CN118349703A - 一种面向多模态数据的档案整理固化方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种面向多模态数据的档案整理固化方法，本发明在实际使用中，便于对纸质文件、电子文档、图片、音频、视频多种形式的资料进行分类和识别，纸质文件根据档案和照片的大小、质量要求选择合适的扫描仪，通过扫描仪、计算机和图像编辑软件，转换成数字格式，使用OCR技术将图像转换为可编辑的文本格式，对于图像进行调整大小、裁剪、旋转的处理，对于音频和视频档案，使用相应的转换软件将不同格式的文件转换为统一的音频或视频格式可以将多模态数据的档案资料，按照一定的规则和方法进行***化、规范化处理，使之成为便于存储、检索和利用的有序信息集合。
Description
技术领域
本发明涉及多模态数据的档案整理固化，具体来说，涉及一种面向多模态数据的档案整理固化方法。
背景技术
档案是指对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料，为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题，需要对档案进行妥善管理，档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分，长期以来，我们的档案资料固守传统的模式，一般对档案造册后存储在档案室里面。通过标签在档案册上标注档案主要信息后放置于档案柜中进行存储，实现对档案的简单分类。随着信息化不断发展，档案信息化、档案数字化概念也被引用到档案行业这一领域。建立专门的档案信息***来管理和利用档案，现有的档案多为纸质文件、电子文档、图片、音频、视频多种形式的资料，但是难以将多模态数据的档案资料，照一定的规则和方法进行***化、规范化处理，使之成为便于存储、检索和利用的有序信息集合。
发明内容
针对相关技术中的问题，本发明提出一种面向多模态数据的档案整理固化方法，以克服现有相关技术所存在的上述技术问题。
为此，本发明采用的具体技术方案如下：
一种面向多模态数据的档案整理固化方法，包括以下步骤：
S101：首先收集所有需要整理的档案资料，对纸质文件、电子文档、图片、音频、视频的多种形式资料进行分类和识别，将分类和识别后的纸质文件、电子文档、图片、音频、视频的多种形式资料数据分开，并对其进行标记以便后续处理；
S102：将非数字化数据的纸质档案或老照片，进行数字化处理，将其转换成数字形式以便长期保存、电子化管理和网络化共享；
S103：将不同类型的数据转换成统一的格式，使其更易于管理和检索，不同类型的数据转换成统一的格式后，对不同类型的数据的档案分布进行编号，确保所有类型的资料都能按照相同的标准进行分类；
S104：针对不同类型的数据，对其建立关联，将文本描述与相关的图像、音频或视频进行关联，以便更全面地理解和利用这些数据；
S105：为S104步整理后的数据建立索引***，基于关键词、日期、作者的元数据建立索引，以便快速检索需要的信息；
S106：对建立的索引***进行测试，检查索引的准确性、检索效率，根据测试结果对***进行调整和优化；
S107：为确保数据的安全性和可靠性，建立定期备份和存储机制，并制定数据恢复计划，以防数据丢失或损坏，确保档案资料的安全，防止未授权访问和数据泄露，对于敏感或机密档案，建立访问控制机制，控制档案的查阅和修改权限，确保档案的安全性；
S108：定期对档案资料进行维护和更新，确保档案信息的时效性和准确性，通过提供档案阅览、借阅、复制服务，使得档案资料能够被有效利用；
S109：建立数字档案的在线展览和展示***，通过在线展览和展示，档案部门可以更有效地与公众沟通，展示档案的价值，同时提升档案服务的质量和效率。
进一步的，为了达到档案数据分类处理的目的，所述步骤S101中具体包括以下步骤：
S1011：纸质文件根据文件的主题、类型进行分类，文件类型包括报告、信件、会议记录；
S1012：电子文档使用文档管理***（DMS）或企业内容管理***（CMS）来存储和分类电子文档，利用元数据来辅助分类，如作者、创建日期、关键词；
