EP1425114B1 - Procede de suivi dun envoi dispositif pour la mise en oeuvre du procede et appareil d'impression - Google Patents

Procede de suivi dun envoi dispositif pour la mise en oeuvre du procede et appareil d'impression Download PDF

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EP1425114B1
EP1425114B1 EP02753121A EP02753121A EP1425114B1 EP 1425114 B1 EP1425114 B1 EP 1425114B1 EP 02753121 A EP02753121 A EP 02753121A EP 02753121 A EP02753121 A EP 02753121A EP 1425114 B1 EP1425114 B1 EP 1425114B1
Authority
EP
European Patent Office
Prior art keywords
shipment
user
tracking method
identification part
printing
Prior art date
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Expired - Lifetime
Application number
EP02753121A
Other languages
German (de)
English (en)
Other versions
EP1425114A1 (fr
Inventor
Frédéric Jouvin
Jean-Luc Jouvin
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Jouvin Frederic
Jouvin Jean-Luc
Original Assignee
Jouvin Frederic
Jouvin Jean-Luc
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Jouvin Frederic, Jouvin Jean-Luc filed Critical Jouvin Frederic
Publication of EP1425114A1 publication Critical patent/EP1425114A1/fr
Application granted granted Critical
Publication of EP1425114B1 publication Critical patent/EP1425114B1/fr
Anticipated expiration legal-status Critical
Expired - Lifetime legal-status Critical Current

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Classifications

    • B—PERFORMING OPERATIONS; TRANSPORTING
    • B07—SEPARATING SOLIDS FROM SOLIDS; SORTING
    • B07C—POSTAL SORTING; SORTING INDIVIDUAL ARTICLES, OR BULK MATERIAL FIT TO BE SORTED PIECE-MEAL, e.g. BY PICKING
    • B07C3/00—Sorting according to destination
    • B07C3/18—Devices or arrangements for indicating destination, e.g. by code marks

Definitions

  • the present invention relates to the field of tracking shipments operated by carriers and dispatchers.
  • the present invention relates more particularly to a method for tracking items, such as letters or parcels, sent by at least one user to an address of at least one recipient, said method comprising a step of printing a code -barres on each of the consignments to be followed.
  • the prior art also knows the international patent application WO 96/13803 which deals with a method of marking bar-coded mail with each barcode having at least four parts. Two different parts indicate the beginning and the end of the code. A content indicator, which follows the start bars, indicates the structure and length of the next data field so that when the code is read, it is read correctly.
  • the data field may contain a postal code, with or without an address mark, customer information, ...
  • barcodes are also known in the field of shipping and transportation to identify a shipment. This technique is based on the assignment of a barcode to a shipment and a association of the barcode with the sending, thanks to a database; reading the barcode in different places as the routing to track the routing of the shipment. Part of the information relating to the routing of the consignment is made available to the user in a database that he can consult.
  • a major disadvantage of this technique is that it requires a very large number of barcodes to identify each shipment.
  • the particularity of the present invention lies in the structure of the barcode used in the process of tracking the shipment.
  • the basic element in the database is no longer the sending, but the user; the shipment is only identified by its rank for that user (eg the fourth shipment of Mr Y).
  • an incrementation of the user's base code is made possible, for each new sending made by the latter, which causes a major modification of the storage sources used and computer processing operated for assured a followed by each shipment, compared to what was done before.
  • the present invention relates to a process according to claim 1.
  • said barcode consists of at least one identification part of the user of the item, which is invariable for each user, and part of identification of the rank of dispatch of said item, which is variable for each shipment.
  • a registration in a database of the user's coordinates and of said user identification part is performed in a user data table.
  • a record in a sending data table being tracked of said identification part of the shipping rank, as well as said identification part of the shipment is also preferably carried out prior to dispatch of each shipment. the user.
  • Said barcode further preferably comprises a service option control part which is variable.
  • a record is made in a sending data table that is being tracked of said service option command part.
  • Said service option control part preferably makes it possible to order a shipment of an acknowledgment of receipt of the shipment.
  • Said service option control part preferably allows to order a shipment of an acknowledgment of dispatch of the shipment.
  • the dispatch of an acknowledgment of deposit and / or the dispatch of an acknowledgment of receipt is, or is preferably, effected by the dispatch of at least one written message and / or by the dispatch of at least one electronic message on a receiving means of the fixed or portable computer type or mobile phone connected to a telecommunications network. Said identification part of the user makes it possible to order a shipment of an erroneous recipient address acknowledgment.
  • the user is preferably given the option of responding to said erroneous address acknowledgment by providing a new recipient address.
  • Said identification part of the user is registered via a database server accessible to any authorized person.
  • Said server preferably automatically operates the dispatch of the said deposit or receipt (s) of receipt or incorrect address.
  • a reading of said barcode is preferably carried out, at least during the deposit of the item with a routing service and when the item is delivered to the addressee.
  • the present invention presents an important implementation variant when both the sender and the recipient are users of the mail tracking method according to the invention.
  • This acknowledgment sent to the sending user preferably comprises at least a part of the addressee's addressee's coordinates.
  • the recipient user is preferably informed of the receipt of the said shipment in a consignment delivery mailbox identified by means of an identification part of its own, by the dispatch of at least one an electronic message on a means of receiving the computer or mobile type or mobile phone connected to a telecommunication network.
  • a statistical monitoring of the dispatch and / or reception of items by at least one user is preferably carried out using said identification part.
  • the present invention also relates to a device for carrying out the method.
  • the device preferably comprises at least one database, presenting at least one user data table, listing the barcodes of the users as well as their coordinates and a table of sending data being tracked, listing each item, by user.
  • the device preferably further comprises a database server for recording the user's coordinates, modifying them, and recording the information relating to the reading of the barcodes.
  • the present invention also relates to a manual apparatus for the printing of barcodes on items, letters or parcels, sent by a user to an address of at least one recipient, said apparatus comprising printing means , characterized in that said printing means are decomposed at least into an invariable printing part for said apparatus, for printing a user identification part, and a variable printing part for printing an identification part of the shipping rank of said shipment which is variable for each shipment.
  • the apparatus preferably comprises means for automatically incrementing said shipping rank by x unit (s), where x is an integer preferably equal to 1.
  • the apparatus also preferably comprises means for displaying the shipping rank of said shipment in alphanumeric form.
  • the database responsible for listing the items is much simpler, since the basic item is no longer the mail, but the user.
  • the present invention makes it possible to abstain from writing the coordinates of the user on the transmission because the mere reading of the barcode with the aid of an appropriate reader connected to the server of the management device and tracking allows the user to be identified.
  • the structure of the barcode makes it possible to include options concerning the receipt of a deposit receipt, an acknowledgment of receipt, or an erroneous shipping address acknowledgment, on all the means available, ie by paper message delivered to the address of the user, or by fax, telex, telegram, or by electronic mail to an electronic address on a computer or laptop or on a mobile phone via a telecommunication network such as the Internet.
  • a telecommunication network such as the Internet.
  • the information concerning its sending and its follow-up are automatically sent where he has desired to receive it, thanks to the barcode.
  • the method according to the invention is a method of tracking a plurality of items, letters or packages, sent by at least one user to an address of at least one recipient, said method comprising a printing step of a barcode (10) on each item to be tracked
  • the method according to the invention is characterized in that said barcode (10) consists of at least one identification part (1) of the user of the item, which is invariable for each user, and a part (3) for identifying the shipping rank of said shipment, which is variable for each shipment.
  • the identification part (1) of the user of the item is invariable in the sense that this part can only designate a single user, the one referenced for this single part (1); this does not, of course, prevent a user from having several user identification parts (1), for example, for each of its internal services or each of its subsidiaries hosted at the same address. In this sense, the identification part (1) of the user constitutes a unique identifier.
