FR2740581A1 - Computer system for expenses management e.g. at service station, hotel or restaurant - Google Patents
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Abstract
Description
PROCEDE ET SYSTEME DE GESTION DE DEPENSES
L'invention concerne un procédé et un système de gestion des dépenses réalisées par au moins une personne.EXPENDITURE MANAGEMENT METHOD AND SYSTEM
The invention relates to a method and a system for managing the expenses incurred by at least one person.
ETAT DE LA TECHNIOUE
Les dépenses telles que les frais de déplacement réalisés par certaines personnes amenées à effectuer des déplacements, notamment les collaborateurs non sédentaires des entreprises, et en particulier les commerciaux, sont en général réglées par la personne en déplacement sur le lieu où elles ont été réalisées puis remboursées à cette personne, généralement par le service comptabilité de l'entreprise pour laquelle cette personne travaille, sur présentation des justificatifs.STATE OF THE ART
Expenses such as travel expenses made by certain people who are required to make trips, in particular non-sedentary employees of companies, and in particular salespeople, are generally paid by the person traveling to the place where they were made and then reimbursed to this person, generally by the accounting department of the company for which this person works, on presentation of supporting documents.
Le service comptabilité doit pour chaque personne, regrouper tous les justificatifs concernant cette personne, effectuer la somme des dépenses et procéder au remboursement, ce qui représente une consommation de temps non négligeable. The accounting department must for each person, gather all the supporting documents concerning this person, make the sum of the expenses and proceed to the reimbursement, which represents a significant consumption of time.
EXPOSE SOMMAIRE DE L'INVENTION
Selon l'invention, il est proposé un procédé qui a pour objectif principal de simplifier la tâche des services de comptabilité des entreprises en regroupant les dépenses effectuées par une même personne sur un même document, et en calculant la somme des montants de ces dépenses, de façon à en faciliter le remboursement.SUMMARY OF THE INVENTION
According to the invention, a method is proposed which has the main objective of simplifying the task of the accounting services of companies by grouping the expenses made by the same person on the same document, and by calculating the sum of the amounts of these expenses, so as to facilitate reimbursement.
L'édition périodique d'un tel document pour une période déterminée a en outre l'avantage de rendre aisé le suivi des dépenses.The periodic edition of such a document for a specific period also has the advantage of making it easy to track expenditure.
Ce procédé comprend les étapes suivantes:
- (a) introduction dans un terminal de premières données, liées à la personne ayant réalisé les dépenses,
- (b) introduction dans ledit terminal de secondes données, relatives aux dépenses,
- (c) envoi desdites premières et secondes données à un serveur,
- (d) enregistrement, par ledit serveur, desdites premières et secondes données,
- (e) répétition éventuelle des étapes (a) à (d),
- (f) établissement par le serveur, à un moment déterminé, d'un récapitulatif de toutes les secondes données enregistrées pendant une période déterminée,
- (g) envoi dudit récapitulatif à une adresse déterminée par lesdites premières données. This process includes the following steps:
- (a) introduction into a terminal of first data, linked to the person who carried out the expenses,
- (b) introduction into said terminal of second data relating to expenditure,
- (c) sending said first and second data to a server,
- (d) recording, by said server, of said first and second data,
- (e) possible repetition of steps (a) to (d),
- (f) establishment by the server, at a determined time, of a summary of all the second data recorded during a determined period,
- (g) sending of said summary to an address determined by said first data.
Ce procédé permet donc de regrouper, lorsque cela est souhaité, toutes les dépenses effectuées par une même personne dans un récapitulatif qui sert de justificatif global et individualisé des dépenses. This process therefore makes it possible to group, when desired, all the expenses incurred by the same person in a summary which serves as global and individualized proof of the expenses.
Le procédé selon l'invention peut être mis en oeuvre par un système de gestion de dépenses selon l'invention, du type comprenant:
- au moins un terminal comprenant un dispositif d'affichage, un dispositif d'introdution de données, et étant apte à établir un dialogue avec un utilisateur,
- un serveur apte à communiquer avec ledit terminal,
et dans lequel ledit serveur est programmé pour stocker dans une mémoire des données relatives aux dépenses réalisées par au moins une personne et pour établir, à un moment déterminé, un récapitulatif comportant toutes les données relatives aux dépenses réalisées par cette personne et stockées pendant une période déterminée.The method according to the invention can be implemented by an expenditure management system according to the invention, of the type comprising:
at least one terminal comprising a display device, a data input device, and being able to establish a dialogue with a user,
a server able to communicate with said terminal,
and in which said server is programmed to store in a memory data relating to the expenditure made by at least one person and to establish, at a determined time, a summary comprising all the data relating to the expenditure carried out by this person and stored for a period determined.
Ainsi, le procédé et le système selon l'invention présentent l'avantage de simplifier la gestion et le suivi des dépenses des personnes amenées à effectuer des déplacements qui doivent être comptabilisées en vue d'un remboursement. Ils permettent en outre d'établir des regroupements par ensemble d'utilisateurs, tels que les employés d'une même entreprise, ou des regroupement par périodes. Thus, the method and the system according to the invention have the advantage of simplifying the management and monitoring of the expenses of people brought to make trips which must be accounted for with a view to reimbursement. They also make it possible to establish groupings by set of users, such as employees of the same company, or grouping by periods.
D'autres avantages du procédé et du système selon l'invention ressortiront à la lecture de la suite de la description à laquelle sont annexées à titre uniquement illustratif, les figures 1 à 5. Other advantages of the method and of the system according to the invention will emerge on reading the following description which is appended for illustration only, FIGS. 1 to 5.
