CN201383173Y - 用计算机控制管理的档案柜 - Google Patents

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Abstract

一种用计算机控制管理的档案柜，属于档案柜领域。包括由多个档案柜分体组成的档案柜本体，作为上位机的计算机，所述的计算机是实现档案数据库查询和管理的上位机与通讯模块连接，通讯模块与控制档案柜分体打开的下位机连接，所述的下位机包括单片机，单片机分别安装在档案柜分体上，与电压放大器连接，电压放大器与电子锁连接。本实用新型采用计算机控制存储、提取档案，档案柜没有明确的编码，无序存储，档案柜的开闭完全由计算机控制进行，不但具有保密性能，而且实现了网络和单机的管理操作，实现了档案数据库的快速查询，操作方便，查找迅速，提取档案快捷。

Description

用计算机控制管理的档案柜
技术领域
本实用新型涉及一种档案柜，具体地说是一种用计算机控制管理的档案柜。
背景技术
在政府、企业的档案管理部门，随着信息技术的广泛应用，针对电子档案的档案管理***被越来越多的应用，但纸质档案的管理仍然是困扰档案管理部门的一个问题。现阶段，大量的纸质档案必须存留一定期限，甚至有些纸质档案必须永久保留，通常要利用档案柜来存放资料，采用编码存放，其不足之处是：手工管理查找麻烦，查找时间长。尤其是对于密级档案，一旦丢失编码，就会带来巨大损失甚至存有不安全隐患。
经检索有关专利文献，目前尚未检索到与本实用新型结构完全相同采用计算机控制档案管理的档案柜。随着经济技术的飞速发展，档案的种类会越来越多，改进传统的档案柜及档案管理模式，用计算机控制档案管理是社会发展的必然趋势，一种新型的用计算机控制管理的档案柜的发明呼之欲出。
实用新型内容
本实用新型的发明目的在于针对现有技术手工管理查找麻烦，浪费时间，管理不安全的诸多不足，提供一种采用计算机与单片机连接控制管理，***人机界面友好，操作简单，查找方便，提取档案快捷的用计算机控制管理的档案柜。
实现上述发明目的采用以下技术方案：一种用计算机控制管理的档案柜，包括由多个档案柜分体组成的档案柜本体，作为上位机的计算机，所述的计算机是实现档案数据库查询和管理的上位机与通讯模块连接，通讯模块与控制档案柜分体打开的下位机连接，所述的下位机包括单片机，单片机分别安装在档案柜分体上，与电压放大器连接，电压放大器与电子锁连接。
与现有技术相比，由于本实用新型采用计算机控制存储、提取档案，档案柜没有明确的编码，无序存储，档案柜的开闭完全由计算机控制进行，不但具有保密性能，而且实现了网络和单机的管理操作，实现了档案数据库的快速查询，操作方便，查找迅速，提取档案快捷。由于本实用新型用计算机控制档案柜上的单片机来打开所查询的档案柜，在计算机上显示所查询的档案所在位置以及提醒档案保存期限的到期，通过键盘操作实现档案柜的开合；是档案管理完全自动化、智能化，节省人力资源及工作时间，提高工作效率。
附图说明
图1是本实用新型档案柜分体结构示意图。
图2是图1的正面图。
图3是本实用新型上位机与通讯模块、下位机的连接结构示意图。
图4是本实用新型上位机结构示意图。
图5是本实用新型下位机结构示意图。
具体实施方式
下面结合附图及具体实施例对本实用新型作进一步的描述。
见附图1，附图2，一种用计算机控制管理的档案柜，其档案柜本体由多个档案柜分体1组成，每一档案柜分体1的后面安装单片机2和电压放大器3，档案柜分体1的柜门内面安装电子锁5，柜门表面安装有与计算机连接的指示灯4。控制档案柜实现档案数据库查询和管理的计算机6安装在档案柜的外部。
见图3，作为上位机的计算机6与通信模块7通信连接，通信模块7与下位机8通信连接。
见图4，作为上位机的计算机6内安装用户应用模块和***设置模块以及集成模块，两模块分别与RS232，RS485通信模块连接，通信模块与下位机连接。上位机主要功能是档案数据库的查询和管理，以及与下位机的通讯，其通讯符合RS-485标准，对下位机的命令有打开、关闭、查询、检测与报警等，同时需传送档案在档案柜分体1上的位置。
***设置模块的功能是：
a)***初始化：提供手动和自动扫描、添加档案柜的功能，针对不同的档案柜分配不同操作指令，***初始化提供将这些指令记录到***中，用于以后对档案柜的操作。用户也可以手动添加指令操作，可以将已知的档案柜中的单片机指令添加到***中。