  • the identification part (1) of the user and the identification part (3) of the shipping rank therefore constitute two barcodes that are associated to facilitate the recording of information and to avoid any errors or omissions in the entry.
  • the bar code (10) traditionally has an initialization portion informing the start of the barcode and a terminating portion informing of the end of the barcode.
  • the identification part (3) of the shipping rank realizes an identification of the rank of the shipment in relation to previous shipments.
  • This part (3) identification of the shipping rank is different for each shipment, at least for a specific period, because it can be imagined that the rank of mailings for a user is reset during a particular event such as renewing your service subscription or the beginning of the year.
  • the variation of the part (3) is operated, not in a random manner, but in a determined order, recognized by the system to implement the method.
  • a registration is made in a database of the user's details (name, address, telephone number, fax number, e-mail address, etc.). and said invariant user identification part (1) in a user data table (110). This operation can be performed by reading the user identification part (1) using a barcode reader and by entering said information.
  • the user identification part (1) is registered via a database server (130) accessible to any authorized person. It is of course possible to make changes to the recorded information such as, for example, change of address, telephone number, e-mail address, etc.
  • a record is made in a shipping data table being tracked (120) of said shipment rank identification part (3), as well as said part (1) 'identification of the user. This recording is performed by reading the entire barcode (10) using a barcode reader and via said server (130).
  • a reading of said bar code (10) is carried out, and at least on said server (130) the information relating to the date, time and place of said reading is recorded, at least during the deposit of the sending with the routing service and when delivering the shipment to the recipient.
  • the recorded information then preferably also includes a manipulator code corresponding to an identifier of the person who made the entry.
  • the bar code (10) may further include a variable service control portion (2).
  • said barcode (10) When said barcode (10) further comprises such a portion (2) of service option control, it operates prior to the shipment of each shipment to be followed by a record in a table of data of sending in. tracking (120) of said service option control portion (2). This recording is also performed by reading the entire barcode (10) using a barcode reader.
  • the service option command part (2) allows the user's choice to request an expedition of an acknowledgment of receipt of the shipment and / or a shipment of an expedition acknowledgment from the customer. consignment. This choice is therefore materialized directly via the barcode (10) and the registration of this choice is validated directly by reading the barcode (10).
  • the dispatch of this or these acknowledgment (s) of reception and / or dispatch is carried out by the dispatch of at least one written message by letter, fax, telex, telegram, and / or by the dispatch of at least one electronic message on a receiving means of the computer type, fixed or portable or mobile phone, via a telecommunications network such as the Internet.
  • the identification part (1) of the user allows a shipment of an incorrect address acknowledgment to the extent that, if it is not possible to distribute the shipment to the recipient because of an error in the address, it is very easy to warn the user.
  • this dispatch is carried out by sending at least one written message by letter, fax, telex, telegram, and / or by sending at least one electronic message to a type of reception means stationary or portable computer or mobile phone, via a telecommunication network such as the Internet.
  • Said server (130) automatically sends the shipment (s) of receipt, shipment or wrong address. It is not necessary for the user to make any steps to tedious consultation of information, the information is transmitted where he has expressed the desire to receive it when registering his contact information.
  • the information contained in the sending data table currently being tracked (120) on each shipment is immediately archived after the delivery of the delivery to the recipient has been recorded. There is then release of the entry corresponding to the item that has just been delivered in the data table of the items being tracked.
  • the recipient is also a user of the method according to the invention and uses an identification part (1) to identify a means, such as a mailbox, in which he wishes the shipments are sent to him.
  • the marking of this means is effected by the printing of a bar code consisting of the part (1), but having neither part (2) of service option control, nor part (3) of identification of the shipping rank of a shipment.
  • This barcode was given to him when he registered for the service or he printed it himself, thanks to the device (50) put in the appropriate position, or using, for example, a computer having a suitable computer program and connected to a printer.
  • the device (100) for implementing the method according to the invention illustrated figure 6 includes at least one database, having at least one user data table (110), listing the barcodes of the users and their coordinates and a table of sending data being tracked (120), listing each shipment, per user.
  • at least one database having at least one user data table (110), listing the barcodes of the users and their coordinates and a table of sending data being tracked (120), listing each shipment, per user.
  • the entry of the coordinates is preferably carried out by means of a computer connected to said device (100).
  • the entry of the barcode (10) can be done with any properly formatted barcode reader, including portable players for the agents responsible for delivering the mailings to the recipients.
  • the recipient user when the recipient user makes use of its identification part (1), to identify a mailbox or similar device in which it wishes to receive the items intended for it, it is the reading of the part (1) identifying the recipient and the comparison with the information attached thereto, which will generate the transmission of information relating to the receipt of the shipment first to the management system, then to the sender and / or the recipient.
  • the bar code (10) can be printed by any type of printing apparatus having sufficient print quality.
  • the module itself performs the incrementation of the shipping ranks of each shipment and the registration of the identification part of the shipping rank (3), as well as the option control part. service (2).
  • the bar code (10) prefferably includes an identification part of the printing machine.
  • the apparatus (50) illustrated Figures 3 to 5 comprises printing means which are decomposed at least into a printing part (51), which is invariable for said apparatus (50), for the printing of a part identification of the user (1), and a variable printing part (53), for the printing of an identification part of the shipping rank (3) of said shipment which is variable for each shipment.
  • This device thus enables any person, and particularly individuals, to easily print a bar code (10) on their shipment and thus benefit from the method according to the invention.
  • the apparatus (50) comprises means of automatic incrementation, at each use of the apparatus, of said shipping rank of x unit (s), where x is an integer preferably equal to 1, in order not to allow the printing of two identical barcodes for two consecutive different shipments.
  • This device is in the form of an ink-pad as it can be known for the printing of user address on the mail.
  • It comprises a buffer capable of printing the bar code (10) after manual or automatic inking, as well as at least one push-back button (61), button (62) to and fro request for dispatch of acknowledgment of receipt, and a means for displaying the rank of the shipment of said shipment in alphanumeric form produced using a screen (63) for viewing the shipping rank.
  • the means for incrementing the rank of the consignment, as well as the printing means of the barcode, are mechanical or electronic. In a totally mechanical version, they may consist, for example respectively, of a toothed wheel or a belt per element composing the rank (unit, ten, hundred, ...), as well as an ink pad and an ink supply.
  • the method according to the invention is based on an identification of the user and the rank of the mail that he sends, which makes it possible, during the computerized processing, to uniquely identify all transit shipments in the collection, routing and distribution network in a simple manner and not requiring a lot of computing resources in relation to the amount of information processed.
  • the method also makes it easy to retrieve information related to the user, in order to allow alerts to be sent (routing errors, deposit, receipt, etc.), tracking, management Fully automated usage records and billing.
  • the entire monitoring process; alerts, and sending various charges, and billing can be completely automated, and the user will no longer need to connect to an information service to obtain information on the follow-up of his mailings is the same information that will automatically come to him.
  • Other advantages arise from this process. : The ability to keep track, for a given user, of all the tracking of mail he has done, both in shipping and receiving, and allow the editing of a monthly statement for example. Finally, the companies exploiting this process will finally be able to carry out an efficient evaluation (datamining) on the mail that they forward.
  • the present method of tracking shipments relies on the exploitation of a database ideally comprising two main tables. However, depending on the specificities of the service that the distributor wishes to set up, other database structures can be implemented. The flexibility of the method described above, which uniquely identifies each fold shipped, allows for many variations.
  • This mail tracking service requires the user to have previously registered, in order to be assigned a unique user number, and an ink-pad to print the barcodes on them. couriers he wishes to ship.
  • the teller then gives the new user a new ink pad with a unique unused user number.
  • the teller recopies on the form the unique user number corresponding to the stamp that he has just distributed to the new client.
  • the teller then proceeds to the computer entry of the form previously completed, gives a copy to the client, and possibly a computer summary of the data entered and thus completes the registration process of the new user.