DESCRMION SOMMAIRE DES FIGURES
La figure 1 représente schématiquement, le système de gestion de dépenses selon l'invention.SUMMARY DESCRIPTION OF THE FIGURES
FIG. 1 schematically represents the expenditure management system according to the invention.
La figure 2 représente les informations affichées sur le dispositif d'affichage du terminal du système selon l'invention, lorsque le terminal est en fonction dans un restaurant ou un bar. FIG. 2 represents the information displayed on the display device of the terminal of the system according to the invention, when the terminal is operating in a restaurant or a bar.
La figure 3 représente les informations affichées sur le dispositif d'affichage du terminal du système selon l'invention, lorsque le terminal est en fonction dans un hôtel. FIG. 3 represents the information displayed on the display device of the terminal of the system according to the invention, when the terminal is operating in a hotel.
La figure 4 représente les informations affichées sur le dispositif d'affichage du terminal du système selon l'invention, lorsque le terminal est en fonction dans une station service. FIG. 4 represents the information displayed on the display device of the terminal of the system according to the invention, when the terminal is in operation at a service station.
Les figures 5A et 5B représentent un organigramme illustrant le fonctionnement d'un serveur du système selon l'invention. FIGS. 5A and 5B represent a flow diagram illustrating the operation of a server of the system according to the invention.
EXPOSE DETAILLE DE L'INVENTION
Sur la figure 1 est illustré un système de gestion de dépenses selon l'invention. Ce système comprend:
- un terminal 1,
- et un serveur 4 apte à communiquer avec le terminal 1.DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
In Figure 1 is illustrated an expenditure management system according to the invention. This system includes:
- a terminal 1,
- And a server 4 able to communicate with the terminal 1.
Le terminal 1 comporte généralement au moins une unité de traitement, une mémoire à contenu inaltérable du type ROM contenant un programme de base régissant le fonctionnement de l'unité de traitement, une mémoire dite vive, par exemple du type RAM (dont une partie au moins est dite "sauvegardée" c'est-à-dire non volatile grâce à une pile), un dispositif d'affichage 2 et un dispositif d'intoduction de données 3, tel qu'un clavier, un écran tactile, une ardoise électronique, un lecteur de code à barres ou tout dispositif analogue. Le terminal 1 peut recevoir des données introduites par un utilisateur au moyen du dispositif d'introduction de données 3 ou envoyées par un serveur tel que le serveur 4.Le terminal 1 peut afficher des données reçues, en provenance du dispositif d'introduction de données 3 ou d'un serveur, sous une forme alpha-numérique au moyen de son dispositif d'affichage 2. Ce dernier peut être un afficheur à cristaux liquides, ayant par exemple 1 ou 2 lignes de 16 caractères chacune, ou un écran tel qu'un écran classique d'ordinateur. The terminal 1 generally comprises at least one processing unit, a memory with unalterable content of the ROM type containing a basic program governing the operation of the processing unit, a so-called random access memory, for example of the RAM type (including a part of the less is said to be "saved" (i.e. non-volatile thanks to a battery), a display device 2 and a data input device 3, such as a keyboard, a touch screen, an electronic slate , a barcode reader or similar device. Terminal 1 can receive data entered by a user by means of the data entry device 3 or sent by a server such as the server 4. Terminal 1 can display data received, coming from the data entry device 3 or a server, in an alphanumeric form by means of its display device 2. The latter can be a liquid crystal display, for example having 1 or 2 lines of 16 characters each, or a screen such as 'a classic computer screen.
Le terminal 1 comprend des moyens tels qu'un modem, le rendant apte à entrer en connexion avec un serveur, généralement par liaison filaire via un réseau de télécommunications. The terminal 1 comprises means such as a modem, making it capable of entering into connection with a server, generally by wired link via a telecommunications network.
Le terminal 1 peut avantageusement être un appareil grand public tel que celui donné en location par la Société France Télécom sous l'appellation MINITEL. Terminal 1 can advantageously be a consumer device such as that rented by France Telecom under the name MINITEL.
Le serveur 4 est un ordinateur comportant généralement une unité de traitement, une mémoire à contenu inaltérable du type ROM contenant un programme de base régissant le fonctionnement de l'unité de traitement et une mémoire dite vive du type RAM. 1l comprend en outre des moyens, tels qu'un modem, lui permettant de communiquer avec le terminal 1, généralement par voie filaire via un réseau de télécommunications. Lorsqu'il est appelé par le terminal 1, il est apte à décrocher, à recevoir des données en provenance du terminal 1, et à envoyer des données à ce terminal 1. 11 est capable d'effectuer un certain nombre d'opérations classiques pour un ordinateur, telles que des opérations arithmétiques (calcul d'une somme, etc...) 1l est en outre pourvu d'une mémoire de masse de grande capacité, par exemple du type disque dur, dans laquelle peuvent être stockés un fichier contenant au moins un tableau d'identification, un fichier contenant au moins un tableau d'établissements et un fichier transactions. The server 4 is a computer generally comprising a processing unit, an unalterable content memory of the ROM type containing a basic program governing the operation of the processing unit and a so-called random access memory of the RAM type. 11 further comprises means, such as a modem, allowing it to communicate with the terminal 1, generally by wire via a telecommunications network. When called by terminal 1, it is able to pick up, receive data from terminal 1, and send data to this terminal 1. 11 is capable of performing a certain number of conventional operations for a computer, such as arithmetic operations (calculation of a sum, etc.) 1l is furthermore provided with a mass memory of large capacity, for example of the hard disk type, in which a file containing can be stored at least one identification table, a file containing at least one establishment table and a transactions file.
