CN102694744A - 一种基于工作议题的通信方法及其*** - Google Patents
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Abstract
本发明公开了一种基于工作议题的通信方法，按如下步骤进行：（1）新增一个议题，将议题保存；（2）议题创建人在未发布议题中选择需要发布的议题，进行发布；（3）发布的议题进入议题接受人的接受议题列表和议题参与人的参与议题列表中；（4）议题创建人、议题接受人和议题参与人讨论议题；（5）讨论完成后，议题接受人提交议题结论；（6）议题创建人判断议题是否需要关闭，如不关闭，则重新发起讨论；如关闭，则执行步骤（7）；（7）对关闭的议题，中止讨论并归档。本发明还公开了实现上述方法的基于工作议题的通信***。本发明公开的一种基于工作议题的通信方法及其***，对议题的目标、进展状况和结果进行定义和管理，实现了议题信息的集中管理，提高了议题相关工作任务的监督力和执行力。
Description
技术领域
本发明涉及一种基于工作议题的通信方法及其***，属于即时通信领域。
背景技术
在工作中,我们面对大量的信息，包括各种对话、讨论、文件资料等，这些信息包含着我们工作的依据、指导、成果和经验教训，有效地记录、管理和查找这些信息，对于提高工作执行力，持续改善工作能力，保持业务流程的稳定性，具有很大的作用。
目前，互联网应用已经成为信息交互的主要平台和工具，工作中的大量信息通过邮件、即时通讯和在线办公平台等***来传递和保存。
邮件是应用最广泛的互联网信息交互***，由于邮件的离散性，当我们需要对某个议题进行持续的信息交互时, 邮件一般通过反复的邮件回复的方式，这样,一方面邮箱中会存有大量重复信息的邮件,特别是包含有附件的邮件，占用了很大的存储空间，另外，同一个议题的邮件有很多，包含着不同阶段的内容，议题相关人员可能保留了不同阶段的邮件副本，信息缺乏一致性，影响工作的执行。
而即时通讯的特点是更方便、及时的信息沟通，但是其信息的组织松散。虽然群组管理可以进行主题式的交流，但是群组成员的角色不明确，不适合于工作过程中的交流。
另外，在线办公平台的重点在于在线文档的制作与共享，但是工作议题的管理中，会涉及各类的外部参考文件，在线办公平台并不是以议题为管理单元，而是以文档为管理单元的。
不论是邮件、即时通讯，还是在线办公平台，在进行工作信息交互时，都不能对议题的目标、进展状况和结果进行定义和管理,不利于工作的执行和监督。
发明内容
本发明所要解决的技术问题是，克服现有技术的缺点，提供一种对议题的目标、进展状况和结果进行定义和管理，实现信息组织集中，执行和监督能力强的基于工作议题的通信方法。
同时，本发明的另一目的还提供一种基于工作议题的通信***。
为了解决以上技术问题，本发明提供一种基于工作议题的通信方法，按如下步骤进行：
（1）新增一个议题，确定议题的一个接受人和至少一个参与人，将议题保存，议题状态为未发布；
（2）议题创建人在未发布议题中选择需要发布的议题，进行发布，议题状态为已发布；
（3）发布的议题进入议题接受人的接受议题列表和议题参与人的参与议题列表中；
（4）议题创建人、议题接受人和议题参与人讨论议题，提交议题对话内容或上传文件，所述提交的议题对话内容和上传的文件所有参与人均可见；
（5）讨论完成后，议题接受人编辑并提交议题结论，更新议题状态为完成；
（6）议题创建人判断议题是否需要关闭，如不关闭，则更新议题状态为已发布，执行步骤（4）；如关闭，则更新议题状态为关闭，执行步骤（7）；
（7）对状态为关闭的议题，中止讨论并归档。
对本技术方案的进一步限定为，为了便于对议题的归类和管理，步骤（1）中新增议题时，选择合适的目录，如果不存在合适的目录，则创建新目录后，再新增议题；如果存在合适的目录，则直接新增议题。
进一步的，步骤（1）中新增议题的内容包括议题的名称、完成日期、完成目标和上传文件资料。