  • the routing service When the routing service has correctly located the recipient, it delivers the mail and the receipt information is transmitted to the centralized databases used to implement the tracking process.
  • the person responsible for mail delivery operates to identify the recipient by reading his barcode, before the mail delivery. She then receives the confirmation or denial that the discount can be made.
  • the user of the sending uses this service, even if he is not able to print himself bar code, for example because he does not have his handheld device on him, by simply going to a counter of the service of routing and declining his identity.
  • the teller can then realize for him the impression of a bar code presenting, for example a rank equal to a hundredfold, or increased by one thousand, of those recently used by the user or preceded by a letter such as "S" for "without ink-pad”.

Landscapes

  • Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
  • Auxiliary Devices For And Details Of Packaging Control (AREA)
  • Sorting Of Articles (AREA)
  • Supplying Of Containers To The Packaging Station (AREA)
  • Record Information Processing For Printing (AREA)
  • Dot-Matrix Printers And Others (AREA)
  • Laser Beam Printer (AREA)

Description

  • La présente invention se rapporte au domaine du suivi des envois opérés par des transporteurs et distributeurs d'envois.
  • La présente invention se rapporte plus particulièrement à un procédé de suivi d'envois, du type lettres ou colis, envoyés par au moins un usager à une adresse d'au moins un destinataire, ledit procédé comportant une étape d'impression d'un code-barres sur chacun des envois destiné à être suivi.
  • L'art antérieur connaît déjà des procédés de suivi d'envois et notamment de courriers à l'aide de codes-barres.
  • L'art antérieur connaît, par exemple, la demande de brevet français N° FR 2 715 333 , qui porte sur un procédé d'impression de plis postaux, et plus précisément d'impression de la destination finale d'un plis postal à l'aide d'un code-barres.
  • L'art antérieur connaît également la demande de brevet internationale WO 96/13803 qui porte sur un procédé de marquage du courrier par codes-barres dont chaque code-barres présente au moins quatre parties. Deux parties différentes indiquent le début et la fin du code. Un indicateur de contenu, qui suit les barres de début indique la structure et la longueur du champ de données suivant pour que lorsque le code soit lu, il soit lu correctement. Le champ de données peut contenir un code postal, avec ou sans repère d'adresse, des informations sur le client, ...
  • L'usage des codes-barres est également connu dans le domaine de l'expédition et du transport pour identifier un envoi. Cette technique se base sur l'attribution d'un code-barres à un envoi et d'une association du code-barres à l'envoi, grâce à une base de données ; la lecture du code-barres en différents endroits au fur et à mesure de l'acheminement permettant de suivre l'acheminement de l'envoi. Une partie des informations relatives à l'acheminement de l'envoi est mise à disposition de l'usager dans une base de données qu'il peut consulter.
  • Un inconvénient important de cette technique est qu'elle nécessite un très grand nombre de codes-barres pour permettre d'identifier chaque envoi.
  • En outre, l'attribution des codes-barres aux envois se faisant de manière aléatoire, il est nécessaire de disposer d'une grande base de données contenant en permanence tous les code-barres possibles selon la configuration souhaitée et de moyens de traitement-informatique puissants, ce qui limite l'usage de la technique aux envois de valeurs, c'est-à-dire essentiellement aux colis ou aux lettres recommandées.
  • La particularité de la présente invention réside dans la structure du code-barres employé dans le procédé de suivi de l'envoi.
  • Grâce à cette structure, l'élément de base dans la base de données n'est plus l'envoi, mais l'usager ; l'envoi n'est identifié que par son rang pour cet usager (par exemple le quatrième envoi de M. Y). En effet, selon l'invention, une incrémentation du code de base de l'usager est rendu possible, pour chaque nouvel envoi opéré par ce dernier, ce qui entraîne une modification majeure des sources de mémorisation utilisées et du traitement informatique opéré pour assuré un suivi de chaque envoi, par rapport à ce qui était réalisé auparavant.
  • La présente invention se rapporte à un procédé selon la revendication 1.
  • Selon ce procédé ledit code-barres est constitué au moins d'une partie d'identification de l'usager de l'envoi, qui est invariable pour chaque usager, et d'une partie d'identification du rang d'expédition dudit envoi, qui est variable pour chaque envoi.
  • On opère de préférence, préalablement, un enregistrement dans une base de données des coordonnées de l'usager et de ladite partie d'identification de l'usager dans une table de données d'usagers.
  • On opère également de préférence, préalablement à l'expédition de chaque envoi, un enregistrement dans une table de données d'envoi en cours de suivi de ladite partie d'identification du rang d'expédition, ainsi que de ladite partie d'identification de l'usager.
  • Ledit code-barres comporte en outre de préférence une partie de commande d'option de service qui est variable.
  • On opère alors de préférence, préalablement à l'expédition de l'envoi, un enregistrement dans une table de données d'envoi en cours de suivi de ladite partie commande d'option de service.
  • Ladite partie de commande d'option de service permet de préférence de commander une expédition d'un accusé de réception de l'envoi.
  • Ladite partie de commande d'option de service permet de préférence de commander une expédition d'un d'accusé d'expédition de l'envoi.
  • L'expédition d'un accusé de dépôt et/ou l'expédition d'un accusé de réception est, ou sont de préférence réalisée(s) par l'expédition d'au moins un message écrit et/ou par l'expédition d'au moins un message électronique sur un moyen de réception du type ordinateur fixe ou portable ou téléphone portable relié à un réseau de télécommunication. Ladite partie d'identification de l'usager permet de commander une expédition d'un accusé d'adresse de destinataire erronée.
  • On donne en outre de préférence à l'usager la possibilité de répondre audit accusé d'adresse erronée en fournissant une nouvelle adresse de destinataire.
  • Ladite partie d'identification de l'usager est enregistrée par l'intermédiaire d'un serveur de base de données accessible à toute personne autorisée.
  • Ledit serveur opère de préférence automatiquement l'expédition dudit ou desdits accusé(s) de dépôt, de réception ou d'adresse erronée.
  • On opère de préférence une lecture dudit code-barres, au moins lors du dépôt de l'envoi auprès d'un service d'acheminement et lors de la remise de l'envoi au destinataire.
  • La présente invention présente une variante de mise en oeuvre importante lorsque à la fois l'expéditeur et le destinataire sont usagers du procédé de suivi d'envois selon l'invention.
  • Dans cette variante, l'on contrôle, de préférence, par la lecture de ladite partie d'identification de l'usager destinataire préalablement à la remise de l'envoi, quel ladite partie d'identification identifiant la boîte aux lettres est bien celle du destinataire dudit envoi.
  • Ledit accusé de réception envoyé à l'usager expéditeur comporte, de préférence, au moins une partie des coordonnées de l'usager destinataire.
  • Ledit usager destinataire est, de préférence, prévenu de la réception dudit envoi dans une boite aux lettres de remise d'envoi identifiée à l'aide d'une partie d'identification qui lui est propre, par l'expédition d'au moins un message électronique sur un moyen de réception du type ordinateur fixe ou portable ou téléphone portable relié à un réseau de télécommunication.
  • L'on opère en outre, de préférence, un suivi statistique de l'expédition et/ou de la réception d'envois par au moins un usager à l'aide de ladite partie d'identification.
  • La présente invention se rapporte également à un dispositif permettant la mise en oeuvre du procédé.
  • Le dispositif comporte de préférence au moins une base de données, présentant au moins une table de données usager, répertoriant les codes-barres des usagers ainsi que leurs coordonnées et une table de données d'envoi en cours de suivis, répertoriant chaque envoi, par usager.
  • Le dispositif comporte en outre de préférence un serveur de base de données permettant d'enregistrer les coordonnées des usagers, de les modifier, et d'enregistrer les informations relatives à la lecture des codes-barres.
