CN108009800A - 证件材料管理***的构建操作方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了证件材料管理***的构建操作方法，该证件材料管理***包括业务服务器、数据库服务器、视频服务器、文件服务器；人力资源共享服务中心配置的自助式证件接收终端、证件拆分与检视工作台、智能型证件储物柜、自助式文件发送终端；服务请求发送终端；现场服务操作终端；本发明将建立一套完整的证件材料管理***和方法，实现对五险一金业务代理全过程中证件类材料流转全程可追溯。本发明将解决服务供应商和服务请求方之间因为证件材料丢失而相互“扯皮”的问题；本发明还可解决服务供应商内部，各服务环节执行期间，无法对证件材料保管责任主体实施有效监督的问题。

Description

证件材料管理***的构建操作方法

技术领域

本发明涉及证件管理领域，尤其涉及五险一金服务过程中的证件材料管理***的构建操作方法。

背景技术

随着人力成本在企业总成本中所占比重越来越大，越来越多的企业认识到应该将主要精力投入到核心业务，将企业内事务性工作包给具有行业特长的专业公司执行。企业内的社保、公积金操作属于这类事务性工作，越来越多的企业已经选择了业务外包的模式来实现。大部分五险一金业务都需要当事人提供各类证件材料，例如居民身份证、户口簿、结婚证、不动产登记证等。

在业务办理过程中，服务请求单位与服务供应单位之间会发生频繁的证件类实物传递。由于所涉及到的证件类材料非常重要，如果发生丢失，将会给当事人造成重大损失。因此，有必要建立一套完整的***方法，实现对证件类材料流转过程的详细跟踪管理，实现证件材料流转过程全程可追溯。

目前，业务办理过程涉及到的证件材料传输大都采用快递进行寄送。快递流转过程容易发生丢失的环节包括：服务方快递取件遗漏，比如证件材料混杂在其他文件中，没有被快递员取走；快递接收丢失，例如快递员送达时，前台接待人员不在岗位，证件材料无人签收保管而产生丢失。

第三种经常发生的丢失现象为：员工在业务办理过程中，证件材料与其他办公文件混杂，发生文件丢失；并且，各环节员工与员工之间工作交接时未进行详细的登记备案，造成证件材料丢失后无法查找。

现有的文件流转方案，由于缺乏流转过程记录，证件流转过程无法追溯，不能识别证件丢失的责任主体；又由于不能识别责任主体，也就不能对责任人实施处罚警示，不能提升服务团队中所有员工的责任心，长期以来将会造成“劣币驱逐良币”的现象，证件材料流转的管理难度将越来越高。

发明内容

本发明的目的在于提供证件材料管理***的构建操作方法，以解决上述技术问题。

本发明采用以下技术方案：

证件材料管理***的构建操作方法，该证件材料管理***包括业务服务器、数据库服务器、视频服务器、文件服务器；人力资源共享服务中心配置的自助式证件接收终端、证件拆分与检视工作台、智能型证件储物柜、自助式文件发送终端；服务请求发送终端；现场服务操作终端；该***的构建操作方法如下：

服务请求发送终端用于操作人员在线提交五险一金服务请求，当该服务需要向服务供应商快递发送证件材料实物原件，则在服务请求中填写快递单号、以及快递袋中所放置证件材料的明细清单；

运行于云端的业务服务器，用于接收到服务请求终端提交的服务请求，并将该服务请求对应的快递信息推送给共享服务中心的自助式证件材料接收终端，自助式证件接收终端收到该快递信息后在待收快递清单中增加一条记录；

当快递员送达快递时，到自助式证件接收终端投递快递，快递人员在自助式证件接收终端扫描快递袋上的条形码或二维码，自助式证件接收终端查询并核实是否为正确的待收快递，如果是待收快递，则打开开关柜门，引导快递人员将快递投递到自助终端；如果不是正确的“待收快递”，则不打开自助终端柜门；

