CN117541198B - 一种综合办公协作管理*** - Google Patents

Abstract

本发明涉及办公应用技术领域，具体涉及了一种综合办公协作管理***。包括项目管理模块、计划管理模块、任务管理模块、进度展示模块；项目管理模块，用于根据项目任务建立项目群组，将项目任务关联的人员添加至项目群组，并确定项目群组的管理员和成员；计划管理模块，用于获取管理员对项目任务的任务分配，所述任务分配包括项目任务中各事项的所负责的成员，根据任务分配将事项发送至对应的成员；任务管理模块，用于获取各成员的事项的完成进度；进度展示模块，用于根据各成员的事项的完成进度，对项目任务的总进度以及各事项的进度更新并展示。能够对企业项目的协作任务进行管理。

Description

一种综合办公协作管理***

技术领域

本发明涉及办公应用技术领域，具体涉及了一种综合办公协作管理***。

背景技术

在企业大型项目中，通常会涉及上级给下级布置任务，以及跨部门协作中的任务分配，这种多人多部门多任务的管理，如果缺乏互联网的数据化管理，会极大制约工作效率和效果。目前现有的项目任务管理多利用excel或手绘工作进度表来进行管理，但是由于任务实施过程中会有很多不确定因素，不可能完全按照预定的计划实施，上级无法方便的确定下级实施的进度，下级接受上级任务也会存在延迟。极大影响了工作的效率。并且由于实施者和管理者以及不同的实施者之间，不能有效地进行沟通，还可能存在一些工作重复实施的情况。同时进度表的更新也会变得繁琐且复杂，降低效率，浪费人力物力。

发明内容

本发明所解决的技术问题在于提供一种综合办公协作管理***，能够对企业项目的协作任务进行管理。

本发明提供的基础方案：一种综合办公协作管理***，包括项目管理模块、计划管理模块、任务管理模块、进度展示模块；

项目管理模块，用于根据项目任务建立项目群组，将项目任务关联的人员添加至项目群组，并确定项目群组的管理员和成员；

计划管理模块，用于获取管理员对项目任务的任务分配，所述任务分配包括项目任务中各事项的所负责的成员，根据任务分配将事项发送至对应的成员；

任务管理模块，用于获取各成员的事项的完成进度；

进度展示模块，用于根据各成员的事项的完成进度，对项目任务的总进度以及各事项的进度更新并展示。

本发明的原理及优点在于：在项目立项建立时，建立好项目群组，将参与该项目的人员添加到项目群组中，通过项目群组可进行内部沟通，同时确定出该项目群组中的管理员和成员。管理员则是该项目的总负责人，成员为参与该项目的人员。此后管理员根据项目内容，对任务分配事项，分配项目群组中各个人员所负责的任务及所要完成的事项，将分配出来的事项发送至项目群组中所对应的成员。即项目群组中各个人员负责自身所接收到的事项。此后通过任务管理模块，对各成员所负责事项的完成进度进行管理，之后根据各成员所负责的事项的进度，对项目任务的总进度进行更新并展示。

相比于现有技术，通过对项目任务进行分配，由管理员对任务进行分解，安排各个成员所负责的事项，并对各个成员所负责的事项进行进度追踪，能够避免成员进行重复工作，同时对各个事项进度以及总任务的整体进度有着更加明确清晰把控。

进一步，所述计划管理模块包括任务分解模块、时间计划模块以及任务比重模块；

任务分解模块，用于获取管理员对各事项划分的子任务，所述事项包括若干子任务；

时间计划模块，用于获取管理员对各子任务规定的计划时间，将计划时间与子任务绑定；

任务比重模块，用于获取管理员对各子任务划分任务比重。

管理员在进行任务分配时，对于一个成员所负责事项，划分为若干子任务，成员在进行事项时，根据安排完成各个子任务。同时管理员还可以根据各个子任务的繁琐程度、成员的项目经验，设定好各个子任务的计划时间，即需要成员在启动子任务后，在规定的计划时间内，完成子任务，管理员还需要根据各个子任务在事项中的任务量占比，设置子任务的任务比重。通过该方式，对每个成员所负责的事项进行细化，通过设定各个子任务的计划时间，使成员能够在进行事项时，了解到各个子任务完成的时间节点，以及通过设定各个子任务的任务比重，使成员在完成事项时，了解各个子任务的任务量。通过确定时间节点和任务量，使成员在进行各个子任务时，能够更好地做好时间规划。

进一步，所述任务管理模块包括文件获取模块以及进度更新模块；

任务获取模块，用于获取成员提交的已完成的子任务，并将已完成的子任务发送给管理者，并获取管理者的任务评定，所述任务评定包括确认完成和返回修改，当任务评定为返回修改时，任务评定还包括修改批注；

进度更新模块，当已完成子任务的任务评定为确认完成时，根据确认完成的子任务的任务比重，更新该事项的完成进度，当任务评定为返回修改时，还根据修改批注的数量，调整该事项的完成进度。

