CN1889111A - 一种文档智能查阅方法以及查阅*** - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种文档智能查阅方法，包括下列步骤：a.将记载有文档信息的电子标签贴在文档上；b.通过阅读器读取电子标签所记载的文档信息；c.阅读器将文档信息传送到用户终端并显示出来；d.用户根据文档信息，查询文档服务器的数据库中是否存在相关的文档；如果存在，文档服务器将相关文档列表传送给用户，询问用户是否下载；e.如果用户需要下载，将下载文档列表发送给文档服务器，文档服务器将相关的文件资料下传到用户终端，供用户阅读。本发明还公开了一种文档智能查阅***，包括电子标签、阅读器、可处理文档信息的用户终端和文档服务器。本发明能够大大提高文档的查阅速度，减少了人为差错，极大地提高了工作的正确性和办公效率。

Description

一种文档智能查阅方法以及查阅***

技术领域

本发明涉及一种数据的传输技术，尤其涉及一种对文档进行查询、传送的智能查阅方法以及查阅***。

背景技术

在日常的办公环境当中，人们在工作时经常需要查阅某些资料以及与此相关的文件资料，对这些资料的查阅，通常采用的是手工查寻的方式。由于工作涉及的面比较广，文件资料的项目及数量往往繁多而复杂。工作人员在阅读某个文档时，仅凭记忆或简单的记录，通常很难明确与此相关的文档有哪些。而且想了解和阅读该文档中所涉及的其它相关的文档时，需要重新到文档室去查找所需要的文件资料。这种手工查阅的方式不仅需要花费大量宝贵的时间，而且容易出现人为的差错，难以有效地利用资源，不能够及时有效地对文档进行查阅，阅读速度低，极大地影响了工作的正确性和办公效率。随着计算机技术的发展和办公自动化的不断推进，目前的这种查阅方式已经滞后，为人们的工作带来了极大的不便，已经难以满足各项工作的要求。

发明内容

本发明的目的在于克服现有技术的不足，提供一种能够对文档进行快速有效的查寻，使工作人员能够及时地对文档进行浏览和阅读，可极大地提高工作的下确性和办公效率的文档智能查阅方法。本发明的另一目的在于提供一种文档智能查阅***。

本发明的目的通过以下技术方案予以实现：

本发明提供的一种文档智能查阅方法，包括下列步骤：

a.将记载有文档关键信息的电子标签贴在文档上；

b.通过阅读器读取所要查阅的文档上的电子标签所记载的文档信息；

c.所述阅读器将读取到的文档信息传送到用户终端并显示出来；

d.用户根据显示的文档信息，查询文档服务器的数据库中是否存在文档的电子版以及其它与之相关的文档；如果存在，文档服务器则将查到的相关文档列表传送给用户，询问用户是否下载；如果不存在，则结束；

e.如果用户选择要下载相关文档，则将下载文档列表发送给文档服务器，文档服务器根据下载文档列表将相关的文件资料下传到用户终端，供用户阅读；如果用户不下载，则结束。

本发明使用的电子标签为RFID(射频卡)，通过运用RFID和计算机网络技术实现办公文档查阅的数字化。RFID技术就是利用无线射频方式在阅读器和射频卡之间进行非接触双向数据传输，以达到目标识别和数据交换的目的。RFID***的基本工作流程如下：阅读器通过发射天线发送一定频率的射频信号，当射频卡进入发射天线工作区域时产生感应电流，射频卡获得能量被激活，将自身编码等信息通过卡内置发送天线发送出去；***接收天线接收到从射频卡发送来的载波信号，经天线调节器传送到阅读器，阅读器对接收的信号进行解调和解码后送到后台主***进行相关处理；主***根据逻辑运算判断该卡的合法性，针对不同的设定做出相应的处理和控制，发出指令信号控制执行机构动作。

本发明文档上所贴的电子标签记录了文档的关键信息，包括文档的主要内容、摘要、关键词、建档日期和建档人员等。阅读器可以设置在用户使用方便的地点，例如用户的办公桌上。工作中，用户把某些文档从文档室取出后放在办公桌上。阅读器在一定范围内发射射频信号，当贴于文档的RFID标签接收到射频信号后，获得能量被激活，将储存在其内的文档信息通过卡内置发送天线发送出去，阅读器接收到这些信息后，把这些信息转发给用户终端。用户终端读取到这些文档信息后则在显示器上显示出来，这样用户便可以迅速地了解到所取文档的相关内容。

用户根据所取文档的相关内容，在连接的文档服务器上，搜索服务器的数据库，看是否存在文档的电子版或其它相关的资料。如果找到，便将找到的相关文档列表传送给用户，并询问用户是否下载这些资料。