  • La présente invention se rapporte également à un appareil manuel pour l'impression de codes-barres sur des envois, du type lettres ou colis, envoyés par un usager à une adresse d'au moins un destinataire, ledit appareil comportant des moyens d'impression, remarquable en ce que lesdits moyens d'impression se décomposent au moins en une partie d'impression invariable pour ledit appareil, pour l'impression d'une partie d'identification de l'usager, et d'une partie d'impression variable, pour l'impression d'une partie d'identification du rang d'expédition dudit envoi qui est variable pour chaque envoi.
  • L'appareil comporte de préférence des moyens d'incrémentation automatique dudit rang d'expédition de x unité(s), x étant un nombre entier de préférence égal à 1.
  • L'appareil comporte également de préférence un moyen de visualisation du rang d'expédition dudit envoi sous forme alphanumérique.
  • Avantageusement, de par la structure du code-barres à incrémentation, la base de données chargée de répertorier les envois est beaucoup plus simple, car l'élément de base n'est plus l'envoi, mais l'usager.
  • Il est donc possible de répertorier un très grand nombre d'envois avec des moyens beaucoup plus simples qu'auparavant.
  • Avantageusement également, il est alors possible de proposer un service de suivi de l'acheminement des envois qui est utilisable pour tous les plis simples de la vie de tous les jours dont on souhaiterait, malgré tout être sûr qu'ils arrivent à destination.
  • Avantageusement également, la présente invention permet de s'abstenir d'écrire les coordonnées de l'usager sur l'envoi car la simple lecture du code-barres à l'aide d'un .lecteur approprié relié au serveur du dispositif de gestion et de suivi permet d'identifier l'usager. En outre, cela signifie qu'il n'est plus possible à des tiers de connaître le nom de l'usager d'un envoi si ces tiers n'ont pas accès au dispositif de gestion et de suivi. La sécurité des envois en est ainsi augmentée.
  • Avantageusement encore, la structure du code-barres permet d'inclure des options concernant la réception d'un accusé de dépôt, d'un accusé de réception, ou encore d'un accusé d'adresse d'expédition erronée, sur tous les moyens à disposition, c'est-à-dire, par message-papier distribué à l'adresse de l'usager, ou par fax, télex, télégramme, ou encore par message électronique à un adresse électronique sur un ordinateur fixe ou portable ou sur un téléphone portables par l'intermédiaire d'un réseau de télécommunication tel que l'Internet. En outre, il est possible de prévoir une impression automatique de l'adresse de l'usager en cas de retour du courrier à l'usager.
  • Avantageusement également, grâce au procédé selon l'invention, ce n'est pas à l'usager de faire la démarche d'appeler un service particulier ou de se connecter sur un site de télécommunication particulier, les informations concernant son envoi et son suivi lui sont automatiquement envoyées là où il a marqué le désire de la recevoir, grâce au code-barres.
  • Avantageusement également, lorsque l'expéditeur de l'envoi et le destinataire sont tous les deux usagers du procédé selon l'invention et comportent donc, tous les deux, au moins une partie d'identification qui leur est propre, la présente invention permet
    • d'assurer aux services de distribution que l'usager à qui va être remis l'envoi est bien le destinataire de l'envoi en contrôlant l'identification du destinataire avant la remise de l'envoi,
    • de confirmer la bonne réception de l'envoi auprès de l'expéditeur en lui fournissant des informations relatives au destinataire issues de l'étape de contrôle du destinataire,
    • d'informer le destinataire de la réception d'un envoi, éventuellement en lui fournissant des informations relatives à l'expéditeur.
  • On comprendra mieux l'invention à l'aide de la description, faite ci-après à titre purement explicatif, d'un mode de réalisation de l'invention, en référence aux figures annexées :
    • la figure 1 illustre un code-barres selon l'invention ;
    • la figure 2 illustre un schéma synoptique du procédé de suivi d'envoi selon l'invention ;
    • la figure 3 illustre une vue en perspective de l'appareil manuel pour l'impression de code-barres ;
    • les figures 4 et 5 illustrent respectivement une vue de dessus et une vue de dessous de l'appareil de la figure 3 ; et
    • la figure 6 illustre un schéma de principe du dispositif de suivi d'envoi selon, l'invention.
  • Le procédé selon l'invention est un procédé de suivi d'une pluralité d'envois, du type lettres ou colis, envoyés par au moins un usager à une adresse d'au moins un destinataire, ledit procédé comportant une étape d'impression d'un code-barres (10) sur chacun des envois destiné à être suivi
  • Le procédé selon l'invention est caractérisé en ce que ledit code-barres (10) est constitué au moins d'une partie (1) d'identification de l'usager de l'envoi, qui est invariable pour chaque usager, et d'une partie (3) d'identification du rang d'expédition dudit envoi, qui est variable pour chaque envoi.
  • La partie (1) d'identification de l'usager de l'envoi est invariable dans le sens où cette partie ne peut désigner qu'un usager unique, celui référencé pour cette partie (1) unique ; cela n'empêche pas, bien sûr, un usager d'avoir plusieurs parties (1) d'identification d'usager, par exemple, pour chacun de ses services internes ou chacune de ses filiales hébergées à la même adresse. En ce sens, la partie (1) d'identification de l'usager constitue un identifiant unique.
  • La partie (1) d'identification de l'usager et la partie (3) d'identification du rang d'expédition constituent donc deux codes-barres que l'on associe afin de faciliter l'enregistrement des informations et afin d'éviter tout erreur ou omission lors la saisie.
  • Le code-barres (10) présente d'une manière traditionnelle une partie d'initialisation informant du début du code-barres et une partie de terminaison, informant de la fin du code-barres.
  • La partie (3) d'identification du rang d'expédition réalise une identification du chiffre de rang de l'envoi par rapport aux envois précédents. Cette partie (3) d'identification du rang d'expédition est différente pour chaque envoi, tout au moins sur une période précise, car il peut être imaginé que le chiffre de rang des envois pour un usager soit réinitialisé lors d'un événement particulier, comme le renouvellement de son abonnement au service ou le début de l'année.
  • La variation de la partie (3) est opérée, non pas de manière aléatoire, mais selon un ordre déterminé, reconnu par le système permettant de mettre en oeuvre le procédé.
  • Préalablement à toute mise en oeuvre du procédé selon l'invention, on opère un enregistrement dans une base de données des coordonnées de l'usager (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de fax, adresse de messagerie électronique, ...) et de ladite partie (1) d'identification de l'usager invariable dans une table de données d'usagers (110). Cette opération peut-être réalisée par lecture de la partie (1) d'identification de l'usager à l'aide d'un lecteur de codes-barres et par saisie desdites informations.
  • La partie (1) d'identification de l'usager est enregistrée par l'intermédiaire d'un serveur (130) de base de données accessible à toute personne autorisée. Il est bien sûr possible d'opérer des modifications des informations enregistrées telles que, par exemple, changement d'adresse, de numéro de téléphone, d'adresse de messagerie électronique, ...
  • Préalablement à l'expédition de chaque envoi destiné à être suivi, on opère un enregistrement dans une table de données d'envoi en cours de suivi (120) de ladite partie (3) d'identification du rang d'expédition, ainsi que de ladite partie (1)' d'identification de l'usager. Cet enregistrement est réalisé par lecture de l'ensemble du code-barres (10) à l'aide d'un lecteur de codes-barres et par l'intermédiaire dudit serveur (130).
  • On opère une lecture dudit code-barres (10), et on enregistre au moins sur ledit serveur (130) les informations relatives à la date, à l'heure et au lieu de ladite lecture, au moins lors du dépôt de l'envoi auprès du service d'acheminement ainsi que lors de la remise de l'envoi au destinataire.