成员完成子任务后，将完成的子任务进行提交给管理员。任务获取模块获取到成员已完成的子任务的相关文件资料，并发送给管理员，由管理员对已完成的子任务进行审核，若是审核通过，则任务评定为确认完成。若是管理员认为已完成的子任务还需要进行修改，对需要修改的部分进行批注并给出的任务评定为返回修改。进度更新模块在得到子任务的任务评定时，若任务评定为确认完成，根据子任务的任务比重更新事项的完成进度，若任务评定为返回修改，则当前子任务并不能够判定为完全完成，则根据修改批注的数量调整事项的完成进度。由于修改批注数量反应了需要修改的内容多少，修改批注越多，需要修改的内容也就越多，当修改批注越多时，完成事项的完成进度也就越低。本方案中，通过识别需要修改的子任务中的批注数量，对子任务的完成进度进行调整，而非是必须要子任务全部完成后，才根据该任务比重更新整体进度。根据批注的数量确定出子任务的修改量，从而根据修改量确定出该子任务在没有完全完成时的完成进度，使得对各个成员所负责的事项的进度管理更加精准。

进一步，所述任务获取模块，还用于获取任务评定为返回修改的子任务，并发送给管理者，再次获取管理者的任务评定，直到任务评定为确认完成；

进度更新模块，还用于根据再次获取到的任务评定，更新事项的完成进度。

当成员对任务评定为返回修改的子任务修改完成后，需要管理员再次进行审查，若再次审核后任务评定仍然为返回修改，则继续进行修改，并更新事项进度，直到任务评定为确认完成为止。

当成员的返回修改的子任务修改完成并再次提交后，管理员再次进行审核。再次审核后，根据再次获取到的任务评定更新事项的完成进度。若是无需修改，则可根据该子任务的任务比重根据该子任务完成后的整体进度，若是仍然有部分需要进行修改，只是需要修改的部分相较于之前较少，则依然根据需要修改的批注数量调整子任务的完成进度，知道子任务审核通过位置。通过该种方式，成员每进行一次子任务的提交，便能够更新一次事项的完成进度，使得对任务整体进度的把控更加精准。

进一步，任务管理模块还包括时间管理模块；

时间管理模块，用于记录各子任务从开始至任务评定为确认完成的时间，标记为实际用时，并判断实际用时是否超过计划时间，当实际用时超过计划时间时，计算实际用时与计划时间的时间差，并根据事项中未开始的任务比重,以及时间差缩短未开始的子任务的计划时间，未开始的子任务的任务比重越高，缩短的计划时间越短。

根据各子任务开始的时间和任务评定为确认完成的时间，确定子任务的实际用时，当实际用时超出计划时间时，说明子任务没有在规定时间内完成，在该子任务上花费了较多时间，为保证事项整体的完成时间于计划没有较大偏差，调整后续未开始的子任务的计划时间。通过计算实际用时与计划时间之间的时间差，得到成员完成该子任务超时了多少时间，再根据后续的子任务所占的任务比重，以及超时的时间差，对各子任务的计划时间进行缩短，若是任务比重占比较高，则缩短的时间较短，任务比重较低，缩短的时间越长。

进一步，所述任务管理模块还包括时间分析模块、任务分析模块以及任务调度模块；

时间分析模块，用于识别缩短后的子任务的计划时间，与管理员设定的计划时间的时间比值，是否达到预设的警戒比值；

任务分析模块，用于当有子任务的时间比值达到预设的警戒比值时，获取该子任务所属成员在该事项中，已完成的子任务数量和已完成的子任务的所有任务评定，计算子任务接收到的任务评定为返回修改的平均次数，当平均次数高于预设的次数阈值时，将该成员的事项中未开始的子任务标记为风险子任务；

任务调度模块，用于根据项目群组中所有成员的完成进度，根据各成员当前已完成子任务，计算各成员已完成的子任务的总体计划时间以及总体实际时间，并将风险子任务调度给总体实际时间小于总体计划时间的成员。