Par tableau d'identification, on entend un tableau de correspondance entre d'une part, des premières données qui sont des données liées à la personne ayant réalisé les dépenses et qui sont généralement le nom ou le numéro d'identification de cette personne, appelée, pour simplifier, commercial dans la suite du présent exposé, et d'autre part le nom (et de préférence également l'adresse) de la société à laquelle est rattaché ce commercial. 1l s'agit d'un tableau à une entrée grâce auquel on obtient le nom (et de préférence également l'adresse) d'une société à partir du nom ou du numéro d'identification du commercial. Bien entendu, plusieurs commerciaux ou numéros d'identification peuvent être associés à une seule société. By identification table is meant a table of correspondence between on the one hand, first data which are data related to the person who incurred the expenses and which are generally the name or identification number of this person, called , to simplify, commercial in the remainder of this presentation, and on the other hand the name (and preferably also the address) of the company to which this commercial is attached. It is a table with one entry thanks to which the name (and preferably also the address) of a company is obtained from the name or the identification number of the salesperson. Of course, several salespeople or identification numbers can be associated with a single company.
Par tableau d'établissements, on entend un tableau de correspondance entre un code représentant l'établissement où le terminal 1 est installé (code d'établissement) et des données d'affichage appropriées pour cet établissement, ces données d'affichage étant destinées à être envoyées au terminal 1 de façon à ce que celui puisse afficher, sur son dispositif d'affichage, des informations nécessaires au dialogue entre le terminal et l'utilisateur. Le tableau d'établissements est donc d'un tableau à une entrée grâce auquel on obtient les données d'affichage à partir du code d'établissement où le terminal est installé. L'établissement peut être défini comme étant tout établissement dans lequel est installé un terminal tel que décrit cidessus. Ce peut donc être, par exemple, un restaurant, un bar, un hôtel, une station service, etc...Ainsi, on peut voir s'afficher, sur le dispositif d'affichage 3 du terminal 1, lorsque ce terminal 1 se trouve dans un restaurant ou un bar, l'image représentée par la figure 2, lorsqu'il se trouve dans un hôtel, l'image représentée par la figure 3, et lorsqu'il se trouve dans une station service, l'image représentée par la figure 4. ll va de soi que ces images ne sont que des exemples et qu'on peut concevoir des images plus agréables, notamment avec des couleurs, des dessins, etc... By table of establishments is meant a table of correspondence between a code representing the establishment where the terminal 1 is installed (establishment code) and display data appropriate for this establishment, this display data being intended for be sent to terminal 1 so that it can display, on its display device, information necessary for dialogue between the terminal and the user. The establishment table is therefore an entry table from which the display data is obtained from the establishment code where the terminal is installed. The establishment can be defined as being any establishment in which a terminal is installed as described above. It can therefore be, for example, a restaurant, a bar, a hotel, a gas station, etc. Thus, we can see displayed on the display device 3 of terminal 1, when this terminal 1 is found in a restaurant or a bar, the image represented by figure 2, when it is in a hotel, the image represented by figure 3, and when it is in a service station, the image represented by figure 4. It goes without saying that these images are only examples and that one can conceive more pleasant images, in particular with colors, drawings, etc ...
Par fichier transactions, on entend un fichier contenant toutes les données relatives aux dépenses effectuées par les commerciaux. Toutes les données relatives aux dépenses effectuées par un seul commercial sont enregistrées en relation avec lesdites premières données de ce commercial (c'est-à-dire généralement son nom ou numéro d'identification). Les données relatives aux dépenses effectuées par un commercial sont appelées dans la suite du présent exposé secondes données. By transaction file, we mean a file containing all the data relating to the expenses made by the sales representatives. All the data relating to the expenses made by a single salesperson are recorded in relation to said first data of this salesperson (that is to say generally his name or identification number). The data relating to the expenses made by a salesperson are called in the remainder of this presentation of the second data.
Ces secondes données qui figurent dans le fichier transactions sont généralement fontion de l'établissement (restaurant,hôtel ) où les dépenses ont été effectuées:
* pour un restaurant/bar, ces secondes données sont par exemple:
- le code d'établissement
- le nom du commercial ou son numéro d'identification
- la date de la transaction
- le nombre de consommations
- le montant total des consommations,
- le nombre de repas
- le montant total repas,
- le montant TOTAL
- la liste des personnes.These second data which appear in the transactions file are generally the function of the establishment (restaurant, hotel) where the expenditure was made:
* for a restaurant / bar, these second data are for example:
- the establishment code
- the name of the salesperson or his identification number
- the date of the transaction
- the number of drinks
- the total amount of consumption,
- the number of meals
- the total amount of meals,
- The total amount
- the list of people.
* pour un hôtel-restaurant, les données peuvent être
- le code d'établissement
- le nom du commercial ou son numéro d'identification
- la date de la transaction
- le nombre de soirées étapes
- le montant de soirées étapes total
- le nombre de consommations
- le montant total des consommations.* for a hotel-restaurant, the data can be
- the establishment code
- the name of the salesperson or his identification number
- the date of the transaction
- the number of stopover evenings
- the total amount of stopover evenings
- the number of drinks
- the total amount of consumption.
- le nombre de repas
- le montant total repas
- le nombre de chambres
- le nombre de nuits
- le montant total nuits
- le montant total téléphone
- le montant TOTAL
- la liste des personnes.- the number of meals
- the total amount of meals
- the number of rooms
- the number of nights
- the total amount of nights
- the total telephone amount
- The total amount
- the list of people.
