CN113824921A - 会议***及会议流程控制方法 - Google Patents
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Abstract
本公开提供一种会议***，所述会议***包括会议信息输入模块；会议信息存储模块，用于存储会议信息输入模块的输入数据和/或历史会议信息数据；会议信息分类模块，用于调用会议信息存储模块所存储的当前层级的数据并进行分类，得到分类数据；会议信息升级模块，用于判断会议是否升级及结合会议类别，调整当前层级会议的优先次序；会议流程控制模块，用于制定当前层级会议流程并执行该会议流程；将升级的会议信息发送至会议信息存储模块作为上升层级会议信息的输入。本公开还提供一种会议流程控制方法。本公开提供的会议***及流程控制方法，能够减少主持人的角色和人为因素的影响，实现智能化的会议***，使会议过程更高效，会议事项的跟进更便利。
Description
技术领域
本公开涉及人工智能技术领域，尤其涉及一种会议***及会议流程控制方法。
背景技术
在企业运行过程中，经常因为信息不透明而导致不可弥补的后果，很多问题需要各相关职能的人员协作进行，通常需要通过设置相应的沟通协调会议来进行。
传统的会议，因为没有规划的会议机制，容易造成会议参加人不确定，会议内容蔓延，会议超时，会议结论不清楚等问题。为此，传统的解决方式中，为了保证会议的机制，会在会议上设置一名主持人，用来提示会议的议题和流程，控制会议发言内容和时间等，保证会议能定时召开，会议参加人按照需要出席，会议定长结束，会议能达到会议的目标。
但是这种人为的控制还是会存在诸多的问题。如：
首先，会议主持人单纯作为会议流程控制，造成资源的浪费；会议主持人很多时候受制于领导，发言人，不能客观和及时维护会议制度，无法严格控制发言时间，发言顺序等会议机制；另在会议召开前，会议主持人需要逐个通知会议参会人，也要通过签到表等形式进行签到，增加了会议主持人的实务工作。
其次，由于参会人员对于会议制度不了解，不清楚会议流程、规则，需要进行较长时间的培训才能适应新的高效的会议制度；同时又由于缺乏相应的经验和能力，无法独立按照会议制度进行会议，一旦缺乏会议主持人或管理人员，会议容易变成流于形式，效果无法保证。
再次，传统会议机制中，会议频次和会议时长，全凭临时判断，没有区分会议类型、会议时长和会议议题的最佳推荐设定，造成会议室等资源浪费，同时也容易造成会议内容蔓延；会议形成的决议和问题，多凭借经验进行分类，类别发散或者过去宽泛，不易周期性统计分析，进行精确定位和跟踪；会议相关内容，没有根据事项的重要程度、公司或项目政策等进行分级处理，造成部分会议决议和问题由于缺乏公司上级资源的协调而处理停滞。
发明内容
有鉴于此，本公开的目的在于提出一种会议***，能够减少主持人的角色和人为因素的影响，对会议事项进行分类并确定是否升级，自动制定和执行会议流程。
本公开的目的还在于提供一种会议流程控制方法，基于上述的会议***，能够减少主持人的角色和人为因素的影响，对会议事项进行分类并确定是否升级，且自动确认和执行会议流程。
基于上述目的，本公开提供了一种会议***，包括：
会议信息输入模块；
会议信息存储模块，用于存储所述会议信息输入模块的输入数据和/或历史会议信息数据；
会议信息分类模块，用于调用会议信息存储模块所存储的当前层级的数据并进行分类，得到分类数据；
会议信息升级模块，用于对各个分类类别的问题通过算法和/或人工判断确定会议是否升级，并通过读取所述会议信息分类模块中的分类数据，结合会议类别，调整当前层级会议的优先次序；
会议流程控制模块，用于根据所述会议信息升级模块中会议是否升级和当前层级会议的优先次序的数据，制定当前层级会议流程并执行该会议流程；将升级的会议信息发送至会议信息存储模块作为上升至少一个层级的会议信息的输入。