当有成员的完成子任务的实际用时超过了计划时间，则会导致后续未开始的子任务的计划时间缩短。当子未开始的子任务缩短的时间越多，缩短后的子任务的计划时间与最初设定的计划时间的比值则会越小，当达到预设的警戒比值时，则是该子任务的计划时间已经缩短到能够允许的最小计划时间，此时将判断该成员能否在规定时间内完成该子任务。而导致未开始的子任务的计划时间缩短有两种可能，一是该成员本身出错率较低，在某一个子任务中，因为客观因素，如请假或其他事情耽误，花费时间较长，导致在进行某一个子任务过程中花费时间较长。另一种可能是该成员本身出错率较高，完成的大多数子任务都返回修改过，导致大多数子任务的实际用时大于计划时间。当有子任务的时间比值达到警戒比值时，便获取到该成员在事项中已经完成的子任务数量，以及总体的接收到任务评定为返回修改的数量，计算出每个子任务接收到的任务评定为返回修改的平均次数，若是平均次数较低，则说明该成员为第一种情况，即该成员本身具有一定的技术实力，在之前因为客观因素而耽误，后续未开始的子任务返回修改可能较低，有能力在缩短后的计划时间内完成子任务。而若是平均次数较高，则说明该成员完成子任务后返回修改的次数较多，后续的未开始的子任务仍然存在返回修改风险较高，而返回修改则会导致耽误时间更多，在计划时间内完成子任务的风险较高，因此判断该子任务为风险子任务。当被判定为风险子任务后，需要其他成员承接该子任务，通过计算项目群组中所有成员的已完成子任务的总体计划时间和总体实际时间，将风险子任务调度至总体实际用时小于总体计划时间的成员，即有空余时间帮助处理风险子任务的成员。

进一步，所述任务调度模块包括时间计算模块；

时间计算模块，用于计算各成员的总体计划时间与总体实际时间的总时间差；

调度管理模块，用于根据识别是否有成员的总时间差大于风险子任务缩短后的计划时间，若是，将风险子任务调度给该成员，若否，将总时间差最大的成员标记为调度人员，识别调度人员未开始的子任务中，计划时间与风险子任务缩短后的计划时间最接近的子任务，调度至风险子任务所属的成员，并将风险子任务调度给调度人员。

当进行任务调度时，若是有成员总时间差大于风险子任务缩短后的计划时间，则直接调度给该成员。由于该成员已经能够在规定时间前完成任务，因此判断能够在缩短后的计划时间内完成风险子任务，直接将风险子任务调度给该成员。而若是没有成员的时间差大于风险子任务缩短后的计划时间，则以任务交换的方式进行角度，识别总时间差最大的成员为调度人员，获取调度人员未开始的子任务的中计划时间与风险子任务缩短后的计划时间最接近的子任务。由于调度人员的总实际用时，小于总计划时间，因此调度人员的子任务的计划时间未被缩短过，保持则原本管理员所设定的计划时间，而风险子任务是缩短后的时间，当风险子任务缩短后的计划时间与调度人员的子任务计划时间相近时，实际上风险子任务的任务量高于调度人员的子任务的任务量，将两个任务的负责的成员进行交换，调度人员本身处理能力较强，在相同时间内能够处理任务量更大的风险子任务，而风险子任务原本所属的成员处理能力较差，因此将任务量较小的子任务调度至该成员处进行处理。

进一步，还包括资源管理模块，所述资源管理模块包括资源接收模块、访问记录模块、访问分析模块以及资源判断模块；

资源接收模块，用于获取管理员以及成员上传至项目群组的共享文件，将共享文件存储在项目群组的共享空间中，并将上传共享文件的成员标记为该共享文件的资源上传者；

访问记录模块，用于获取成员对各个共享文件的访问请求，当获取到成员的访问请求后，生成一次对应成员对所访问的共享文件的访问记录并记录下访问时间，将对共享文件发起过访问请求的成员标记为该共享文件的资源访问者；

访问分析模块，用于根据各个共享文件的访问记录，统计各个共享文件的访问次数，根据共享文件的访问次数，识别共享文件中低频共享文件；

资源判断模块，用于定期根据低频共享文件的资源上传者、各次访问记录的资源访问者，判断各个低频共享文件是否为有效文件，当低频共享文件非有效资源文件时，将其从项目群组的共享空间中删除。

项目群组中的成员和管理员可以将项目所需的相关文件上传至项目群组的共享空间中，作为共享文件，在上传共享文件后，记录下各个共享文件的资源上传者。而后当有成员对共享空间内的共享文件进行访问时，生成访问记录并记录下访问时间。此后定期根据共享空间中的资源文件的访问记录，识别出共享文件中的低频共享文件，即在周期内被访问次数较少的共享文件。此后资源判断模块根据频共享文件的资源上传者、各次访问记录的资源访问者判断共享文件是否有效，判断无效时，才将低频共享文件进行删除。

现有技术中，对于群组共享资源的清理，通常是根据共享文件上传后的时间进行清理，如钉钉共享文件是上传90天后进行清理，微信是上传14天后进行清理。然而对于共享文件，根据共享文件的用途不同，有的共享文件上传一定时间后，便不再具有用途，有的共享资源文件会被一直使用。而现有技术中的根据共享文件上传的时间进行清理的方式，会导致长期被使用的共享文件被清理，需要重新进行上传，以及只在短期内被使用的共享文件长时间被存储，导致占用空间资源。本方案中，通过定期对共享文件的访问次数进行识别，即识别得到共享资源在各个周期内的访问频率，得到访问频率较低的低频共享文件。通过在不同周期识别访问次数，以此能够判断出共享文件是长期具有使用需求，还是短期具有使用需求。此后，当低频共享文件的资源上传者、周期内产生的各次访问记录的资源访问者，判断资源是否有效，若非有效是，才进行删除。

