformities set by the internal audit process into the nonconformity case database as a new template.
【0033】上記のように構成された本発明の第1の実
施の形態の監査管理システムの動作を、以下に説明す
る。The operation of the audit management system according to the first embodiment of the present invention configured as described above will be described below.
【0034】あらかじめ、センターの不適合事例データ
ベース12に、組織の品質の内部監査の監査項目とそれに
対応して発見される不適合事項の是正処置のテンプレー
トを格納しておく。初期段階において、センターの不適
合事例データベース12から、内部監査の監査項目と不適
合事項の是正処置のテンプレートを、電子メールによっ
てテンプレート受信部14で受信して、ユーザーの不適合
事例データベース11に導入する。An audit item of the internal audit of the quality of the organization and a template of the corrective action of the nonconformity item found corresponding thereto are stored in advance in the nonconformity case database 12 of the center. In the initial stage, the audit item of the internal audit and the template of the corrective action of the nonconformity item are received from the nonconformity case database 12 of the center by the template receiving unit 14 by e-mail, and are introduced into the user nonconformity case database 11.
【0035】内部監査の処理の実行時に、ユーザーの不
適合事例データベース11から、テンプレート提示部16に
より、内部監査の監査項目と不適合事項の是正処置のテ
ンプレートを取り出して提示する。内部監査の処理によ
って設定された監査項目と不適合事項の是正処置を、テ
ンプレート追加部17により、新たなテンプレートとして
不適合事例データベース11に導入する。At the time of execution of the internal auditing process, the template presenting unit 16 extracts the internal auditing item and the template of the corrective action of the nonconforming item from the user nonconformity case database 11 and presents them. The audit items set by the internal audit process and the corrective actions for the nonconforming items are introduced into the nonconforming case database 11 by the template adding unit 17 as new templates.
【0036】内部監査の処理の終了後に、テンプレート
追加部17により不適合事例データベース11に新たに登録
された、内部監査の監査項目とそれに対応して発見され
た不適合事項の是正処置のテンプレートを、電子メール
によりテンプレート送信部15で送信し、センターの不適
合事例データベース12へ格納する。After the completion of the internal audit processing, the audit items of the internal audit newly registered in the nonconformity case database 11 by the template adding unit 17 and the template of the corrective action of the nonconformity found corresponding thereto are electronically copied. The template is transmitted by e-mail in the template transmitting unit 15 and stored in the nonconforming case database 12 of the center.
【0037】次に、計画段階から準備段階における、内
部品質監査データの流れを、図2を参照しながら説明す
る。配布先と年間スケジュールを決めて、内部監査の年
間の計画書を作成し、承認者に申請する。承認者は、計
画書の内容を確認し、承認または再提出を選択する。承
認された計画書は配付先に送信される。Next, the flow of the internal quality audit data from the planning stage to the preparation stage will be described with reference to FIG. Determine the distribution schedule and annual schedule, create an internal audit annual plan, and apply to the approver. The approver checks the contents of the plan and selects approval or resubmission. The approved plan is sent to the recipient.
【0038】監査リーダーは、内部監査の個別の実施計
画書を作成し、被監査部門責任者に通知する。実施計画
書兼通知書の主な記載事項は、被監査部門責任者名、監
査日時、監査目的、被監査部門名、監査員名、監査スケ
ジュールである。監査員は、監査チェックリストを作成
し、監査リーダーに申請する。The audit leader creates an individual execution plan for the internal audit and notifies the head of the audited department. The main items to be described in the implementation plan / notification are the name of the person in charge of the audited department, the audit date and time, the purpose of the audit, the name of the audited department, the name of the auditor, and the audit schedule. The auditor creates an audit checklist and applies to the audit leader.
【0039】標準のチェックリストが登録されているた
め、監査対象となる要求事項に関連するチェック項目が
質問形式にて表示される。同じチェック項目にて過去に
発生した不適合がノウハウとして蓄積されている場合、
不適合事項として参照することができる。Since a standard check list is registered, check items related to requirements to be audited are displayed in a question format. If non-conformity that occurred in the past with the same check item is accumulated as know-how,
Can be referred to as nonconformities.
【0040】次に、実施段階における内部品質監査デー
タの流れについて、図3を参照しながら説明する。承認
されたチェックリストに基づき監査を行なう。監査の結
果は、チェックリスト中に入力する。監査員は不適合報
告書を作成し、監査リーダーの承認を得る。承認された
不適合報告書は、被監査部門責任者へ通知される。Next, the flow of the internal quality audit data in the execution stage will be described with reference to FIG. Perform an audit based on the approved checklist. The results of the audit are entered in a checklist. The auditor creates a nonconformity report and obtains the approval of the audit leader. The approved nonconformity report is notified to the head of the audited department.
【0041】被監査部門責任者は、不適合の内容を確認
し、同意または再検討依頼を選択する。被監査部門責任
者は、不適合の内容に同意後、不適合の原因と是正処置
を記載した是正処置の計画書を作成して、監査員に申請
する。被監査部門責任者は、承認された是正計画に基づ
き是正処置を実施し、結果を報告する。報告書には、実
施完了日と実施内容と是正処置の効果を記載する。The head of the audited department checks the content of the nonconformity and selects an agreement or a request for reconsideration. After agreeing to the content of the nonconformity, the audited department manager prepares a corrective action plan that describes the cause of the nonconformity and the corrective action, and applies it to the auditor. The audited department manager implements corrective actions based on the approved corrective plan and reports the results. The report should include the date of completion, details of the implementation, and the effects of corrective actions.
【0042】次に、報告段階における内部品質監査デー
タの流れについて、図4を参照しながら説明する。監査
員は内部監査の全体の報告書を作成し、監査リーダーの
承認を得る。承認された報告書は、被監査部門責任者へ
通知される。内部監査報告書は、経営者の見直し会議の
資料として、マネジメントレビューデータベースに登録
する。Next, the flow of the internal quality audit data at the reporting stage will be described with reference to FIG. The auditor creates an overall report of the internal audit and obtains the approval of the audit leader. The approved report is notified to the head of the audited department. The internal audit report is registered in the management review database as data for the management review meeting.
【0043】チェック項目および指摘事項の具体例を説
明する。例えば、チェック項目が、「管理している海外
法規を2種類選定し、最新版管理の手順を調査する」で
あり、指摘事項が、「IEC規格は管理外とのことであ
ったが、文書管理リストに含めている」ならば、判定は
「×」となる。Specific examples of the check items and the points to be pointed out will be described. For example, the check item is "Select two types of overseas laws and regulations to be managed and investigate the latest version management procedure", and the pointed out item is "IEC standard is out of control. If it is included in the management list ", the judgment is" x ".
【0044】また、チェック項目が、「認証業務の内容
を確認し、認証業務の結果の記録をどのように管理して
いるか調査する」であり、指摘事項が、「ライセンス受
領後の処理について、手順を文書化していない」なら
ば、判定は「×」となる。The check item is "confirm the contents of the authentication service and investigate how the records of the results of the authentication service are managed". If the procedure is not documented ", the judgment is" x ".
【0045】また、チェック項目が、「内部品質監査の
結果の報告を受けているか調査する」であり、指摘事項
が、「前回の内部品質監査の結果を確認したが、監査主
査ではないものが、是正内容を確認している」ならば、
判定は「×」となる。The check item is "Investigate whether the report of the result of the internal quality audit has been received", and the pointed out item is "I checked the result of the previous internal quality audit but was not the chief auditor. , I am checking the content of the correction. "
The judgment is "x".
【0046】また、チェック項目が、「内部品質監査の
結果、不適合が発生しているか調査し、是正処置の実施
状況を確認する」であり、指摘事項が、「是正処置の報
告が、4月1日であり、4月20日までに手順書を改訂する
とのことであるが、3月24日にすでに改訂済である」な
らば、判定は「×」となる。The check item is "Investigate whether nonconformity has occurred as a result of the internal quality audit and confirm the implementation status of the corrective action." It is one day and the procedure will be revised by April 20, but the procedure has already been revised on March 24. "
【0047】不適合事項登録フローについて、図5を参
照しながら説明する。ステップ1では、内部監査の不適
合報告書に入力した不適合および是正処置を申請するこ
とにより、ノウハウとして登録する。決裁者は、「承
認」「再提出」「却下」のいずれかを選択する。承認さ
れると、ノウハウとして登録される。不適合事項登録フ
ォームの画面イメージを、図6に示す。The nonconforming matter registration flow will be described with reference to FIG. In step 1, by applying for the nonconformity and corrective action entered in the nonconformity report of the internal audit, it is registered as know-how. The approver selects one of “approval”, “resubmit”, and “reject”. If approved, it will be registered as know-how. FIG. 6 shows a screen image of the nonconforming item registration form.
【0048】登録されているノウハウの内容を更新した
い場合には、申請することにより、内容を更新する。決
裁者は、「承認」「再提出」「却下」のいずれかを選択
する。承認されると、ノウハウとして登録される。却下
の場合には、更新前の状態にもどる。When the contents of the registered know-how are to be updated, the contents are updated by applying. The approver selects one of “approval”, “resubmit”, and “reject”. If approved, it will be registered as know-how. In the case of rejection, it returns to the state before the update.
【0049】ユーザーとセンターとの不適合是正処置情
報の共有のしくみについて説明する。監査実施時に、セ
ンターが持っている不適合事例データベースを、電子メ
ールなどを利用してアクセスし、監査チェック項目、発
見された不適合に対する是正方法を入手する。実際に訪
問して、コンサルティングを行なう方法でアクセスして
もよい。The mechanism for sharing the nonconformity corrective action information between the user and the center will be described. At the time of the audit, access to the nonconformance case database held by the center by e-mail etc. to obtain audit check items and corrective methods for nonconformities found. You may actually visit and access it in a consulting manner.
【0050】発見された不適合情報は、ユーザーの不適
合事例データベースに、検索キーワードと共にノウハウ
として蓄積される。この際に、登録されるデータについ
ては、フィルタをかけることにより、不必要な情報の登
録を抑えることができる。内部監査実施時に、登録され
ているノウハウを条件に基づき呼び出すことで、抜けの
無い内部監査が可能になる。登録された不適合の事例お
よび是正処置方法について、用途に応じた検索方法を可
能にするため、要求事項別と業種別と部門別の3種類の
ビューが用意されている。The found nonconformity information is accumulated as know-how together with the search keyword in the nonconformity case database of the user. At this time, the registration of unnecessary information can be suppressed by filtering the registered data. By calling the registered know-how based on the conditions at the time of performing the internal audit, the internal audit without omission becomes possible. In order to enable a search method for registered non-conformance cases and corrective action methods according to the application, three types of views are provided, by requirement, by industry, and by department.
【0051】ユーザー側で発見された不適合および是正
方法は、センター内の不適合事例データベースに、電子
メールなどにより登録される。この際に、登録されるデ
ータについては、フィルタをかけることにより、不必要
な情報の登録を抑えることができる。The nonconformity found on the user side and the correction method are registered by e-mail or the like in the nonconformity case database in the center. At this time, the registration of unnecessary information can be suppressed by filtering the registered data.
【0052】内部監査管理システムにおいて監査を実施
する際に利用するチェックリストの作成の場合には、監
査条件に応じて過去の事例や蓄積された情報を抽出す
る。監査条件として、被監査部門、JISZ9901要求事項、
センターに蓄積されたノウハウをもとに作成されたキー
ワードの3項目を入力することにより、蓄積された多く
のデータから、条件に合致したチェック項目を検索して
表示する。In the case of creating a checklist to be used when performing an audit in the internal audit management system, past cases and accumulated information are extracted according to the audit conditions. Audit conditions include audited departments, JISZ9901 requirements,
By inputting three items of keywords created based on the know-how accumulated in the center, a check item matching the condition is searched and displayed from many accumulated data.
【0053】発見された不適合に関して、過去の事例を
もとに効果的な是正処置を表示させる。表示させる条件
は、チェックリスト作成時に引用したチェック項目のI
Dを記憶させておき、不適合発見時に、IDをもとに不
適合事例データベースから是正処置例を検索し表示させ
る。For the found nonconformity, an effective corrective action is displayed based on past cases. The conditions to be displayed are the I of the check item quoted when the checklist was created.
D is stored, and when a nonconformity is found, a corrective action example is retrieved from the nonconformity case database based on the ID and displayed.
【0054】上記のように、本発明の第1の実施の形態
では、監査管理システムを、不適合事例データベース
と、外部の不適合事例データベースと、テンプレート通
信部と、テンプレート提示部と、テンプレート追加部と
を備えた構成としたので、不適合是正のノウハウを業種
を越えて共有し、蓄積されたノウハウを人手を介さずに
参照して提示することにより、内部監査における監査項
目の設定と、それに対応して発見される不適合事項の是
正処置の決定を効率的に実現できる。As described above, in the first embodiment of the present invention, the audit management system includes a nonconforming case database, an external nonconforming case database, a template communication unit, a template presenting unit, and a template adding unit. In this way, the know-how to correct nonconformities is shared across industries, and the accumulated know-how is referred to and presented without human intervention, enabling the setting of audit items in internal audits and corresponding measures. The decision of the corrective action of the nonconformity found by the inspection can be efficiently realized.
【0055】(第2の実施の形態)本発明の第2の実施
の形態は、部門別のデータベース群と、部門別マネジメ
ントレビュー処理部と、部門別マネジメントレビューデ
ータベースと、上位部門マネジメントレビュー処理部
と、上位部門マネジメントレビューデータベースとを備
えた階層別レビューシステムである。(Second Embodiment) In a second embodiment of the present invention, a group of departmental databases, a departmental management review processing unit, a departmental management review database, and a higher departmental management review processing unit And a higher-level department management review database.