  • Il est bien sûr possible d'opérer la lecture du code-barres tout au long de l'acheminement de l'envoi et d'enregistrer à chaque fois les informations relatives à la date, à l'heure et au lieu de ladite lecture.
  • Les informations enregistrées comprennent alors également de préférence un code manipulateur correspondant à un identifiant de la personne ayant réalisé la saisie.
  • Ledit code-barres (10) peut comporter en outre une partie (2) de commande d'option de service, variable.
  • Lorsque ledit code-barres (10) comporte en outre une telle partie (2) de commande d'option de service, on opère préalablement à l'expédition de chaque envoi destiné à être suivi un enregistrement dans une table de données d'envoi en cours de suivi (120) de ladite partie (2) de commande d'option de service. Cet enregistrement est également réalisé par lecture de l'ensemble du code-barres (10) à l'aide d'un lecteur de codes-barres.
  • C'est, de préférence, le dispositif de gestion et de suivi des envois auquel sont reliés les lecteurs de codes-barres qui distingue les différentes parties (1, 2, 3) du code-barres (10) lors de la lecture.
  • La partie (2) de commande d'option de service permet au choix de l'usager, de demander une expédition d'un accusé de réception de l'envoi et/ou une expédition d'un d'accusé d'expédition de l'envoi. Ce choix est donc matérialisé directement par l'intermédiaire du code-barres (10) et l'enregistrement de ce choix est validé directement par la lecture du code-barres (10).
  • L'expédition de cet ou de ces accusé(s) de réception et/ou d'expédition est réalisée par l'expédition d'au moins un message écrit par lettre, fax, télex, télégramme, et/ou par l'expédition d'au moins un message électronique sur un moyen de réception du type ordinateur, fixe ou portable ou téléphone-portable, par l'intermédiaire d'un réseau de télécommunication tel que l'Internet.
  • La partie (1) d'identification de l'usager permet une expédition d'un accusé d'adresse erronée dans la mesure où, s'il n'est pas possible de distribuer l'envoi au destinataire en raison d'une erreur dans l'adresse, il est très facile d'en prévenir l'usager. De la même manière, cette expédition est réalisée par l'expédition d'au moins un message écrit par lettre, fax, télex, télégramme, et/ou par l'expédition d'au moins un message électronique sur un moyen de réception du type ordinateur fixe ou portable ou téléphone portable, par l'intermédiaire d'un réseau de télécommunication tel que l'Internet.
  • Il est en outre possible de donner à l'usager la possibilité de répondre audit accusé d'adresse erronée en répondant au message écrit ou au message électronique et en fournissant une nouvelle adresse de destinataire.
  • Ledit serveur (130) opère automatiquement l'expédition dudit ou desdits accusé(s) de réception, d'expédition ou d'adresse erronée. Il n'est ainsi pas nécessaire que l'usager fasse une quelconque démarche de consultation fastidieuse d'information, l'information lui est transmise là où il a manifesté le désir de la recevoir lors de l'enregistrement de ses coordonnées.
  • En effet, il lui est possible de prévoir directement un archivage des informations reçues, avec une étape facultative de vérification automatique de la bonne réception de tous ses envois.
  • Dans une variante de l'invention, les informations contenues dans la table de données d'envoi en cours de suivi (120) sur chaque envoi sont immédiatement archivées après l'enregistrement de la remise de l'envoi au destinataire. Il y a alors libération de l'entrée correspondant à l'envoi qui vient d'être remis dans la table de données des envois en cours de suivi.
  • Dans une variante préférée de l'invention, le destinataire est également usager du procédé selon l'invention et utilise une partie (1) d'identification pour identifier un moyen, tel qu'une boîte aux lettres, dans lequel il souhaite que l'on dépose les envois qui lui sont destinés.
  • Le marquage de ce moyen est opéré par l'impression d'un code-barres constitué de la partie (1), mais ne comportant ni partie (2) de commande d'option de service, ni partie (3) d'identification du rang d'expédition d'un envoi.
  • Ce code-barres lui a été remis lors de son inscription au service ou il l'a imprimé lui-même, grâce à l'appareil (50) mis en position adéquate, ou à l'aide, par exemple, d'un ordinateur possédant un programme informatique adéquat et relié à une imprimante.
  • Ainsi, lorsque le destinataire de l'envoi suivi est également abonné au service de suivi de courrier, et qu'il a bien collé son étiquette autocollante avec sur sa boite aux lettres, alors le service de distribution peut procéder à la lecture de ce deuxième code-barres qui va permettre :
    • d'améliorer la précision des informations envoyées à l'expéditeur dans l'accusé de réception de son envoi suivi ;
    • de vérifier que les noms et prénoms et code-barres figurant sur la boîte aux lettres du destinataire sont cohérents (cela nécessite qu'un terminal portable soit utilisé par chaque livreur du service de distribution et soit connecté, par exemple par radio, GSM-SMS, GPRS), à la base de données centrale afin d'obtenir les noms et prénoms et adresse correspondant au code-barres, ou bien que le terminal du service de distribution possède une copie de la base de données dans sa mémoire interne, ce qui est rendu possible par le fait qu'il ne s'agirait que de stocker un extrait trié de la base de données centrale ne concernant que le secteur géographique ou le service de distribution possédant ce terminal distribue du courrier, évitant ainsi la mémorisation complète de la base de données des usagers ;
    • de vérifier la concordance entre le destinataire figurant sur l'envoi suivi et les noms et prénoms figurants sur la boîte aux lettres du destinataire, lorsque cela est possible, et les noms et prénoms et adresses disponibles au niveau du terminal pour le destinataire correspondant au code-barres figurant sur la boîte aux lettres du destinataire, évitant ainsi tout risque d'erreur de distribution ;
    • de prévenir éventuellement le destinataire de l'arrivée d'un envoi suivi directement sur son téléphone portable par SMS, ou par tout autre moyen de transmission que le destinataire du courrier suivi aura choisi ;
    • permettre au service de distribution de réaliser des statistiques sur le courrier distribué aux usagers qui font figurer leur code-barres sur leur boîte aux lettres.
  • Le dispositif (100) permettant la mise en oeuvre du procédé selon l'invention, illustré figure 6, comporte ainsi au moins une base de données, présentant au moins une table de données usager (110), répertoriant les codes-barres des usagers ainsi que leurs coordonnées et une table de données d'envoi en cours de suivis (120), répertoriant chaque envoi, par usager.
  • Il comporte en outre un serveur (130) de base de données permettant d'enregistrer les coordonnées des usagers, de les modifier, et d'enregistrer les informations relatives à la lecture des-codes-barres (10) lors du dépôt de l'envoi, lors de l'acheminement de l'envoi, ainsi que lors de la remise de l'envoi au destinataire.
  • La saisie des coordonnées est de préférence réalisée grâce à un ordinateur relié audit dispositif (100).
  • La saisie du code-barres (10) peut se faire avec n'importe quel lecteur de codes-barres correctement formaté, y compris des lecteurs portables pour les agents chargés de distribuer les envois aux destinataires.
  • Dans une version de base, il peut être imaginé que les codes-barres des envois destinés à être remis à leurs destinataires soient saisis dans un bureau de distribution, juste avant que l'agent chargé de les distribuer effectivement ne les emportent pour les distribuer et que seuls les codes-barres des envois non distribués soient alors saisis par l'agent à son retour au bureau de distribution. Les saisies des codes-barres sont alors simplifiées.
  • Dans une variante préférée, lorsque l'usager destinataire fait usage de sa partie (1) d'identification, pour identifier une boîte aux lettres ou tout dispositif similaire dans lequel il souhaite recevoir les envois qui lui sont destinés, c'est la lecture de la partie (1) d'identification du destinataire et la comparaison avec les informations qui y sont attachées, qui va engendrer la transmission de l'information relative à la réception de l'envoi à destination d'abord du système de gestion, puis à destination de l'expéditeur et/ou du destinataire.
