JP2000057066A - 電子メールによる質問自動応答システムおよび電子メールによる質問自動応答方法 - Google Patents

電子メールによる質問自動応答システムおよび電子メールによる質問自動応答方法

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JP2000057066A
JP2000057066A JP10219398A JP21939898A JP2000057066A JP 2000057066 A JP2000057066 A JP 2000057066A JP 10219398 A JP10219398 A JP 10219398A JP 21939898 A JP21939898 A JP 21939898A JP 2000057066 A JP2000057066 A JP 2000057066A
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Japan
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mail
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Hiroaki Shiba
博昭 柴
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NEC Corp
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 製品カタログやWWW等による情報提供内容に
関する質問・回答を電子メールを使用して行う場合にお
いて、受信した質問内容を自動的に解読し、自動的に電
子メールで返信する電子メールによる質問自動応答方法
およびその装置を提供する。 【解決手段】電子メールを使用して質問・回答を行う電
子メール送受信部11と、受信した質問内容を解読する
電子メール解読部13と、この解読内容に基づき、回答
データ蓄積部17中に適切な回答が蓄積されているか否
かを検索する回答検索部16と、回答データがある場合
は制御部14からの指示により回答データを含む電子メ
ールを作成する回答作成部12と、回答データが無い場
合は電子メール表示部15の表示に基づき、新回答デー
タを入力作成して、回答データ蓄積部17に蓄積する回
答入力部18とを備えている。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、製品カタログやWW
W(World Wide Web)等による提供情報の内容に関する質
問・回答を電子メールを使用して行う場合、受信された
質問内容を自動的に解読し、自動的に回答を送信するシ
ステムおよびその方法に関する。
【0002】
【従来の技術】従来、データベースを管理するソフトウ
ェア(DBMS)には質問(=問い合わせ)処理機能が
あり、ユーザが発してきたデータベースアクセス要求を
効率よく処理する方法が開発されてきた。しかしながら
本発明が係わる製品カタログやWWW等による情報提供内
容に関する質問・回答を電子メールを使用して行う場合
においては、例えば同じ内容の質問が異なる質問者から
頻繁に送信されることが多く、これに対して、回答者は
同じ回答を作成し返信しなければならないとか、数多い
電子メールに対する回答を即座に行わなければならない
ような場合には複数人で対応するといったことが考えら
れるが、本格的に対応する質問応答装置は見あたらなか
った。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】上述のごとく、製品カ
タログやWWW等による提供情報の内容に関する質問・回
答を電子メールを使用して行う場合においては、同じ内
容の質問が異なる質問者から頻繁に送信されることが多
く、これに対して、回答者は同じ回答を作成し返信しな
ければならないとか、数多い電子メールに対する回答を
即座に行わなければならないとか、作業としては同じ回
答を返信することが多く作業効率が悪いといった問題が
出てくるとか、また、過去に無い異なる質問が来た場合
で複数の回答者で対応している場合は同じ該回答を送信
するために回答者同士で該回答を統一しておく必要があ
るとか、電子メールによる迅速な回答には複数人による
作業が必要となってしまうとか、解決すべき多くの課題
があった。本発明は、これらの問題を解決するため、す
でに蓄積された回答をデータベースとして持ち、質問者
からの電子メールを解読して回答を選択し、自動的に該
回答を送信し、新たな質問に対しても新回答を蓄積可能
とする手段を持つ方式を提供する。
【0004】
【課題を解決するための手段】請求項1に記載の発明
は、提供情報の内容に関し電子メールを使用して質問・
回答を行うに当たり、受信した質問内容を自動的に解読
し、該質問に対してあらかじめ蓄積された回答を自動的
に電子メールで返信する機能を持ち、また、あらかじめ
蓄積された回答の中に該質問に対して適した回答がない
場合には該質問を回答者に通知して新回答を蓄積させ回
答データを充実させ、該新回答を自動的に返信する機能
を持つ電子メールによる質問自動応答システムにおい
て、商用インターネットあるいはイントラネットと接続
され、電子メールの受信や送信を行う電子メール送受信
部と、電子メールによる質問に対する回答データを蓄積
している回答データ蓄積部と、電子メールによる質問内
容を解読する機能を備え、解読した結果を回答検索部に
転送する電子メール解読部と、前記電子メール解読部に