【0056】図7は、本発明の第2の実施の形態の階層
別レビューシステムの概念図である。図7において、デ
ータベース21は、各部門ごとのデータベースである。部
門別マネジメントレビュー処理部22は、組織の部門に対
応する部門別のデータベース群に対して個別にマネジメ
ントレビューを実施する手段である。部門別マネジメン
トレビューデータベース23は、部門別マネジメントレビ
ュー処理部によるマネジメントレビューの実施結果を保
持する手段である。上位部門マネジメントレビュー処理
部24は、各部門毎の部門別マネジメントレビューデータ
ベース内の各部門別マネジメントレビューの実施結果に
対して、上位部門に対応するマネジメントレビューを実
施する手段である。上位部門マネジメントレビューデー
タベース25は、上位部門マネジメントレビュー処理部の
マネジメントレビューによるマネジメントレビューの実
施結果を保持する手段である。FIG. 7 is a conceptual diagram of a hierarchical review system according to the second embodiment of the present invention. In FIG. 7, a database 21 is a database for each department. The section-specific management review processing section 22 is a means for individually executing a management review on a group-specific database group corresponding to a section of the organization. The section-specific management review database 23 is a means for holding the results of the management review performed by the section-specific management review processing unit. The upper section management review processing section 24 is means for executing a management review corresponding to the upper section with respect to the execution result of each section management review in the section management review database for each section. The upper section management review database 25 is a means for retaining the results of the management review by the management review of the upper section management review processing section.
【0057】上記のように構成された本発明の第2の実
施の形態の階層別レビューシステムの動作を、以下に説
明する。データベース21には、各部門ごとのデータが格
納されている。部門別マネジメントレビュー処理部22で
は、組織の部門に対応する部門別のデータベース群に対
して個別にマネジメントレビューを実施する。その実施
結果は、部門別マネジメントレビューデータベース23に
格納されるとともに、部門別のデータベース群にフィー
ドバックされる。The operation of the hierarchical review system according to the second embodiment of the present invention configured as described above will be described below. The database 21 stores data for each department. The division-specific management review processing unit 22 individually performs a management review on a division-specific database group corresponding to the division of the organization. The implementation results are stored in the departmental management review database 23 and are fed back to the departmental database group.
【0058】上位部門マネジメントレビュー処理部24で
は、各部門毎の部門別マネジメントレビューデータベー
ス内の各部門別マネジメントレビューの実施結果に対し
て、上位部門に対応するマネジメントレビューを実施す
る。その実施結果は、上位部門マネジメントレビューデ
ータベース25に格納されるとともに、部門別マネジメン
トレビュー処理部22にフィードバックされる。The upper section management review processing section 24 carries out a management review corresponding to the upper section on the execution result of each section management review in the section management review database for each section. The implementation result is stored in the upper section management review database 25 and is fed back to the section management review processing unit 22.
【0059】次に、階層別レビューの流れについて、図
8を参照しながら説明する。現場にて、システムの各デ
ータベースを運用し、記録が蓄積されている。部門別の
見直し会議(一次レビュー)にて、各部門で蓄積した必
要な記録を活用され、定期的な見直しを行なう。部門責
任者は、蓄積された必要情報をチェックし、部門見直し
会議にて現場でのシステムの状況を確認する。各部門で
のレビュー結果は、マネジメントレビューに登録され
る。経営者は、部門別のレビュー結果を基に、全体のシ
ステムの見直しを行ない、各部門に指示を出す。Next, the flow of the hierarchical review will be described with reference to FIG. At the site, each database of the system is operated and records are accumulated. At the review meeting for each department (primary review), the necessary records accumulated in each department are used to make regular reviews. The section manager checks the accumulated necessary information and checks the status of the system at the site at the section review meeting. Review results of each department are registered in the management review. The management reviews the entire system based on the review results for each department, and issues instructions to each department.
【0060】次に、階層別(部門・マネジメント)レビ
ュー実施フローについて、図9を参照しながら説明す
る。ステップ1では、他のデータベースから部門見直し
会議に必要な記録が蓄積される。ステップ2では、部門
別に見直し会議を行なうための、開催通知を作成する。
開催通知には、日時、場所、参加者、議題を記載する。
検討すべき議題を、他のデータベースに登録されたデー
タの中から選択する。新規に議題を追加することも可能
である。Next, a description will be given of a flow of executing a review by hierarchy (department / management) with reference to FIG. In step 1, records necessary for the department review meeting are accumulated from another database. In step 2, a holding notice for preparing a review meeting for each section is created.
The date and time, place, participants, and agenda should be stated in the notice.
The agenda to be considered is selected from data registered in another database. A new agenda item can be added.
【0061】ステップ3では、会議終了後、各議題ごと
に検討結果を入力する。部門責任者は各議題の検討結果
について、必要な場合には指示やコメントを出すことが
できる。すべての議題について検討結果を入力し、指示
コメントを出した後、部門責任者は見直し会議を完了さ
せる。ステップ4では、部門別見直し会議(一次レビュ
ー)の結果は、マネジメントレビューの資料として活用
する。経営者は、各部門からあげられてきたレビュー結
果に基づき、マネジメントレビューを行なう。マネジメ
ントレビューの開催手順は、部門見直し会議の手順と同
様に行ない、結果は各部門へ提出される。In step 3, after the meeting, the examination result is input for each agenda item. Division managers can give instructions and comments on the results of each agenda item as necessary. After inputting the results of the review on all the agenda items and giving instructions and comments, the division manager completes the review meeting. In step 4, the results of the divisional review meeting (primary review) are used as management review data. The management performs a management review based on the review results received from each department. The procedure for holding the management review is the same as that for the department review meeting, and the results are submitted to each department.
【0062】階層別レビューシステムの機能を説明す
る。基本的には、他のデータベースの情報をまとめた形
式で登録できるように、それぞれのフォーマットを準備
することを主な機能とし、各データベースで一定の条件
が揃うことによりマネジメントレビューデータベースに
自動登録される。以下に、各データベースからどのよう
なデータがどのタイミングで登録されるのかを具体的に
述べる。The function of the hierarchical review system will be described. Basically, the main function is to prepare each format so that information from other databases can be registered in a consolidated format, and automatically registered in the management review database when certain conditions are met in each database. You. The following specifically describes what data is registered from each database and at what timing.
【0063】資格認定データベースの例 文書名 =月間資格認定者一覧表 トリガー =保存時 レビューの主な目的=教育訓練DBに登録されている教
育計画と比較し、どの程度、教育訓練が実践されている
か、レビューを行ない今後の教育訓練計画、事業展開に
役立てる。 文書名 =資格所有者一覧表 トリガー =保存時 レビューの主な目的=業務の責任範囲について明確に
し、今後の事業展開の資料としてレビューを行なう。Example of qualification database Document name = List of monthly qualifiers Trigger = At storage Main purpose of review = How much education and training has been practiced compared to the education plan registered in the education and training DB Or conduct a review to assist in future education and training plans and business development. Document name = List of qualification holders Trigger = At storage Main purpose of review = Clarify the scope of business responsibilities and review as materials for future business development.
【0064】教育訓練データベースの例 文書名 =年間計画書 トリガー =年間教育実施結果入力時 レビューの主な目的=計画した教育訓練の計画に関し
て、どの程度の成果があったのかをレビューする。Example of education and training database Document name = annual plan trigger = input of annual education implementation result Main purpose of review = review how much results were achieved with respect to the planned education and training plan.
【0065】内部監査データベースの例 文書名 =内部監査報告書 トリガー =内部監査報告書承認時 レビューの主な目的=実施した内部監査についてどの部
門にどのような傾向の不適合が発見され、今後どのよう
に対処していくのかをレビューする。Example of internal audit database Document name = Internal audit report Trigger = At the time of approval of internal audit report Main purpose of review = Inappropriate internal audit performed, what department was found to be incompatible with what tendency, Review how to deal with.
【0066】文書管理データベースの例 文書名 =発行、改訂文書一覧表 トリガー =保存時 レビューの主な目的=期間内にどのような文書が発行さ
れ、どのような理由で文書が改訂されたのかを明確に
し、ルールと実際の作業にどのような格差があるのかを
レビューすることにより、仕事の進め方などを見直す。Example of Document Management Database Document Name = List of Issued and Revised Documents Trigger = At Save Main purpose of review = What kind of document was issued during the period and why the document was revised Review the way of working, etc. by clarifying and reviewing the differences between the rules and the actual work.
【0067】購買管理データベースの例 文書名 =外注企業一覧表 トリガー =保存時 レビューの主な目的=現在、取引をしている企業の状態
を評価結果をもとにレビューする。Example of Purchasing Management Database Document name = List of outsourced companies Trigger = On saving Main purpose of review = Review the status of the company currently trading based on the evaluation result.
【0068】技術文書管理データベースの例 文書名 =利用履歴一覧表 トリガー =保存時 レビューの主な目的=技術文書がどのような目的で誰に
利用されたのかを明確にし、実際の業務に対しての利用
頻度等を把握する。Example of technical document management database Document name = Usage history list Trigger = At save Main purpose of review = Clarify who used the technical document for what purpose, Understanding the frequency of use
【0069】校正管理データベースの例 文書名 =校正結果一覧表 トリガー =保存時 レビューの主な目的=機種別、メーカー別の校正結果一
覧を作成することにより校正機器の状態を常に最新の状
態で把握する。Example of calibration management database Document name = Calibration result list Trigger = Saved Main purpose of review = Calibration result list for each model and manufacturer, so that the status of calibration equipment is always kept up to date. I do.
【0070】是正予防データベースの例 文書名 =是正予防状況一覧表 トリガー =保存時 レビューの主な目的=どの部門が、どのような不適合を
発生させているのかを認知することにより、他の部門で
同様の不適合の発生を防ぐとともに、より効果的な是正
処置が行なえるようにレビューを行なう。Example of Correction Prevention Database Document Name = Correction Prevention Status List Trigger = At Storage Main purpose of review = By recognizing which department is causing what kind of nonconformity, other departments Review to ensure that similar nonconformities do not occur and that more effective corrective actions can be taken.
【0071】品質記録データベースの例 文書名 =廃棄文書一覧表 トリガー =保存時 レビューの主な目的=必要な文書が誤って廃棄されるこ
とを防ぐとともに不必要な文書についてもレビューを行
なうことにより確認できる。Example of quality record database Document name = List of discarded documents Trigger = At storage Main purpose of review = Prevents necessary documents from being discarded by mistake and also confirms unnecessary documents by reviewing them it can.
【0072】上記のように、本発明の第2の実施の形態
では、階層別レビューシステムを、部門別のデータベー
ス群と、部門別マネジメントレビュー処理部と、部門別
マネジメントレビューデータベースと、上位部門マネジ
メントレビュー処理部と、上位部門マネジメントレビュ
ーデータベースとを備えた構成としたので、下位部門の
レビュー結果を上位部門でレビューしてフィードバック
することにより、組織構造に即した効率的なレビューを
行なうことができる。As described above, in the second embodiment of the present invention, the hierarchy-based review system includes a department-based database group, a department-based management review processing unit, a department-based management review database, and a higher-level department management. A review processing unit and a higher-level department management review database are provided, so that review results of lower-level departments can be reviewed and fed back to higher-level departments, enabling efficient reviews in line with the organizational structure. .
【0073】(第3の実施の形態)本発明の第3の実施
の形態は、部門ごとのデータベースと、品質記録データ
ベースと、マネジメントレビュー処理部と、品質記録登
録部と、廃棄対象抽出部とを備えた品質記録システムで
ある。(Third Embodiment) In a third embodiment of the present invention, a database for each department, a quality record database, a management review processing section, a quality record registration section, a discard target extraction section, Is a quality recording system provided with
【0074】図10は、本発明の第3の実施の形態の品
質記録システムの概念図である。図10において、デー
タベース31は、各部門ごとのデータベースである。品質
記録データベース32は、品質記録を保持する手段であ
る。品質記録登録部33は、各データベースの内容を直
接、またはそれに対してマネジメントレビュー処理部に
おいてマネジメントレビューを実施して得られる実施結
果を、品質記録データベースに品質記録として登録する
手段である。廃棄対象抽出部34は、品質記録データベー
スに登録されている品質記録の中から廃棄対象となる品
質記録を抽出する手段である。マネジメントレビュー処
理部35は、抽出された廃棄対象となる品質記録に対して
マネジメントレビューを実施し、その実施結果を品質記
録登録部によって品質記録データベースに新たな品質記
録として登録する手段である。FIG. 10 is a conceptual diagram of a quality recording system according to the third embodiment of the present invention. In FIG. 10, a database 31 is a database for each department. The quality record database 32 is means for holding a quality record. The quality record registration unit 33 is means for registering, as a quality record, the contents of each database directly or an execution result obtained by performing a management review on the database in the quality review database. The discard target extraction unit 34 is means for extracting a quality record to be discarded from quality records registered in the quality record database. The management review processing unit 35 is means for performing a management review on the extracted quality records to be discarded, and registering the execution results as new quality records in the quality record database by the quality record registration unit.
