DE102005058377A1

DE102005058377A1 - Data storage, transmission, processing and digital management method for e.g. delivery receipt, involves storing all information in document in information carrier that is readable in machine under application of organization form of memory

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Publication number: DE102005058377A1
Application number: DE200510058377
Authority: DE
Original assignee: ACHALDAN CONSULTING GmbH
Current assignee: ACHALDAN CONSULTING GmbH
Priority date: 2005-12-06
Filing date: 2005-12-06
Publication date: 2007-08-09

Abstract

The method involves storing all information or part of information that is defined as significant or other information contained in the document in an information carrier that is readable in an inserted machine under application of any organization form of the data memory, where a data matrix code and radio frequency identification chip serves as the carrier. The organization of the data memory is enabled by classification of information to be stored, in which the defined category is considered as an information field, which comprises of any sequence.

Description

A. Problemstellung-Stand der Technik-BeschreibungA. Problem Status the technical description

Im Geschäftsverkehr werden eine Vielzahl von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Lieferscheine, Frachtpapiere, Abfallbegleitscheine, Wiegescheine usw. usf. ausgetauscht. Obwohl nach Stand der Technik die Möglichkeit besteht, diese Daten rein elektronisch auszutauschen (z.B. per EDIFACT-Standard oder als Datei) findet in der Praxis dieser Informationsaustausch in der Regel in Papierform oder als Papiersurrogat, namentlich als Fax- oder elektronisches Dokument statt, zum einen da viele Firmen (darunter hauptsächlich kleine oder mittelständische Firmen) keinen Zugang zu diesen Systemen haben und zum anderen, da es auch viele gesetzlichen Zwänge (Abzug der Vorsteuer aus Eingangsrechnungen: Umsatzsteuergesetz, Abfallbegleitschein: Abfallrecht, Wiegeschein: Eichgesetz usw. usf.) für die Papierform gibt.in the business Become a variety of business documents such as invoices, delivery notes, freight documents, waste note certificates, Wieches etc. and so on exchanged. Although according to the prior art the possibility exists to exchange these data purely electronically (for example by EDIFACT standard or as File) finds in practice this information exchange in the Usually in paper form or as a paper surrogate, namely as a fax or electronic document, on the one hand because many companies (including mainly small or medium-sized Companies) have no access to these systems and, secondly, as there are also many legal constraints (Deduction of input tax from incoming invoices: sales tax law, Waste Accompanying Note: Waste Law, Wiegeschein: Calibration Act, etc., etc.) for the Paper form gives.

Die Nachteile an dieser Form des Datenaustausches sind vielfältig: Druckkosten, Handlingkosten, Versandkosten usw. usf. Ein großer Nachteil ist aber auch, dass der oder die Empfänger die Daten bzw. Inhalte dieses Dokuments zur Weiterverarbeitung erfassen müssen. Diesen Nachteil möchte der Erfindungsgedanke überwinden.The Disadvantages of this form of data exchange are manifold: printing costs, Handling costs, shipping costs, etc., etc. A big disadvantage is also, that the recipient or recipients capture the data or contents of this document for further processing have to. Want this disadvantage overcome the inventive concept.

Es ist andererseits aber auch Stand der Technik, Informationen aus diesen Dokumenten automatisiert zurückzugewinnen und weiterzuverarbeiten. Z.B. gibt es viele OCR (Optical Character Recognition) – Systeme, die die Informationen aus Dokumenten – egal ob in Papierform oder in elektronischer Form (z.B. als elektronisches Fax, als Bilddokument oder als elektronische Datei) – gewinnen können. Allerdings haben diese in der Praxis nur eine Erkennungsrate von bis zu 90%, so dass diese Technik die Problemstellung nur unzureichend löst, da die erfassten Daten oftmals Zahlungen oder eine Rechnungsstellung auslösen und hier eine hohe Genauigkeit unbedingt erforderlich ist. Unsere Lösung:
Smarte Datenspeicherung auf dem Dokument, statt komplizierter Erfassung!On the other hand, it is also state of the art to recover information from these documents automatically and process it further. For example, there are many OCR (Optical Character Recognition) systems that can retrieve the information from documents - whether in paper or electronic form (eg as an electronic fax, as an image document or as an electronic file). However, in practice these only have a detection rate of up to 90%, so that this technique solves the problem inadequately, because the collected data often trigger payments or invoicing and high accuracy is essential here. Our solution:
Smart data storage on the document instead of complicated recording!