* pour une station service, les données peuvent être
- le code d'établissement
- le nom du commercial ou son numéro d'identification
- la date de la transaction
- le nombre de litres de carburant
- le type de carburant
- le montant total
- alimentation montant total
- le montant TOTAL.* for a service station, the data can be
- the establishment code
- the name of the salesperson or his identification number
- the date of the transaction
- the number of liters of fuel
- the type of fuel
- The total amount
- feeding total amount
- The total amount.
Le programme de base régissant le fonctionnement de base du serveur 4 doit donc permettre à ce serveur 4 d'enregistrer ces données dans le fichier transactions en relation avec le nom ou le numéro d'identification du commercial ayant réalisé les dépenses. The basic program governing the basic operation of server 4 must therefore allow this server 4 to record this data in the transactions file in relation to the name or identification number of the salesperson who incurred the expenses.
Le programme de base gère en outre l'établissement, lorque cela est souhaité, et pour chaque commercial ou numéro d'identification, d'un récapitulatif comportant une énumération de toutes les données relatives aux dépenses enregistrées en relation avec le nom ou numéro d'identification de ce commercial pendant une période déterminée. The basic program also manages the establishment, when desired, and for each salesperson or identification number, of a summary including an enumeration of all the data relating to the expenditure recorded in relation to the name or number of identification of this commercial during a specific period.
Le programme de base prévoit en outre généralement le calcul de la somme des montants des dépenses effectuées pendant la période déterminée et la mention de cette somme sur le récapitulatif. The basic program also generally provides for the calculation of the sum of the amounts of expenditure incurred during the determined period and the mention of this sum on the summary.
Sur le récapitulatif figure de préférence également le nom ou le numéro d'identification du commercial. The summary also preferably includes the name or identification number of the salesperson.
Lors de l'établissement du récapitulatif, l'unité de traitement du serveur 4 retrouve en se servant de son tableau d'identification, le nom de la société concernée, c'est-à-dire la société à laquelle est rattaché le commercial ou le numéro d'identification de ce commercial. Ce nom peut figurer sur le récapitulatif et/ou s'afficher sur un écran si le serveur 4 est muni d'un écran. When establishing the summary, the processing unit of the server 4 finds, using its identification table, the name of the company concerned, that is to say the company to which the salesperson is attached or the identification number of this salesperson. This name can appear on the summary and / or be displayed on a screen if the server 4 is provided with a screen.
Grâce à ce nom, il est possible de retrouver, notamment au moyen d'un annuaire ou d'un carnet d'adresses, l'adresse de la société à laquelle va être envoyé le récapitulatif. Si le tableau d'identification contient aussi les adresses des sociétés, ce qui est préférable, le serveur détermine alors en même temps que le nom de la société, l'adresse de cette société et mentionne généralement cette adresse sur le récapitulatif avec le nom de la société et/ou, le cas échéant, l'affiche sur l'écran du serveur 4. With this name, it is possible to find, in particular by means of a directory or an address book, the address of the company to which the summary will be sent. If the identification table also contains the addresses of the companies, which is preferable, the server then determines at the same time as the name of the company, the address of this company and generally mentions this address on the summary with the name of the company and / or, where applicable, displays it on the server screen 4.
Le récapitulatif peut être imprimé si le serveur 4 est relié à une imprimante et envoyé à l'adresse de la société concernée par la poste, après mise sous pli. The summary can be printed if the server 4 is connected to a printer and sent to the address of the company concerned by post, after enveloping.
Le récapitulatif peut être directement télécopié par le serveur 4, si ce serveur 4 dispose d'une carte de télécommunications du type modem/fax et si le tableau d'identification comporte le numéro de télécopie de la société concernée. The summary can be directly faxed by the server 4, if this server 4 has a telecommunication card of the modem / fax type and if the identification table includes the fax number of the company concerned.
Le récapitulatif peut être envoyé à une adresse virtuelle, par exemple, une adresse Internet, par le serveur 4, si ce serveur 4 dispose d'une carte de télécommunications du type modem, d'un point d'accès au réseau concerné, par exemple, le réseau Internet, et si le tableau d'identification comporte l'adresse virtuelle de la société concernée. The summary can be sent to a virtual address, for example, an Internet address, by the server 4, if this server 4 has a telecommunications card of the modem type, from an access point to the network concerned, for example , the Internet, and if the identification table includes the virtual address of the company concerned.
Par conséquent, il faut entendre, par "adresse de la société, dans le présent exposé, l'adresse géographique, le numéro de télécopie, ou bien l'adresse virtuelle de la société. Consequently, by "address of the company" in this presentation is meant the geographic address, the fax number, or the virtual address of the company.
Fonctionnement
Le procédé et le système selon l'invention sont basés sur le principe suivant:
- au moins un commercial réalise des dépenses (imputables à la société ou à l'organisme auquel il est rattaché) chez un commerçant disposant d'un terminal tel que décrit cidessus,
- une fois les dépenses réglées au commerçant par le commercial, l'utilisateur (de préférence le commerçant) introduit dans le terminal 1, généralement par saisie au moyen d'un clavier 3, des premières données qui sont des données liées au commercial et qui peuvent être son nom ou son numéro d'identification. Ensuite, l'utilisateur compose, sur le terminal 1, le numéro et/ou code d'accès au serveur 4.Operation
The method and the system according to the invention are based on the following principle:
- at least one salesperson incurs expenses (attributable to the company or the organization to which he is attached) to a trader with a terminal as described above,
- once the expenses have been paid to the merchant by the commercial, the user (preferably the merchant) introduces into the terminal 1, generally by entering by means of a keyboard 3, the first data which are data linked to the commercial and which can be his name or identification number. Then, the user dials, on the terminal 1, the number and / or access code to the server 4.