【0075】上記のように構成された本発明の第3の実
施の形態の品質記録システムの動作について、以下に説
明する。データベース31には、各部門ごとのデータが格
納されている。品質記録登録部33では、各データベース
31の内容を直接、品質記録データベース32に品質記録と
して登録する。廃棄対象抽出部34では、品質記録データ
ベース32に登録されている品質記録の中から廃棄対象と
なる品質記録を抽出する。マネジメントレビュー処理部
35では、抽出された廃棄対象となる品質記録に対してマ
ネジメントレビューを実施し、その実施結果を、品質記
録登録部33によって品質記録データベース32に新たな品
質記録として登録する。The operation of the quality recording system according to the third embodiment of the present invention configured as described above will be described below. The database 31 stores data for each department. In the quality record registration unit 33, each database
The content of 31 is directly registered in the quality record database 32 as a quality record. The discard target extraction unit 34 extracts a quality record to be discarded from the quality records registered in the quality record database 32. Management Review Processing Department
At 35, a management review is performed on the extracted quality records to be discarded, and the results are registered as new quality records in the quality record database 32 by the quality record registration unit 33.
【0076】次に、品質記録データの流れについて、図
11を参照しながら説明する。ステップ1では、他のデ
ータベースに登録された品質記録が、品質記録データベ
ース32に蓄積される。また、データベース内以外の文書
を、新規に品質記録として登録することも可能である。
品質記録には、区分、担当者、保管日、廃棄日、保管場
所、保管期限を記載する。Next, the flow of quality record data will be described with reference to FIG. In step 1, the quality record registered in another database is stored in the quality record database 32. It is also possible to newly register a document other than those in the database as a quality record.
In the quality record, the classification, person in charge, storage date, disposal date, storage location, and storage expiration date are described.
【0077】ステップ2では、保管している記録が、登
録時に設定した廃棄日の1ヶ月前になると、自動的に
「廃棄対象」の区分にデータが移行される。同時に、保
管担当者に廃棄1ヶ月前であることを連絡するメールが
送信される。保管担当者は、廃棄対象の中から廃棄すべ
き品質記録を選択し、データベース上で「廃棄対象」か
ら「廃棄」の区分に移行する。廃棄報告書を作成する。
報告書には、廃棄する予定の文書を選択して記載する。
ステップ3では、廃棄報告書を見直し会議の資料とし
て、マネジメントレビューデータベースに登録する。見
直し会議にて、経営者、責任者より廃棄の許可をもら
う。マネジメントレビューにて廃棄報告書について検討
された結果は、見直し会議議事録として、品質記録デー
タベースに登録される。In step 2, when the stored record is one month before the destruction date set at the time of registration, the data is automatically transferred to the "discard target" classification. At the same time, an e-mail is sent to the storage staff informing that one month before the disposal. The storage staff selects the quality record to be discarded from the discard targets, and shifts from the "disposal target" to the "discard" category on the database. Create a disposal report.
The report should state which documents are to be discarded.
In step 3, the disposal report is registered in the management review database as the material for the review meeting. At the review meeting, get permission for disposal from the management and the person in charge. The results of the disposal report considered in the management review are registered in the quality record database as the minutes of the review meeting.
【0078】品質記録データベースの動作例について説
明する。システム上で入力された情報および紙などで保
管されている文書について、品質記録としてデータベー
ス内で管理する。登録する際に、あるトリガーをもとに
各データベースより品質記録データベースに自動登録さ
れる。以下に、品質記録の対象となるデータベースと文
書およびトリガーの例をあげる。An operation example of the quality record database will be described. Information entered on the system and documents stored in paper or the like are managed in a database as quality records. Upon registration, each database is automatically registered in the quality record database based on a certain trigger. The following are examples of databases, documents, and triggers that are subject to quality records.
【0079】教育訓練データベースの例 文書名=年間計画書 トリガー=年間教育実施結果入力
時 文書名=個別計画書 トリガー=個別計画書承認時 文書名=結果報告書 トリガー=結果報告書承認時 内部監査データベースの例 文書名=年間計画書 トリガー=年間計画承認
時 文書名=実施計画書 トリガー=実施通知発信
時 文書名=チェックリスト トリガー=監査リーダー
承認時 文書名=不適合・是正報告書 トリガー=是正結果承認
時 文書名=部監査報告書 トリガー=内部監査報告
書承認時Example of Education and Training Database Document Name = Annual Plan Trigger = Input of annual education implementation results Document Name = Individual Plan Trigger = Individual Plan Approval Document Name = Result Report Trigger = Result Report Approval Internal Audit Database example Document name = Annual plan Trigger = At the time of approval of the annual plan Document name = Execution plan Trigger = At the time of notification of execution Document name = Checklist Trigger = At the time of approval of the audit leader Document name = Nonconformity / correction report Trigger = Correction result At approval Document name = Department audit report Trigger = At internal audit report approval
【0080】文書管理データベースの例 文書名=システム文書発行/改訂依頼書(改訂文書添
付) トリガー=改訂完了時 購買管理データベースの例 文書名=外注企業一覧表 トリガー=保存時 校正管理データベースの例 文書名=校正結果、点検結果 トリガー=結果承認時 是正予防データベースの例 文書名=不適合報告書、是正指示書 トリガー=是正完
了時 マネジメントレビューデータベースの例 文書名=レビュー議事録 トリガー=レビュー完了時Example of document management database Document name = System document issuance / revision request (attached to revised document) Trigger = When revision is completed Purchasing management database example Document name = Outsourced company list Trigger = When saving Calibration management database example Document Name = Calibration result, Inspection result Trigger = When the result is approved Example of Correction Prevention Database Document name = Nonconformity Report, Correction Instruction Trigger = When correction is completed Example of Management Review Database Document Name = Review minutes Trigger = When review is completed
【0081】上記のように、本発明の第3の実施の形態
では、品質記録システムを、部門ごとのデータベース
と、品質記録データベースと、マネジメントレビュー処
理部と、品質記録登録部と、廃棄対象抽出部とを備えた
構成としたので、品質記録の再レビューと更新を行な
い、廃棄を含む品質記録の管理を効率的に行なうことが
できる。As described above, in the third embodiment of the present invention, the quality recording system includes a database for each department, a quality record database, a management review processing unit, a quality record registration unit, and a discard target extraction unit. Since the configuration includes the section, the quality record can be re-reviewed and updated, and the quality record including discarding can be efficiently managed.
【0082】[0082]
【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
では、監査管理システムを、不適合事例データベース
と、外部の不適合事例データベースと、テンプレート通
信部と、テンプレート提示部と、テンプレート追加部と
を備えた構成としたので、不適合是正のノウハウを業種
を越えて共有し、蓄積されたノウハウを人手を介さずに
参照して提示することにより、内部監査における監査項
目の設定と、それに対応して発見される不適合事項の是
正処置の決定を、経験を必要とせずに効率的に実現でき
るという効果が得られる。As is apparent from the above description, according to the present invention, the audit management system includes a nonconforming case database, an external nonconforming case database, a template communication unit, a template presenting unit, and a template adding unit. With this configuration, know-how to correct nonconformities is shared across industries, and the accumulated know-how is referred to and presented without human intervention, thereby setting audit items in internal audits and responding accordingly. The effect is obtained that the determination of the corrective action for the found nonconformity can be efficiently realized without requiring any experience.
【0083】また、階層別レビューシステムを、部門別
のデータベース群と、部門別マネジメントレビュー処理
部と、部門別マネジメントレビューデータベースと、上
位部門マネジメントレビュー処理部と、上位部門マネジ
メントレビューデータベースとを備えた構成としたの
で、下位部門のレビュー結果を上位部門でレビューして
フィードバックすることにより、組織内の様々な階層に
おいて、実際の組織構造に即した効率的なレビューを行
なうことができるという効果が得られる。The hierarchy-based review system includes a database group for each department, a department-based management review processing section, a department-based management review database, an upper department management review processing section, and an upper department management review database. With this structure, reviewing the results of lower-level departments and reviewing the results in the higher-level department provides feedback, which can be used at various levels within the organization to ensure efficient reviews that match the actual organizational structure. Can be
【0084】また、品質記録システムを、部門ごとのデ
ータベースと、品質記録データベースと、マネジメント
レビュー処理部と、品質記録登録部と、廃棄対象抽出部
とを備えた構成としたので、必要なくなった文書等を順
次廃棄するという行為自体を管理することで、品質記録
の再レビューと更新を行ない、廃棄を含む品質記録の管
理を効率的に行なうことができるという効果が得られ
る。Further, since the quality recording system is configured to include a database for each department, a quality recording database, a management review processing section, a quality record registration section, and a discard target extraction section, documents which are no longer required By managing the act of sequentially discarding the quality records and the like, the quality record can be re-reviewed and updated, and the quality record including the disposal can be efficiently managed.
【図1】本発明の第1の実施の形態の監査管理システム
の構成の概念図、FIG. 1 is a conceptual diagram of a configuration of an audit management system according to a first embodiment of the present invention;
【図2】第1の実施の形態の監査管理システムにおける
計画段階から準備段階の内部品質監査データの流れ図、FIG. 2 is a flowchart of internal quality audit data from a planning stage to a preparation stage in the audit management system according to the first embodiment;
【図3】第1の実施の形態の監査管理システムにおける
実施段階の内部品質監査データの流れ図、FIG. 3 is a flowchart of internal quality audit data in an execution stage in the audit management system according to the first embodiment;
【図4】第1の実施の形態の監査管理システムにおける
報告段階の内部品質監査データの流れ図、FIG. 4 is a flowchart of internal quality audit data at a reporting stage in the audit management system according to the first embodiment;
【図5】第1の実施の形態の監査管理システムにおける
不適合事項登録フロー図、FIG. 5 is a non-conforming matter registration flow chart in the audit management system according to the first embodiment;
【図6】第1の実施の形態の監査管理システムにおける
不適合事項登録フォームの画面イメージの図、FIG. 6 is an exemplary screen image of a nonconforming matter registration form in the audit management system according to the first embodiment;
【図7】本発明の第2の実施の形態の階層別レビューシ
ステムの構成の概念図、FIG. 7 is a conceptual diagram showing a configuration of a hierarchical review system according to a second embodiment of the present invention;
【図8】第2の実施の形態の階層別レビューシステムに
おける階層別レビューの流れ図、FIG. 8 is a flowchart of a hierarchical review in the hierarchical review system of the second embodiment;
【図9】第2の実施の形態の階層別レビューシステムに
おける階層別(部門・マネジメント)レビュー実施フロ
ー図、FIG. 9 is a flow chart of a hierarchical (department / management) review in the hierarchical review system according to the second embodiment;
【図10】本発明の第3の実施の形態の品質記録システ
ムの構成の概念図、FIG. 10 is a conceptual diagram illustrating a configuration of a quality recording system according to a third embodiment of the present invention;
【図11】第3の実施の形態の品質記録システムにおけ
る品質記録データの流れ図である。FIG. 11 is a flowchart of quality record data in the quality record system according to the third embodiment.
11 不適合事例データベース 12 外部不適合事例データベース 13 テンプレート通信部 14 テンプレート受信部 15 テンプレート送信部 16 テンプレート提示部 17 テンプレート追加部 21 データベース 22 部門別マネジメントレビュー処理部 23 部門別マネジメントレビューデータベース 24 上位部門マネジメントレビュー処理部 25 上位部門マネジメントレビューデータベース 31 データベース 32 品質記録データベース 33 品質記録登録部 34 廃棄対象抽出部 35 マネジメントレビュー処理部 11 Non-conformance case database 12 External non-conformance case database 13 Template communication unit 14 Template reception unit 15 Template transmission unit 16 Template presentation unit 17 Template addition unit 21 Database 22 Department-based management review processing unit 23 Department-based management review database 24 Top-level department management review process Department 25 Higher department management review database 31 Database 32 Quality record database 33 Quality record registration unit 34 Disposal target extraction unit 35 Management review processing unit
─────────────────────────────────────────────────────
────────────────────────────────────────────────── ───
【手続補正書】[Procedure amendment]
【提出日】平成10年10月26日(1998.10.
26)[Submission date] October 26, 1998 (1998.10.
26)
【手続補正1】[Procedure amendment 1]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0005[Correction target item name] 0005
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0005】近年では、ISO品質管理システムを対象
とする品質管理支援システムとして、グループウエアを
使用することにより、ISO9000シリーズ等の要求事項
に対して、品質管理マニュアルを中心とする品質管理シ
ステム文書体系の管理、品質システムの内部監査におけ
る監査項目の設定とそれに対応して発見された不適合事
項の是正処置の記録、品質に対するマネジメントレビュ
ーの管理、および品質記録の管理などに関するワークフ
ローを実現するものが開発されている。In recent years, a group system has been used as a quality management support system for the ISO quality management system, and a quality management system document system centered on a quality management manual has been prepared for requirements such as the ISO9000 series. To develop workflows for the management of audits, the setting of audit items in the internal audit of the quality system, the recording of corrective actions for nonconformities found in response to the audits, the management of management reviews for quality, and the management of quality records Have been.
【手続補正2】[Procedure amendment 2]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0014[Correction target item name] 0014
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0014】また、監査管理システムを、内部監査の監
査項目とそれに対応して発見される不適合事項の是正処
置のテンプレートを保持する不適合事例データベース手
段と、センターの不適合事例データベースシステムから
不適合事例データベース手段へ、任意の内部監査の監査
項目とそれに対応して発見される不適合事項の是正処置
のテンプレートを受信して導入するテンプレート受信手
段と、内部監査の処理の実行時に、不適合事例データベ
ース手段から、内部監査の監査項目とそれに対応して発
見される不適合事項の是正処置のテンプレートを取り出
して提示するテンプレート提示手段と、内部監査の処理
によって設定された監査項目とそれに対応して発見され
た不適合事項に対して決定された是正処置を、新たなテ
ンプレートとして選択的に不適合事例データベース手段
に導入するテンプレート追加手段とを有する構成とし
た。In addition, the audit management system includes a nonconformance case database means for holding an internal audit audit item and a template for a corrective action of a nonconformity item found corresponding thereto, and a nonconformity case database means from the nonconformity case database system of the center. The template receiving means for receiving and introducing any internal audit audit item and the template for the corrective action of the nonconformity found corresponding to it, and the internal nonconformity case database means during the execution of the internal audit process A template presentation means for extracting and presenting a template of the audit items and the corrective actions for nonconformities found corresponding to them, and the audit items set by the internal audit process and the nonconformities found corresponding to them The corrective action determined for this is used as a new template And configured to have a template additional means for introducing the Failure database means 択的.