おいて解読された結果に基づいて、上記回答データ蓄積
部に蓄積された回答データから回答を選択する回答検索
部と、上記回答検索部から回答データの有無の伝達を受
けて、回答データがある場合は回答作成部に対して該回
答が入力された電子メールを作成するよう指示し、回答
データが無い場合は、該質問内容が記述された電子メー
ルを表示するよう電子メール表示部に対して指示を行う
制御部と、上記電子メール作成の指示に基づき回答を作
成する回答作成部と、上記電子メール表示部の表示に基
づき、新回答データを作成し、上記回答データ蓄積部に
蓄積する回答入力部と、を具備することを特徴としてい
る。請求項2に記載の発明は、電子メールを使用して質
問・回答を行う電子メール送受信部と、受信した質問内
容を解読する電子メール解読部と、この解読内容に基づ
き回答データ蓄積部中に該当する適切な回答が蓄積され
ているか否かを検索する回答検索部と、回答データがあ
る場合は制御部からの指示により回答データを含む電子
メールを作成する回答作成部と、回答データが無い場合
は電子メール表示部の表示に基づき新回答データを入力
作成して回答データ蓄積部に蓄積する回答入力部とを備
えている電子メールによる質問自動応答システムの応答
方法において、商用インターネットあるいはイントラネ
ットを経由して質問者から電子メールを受信する過程
と、該電子メールの質問の内容を解読する過程と、上記
の質問内容の解読に基づき、蓄積された回答データの検
索を行う過程と、該当する回答データが蓄積されている
場合は、該蓄積データをもとにして、質問者に回答を作
成する過程と、回答データがない場合には、回答者が回
答を入力し、該回答を蓄積し、再度回答検索して回答を
作成する過程と、作成された回答は電子メールとして質
問者に返信される過程と、を有することを特徴としてい
る。請求項3に記載の発明は、請求項2に記載の電子メ
ールによる質問自動応答システムの応答方法において、
商用インターネットあるいはイントラネットを経由して
質問者から発信される電子メールの内容が質問以外の項
目、例えば新サービスの提供の要望、新製品の提供の要
望などに関わる場合、該要望は電子メール表示部の表示
により回答者に伝達され、回答者から回答されることを
特徴としている。
【0005】
【発明の実施の形態】図1は本発明の電子メールによる
質問自動応答装置の構成ブロック図を示す。本発明の装
置は電子メール送受信部11、回答作成部12、電子メ
ール解読部13、制御部14、電子メール表示部15、
回答検索部16、回答データ蓄積部17、回答入力部1
8とを備えている。
【0006】以下図1を使って各部の機能を説明する。
電子メール送受信部11は商用インターネットあるいは
イントラネットと接続されており電子メールの受信や回
答作成部12で作成された電子メールの送信を行う。電
子メール解読部13は、質問内容を解読する機能を備
え、解読した結果を回答検索部16に転送する。回答検
索部16は、該解読した結果をもとに回答データ蓄積部
17に蓄積された回答データから回答を選択する。回答
データがある場合は回答検索部16は、制御部14に回
答があることを伝達し、該制御部14は該回答作成部1
2に対して該回答が入力された電子メールを作成するよ
う指示する。回答データが無い場合は、制御部14は該
質問内容が記述された電子メールを電子メール表示部1
5に対して表示するよう指示する。該電子メール表示部
15を見た回答者は回答入力部18を使って該質問に対
する新回答データを作成する。該回答入力部18は該新
回答データを該回答データ蓄積部17に蓄積を行う。該
回答データ蓄積部17は該新回答データが蓄積された事
を制御部14に報告すると該制御部14は回答検索部1
6に対して再度該質問に対する回答の検索を行うよう指
示を行う。この時、該新回答が蓄積されているので回答
検索部16は該制御部14に対して該質問に対する該新
回答がある事を通知する。これによって、該新回答が同
じく該回答作成部12にて作成され該電子メール送受信
部を介して質問者に送信される。
【0007】次に、図2のフローチャートを参照して本
実施例の動作について説明する。質問者からの電子メー
ルを受信すると(ステップ21)、電子メール解読部1
3で質問の内容を解読する(ステップ22)。次に回答
検索部16により回答データ蓄積部17に蓄積された回
答データの検索が行われる(ステップ23)。回答デー
タの有無によって該当する回答データが蓄積されている
か判断を行う(ステップ24)。該当する回答データが
蓄積されている場合は蓄積されたデータに基づき回答作
成部12にて質問者に回答を作成する(ステップ2
5)。回答が無い場合には、回答入力部18から回答者
の入力を行い(ステップ29)、該回答を回答データ蓄
積部17に蓄積する(ステップ28)。この場合、再
度、質問に対する回答検索を行い(ステップ23)、回
答データの有無を検索し(ステップ24)、回答がある
ことを確認してから回答作成を行う(ステップ25)。
回答は回答作成部12で作成され、電子メール送信にて
質問者に返信される(ステップ26)。この時、質問者
の電子メールアドレスについては、通常、送信されてき
た電子メールにその発信元のアドレスが記述されている
ため該アドレスによって返信を行う。
【0008】上述した実施例においては、電子メール解
読部13では電子メールによる質問内容を解読する手段
として説明したが、電子メールによる問い合わせは質問
ばかりとは限らず、例えばこんなサービスを提供して欲
しいとかこんな製品を提供して欲しいといった要望にか