当自助式证件接收终端收到一定数量的证件材料或收到的证件材料达到必须处理的时间时，会通过内部及时通讯软件向责任人员发送取件通知信息；

操作人员从自助式证件接收终端获取到快递袋后，需在证件拆分与检视工作台对文件进行检视和分拣处理，并对文件进行拍照留存；文件拆封、拍照过程都将进行全程录像记录；拍照生成的文件保存在云端的文件服务器中；录像生成的视频文件保存在云端的视频服务器中，用于在必要时查阅文件和视频对证件材料的数量和内容进行核实；

证件拍照、检视完成后，操作人员将证件放入到专用的透明文件袋，证件装入文件袋以后，操作人员将查找到该文件对应的服务请求业务单，将该业务单概要信息以及业务单编号打印成条形码粘贴在文件袋上，作为内部流转和跟踪的标识，这一过程称为对文件进行“赋码”操作；

文件“赋码”后，将其存放到智能型证件存储柜中，某服务单办理完毕，如果需要向服务请求用户返还证件材料，***为操作人员设置了发送快递的流程；操作人员从智能快递柜取出文件后，将文件装入快递袋，并将快递袋投递到自助式证件发送终端；运行于云端的业务服务器能够自动对接快递公司的快递流转数据库服务器，当查询到某快递被签收后，将向用户发送短消息提示确认所收证件材料是否完整。如果用户发现所收到的证件材料不完整，可以通过“业务发送请求终端”提供的页面提出异议，可上传所收文件的照片，以便服务供应商调查证件材料不完整的原因，如果用户签收快递48小时候未提出异议，***默认用户所收到的材料完整无误。

作为本发明进一步的方案，文件“赋码”后，将其存放到智能型证件存储柜中，存放操作方法为：扫描文件袋上的条形码，智能型证件存储柜自动分配为其分配存储空间，将存储空间对应的文件编码保存到数据库服务器中，打开柜门引导工作人员放入文件，工作人员需要借用文件时，只需输入该文件对应的业务单编号，智能型证件存储柜将自动打开柜门，引导操作人员取用文件；某服务单具备办理外勤业务条件时，运行于云端的业务服务器将向外勤业务人员推送任务信息，任务信息中包含有“业务单编号”，外勤人员运行“现场服务操作终端”软件，生成外勤人员工作帐号对应的二维码，在智能型证件存储柜操作页面上扫描该二维码，智能型证件存储柜将列举出该帐号所有待取用的文件编号，外勤人员选择“领取文件”按钮，智能型证件存储柜将打开每个文件袋对应的柜门，引导操作人员领用文件；外勤人员业务办理完毕，到智能型证件存储柜办理文件送还业务，具体操作方法是，在智能型证件存储柜扫描文件袋上的条形码，智能型证件存储柜自动分配存储空间，自动打开存储空间的柜门，引导操作人员放入文件。

作为本发明进一步的方案，某服务单办理完毕，可能如果需要向服务请求用户返还证件材料，***为操作人员设置了发送快递的流程的具体操作方法是：选取业务办理完毕、需要向用户返还证件对应的服务单，执行“发送快递”功能按钮，本***将自动向集成的快递供应商网上下单***申请快递单号，并就该快递单号与待寄送文件编号进行绑定，自动从后台调取收件信息包括收件人姓名、地址和联系电话、自动打印快递单，操作人员凭借打印好的快递单，到智能型证件存储柜扫描条快递单号条形码，将自动打开该快递单对应的所有文件柜门，引导操作人员取出文件。

作为本发明进一步的方案，操作人员从智能快递柜取出文件后，将文件装入快递袋，并将快递袋投递到自助式证件发送终端的操作方式为：在自助式证件发送终端扫描快递袋上的条形码，如果识别结果为有效快递袋则自动打开柜门引导操作人放入快递袋；快递袋投入到自助式证件发送终端后，该快递接收用户将收到一条待收快递的提示信息；快递人员上门取件时，在自助式证件发送终端输入手机号码，***识别是否为预先登记的快递员手机号；如果识别成功，将自动发送动态验证码到该手机号上，快递人员输入正确验证码后，自助式快递终端柜门将自动打开，引导快递人员取走所有快递文件。