  • Le code-barres (10) peut être imprimé par tout type d'appareil d'impression présentant une qualité d'impression suffisante.
  • Il est par exemple possible de prévoir un module supplémentaire que l'on va insérer dans les machines automatiques de mise sous plis, afin de réaliser, l'impression de chaque code-barres sur chaque pli.
  • Il est également possible de prévoir un module supplémentaire que l'on va insérer sur les machines d'affranchissement automatique. Dans ce cas, le module réalise lui-même l'incrémentation des rangs d'expédition de chaque envoi et l'enregistrement de la partie d'identification du rang d'expédition (3), ainsi que de la partie de commande d'option de service (2).
  • Il est en outre possible de prévoir que le code-barres (10) comporte une partie d'identification de la machine d'impression.
  • Dans une variante de l'invention, il est prévu un appareil (50) manuel et mécanique pour l'impression de codes-barres (10) sur les envois, du type lettres ou colis, envoyés par un usager à une adresse d'au moins un destinataire. Ledit appareil (50), illustré figures 3 à 5, comporte des moyens d'impression qui se décomposent au moins en une partie d'impression (51), invariable pour ledit appareil (50), pour l'impression d'une partie d'identification de l'usager (1), et d'une partie d'impression variable (53), pour l'impression d'une partie d'identification du rang d'expédition (3) dudit envoi qui est variable pour chaque envoi.
  • Cet appareil permet ainsi à toute personne, et notamment aux particuliers, d'imprimer facilement un code-barres (10) sur leur envoi et de profiter ainsi du procédé selon l'invention.
  • L'appareil (50) comporte des moyens d'incrémentation automatique, à chaque utilisation de l'appareil, dudit rang d'expédition de x unité(s), x étant un nombre entier de préférence égal à 1, afin de ne pas autoriser l'impression de deux codes-barres identiques pour deux envois différents consécutifs.
  • Cet appareil se présente sous la forme d'un tampon-encreur tel qu'il peut être connu pour l'impression d'adresse d'usager sur le courrier.
  • Il comporte un tampon susceptible de réaliser l'impression du code-barres (10) après encrage manuel ou automatique, ainsi qu'au moins un bouton (61) va-et-vient de demande d'expédition d'accusé de dépôt, un bouton (62) va-et-vient de demande d'expédition d'accusé de réception, et un moyen de visualisation du rang d'expédition dudit envoi sous forme alphanumérique réalisé à l'aide d'un écran (63) de visualisation du rang d'expédition.
  • Les moyens d'incrémentation du rang de l'envoi, ainsi que les moyens d'impression du code-barres sont, mécaniques ou électroniques. Dans une version totalement mécanique, ils peuvent être constitués, par exemple respectivement, d'une roue dentée ou d'une courroie par élément composant le rang (unité, dizaine, centaine, ...), ainsi que d'un tampon encreur et d'une réserve d'encre.
  • Il est également possible de réaliser, par exemple deux appareils présentant la même partie d'impression invariable, mais dont l'incrémentation du rang va de deux unités en deux unités (x = 2) ; Un premier appareil permettant alors de réaliser des codes-barres à rang d'expédition (3) paire, et le deuxième appareil permettant alors de réaliser des codes-barres à rang d'expédition (3) impaire.
  • Contrairement à la majorité des systèmes de suivi de courrier par code-barres existants, le procédé selon l'invention repose sur une identification de l'usager et du rang du courrier qu'il expédie, ce qui permet, lors du traitement informatisé, d'identifier de façon unique tous les envois en cours de transit dans le réseau de collecte, d'acheminement et de distribution d'une manière simple et ne nécessitant pas beaucoup de ressources informatiques par rapport à la quantité d'information traitée. Le procédé permet également de retrouver facilement les informations liées à l'usager, afin de permettre des remontées d'alertes (erreurs d'acheminement, accusés de dépôt, de réception, etc ...), un suivi (tracking), une gestion de relevés d'utilisation, et une facturation entièrement automatisés.
  • Grâce à un dispositif d'impression des codes-barres électronique ou mécanique, l'utilisateur du service de suivi de courrier (l'expéditeur du courrier) imprime lui-même sur l'enveloppe (ou le colis) à expédier un code-barres contenant trois types d'informations :
    • Son identifiant unique d'usager, ou un de ses identifiant s'il en possède plusieurs (cas des filiales, par exemple) constituant la partie d'identification de l'usager (1) attribuée par le service de distribution.
    • Des options d'envoi sur la nature des services d'accusés que l'utilisateur désire utiliser (demande d'accusé de dépôt, demande d'accusé de réception, ou aucune option) constituant la partie de commande d'option de service (2).
    • Le rang de l'envoi qu'il expédie afin de différencier les différents envois qu'un même utilisateur est susceptible d'envoyer, constituant la partie (3) d'identification du rang d'expédition.
  • Ces trois informations permettent d'identifier de façon unique un envoi expédié à travers le réseau de distribution, et de délivrer, automatiquement, des accusés de dépôt et de réception sans que l'usager, lorsqu'il a choisi de recevoir ces accusés sur son téléphone portable, par exemple, n'ait à consulter un site Internet ou un serveur vocal interactif, ou un service télématique minitel, ce qui représente un intérêt majeur et un confort d'utilisation important pour l'utilisateur.
  • Avec le procédé selon l'invention, l'ensemble du processus de suivi; de remontée d'alertes, et d'envoi d'accusés divers, et de facturation peuvent être complètement automatisés, et l'utilisateur n'aura donc plus besoin de se connecter à un service d'information en vue d'obtenir des informations sur le suivi de ses envois, ce sont ces mêmes informations qui viendront automatiquement jusqu'a lui. D'autres avantages découlent de ce procédé. : La possibilité de garder une trace, pour un utilisateur donné, de l'ensemble des suivis de courrier qu'il a effectué, tant en expédition qu'en réception, et de permettre l'édition d'un relevé mensuel par exemple. Enfin, les sociétés exploitant ce procédé pourront enfin réaliser une évaluation (datamining) efficace sur le courrier qu'elles acheminent.
    • Exemple d'implémentation du procédé:
  • Le présent procédé de suivi d'envois repose sur l'exploitation d'une base de données comprenant idéalement deux tables principales. Cependant, suivant les spécificités du service que le distributeur désire mettre en place, d'autres structures de bases de données peuvent être implémentées. La souplesse du procédé décrit précédemment, qui identifie de façon unique chaque pli expédié, permet de nombreuses variantes.
  • La première table représente la table des utilisateurs abonnés ou inscrits au service de suivi de courrier. Cette table permet de récupérer, par le biais du numéro unique d'usager, toutes les informations sur l'usager :
    • Son nom et prénom.
    • Son adresse postale complète.
    • Les options et les caractéristiques de son abonnement :
      • Utilisation du service de suivi par pré-paiement :
        • En créditant son compte par pré-paiement (Porte monnaie virtuel) ;
        • En payant en coup par coup chaque envoi, en ajoutant à l'affranchissement normal du pli en fonction du poids et de la destination, les surtaxes correspondantes aux services qu'il demande pour l'envoi (Demande d'accusé de dépôt et/ou de réception) ;
        • En utilisant un système d'impression de codes-barres prépayé à l'aide d'un appareil ne pouvant imprimer qu'un nombre limité de codes-barres.
      • Utilisation d'un compte client classique avec envoi de relevés et factures d'utilisation mensuels (plus pratique pour les entreprises ayant de gros volumes d'envois).
      • Le solde de son compte (pour le pré-paiement ou compte client classique).
    • La technique avec laquelle l'utilisateur désire recevoir ses accusés de dépôt, de réception en tant qu'expéditeur et/ou destinataire, d'erreur pour adresse erronée, adresse illisible, etc ... On peut envisager différentes techniques, qui peuvent être combinées :
      • Envoi des accusés par Mini-Message SMS sur un téléphone mobile.