Après établissement de la connexion entre le terminal 1 et le serveur 4, l'utilisateur tape un code représentant l'établissement où il se trouve (code d'établissement). Le serveur peut alors, grâce à son tableau d'établissements, envoyer une série de données d'affichage au terminal, de sorte que celui puisse afficher sur son dispositif d'affichage 2, un certain nombre de champs illustrés à titre d'exemple par les figures 2 à 4.After establishing the connection between the terminal 1 and the server 4, the user types a code representing the establishment where he is located (establishment code). The server can then, thanks to its table of establishments, send a series of display data to the terminal, so that the latter can display on its display device 2, a certain number of fields illustrated by way of example. Figures 2 to 4.
I1 s'ensuit un dialogue entre l'utilisateur et le terminal 1 au cours duquel l'utilisateur introduit (généralement au moyen du clavier 3) des secondes données qui sont des données relatives aux dépenses en complétant tout ou partie des champs affichés sur le dispositif d'affichage 2. Les données saisies par l'utilisateur s'affichent généralement sur le dispositif d'affichage 2. L'introduction des données peut être guidée ou facilitée par des indications s'affichant sur le dispositif d'affichage 2. I1 follows a dialogue between the user and the terminal 1 during which the user enters (generally by means of the keyboard 3) second data which are data relating to the expenses by completing all or part of the fields displayed on the device. display 2. The data entered by the user is generally displayed on the display device 2. The data entry can be guided or facilitated by indications displayed on the display device 2.
A titre d'exemple d'un tel dialogue entre le terminal et l'utilisateur, on peut citer le dialogue, bien connu des citoyens français, qui s'établit entre un terminal du type MINITEL donné en location par FRANCE TELECOM et un serveur du type 3615. As an example of such a dialogue between the terminal and the user, we can cite the dialogue, well known to French citizens, which is established between a terminal of the MINITEL type given out by FRANCE TELECOM and a server of the type 3615.
Une fois que l'utilisateur a terminé de saisir les données que lui demande le serveur via le terminal, et après d'éventuelles modifications, il appuye généralement sur une touche appropriée du dispositif de saisie de données déclenchant la validation de la saisie et l'enregistrement définitif desdites premières et secondes données par le serveur. La connexion entre le serveur et le terminal peut alors se terminer. Once the user has finished entering the data requested by the server via the terminal, and after any modifications, he generally presses an appropriate key on the data entry device triggering the validation of the entry and the definitive recording of said first and second data given by the server. The connection between the server and the terminal can then be terminated.
Au cours de chacun de ses déplacements, le commercial va donc enregistrer les nouvelles données relatives à ses dépenses grâce à son nom ou numéro d'identification. Ces données sont ajoutées dans le fichier transactions. During each of his trips, the salesperson will therefore record the new data relating to his expenses using his name or identification number. This data is added to the transactions file.
Le serveur établit, à un moment déterminé, c'est-à-dire en général périodiquement, par exemple au début de chaque mois, un récapitulatif des dépenses qui ont été effectuées par le commercial durant une période déterminée qui est généralement le mois qui vient de s'écouler. Grâce à son tableau d'identification, le serveur peut ensuite déterminer la société à laquelle est rattaché le commercial. Le récapitulatif peut alors être envoyé à cette société comme expliqué précédemment. The server establishes, at a determined time, that is to say periodically, for example at the beginning of each month, a summary of the expenses which have been carried out by the commercial during a determined period which is generally the coming month. to flow. Thanks to its identification table, the server can then determine the company to which the salesperson is attached. The summary can then be sent to this company as explained above.
Le procédé selon l'invention peut être utilisé pour gérer les dépenses d'un nombre très élevé de commerciaux. Les données relatives aux dépenses sont stockées dans le fichier transactions, en mettant en oeuvre au moins une fois les étapes (a) à (d) du procédé selon l'invention. Le serveur 4 est alors généralement programmé pour établir, au moment déterminé et pour chaque groupe de premières données (c'est-à-dire chaque nom ou numéro d'identification de commercial), un récapitulatif des données relatives aux dépenses que ce commercial a effectuées pendant la période déterminée. The method according to the invention can be used to manage the expenses of a very large number of salespeople. The expenditure data are stored in the transactions file, implementing steps (a) to (d) of the method according to the invention at least once. The server 4 is then generally programmed to establish, at the determined time and for each group of first data (that is to say each name or identification number of salesperson), a summary of the data relating to the expenses that this salesperson has performed during the specified period.
Le serveur 4 peut également être programmé pour effectuer des regroupements par dates, périodes ou commerciaux d'une même entreprise, qu'il peut envoyer aux entreprises concernées, ou des regroupements par établissement restaurant, hôtel...) destinés aux établissements concernés. The server 4 can also be programmed to carry out groupings by dates, periods or sales of the same company, which it can send to the companies concerned, or groupings by establishment restaurant, hotel ...) intended for the establishments concerned.
Selon un mode de réalisation avantageux de la présente invention, chaque société ou organisme auquel sont rattachés des commerciaux dispose d'un certain nombre de cartes à puce et/ou piste magnétique et/ou code à barres qui sont attribuées chacune à un commercial. According to an advantageous embodiment of the present invention, each company or organization to which salespeople are attached has a certain number of smart cards and / or magnetic strip and / or bar code which are each assigned to a salesperson.