当用户根据相关文档列表确定所需要的资料后，则将下载文档列表发送给文档服务器，文档服务器则将相关的文档资料下传到用户终端，供用户阅读。采用本发明的文档查阅方法，用户无需到文档室，通过采用RFID和计算机技术进行数据信息的读取、搜索和传输，便可快速及时地查询到相关的文档，浏览阅读到所需的文件资料。

本发明文档智能查阅方法还可采取如下进一步的措施：所述步骤c中阅读器将读取到的文档信息通过信息读取模块传送到用户终端。所述步骤d中由信息查询模块根据文档信息在文档服务器的数据库中进行查询，文档服务器将查到的相关文档列表返回给信息查询模块。所述步骤e中用户通过文档下载模块将下载文档列表发送给文档服务器，文档服务器根据下载文档列表将相关的文件资料发送给文档下载模块，通过文档下载模块返回到用户终端供用户阅读。这样，可以具体地通过所述的信息读取模块、信息查询模块和文档下载模块来实现文档信息的传送、文件资料的查询和下载。

本发明的另一目的通过以下技术方案予以实现：

本发明提供的一种文档智能查阅***，包括用户终端和具有文档数据库的文档服务器，此外还包括：

用于记载文档关键信息并贴在文档上的电子标签；

用于读取电子标签上文档信息的阅读器；

所述用户终端内还置有以下模块：

用于读取阅读器所获取的文档信息数据的信息读取模块；

用于在所述文档服务器的数据库中进行文档查询的信息查询模块；

用于从文档服务器的数据库中下载所需文档的文档下载模块；

所述信息读取模块与阅读器连接；信息读取模块、信息查询模块和文档下载模块依次连接，信息查询模块和文档下载模块还与所述的文档服务器连接。

本发明查阅***使用的电子标签为RFID(射频卡)，记载有包括文档的主要内容、摘要、关键词、建档日期、建档人员等文档信息。本发明查阅***的数据流程走向如下：阅读器获取了RFID文档信息后，将信息数据传输给用户终端的信息读取模块。信息读取模块读取阅读器发送的文档信息后，传送给信息查询模块。信息查询模块将文档信息发送到文档服务器，根据文档信息在数据库中进行查询。文档服务器将查找到的相关文档列表返回给信息查询模块。信息查询模块将该相关文档列表发送到文档下载模块。用户确定了所需要的资料后，由文档下载模块将下载文档列表发送到文档服务器，文档服务器根据下载文档列表将用户所需的文档返回到文档下载模块。

为实现多个用户终端与文档服务器的连接以及远程的操作服务，本发明所述信息查询模块和文档下载模块通过网络与所述文档服务器连接。

本发明具有以下有益效果：RFID射频卡具有非接触、读取速度快、无磨损、不受环境影响、使用方便且寿命长等特点，具有防冲突的功能，而且能够同时处理多张卡片，可以对多个文档的RFID标签进行读取处理。本发明使用RFID和网络传输的数字化技术进行文档的查阅，使工作人员能够快速及时地查找到相关的文件资料，大大提高了对文档的查阅和阅读的速度。同时，也减少了人为的差错，能够更为有效地利用资源，极大地提高了工作的正确性和办公效率。

附图说明

下面将结合实施例和附图对本发明作进一步的详细描述：

图1是本发明实施例文档智能查阅***的组成框图；

图2是本发明实施例的数据流程走向示意图；

图3是本发明实施例的工作流程框图。

具体实施方式

图1～图3所示为本发明的实施例。如图1所示，本实施例文档智能查阅***包括：

(1)用于记载文档关键信息并贴在文档上的电子标签；

(2)用于读取电子标签上文档信息的阅读器；

(3)用户终端，其内置有：

用于读取阅读器所获取的文档信息数据的信息读取模块；

用于在所述文档服务器的数据库中进行文档查询的信息查询模块；

用于从文档服务器的数据库中下载文档的文档下载模块；

(4)具有文档数据库的文档服务器。

电子标签为RFID(射频卡)，它可以是市面上现有的，符合ISO/IEC 18000标准和工作距离可以在3米以上的RFID标签，如FARSKY公司生产的RFID。它所记录的文档关键信息包括文档的主要内容、摘要、关键词、建档日期和建档人员等。阅读器为固定式RFID阅读器，如FARSKY公司生产的Intermec Intellitag IF4，它的RFID频率范围为915Mhz到2.4GhzMhz，读取距离为3米。阅读器放置在用户的办公桌上，且与用户终端的信息读取模块连接。信息读取模块、信息查询模块和文档下载模块依次连接，信息查询模块和文档下载模块还通过网络与文档服务器连接。