Der Erfindungsgedanke ersetzt den gleich in mehrfacher Hinsicht mankobehafteten Prozess der Informationsrückgewinnung aus Geschäftsdokumenten durch einen maschinell lesbaren Informationsträger – Hauptanspruch Ziffer 1 – in einer fixierten Ausstattung Unteransprüche Zif. 9 als aufgedruckter Datamatrix-Code oder als Unteranspruch Zif. 10 Transponderetikett (sogenanntes Smartlabel) dienen.Of the Inventive idea replaces the mankobehafteten in several respects Process of information recovery from business documents by a machine-readable information carrier - main claim number 1 - in one fixed equipment dependent claims Zif. 9 as a printed data matrix code or as a dependent claim Zif. 10 transponder label (so-called smart label) are used.

Nicht genug.Not enough.

Da in der Regel Geschäftsdokumente aus einer EDV-Anlage erstellt werden, müssten Anpassungen an ebendieser durchgeführt werden um den Informationsträger mit den relevanten Daten zu bestücken.There usually business documents be created from a computer system, would have to adaptations to just these carried out become the information carrier with the relevant data.

Der Erfindungsgedanke – Unteranspruch Zif. 15 – geht auch hierauf ein, nämlich ebendiesen Prozess so umzugestalten, dass diese Anpassungen einfach möglich sind. Dazu soll der Datenstrom der zum Ausgabegerät fliesst, namentlich in der Regel ein EDV-Drucker oder Druckprozessor, als Input benutzt, dieser Input ausgewertet, die relevanten Daten in den Informationsträger eingebracht und der empfangene Datenstrom sozusagen unmanipuliert wieder an das Ausgabegerät weitergeleitet werden, um das Dokument in der unveränderten Form auszugeben, eventuell allerdings um den Informationsträger ergänzt.Of the Concept of the invention - subclaim Zif. 15 - goes also on this, namely to reshape this process so that these adjustments are easy possible are. For this purpose, the data flow is flowing to the output device, namely usually a computer printer or print processor, as Input used, this input evaluated, the relevant data in the information carrier introduced and the received data stream, so to speak, unmanipulated back to the output device be forwarded to the document in the unaltered Form output, possibly supplemented by the information carrier.

Resultat:Result:

Die Sicherheit, Effizienz und Bequemlichkeit der Datenerfassung aus empfangenen Geschäftsdokumenten wird wesentlich erhöht und damit wird der gesamte Geschäftsprozess in seiner Effizienz und Wirtschaftlichkeit gesteigert. Denn alle Abrechnungen bis hin zur Finanzbuchhaltung sind immer nur so sicher und zuverlässig wie die Datenerfassung.The Security, efficiency and convenience of data collection received business documents is significantly increased and that will be the whole business process increased in its efficiency and economy. Because everyone Settlements up to the financial accounting are always so safe and reliable like the data acquisition.

Dies wird durch Informationsträger erreicht, die die weiterzuverarbeitenden Daten dem Empfänger maschinenlesbar zur Verfügung stellen. Ein Beispiel könnte z.B. die Informationseinbringung in ein Wiegeschein-Dokument sein. Der Wiegeschein wird aus einem geeichten Wägesystem erstellt. Der Wiegeschein wird vom Ersteller zum Empfänger gesandt, der z.B. die empfangene Ware auf Basis dieses Wiegescheins bezahlt. Der Empfänger wird nun die relevanten Daten wie Datum/Uhrzeit der Wägung, Netto-, Tara- und Bruttogewicht, LKW-Kennzeichen, usw. usf. in sein EDV-System übernehmen. Werden nun ebendiese Informationen in den maschinenlesbaren Informationsträger, z.B. in einen Datamatrix-Code, gespeichert und z.B. auf das Dokument aufgedruckt, so kann der Empfänger dieses Dokuments die zu erfassenden Daten quasi-automatisch in sein EDV-System übernehmen und dies mit einer Sicherheit, die die manuelle Eingabe bei weitem übertrifft. Somit geht also gesteigerte Effizienz mit einer gesteigerten Sicherheit einher. Das Auslesen der Informationen aus einem Datamatrix-Code ist schon heute Stand der Technik in den Capture-Modulen zahlreicher Dokumentenmanegement-Systemen, so dass einer sofortigen Verwendung dieser Informationen nichts entgegensteht sondern vielmehr diese Systeme auf ebensolchen Input bereits schon „warten".This is through information carriers achieved, the further processed data to the recipient machine-readable to disposal put. An example could be e.g. the introduction of information into a weighing document. The weighing item is created from a calibrated weighing system. The weighing certificate becomes the recipient from the creator sent, e.g. the goods received on the basis of this voucher paid. The recipient Now the relevant data such as date / time of weighing, net, Tare and gross weight, truck registration, etc., etc. in his computer system take over. Become now, this information into the machine-readable information carrier, e.g. into a data matrix code, stored and e.g. printed on the document, so can the receiver This document will be quasi-automatic in the data to be collected Take computer system with a level of security that far exceeds manual input. Thus, increased efficiency goes with increased security associated. Reading the information from a data matrix code is already state of the art in the Capture modules more numerous Document management systems, allowing immediate use This information is not contrary to these systems already "wait" for such input.