上述的一种会议***中，优选的，所述会议信息输入模块为手动输入或语音识别输入模块。
上述的一种会议***中，优选的，所述会议信息输入模块的输入数据包括参会人员信息、参会地点信息、参会时间及会议召开内容信息。
上述的一种会议***中，优选的，所述会议信息分类模块被设置为：
调用会议信息存储模块存储的当前层级的数据；
提取会议事项的关键词进行自动分类。
上述的会议***中，会议事项自动分类可以分为质量会议、安全会议、交互会议和设计会议；但不限于此。
上述的一种会议***中，优选的，所述会议信息升级模块被设置为：
获取会议信息分类模块的分类数据；
确定会议事项类别及当前等级；
通过预设算法，依据事项完成程度、时间期限、各层级人员解决问题的能力、问题对企业的影响力中的一个或多个因素自动判断是否升级；和/或通过人工判断是否升级；
对于未升级的当前层级的会议，根据会议类别的重要程度、参会人员的层级、时间期限中的一个或多个因素自动调节，和/或人工调节当前层级会议的优先次序。
上述的一种会议***中，优选的，所述会议***还包括会议流程提示模块；所述会议流程提示模块读取会议流程控制模块中的会议流程数据及会议结果数据，根据会议流程，以文字弹出框或语音形式，提示和指导参会人按照会议制度进行会议。
上述的一种会议***中，优选的，所述会议***还包括会议事项跟进模块；所述会议事项跟进模块被设置为：
将会议结果中产生或未完成的问题形成待办，并由会议流程提示模块通知到对应责任人；
责任人收到待办信息后及时处理和反馈处理结果；
会议事项跟进模块与会议流程提示模块实时数据交互，会议流程提示模块实时发出提醒，直至待办事项完成；
将事项完成信息反馈给信息存储模块。
本公开还提供一种会议流程控制方法，包括:
S1、输入当前层级的会议信息数据；
S2、调取输入的当前层级的数据和历史数据，将当前层级的数据进行分类；
S3、对各个类别的问题通过判断问题的完成程度、时间期限、解决问题所需人员的能力、问题对企业的影响力中的一个或多个因素自动判断，和/或人工判断确定会议是否从第一层级至少上升至第二层级；
对于未升级的当前层级的会议，根据会议类别的重要程度、参会人员的层级、时间期限中的一个或多个因素自动调节，和/或人工调节当前层级会议的优先次序；
S4、依据会议是否升级及当前层级会议的优先次序的数据制定会议流程；根据制定的会议流程按照会议流程及提示进行会议；
将由第一层级升级至第二层级的数据进行存储并作为第二层级会议输入的数据；
S5、结合调取第二层级的历史数据及其他输入的第二层级的会议信息数据，进行分类；
S6、重复S3-S5的步骤直至完成所有层级的会议事项。
上述的会议流程控制方法中，优选的，所述会议流程控制方法根据制定的会议流程按照会议流程及提示进行会议的步骤为：
获取当前层级会议流程数据；
以文字弹出框或语音形式，提示和指导参会人按照会议流程进行会议。
上述的会议流程控制方法中，优选的，所述会议流程控制方法还包括会议事项跟进的步骤，若会议过程中涉及后续事项跟进，则将此事项形成一条待办，通知到对应的责任人并进行跟进。
从上面所述可以看出，本公开提供的会议***及流程控制方法，能够减少主持人的角色和人为因素的影响，对会议事项进行自动分类并确定是否升级，且自动确认和执行会议流程；实现智能化的会议***，使会议过程更高效，会议事项的跟进更便利。
附图说明
为了更清楚地说明本公开或相关技术中的技术方案，下面将对实施例或相关技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本公开的实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1为本公开实施例的会议***的模块示意图；