与现有技术相比，本发明具有以下优点：本专利将建立一套完整的证件材料管理***和方法，实现对五险一金业务代理全过程中证件类材料流转全程可追溯，本发明专利将解决服务供应商和服务请求方之间因为证件材料丢失而相互“扯皮”的问题；本发明专利还可解决服务供应商内部，各服务环节执行期间，无法对证件材料保管责任主体实施有效监督的问题。

附图说明

图1为本发明***原理示意图。

具体实施方式

下面结合附图和具体实施例对本发明作进一步详细阐述。

如图1所示，证件材料管理***的构建操作方法，该证件材料管理***包括业务服务器、数据库服务器、视频服务器、文件服务器；人力资源共享服务中心配置的自助式证件接收终端、证件拆分与检视工作台、智能型证件储物柜、自助式文件发送终端；服务请求发送终端；现场服务操作终端；该***的构建操作方法如下：

服务请求发送终端的操作人员在线提交五险一金服务请求，如果该服务需要向服务供应商快递发送证件材料实物原件，则在服务请求中填写快递单号、以及快递袋中所放置证件材料的明细清单。

运行于云端的业务服务器，将接收到服务请求终端提交的服务请求，并将该服务请求对应的快递信息推送给共享服务中心的自助式证件材料接收终端，自助式证件接收终端收到该快递信息后将在“待收快递”清单中增加一条记录。

当快递员送达快递时，不必交付到前台值班人员，而是直接到自助式证件接收终端投递快递。快递人员在自助式证件接收终端扫描快递袋上的条形码或二维码，自助式证件接收终端查询并核实是否为正确的“待收快递”。如果是待收快递，则打开开关柜门，引导快递人员将快递投递到自助终端；如果不是正确的“待收快递”，则不打开自助终端柜门，防止快递人员将无关物品投递到自助终端。

当自助式证件接收终端收到一定数量的证件材料或收到的证件材料达到必须处理的时间时，会通过内部及时通讯软件向责任人员发送取件通知信息。

操作人员从自助式证件接收终端获取到快递袋后，需对文件进行检视和分拣处理。为了防止对证件材料的内容产生分歧，需要对文件进行拍照留存；为了防止对证件数量产生分歧，文件拆封、拍照过程都将进行全程录像记录。拍照生成的文件保存在云端的文件服务器中；录像生成的视频文件保存在云端的视频服务器中，以便在必要时查阅文件和视频对证件材料的数量和内容进行核实。

证件拍照、检视完成后，操作人员将证件放入到专用的透明文件袋。证件装入文件袋以后，操作人员将查找到该文件对应的服务请求业务单，将该业务单概要信息以及业务单编号打印成条形码粘贴在文件袋上，作为内部流转和跟踪的标识。这一过程称为对文件进行“赋码”操作。

文件“赋码”后，将其存放到智能型证件存储柜中。存放操作方法为；扫描文件袋上的条形码，智能型证件存储柜自动分配为其分配存储空间，将存储空间对应的文件编码保存到数据库服务器中，打开柜门引导工作人员放入文件。工作人员需要借用文件时，只需输入该文件对应的业务单编号，智能型证件存储柜将自动打开柜门，引导操作人员取用文件。

某服务单具备办理外勤业务条件时，运行于云端的业务服务器将向外勤业务人员推送任务信息，任务信息中包含有“业务单编号”。外勤人员运行“现场服务操作终端”软件，生成外勤人员工作帐号对应的二维码，在智能型证件存储柜操作页面上扫描该二维码，智能型证件存储柜将列举出该帐号所有待取用的文件编号，外勤人员选择“领取文件”按钮，智能型证件存储柜将打开每个文件袋对应的柜门，引导操作人员领用文件。