进一步，还包括文件发送模块；

所述访问分析模块，根据周期内的所有共享文件的访问记录，统计所有共享文件的总访问次数，并根据总访问次数，生成周期内的访问阈值，当共享文件在周期内的访问次数低于访问阈值时，判断为低频共享文件；

资源判断模块，根据低频共享文件记录的资源访问者，识别周期内访问过低频共享文件的访问人数，当访问人数为一人时，判断低频共享文件非有效文件，当访问人数高于一人时，根据访问人数以及项目群组中的总人数，计算访问人数占比，若访问人数占比低于预设的占比阈值，判断为非有效文件；

文件发送模块，存储有成员的本地存储路径，用于当低频共享文件从共享空间中删除后，根据周期内低频共享文件的资源访问者，将被删除的低频共享文件根据资源访问者的本地存储路径，下载至其本地存储空间。

通过识别访问总次数，生成访问阈值，当有文件的访问次数低于访问阈值时，便判断为低频访问文件。对于低频访问文件，可能存在该文件在近期具有共享的用处，但是不同的资源访问者访问次数较少，也可能是参与访问的人员已经较少，不再具有共享必要。因此，当访问人数为一人时，即周期内有且仅有一人访问过该低频共享文件，直接可判断非有效文件。若是在两人以上，根据访问人数在项目群组中的总人数占比，判断是否为有效文件，若是占比较低，说明项目群组中绝大多数成员并没再使用该低频共享文件，不再具有共享需求，则判断为非有效文件。若是占比较高，则说明绝大多数成员仍在使用，只是使用次数较少，如每个人只使用了一两次，仍然具有共享需求。此后将被删除的共享文件下载至周期内访问过该资源的成员，使其自行使用，解放云端存储的共享空间的存储空间。

附图说明

图1为本发明一种综合办公协作管理***实施例的逻辑框图。

具体实施方式

下面通过具体实施方式进一步详细说明：

实施例基本如附图1所示：

一种综合办公协作管理***，包括项目管理模块、计划管理模块、任务管理模块、进度展示模块。

项目管理模块，用于根据项目任务建立项目群组，将项目任务关联的人员添加至项目群组，并确定项目群组的管理员和成员。具体的，本实施例中，由部门负责人确定项目任务书，通过项目任务书确定各个项目任务的管理员和成员，通过上传项目任务书，对项目任务书进行文字识别，将项目任务书中的管理员和成员添加至项目群组中，在项目群组中可以进行即时通讯、文件共享、视频会议等现有的办公通讯软件所能够实现的功能。

计划管理模块，用于获取管理员对项目任务的任务分配，所述任务分配包括项目任务中各事项的所负责的成员，根据任务分配将事项发送至对应的成员。管理员在接收到项目任务后，对项目任务进行分配，分配每个人员所负责的事项，例如成员A负责XX区市场调研分析、成员B负责XX县市场调研分析，成员C负责评估市场计划，成员D负责研究竞争对手等等。以此进行事项的分配。

计划管理模块包括任务分解模块、时间计划模块以及任务比重模块；

任务分解模块，用于获取管理员对各事项划分的子任务，所述事项包括若干子任务；

时间计划模块，用于获取管理员对各子任务规定的计划时间，将计划时间与子任务绑定；

任务比重模块，用于获取管理员对各子任务划分任务比重。

具体的，管理员在分配各成员负责事项后，对事项进行子任务划分，例如子任务1：收集一手资料，子任务2：收集第二手资料，子任务3：分析数据，子任务4：综合调研结果。同时根据子任务的任务量，分配好各个子任务的计划时间，如子任务1计划时间8小时，子任务2计划时间10小时等。此外还根据各此任务的任务量以及处理繁琐程度，分配好子任务的任务比重，如子任务1的任务比重为20%，子任务2的任务比重为30%，子任务3的任务比重为40%，子任务4的任务比重为10%。

任务管理模块，用于获取各成员的事项的完成进度。

任务管理模块具体包括文件获取模块以及进度更新模块。

任务获取模块，用于获取成员提交的已完成的子任务，并将已完成的子任务发送给管理者，并获取管理者的任务评定，所述任务评定包括确认完成和返回修改，当任务评定为返回修改时，任务评定还包括修改批注。具体的，成员完成子任务后，将该子任务的相关文件上传至任务群组中，管理员可对成员上传的子任务的相关文件进行审阅和批注。