      • Envoi des accusés par Email.
      • Envoi des accusés par FAX.
      • Envoi des accusés par récépissé papier expédié par un service de distribution.
    • Son numéro de téléphone mobile s'il désire recevoir les accusés par SMS.
    • Son EMail s'il désire recevoir ses accusés par EMail.
    • Son numéro de FAX s'il désire recevoir ses accusés par FAX.
    • S'il désire recevoir un récapitulatif mensuel de l'ensemble des envois qu'il aura effectués et/ou reçus (l'envoi de ce dernier pouvant se faire par envoi papier, et/ou par Email, et/ou par FAX).
    • Des informations statistiques, compteurs, et autres que l'on doit rattacher à l'usager.
    • Listing d'archivage de l'ensemble des envois effectués et suivis, qui pourra être utilisé pour l'édition, pour un utilisateur donné, de factures détaillées d'utilisation du service de suivi et d'envoi de relevés. Selon les besoins, on pourra stocker plus ou moins d'informations sur les suivis effectués (Date de dépôt, heure de dépôt, rang, bureau de dépôt, poids, bureau de distribution finale de destination, date de distribution, heure de distribution, statut final, etc ...).
  • La deuxième table représente la table des plis en cours d'acheminement et de suivi (tracking), elle permet au système d'information de retrouver les informations sur un pli en cours de transit afin de les mettre à jour, jusqu'à la distribution finale, et de gérer proprement l'envoi des différents accusés. La recherche et l'accès aux informations sur un envoi en cours d'acheminement se fait par l'intermédiaire d'une requête combinant le numéro d'usager et le rang du courrier. On retrouve dans cette table, en outre les champs suivante
    • Le numéro unique d'usager.
    • Les options d'envoi (Demande d'accusé de dépôt, demande d'accusé de réception).
    • Le rang du courrier.
    • La date de dépôt (Correspondant à la date d'oblitération effective du courrier par exemple)
    • L'heure de dépôt (Même remarque que précédemment).
    • La référence du bureau de dépôt.
    • La date de distribution.
    • L'heure de distribution.
    • Le bureau de distribution.
    • Statuts du pli :
      • Drapeau indiquant si l'accusé de dépôt a bien été émis.
      • Drapeau indiquant si l'accusé de réception a bien été émis vers l'expéditeur et/ou le destinataire.
      • Drapeau indiquant qu'il y a eu une erreur d'acheminement pour erreur sur l'adresse destinataire.
      • D'autres drapeaux supplémentaires peuvent être envisagés pour signaler des erreurs, etc ...
    • Le listage de suivi (tracking) de l'ensemble des centres de tri traversés par le pli :
      • Référence du centre de tri actuel.
      • Date d'entrée dans le centre.
      • Heure d'entrée dans le centre.
      • Date de sortie du centre.
      • Heure de sortie du centre.
      • Référence du prochain centre de tri vers lequel a été expédié le pli.
    Scénario d'acheminement d'un pli avec le procédé selon l'invention et avec un appareil d'impression manuel :
  • L'utilisation de ce service de suivi de courrier impose à l'usager de s'être préalablement inscrit, afin de se voir attribuer un numéro unique d'usager, ainsi qu'un tampon-encreur pour pouvoir imprimer les codes-barres sur les courriers qu'il désire expédier.
    • - L'inscription préalable d'un nouvel utilisateur :
  • L'utilisateur se présente à un guichet du service d'expédition et remplit un formulaire avec l'ensemble des informations nécessaires au fonctionnement du service (afin de renseigner la base de données centrale des abonnés au service de suivi) :
    • Nom, prénoms
    • Adresse postale complète.
    • Numéro de téléphone mobile, Email, Fax, etc...
    • Le type d'abonnement au service (Prépaiement, paiement au coup par coup avec des timbres classiques, compte entreprise avec relevés mensuels), le type d'accusés qu'il souhaite recevoir (par SMS, par Email, par FAX, par courrier, etc ...) .
  • Le guichetier remet ensuite au nouvel utilisateur un tampon-encreur neuf, comportant un numéro unique d'usager non utilisé. Le guichetier recopie sur le formulaire le numéro unique d'usager correspondant au tampon qu'il vient de distribuer au nouveau client.
  • Le guichetier procède ensuite à la saisie informatique du formulaire rempli précédemment, en remet un exemplaire au client, ainsi éventuellement qu'un récapitulatif informatique des données saisies et termine ainsi le processus d'inscription du nouvel utilisateur.
  • A partir de cet instant, l'utilisateur est inscrit et peut procéder aux premiers envois de courrier suivi.
    • - Expédition du courrier:
  • Avant d'expédier son courrier, l'utilisateur doit :
    • Ecrire au stylo l'adresse destinataire sur l'enveloppe.
    • Positionner les boutons de demande d'accusé de dépôt et / ou de réception sur le tampon-encreur dans la position souhaitée.
    • Imprimer un code-barres sur l'enveloppe à l'aide du tampon-encreur.
    • Noter le numéro de rang du courrier (valeur du compteur sur le tampon-encreur) qui servira de numéro de référence spécifique à ce courrier pendant toute la durée de son acheminement et jusqu'à sa distribution finale : L'ensemble des accusés et des messages d'erreur relatifs à ce courrier que recevra l'usager porteront ce numéro de référence (numéro de rang) : Ce numéro, qui s'incrémente automatiquement d'une unité à chaque utilisation du tampon-encreur, permet donc de distinguer, pour un utilisateur donné, les différents envois qu'il pourrait effectuer sensiblement en même temps.
    • Peser son courrier et l'affranchir. Ne pas oublier d'ajouter, en cas de demande d'accusé de dépôt et /ou de réception, la (les) surtaxe(s) correspondante(s).
    • Remettre son courrier au service d'acheminement.
    - Acheminement du courrier :
  • La mise en place de ce nouveau procédé de courrier ne nécessite pas de modifications des procédures déjà mises en place pour traiter et acheminer le courrier, par contre, un certain nombre de nouvelles étapes, liées au procédé de suivi, devront être ajoutées :
    • Une machine permettant la détection, la lecture et le traitement informatisé du code-barres présent sur les objets utilisant le nouveau système de suivi de courrier, dans chacun des organes (Bureau d'expédition, centre de tri) que les objets expédiés sont susceptibles de rencontrer lors du processus d'acheminement.
    • • Une salle informatique dédiée à l'impression puis a l'expédition papier des accusés de réceptions pour les clients désirant les recevoir sous forme écrite. Cette installation pourra également servir pour l'édition et l'expédition des relevés mensuels d'utilisation pour ceux qui en on fait la demande dans leur abonnement, de même, cette installation informatique pourra être utilisée pour la gestion de la facturation des grands comptes.
    • • Une salle informatique dédiée à la gestion des bases de données centralisées servant à l'implémentation du procédé de suivi. Cette dernière prendra également en charge l'émission des accusés (De dépôt, de réception, d'erreur divers ... ) par SMS, Email, ou FAX.
    - Réception du courrier :
  • Lorsque le service d'acheminement a correctement localisé le destinataire, elle lui remet le courrier et l'information de réception est transmise aux bases de données centralisées servant à l'implémentation du procédé de suivi.
  • Pour être sûr que le destinataire a été correctement localisé, si ce destinataire est déjà référencé comme usager dans la base de données usagers, la personne chargée de la distribution du courrier opère l'identification du destinataire par la lecture de son code-barres, avant la remise du courrier. Elle reçoit alors la confirmation ou l'infirmation que la remise peut être effectuée.
  • Si la remise est confirmée :
    • le destinataire est alors informé, s'il en a émis le souhait, de la réception du courrier, avec éventuellement des informations au sujet de l'expéditeur, sur le moyen d'information qu'il a choisi, et
    • l'expéditeur est alors informé, s'il en a émis le souhait, de la réception du courrier par le destinataire, avec éventuellement des informations au sujet du destinataire, sur le moyen d'information qu'il a choisi.