外勤人员业务办理完毕，到智能型证件存储柜办理文件送还业务，具体操作方法是，在智能型证件存储柜扫描文件袋上的条形码，智能型证件存储柜自动分配存储空间，自动打开存储空间的柜门，引导操作人员放入文件。

某服务单办理完毕，可能如果需要向服务请求用户返还证件材料，***为操作人员设置了发送快递的流程。具体操作方法是：选取业务办理完毕、需要向用户返还证件对应的服务单，执行“发送快递”功能按钮，本***将自动向集成的快递供应商网上下单***申请快递单号，并就该快递单号与待寄送文件编号进行绑定，自动从后台调取收件信息(包括收件人姓名、地址和联系电话)、自动打印快递单。操作人员凭借打印好的快递单，到智能型证件存储柜扫描条快递单号条形码，将自动打开该快递单对应的所有文件柜门，引导操作人员取出文件。

操作人员从智能快递柜取出文件后，将文件装入快递袋，并将快递袋投递到自助式快递发送终端。操作方式为：在自助式快递发送终端扫描快递袋上的条形码，如果识别结果为有效快递袋则自动打开柜门引导操作人放入快递袋。快递袋投入到自助式快递发送终端后，该快递接收用户将收到一条待收快递的提示信息。

快递人员上门取件时，在自助式快递发送终端输入手机号码，***识别是否为预先登记的快递员手机号。如果识别成功，将自动发送动态验证码到该手机号上，快递人员输入正确验证码后，自助式快递终端柜门将自动打开，引导快递人员取走所有快递文件。

运行于云端的业务服务器能够自动对接快递公司的快递流转数据库，当查询到某快递被签收后，将向用户发送短消息提示确认所收证件材料是否完整。如果用户发现所收到的证件材料不完整，可以通过“业务发送请求终端”提供的页面提出异议，可上传所收文件的照片，以便服务供应商调查证件材料不完整的原因。如果用户签收快递48小时候未提出异议，***默认用户所收到的材料完整无误。

以上所述为本发明较佳实施例，对于本领域的普通技术人员而言，根据本发明的教导，在不脱离本发明的原理与精神的情况下，对实施方式所进行的改变、修改、替换和变型仍落入本发明的保护范围之内。

Claims (4)

1.证件材料管理***的构建操作方法，其特征在于，该证件材料管理***包括业务服务器、数据库服务器、视频服务器、文件服务器；人力资源共享服务中心配置的自助式证件接收终端、证件拆分与检视工作台、智能型证件储物柜、自助式文件发送终端；服务请求发送终端；现场服务操作终端；该***的构建操作方法如下：

服务请求发送终端用于操作人员在线提交五险一金服务请求，当该服务需要向服务供应商快递发送证件材料实物原件，则在服务请求中填写快递单号、以及快递袋中所放置证件材料的明细清单；

运行于云端的业务服务器，用于接收服务请求终端提交的服务请求，并将该服务请求对应的快递信息推送给共享服务中心的自助式证件材料接收终端，自助式证件接收终端收到该快递信息后在待收快递清单中增加一条记录；

当快递员送达快递时，到自助式证件接收终端投递快递，快递人员在自助式证件接收终端扫描快递袋上的条形码或二维码，自助式证件接收终端查询并核实是否为正确的待收快递，如果是待收快递，则打开开关柜门，引导快递人员将快递投递到自助终端；如果不是正确的“待收快递”，则不打开自助终端柜门；

当自助式证件接收终端收到一定数量的证件材料或收到的证件材料达到必须处理的时间时，会通过内部及时通讯软件向责任人员发送取件通知信息；

操作人员从自助式证件接收终端获取到快递袋后，需在证件拆分与检视工作台对文件进行检视和分拣处理，并对文件进行拍照留存；文件拆封、拍照过程都将进行全程录像记录；拍照生成的文件保存在云端的文件服务器中；录像生成的视频文件保存在云端的视频服务器中，用于在必要时查阅文件和视频对证件材料的数量和内容进行核实；