进度更新模块，当已完成子任务的任务评定为确认完成时，根据确认完成的子任务的任务比重，更新该事项的完成进度，当任务评定为返回修改时，还根据修改批注的数量，调整该事项的完成进度。当管理员对子任务进行审核完成后，提交子任务的任务评定结果，若是无需进行修改，则评定结果为确认完成，若是需要修改，则评定结果为返回修改。当评定结果为确认完成时，根据子任务的任务比重，更新各成员所负责事项的完成进度，若子任务1的任务比重为20%，任务2的任务比重为10%，当任务1确认完成后，更新该成员的事项完成进度为20%，让任务2完成后，更新该成员的事项完成进度为30%，以此类推。而若是成员的子任务1的评定结果为返回修改，则识别出文件中批注的数量，并根据批注数量调整完成进度，本实施例中，每1个批注，完成进度减少0.5%。例如成员的子任务1的任务比重为20%，提交的相关文件任务评定为返回修改，且其中有10个批注，则更新该成员事项的完成进度为15%。

任务获取模块，还用于获取任务评定为返回修改的子任务，并发送给管理者，再次获取管理者的任务评定，直到任务评定为确认完成。当成员的返回修改的子任务修改完成并再次提交后，管理员再次进行审核。进度更新模块，还用于根据再次获取到的任务评定，更新事项的完成进度。再次审核后，根据再次获取到的任务评定更新事项的完成进度。若是无需修改，则可根据该子任务的任务比重根据该子任务完成后的整体进度，若是仍然有部分需要进行修改，只是需要修改的部分相较于之前较少，则依然根据需要修改的批注数量调整子任务的完成进度，知道子任务审核通过位置。通过该种方式，成员每进行一次子任务的提交，便能够更新一次事项的完成进度，使得对任务整体进度的把控更加精准。例如原本批注为10个，该成员的事项进度为15%，若是重新修改后判断为确认完成，则更新进度为20%，而若是重新修改后的批注为5个，则更新进度为17.5%，并返回给该成员继续修改，直到任务评定为确认完成为止。

任务管理模块还包括时间管理模块。

时间管理模块，用于记录各子任务从开始至任务评定为确认完成的时间，标记为实际用时，并判断实际用时是否超过计划时间，当实际用时超过计划时间时，计算实际用时与计划时间的时间差，并根据事项中未开始的任务比重,以及时间差缩短未开始的子任务的计划时间，未开始的子任务的任务比重越高，缩短的计划时间越短。

在成员开始进行子任务时，记录下开始时间，在任务评定为确认完成时，记录下完成时间，以此根据工作时间，计算出实际用时。判断实际用时是否超过计划时间，当超过时，根据事项中未开始的子任务的任务比重，以及计算得出的超出的时间差，缩短未开始的子任务的计划时间。例如有成员的子任务1超时3小时，该成员未开始的子任务包括子任务2、子任务3，子任务2的计划时间为10小时，子任务2的任务比重为40%，子任务3的计划时间为8小时，子任务3的任务比重为20%，则根据子任务3和子任务2的任务比重的比值，将子任务2的计划时间缩短1小时，子任务3的计划时间缩短2小时。

实施例二

本实施例和实施例一的区别在于，本实施例中任务管理模块还包括时间分析模块、任务分析模块以及任务调度模块。

时间分析模块，用于识别缩短后的子任务的计划时间，与管理员设定的计划时间的时间比值，是否达到预设的警戒比值。例如，子任务3原本的管理员设定的计划时间为10小时，缩短后的计划时间为8小时，则缩短后的计划时间与原定的计划时间比值为0.8。同时预设警戒比值，本实施例中警戒比值为0.7，即缩短后的计划时间达到原定的计划时间的70%时，便是达到警戒比值。

任务分析模块，用于当有子任务的时间比值达到预设的警戒比值时，获取该子任务所属成员在该事项中，已完成的子任务数量和已完成的子任务的所有任务评定，计算子任务接收到的任务评定为返回修改的平均次数，当平均次数高于预设的次数阈值时，将该成员的事项中未开始的子任务标记为风险子任务。

具体的，当出现有子任务的时间比值达到警戒比值时，判断该子任务所属的成员在事项中的子任务接收到的任务评定为返回修改的平均次数。例如成员已完成两项子任务，返回修改的次数为1次，则返回修改平均次数为0.5次。将平均次数与预设的次数阈值进行比较，本实施例中次数阈值为1.5次，即返回修改的平均次数超过1.5次时，则判断超过次数阈值，将该成员事项中未开始的子任务标记未风险子任务。

任务调度模块，用于根据项目群组中所有成员的完成进度，根据各成员当前已完成子任务，计算各成员已完成的子任务的总体计划时间以及总体实际时间，并将风险子任务调度给总体实际时间小于总体计划时间的成员。例如某成员已完成的子任务包括任务1、任务2、任务3，任务1的计划时间未8小时，实际用时7小时、任务2的计划时间10小时，实际用时8小时、任务3的计划时间6小时，实际用时5小时，总计计划时间为24小时，总实际时间为20小时，其总实际用时便小于总计划时间。可以将风险子任务调度至该成员处。