图2为本公开实施例的会议流程控制方法的流程图。
具体实施方式
为使本公开的目的、技术方案和优点更加清楚明白，以下结合具体实施例，并参照附图，对本公开进一步详细说明。
需要说明的是，除非另外定义，本公开实施例使用的技术术语或者科学术语应当为本公开所属领域内具有一般技能的人士所理解的通常意义。本公开实施例中使用的“第一”、“第二”以及类似的词语并不表示任何顺序、数量或者重要性，而只是用来区分不同的组成部分。“包括”或者“包含”等类似的词语意指出现该词前面的元件或者物件涵盖出现在该词后面列举的元件或者物件及其等同，而不排除其他元件或者物件。“连接”或者“相连”等类似的词语并非限定于物理的或者机械的连接，而是可以包括电性的连接，不管是直接的还是间接的。“上”、“下”、“左”、“右”等仅用于表示相对位置关系，当被描述对象的绝对位置改变后，则该相对位置关系也可能相应地改变。
除非另有定义，本文所使用的所有的技术和科学术语与属于本申请的技术领域的技术人员通常理解的含义相同。本文中在本申请的说明书中所使用的术语只是为了描述具体的实施方式的目的，不是旨在于限制本申请。本文所使用的术语“和/或”包括一个或多个相关的所列项目的任意的和所有的组合。
图1为一种会议***的模块示意图。
如图所示，本公开提供一种可行的具体实施方式，涉及一种会议***，包括：
会议信息输入模块；
会议信息存储模块，用于存储所述会议信息输入模块的输入数据和/或历史会议信息数据；
会议信息分类模块，用于调用会议信息存储模块所存储的当前层级的数据并进行分类，得到分类数据；
会议信息升级模块，用于对各个分类类别的问题通过算法和/或人工判断确定会议是否升级，并通过读取所述会议信息分类模块中的分类数据，结合会议类别，调整当前层级会议的优先次序；
会议流程控制模块，用于根据所述会议信息升级模块中会议是否升级和当前层级会议的优先次序的数据，制定当前层级会议流程并执行该会议流程；将升级的会议信息发送至会议信息存储模块作为上升至少一个层级的会议信息的输入。
具体的，该会议***中使用了会议信息输入模块，该模块为手动输入或语音识别输入模块，即通过手动的方式或语音的方式输入，输入的端口包括PC键盘、手机等终端，也可以是服务器端；输入的数据可以包括参会人员信息、参会地点信息、参会时间及会议召开内容等信息，但不限于此。
会议信息输入模块将数据输入并存储在会议信息存储模块。会议信息存储模块，是存储介质，可以存储新输入的数据，也可以存储历史数据。
会议信息分类模块被设置为：可以调用会议信息存储模块存储的当前层级的数据并提取会议事项的关键词进行自动分类；会议事项自动分类分为质量会议、安全会议、交互会议和设计会议等类型；这里的类型可以根据需要扩展；也可以兼顾多种因素；如按照重要等级分类，分为一级会议、二级会议等；如对于企业而言关键性的影响是质量，那么质量会议既是按照等级又是按照事项类别的分类。
会议信息升级模块是对会议信息分类模块中的数据的进一步调整，将解决不了的问题、需要解决的重大问题、原有安排的会议，历史遗留的会议进行层级的调整；如一些重大问题对企业影响较大的、未在规定时间完成对企业造成损失的会议需要提升层级；如历史遗留问题，问题影响较小可以降低层级或向后排序等。
会议信息升级模块被设置为：
获取会议信息分类模块的分类数据；
确定会议事项类别及当前等级；
通过预设算法，依据事项完成程度、时间期限、各层级人员解决问题的能力、问题对企业的影响力中的一个或多个因素自动判断是否升级；和/或通过人工判断是否升级；
对于未升级的当前层级的会议，根据会议类别的重要程度、参会人员的层级、时间期限中的一个或多个因素自动调节，和/或人工调节当前层级会议的优先次序。