进一步的，为了便于议题的查阅，步骤（7）中归档的议题通过信息检索流程来查询，检索查询方法为：（1）输入检索内容的关键字；（2）确定检索结果的输出方式；（3）开始检索并显示检索结果；（4）查看应对的议题。
进一步的，步骤（7）中已经归档的议题如果需要重新讨论，议题创建人可以重新开放议题，进行讨论。
实现本发明另一目的的技术方案为：一种基于工作议题的通信***，包括议题发布模块和议题内容管理模块，所述议题发布模块和所述议题内容管理模块之间数据通信，其中，
所述议题发布模块用于创建和发布议题，包括
议题发布单元，用于议题的创建、发布、接受和关闭；
目录管理单元，用于管理用户发布和待发布的议题、用户接受的议题和用户参与的议题；
归档管理单元，用于管理已关闭的议题，并控制已关闭议题的重新开放；
所述议题内容管理模块，用于管理议题的内容，包括
议题基本信息单元，用于保护议题的基本信息；
对话单元，用于显示议题的对话信息列表；
文件管理单元，用于显示议题的文件列表。
对本技术方案的进一步限定为，为了便于对***中用户的管理与维护，所述***还包括用户管理模块，用于建立和维护用户信息；
进一步的，为了便于议题的检索与查阅，所述***还包括信息检索模块，用于通过关键字检索议题信息，其中，检索的内容包括议题基本资料、议题对话内容和文件内容；检索结果的输出方式为议题列表、讨论对话列表和文件列表。
进一步的，为了便于议题参与人及时积极的参与议题的讨论，所述议题发布模块还包括信息提醒单元，用于在议题状态发生变化、到期未完成、有新消息或新上传的文件时，提醒用户。
进一步的，为了便于议题的分类管理，所述目录管理单元包括发布议题目录元件、接受议题目录元件和参与议题目录元件，其中，所述发布议题目录元件用于存放用户发布和待发布的议题；所述接受议题目录元件用于存放用户接受的议题；所述参与议题目录元件用于存放用户参与的议题。
本发明的有益效果是：本发明的一种基于工作议题的通信方法和***，实现了议题的目标、进展状况和结果的定义和管理，并对议题成员进行角色分配，提高了工作任务的执行力，实现了议题信息的集中管理，提高了议题相关工作任务的监督力和执行力；本发明实现了工作议题相关内容的全文检索，有利于工作的追溯与经验积累，使工作能力和工作效率得到持续提高。
附图说明
图1为本发明的一实施例的方法流程图；
图2为本发明的一实施例创建议题的流程图；
图3为本发明的一实施例信息检索的流程图；
图4为本发明的一实施例的***结构框图。
具体实施方式
实施例1
本实施例提供的一种基于工作议题的通信方法，该方法流程图如图1所示，按如下步骤进行：
（1）新增一个议题，创建议题的方法流程图如图2所示，首先选择合适的目录，如果不存在合适的目录，则创建新目录后，再新增议题；如果存在合适的目录，则直接新增议题。然后，制定议题的目标，确定议题的一个接受人和至少一个参与人，将议题保存，议题状态为未发布。
所述新增议题的内容包括议题的名称、成员、完成目标、发布日期、计划完成日期、实际完成日期、结论、状态和上传文件资料，其中，成员包括议题创建人、接受人和参与人，所述的接受人和至少一个参与人在用户列表中选择，所述用户列表由用户管理模块维护；状态包括未发布、已发布、完成、关闭，新创建的议题状态为未发布；新增的议题保存在目录管理单元的发布议题目录元件内。
（2）议题创建人在未发布议题中选择需要发布的议题，进行发布，议题状态为已发布。
具体方法有如下两种：
第一种，进入保存未发布议题的目录管理单元的发布议题目录元件，选择需要发布的议题，点击发布按钮，发布议题。
第二种，利用信息检索功能，信息检索的流程图如图3所示，进入信息检索模块，输入要发布议题的关键字，选择检索结果的输出方式，点击检索。在显示的检索结果中查看对应的议题，点击发布按钮，发布议题。
（3）发布的议题进入议题接受人的接受议题列表和议题参与人的参与议题列表中。
信息提醒单元提醒接受人和参与人有新的议题，及即时参加讨论。
（4）议题创建人、议题接受人和议题参与人讨论议题，提交议题对话内容或上传文件，所述提交的议题对话内容和上传的文件所有参与人均可见。