On utilise alors de préférence une carte à puce similaire à une carte téléphonique classique. Une telle carte comporte une puce qui est une mémoire du type EEPROM (mémoire à contenu effaçable électriquement) pouvant avoir une capacité allant jusqu'à 8 kilooctets (ko) ou un microcontrôleur du type THOMSON 16623 norme TE9. Dans la puce ont été chargées les premières données, de préférence le numéro d'identification qui est propre à la carte à puce. Comme carte à puce on peut utiliser une carte du type SIM 8K. Then preferably using a smart card similar to a conventional telephone card. Such a card includes a chip which is a memory of the EEPROM type (memory with electrically erasable content) which can have a capacity of up to 8 kilobytes (ko) or a microcontroller of the THOMSON 16623 standard TE9 standard. The first data has been loaded into the chip, preferably the identification number which is specific to the smart card. As a smart card, a SIM 8K type card can be used.
Le terminal dont dispose le commerçant est alors un terminal muni d'un lecteur pouvant lire ladite carte à puce. Avantageusement ce terminal est un terminal grand public comme par exemple, celui donné en location par la société FRANCE
TELECOM sous l'appellation MINITEL MAGIS.The terminal available to the merchant is then a terminal provided with a reader capable of reading said smart card. Advantageously, this terminal is a consumer terminal such as, for example, that rented by the company FRANCE
TELECOM under the name MINITEL MAGIS.
Lors de l'utilisation, l'utilisateur n'a alors plus besoin de saisir les premières données, c'est-à-dire le nom ou le numéro d'identification du commercial : il introduit simplement la carte à puce dans le lecteur du carte à puce. Le numéro d'identification est alors lu par le terminal. During use, the user no longer needs to enter the first data, that is to say the name or identification number of the salesperson: he simply inserts the smart card into the reader of the Smartcard. The identification number is then read by the terminal.
Selon un mode de réalisation préféré de la présente invention, on utilise un terminal plus sophistiqué, c'est-à-dire comportant, outre le lecteur de carte à puce et/ou à piste magnétique, une mémoire supplémentaire de préférence du type nonvolatile, dans laquelle peut être chargé un programme destiné à gérer le fonctionnement de ce terminal, de façon à le rendre plus autonome vis-à-vis du serveur et à réduire les temps de communication et les échanges entre ce terminal et le serveur. According to a preferred embodiment of the present invention, a more sophisticated terminal is used, that is to say comprising, in addition to the chip and / or magnetic stripe card reader, an additional memory preferably of the nonvolatile type, in which can be loaded a program intended to manage the operation of this terminal, so as to make it more autonomous vis-à-vis the server and to reduce communication times and exchanges between this terminal and the server.
Ce programme contient avantageusement des données lui permettant de commander directement l'affichage des champs concernant le lieu dans lequel le terminal 1 est installé (restaurant, hôtel,....). De cette manière, l'utilisateur n'a plus besoin de saisir le code représentant l'établissement où il se trouve (restaurant, hôtel ...) car les champs appropriés s'affichent automatiquement. De plus, l'existence du tableau d'établissements n'est plus nécessaire dans la mémoire du serveur. This program advantageously contains data allowing it to directly control the display of the fields concerning the place in which the terminal 1 is installed (restaurant, hotel, etc.). In this way, the user no longer needs to enter the code representing the establishment where he is located (restaurant, hotel ...) because the appropriate fields are displayed automatically. In addition, the existence of the establishment table is no longer necessary in the memory of the server.
De préférence, le programme contenu dans la mémoire supplémentaire gère l'ensemble du dialogue entre le terminal et l'utilisateur sans l'intervention du serveur. n est apte à effectuer un certain nombre d'opérations de calcul de base telles qu'une addition, afin, notamment, de calculer la somme des dépenses. Une fois toutes les données saisies par l'utilisateur, le programme peut automatiquement gérer la composition du numéro d'accès au serveur, la connexion avec ce serveur, le transfert des données saisies et la fin de la communication. Preferably, the program contained in the additional memory manages the entire dialogue between the terminal and the user without the intervention of the server. n is able to perform a certain number of basic calculation operations such as an addition, in order, in particular, to calculate the sum of the expenses. Once all the data entered by the user, the program can automatically manage the dialing of the access number to the server, the connection with this server, the transfer of the entered data and the end of the communication.
Le programme peut également prévoir que l'utilisateur saisisse des données concernant plusieurs cartes, de manière séquentielle, avant de se connecter au serveur. n peut ainsi réaliser des paquets de données qu'il envoye ensuite au serveur au cours d'une seule connexion. Ceci permet d'éviter à l'utilisateur de patienter à chaque fois durant la numérotation et l'échange de données entre le serveur et le terminal et de gagner du temps aux périodes de pointe c'est-à-dire par exemple vers 14 heures, dans un restaurant, lorsque tous les commerciaux souhaitent en même temps faire enregistrer leurs dépenses. The program can also provide for the user to enter data relating to several cards, sequentially, before connecting to the server. n can thus carry out data packets which it then sends to the server during a single connection. This makes it possible to avoid the user having to wait each time during the dialing and the exchange of data between the server and the terminal and to save time during peak periods, that is to say around 2 p.m. , in a restaurant, when all salespeople want to record their expenses at the same time.
Le chargement de ce programme peut être réalisé au moyen d'un carte de type SIM que le commerçant introduit après chaque mise en route de son terminal si la mémoire est volatile, ou une seule fois si la mémoire est résidente. The loading of this program can be carried out by means of a SIM type card that the merchant introduces after each start-up of his terminal if the memory is volatile, or only once if the memory is resident.