会议信息升级模块确定会议是否升级的依据可以是人工判断和/或算法程序自动判断，算法程序可以是已知的技术；判断逻辑是依据事项完成程度、时间期限、各层级人员解决问题的能力、问题对企业的影响力中的一个或多个因素。会议信息升级模块是记事管理的组织层级，如人为判断此会议问题比较严重或在规定的时间内未完成相关的工作事项，为避免造成不必要的损失或后续工作出现延迟，会议可向上升级；使得上级人员尽快知晓会议事项并及时解决，保证各项会议高效进行。若算法程序自动判断会议是否升级的信息，觉得有误，可人为进行手动修改，确保会议是否升级的准确性，提高会议效率。认为判断的方式可以根据实际需要进行调整，具有较强的主观灵活性。在本具体实施方式中，以自动判断和人工判断相结合的方式，使得判断效果更加准确、灵活、符合会议现场的实际及解决突发性会议的冲突。
在本公开的具体实施方式中，充分考虑了会议纵向升级及横向优先，也可以理解为横向的升级，排定会议的次序，哪种类型的会议需要上一层级的人员或会议来解决问题，哪种会议在本层级中比较重要或比较紧急等，需要优先开会讨论等。
在一个进一步的具体实施方式中，会议信息升级模块，还用于将确定会议是否升级的结果反馈给会议流程控制模块。
会议流程控制模块则根据会议信息升级模块中会议是否升级的数据，制定当前层级会议流程并执行该会议流程；将升级的会议信息发送至会议信息存储模块作为上升层级会议信息的输入。
会议信息存储模块中会设置存储设备并建立不同的数据库，将新输入以及历史信息全部存储到所对应的数据库中。
会议过程中流程控制模块可以通过设置终端切换功能，实现各个页面之间的切换。如果此页面的会议事项都已解决，***会自动切换到下一页面来进行后续流程，使得会议流程更加数字化、一体化。若此页面的问题当前会议人员无法解决，会议将会向上升级；如会议事项无变化，则按照流程执行。
在一个进一步的具体实施方式中，该会议***还包括会议流程提示模块；所述会议流程提示模块读取会议流程控制模块中的会议流程及会议结果数据，根据会议流程，以文字弹出框或语音形式，提示和指导参会人按照会议制度进行会议。该流程提示模块可以与会议事项跟进模块定时或实时地进行数据交互，提醒相关人员进行相应的活动。如：
会议开始前一小时***会通过定时的方式进行自主推送提醒通知参会人参会时间及参会地点，避免会议参会人员忘记参加会议；若会议参会人员未按时参加会议，可进行未参会原因的填写。
会议开始时通过摄像头识别人体面部特征确定人员信息并对比存储中新输入的参会人员信息，判断人员是否有参会的权限，起到线上签到的作用；减少通知参会人日程、时间、地点，参会签到等会议事务性工作，提高工作效率。
会议开始时，提示发言人发言的主题、热点、发言时间等；
会议结束后，提示相关人要解决的问题内容，时限，要求等。
在一个进一步的具体实施方式中，会议***还包括会议事项跟进模块；所述会议事项跟进模块用于将会议结果中产生或未完成的问题形成待办；并通过会议流程提示模块以消息提示的形式通知到对应的责任人。待责任人收到此待办信息后将进行反馈，***提示责任人已接收到此待办并会及时进行事项处理。会议事项跟进模块与会议流程提示模块实时进行数据交互，会议流程提示模块实时发出提醒，直至待办事项完成。将结果反馈给管理人员，并将事项完成信息反馈给信息存储模块作为历史数据进行存储。
基于同一个发明构思，本公开还提供一种可行的具体实施方式，为一种会议流程控制方法，如图2所示，使用上述的会议***，包括:
S1、输入当前层级的会议信息数据；
S2、调取输入的当前层级的数据和历史数据，将当前层级的数据进行分类；
S3、对各个类别的问题通过判断问题的完成程度、时间期限、解决问题所需人员的能力、问题对企业的影响力中的一个或多个因素自动判断，和/或人工判断确定会议是否从第一层级至少上升至第二层级；
对于未升级的当前层级的会议，根据会议类别的重要程度、参会人员的层级、时间期限中的一个或多个因素自动调节，和/或人工调节当前层级会议的优先次序；