S1013：图片通过使用图像识别软件，通过图像分析技术自动识别图片内容并分类，并根据图片的主题、场景、人物手动进行分类；
S1014：音频通过听取音频内容，根据主题、事件、人物信息进行分类，并利用音频文件的元数据，如标题、时长、创建时间进行分类；
S1015：视频通过观看视频，根据视频内容的主题、事件、人物进行分类，并使用视频分析工具，通过场景识别、面部识别技术自动分类。
进一步的，为了达到便于处理纸质档案或老照片的目的，所述步骤S102中，纸质文件根据档案和照片的大小、质量要求选择合适的扫描仪，通过扫描仪、计算机和图像编辑软件，转换成数字格式。
进一步的，为了达到便于不同类型的数据转换成统一格式的目的，步骤S103中，对于需要文本内容检索的档案，使用OCR技术将图像转换为可编辑的文本格式，对于图像进行调整大小、裁剪、旋转的处理，以满足统一格式的要求，对于音频和视频档案，使用相应的转换软件将不同格式的文件转换为统一的音频或视频格式。
进一步的，为了达到便于针对不同模态的数据管理的目的，对其建立关联，步骤S104中，在文本中创建链接或标记，与特定的图像、音频或视频文件相关联，在多媒体文件中添加文本引用或描述，以建立反向关联。
进一步的，为了达到便于为整理后的数据建立索引***的目的，步骤S105中，在不同的索引条目之间建立交叉引用，以便于用户从不同角度检索档案，并建立索引更新机制，确保随着新档案的加入和旧档案的更新，索引也能及时更新。
进一步的，为了达到便于对建立的索引***进行测试的目的，步骤S106中，验证索引***的所有功能是否按预期工作，包括搜索、浏览、过滤和排序，检查索引中的数据是否完整，没有遗漏或错误地关联了档案数据，测试索引***是否能够准确返回与查询相关的结果。
进一步的，为了达到便于确保数据的安全性和可靠性的目的，步骤S107中，确保存储档案数据的物理位置安全，使用安全的数据中心和服务器房，并制定灾难恢复计划，以便在发生自然灾害、硬件故障或其他紧急情况时迅速恢复档案数据。
进一步的，为了达到便于定期对档案资料进行维护和更新的目的，步骤S108中，对于纸质档案和照片，检查***自动维护和更新存储条件，确保档案不受潮湿、光照和害虫损害，对数字化档案进行检查***自动定期检查，确保文件没有损坏，格式仍然兼容。
进一步的，为了达到便于建立数字档案的在线展览和展示***的目的，步骤S109中，设计用户友好界面，使用户能够方便地浏览、搜索和交互档案内容，利用多媒体技术在界面上展示档案内容，包括文本、图片、音频和视频多种形式，提供交互功能，如在线评论、分享和虚拟导览。
进一步的，为了达到便于对档案管理人员进行培训目的，培训档案管理的基本概念、原则和法规，教授如何对档案进行分类、整理和编号，讲解数字化档案的流程，包括扫描、图像处理和OCR技术，培训档案的物理保护和环境保护知识，如温湿度控制和防虫害，强调档案的安全存储和保密性，包括访问控制和数据加密，教授使用档案管理软件、数据库和其他信息技术工具，培训如何使用和维护档案检索***，讲解数据备份的重要性和灾难恢复计划，培训档案管理中的版权、隐私和相关法律法规，教授如何提供用户服务，包括咨询、指导和反馈处理，讲解如何评估档案的价值和重要性，培训项目管理技能，包括规划、执行和监控档案项目，提供培训手册、视频和其他材料，供档案管理人员日后参考。
本发明的有益效果为：
1、本发明在实际使用中，便于对纸质文件、电子文档、图片、音频、视频多种形式的资料进行分类和识别，纸质文件根据档案和照片的大小、质量要求选择合适的扫描仪，通过扫描仪、计算机和图像编辑软件，转换成数字格式，使用OCR技术将图像转换为可编辑的文本格式，对于图像进行调整大小、裁剪、旋转的处理，对于音频和视频档案，使用相应的转换软件将不同格式的文件转换为统一的音频或视频格式可以将多模态数据的档案资料，照一定的规则和方法进行***化、规范化处理，使之成为便于存储、检索和利用的有序信息集合；
2、本发明在实际使用中，在文本中创建链接或标记，与特定的图像、音频或视频文件相关联，在多媒体文件中添加文本引用或描述，以建立反向关联，在不同的索引条目之间建立交叉引用，以便于用户从不同角度检索档案，并建立索引更新机制，确保随着新档案的加入和旧档案的更新，索引也能及时更新；