【手続補正3】[Procedure amendment 3]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0016[Correction target item name] 0016
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0016】また、テンプレート追加手段から不適合事
例データベース手段に新たに登録された内部監査の監査
項目とそれに対応して発見される不適合事項の是正処置
のテンプレートを選択的に、センターの不適合事例デー
タベースシステムへ送信するテンプレート送信手段を設
けた構成とした。このように構成したことにより、不適
合是正のノウハウを業種を越えて共有することができ
る。Also, the internal audit item newly registered in the nonconformance case database means from the template addition means and the template of the corrective action of the nonconformity item found corresponding thereto are selectively selected from the nonconformity case database system of the center. And a template transmitting means for transmitting to the server. With this configuration, the know-how for correcting nonconformities can be shared across industries.
【手続補正4】[Procedure amendment 4]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0023[Correction target item name] 0023
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0023】本発明の請求項2記載の発明は、組織の品
質の内部監査の監査項目とそれに対応して発見される不
適合事項の是正処置のテンプレートを保持する不適合事
例データベース手段と、センターの不適合事例データベ
ースシステムから前記不適合事例データベース手段へ、
任意の前記内部監査の監査項目とそれに対応して発見さ
れる不適合事項の是正処置のテンプレートを受信して導
入するテンプレート受信手段と、前記内部監査の処理の
実行時に、前記不適合事例データベース手段から、前記
内部監査の監査項目とそれに対応して発見される不適合
事項の是正処置のテンプレートを取り出して提示するテ
ンプレート提示手段と、前記内部監査の処理によって設
定された監査項目とそれに対応して発見された不適合事
項に対して決定された是正処置を、新たなテンプレート
として選択的に前記不適合事例データベース手段に導入
するテンプレート追加手段とを含む監査管理システムで
あり、不適合事項の是正処置をノウハウとして蓄積し、
それを参照して提示することにより効果的な是正計画及
び是正処置を行なうという作用を有する。According to a second aspect of the present invention, there is provided a nonconformity case database means for holding an audit item of an internal audit of the quality of an organization and a template for a corrective action of a nonconformity found corresponding thereto, and a nonconformity of the center . From the case database system to the nonconforming case database means,
A template receiving means for receiving and introducing a template for any internal audit audit item and a non-conformity corrective action found corresponding thereto, and, during execution of the internal audit process, from the nonconformity case database means, A template presenting means for taking out and presenting the audit item of the internal audit and the template of the corrective action of the nonconformity found corresponding to the audit item, the audit item set by the internal audit process and the audit item found corresponding thereto An audit management system including a template addition means for selectively introducing a corrective action determined for a nonconformity item as a new template to the nonconformity case database means, and accumulating corrective action for the nonconformity item as know-how,
An effective remediation plan and an effective remediation plan
And take corrective action .
【手続補正5】[Procedure amendment 5]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0024[Correction target item name] 0024
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0024】本発明の請求項3記載の発明は、請求項2
記載の監査管理システムシステムにおいて、前記テンプ
レート追加手段から前記不適合事例データベース手段に
新たに登録された前記内部監査の監査項目とそれに対応
して発見される不適合事項の是正処置のテンプレートを
選択的に、前記外部の不適合事例データベースシステム
へ送信するテンプレート送信手段を有するものであり、
不適合是正のノウハウをセンターのデータベースに送信
して蓄積するという作用を有する。The third aspect of the present invention is the second aspect of the present invention.
In the audit management system according to the above, the audit items of the internal audit newly registered in the nonconformity case database means from the template addition means and a template of the corrective action of the nonconformity found corresponding thereto are selectively selected. It has a template transmitting means for transmitting to the external non-conforming case database system,
It has the effect of transmitting know-how to correct nonconformities to the center database and storing it.
【手続補正6】[Procedure amendment 6]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0031[Correction target item name] 0031
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0031】テンプレート通信部13は、不適合事例デー
タベース11とセンターの不適合事例データベース12との
間でテンプレートの通信を行なう手段であり、テンプレ
ート受信部14とテンプレート送信部15とを有する。テン
プレート受信部14は、センターの不適合事例データベー
スシステムからユーザーの不適合事例データベースへ、
内部監査の監査項目と不適合事項の是正処置のテンプレ
ートを受信して導入する手段である。テンプレート送信
部15は、テンプレート追加部から不適合事例データベー
スに新たに登録された内部監査の監査項目と不適合事項
の是正処置のテンプレートを、センターの不適合事例デ
ータベースへ選択的に送信する手段である。テンプレー
トの受信と送信は電子メールによって行なう。The template communication unit 13 is a means for communicating templates between the nonconforming case database 11 and the nonconforming case database 12 at the center, and has a template receiving unit 14 and a template transmitting unit 15. The template receiving unit 14 converts the non-conformance case database system of the center to the user non-conformance case database,
This is a means for receiving and introducing templates for internal audit items and corrective actions for nonconformities. The template transmitting unit 15 is a means for selectively transmitting the internal audit item and the template for the corrective action of the nonconformity item newly registered in the nonconforming case database from the template adding unit to the nonconforming case database of the center. The reception and transmission of templates are performed by e-mail.
【手続補正7】[Procedure amendment 7]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0032[Correction target item name] 0032
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0032】テンプレート提示部16は、内部監査の処理
の実行時に、不適合事例データベースから、内部監査の
監査項目と不適合事項の是正処置のテンプレートを取り
出して提示する手段である。テンプレート追加部17は、
内部監査の処理によって設定された監査項目と不適合事
項の是正処置を、新たなテンプレートとして不適合事例
データベースに選択的に導入する手段である。The template presenting unit 16 is a means for extracting and presenting an internal audit audit item and a template of a non-conforming item corrective action from the non-conforming case database when the internal audit processing is executed. The template addition unit 17
This is a means to selectively introduce, as a new template, the audit items and corrective actions for nonconformities set by the internal audit process into the nonconformity case database.
【手続補正8】[Procedure amendment 8]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0035[Correction target item name] 0035
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0035】内部監査の処理の実行時に、ユーザーの不
適合事例データベース11から、テンプレート提示部16に
より、内部監査の監査項目と不適合事項の是正処置のテ
ンプレートを取り出して提示する。内部監査の処理によ
って設定された監査項目と不適合事項の是正処置を、テ
ンプレート追加部17により、新たなテンプレートとして
不適合事例データベース11に選択的に導入する。At the time of execution of the internal auditing process, the template presenting unit 16 extracts the internal auditing item and the template of the corrective action of the nonconforming item from the user nonconformity case database 11 and presents them. The template addition unit 17 selectively introduces the audit items set by the internal audit processing and the corrective actions for the nonconforming items into the nonconforming case database 11 as new templates.
【手続補正9】[Procedure amendment 9]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0036[Correction target item name] 0036
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0036】内部監査の処理の終了後に、テンプレート
追加部17により不適合事例データベース11に新たに登録
された、内部監査の監査項目とそれに対応して発見され
た不適合事項の是正処置のテンプレートを、電子メール
によりテンプレート送信部15で送信し、センターの不適
合事例データベース12へ選択的に格納する。After the completion of the internal audit processing, the audit items of the internal audit newly registered in the nonconformity case database 11 by the template adding unit 17 and the template of the corrective action of the nonconformity found corresponding thereto are electronically copied. The template is transmitted by e-mail in the template transmitting unit 15 and is selectively stored in the nonconforming case database 12 of the center.
【手続補正10】[Procedure amendment 10]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0037[Correction target item name] 0037
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0037】次に、計画段階から準備段階における、内
部品質監査データの流れを、図2を参照しながら説明す
る。配付先と年間スケジュールを決めて、内部監査の年
間の計画書を作成し、承認者に申請する。承認者は、計
画書の内容を確認し、承認または再提出を選択する。承
認された計画書は配付先に送信される。Next, the flow of the internal quality audit data from the planning stage to the preparation stage will be described with reference to FIG. Decide distribution with destination and the annual schedule, to create the annual plan of internal audit, to apply to the approver. The approver checks the contents of the plan and selects approval or resubmission. The approved plan is sent to the recipient.
【手続補正11】[Procedure amendment 11]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0038[Correction target item name] 0038
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0038】監査リーダーは、内部監査の個別の実施計
画書兼通知書を作成し、被監査部門責任者に通知する。
実施計画書兼通知書の主な記載事項は、被監査部門責任
者名、監査日時、監査目的、被監査部門名、監査員名、
監査スケジュールである。監査員は、監査チェックリス
トを作成し、監査リーダーに申請する。The audit leader creates an individual execution plan and notice of the internal audit, and notifies the head of the audited department.
The main items to be described in the implementation plan and notice are the name of the person in charge of the audited department, the date and time of the audit, the purpose of the audit, the name of the audited department, the name of the auditor,
This is an audit schedule. The auditor creates an audit checklist and applies to the audit leader.
【手続補正12】[Procedure amendment 12]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0040[Correction target item name] 0040
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0040】次に、実施段階における内部監査データの
流れについて、図3を参照しながら説明する。承認され
たチェックリストに基づき監査を行なう。監査の結果
は、チェックリスト中に入力する。監査員は不適合報告
書を作成し、監査リーダーの承認を得る。承認された不
適合報告書は、被監査部門責任者へ通知される。Next, the flow of internal audit data in the implementation stage will be described with reference to FIG. Perform an audit based on the approved checklist. The results of the audit are entered in a checklist. The auditor creates a nonconformity report and obtains the approval of the audit leader. The approved nonconformity report is notified to the head of the audited department.
【手続補正13】[Procedure amendment 13]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0042[Correction target item name] 0042
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0042】次に、報告段階における内部監査データの
流れについて、図4を参照しながら説明する。監査員は
内部監査の全体の報告書を作成し、監査リーダーの承認
を得る。承認された報告書は、被監査部門責任者へ通知
される。内部監査報告書は、経営者の見直し会議の資料
として、マネジメントレビューデータベースに登録す
る。Next, the flow of internal audit data at the reporting stage will be described with reference to FIG. The auditor creates an overall report of the internal audit and obtains the approval of the audit leader. The approved report is notified to the head of the audited department. The internal audit report is registered in the management review database as data for the management review meeting.
【手続補正14】[Procedure amendment 14]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0043[Correction target item name] 0043
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0043】チェック項目および指摘事項の具体例を説
明する。例えば、チェック項目が、「文書管理ソフトの
サーバー内データのバックアップが適切に実施されてい
るか調査する」であり、指摘事項が、「文書管理をソフ
トウェアで行なっているが、サーバー内の文書データの
バックアップ手順が文書化されておらず、担当者が不在
時には適切にバックアップできない」ならば、不適合と
なる。Specific examples of the check items and the points to be pointed out will be described. For example, if the check item is " Document management software
Backup of server data is performed properly
Surveys , and the points pointed out are " soft document management ."
Software, but the document data in the server
Backup procedures are not documented and no personnel are available
If it can't be backed up properly at times, "it will be irrelevant .
【手続補正15】[Procedure amendment 15]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0044[Correction target item name] 0044
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0044】また、チェック項目が、「品質に影響を与
える機械・工具の点検・保全の手順が文書化されている
か調査する」であり、指摘事項が、「光ケーブルの接続
器(アーク放電方式)は施工品質に大きな影響を与える
が、このような設備や機械工具類の点検・保全の手順が
品質システム中に文書化されていない」ならば、不適合
となる。Also, the check item is " Influence on the quality.
Inspection and maintenance procedures for machinery and tools are documented
Or a survey to ", pointed out that matters is the connection of the" optical cable
Vessel (arc discharge method) has a great effect on construction quality
However, inspection and maintenance procedures for such equipment and machine tools
Not documented in the quality system "is non-conforming .
【手続補正16】[Procedure amendment 16]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0045[Correction target item name] 0045
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0045】また、チェック項目が、「適切な工程パラ
メータの監視・管理を確実に行なっているか調査する」
であり、指摘事項が、「熱処理について、温度・時間・
ガス比率に関する材質ごとの処理パターンは定着してい
るが、これらの管理値が、どの文書にも定められていな
かった」ならば、不適合となる。When the check item is " Appropriate process parameters "
Investigate whether the monitoring and management of the meter is being performed reliably. "
The pointed out point was, " Temperature, time,
The processing pattern for each material related to the gas ratio has been established.
However, these control values are not specified in any document.
Bought was "if, a non-conforming.
【手続補正17】[Procedure amendment 17]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0046[Correction target item name] 0046
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0046】また、チェック項目が、「校正対象機器の
校正基準からの外れが発見された場合、どのようにして
妥当性の評価を行なっているか調査する」であり、指摘
事項が、「計測器管理規定には、校正対象機器の校正外
れが発見された場合、妥当性の評価をすると規定されて
いるだけで、具体的な評価手順が明確になっていなかっ
た」ならば、不適合となる。When the check item is “The calibration target device
If you find any deviation from the calibration standard,
Is to investigate whether carried out the evaluation of the validity ", pointed out that matters," the instrument management regulations, the calibration outside of the calibration target device
It is stipulated that if this is found, it will be evaluated for validity.