S4、依据会议是否升级及当前层级会议的优先次序的数据制定会议流程；根据制定的会议流程按照会议流程及提示进行会议；
将由第一层级升级至第二层级的数据进行存储并作为第二层级会议输入的数据；
S5、结合调取第二层级的历史数据及其他输入的第二层级的会议信息数据，进行分类；
S6、重复S3-S5的步骤直至完成所有层级的会议事项。
具体的，本具体实施方式中，步骤一，向***中输入并存储会议相关数据，所述的会议相关数据是会议发起人通过键盘、手写板手动输入或语音识别等方式输入参会人员、参会地点、参会时间、会议召开内容等数据。
步骤二，调取输入的当前层级的数据和历史数据，将数据进行分类；这里是根据获取到的数据，通过提取会议事项关键词自动分类，根据会议事项可以分为如质量会议、安全会议、交互会议和设计会议等分类；
步骤三，对各个类别的问题通过判断问题的完成程度、时间期限、解决问题所需人员的能力、问题对企业的影响力中的一个或多个因素自动判断，和/或人工判断确定会议是否从第一层级至少上升至第二层级；此判断方式是通过人工判断或算法程序自动判断，确定会议是否升级；
对于未升级的当前层级的会议，根据会议类别的重要程度、参会人员的层级、时间期限中的一个或多个因素自动调节，和/或人工调节当前层级会议的优先次序；
对于升级判断，可以采用算法程序自动判断，算法程序可以根据需要进行设定；也可以人工手动调节，更可以两者相互结合确保升级的准确性，保证各事项高效完成。
步骤四：依据会议是否升级及当前层级会议的优先次序的数据制定会议流程，根据制定的会议流程按照会议流程及提示进行会议，避免会议召开不及时造成一些重大损失；若会议确定升级，将由第一层级升级至第二层级的数据进行存储作为第二层级会议输入的数据。
步骤五：结合调取第二层级的历史数据及其他输入的第二层级的会议信息数据，自动进行分类。
步骤六：重复步骤三至步骤五的步骤直至完成所有层级的会议事项；若会议事项已完成将完成的会议事项进行存储。
在一个进一步的具体实施方式中，对上述的根据制定的会议流程按照会议流程及提示进行会议的步骤，获取当前层级会议流程的数据，以文字弹出框或语音形式，提示和指导参会人按照会议流程进行会议。
在一个进一步的具体实施方式中，对上述的会议流程控制方法增加了会议事项跟进的步骤；若会议过程中涉及会议问题或后续事项跟进，则将此问题或跟进事项形成待办；通过消息提示通知到对应的责任人；责任人收到消息及时处理并反馈处理结果。会议事项跟进与会议事项提示会实时进行数据交互，将待办事项实时进行提醒通知直至事项完成，保证会议召开的效率。
本公开的上述具体实施方式中，使用了会议流程提示模块，能够根据会议流程的自动提示，减少会议主持人的角色，减少对于参会人的会议制度培训花费；通过会议信息存储模块和会议流程提示模块的结合，能够减少通知参会人日程、时间、地点，参会签到等会议事务性工作。通过会议信息分类模块和会议信息升级模块，能够自动根据会议事项进行分类和是否升级处理的判断，减少人为因素的干扰；通过会议事项跟进模块由确认的负责人，在确定的时限内完成，并且把处理进度和结果反馈给事项干系人，让后续的问题处理得到有序落实，不推诿、不遗漏。
本说明书中的各个实施例均采用递进的方式描述，每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处，各个实施例之间相同相似的部分互相参见即可。上述实施例只为说明本公开的技术构思及特点，其目的在于让熟悉此项技术的人士能够了解本公开的内容并据以实施，并不能以此限制本公开的保护范围。凡根据本公开精神实质所作的等效变化或修饰，都应涵盖在本公开的保护范围之内。
Claims (10)
1.一种会议***，其特征在于，包括：
会议信息输入模块；
会议信息存储模块，用于存储所述会议信息输入模块的输入数据和/或历史会议信息数据；