b)***参数管理：对档案存储的年限、提醒时间、档案分类、档案状态、档案编码格式等进行设置。为了方便的与第三方档案管理***集成，可以灵活的对***参数进行扩展。例如，一些档案具有时效性，可以通过设置档案的保存年限，提醒时间等参数实现在该档案临近存储期限时自动报警。又例如，可以对档案分类、档案状态等参数进行维护，便于以后对档案的电子信息进行管理，提高档案的检索效率。
c)***权限设置：档案管理***具有权限分级操作，分为用户和管理者。用户可以进行查询操作以及实现用计算机输入打开档案柜的操作方式。管理者除了在实现用户操作的基础上，还可以实现数据的添加、删除和修改，对数据库进行管理。
d)***日志管理：查看***的操作日志。***会自动记录档案的存入、查询、编辑、取出的操作记录。
用户应用模块的功能是：
a)档案存入：输入档案的电子信息，将档案的电子信息和档案柜进行关联。将档案存入到对应的档案柜中。用于以后对档案的查找。
b)档案取出：记录档案的取出记录。
c)档案检索：根据档案存入档案柜时录入的档案电子信息对档案进行检索，包括精确检索和模糊检索。通过检索到的档案电子信息可以打开对应的档案柜。
d)到期提醒：对有保存年限的档案进行到期提醒功能。同时提供将到期档案批量取出操作。将所有存储到期档案的档案柜全部打开，用于清理过期档案。档案清理后，删除档案与档案柜的关联关系。
通信模块的功能是：
用于上位机和下位机的通信。上位机通过通信模块为下位机发送操作指令，用于控制档案柜的打开。
集成模块的功能是：
为了和第三方***进行更好的整合。为第三方***提供入户模块中“档案存入”、“档案检索”、“档案信息编辑”、“档案取出”、“档案到期提醒”的接口，更好的和其他***进行整合。
上位机软件采用Visual Studio开发，在标准串口通信方面，Visual Studio提供了具有强大功能的通信控件MSCOMM，文件名为MSCOMM.VBX。该控件可设置串行通信的数据发送和接收，对串口通信的信息格式和协议进行设置。这是一个标准的十位串EI通信，包括8位标准数据和数据的起始位与停止位。这里采用事件驱动方法。
见图5，通信模块通过COM接口与计算机连接，接收计算机发送来的指令集，与下位机连接，通信模块将指令集转发给安装在档案分体上与其对应的单片机。下位机由单片机、电压放大器和电子锁组成。单片机MCU1……MCU4……MCUn，其个数依据档案柜分体的个数设计，依次安装在与其对应的档案柜分体上。每一单片机分别与通信模块通信连接，与电压放大器连接，电压放大器是带有增压电路的放大器与电子锁连接。电压放大器的功能是见将弱电压变成强电压，单片机通过电压放大器控制电子锁的开启。下位机软件由汇编语言写成，包括主程序和中断服务子程序。
本实用新型的RS-232与RS-485通信模块也称之为转换器。本实用新型的上位机与下位机的通讯方式为RS-232/RS-485异步串行通信。
本实用新型的计算机选用通用的计算机。计算机(上位机)管理软件的用户应用模块、***设置模块、集成模块根据用户要求设计开发，用于管理档案的相关信息的管理和控制档案柜。能够实现网络和单机管理操作。
本实用新型的工作原理及使用过程：多个矩阵排列档案柜架，放于档案房中，用于保存档案，档案柜每个存放单元无任何排序标记，只能通过计算机管理软件进行档案的查找。档案的存入，不能人工指定存入到哪一档案柜的存放单元中，只能通过计算机随机指定一个空的档案柜的存放单元存放档案。添加档案时同时可添加档案的多种相关信息和要素，通过档案的相关信息和要素中的任意一项或多项可以精确或模糊的查询档案。档案柜存放单元通过计算机(上位机)查找打开后，档案柜存放单元自动打开，并有指示灯显示此档案柜存放单元为打开状态。

Claims (1)

1、一种用计算机控制管理的档案柜，包括由多个档案柜分体组成的档案柜本体，作为上位机的计算机，其特征在于，所述的计算机是实现档案数据库查询和管理的上位机与通讯模块连接，通讯模块与控制档案柜分体打开的下位机连接，所述的下位机包括单片机，单片机分别安装在档案柜分体上，与电压放大器连接，电压放大器与电子锁连接。
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