当有成员的完成子任务的实际用时超过了计划时间，则会导致后续未开始的子任务的计划时间缩短。当子未开始的子任务缩短的时间越多，缩短后的子任务的计划时间与最初设定的计划时间的比值则会越小，当达到预设的警戒比值时，则是该子任务的计划时间已经缩短到能够允许的最小计划时间，此时将判断该成员能否在规定时间内完成该子任务。而导致未开始的子任务的计划时间缩短有两种可能，一是该成员本身出错率较低，在某一个子任务中，因为客观因素，如请假或其他事情耽误，花费时间较长，导致在进行某一个子任务过程中花费时间较长。另一种可能是该成员本身出错率较高，完成的大多数子任务都返回修改过，导致大多数子任务的实际用时大于计划时间。当有子任务的时间比值达到警戒比值时，便获取到该成员在事项中已经完成的子任务数量，以及总体的接收到任务评定为返回修改的数量，计算出每个子任务接收到的任务评定为返回修改的平均次数，若是平均次数较低，则说明该成员为第一种情况，即该成员本身具有一定的技术实力，在之前因为客观因素而耽误，后续未开始的子任务返回修改可能较低，有能力在缩短后的计划时间内完成子任务。而若是平均次数较高，则说明该成员完成子任务后返回修改的次数较多，后续的未开始的子任务仍然存在返回修改风险较高，而返回修改则会导致耽误时间更多，在计划时间内完成子任务的风险较高，因此判断该子任务为风险子任务。当被判定为风险子任务后，需要其他成员承接该子任务，通过计算项目群组中所有成员的已完成子任务的总体计划时间和总体实际时间，将风险子任务调度至总体实际用时小于总体计划时间的成员，即有空余时间帮助处理风险子任务的成员。

任务调度模块包括时间计算模块和调度管理模块；

时间计算模块，用于计算各成员的总体计划时间与总体实际时间的总时间差。在进行风险子任务的调度时，首先计算处各成员的总体计划时间和总体实际时间的总时间差。如总计计划时间为24小时，总实际时间为20小时，总时间差为4小时。

调度管理模块，用于根据识别是否有成员的总时间差大于风险子任务缩短后的计划时间，若是，将风险子任务调度给该成员，若否，将总时间差最大的成员标记为调度人员，识别调度人员未开始的子任务中，计划时间与风险子任务缩短后的计划时间最接近的子任务，调度至风险子任务所属的成员，并将风险子任务调度给调度人员。假设风险子任务缩短后的计划时间为4小时，有成员的总时间差为6小时，便可直接将风险子任务调度至该成员处。而若是没有成员的总时间差大于4小时，则首先选出总时间差最大的成员作为调度成员，此后从该调度成员未开始的子任务总选择出计划时间与风险子任务最接近的子任务，如调度成员中，未开始的包括子任务5和子任务6，子任务5的计划时间为3小时，子任务6的计划时间为4小时，则将调度人员的子任务6调度给风险子任务原本所属的成员处，并将风险子任务调度给调度人员。此时由于调度任务之前提前完成任务，没有超时，因此子任务6的计划时间保持原本管理员所设定的计划时间。而风险子任务是缩短后的计划时间，原本计划时间并非4小时。当风险子任务缩短后的计划时间与调度人员的子任务计划时间相近时，实际上风险子任务的任务量高于调度人员的子任务6的任务量，将两个任务的负责的成员进行交换，调度人员本身处理能力较强，在相同时间内能够处理任务量更大的风险子任务，而风险子任务原本所属的成员处理能力较差，因此将任务量较小的子任务6调度至该成员处进行处理。

实施例三

本实施例和实施例一的区别在于，本实施例中，还包括资源管理模块，所述资源管理模块包括资源接收模块、访问记录模块、访问分析模块以及资源判断模块、文件发送模块。

资源接收模块，用于获取管理员以及成员上传至项目群组的共享文件，将共享文件存储在项目群组的共享空间中，并将上传共享文件的成员标记为该共享文件的资源上传者。具体的，通过设置云端数据库，在项目群组建立后，从云端数据库中分配出该项目群组的共享空间。成员可以将本地的文件在项目群组中上传至云端数据库的共享空间中，同时记录下各个共享文件的上传者。

访问记录模块，用于获取成员对各个共享文件的访问请求，当获取到成员的访问请求后，生成一次对应成员对所访问的共享文件的访问记录并记录下访问时间，将对共享文件发起过访问请求的成员标记为该共享文件的资源访问者。当有人员访问过后，记录下各个共享文件的访问记录及访问时间。

访问分析模块，用于根据各个共享文件的访问记录，统计各个共享文件的访问次数，根据共享文件的访问次数，识别共享文件中低频共享文件。具体的，根据周期内的所有共享文件的访问记录，统计所有共享文件的总访问次数，并根据总访问次数，生成周期内的访问阈值，当共享文件在周期内的访问次数低于访问阈值时，判断为低频共享文件。