3、本发明在实际使用中，验证索引***的所有功能是否按预期工作，包括搜索、浏览、过滤和排序，检查索引中的数据是否完整，没有遗漏或错误地关联了档案数据，确保存储档案数据的物理位置安全，使用安全的数据中心和服务器房，并制定灾难恢复计划，以便在发生自然灾害、硬件故障或其他紧急情况时迅速恢复档案数据。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1是根据本发明实施例一的一种面向多模态数据的档案整理固化方法的步骤S101-步骤S104的流程图；
图2是根据本发明实施例一的一种面向多模态数据的档案整理固化方法的步骤S105-步骤S109的流程图；
图3是根据本发明实施例二的一种面向多模态数据的档案整理固化方法的步骤S101的子步骤的流程图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
实施例一
提供了一种面向多模态数据的档案整理固化方法，如图1-2所示，包括以下步骤：
S101：首先收集所有需要整理的档案资料，对纸质文件、电子文档、图片、音频、视频的多种形式资料进行分类和识别，将分类和识别后的纸质文件、电子文档、图片、音频、视频的多种形式资料数据分开，并对其进行标记以便后续处理；通过对纸质文件、电子文档、图片、音频、视频的多种形式资料进行分类和识别，档案资料可以被快速定位和检索，节省查找时间,将复杂的档案资料组织得更加条理化和***化,有助于档案的物理存储和管理，降低档案损坏或丢失的风险。
S102：将非数字化数据的纸质档案或老照片，进行数字化处理，将其转换成数字形式以便长期保存、电子化管理和网络化共享；数字化后的档案占用的物理空间小，易于存储和管理，与纸质档案相比，数字档案更耐久，不易受潮、褪色或被损坏，可以通过网络共享，用户可以在任何地方通过网络访问这些档案，可以减少物理存储空间的需求，降低维护成本。
S103：将不同类型的数据转换成统一的格式，使其更易于管理和检索，不同类型的数据转换成统一的格式后，对不同类型的数据的档案分布进行编号，确保所有类型的资料都能按照相同的标准进行分类；统一的格式简化了档案数据的存储和管理，降低了管理复杂性，可以在不同的***和平台之间无缝集成和交换，当需要迁移到新的存储***或管理平台时，统一格式的数据迁移更为便捷。
S104：针对不同模态的数据，对其建立关联，将文本描述与相关的图像、音频或视频进行关联，以便更全面地理解和利用这些数据：用户可以通过一种类型的数据检索到相关联的其他模态数据，关联不同模态的数据可以提供更丰富、直观的用户体验，关联的数据可以更容易地在不同的***和平台之间共享和使用。
S105：为S104步整理后的数据建立索引***，基于关键词、日期、作者的元数据建立索引，以便快速检索需要的信息；索引***便于用户快速定位档案资料，极大提高检索速度，用户能够更容易地访问和利用档案数据，使得档案资料能够被更广泛地共享和利用，可以快速定位档案，减少因寻找档案而造成的潜在损失。
S106：对建立的索引***进行测试，检查索引的准确性、检索效率等，必要时进行调整和优化；测试可以确保索引的准确性，包括正确的关键词提取、分类和链接，有助于发现索引***中可能存在的问题，如错误的链接、缺失的数据或搜索问题，可以验证索引***的稳定性和可靠性，确保在各种条件下均能正常工作。
S107：确保数据的安全性和可靠性，建立定期备份和存储机制，并制定数据恢复计划，以防数据丢失或损坏，确保档案资料的安全，防止未授权访问和数据泄露，对于敏感或机密档案，建立访问控制机制，控制档案的查阅和修改权限，确保档案的安全性；定期备份可以防止因硬件故障、软件错误、病毒攻击或人为操作失误导致的数据丢失，在发生灾难或紧急情况时，备份数据可以帮助快速恢复业务运营，备份数据存储在多个位置，包括云存储，便于灵活访问，可以帮助保留历史数据，对于长期分析和研究非常有价值。
S108：定期对档案资料进行维护和更新，确保档案信息的时效性和准确性，通过提供档案阅览、借阅、复制等服务，使得档案资料能够被有效利用；更新可以纠正档案中的任何错误或过时信息，确保档案内容的准确性，有助于提高档案数据的整体质量，可以确保档案资料的完整性，防止重要文件的丢失，及时更新档案可以减少因信息过时或错误而带来的法律风险，定期更新有助于档案的数字化转型，提高档案管理的现代化水平。