本实施例的文档智能查阅方法包括下列步骤(参见图2和图3)：

a.将记载有上述文档关键信息的RFID(射频卡)贴在文档上；把某些文档从文档室取出后放在办公桌上。

b.通过办公桌上的阅读器读取文档上的RFID文档信息。

c.阅读器将读取到的文档信息通过信息读取模块传送到用户终端，用户终端显示文档信息内容。

d.信息读取模块将文档信息传输给信息查询模块，由信息查询模块根据文档信息在文档服务器的数据库中进行查询，看是否存在文档的电子版以及其它与之相关的文档；如果存在，文档服务器则将查找到的相关文档列表返回给信息查询模块，信息查询模块将相关文档列表传送给文档下载模块，询问用户是否下载；如果不存在，则结束。

e.如果用户选择要下载相关的文档，文档下载模块则将下载文档列表发送给文档服务器，文档服务器根据下载文档列表将用户所需的文档资料返回到文档下载模块，用户便可在用户终端进行阅读；如果用户不下载，则结束。

例如，用户在工作中需要查阅2005年度的公司销售业绩报告和有关公司合作伙伴的文档。该用户到文档室翻查，找到一些文档，并将这些文档拿回到办公室放在办公桌上。办公桌上的阅读器通过发射天线发送一定频率的射频信号，当贴于文档的RFID标签进入发射天线工作区域时产生感应电流。RFID标签获得能量被激活，将自身编码等信息通过卡内置发送天线发送出去。***接收天线接收到从RFID标签发送来的载波信号，经天线调节器传送到阅读器。阅读器对接收的信号进行解调和解码后，把这几个文档的存储于RFID标签的文档信息通过信息读取模块发送到该用户的个人计算机上，计算机的显示器则显示出这些文档的摘要、关键词、建立时间、内容概要等存储于RFID标签中的文档信息。同时，信息读取模块将这些文档信息传送给信息查询模块。信息查询模块通过网络与公司的文档服务器连接，根据文档信息查询文档服务器的数据库中是否有与2005年度销售业绩报告和公司合作伙伴相关的文件资料。搜索的结果是查找到2004年度销售业绩报告、2003年度销售业绩报告以及各个合作公司的详细资料。文档服务器将上述查找到的信息返回给信息查询模块，信息查询模块接收后提示用户找到的所有相关文档。如果用户想参考一下2004年度的销售业绩报告，选择要下载的这个资料，文档下载模块则通过网络将需要下载的文档列表发送到文档服务器，文档服务器则将2004年度的销售业绩报告发送回文档下载模块。用户便可以在其个人计算机上阅读该资料并打印出来。

Claims (7)

1、一种文档智能查阅方法，其特征在于包括下列步骤：

a.将记载有文档关键信息的电子标签贴在文档上；

b.通过阅读器读取所要查阅的文档上的电子标签所记载的文档信息；

c.所述阅读器将读取到的文档信息传送到用户终端并显示出来；

d.用户根据显示的文档信息，查询文档服务器的数据库中是否存在文档的电子版以及其它与之相关的文档；如果存在，文档服务器则将查到的相关文档列表传送给用户，询问用户是否下载；如果不存在，则结束；

e.如果用户选择要下载相关文档，则将下载文档列表发送给文档服务器，文档服务器根据下载文档列表将相关的文件资料下传到用户终端，供用户阅读；如果用户不下载，则结束。

2、根据权利要求1所述的文档智能查阅方法，其特征在于：所述步骤c中阅读器将读取到的文档信息通过信息读取模块传送到用户终端。

3、根据权利要求1所述的文档智能查阅方法，其特征在于：所述步骤d中由信息查询模块根据文档信息在文档服务器的数据库中进行查询，文档服务器将查到的相关文档列表返回给信息查询模块。

4、根据权利要求1所述的文档智能查阅方法，其特征在于：所述步骤e中用户通过文档下载模块将下载文档列表发送给文档服务器，文档服务器根据下载文档列表将相关的文件资料发送给文档下载模块，通过文档下载模块返回到用户终端供用户阅读。

5、根据权利要求1所述的文档智能查阅方法，其特征在于：所述文档的关键信息包括文档的主要内容、摘要、关键词、建档日期和建档人员。

6、一种文档智能查阅***，包括用户终端和具有文档数据库的文档服务器，其特征在于还包括：

用于记载文档关键信息并贴在文档上的电子标签；

用于读取电子标签上文档信息的阅读器；

所述用户终端内还置有以下模块：

用于读取阅读器所获取的文档信息数据的信息读取模块；

用于在所述文档服务器的数据库中进行文档查询的信息查询模块；

用于从文档服务器的数据库中下载所需文档的文档下载模块；

所述信息读取模块与阅读器连接；信息读取模块、信息查询模块和文档下载模块依次连接，信息查询模块和文档下载模块还与所述的文档服务器连接。

7、根据权利要求6所述的文档智能查阅***，其特征在于：所述信息查询模块和文档下载模块通过网络与所述文档服务器连接。

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