会议信息分类模块，用于调用会议信息存储模块所存储的当前层级的数据并进行分类，得到分类数据；
会议信息升级模块，用于对各个分类类别的问题通过算法和/或人工判断确定会议是否升级，并通过读取所述会议信息分类模块中的分类数据，结合会议类别，调整当前层级会议的优先次序；
会议流程控制模块，用于根据所述会议信息升级模块中会议是否升级和当前层级会议的优先次序的数据，制定当前层级会议流程并执行该会议流程；将升级的会议信息发送至会议信息存储模块作为上升至少一个层级的会议信息的输入。
2.根据权利要求1所述的一种会议***，其特征在于，所述会议信息输入模块为手动输入或语音识别输入模块。
3.根据权利要求1所述的一种会议***，其特征在于，所述会议信息输入模块的输入数据包括参会人员信息、参会地点信息、参会时间及会议召开内容信息。
4.根据权利要求1所述的一种会议***，其特征在于，所述会议信息分类模块被设置为：
调用会议信息存储模块存储的当前层级的数据；
提取会议事项的关键词进行自动分类。
5.根据权利要求1所述的一种会议***，其特征在于，所述会议信息升级模块被设置为：
获取会议信息分类模块的分类数据；
确定会议事项类别及当前等级；
通过预设算法，依据事项完成程度、时间期限、各层级人员解决问题的能力、问题对企业的影响力中的一个或多个因素自动判断是否升级；和/或通过人工判断是否升级；
对于未升级的当前层级的会议，根据会议类别的重要程度、参会人员的层级、时间期限中的一个或多个因素自动调节，和/或人工调节当前层级会议的优先次序。
6.根据权利要求1所述的一种会议***，其特征在于，所述会议***还包括会议流程提示模块；所述会议流程提示模块读取会议流程控制模块中的会议流程及会议结果数据，根据会议流程，以文字弹出框或语音形式，提示和指导参会人按照会议制度进行会议。
7.根据权利要求6所述的一种会议***，其特征在于，所述会议***还包括会议事项跟进模块；所述会议事项跟进模块被设置为：
将会议结果中产生或未完成的问题形成待办，并由会议流程提示模块通知到对应责任人；
责任人收到待办信息后及时处理和反馈处理结果；
会议事项跟进模块与会议流程提示模块实时数据交互，会议流程提示模块实时发出提醒，直至待办事项完成；
将事项完成信息反馈给信息存储模块。
8.一种会议流程控制方法，包括:
S1、输入当前层级的会议信息数据；
S2、调取输入的当前层级的数据和历史数据，将当前层级的数据进行分类；
S3、对各个类别的问题通过判断问题的完成程度、时间期限、解决问题所需人员的能力、问题对企业的影响力中的一个或多个因素自动判断，和/或人工判断确定会议是否从第一层级至少上升至第二层级；
对于未升级的当前层级的会议，根据会议类别的重要程度、参会人员的层级、时间期限中的一个或多个因素自动调节，和/或人工调节当前层级会议的优先次序；
S4、依据会议是否升级及当前层级会议的优先次序的数据制定会议流程；根据制定的会议流程按照会议流程及提示进行会议；
将由第一层级升级至第二层级的数据进行存储并作为第二层级会议输入的数据；
S5、结合调取第二层级的历史数据及其他输入的第二层级的会议信息数据，进行分类；
S6、重复S3-S5的步骤直至完成所有层级的会议事项。
9.根据权利要求8所述的会议流程控制方法，其特征在于，所述根据制定的会议流程按照会议流程及提示进行会议的步骤为：
获取当前层级会议流程数据；
以文字弹出框或语音形式，提示和指导参会人按照会议流程进行会议。
10.根据权利要求8所述的会议流程控制方法，其特征在于，所述会议流程控制方法还包括会议事项跟进的步骤，若会议过程中涉及后续事项跟进，则将此事项形成一条待办，通知到对应的责任人并进行跟进。
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