S109：建立数字档案的在线展览和展示***，通过在线展览和展示，档案部门可以更有效地与公众沟通，展示档案的价值，同时提升档案服务的质量和效率。
实施例二
如图3所示，根据本发明实施例的面向多模态数据的档案整理固化方法，步骤S101中具体包括以下步骤：
S1011：纸质文件根据文件的主题、类型进行分类，文件类型包括报告、信件、会议记录；
S1012：电子文档使用文档管理***（DMS）或企业内容管理***（CMS）来存储和分类电子文档，利用元数据（如作者、创建日期、关键词等）来辅助分类；
S1013：图片通过使用图像识别软件，通过图像分析技术自动识别图片内容并分类，并根据图片的主题、场景、人物手动进行分类；
S1014：音频通过听取音频内容，根据主题、事件、人物等信息进行分类，并利用音频文件的元数据，如标题、时长、创建时间等进行分类；
S1015：视频通过观看视频，根据视频内容的主题、事件、人物等进行分类，并使用视频分析工具，通过场景识别、面部识别等技术自动分类。
如图1-3所示，根据本发明实施例的面向多模态数据的档案整理固化方法，步骤S102中，纸质文件根据档案和照片的大小、质量要求选择合适的扫描仪，通过扫描仪、计算机和图像编辑软件，转换成数字格式。
步骤S103中，对于需要文本内容检索的档案，使用OCR技术将图像转换为可编辑的文本格式，对于图像进行调整大小、裁剪、旋转的处理，以满足统一格式的要求，对于音频和视频档案，使用相应的转换软件将不同格式的文件转换为统一的音频或视频格式。
步骤S104中，在文本中创建链接或标记，与特定的图像、音频或视频文件相关联，在多媒体文件中添加文本引用或描述，以建立反向关联。
步骤S105中，在不同的索引条目之间建立交叉引用，以便于用户从不同角度检索档案，并建立索引更新机制，确保随着新档案的加入和旧档案的更新，索引也能及时更新。
步骤S106中，验证索引***的所有功能是否按预期工作，包括搜索、浏览、过滤和排序，检查索引中的数据是否完整，没有遗漏或错误地关联了档案数据，测试索引***是否能够准确返回与查询相关的结果。
步骤S107中，确保存储档案数据的物理位置安全，使用安全的数据中心和服务器房，并制定灾难恢复计划，以便在发生自然灾害、硬件故障或其他紧急情况时迅速恢复档案数据。
步骤S108中，对于纸质档案和照片，检查存储条件，确保档案不受潮湿、光照和害虫等损害，对数字化档案进行定期检查，确保文件没有损坏，格式仍然兼容。
步骤S109中，设计用户友好的界面，使用户能够方便地浏览、搜索和交互档案内容，利用多媒体技术在界面上展示档案内容，包括文本、图片、音频和视频多种形式，提供交互功能，如在线评论、分享和虚拟导览。
本发明在实际使用中，对档案人员培训档案管理的基本概念、原则和法规，教授如何对档案进行分类、整理和编号，讲解数字化档案的流程，包括扫描、图像处理和OCR技术，培训档案的物理保护和环境保护知识，如温湿度控制和防虫害，强调档案的安全存储和保密性，包括访问控制和数据加密，教授使用档案管理软件、数据库和其他信息技术工具，培训如何使用和维护档案检索***，讲解数据备份的重要性和灾难恢复计划，培训档案管理中的版权、隐私和相关法律法规，教授如何提供用户服务，包括咨询、指导和反馈处理，讲解如何评估档案的价值和重要性，培训项目管理技能，包括规划、执行和监控档案项目，提供培训手册、视频和其他材料，供档案管理人员日后参考。
以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。
Claims (10)
1.一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，包括以下步骤：
S101：获取档案资料，对档案资料进行分类和识别，将分类和识别后得到的纸质文件、电子文档、图片、音频、视频资料数据分开，并对每种资料数据进行标记以便后续处理；
S102：将非数字化数据进行数字化处理，将其转换成数字形式；
S103：将不同类型的资料数据转换成统一格式，不同类型的资料数据转换成统一的格式后，对不同类型的资料数据的档案分布进行编号；