But the specific evaluation procedure is not clear
Was "if, a non-conforming.
【手続補正18】[Procedure amendment 18]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0049[Correction target item name] 0049
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0049】ユーザーとセンターとの不適合是正処置情
報の共有のしくみについて説明する。定期的に、センタ
ーが持っている不適合事例データベースを、電子メール
などを利用してアクセスし、監査チェック項目、発見さ
れた不適合に対する是正方法を入手する。The mechanism for sharing the nonconformity corrective action information between the user and the center will be described. Periodically access the center's database of nonconformities using e-mail or other means to obtain audit check items and corrective measures for any nonconformities found.
【手続補正19】[Procedure amendment 19]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0051[Correction target item name] 0051
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0051】ユーザー側で発見された不適合および是正
処置は、センター内の不適合事例データベースに、電子
メールなどにより登録される。この際に、登録されるデ
ータについては、フィルタをかけることにより、不必要
な情報の登録を抑えることができる。Non-conformities and corrections found on the user side
The treatment is registered in the nonconforming case database in the center by e-mail or the like. At this time, the registration of unnecessary information can be suppressed by filtering the registered data.
【手続補正20】[Procedure amendment 20]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0052[Correction target item name] 0052
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0052】内部監査管理システムにおいて監査を実施
する際に利用するチェックリストの作成の場合には、監
査条件に応じて過去の事例や蓄積された情報を抽出す
る。監査条件として、被監査部門、適用される規格の要
求事項、センターに蓄積されたノウハウをもとに作成さ
れたキーワードの3項目を入力することにより、蓄積さ
れた多くのデータから、条件に合致したチェック項目を
検索して表示する。In the case of creating a checklist to be used when performing an audit in the internal audit management system, past cases and accumulated information are extracted according to the audit conditions. By inputting three items as audit conditions, the audited department, the requirements of the applicable standards, and the keywords created based on the know-how accumulated in the center, much data accumulated From the search items that match the conditions are searched and displayed.
【手続補正21】[Procedure amendment 21]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0059[Correction target item name] 0059
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0059】次に、階層別レビューの流れについて、図
8を参照しながら説明する。現場にて、システムの各デ
ータベースを運用し、記録が蓄積されている。部門別の
見直し会議(一次レビュー)にて、各部門で蓄積した必
要な記録を活用し、定期的な見直しを行なう。部門責任
者は、蓄積された必要情報をチェックし、部門見直し会
議にて現場でのシステムの状況を確認する。各部門での
レビュー結果は、マネジメント・レビューに登録され
る。経営者は、部門別のレビュー結果を基に、全体のシ
ステムの見直しを行ない、各部門に指示を出す。Next, the flow of the hierarchical review will be described with reference to FIG. At the site, each database of the system is operated and records are accumulated. Sectoral review meeting at the (primary review), to take advantage of the necessary records accumulated in each department, perform periodic review. The section manager checks the accumulated necessary information and checks the status of the system at the site at the section review meeting. Review results of each department are registered in the management review. The management reviews the entire system based on the review results for each department, and issues instructions to each department.
【手続補正22】[Procedure amendment 22]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0074[Correction target item name]
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0074】図10は、本発明の第3の実施の形態の品
質記録システムの概念図である。図10において、デー
タベース31は、各部門ごとのデータベースである。品質
記録データベース32は、品質記録を保持する手段であ
る。品質記録登録部33は、各データベースの内容を直
接、またはそれに対してマネジメントレビュー処理部35
においてマネジメントレビューを実施して得られる実施
結果を、品質記録データベースに品質記録として登録す
る手段である。廃棄対象抽出部34は、品質記録データベ
ースに登録されている品質記録の中から廃棄対象となる
品質記録を抽出する手段である。マネジメントレビュー
処理部35は、抽出された廃棄対象となる品質記録に対し
てマネジメントレビューを実施し、その実施結果を品質
記録登録部によって品質記録データベースに新たな品質
記録として登録する手段である。FIG. 10 is a conceptual diagram of a quality recording system according to the third embodiment of the present invention. In FIG. 10, a database 31 is a database for each department. The quality record database 32 is means for holding a quality record. The quality record registration unit 33 directly or directly writes the contents of each database to the management review processing unit 35.
Is a means for registering, as a quality record, an execution result obtained by performing a management review in a quality record database. The discard target extraction unit 34 is means for extracting a quality record to be discarded from quality records registered in the quality record database. The management review processing unit 35 is a means for performing a management review on the extracted quality records to be discarded, and registering the execution result as a new quality record in the quality record database by the quality record registration unit.
【手続補正23】[Procedure amendment 23]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0075[Correction target item name] 0075
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0075】上記のように構成された本発明の第3の実
施の形態の品質記録システムの動作について、以下に説
明する。データベース31には、各部門ごとのデータが格
納されている。品質記録登録部33では、各データベース
31の内容を直接、品質記録データベース32に品質記録と
して登録する。廃棄対象抽出部34では、品質記録データ
ベース32に登録されている品質記録の中から廃棄対象と
なる品質記録を抽出する。マネジメントレビュー処理部
35では、各データベース31の内容と抽出された廃棄対象
となる品質記録に対してマネジメントレビューを実施
し、その実施結果を、品質記録登録部33によって品質記
録データベース32に新たな品質記録として登録する。The operation of the quality recording system according to the third embodiment of the present invention configured as described above will be described below. The database 31 stores data for each department. In the quality record registration unit 33, each database
The content of 31 is directly registered in the quality record database 32 as a quality record. The discard target extraction unit 34 extracts a quality record to be discarded from the quality records registered in the quality record database 32. Management Review Processing Department
In 35, a management review is performed on the contents of each database 31 and the extracted quality records to be discarded, and the results are registered as new quality records in the quality record database 32 by the quality record registration unit 33. .
【手続補正24】[Procedure amendment 24]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0076[Correction target item name] 0076
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0076】次に、品質記録データの流れについて、図
11を参照しながら説明する。ステップ1では、他のデ
ータベースに登録された品質記録が、品質記録データベ
ース32に蓄積される。また、データベース内以外の文書
を、新規に品質記録として登録することも可能である。
品質記録には、区分、担当者、保管日、廃棄予定日、保
管場所、保管期限を記載する。Next, the flow of quality record data will be described with reference to FIG. In step 1, the quality record registered in another database is stored in the quality record database 32. It is also possible to newly register a document other than those in the database as a quality record.
In the quality record, the classification, person in charge, storage date, scheduled disposal date, storage location, and storage expiration date are described.
【手続補正25】[Procedure amendment 25]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0077[Correction target item name] 0077
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0077】ステップ2では、保管している記録が、登
録時に設定した廃棄予定日の1ヶ月前になると、自動的
に「廃棄対象」の区分にデータが移行される。同時に、
保管担当者に廃棄1ヶ月前であることを連絡するメール
が送信される。保管担当者は、廃棄対象の中から廃棄す
べき品質記録を選択し、データベース上で「廃棄対象」
から「廃棄」の区分に移行する。廃棄報告書を作成す
る。報告書には、廃棄する予定の文書を選択して記載す
る。ステップ3では、廃棄報告書を見直し会議の資料と
して、マネジメント・レビューデータベースに登録す
る。見直し会議にて、経営者、責任者より廃棄の許可を
もらう。マネジメント・レビューにて廃棄報告書につい
て検討された結果は、見直し会議議事録として、品質記
録データベースに登録される。In step 2, when the stored record is one month before the scheduled destruction date set at the time of registration, the data is automatically transferred to the "discard target" classification. at the same time,
An email is sent to the custodian informing that one month before disposal. The custodian selects the quality records to be discarded from the discard targets, and displays the
To "discard" category. Create a disposal report. The report should state which documents are to be discarded. In step 3, the disposal report is registered in the management review database as the material for the review meeting. At the review meeting, get permission for disposal from the management and the person in charge. The results of the disposal report considered in the management review are registered in the quality record database as the minutes of the review meeting.
【手続補正26】[Procedure amendment 26]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0079[Correction target item name] 0079
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0079】教育訓練データベースの例 文書名=年間計画書 トリガー=年間教育実施結果入力
時 文書名=個別計画書 トリガー=個別計画書承認時 文書名=結果報告書 トリガー=結果報告書承認時 内部監査データベースの例 文書名=年間計画書 トリガー=年間計画承認
時 文書名=実施計画書 トリガー=実施通知発信
時 文書名=チェックリスト トリガー=監査リーダー
承認時 文書名=不適合・是正報告書 トリガー=是正結果承認
時 文書名=内部監査報告書 トリガー=内部監査報告
書承認時Example of Education and Training Database Document Name = Annual Plan Trigger = Input of annual education implementation results Document Name = Individual Plan Trigger = Individual Plan Approval Document Name = Result Report Trigger = Result Report Approval Internal Audit Database example Document name = Annual plan Trigger = At the time of approval of the annual plan Document name = Execution plan Trigger = At the time of notification of execution Document name = Checklist Trigger = At the time of approval of the audit leader Document name = Nonconformity / correction report Trigger = Correction result approval at the time the document name = internal audit report trigger = internal audit report the time of approval
【手続補正27】[Procedure amendment 27]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0082[Correction target item name]
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0082】[0082]
【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
では、監査管理システムを、不適合事例データベース
と、外部の不適合事例データベースと、テンプレート通
信部と、テンプレート提示部と、テンプレート追加部と
を備えた構成としたので、不適合事項に対応する是正処
置のノウハウを業種を越えて共有し、蓄積されたノウハ
ウを人手を介さずに参照して提示することにより、内部
監査における監査項目の設定と、それに対応して発見さ
れる不適合事項の是正処置の決定を、経験を必要とせず
に効率的に実現できるという効果が得られる。As is apparent from the above description, according to the present invention, the audit management system includes a nonconforming case database, an external nonconforming case database, a template communication unit, a template presenting unit, and a template adding unit. Corrective action for nonconformities
Know-how location and shared across the industry, by the accumulated know-how presented with reference without human intervention, configuration and audit items in internal audits, corrective actions nonconformity to be found correspondingly Can be efficiently realized without requiring experience.
【手続補正28】[Procedure amendment 28]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】図2[Correction target item name] Figure 2
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【図2】第1の実施の形態の監査管理システムにおける
計画段階から準備段階の内部監査データの流れ図、FIG. 2 is a flowchart of internal audit data from a planning stage to a preparation stage in the audit management system according to the first embodiment;
【手続補正29】[Procedure amendment 29]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】図3[Correction target item name] Figure 3
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【図3】第1の実施の形態の監査管理システムにおける
実施段階の内部監査データの流れ図、FIG. 3 is a flowchart of internal audit data in an execution stage in the audit management system according to the first embodiment;
【手続補正30】[Procedure amendment 30]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】図4[Correction target item name] Fig. 4
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【図4】第1の実施の形態の監査管理システムにおける
報告段階の内部監査データの流れ図、FIG. 4 is a flowchart of internal audit data at a reporting stage in the audit management system according to the first embodiment;
【手続補正31】[Procedure amendment 31]
【補正対象書類名】図面[Document name to be amended] Drawing
【補正対象項目名】図2[Correction target item name] Figure 2
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【図2】 FIG. 2
【手続補正書】[Procedure amendment]
【提出日】平成11年10月6日(1999.10.
6)[Submission Date] October 6, 1999 (1999.10.
6)
【手続補正1】[Procedure amendment 1]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】特許請求の範囲[Correction target item name] Claims
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【特許請求の範囲】[Claims]
【請求項1】 組織の品質システムの内部監査の監査項
目とそれに対応して発見される不適合事項の是正処置の
テンプレートを保持する不適合事例データベース手段
と、外部の不適合事例データベースシステムから前記不
適合事例データベース手段へ、任意の前記内部監査の監
査項目とそれに対応して発見される不適合事項の是正処
置のテンプレートを受信して導入するテンプレート受信
手段と、前記内部監査の処理の実行時に、前記不適合事
例データベース手段から、前記内部監査の監査項目とそ
れに対応して発見される不適合事項の是正処置のテンプ
レートを取り出して提示するテンプレート提示手段と、
前記内部監査の処理によって設定された監査項目とそれ
に対応して発見された不適合事項に対して決定された是
正処置を、新たなテンプレートとして選択的に前記不適
合事例データベース手段に導入するテンプレート追加手
段とを具備することを特徴とする監査管理システム。 1. A nonconformity case database means for holding an audit item of an internal audit of a quality system of an organization and a template for a corrective action of a nonconformity item found corresponding thereto, and a nonconformity case database from an external nonconformance case database system. Means, a template receiving means for receiving and introducing any of the audit items of the internal audit and a template of the corrective action of the nonconformity found corresponding thereto, and the nonconformity case database upon execution of the internal audit process Template presenting means for taking out and presenting a template of the corrective action of the audit item of the internal audit and the nonconformity found corresponding thereto from the means,
Template addition means for selectively introducing, as a new template, the nonconformity case database means, the audit item set by the internal audit process and the corrective action determined for the nonconformity found corresponding thereto, An audit management system comprising:
【請求項2】 前記テンプレート追加手段から前記不適
合事例データベース手段に新たに登録された前記内部監
査の監査項目とそれに対応して発見される不適合事項の
是正処置のテンプレートを選択的に、前記外部の不適合
事例データベースシステムへ送信するテンプレート送信
手段を備えたことを特徴とする請求項2記載の監査管理
システム。 2. An external audit item newly registered in the nonconformance case database means from the template addition means and a nonconformity correction template found corresponding thereto are selectively selected from the external 3. The audit management system according to claim 2, further comprising a template transmitting unit that transmits the template to the nonconforming case database system.
