CN112232686A - 一种智能秘书*** - Google Patents
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Abstract
本发明提供了一种智能秘书***，根据企业管理特点，进行相应业务流程节点、流程角色及时间节点的策略配置，进而自动收集、统计、分析每个业务流程节点的单据数据状态，在业务流程的流转处理过程中定时定点的将消息推送给相应的角色负责人员，推动业务流程事项的进程；根据每个业务流程节点的开始时间和结束时间，统计各个流程节点间的等待时效及每个业务时间点的工作实效，反馈给各个部门，使得业务人员的工作效率得到提升，促进企业管理的良性发展。本发明的有益效果是：根据统计分析的业务流程节点间的等待效率，制定奖罚制度，缩短业务流程流转之间的处理时效，减少等待时效成本。且推动了管理业务事项进程，提高了企业管理工作效率。
Description
技术领域
本发明涉及企业管理领域，尤其涉及一种智能秘书***。
背景技术
在企业管理中，业务流程之间的管理衔接，以及部门与部门之间的协同，大都还是通过纸质业务单据流转或电话或人工邮件去协调业务流程之间的推进，对于从一个业务流程结束至下一个业务流程实际开始这期间的等待损耗时长，无法通过***去做统计分析、或因为统计成本过高而无法实施。
而且在这过程中如有单据处理遗漏或缺失，还需要人工去查核、统计相关的单据数据，并协调通知后续流程，很大幅度上都增加了企业的管理成本。
发明内容
为了解决上述问题，本发明提供了一种智能秘书***，主要包括以下步骤：
S1：根据企业管理特点，进行相应业务流程节点、流程角色及时间节点的策略配置，进而自动收集、统计、分析每个业务流程节点的单据数据状态，智能判定业务流程的推动方向；
S2：根据所述业务流程的推动方向，在业务流程的流转处理过程中定时定点的将消息推送给相应的角色负责人员，推动业务流事项的进程；
S3：通过上述操作，记录每个业务流程节点的开始时间和结束时间，收集、统计分析流程节点之间的等待时效及每个业务时间点的工作实效，进而反馈给各个部门，使得各个部门的业务人员对该部门的工作效率进行提升，促进企业管理的良性发展。
进一步地，通过流程节点的策略配置梳理业务流程节点之间的相互衔接关系。
进一步地，每个流程节点对应一个流程角色，多个流程角色至少对应一个部门。
进一步地，时间节点策略配置用于对业务流程推送消息的频率和时间点进行统计和分析。
进一步地，每个流程节点的时间节点均可设置为每隔N分钟。
进一步地，消息推送在企业内部和企业与供应商及客户间均适用。
进一步地，所述等待时效为：一个业务流程节点的实际结束时间到下一个业务实际开始时间。
进一步地，所述工作时效为单个流程节点的实际开始时间到实际结束时间。
本发明提供的技术方案带来的有益效果是：
1、收集、统计、分析每个业务流程节点的“开始时间”和“结束时间”，进而将业务流程从上一个节点的实际结束时间至下一个节点的实际开始时间作为流程等待时效，从而根据该时效数据制定合理的管理制度(如奖惩制度)，提高管理效率，减少等待成本。
2、定时定点推送消息，提醒业务流程节点上的相关人员处理应该进行的业务，推动业务流程，提高工作效率。
附图说明
下面将结合附图及实施例对本发明作进一步说明，附图中：
图1是本发明实施例中一种智能秘书***的工作流程图；
图2是本发明实施例中流程节点的策略配置的示意图；
图3是本发明实施例中流程角色策略配置的示意图；
图4是本发明实施例中流程节点间的等待时效以及每个业务时间点的工作时效的计算示意图；
图5是本发明实施例中采购流程工作原理示意图。
具体实施方式
为了对本发明的技术特征、目的和效果有更加清楚的理解，现对照附图详细说明本发明的具体实施方式。
本发明的实施例提供了一种智能秘书***。
请参考图1，图1是本发明实施例中一种智能秘书***的流程图，具体包括如下步骤：
S1：根据企业管理特点，进行相应业务流程节点、流程角色及时间节点的策略配置，进而自动收集、统计、分析每个业务流程节点的单据数据状态，智能判定业务流程的推动方向；
S2：根据所述业务流程的推动方向，在业务流程的流转处理过程中定时定点的将消息推送相应的角色负责人员，根据业务、流程、角色、机制策略的灵活搭配，将所判定的流程推动方向结果智能定时定点秘书消息推送提醒相关角色人员，推动业务流程事项的进程；
S3：通过上述操作，记录每个业务流程节点的开始时间和结束时间，收集、统计分析流程节点之间的等待时效及每个业务时间点的工作实效，进而反馈给各个部门，使得各个部门的业务人员对该部门的工作效率进行提升，促进企业管理的良性发展。
如图2所示，流程节点的策略配置是按照具体事项的流程进行多个流程节点划分的。通过流程节点的策略配置梳理业务流程节点之间的相互衔接关系。
如图3所示，通过流程角色策略配置匹配每个业务流程节点中需要推送提醒的通知对象。
通过时间节点策略配置用于对业务流程推送消息的频率和时间点进行统计和分析。
该智能秘书***还具有其他策略配置，用于同类消息合并推送策略、单据状态异动策略配置等。
该智能秘书***具备的消息推送以及时间记录功能，是为了在业务流程在处理过程中，根据业务流程、流程角色以及时间节点机制策略，消息推送提醒下一业务流程对应的负责角色，同时在在这一过程中实时记录业务流程点的开始时间和结束时间，用于统计及分析业务流程流转之间的等待时效和业务流程点的工作时效。
如图4所示：根据业务流程处理过程中的，相应的处理时间记录点，可智能的收集、统计、分析业务流程节点之间的等待时效以及每个业务时间点的工作时效。