资源判断模块，用于定期根据低频共享文件的资源上传者、各次访问记录的资源访问者，判断各个低频共享文件是否为有效文件，当低频共享文件非有效资源文件时，将其从项目群组的共享空间中删除。具体的，资源判断模块，根据低频共享文件记录的资源访问者，识别周期内访问过低频共享文件的访问人数，当访问人数为一人时，判断低频共享文件非有效文件，当访问人数高于一人时，根据访问人数以及项目群组中的总人数，计算访问人数占比，若访问人数占比低于预设的占比阈值，判断为非有效文件。

项目群组中的成员和管理员可以将项目所需的相关文件上传至项目群组的共享空间中，作为共享文件，在上传共享文件后，记录下各个共享文件的资源上传者。而后当有成员对共享空间内的共享文件进行访问时，生成访问记录并记录下访问时间。此后定期根据共享空间中的资源文件的访问记录，识别出共享文件中的低频共享文件，即在周期内被访问次数较少的共享文件。此后资源判断模块根据频共享文件的资源上传者、各次访问记录的资源访问者判断共享文件是否有效，判断无效时，才将低频共享文件进行删除。

文件发送模块，存储有成员的本地存储路径，用于当低频共享文件从共享空间中删除后，根据周期内低频共享文件的资源访问者，将被删除的低频共享文件根据资源访问者的本地存储路径，下载至其本地存储空间。具体的，通过记录下成员的本地存储路径，当共享资源从云端数据库中删除后，直接下载近期访问过的成员的本地中。

现有技术中，对于群组共享资源的清理，通常是根据共享文件上传后的时间进行清理，如钉钉共享文件是上传90天后进行清理，微信是上传14天后进行清理。然而对于共享文件，根据共享文件的用途不同，有的共享文件上传一定时间后，便不再具有用途，有的共享资源文件会被一直使用。而现有技术中的根据共享文件上传的时间进行清理的方式，会导致长期被使用的共享文件被清理，需要重新进行上传，以及只在短期内被使用的共享文件长时间被存储，导致占用空间资源。本方案中，通过定期对共享文件的访问次数进行识别，即识别得到共享资源在各个周期内的访问频率，得到访问频率较低的低频共享文件。通过在不同周期识别访问次数，以此能够判断出共享文件是长期具有使用需求，还是短期具有使用需求。此后，当低频共享文件的资源上传者、周期内产生的各次访问记录的资源访问者，判断资源是否有效，若非有效是，才进行删除。

通过识别访问总次数，生成访问阈值，当有文件的访问次数低于访问阈值时，便判断为低频访问文件。对于低频访问文件，可能存在该文件在近期具有共享的用处，但是不同的资源访问者访问次数较少，也可能是参与访问的人员已经较少，不再具有共享必要。因此，当访问人数为一人时，即周期内有且仅有一人访问过该低频共享文件，直接可判断非有效文件。若是在两人以上，根据访问人数在项目群组中的总人数占比，判断是否为有效文件，若是占比较低，说明项目群组中绝大多数成员并没再使用该低频共享文件，不再具有共享需求，则判断为非有效文件。若是占比较高，则说明绝大多数成员仍在使用，只是使用次数较少，如每个人只使用了一两次，仍然具有共享需求。此后将被删除的共享文件下载至周期内访问过该资源的成员，使其自行使用，解放云端存储的共享空间的存储空间。

以上的仅是本发明的实施例，方案中公知的具体结构及特性等常识在此未作过多描述，所属领域普通技术人员知晓申请日或者优先权日之前发明所属技术领域所有的普通技术知识，能够获知该领域中所有的现有技术，并且具有应用该日期之前常规实验手段的能力，所属领域普通技术人员可以在本申请给出的启示下，结合自身能力完善并实施本方案，一些典型的公知结构或者公知方法不应当成为所属领域普通技术人员实施本申请的障碍。应当指出，对于本领域的技术人员来说，在不脱离本发明结构的前提下，还可以作出若干变形和改进，这些也应该视为本发明的保护范围，这些都不会影响本发明实施的效果和专利的实用性。本申请要求的保护范围应当以其权利要求的内容为准，说明书中的具体实施方式等记载可以用于解释权利要求的内容。

Claims (2)

1.一种综合办公协作管理***，其特征在于：包括项目管理模块、计划管理模块、任务管理模块、进度展示模块；

项目管理模块，用于根据项目任务建立项目群组，将项目任务关联的人员添加至项目群组，并确定项目群组的管理员和成员；

计划管理模块，用于获取管理员对项目任务的任务分配，所述任务分配包括项目任务中各事项的所负责的成员，根据任务分配将事项发送至对应的成员；

任务管理模块，用于获取各成员的事项的完成进度；

进度展示模块，用于根据各成员的事项的完成进度，对项目任务的总进度以及各事项的进度更新并展示；

还包括资源管理模块，所述资源管理模块包括资源接收模块、访问记录模块、访问分析模块以及资源判断模块；

资源接收模块，用于获取管理员以及成员上传至项目群组的共享文件，将共享文件存储在项目群组的共享空间中，并将上传共享文件的成员标记为该共享文件的资源上传者；

访问记录模块，用于获取成员对各个共享文件的访问请求，当获取到成员的访问请求后，生成一次对应成员对所访问的共享文件的访问记录并记录下访问时间，将对共享文件发起过访问请求的成员标记为该共享文件的资源访问者；