S104：针不同类型的资料数据，对其建立内部关联，将文本描述与相关的图像、音频或视频进行关联：
S105：为S104步整理得到的数据建立索引***，基于关键词、日期、作者的元数据建立索引；
S106：对建立的索引***进行测试，检查索引的准确性和检索效率，根据测试结果对***进行调整和优化；
S107：建立定期备份和存储机制，并制定数据恢复计划，对于敏感或机密档案，建立访问控制机制，控制档案的查阅和修改权限；
S108：定期对档案资料进行维护和更新；
S109：建立数字档案的在线展览和展示***。
2.根据权利要求1所述的一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，所述步骤S101包括以下步骤：
S1011：纸质文件根据文件的主题、类型进行分类，文件类型包括报告、信件、会议记录；
S1012：电子文档使用文档管理***或企业内容管理***进行存储和分类电子文档，利用元数据进行辅助分类；
S1013：图片通过图像识别软件进行图像分析，实现自动识别图片内容并分类，并根据图片的主题、场景、人物手动进行分类；
S1014：音频根据音频内容，根据主题、事件、人物信息进行分类，并利用音频文件的元数据进行分类；
S1015：视频根据视频内容的主题、事件、人物进行分类，并使用视频分析工具，通过场景识别、面部识别技术自动分类。
3.根据权利要求1所述的一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，所述步骤S102中，纸质文件根据档案和照片的大小、质量要求选择合适的扫描仪，通过扫描仪、计算机和图像编辑软件转换成数字格式。
4.根据权利要求1所述的一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，所述步骤S103中，对于需要文本内容检索的档案，使用OCR技术将图像转换为可编辑的文本格式，对于图像进行调整大小、裁剪、旋转的处理，对于音频和视频档案，使用相应的转换软件将不同格式的文件转换为统一的音频或视频格式。
5.根据权利要求1所述的一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，所述步骤S104中，在文本中创建链接或标记，与特定的图像、音频或视频文件相关联，在多媒体文件中添加文本引用或描述，以建立反向关联。
6.根据权利要求1所述的一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，所述步骤S105中，在不同的索引条目之间建立交叉引用，并建立索引更新机制，档案更新同时索引同步更新。
7.根据权利要求1所述的一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，所述步骤S106中，验证索引***的所有功能是否按预期工作，包括搜索、浏览、过滤和排序，检查索引中的数据是否完整，测试索引***是否能够准确返回与查询相关的结果。
8.根据权利要求1所述的一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，所述步骤S107中，确保存储档案数据的物理位置安全，使用安全的数据中心和服务器，并制定灾难恢复计划，以便在发生自然灾害、硬件故障或其他紧急情况时迅速恢复档案数据。
9.根据权利要求1所述的一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，所述步骤S108中，对于纸质档案和照片，检查***自动维护和更新存储条件，确保档案不受潮湿、光照和害虫损害，对数字化档案进行检查***自动定期检查，确保文件没有损坏，格式仍然兼容。
10.根据权利要求1所述的一种面向多模态数据的档案整理固化方法，其特征在于，所述步骤S109中，设计用户友好界面，使用户能够方便地浏览、搜索和交互档案内容，利用多媒体技术在界面上展示档案内容，包括文本、图片、音频和视频多种形式，提供交互功能。
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