んする問い合わせも想定される。このような場合にも、
同様の処理方法により回答検索部16で回答がない旨の
情報を制御部で受けると電子メール表示部15に表示さ
れるため回答者に該要望を伝達することが可能となるた
め質問に対する回答を行うだけではないことも特徴とし
てあげられる。
【0009】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
製品カタログやWWW(World Wide Web)等による情報提供
内容に関する質問・回答を電子メールを使用して行う場
合において、受信された質問内容を自動的に解読し、該
質問に対してあらかじめ蓄積された回答を自動的に電子
メールで送信することができ、またあらかじめ蓄積され
た回答の中に該質問に対して適した回答が無い場合に
は、新回答を入力、蓄積させて回答データを充実させ、
該新回答を自動的に送信することが可能である。これに
よって回答者の人数や回答に携わる作業を削減できる効
果がある。また、質問者に対しても迅速な回答が望める
といった効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明の電子メールによる質問自動応答シス
テムの構成を示すブロック図である。
【図2】 本発明の電子メールによる質問自動応答シス
テムの動作を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
11…電子メール送受信部 12…回答作
成部 13…電子メール解読部 14…制御部 15…電子メール表示部 16…回答検
索部 17…回答データ蓄積部 18…回答入
力部

Claims (3)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 提供された情報の内容に関し、電子メー
    ルを使用して質問・回答を行うに当たり、受信した質問
    内容を自動的に解読し、該質問に対してあらかじめ蓄積
    された回答の中から該当する回答を自動的に電子メール
    で返信する機能を持ち、また、蓄積された回答の中に該
    質問に対して適した回答がない場合には該質問を回答者
    に通知して新回答を蓄積させ、該新回答を自動的に返信
    する機能を持つ電子メールによる質問自動応答システム
    において、 商用インターネットあるいはイントラネットと接続さ
    れ、電子メールの受信や送信を行う電子メール送受信部
    と、 電子メールによる質問に対する回答データを蓄積してい
    る回答データ蓄積部と、 前記電子メールによる質問内容を解読する機能を備え、
    解読した結果を回答検索部に転送する電子メール解読部
    と、 前記電子メール解読部において解読された結果に基づい
    て、上記回答データ蓄積部に蓄積された回答データから
    回答を選択する回答検索部と、 上記回答検索部から回答データの有無の伝達を受けて、
    回答データがある場合は回答作成部に対して該回答が入
    力された電子メールを作成するよう指示し、回答データ
    が無い場合は、電子メール表示部に対して該質問内容が
    記述された電子メールを表示するよう指示する制御部
    と、 上記電子メール作成の指示に基づき回答を作成する回答
    作成部と、 上記電子メール表示部の表示に基づき、新回答データを
    作成し、上記回答データ蓄積部に蓄積する回答入力部
    と、を具備することを特徴とする電子メールによる質問
    自動応答システム。
  2. 【請求項2】 電子メールを使用して質問・回答を行う
    電子メール送受信部と、受信した質問内容を解読する電
    子メール解読部と、この解読内容に基づき回答データ蓄
    積部中に該当する適切な回答が蓄積されているか否かを
    検索する回答検索部と、回答データがある場合は制御部
    からの指示により回答データを含む電子メールを作成す
    る回答作成部と、回答データが無い場合は電子メール表
    示部の表示に基づき新回答データを入力作成して回答デ
    ータ蓄積部に蓄積する回答入力部とを備えている電子メ
    ールによる質問自動応答システムの応答方法において、
    商用インターネットあるいはイントラネットを経由して
    質問者から電子メールを受信する過程と、 該電子メールの質問の内容を解読する過程と、 上記の質問内容の解読に基づき、蓄積された回答データ
    の検索を行う過程と、 該当する回答データが蓄積されている場合は、該蓄積デ
    ータをもとにして、質問者に回答を作成する過程と、 回答データがない場合には、回答者が回答を入力し、該
    回答を蓄積し、再度回答検索して回答を作成する過程
    と、 作成された回答は電子メールとして質問者に返信される
    過程と、を有することを特徴とする電子メールによる質
    問自動応答方法。
  3. 【請求項3】 商用インターネットあるいはイントラネ
    ットを経由して質問者から発信される電子メールの内容
    が質問以外の項目、例えば新サービス提供の要望、新製
    品提供の要望などに関わる場合、該要望は電子メール表
    示部の表示により回答者に伝達され、回答者から回答さ
    れることを特徴とする請求項2に記載の電子メールによ
    る質問自動応答方法。
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Effective date: 20010717