Avantageusement, la puce et/ou la piste magnétique de la carte du commercial est apte à recevoir des données en provenance du lecteur du terminal. Advantageously, the chip and / or the magnetic strip of the commercial card is capable of receiving data from the terminal reader.
Ainsi, le terminal peut, soit de façon autonome, soit sous le commandement du serveur, enregistrer dans la carte des données comme par exemple, la date de la transaction, le code d'établissement où elle a été effectuée, et le montant total des frais. De préférence, les données se cumulent dans la puce et/ou piste magnétique, de sorte que chaque nouvel enregistrement constitue une mise à jour de la carte. Le serveur est alors programmé pour recevoir des appels consultatifs en provenance d'un commercial via un terminal similaire au terminal d'un commerçant. Le commercial peut alors à volonté se connecter grâce à sa carte au serveur et consulter les dépenses qu'il a effectuées à une date qui l'intéresse ou durant une période qu'il définit.Thus, the terminal can, either independently or under the command of the server, record in the card data such as for example, the date of the transaction, the establishment code where it was carried out, and the total amount of fresh. Preferably, the data accumulates in the chip and / or magnetic strip, so that each new recording constitutes an update of the card. The server is then programmed to receive advisory calls from a salesperson via a terminal similar to a merchant's terminal. The commercial can then at will connect with his card to the server and view the expenses he has made on a date that interests him or during a period that he defines.
H est également possible de prévoir dans le programme contenu dans la RAM du serveur que ce serveur contienne ou ait accès à fichier contenant au moins un tableau de correspondance entre le code d'un établissement et le nom et l'adresse de cet établissement. Ceci présente l'avantage de permettre de faire figurer sur le récapitulatif le nom et l'adresse de l'établissement ou bien de communiquer cette information à un commercial lors d'une consultation des dépenses effectuées. It is also possible to provide in the program contained in the server RAM that this server contains or has access to a file containing at least one table of correspondence between the code of an establishment and the name and address of this establishment. This has the advantage of making it possible to include the name and address of the establishment on the summary or to communicate this information to a sales representative during a consultation of the expenses incurred.
Le serveur peut également être programmé pour envoyer, lorsque cela est souhaité, des données en vue d'un stockage dans ladite mémoire supplémentaire du terminal, en complément ou remplacement du programme qui s'y trouve, de façon à réaliser une mise à jour de ce programme. The server can also be programmed to send, when desired, data for storage in said additional memory of the terminal, in addition to or replacement of the program therein, so as to perform an update of This program.
Sur les figures 5A et 5B est représenté un exemple d'organigramme illustrant le fonctionnement du serveur d'un système selon l'invention. FIGS. 5A and 5B show an example of a flowchart illustrating the operation of the server of a system according to the invention.
Lorsque des données sont saisies sur un terminal, elles sont transférées au serveur qui est en situation d'attente en 101. Le serveur enregistre ensuite les données à l'étape 102 dans son fichier transactions. Ce serveur contient ou a accès généralement aux fichiers suivants:
-un fichier commerciaux contenant le tableau d'identification tel que défini précédemment ainsi que d'autres données relatives aux commerciaux, telles que le nombre de transactions effectuées par chaque commercial depuis l'établissement du dernier récapitulatif, etc... When data is entered on a terminal, it is transferred to the server which is in standby at 101. The server then records the data in step 102 in its transactions file. This server generally contains or has access to the following files:
-a commercial file containing the identification table as defined above as well as other data relating to the commercial, such as the number of transactions carried out by each commercial since the establishment of the last summary, etc ...
- un fichier transactions tel que défini précédemment, c'est-à-dire contenant toutes les données relatives aux transactions effectuées avec le système selon l'invention, à chaque transaction correspondent le nom ou numéro d'identification du commercial et les données relatives aux dépenses réalisées,
- un fichier établissements dans lequel figure une correspondance entre le code d'un établissement et ses coordonnées, et éventuellement le tableau d'établissements tel que défini précédemment,
- et un fichier entreprises contenant les noms et coordonnées des entreprises ayant des commerciaux utilisant le système selon l'invention, le nombre de commerciaux rattachés à chaque entreprise, les noms de ces commerciaux et/ou leur numéro d'identification.a transaction file as defined above, that is to say containing all the data relating to the transactions carried out with the system according to the invention, to each transaction correspond the name or identification number of the salesperson and the data relating to the expenses incurred,
- a file of establishments in which there is a correspondence between the code of an establishment and its contact details, and possibly the table of establishments as defined above,
- And a company file containing the names and contact details of companies with salespeople using the system according to the invention, the number of salespeople attached to each company, the names of these salespeople and / or their identification number.
A l'étape 103, l'unité de traitement ou microprocesseur du serveur examine si le moment est venu de déclencher les opérations d'établissement des récapitulatifs. In step 103, the processing unit or microprocessor of the server examines whether the time has come to trigger the operations for establishing the summaries.
Dans la négative, le microprocesseur retourne en 101. Dans l'affirmative, il va lire dans son fichier entreprises, selon l'étape 104, et pour chaque entreprise i parmi les n entreprises, des données telles que les coordonnées de cette entreprise i et le nombre de ses commerciaux com(i). Ces données son stockées provisoirement (dans une RAM généralement).If not, the microprocessor returns to 101. If it does, it will read from its companies file, according to step 104, and for each company i among the n companies, data such as the coordinates of this company i and the number of its commercial com (i). This data is temporarily stored (generally in a RAM).
Ensuite, pour chaque commercial j parmi les com(i) commerciaux de l'entreprise i, le microprocesseur détermine en lisant, à l'étape 105, dans son fichier commerciaux, le nombre nb(j ,i) de transactions enregistrées pour ce commercial j. Then, for each salesperson j among the salespeople com (i) of company i, the microprocessor determines by reading, in step 105, in its salesperson file, the number nb (j, i) of transactions recorded for this salesperson j.