【請求項3】 前記テンプレートの受信または送信を電
子メールによって行うことを特徴とする請求項1または
2記載の監査管理システム。 3. A process according to claim 1, characterized in that the reception or transmission of the template performed by e-mail or
2. The audit management system according to 2 .
【請求項4】 組織の部門に対応する部門別のデータベ
ース群に対して個別にマネジメントレビューを実施する
ことを支援する機能を有する部門別マネジメントレビュ
ー処理支援手段と、該部門別マネジメントレビュー処理
支援手段により得られたマネジメントレビューの実施結
果を保持する部門別マネジメントレビューデータベース
手段と、各部門毎の前記部門別マネジメントレビューデ
ータベース手段内の各部門別マネジメントレビューの実
施結果に対して、上位部門に対応するマネジメントレビ
ューを実施することを支援する機能を有する上位部門マ
ネジメントレビュー処理支援手段と、該上位部門マネジ
メントレビュー処理支援手段により得られたマネジメン
トレビューの実施結果を保持する上位部門マネジメント
レビューデータベース手段とを具備することを特徴とす
る階層別レビューシステム。 4. A management review is individually performed on a database group for each department corresponding to a department of an organization.
Departmental management review processing support means having a function of supporting
And departmental management review database means for holding the execution result of the management review obtained Ri by the support means, for the implementation results of each sector management review of the departmental management review database means for each sector, higher An upper section management review processing support unit having a function of supporting the execution of a management review corresponding to a section, and an execution result of the management review obtained by the upper section management review processing support unit is held. A hierarchy-based review system comprising a higher-level department management review database means.
【請求項5】 品質記録を保持する品質記録データベー
ス手段と、各データベースの内容を直接、またはそれに
対してマネジメントレビュー処理支援手段の支援により
マネジメントレビューを実施して得られる実施結果を、
前記品質記録データベース手段に品質記録として登録す
る品質記録登録手段と、該品質記録データベースに登録
されている品質記録の中から廃棄対象となる品質記録を
抽出する廃棄対象抽出手段と、該抽出された廃棄対象と
なる品質記録に対して前記マネジメントレビュー処理支
援手段の支援によりさらにマネジメントレビューを実施
した結果を前記品質記録登録手段によって前記品質記録
データベース手段に新たな品質記録として登録する手段
とを具備することを特徴とする品質記録システム。 5. A quality record database means for holding a quality record, and an execution result obtained by executing a management review on the contents of each database directly or with the support of a management review processing support means. ,
A quality record registration means for registering the quality record in the quality record database means as a quality record; a discard target extraction means for extracting a quality record to be discarded from the quality records registered in the quality record database; It said against the target of discarding quality records management review process payments
Quality recording system characterized by comprising a means for registering the result of further conducted <br/> management reviews the aid of assistance means as a new quality recorded in the quality record database means by said quality records registration means .
【手続補正2】[Procedure amendment 2]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0018[Correction target item name] 0018
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0018】また、品質のマネジメントレビューを実施
するための階層別レビューシステムを、組織の部門に対
応する部門別のデータベース群に対して個別にマネジメ
ントレビューを実施することを支援する機能を有する部
門別マネジメントレビュー処理支援手段と、部門別マネ
ジメントレビュー処理支援手段により得られたマネジメ
ントレビューの実施結果を保持する部門別マネジメント
レビューデータベース手段と、各部門毎の部門別マネジ
メントレビューデータベース手段内の各部門別マネジメ
ントレビューの実施結果に対して、上位部門に対応する
マネジメントレビューを実施することを支援する機能を
有する上位部門マネジメントレビュー処理支援手段と、
上位部門マネジメントレビュー処理支援手段により得ら
れたマネジメントレビューの実施結果を保持する上位部
門マネジメントレビューデータベース手段とを具備する
構成とした。 A section having a function of supporting the implementation of a management review individually for a group of departmental databases corresponding to departments of an organization is provided by a hierarchical review system for performing a quality management review. br /> and management review processing support means Monbetsu, and departmental management review database means for holding the execution result of Manejime <br/> cement review obtained Ri by the departmental management review processing support means, division of each sector A function to support the execution of management reviews corresponding to higher-level departments based on the results of management reviews for each department in the separate management review database
The upper division management review processing support means,
Obtained by upper-level department management review processing support means
And a higher-level department management review database means for holding the results of the implemented management reviews.
【手続補正3】[Procedure amendment 3]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0020[Correction target item name] 0020
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0020】また、品質記録を管理するための品質記録
システムを、品質記録を保持する品質記録データベース
手段と、各データベースの内容を直接、またはそれに対
してマネジメントレビュー処理支援手段の支援によりマ
ネジメントレビューを実施して得られる実施結果を、品
質記録データベース手段に品質記録として登録する品質
記録登録手段と、品質記録データベースに登録されてい
る品質記録の中から廃棄対象となる品質記録を抽出する
廃棄対象抽出手段とを具備し、抽出された廃棄対象とな
る品質記録に対してマネジメントレビュー処理支援手段
の支援によりさらにマネジメントレビューを実施した結
果を品質記録登録手段によって品質記録データベース手
段に新たな品質記録として登録する構成とした。A quality record system for managing the quality record is managed by a quality record database means for holding the quality record and the contents of each database directly or in response to the support of the management review processing support means. The quality record registration means for registering the results of the management review as a quality record in the quality record database means, and the quality records to be discarded from the quality records registered in the quality record database. Means for extracting the discard target to be extracted, and a management review processing support means for the extracted quality records to be discarded.
It was configured to register as a new quality records Quality records database means via imaging <br/> result quality recording registration means further conducted management reviews the aid of.
【手続補正4】[Procedure amendment 4]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0022[Correction target item name] 0022
【補正方法】削除[Correction method] Deleted
【手続補正5】[Procedure amendment 5]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0023[Correction target item name] 0023
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0023】[0023]
【発明の実施の形態】本発明の請求項1記載の発明は、
組織の品質の内部監査の監査項目とそれに対応して発見
される不適合事項の是正処置のテンプレートを保持する
不適合事例データベース手段と、外部の不適合事例デー
タベースシステムから前記不適合事例データベース手段
へ、任意の前記内部監査の監査項目とそれに対応して発
見される不適合事項の是正処置のテンプレートを受信し
て導入するテンプレート受信手段と、前記内部監査の処
理の実行時に、前記不適合事例データベース手段から、
前記内部監査の監査項目とそれに対応して発見される不
適合事項の是正処置のテンプレートを取り出して提示す
るテンプレート提示手段と、前記内部監査の処理によっ
て設定された監査項目とそれに対応して発見された不適
合事項に対して決定された是正処置を、新たなテンプレ
ートとして選択的に前記不適合事例データベース手段に
導入するテンプレート追加手段とを含む監査管理システ
ムであり、不適合事項の是正処置をノウハウとして蓄積
し、それを参照して提示することにより是正処置の管理
を行うという作用を有する。DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION The invention of claim 1, wherein the present invention,
A non-conformance case database means for holding an audit item of an internal audit of an organization's quality and a template for a corrective action of a non-conformity item correspondingly detected, and an external non-conformance case database system to the non-conformance case database means, A template receiving means for receiving and introducing a template of an internal audit audit item and a corrective action of a nonconformity found corresponding thereto, and, when executing the internal audit process, from the nonconformity case database means,
A template presenting means for taking out and presenting the audit item of the internal audit and the template of the corrective action of the nonconformity found corresponding to the audit item, the audit item set by the internal audit process and the audit item found corresponding thereto An audit management system including a template addition means for selectively introducing a corrective action determined for a nonconformity item as a new template to the nonconformity case database means, and accumulating corrective action for the nonconformity item as know-how, It has the effect of managing corrective actions by presenting with reference to it.
【手続補正6】[Procedure amendment 6]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0024[Correction target item name] 0024
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0024】本発明の請求項2記載の発明は、請求項1
記載の監査管理システムにおいて、前記テンプレート追
加手段から前記不適合事例データベース手段に新たに登
録された前記内部監査の監査項目とそれに対応して発見
される不適合事項の是正処置のテンプレートを選択的
に、前記外部の不適合事例データベースシステムへ送信
するテンプレート送信手段を有するものであり、不適合
是正のノウハウを外部の共通データベースに送信して蓄
積するという作用を有する。According to the second aspect of the present invention, the first aspect is provided.
In the audit management system described in the above, the audit items of the internal audit newly registered in the nonconformity case database means from the template addition means and the template of the corrective action of the nonconformity found corresponding thereto are selectively selected, and It has a template transmitting means for transmitting to an external nonconformity case database system, and has an effect of transmitting and accumulating knowhow of nonconformity correction to an external common database.
【手続補正7】[Procedure amendment 7]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0025[Correction target item name] 0025
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0025】本発明の請求項3記載の発明は、請求項1
または2記載の監査管理システムにおいて、前記テンプ
レートの受信または送信を電子メールによって行うもの
であり、不適合是正のノウハウを人手を介さずに送受信
するという作用を有する。The invention according to claim 3 of the present invention, according to claim 1
Or In 2 audit management system according, the reception or transmission of the template are those carried out by e-mail, an effect that send and receive expertise incompatible remedied without human intervention.
【手続補正8】[Procedure amendment 8]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0026[Correction target item name] 0026
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0026】本発明の請求項4記載の発明は、組織の部
門に対応する部門別のデータベース群に対して個別にマ
ネジメントレビューを実施することを支援する機能を有
する部門別マネジメントレビュー処理支援手段と、該部
門別マネジメントレビュー処理支援手段により得られた
マネジメントレビューの実施結果を保持する部門別マネ
ジメントレビューデータベース手段と、各部門毎の前記
部門別マネジメントレビューデータベース手段内の各部
門別マネジメントレビューの実施結果に対して、上位部
門に対応するマネジメントレビューを実施することを支
援する機能を有する上位部門マネジメントレビュー処理
支援手段と、該上位部門マネジメントレビュー処理支援
手段により得られたマネジメントレビューの実施結果を
保持する上位部門マネジメントレビューデータベース手
段とを含む階層別レビューシステムであり、下位部門の
レビュー結果の上位部門でのレビューを支援してフィー
ドバックするという作用を有する。The invention according to claim 4 of the present invention has a function of supporting the execution of a management review individually for a department-specific database group corresponding to a department of an organization.
And sector management review processing support means for a departmental management review database means for holding the execution result of <br/> management review obtained Ri by to the site Monbetsu management review processing support means, the division of each sector for the implementation results of each sector management review another management review database means, supported to implement management reviews corresponding to the upper sector
High-level department management review process with support function
A hierarchy-based review system including support means and an upper-level department management review database means for holding the results of the management review obtained by the upper-level department management review processing support means ; It has the effect that feedback to support the review of the upper division.
【手続補正9】[Procedure amendment 9]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0027[Correction target item name] 0027
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0027】本発明の請求項5記載の発明は、品質記録
を保持する品質記録データベース手段と、各データベー
スの内容を直接、またはそれに対してマネジメントレビ
ュー処理支援手段の支援によりマネジメントレビューを
実施して得られる実施結果を、前記品質記録データベー
ス手段に品質記録として登録する品質記録登録手段と、
該品質記録データベースに登録されている品質記録の中
から廃棄対象となる品質記録を抽出する廃棄対象抽出手
段と、該抽出された廃棄対象となる品質記録に対して前
記マネジメントレビュー処理支援手段の支援によりさら
にマネジメントレビューを実施した結果を前記品質記録
登録手段によって前記品質記録データベース手段に新た
な品質記録として登録する手段とを具備する品質記録シ
ステムであり、品質記録の再レビューの支援と更新を行
うという作用を有する。According to a fifth aspect of the present invention, a quality record database means for holding a quality record and the contents of each database are subjected to management review directly or with the support of management review processing support means. Quality record registration means for registering the obtained execution result as a quality record in the quality record database means,
A discard target extraction unit for extracting a quality record to be discarded from the quality records registered in the quality record database; and a support of the management review processing support unit for the extracted quality record to be discarded. by a quality recording system comprising a means for registering the result of the management review further <br/> as a new quality recorded in the quality record database means by said quality records registration means, re-review of quality records It has the effect of providing support and updating.
【手続補正10】[Procedure amendment 10]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0030[Correction target item name] 0030
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0030】図1は、本発明の第1の実施の形態の監査
管理システムの概念図である。図1において、不適合事
例データベース11は、内部監査の監査項目と不適合事項
の是正処置のテンプレートを保持するデータベースであ
る。センターの不適合事例データベース12は、センター
に設けた内部監査の監査項目と不適合事項の是正処置の
テンプレートを保持するデータベースである。FIG. 1 is a conceptual diagram of an audit management system according to the first embodiment of the present invention. In FIG. 1, a nonconformity case database 11 is a database that holds audit items of internal audits and a template for corrective actions for nonconformities. The nonconformity case database 12 of the center is a database that holds the audit items of the internal audit provided in the center and a template of the corrective action of the nonconformity.
【手続補正11】[Procedure amendment 11]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0036[Correction target item name] 0036
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0036】内部監査の処理の終了後に、テンプレート
追加部17により不適合事例データベース11に新たに登録
された、内部監査の監査項目とそれに対応して発見され
た不適合事項の是正処置のテンプレートを、電子メール
によりテンプレート送信部15で送信し、センターの不適
合事例データベース12へ格納する。After the completion of the internal audit processing, the audit items of the internal audit newly registered in the nonconformity case database 11 by the template adding unit 17 and the template of the corrective action of the nonconformity found corresponding thereto are electronically copied. The template is transmitted by e-mail in the template transmitting unit 15 and stored in the nonconforming case database 12 of the center.