①一个业务流程节点的实际结束时间到下一个业务实际开始时间为等待时效。
②单个流程节点的实际开始时间到实际结束时间为工作时效
企业管理过程中，各个流程均可采用该智能秘书***，以采购流程为例进行该智能秘书***工作原理的说明，其他流程同理，使用该智能秘书***进行管理采购流程的具体过程如下所示：
1.策略流程配置示例
如下表所示，将采购流程过程分为各个节点，具体包括采购接节点、收货节点、质检节点、入库节点、对账节点和开票节点，各个节点均对应有一个流程角色，并进行各个流程节点的时间节点设置。
| 流程节点 | 角色 | 时间节点策略 |
| S1.采购 | 采购部门/采购员 | 每隔N分钟 |
| S2.收货 | 仓管部门/仓管员 | 每隔N分钟 |
| S3.质检 | 质检部门/质检员 | 每隔N分钟 |
| S4.入库 | 仓管部门/仓管员 | 每隔N分钟 |
| S5.对账 | 采购部门/采购员 | 每隔N分钟 |
| S6.开票 | 财务部门/财务人员 | 每隔N分钟 |
采购流程处理过程具体如图5所示：
①企业管理(ERP)中采购主要流程节点为：S1采购—>S2收货—>S3质检—>S4入库—>S5对账—>S6开票；
②每个业务流程节点配置相对应的实际业务负责角色，每个业务流程节点配置相对应的时间机制的策略；
③例如S1采购至S3质检流程节点。
a.***在自动收集、分析现有采购单的业务状态时，如采购单据状态是一直未处理结束状态，则在每隔几分钟都会将未处理的采购单数据信息推送至采购部门或采购员，提醒部门人员去处理这部分单据。如采购单据实时审核处理时，则推送消息至下一流程节点S2收货对应的仓库部门/仓管员，提醒下一流程节点的负责人员跟进处理。同时记录采购处理的时间点作为采购处理的实际结束时间点。
b.进入S2收货流程节点后，若***在自动收集、分析采购未收货状态时，如收货单据状态一直未开始处理，则每隔几分钟推送这部分单据至仓管部门或仓管员，直至单据开始处理，同时在开始处理时记录实际开始时间。在开始处理后，根据收集、分析收货单未处理结束状态，对未处理的单据做提醒，直至单据做结束处理，记录收货流程的实际结束时间，同时推送消息至下一流程节点S3质检对应的质检部门/质检员。
c.S3质检部门节点以及后续的业务流程节点的处理方式诸如S2收货流程的逻辑处理方式。
④根据①②③的处理过程中记录的业务数据做时效统计分析，得到流程节点之间的等待时效及每个业务时间点的工作实效，进而反馈给各对应部门，使得各个部门的业务人员对相应负责的流程工作进行改善调整，提升工作效率3，促进企业管理的良性发展。
该智能秘书***通过借助现有通信的发达以及智能手机的普及，通过微信推送消息提醒，改变了传统的PC电脑的邮件通信模式。且消息的推送不局限于企业的内部流程，也适用企业与供应商和客户之间的协同互动。
本发明的有益效果是：通过统计业务流程节点的之间的等待效率，制定奖罚制度，从而缩短业务流程流转之间的处理时效，减少等待时效成本。且由传统人找事变成事找人，推动管理业务事项进程，根据业务从而提高企业管理工作效率。具体效果如下所示：
1、收集、统计、分析每个业务流程节点的“开始时间”和“完毕时间”，进而将业务流程从上一个节点结束至下一个节点的实际开始时间作为流程等待时效，从而根据该时效数据制定合理的管理制度(如奖惩制度)，提高管理效率，减少等待成本。
2、定时定点推送消息，提醒业务流程节点上的相关人员处理应该进行的业务，推动业务流程，提高工作效率。
以上所述仅为本发明的较佳实施例，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。
Claims (8)
1.一种智能秘书***，其特征在于：包括以下步骤：
S1：根据企业管理特点，进行相应业务流程节点、流程角色及时间节点的策略配置，进而自动收集、统计、分析每个业务流程节点的单据数据状态，智能判定业务流程的推动方向；
S2：根据所述业务流程的推动方向，在业务流程的流转处理过程中定时定点的将消息推送给相应的角色负责人员，推动业务流事项的进程；
S3：通过上述操作，记录每个业务流程节点的开始时间和结束时间，收集、统计分析流程节点之间的等待时效及每个业务时间点的工作实效，进而反馈给各个部门，使得各个部门的业务人员对该部门的工作效率进行提升，促进企业管理的良性发展。
2.如权利要求1所述的一种智能秘书***，其特征在于：步骤S1中，通过流程节点的策略配置梳理业务流程节点之间的相互衔接关系。
3.如权利要求1所述的一种智能秘书***，其特征在于：步骤S1中，每个流程节点对应一个流程角色，多个流程角色至少对应一个部门。
4.如权利要求1所述的一种智能秘书***，其特征在于：步骤S1中，时间节点策略配置用于对业务流程推送消息的频率和时间点进行统计和分析。
5.如权利要求1所述的一种智能秘书***，其特征在于：步骤S1中，每个流程节点的时间节点均可设置为每隔N分钟。
6.如权利要求1所述的一种智能秘书***，其特征在于：步骤S2中，消息推送在企业内部和企业与供应商及客户间均适用。
7.如权利要求1所述的一种智能秘书***，其特征在于：步骤S3中，所述等待时效为：一个业务流程节点的实际结束时间到下一个业务实际开始时间。
8.如权利要求1所述的一种智能秘书***，其特征在于：步骤S3中，所述工作时效为单个流程节点的实际开始时间到实际结束时间。
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