Puis, pour chaque transaction k parmi les nb(j,i) transactions du commercial j de l'entreprise i, le microprocesseur retrouve par lecture, à l'étape 106, dans son fichier transactions, les données enregistrées en relation avec cette transaction k, c'est-à-dire les données relatives aux dépenses à l'origine de la transaction k, et le code de l'établissement ou s'est faite la transaction. Ce code d'établissement permet au microprocesseur de lire à l'étape 107, dans son fichier établissements, les informations etb(k) liées à cet établissement comme son nom et son adresse. Then, for each transaction k among the nb (j, i) transactions of the salesperson j of the company i, the microprocessor finds by reading, in step 106, in its transactions file, the data recorded in relation to this transaction k , that is to say the data relating to the expenses at the origin of the transaction k, and the code of the establishment where the transaction was made. This establishment code allows the microprocessor to read in step 107, in its establishments file, the information etb (k) linked to this establishment, such as its name and address.
Les données relatives aux dépenses de la transaction k appelées trans(kj,i) et les informations etb(k) de l'établissement sont stockées provisoirement à l'étape 108. The data relating to the expenses of the transaction k called trans (kj, i) and the information etb (k) of the establishment are temporarily stored in step 108.
A l'étape 109, le microprocesseur commande l'impression du récapitulatif du commercial j de l'entreprise i. Ce récapitulatif comporte généralement l'identification de l'entreprise i (nom, adresse), le nom ou numéro d'identification du commercial j, et pour toutes les k transactions effectuées par ce commercial j, les données relatives au dépenses trans(k,j,i) effectuées, l'établissement (restaurant...) etb(k) dans lequel elles ont été effectuées, et le montant total des dépenses de toutes les transactions. Ce montant total et le nom ou numéro d'identification du commercial j sont mémorisés provisoirement. In step 109, the microprocessor controls the printing of the summary of the salesperson j of the company i. This summary generally includes the identification of the company i (name, address), the name or identification number of the salesperson j, and for all the k transactions carried out by this salesperson j, the data relating to trans expenditure (k, j, i) carried out, the establishment (restaurant, etc.) and b (k) in which they were carried out, and the total amount of expenditure for all transactions. This total amount and the name or identification number of the salesperson j are temporarily stored.
Le microprocesseur peut alors retourner à l'étape 105 et recommencer avec le commercial suivant (j + 1) de l'entreprise i de façon à imprimer un récapitulatif pour ce commercial, et ainsi de suite jusqu'au dernier commercial de l'entreprise i. The microprocessor can then return to step 105 and start again with the next salesperson (j + 1) of company i so as to print a summary for this salesperson, and so on until the last salesperson of company i .
Après avoir imprimé pour chacun des commerciaux j de l'entreprise i un récapitulatif, le microprocesseur passe à l'étape 110 où il imprime un récapitulatif global pour l'entreprise i. Ce récapitulatif comporte par exemple la liste des commerciaux avec le montant total des dépenses réalisées par chaque commercial durant la période examinée et le montant global des dépenses réalisées par l'ensemble des commerciaux de l'entreprise i pendant la période examinée. Après leur impression, les récapitulatifs peuvent être envoyés à l'entreprise i. After having printed for each salesperson j of company i a summary, the microprocessor goes to step 110 where it prints a global summary for company i. This summary includes, for example, the list of salespeople with the total amount of expenses made by each salesperson during the period examined and the total amount of expenses incurred by all the salespeople of company i during the period examined. After printing, the summaries can be sent to company i.
Puis le microprocesseur retourne à l'étape 104 et renouvelle l'impression des récapitulatifs pour l'entreprise suivante et ainsi de suite jusqu'à la dernière (nème) entreprise. Then the microprocessor returns to step 104 and renews the printing of the summaries for the next company and so on until the last (nth) company.
Ensuite le serveur retourne en 101 et attend des données en provenance d'un terminal. Then the server returns to 101 and waits for data from a terminal.
Bien évidemment, l'invention n'est en aucune façon limitée par les particularités qui ont été précisées dans ce qui précède ou par les détails des modes de réalisation choisis pour l'illustrer. Nombre de modifications peuvent être apportées aux réalisations particulières qui ont été décrites à titre d'illustration et à leurs éléments constitutifs sans sortir pour autant du cadre de l'invention. Cette dernière englobe par conséquent tous les moyens constituant des équivalents techniques des moyens décrits ainsi que leur combinaison. Obviously, the invention is in no way limited by the features which have been specified in the foregoing or by the details of the embodiments chosen to illustrate it. A number of modifications can be made to the particular embodiments which have been described by way of illustration and to their constituent elements without thereby departing from the scope of the invention. The latter therefore includes all the means constituting technical equivalents of the means described as well as their combination.
Claims (7)
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| FR9513049A FR2740581A1 (en) | 1995-10-30 | 1995-10-30 | Computer system for expenses management e.g. at service station, hotel or restaurant |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| FR9513049A FR2740581A1 (en) | 1995-10-30 | 1995-10-30 | Computer system for expenses management e.g. at service station, hotel or restaurant |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| FR2740581A1 true FR2740581A1 (en) | 1997-04-30 |
Family
ID=9484243
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| FR9513049A Pending FR2740581A1 (en) | 1995-10-30 | 1995-10-30 | Computer system for expenses management e.g. at service station, hotel or restaurant |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| FR (1) | FR2740581A1 (en) |
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