Claims

Verfahren zur Datenspeicherung, Datenübergabe und digitalen Verwaltung von „Standard"-Geschäftsdokumenten, d.h. die digital unterlegte, auch alpha-numerisch gesteuerte und gesponserte Weitergabe und Verarbeitung von Dokumenten inner- und/oder außerhalb von produktionstechnischen und/oder betriebswirtschaftlichen Einheiten und/oder Personen, gekennzeichnet dadurch, dass alle oder ein als wesentlich definierter Teil oder andere der im Dokument enthaltenen Informationen in einen auf- und/oder eingebrachten maschinell lesbaren Informationsträger – unter Verwendung einer beliebigen Organisationsform der Datenspeicherung – gespeichert wird.Data storage method, data transfer and digital management of "standard" business documents, ie the digitally backed, also alpha-numerically controlled and sponsored disclosure and processing of documents inside and / or outside of production engineering and / or business units and / or persons, characterized in that All or a part or other of the information contained in the document is stored in a machine-readable information carrier mounted and / or inserted using any organizational form of data storage.

Verfahren nach Hauptanspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die Organisation der Datenspeicherung durch eine Kategorisierung der zu speichernden Informationen erreicht wird, in dem die definierten Kategorien als Informationsfelder betrachtet werden. Aus den Inhalten dieser definierten Informationsfelder wird eine Zeichenkette im Klartext gebildet, wobei die Informationsfelder durch besondere Schriftzeichen – sogenannte Feldtrenner – voneinander getrennt werden. Die Reihenfolge der Informationsfelder muss festgelegt sein.Method according to main claim 1, characterized that the organization of data storage through a categorization the information to be stored is reached, in which the defined Categories are considered as information fields. From the contents These defined information fields will be a string in the Plain text formed, the information fields by special characters - so-called Field divider - from each other be separated. The order of the information fields must be specified be.

Verfahren wie Unteranspruch Ziffer 2, jedoch abweichend davon dadurch gekennzeichnet, dass die Informationsfelder als Felder mit einer festen Länge definiert werden.Procedure as under claim number 2, but different characterized in that the information fields as fields with a fixed length To be defined.

Verfahren wie Unteranspruch Ziffer 2 oder Ziffer 3, jedoch dadurch gekennzeichnet, dass die Informationsfelder eine beliebige Reihenfolge aufweisen können. Um den Inhalt eines Feldes einer bestimmten Kategorie zuordnen zu können, ist eine zusätzliche Feldkennzeichnung einzufügen, mit Hilfe derer die Kategorie des Feldes definiert wird.Procedure as under claim number 2 or number 3, but characterized in that the information fields a can have any order. To the content of a field to assign a particular category is an additional Insert field identification, by means of which the category of the field is defined.

Verfahren wie unter Ziffer 2–4, jedoch dadurch gekennzeichnet, dass die Datenstruktur eine begrenzte oder unbegrenzte Wiederholung bestimmter oder aller Informationsfelder gestattet. Die Wiederholung gleicher Informationsfelder erfolgt durch ein sogenanntes Datensatztrennkennzeichen.Method as in 2-4, but characterized that the data structure has a limited or unlimited repetition certain or all information fields allowed. The repetition the same information fields is done by a so-called record separation indicator.