访问分析模块，用于根据各个共享文件的访问记录，统计各个共享文件的访问次数，根据共享文件的访问次数，识别共享文件中低频共享文件；

资源判断模块，用于定期根据低频共享文件的资源上传者、周期内各次访问记录的资源访问者，判断各个低频共享文件是否为有效文件，当低频共享文件非有效资源文件时，将其从项目群组的共享空间中删除；

所述计划管理模块包括任务分解模块、时间计划模块以及任务比重模块；

任务分解模块，用于获取管理员对各事项划分的子任务，所述事项包括若干子任务；

时间计划模块，用于获取管理员对各子任务规定的计划时间，将计划时间与子任务绑定；

任务比重模块，用于获取管理员对各子任务划分任务比重；

所述任务管理模块包括文件获取模块以及进度更新模块；

任务获取模块，用于获取成员提交的已完成的子任务，并将已完成的子任务发送给管理者，并获取管理者的任务评定，所述任务评定包括确认完成和返回修改，当任务评定为返回修改时，任务评定还包括修改批注；

进度更新模块，当已完成子任务的任务评定为确认完成时，根据确认完成的子任务的任务比重，更新该事项的完成进度，当任务评定为返回修改时，还根据修改批注的数量，调整该事项的完成进度；

所述任务获取模块，还用于获取任务评定为返回修改的子任务，并发送给管理者，再次获取管理者的任务评定，直到任务评定为确认完成；

进度更新模块，还用于根据再次获取到的任务评定，更新事项的完成进度；

任务管理模块还包括时间管理模块；

时间管理模块，用于记录各子任务从开始至任务评定为确认完成的时间，标记为实际用时，并判断实际用时是否超过计划时间，当实际用时超过计划时间时，计算实际用时与计划时间的时间差，并根据事项中未开始的子任务的任务比重,以及时间差缩短未开始的子任务的计划时间，未开始的子任务的任务比重越高，缩短的计划时间越短；

所述任务管理模块还包括时间分析模块、任务分析模块以及任务调度模块；

时间分析模块，用于识别缩短后的子任务的计划时间，与管理员设定的计划时间的时间比值，是否达到预设的警戒比值；

任务分析模块，用于当有子任务的时间比值达到预设的警戒比值时，获取该子任务所属成员在该事项中，已完成的子任务数量和已完成的子任务的所有任务评定，计算子任务接收到的任务评定为返回修改的平均次数，当平均次数高于预设的次数阈值时，将该成员的事项中未开始的子任务标记为风险子任务；

任务调度模块，用于根据项目群组中所有成员的完成进度，根据各成员当前已完成子任务，计算各成员已完成的子任务的总体计划时间以及总体实际时间，并将风险子任务调度给总体实际时间小于总体计划时间的成员；

所述任务调度模块包括时间计算模块和调度管理模块；

时间计算模块，用于计算各成员的总体计划时间与总体实际时间的总时间差；

调度管理模块，用于根据识别是否有成员的总时间差大于风险子任务缩短后的计划时间，若是，将风险子任务调度给该成员，若否，将总时间差最大的成员标记为调度人员，识别调度人员未开始的子任务中，计划时间与风险子任务缩短后的计划时间最接近的子任务，调度至风险子任务所属的成员，并将风险子任务调度给调度人员。

2.根据权利要求1所述的一种综合办公协作管理***，其特征在于：还包括文件发送模块，所述访问分析模块包括文件定义模块，所述资源判断模块包括有效分析模块；

文件定义模块，用于根据周期内的所有共享文件的访问记录，统计所有共享文件的总访问次数，并根据总访问次数，生成周期内的访问阈值，当共享文件在周期内的访问次数低于访问阈值时，判断为低频共享文件；

有效分析模块，根据低频共享文件记录的资源访问者，识别周期内访问过低频共享文件的访问人数，当访问人数为一人时，判断低频共享文件非有效文件，当访问人数高于一人时，根据访问人数以及项目群组中的总人数，计算访问人数占比，若访问人数占比低于预设的占比阈值，判断为非有效文件；

文件发送模块，存储有成员的本地存储路径，用于当低频共享文件从共享空间中删除后，根据周期内低频共享文件的资源访问者，将被删除的低频共享文件根据资源访问者的本地存储路径，下载至其本地存储空间。