证件拍照、检视完成后，操作人员将证件放入到专用的透明文件袋，证件装入文件袋以后，操作人员将查找到该文件对应的服务请求业务单，将该业务单概要信息以及业务单编号打印成条形码粘贴在文件袋上，作为内部流转和跟踪的标识，这一过程称为对文件进行“赋码”操作；

文件“赋码”后，将其存放到智能型证件存储柜中，某服务单办理完毕，如果需要向服务请求用户返还证件材料，***为操作人员设置了发送快递的流程；操作人员从智能快递柜取出文件后，将文件装入快递袋，并将快递袋投递到自助式证件发送终端；运行于云端的业务服务器能够自动对接快递公司的快递流转数据库服务器，当查询到某快递被签收后，将向用户发送短消息提示确认所收证件材料是否完整，如果用户发现所收到的证件材料不完整，可以通过“业务发送请求终端”提供的页面提出异议，可上传所收文件的照片，以便服务供应商调查证件材料不完整的原因，如果用户签收快递48小时候未提出异议，***默认用户所收到的材料完整无误。

2.如权利要求1所述的证件材料管理***的构建操作方法，其特征在于，文件“赋码”后，将其存放到智能型证件存储柜中，存放操作方法为：扫描文件袋上的条形码，智能型证件存储柜自动分配为其分配存储空间，将存储空间对应的文件编码保存到数据库服务器中，打开柜门引导工作人员放入文件；工作人员需要借用文件时，只需输入该文件对应的业务单编号，智能型证件存储柜将自动打开柜门，引导操作人员取用文件；某服务单具备办理外勤业务条件时，运行于云端的业务服务器将向外勤业务人员推送任务信息，任务信息中包含有“业务单编号”，外勤人员运行“现场服务操作终端”软件，生成外勤人员工作帐号对应的二维码，在智能型证件存储柜操作页面上扫描该二维码，智能型证件存储柜将列举出该帐号所有待取用的文件编号，外勤人员选择“领取文件”按钮，智能型证件存储柜将打开每个文件袋对应的柜门，引导操作人员领用文件；外勤人员业务办理完毕，到智能型证件存储柜办理文件送还业务，具体操作方法是，在智能型证件存储柜扫描文件袋上的条形码，智能型证件存储柜自动分配存储空间，自动打开存储空间的柜门，引导操作人员放入文件。

3.如权利要求1所述的证件材料管理***的构建操作方法，其特征在于，某服务单办理完毕，可能如果需要向服务请求用户返还证件材料，***为操作人员设置了发送快递的流程的具体操作方法是：选取业务办理完毕、需要向用户返还证件对应的服务单，执行“发送快递”功能按钮，本***将自动向集成的快递供应商网上下单***申请快递单号，并就该快递单号与待寄送文件编号进行绑定，自动从后台调取收件信息包括收件人姓名、地址和联系电话、自动打印快递单，操作人员凭借打印好的快递单，到智能型证件存储柜扫描条快递单号条形码，将自动打开该快递单对应的所有文件柜门，引导操作人员取出文件。

4.如权利要求1所述的证件材料管理***的构建操作方法，其特征在于，操作人员从智能快递柜取出文件后，将文件装入快递袋，并将快递袋投递到自助式证件发送终端的操作方式为：在自助式证件发送终端扫描快递袋上的条形码，如果识别结果为有效快递袋则自动打开柜门引导操作人放入快递袋；快递袋投入到自助式证件发送终端后，该快递接收用户将收到一条待收快递的提示信息；快递人员上门取件时，在自助式证件发送终端输入手机号码，***识别是否为预先登记的快递员手机号；如果识别成功，将自动发送动态验证码到该手机号上，快递人员输入正确验证码后，自助式快递终端柜门将自动打开，引导快递人员取走所有快递文件。