Verfahren wie unter Ziffer 1.–5. beschrieben, dadurch gekennzeichnet, dass die Informationen aus Speicherplatz- oder anderen Gründen mit einem der bekannten Kompressionsalgorithmen (beispielsweise mit dem ZIP-Verfahren) komprimiert werden.Procedure as in 1.-5. described, characterized that the information is used for storage or other reasons one of the known compression algorithms (for example with the ZIP method).

Verfahren wie unter Ziffer 1.–6. beschrieben, dadurch gekennzeichnet, dass die Informationen mit einem kryptographischen Verfahren verschlüsselt abgespeichert werden.Procedure as in 1.-6. described, characterized that the information is encrypted using a cryptographic procedure become.

Verfahren wie unter Ziffer 1.–7. beschrieben, dadurch gekennzeichnet, dass die Informationen in einen 2D-Code abgelegt und aufgebracht werden.Procedure as in 1.-7. described, characterized that the information is filed and applied in a 2D code become.

Verfahren wie unter Ziffer 8. beschrieben, dadurch gekennzeichnet, dass als 2D-Code der Datamatrix-Code verwendet wird.Procedure as described under point 8, by in that the 2D code uses the Datamatrix code.

Verfahren wie unter Ziffer 1.–7. beschrieben, dadurch gekennzeichnet, dass die Informationen in einem RFID-Chip abgelegt werden, der auf das Dokument ein- oder aufgebracht wird.Procedure as in 1.-7. described, characterized that the information is stored in an RFID chip on the document is inserted or applied.

Verfahren wie unter Ziffer 1.–10. beschrieben, dadurch gekennzeichnet, dass die Informationen auf mehrere Informationsträger verteilt werden, sei es aus Gründen der Kategorisierung oder Organisation oder schlicht aus Gründen der Speicherkapazität pro Informationsträger oder aus anderen Gründen.Procedure as in 1.-10. described, characterized that the information is distributed across multiple information carriers Be it for reasons categorization or organization or simply for the sake of memory per information carrier or for other reasons.

Verfahren wie unter Ziffer 1.–11. beschrieben, dadurch gekennzeichnet, dass die Informationen um Sicherheitsmerkmale ergänzt werden um Fehler oder Auslassungen beim Auslesen zu erkennen bzw. zu vermeiden.Procedure as in 1.-11. described, characterized that the information is supplemented by security features to detect or avoid errors or omissions when reading out.

Verfahren wie unter Ziffer 1.–12. Beschrieben, dadurch gekennzeichnet, dass die Informationen um Merkmale ergänzt werden, die die Authentizität des Erstellers gewährleisten.Procedure as in 1.-12. Described, characterized that the information is supplemented with features that enhance the authenticity of the creator guarantee.

Verfahren wie unter Ziffer 1.–10. beschrieben, dadurch gekennzeichnet, dass statt der Informationen nur ein Identifikationskennzeichen (z.B. eine Datensatz-ID) abgelegt wird, das es ermöglicht aus einer anderen Informationsquelle (z.B. einer Datenbank) die übrigen Informationen zu erhalten.Procedure as in 1.-10. described, characterized that instead of the information only an identification mark (e.g., a record ID) that makes it possible another source of information (e.g., a database) the remaining information to obtain.

Verfahren um Informationen in einen Informationsträger wie unter 1.–14. beschrieben zu speichern, dadurch gekennzeichnet, dass der Datenoutput der zur Ausgabevorrichtung führt mit dem üblicherweise das Dokument erstellt wird als Input benutzt wird; aus diesem Input werden alle oder ein Teil der Informationen ausgelesen und in den Informationsträgern gespeichert; der Datenoutput kann dann unverändert oder verändert zur vorgesehenen oder einer anderen Ausgabevorrichtung weitergesendet werden, eventuell auch gleich um den Informationsträger (als Beispiel: um einen Datamatrix-Code – vgl. Unteranspruch Ziffer 9 – mit allen relevanten Informationen) ergänzt.Procedure to transfer information to an information carrier under 1.-14. described store, characterized in that the data output which leads to the output device with the usual the document created is used as input; out of this input all or part of the information is read out and stored in the information carriers; the data output can then be unchanged or changed forwarded to the intended or other output device, possibly also immediately around the information carrier (as an example: around one Datamatrix code - cf. under claim Number 9 - with all relevant information).