【手続補正12】[Procedure amendment 12]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0037[Correction target item name] 0037
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0037】次に、計画段階から準備段階における、内
部監査データの流れを、図2を参照しながら説明する。
配付先と年間スケジュールを決めて、内部監査の年間の
計画書を作成し、承認者に申請する。承認者は、計画書
の内容を確認し、承認または再提出を選択する。承認さ
れた計画書は配付先に送信される。Next, in the preparation stage from the planning stage, the inner
The flow of the department audit data will be described with reference to FIG.
Determine the distribution schedule and annual schedule, prepare an internal audit annual plan, and apply to the approver. The approver checks the contents of the plan and selects approval or resubmission. The approved plan is sent to the recipient.
【手続補正13】[Procedure amendment 13]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0043[Correction target item name] 0043
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0043】チェック項目および指摘事項の具体例を説
明する。例えば、チェック項目が、「管理している海外
法規を2種類選定し、最新版管理の手順を調査する」で
あり、指摘事項が、「IEC規格は管理外とのことであ
ったが、文書管理リストに含めている」ならば、不適合
となる。Specific examples of the check items and the points to be pointed out will be described. For example, if the check item is " Managed overseas
"Select two types of laws and regulations, and investigate the procedure for managing the latest version ", and point out that " IEC standards are out of control ."
However, it is included in the document management list . "
【手続補正14】[Procedure amendment 14]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0044[Correction target item name] 0044
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0044】また、チェック項目が、「認証業務の内容
を確認し、認証業務の結果の記録をどのように管理して
いるか調査する」であり、指摘事項が、「ライセンス受
領後の処理について、手順を文書化していない」なら
ば、不適合となる。The check item is " Contents of authentication work ".
And how to manage the record of certification results
Investigate whether the license is
If the procedure is not documented for the post- delivery process, it will be non-conforming.
【手続補正15】[Procedure amendment 15]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0045[Correction target item name] 0045
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0045】また、チェック項目が、「内部品質監査の
結果の報告を受けているか調査する」であり、指摘事項
が、「前回の内部品質監査の結果を確認したが、監査主
査ではないものが、是正内容を確認している」ならば、
不適合となる。The check item is “ Internal quality auditing ” .
The results are reported receiving or investigation are ", he pointed out that matters," but confirmed the results of previous internal quality audit, audit main
What is not an inspection is confirming the corrective action. "
Non-conforming.
【手続補正16】[Procedure amendment 16]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0046[Correction target item name] 0046
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0046】また、チェック項目が、「内部品質監査の
結果、不適合が発生しているか調査し、是正処置の実施
状況を確認する」であり、指摘事項が、「是正処置の報
告が、4月1日であり、4月20日までに手順書を改訂す
るとのことであるが、3月24日にすでに改訂済である」
ならば、不適合となる。The check item is " Internal quality audit " .
Investigate whether nonconformities have occurred as a result, and take corrective action
Check the situation '', and the pointed out item is `` Report of corrective action ''.
Notice is on April 1 and the procedure will be revised by April 20
It has already been revised on March 24. "
If so, it is non-conforming.
【手続補正17】[Procedure amendment 17]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0049[Correction target item name] 0049
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0049】ユーザーとセンターとの不適合是正処置情
報の共有のしくみについて説明する。監査実施時に、セ
ンターが持っている不適合事例データベースに、電子メ
ールなどを利用してアクセスし、監査チェック項目、発
見された不適合に対する是正方法を入手する。The mechanism for sharing the nonconformity corrective action information between the user and the center will be described. At the time of audit, the Failure database that the center has, accessed by using, for example, e-mail, audit check items, to obtain the correct method for the discovery nonconformity.
【手続補正18】[Procedure amendment 18]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0051[Correction target item name] 0051
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0051】ユーザー側で発見された不適合および是正
処置は、センター内の不適合事例データベースに、電子
メールなどにより登録される。この際に、送信されるデ
ータについては、フィルタをかけることにより、不必要
な情報の登録を抑えることができる。The nonconformity and corrective action found on the user side are registered by e-mail or the like in a nonconformity case database in the center. At this time, by filtering the data to be transmitted , registration of unnecessary information can be suppressed.
【手続補正19】[Procedure amendment 19]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0056[Correction target item name] 0056
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0056】図7は、本発明の第2の実施の形態の階層
別レビューシステムの概念図である。階層別レビューシ
ステムは、図7に示すように各部門ごとのデータベー
ス、部門別マネジメントレビューデータベース及び上位
部門マネジメントレビューデータベースと、部門別マネ
ジメントレビュー処理部22及び上位部門マネジメントレ
ビュー処理部24で構成されている。データベース構造と
しては、論理的階層構造にて実現している。各部門ごと
のデータベースには、品質システムを運用する上で、マ
ネジメントレビューが必要とされる文章が蓄積される。
図7において、データベース21は、各部門ごとのデータ
ベースである。部門別マネジメントレビュー処理部22
は、組織の部門に対応する部門別のデータベース群に対
して個別にマネジメントレビューを実施することを支援
する手段である。部門別マネジメントレビューデータベ
ース23は、部門別マネジメントレビュー処理部によるマ
ネジメントレビューの実施結果を保持する手段である。
上位部門マネジメントレビュー処理部24は、各部門毎の
部門別マネジメントレビューデータベース内の各部門別
マネジメントレビューの実施結果に対して、上位部門に
対応するマネジメントレビューを実施することを支援す
る手段である。上位部門マネジメントレビューデータベ
ース25は、上位部門マネジメントレビュー処理部のマネ
ジメントレビューによるマネジメントレビューの実施結
果を保持する手段である。FIG. 7 is a conceptual diagram of a hierarchical review system according to the second embodiment of the present invention. Review by hierarchy
The stem is a database for each department as shown in Fig. 7.
, Departmental management review database and top
Department management review database and department manager
Management review section 22 and the
The view processing unit 24 is configured. Database structure and
Therefore, it is realized by a logical hierarchical structure. For each department
Database of the quality management system
Texts that require a review are accumulated.
In FIG. 7, a database 21 is a database for each department. Departmental Management Review Processing Section 22
Helps to implement the individual management review to the departmental database group corresponding to the organization department of
It is a means to do. The section-specific management review database 23 is a means for holding the results of the management review performed by the section-specific management review processing unit.
The upper section management review processing section 24 supports the execution of the management review corresponding to the upper section with respect to the execution results of each section management review in the section-specific management review database for each section .
That is a means. The upper section management review database 25 is a means for retaining the results of the management review by the management review of the upper section management review processing section.
【手続補正20】[Procedure amendment 20]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0057[Correction target item name] 0057
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0057】上記のように構成された本発明の第2の実
施の形態の階層別レビューシステムの動作を、以下に説
明する。部門別マネジメントレビューデータベースに
は、部門別マネジメントレビュー処理部22により、各部
門ごとのデータベースから部門別マネジメントレビュー
対象情報及びレビューの実施結果が登録されるととも
に、各部門ごとのデータベースにもマネジメントレビュ
ーの実施結果が格納される。 The operation of the hierarchical review system according to the second embodiment of the present invention configured as described above will be described below. For departmental management review database
The departmental management review processing section 22
Departmental management review from database for each gate
The target information and the results of the review are registered.
In addition, management reviews are also performed in the database for each department.
Is stored.
【手続補正21】[Procedure amendment 21]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0058[Correction target item name] 0058
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0058】上位部門マネジメントレビューデータベー
スには、上位部門マネジメントレビュー処理部24によ
り、部門別マネジメントレビューデータベースから上位
部門マネジメントレビュー対象情報及びレビューの実施
結果が登録されるとともに、各部門ごとのデータベース
にもマネジメントレビューの実施結果が格納される。 The upper section management review database
The management review processing section 24
From the departmental management review database
Information on department management reviews and implementation of reviews
The results are registered and a database for each department
The result of the management review is also stored.
【手続補正22】[Procedure amendment 22]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0060[Correction target item name] 0060
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0060】次に、階層別レビュー実施支援機能につい
て、図9を参照しながら説明する。ステップ1では、各
部門ごとのデータベースに蓄積した情報のうち部門見直
しに必要な情報が議題として登録される。ステップ2で
は、ステップ1で登録された情報(議題)を基に、部門
別見直し会議を行うための開催通知を作成するととも
に、関係者に通知する。開催通知には、日時、場所、参
加者、議題を記載する。検討すべき議題を登録済みの情
報から選択する方式と、新規に議題として登録する方式
を支援する。 Next, a review support function for each tier will be described.
This will be described with reference to FIG. In Step 1, each
Review departments from the information stored in the database for each department
The necessary information is registered as an agenda item. In step 2, based on the information (agenda) registered in step 1, the department
Create a notice to hold another review meeting
Then, notify the relevant parties. The date and time, location,
Participants, describe the agenda. Information on registered agenda items to be considered
Method to select from information, and method to register as new agenda
To help.
【手続補正23】[Procedure amendment 23]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0061[Correction target item name] 0061
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0061】ステップ3では、各議題ごとの検討結果の
入力管理を支援する。結果に応じて関係部署への指示コ
メントを通知できる機能を有している。会議終了後、各
議題ごとに検討結果を入力する。部門責任者は各議題の
検討結果について、必要な場合には指示やコメントを出
すことができる。すべての議題について検討結果を入力
し、指示コメントを出した後、部門責任者は見直し会議
を完了させる。ステップ4では、部門別見直し会議の結
果を、上位マネジメントレビューのための情報として提
供して支援する。支援機能の内容としては、ステップ3
と同様である。部門別見直し会議(一次レビュー)の結
果は、マネジメントレビューの資料として活用する。経
営者は、各部門からあげられてきたレビュー結果に基づ
き、マネジメントレビューを行う。マネジメントレビュ
ーの開催手順は、部門見直し会議の手順と同様に行い、
結果は各部門へ提出される。In step 3, the examination results for each agenda item are
Support input management. Instructions to related departments according to the results
It has a function that can notify you After the meeting, enter the examination results for each agenda item. Division managers can give instructions and comments on the results of each agenda item as necessary. After inputting the results of the review on all the agenda items and giving instructions and comments, the division manager completes the review meeting. In Step 4, the conclusion of the departmental review meeting
Results as information for higher management reviews.
Provide support. Step 3
Is the same as The results of the departmental review meeting (primary review) will be used as management review material. The management performs a management review based on the review results given by each department. The procedure for holding the management review is the same as that for the department review meeting.
The results are submitted to each department.
【手続補正24】[Procedure amendment 24]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0062[Correction target item name] 0062
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0062】階層別レビューシステムの機能を説明す
る。基本的には、他のデータベースの情報をまとめた形
式で登録できるように、それぞれのフォーマットを準備
することを主な機能とし、各データベースで一定の条件
が揃うことによりマネジメントレビューデータベースに
自動登録される。各部門ごとのデータベースに蓄積した
情報から議題として登録される情報には、以下に示す
〜があり、トリガーの項目に示されたタイミングでマ
ネジメントレビューデータベースに登録される。 The function of the hierarchical review system will be described. Basically, the main function is to prepare each format so that information from other databases can be registered in a consolidated format, and automatically registered in the management review database when certain conditions are met in each database. You. Stored in the database for each department
Information registered as agenda from information includes the following
And trigger at the timing indicated in the trigger item.
Registered in the management review database.
【手続補正25】[Procedure amendment 25]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0072[Correction target item name] 0072
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0072】上記のように、本発明の第2の実施の形態
では、階層別レビューシステムを、部門別のデータベー
ス群と、部門別マネジメントレビュー処理部と、部門別
マネジメントレビューデータベースと、上位部門マネジ
メントレビュー処理部と、上位部門マネジメントレビュ
ーデータベースとを備えた構成としたので、下位部門の
レビュー結果を上位部門でレビュー議題とする機能によ
り、組織構造に即した効率的なレビュー支援を行うこと
ができる。As described above, in the second embodiment of the present invention, the hierarchy-based review system includes a department-based database group, a department-based management review processing unit, a department-based management review database, and a higher-level department management. A review processing unit and a higher-level department management review database are provided, so that the function of setting the review results of lower-level departments as review agendas in the higher-level departments allows for efficient reviews that match the organizational structure. Can provide assistance .
【手続補正26】[Procedure amendment 26]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0074[Correction target item name]
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0074】図10は、本発明の第3の実施の形態の品質
記録システムの概念図である。図10において、データベ
ース31は、各部門ごとのデータベースである。品質記録
データベース32は、品質記録として情報を保持するデー
タベースである。品質記録登録部33は、各データベース
の内容を直接、またはそれに対してマネジメントレビュ
ー処理部35の支援によりマネジメントレビューを実施し
て得られる実施結果を、品質記録データベースに品質記
録として登録する機能を有する手段である。廃棄対象抽
出部34は、品質記録データベースに登録されている品質
記録の中から廃棄対象となる品質記録を抽出する機能を
有する手段である。マネジメントレビュー処理部35は、
抽出された廃棄対象となる品質記録に対してマネジメン
トレビューを実施することを支援し、その実施結果を品
質記録登録部によって品質記録データベースに新たな品
質記録として登録する機能を有する手段である。 FIG. 10 is a conceptual diagram of a quality recording system according to the third embodiment of the present invention. In FIG. 10, a database 31 is a database for each department. The quality record database 32 stores data that holds information as a quality record.