  • Grâce au procédé selon l'invention, il est également possible d'imaginer que l'usager de l'envoi utilise ce service, même s'il n'est pas en mesure d'imprimer lui-même de code-barres, par exemple, parce qu'il n'a pas son appareil manuel sur lui, en se rendant tout simplement à un guichet du service d'acheminement et en déclinant son identité. Le guichetier pourra alors réaliser pour lui l'impression d'un code-barres présentant, par exemple un rang égal au centuple, ou augmenté de mille, de ceux dernièrement utilisés par l'usager ou encore précédé d'une lettre telle que « S » pour « sans tampon-encreur ».
  • L'invention est décrite dans ce qui précède à titre d'exemple. Il est entendu que l'homme du métier est à même de réaliser différentes variantes de l'invention sans pour autant sortir du cadre du brevet tel que revendiqué dans les revendications suivantes.

Claims (23)

  1. Procédé de suivi d'envois, du type lettres ou colis, envoyés par au moins un usager expéditeur à une adresse d'au moins un destinataire, ledit procédé comportant une étape d'impression d'un code-barres (10) sur chacun des envois destiné à être suivi, caractérisé en ce que ledit code-barres (10) est constitué au moins d'une partie (1) d'identification de l'usager expéditeur de l'envoi, qui est invariable pour chaque usager, et d'une partie (3) d'identification du rang d'expédition dudit envoi, qui est variable pour chaque envoi.
  2. Procédé de suivi d'envois selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'on opère préalablement un enregistrement dans une base de données des coordonnées de l'usager et de ladite partie (1) d'identification de l'usager dans une table de données d'usager (110).
  3. Procédé de suivi d'envois selon la revendication 1 ou la revendication 2, caractérisé en ce que l'on opère préalablement à l'expédition de chaque envoi un enregistrement dans une table de données d'envoi en cours de suivi (120) de ladite partie (3) d'identification du rang d'expédition de l'envoi, ainsi que de ladite partie (1) d'identification de l'usager.
  4. Procédé de suivi d'envois selon l'une quelconque des revendications 1 à 3, caractérisé en ce que ledit code-barres (10) comporte en outre une partie (2) de commande d'option de service qui est variable.
  5. Procédé de suivi d'envois selon la revendication 4, caractérisé en ce que l'on opère préalablement à l'expédition de chaque envoi un enregistrement dans une table de données d'envoi en cours de suivi (120) de ladite partie (2) de commande d'option de service.
  6. Procédé de suivi d'envois selon l'une quelconque des revendications 4 ou 5, caractérisé en ce que ladite partie (2) de commande d'option de service permet de commander une expédition d'un accusé de réception de l'envoi.
  7. Procédé de suivi d'un envoi selon l'une quelconque des revendications 4 à 6, caractérisé en ce que ladite partie (2) de commande d'option de service permet de commander une expédition d'un accusé de dépôt de l'envoi.
  8. Procédé de suivi d'envois selon l'une quelconque des revendications 6 ou 7, caractérisé en ce que l'expédition d'un accusé de dépôt et/ou l'expédition d'un accusé de réception est ou sont réalisée(s) par l'expédition d'au moins un message écrit et/ou par l'expédition d'au moins un message électronique sur un moyen de réception du type ordinateur fixe ou portable ou téléphone portable relié à un réseau de télécommunication.
  9. Procédé de suivi d'envois selon l'une quelconque des revendications 1 à 8, caractérisé en ce que ladite partie d'identification de l'usager (1) permet de commander une expédition d'un accusé d'adresse de destinataire erronée.
  10. Procédé de suivi d'envois selon la revendication 9, caractérisé en ce que l'on donne à l'usager la possibilité de répondre audit accusé d'adresse erronée en fournissant une nouvelle adresse de destinataire.
  11. Procédé de suivi d'envois selon l'une quelconque des revendications 1 à 10, caractérisé en ce que ladite partie (1) d'identification de l'usager est enregistrée par l'intermédiaire d'un serveur (130) de base de données accessible à toute personne autorisée.
  12. Procédé de suivi d'envois selon la revendication 11, caractérisé en ce que ledit serveur (130) opère automatiquement l'expédition dudit ou desdits accusé(s) de dépôt, de réception ou d'adresse erronée.
  13. Procédé de suivi d'envois selon l'une quelconque des revendications 1 à 12, caractérisé en ce que l'on opère une lecture dudit code-barres (10), au moins lors du dépôt de l'envoi auprès d'un service d'acheminement et lors de la remise de l'envoi au destinataire.
  14. Procédé de suivi d'envois selon l'une quelconque des revendications 1 à 13, caractérisé en ce que l'on utilise ladite partie (1) d'identification de l'usager de l'envoi, qui est invariable pour chaque usager, afin de permettre de localiser une boîte aux lettres de remise d'envoi lorsque ledit usager est destinataire d'un envoi opéré par un autre usager.
  15. Procédé de suivi d'envois selon la revendication 14, caractérisé en ce que l'on contrôle, par la lecture de ladite partie d'identification de l'usager destinataire préalablement à la remise de l'envoi, que ladite partie (1) d'identification identifiant la boite aux lettres est bien celle du destinataire dudit envoi.
  16. Procédé de suivi d'envois selon la revendication 14 ou la revendication 15, caractérisé en ce que ledit accusé de réception envoyé à l'usager expéditeur comporte au moins une partie des coordonnées de l'usager destinataire.
  17. Procédé de suivi d'envois selon l'une quelconque des revendications 14 à 16, caractérisé en ce que ledit usager destinataire est prévenu de la réception dudit envoi dans une boîte aux lettres de remise d'envoi identifiée à l'aide d'une partie (1) d'identification qui lui est propre, par l'expédition d'au moins un message électronique sur un moyen de réception du type ordinateur fixe ou portable ou téléphone portable relié à un réseau de télécommunication.
  18. Procédé de suivi d'envois selon l'une quelconque des revendications 1 à 17, caractérisé en ce que l'on opère un suivi statistique de l'expédition et/ou de la réception d'envois par au moins un usager à l'aide de ladite partie (1) d'identification.
  19. Dispositif (100) permettant la mise en oeuvre du Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 18, caractérisé en ce qu'il comporte au moins une base de données, présentant au moins une table de données usager (110), répertoriant les codes-barres des usagers ainsi que leurs coordonnées et une table de données d'envoi en cours de suivis (120), répertoriant chaque envoi, par usager.
  20. Dispositif (100) selon la revendication 19, caractérisé en ce qu'il comporte en outre un serveur (130) de base de données permettant d'enregistrer les coordonnées des usagers, de les modifier, et d'enregistrer les informations relatives à la lecture des codes-barres (10).
  21. Appareil (50) manuel pour l'impression de codes-barres (10) sur des envois, du type lettres ou colis, envoyés par un usager à une adresse d'au moins un destinataire, ledit appareil (50) comportant des moyens d'impression, caractérisé en ce que lesdits moyens de d'impression se décomposent au moins en une partie d'impression (51), invariable pour ledit appareil (50), pour l'impression d'une partie d'identification de l'usager (1), et d'une partie d'impression variable (53), pour l'impression d'une partie d'identification du rang d'expédition (3) dudit envoi qui est variable pour chaque envoi.
  22. Appareil (50) selon la revendication 21, caractérisé en ce qu'il comporte des moyens d'incrémentation automatique dudit rang d'expédition de x unité(s), x étant un nombre entier de préférence égal à 1.
  23. Appareil (50) selon la revendication 21 ou la revendication 22, caractérisé en ce qu'il comporte un moyen de visualisation du rang d'expédition dudit envoi sous forme alphanumérique.
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