It is a base. Quality records registration unit 33, each database
The management review directly or
-A management review was conducted with the support of the processing unit 35.
The performance results obtained from the
This is a means that has the function of registering as a record. The discard target extraction unit 34 has a function of extracting a quality record to be discarded from the quality records registered in the quality record database.
Is a means to have. The management review processing unit 35
The management records against the quality records
Support the implementation of the review
New items in the quality record database by the quality record registration unit
This means has the function of registering as a quality record.
【手続補正27】[Procedure amendment 27]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0075[Correction target item name] 0075
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0075】上記のように構成された本発明の第3の実
施の形態の品質記録システムの動作について、以下に説
明する。データベース31には、各部門ごとのデータが格
納されている。品質記録登録部33では、各データベース
31の内容を直接、品質記録データベース32に品質記録と
して登録する。廃棄対象抽出部34では、品質記録データ
ベース32に登録されている品質記録の中から廃棄対象と
なる品質記録を抽出する。マネジメントレビュー処理部
35では、各データベース31の内容と抽出された廃棄対象
となる品質記録に対してマネジメントレビューを実施す
ることを支援し、その実施結果を、品質記録登録部33に
よって品質記録データベース32に新たな品質記録として
登録する。The operation of the quality recording system according to the third embodiment of the present invention configured as described above will be described below. The database 31 stores data for each department. In the quality record registration unit 33, each database
The content of 31 is directly registered in the quality record database 32 as a quality record. The discard target extraction unit 34 extracts a quality record to be discarded from the quality records registered in the quality record database 32. Management Review Processing Department
In 35, a management review is performed on the contents of each database 31 and the extracted quality records to be discarded .
The registration result is registered as a new quality record in the quality record database 32 by the quality record registration unit 33.
【手続補正28】[Procedure amendment 28]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0076[Correction target item name] 0076
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0076】品質記録データの流れについて、図11を用
いて説明する。ステップ1では、各データベースに登録
された品質記録としての情報が、品質記録データベース
32に蓄積される。各データベース以外の情報を、新規に
品質記録として登録する機能も有する。品質記録には、
区分、担当者、保管日、廃棄予定日、保管場所、保管期
限を保持する。 FIG. 11 is used for the flow of the quality record data.
Will be described. In step 1, register in each database
The information as a quality record is stored in the quality record database.
Stored in 32. New information other than each database
It also has a function to register as a quality record. Quality records include:
Category, person in charge, storage date, scheduled disposal date, storage location, storage period
Limit.
【手続補正29】[Procedure amendment 29]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0077[Correction target item name] 0077
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0077】ステップ2では、保管している記録が、登
録時に設定された廃棄予定日の1ヶ月前になると、自動
的に「廃棄対象」の区分に移行更新される。同時に、保
管担当者に対して廃棄1ヶ月前であることをメールにて
通知する。廃棄対象の品質記録は、「廃棄」としての入
力がされることにより、「廃棄対象」から「廃棄」の品
質記録データに移行する。この更新情報を基に廃棄報告
書を作成する。ステップ3では、廃棄報告書を見直し会
議の議題として、マネジメントレビューデータベースに
登録する。このレビュー結果を入力することにより、見
直し会議議事録として品質記録データベースに登録され
る。 In step 2, when the stored record is one month before the scheduled destruction date set at the time of registration, it is automatically shifted to the classification of "disposal target" and updated . At the same time, by e-mail that it is prior to disposal 1 month for the store personnel
Notify . Quality records to be discarded are entered as
With the help of the power, products from “disposal target” to “disposal”
Shift to quality record data. Discard report based on this updated information
Create a letter. In step 3, the disposal report is registered in the management review database as the subject of the review meeting. By entering the review results,
Registered in the quality record database as minutes
You.
【手続補正30】[Procedure amendment 30]
【補正対象書類名】明細書[Document name to be amended] Statement
【補正対象項目名】0078[Correction target item name] 0078
【補正方法】変更[Correction method] Change
【補正内容】[Correction contents]
【0078】品質記録データベースの動作例について説
明する。システム上で入力された情報および紙などで保
管されている文書について、品質記録としてデータベー
ス内で管理する。登録する際に、あるトリガーをもとに
各データベースより品質記録データベースに自動登録さ
れる。以下に、品質記録の対象となる各データベースご
との文書およびトリガーの例をあげる。 An operation example of the quality record database will be described. Information entered on the system and documents stored in paper or the like are managed in a database as quality records. Upon registration, each database is automatically registered in the quality record database based on a certain trigger. The following is a description of each database subject to quality records.
Here are some examples of documents and triggers:
Claims (6)
監査項目の設定とそれに対応して発見された不適合事項
の是正処置の管理を行なう監査管理システムと、品質シ
ステムのマネジメントレビューを実施する階層別レビュ
ーシステムと、品質記録を管理する品質記録システムと
を具備することを特徴とするマネジメント支援システ
ム。Claims: 1. An audit management system for setting audit items in an internal audit of an organization's quality system and managing corrective actions for nonconformities found in response thereto, and a hierarchical review for performing a quality system management review. A management support system comprising a system and a quality record system for managing quality records.
目とそれに対応して発見される不適合事項の是正処置の
テンプレートを保持する不適合事例データベース手段
と、外部の不適合事例データベースシステムから前記不
適合事例データベース手段へ、任意の前記内部監査の監
査項目とそれに対応して発見される不適合事項の是正処
置のテンプレートを受信して導入するテンプレート受信
手段と、前記内部監査の処理の実行時に、前記不適合事
例データベース手段から、前記内部監査の監査項目とそ
れに対応して発見される不適合事項の是正処置のテンプ
レートを取り出して提示するテンプレート提示手段と、
前記内部監査の処理によって設定された監査項目とそれ
に対応して発見された不適合事項に対して決定された是
正処置を、新たなテンプレートとして選択的に前記不適
合事例データベース手段に導入するテンプレート追加手
段とを具備することを特徴とする監査管理システム。2. A nonconformity case database means for holding an audit item of an internal audit of a quality system of an organization and a template for a corrective action of a nonconformity item found corresponding thereto, and a nonconformity case database from an external nonconformance case database system. Means, a template receiving means for receiving and introducing any of the audit items of the internal audit and a template of the corrective action of the nonconformity found corresponding thereto, and the nonconformity case database upon execution of the internal audit process Template presenting means for taking out and presenting a template of the corrective action of the audit item of the internal audit and the nonconformity found corresponding thereto from the means,
Template addition means for selectively introducing, as a new template, the nonconformity case database means, the audit item set by the internal audit process and the corrective action determined for the nonconformity found corresponding thereto, An audit management system comprising:
合事例データベース手段に新たに登録された前記内部監
査の監査項目とそれに対応して発見される不適合事項の
是正処置のテンプレートを選択的に、前記外部の不適合
事例データベースシステムへ送信するテンプレート送信
手段を備えたことを特徴とする請求項2記載の監査管理
システム。3. An external audit item newly registered in the nonconformance case database means from the template adding means and a nonconformity corrective template found corresponding thereto are selectively selected from the external 3. The audit management system according to claim 2, further comprising a template transmitting unit that transmits the template to the nonconforming case database system.
子メールによって行なうことを特徴とする請求項2、3
記載の監査管理システム。4. The apparatus according to claim 2, wherein the template is received or transmitted by electronic mail.
Audit management system described.
ース群に対して個別にマネジメントレビューを実施する
部門別マネジメントレビュー処理手段と、該部門別マネ
ジメントレビュー処理手段によるマネジメントレビュー
の実施結果を保持する部門別マネジメントレビューデー
タベース手段と、各部門毎の前記部門別マネジメントレ
ビューデータベース手段内の各部門別マネジメントレビ
ューの実施結果に対して、上位部門に対応するマネジメ
ントレビューを実施する上位部門マネジメントレビュー
処理手段と、該上位部門マネジメントレビュー処理手段
のマネジメントレビューによるマネジメントレビューの
実施結果を保持する上位部門マネジメントレビューデー
タベース手段とを具備することを特徴とする階層別レビ
ューシステム。5. A divisional management review processing means for individually performing a management review on a divisional database group corresponding to a division of an organization, and holding a result of the management review by the divisional management review processing means. Department-based management review database means, and upper-level department management review processing means for performing a management review corresponding to a higher-level department with respect to the execution result of each department management review in the department-based management review database means for each department. And a higher-level department management review database means for holding a result of the management review by the higher-level department management review processing means.
ス手段と、各データベースの内容を直接、またはそれに
対してマネジメントレビュー処理手段においてマネジメ
ントレビューを実施して得られる実施結果を、前記品質
記録データベース手段に品質記録として登録する品質記
録登録手段と、該品質記録データベースに登録されてい
る品質記録の中から廃棄対象となる品質記録を抽出する
廃棄対象抽出手段と、該抽出された廃棄対象となる品質
記録に対して前記マネジメントレビュー処理手段におい
てさらにマネジメントレビューを実施し、その実施結果
を前記品質記録登録手段によって前記品質記録データベ
ース手段に新たな品質記録として登録する手段とを具備
することを特徴とする品質記録システム。6. A quality record database means for holding a quality record, and an execution result obtained by executing a management review on the contents of each database directly or by a management review processing means on the quality record database means, to the quality record database means. Quality record registration means for registering as a quality record, discard target extraction means for extracting a quality record to be discarded from the quality records registered in the quality record database, and the extracted quality record to be discarded Means for performing a management review further in the management review processing means, and registering the execution result as a new quality record in the quality record database means by the quality record registration means. Recording system.
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP25033198A JP2000067113A (en) | 1998-08-21 | 1998-08-21 | Management support system |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP25033198A JP2000067113A (en) | 1998-08-21 | 1998-08-21 | Management support system |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2000067113A true JP2000067113A (en) | 2000-03-03 |
Family
ID=17206334
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP25033198A Pending JP2000067113A (en) | 1998-08-21 | 1998-08-21 | Management support system |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JP2000067113A (en) |
Cited By (4)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2001350910A (en) * | 2000-06-08 | 2001-12-21 | Csk Corp | Auditing system and method, and computer readable recording medium with program for the sames recorded thereon |
JP5751376B1 (en) * | 2014-09-17 | 2015-07-22 | 富士ゼロックス株式会社 | Information processing apparatus and information processing program |
JP2018036692A (en) * | 2016-08-29 | 2018-03-08 | シスメックス株式会社 | Information processor for management of correction processing in clinical laboratory, method and computer program |
CN112308527A (en) * | 2020-11-04 | 2021-02-02 | 内蒙古电力(集团)有限责任公司内蒙古电力科学研究院分公司 | Management system for laboratory certification qualification |
-
1998
- 1998-08-21 JP JP25033198A patent/JP2000067113A/en active Pending
Cited By (4)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2001350910A (en) * | 2000-06-08 | 2001-12-21 | Csk Corp | Auditing system and method, and computer readable recording medium with program for the sames recorded thereon |
JP5751376B1 (en) * | 2014-09-17 | 2015-07-22 | 富士ゼロックス株式会社 | Information processing apparatus and information processing program |
JP2018036692A (en) * | 2016-08-29 | 2018-03-08 | シスメックス株式会社 | Information processor for management of correction processing in clinical laboratory, method and computer program |
CN112308527A (en) * | 2020-11-04 | 2021-02-02 | 内蒙古电力(集团)有限责任公司内蒙古电力科学研究院分公司 | Management system for laboratory certification qualification |
Similar Documents
Publication | Publication Date | Title |
---|---|---|
US7231354B1 (en) | Method, apparatus, and computer-readable medium for administering the implementation of product change notices | |
US7640165B2 (en) | Web based methods and systems for managing compliance assurance information | |
US7548881B2 (en) | Systems and methods for producing documentary credit and conforming shipping documents | |
US6154753A (en) | Document management system and method for business quality modeling | |
US7054823B1 (en) | Clinical trial management system | |
US8880436B2 (en) | Automation system and method for a web-based implementation portal | |
US20090125359A1 (en) | Integrating a methodology management system with project tasks in a project management system | |
US20080040207A1 (en) | Method and system for gathering and disseminating quality performance and audit activity data in an extended enterprise environment | |
US20020099638A1 (en) | Method and system for electronically communicating with suppliers, such as under an electronic auction | |
CA2894046A1 (en) | Method and system for technology risk and control | |
US20080162226A1 (en) | System and storage medium for providing an end-to-end business process for electronic supplier qualification and quality management | |
US20070078701A1 (en) | Systems and methods for managing internal controls with import interface for external test results | |
JP2000067113A (en) | Management support system | |
KR20110003126A (en) | Project management method using activity based project management system | |
KR20180065120A (en) | Equipment and materials quality inspection control system and control method thereof | |
US20130046583A1 (en) | Method and system for enterprise audit | |
JP2005228051A (en) | Inheritance task support system | |
Myhrberg | A practical field guide for AS9100C | |
Board | Tank waste remediation system characterization project quality policies | |
US20060004687A1 (en) | Web-based event correction and prevention system | |
Iqbal et al. | Forward Engineering Completeness for Software by Using Requirements Validation Framework (S). | |
Myhrberg et al. | A Practical Field Guide for ISO 13485: 2016: Medical Devices--Quality Management Systems--Requirements for Regulatory Purposes | |
WO2001008004A2 (en) | A system, method and article of manufacture for determining capability levels of a monitoring process area for process assessment purposes in an operational maturity investigation | |
Meacham et al. | Adaptation of the NWM Cloud Environment for an ISF Project | |
Yusof | A quality system assessment on an electrical contracting companybased on BS 5750 |