议题创建人、议题接受人和议题参与人在对话单元对议题进行讨论，将意见即时的综合在一个议题中，每个人都可以及时了解其他人的意见，并即时做出回应，议题创建人和议题接受人可以及时对议题进行监管，使议题有组织的进行。
在议题状态发生变化、到期未完成、有新消息或新上传的文件时，信息提醒单元都及时的发出提醒。
（5）讨论完成后，议题接受人编辑并提交议题结论，更新议题状态为完成。
议题接受人根据议题创建人、议题接受人和议题参与人的讨论，做出对议题的结论，并将结论提交，提交后的议题结论，议题创建人、议题接受人和议题参与人均可接收到。
（6）议题创建人判断议题是否需要关闭，如不关闭，则更新议题状态为已发布，执行步骤（4）；如关闭，则更新议题状态为关闭，执行步骤（7）。
议题创建人判断议题接受人的结论和议题的完成目标是否相符，如果相符则关闭议题，如果不相符，则重新启动议题，给出一定的理由，再度讨论。此功能的设置加强了议题的循环性和灵活性。
（7）对状态为关闭的议题，中止讨论并归档。
如果议题创建人关闭议题，则议题创建人、议题接受人和议题参与人都不能再发表意见或上传资料，议题归档，归档的议题存储在目录管理单元的参与议题目录元件中，以备后续查询。
通过以上步骤，可以完整的完成一个议题从创建，到讨论，到结论，再到归档的过程，整个过程对议题信息有效的记录管理和查找，议题的所有参与人对议题的目标、进展状况和结果都可视，提高了工作的执行力，保持了交流的稳定，改善了工作环境。
另外，对归档的议题通过信息检索流程来查询，方便了对议题的查找，检索查询方法流程图如图3所示，具体步骤为：（1）输入检索内容的关键字；（2）确定检索结果的输出方式；（3）开始检索并显示检索结果；（4）查看应对的议题。所述检索内容包括议题基本资料、议题对话内容以及文件内容。所述检索结果的输出方式为议题列表、讨论对话列表和文件列表。
对已经归档的议题如果需要重新讨论，议题创建人可以重新开放议题，进行讨论，讨论的步骤从步骤（3）开始执行。
实现本发明方法的一种基于工作议题的通信***，其结构示意图如图4所示，包括议题发布模块、议题内容管理模块、用户管理模块和信息检索模块。
所述议题发布模块用于创建和发布议题，包括议题发布单元、目录管理单元、归档管理单元和信息提醒单元。
所述议题发布单元，用于议题的创建、发布、接受和关闭。
所述目录管理单元，用于管理用户发布和待发布的议题、用户接受的议题和用户参与的议题。所述目录管理单元包括发布议题目录元件、接受议题目录元件和参与议题目录元件，其中，所述发布议题目录元件用于存放用户发布和待发布的议题；所述接受议题目录元件用于存放用户接受的议题；所述参与议题目录元件用于存放用户参与的议题。
所述归档管理单元，用于管理已关闭的议题，并控制已关闭议题的重新开放。
所述信息提醒单元，用于在议题状态发生变化、到期未完成、有新消息或新上传的文件时，提醒用户。
所述议题内容管理模块，用于管理议题的内容，包括议题基本信息单元、对话单元和文件管理单元。
所述议题基本信息单元，用于保护议题的基本信息。所述议题的基本信息议题的名称、成员、完成目标、发布日期、计划完成日期、实际完成日期、结论、状态和上传文件资料，其中，成员包括议题创建人、接受人和参与人，所述的接受人和至少一个参与人在用户列表中选择，状态包括未发布、已发布、完成、关闭。
所述对话单元，用于显示议题的对话信息列表，包括对话内容、提交人、提交日期，议题成员可以在对话单元编辑并提交相关信息。
所述文件管理单元，用于显示议题的文件列表，包括文件名称、上传人、上传日期、类别，其中，类别包括原始文件、参考文件、结论文件，议题成员可以在文件管理单元上传或下载相关文件。
所述用户管理模块，用于建立和维护用户信息，对***中用户的管理与维护。
所述信息检索模块，用于通过关键字检索议题信息，其中，检索的内容包括议题基本资料、议题对话内容和文件内容；检索结果的输出方式为议题列表、讨论对话列表和文件列表。
除上述实施例外，本发明还可以有其他实施方式。凡采用等同替换或等效变换形成的技术方案，均落在本发明要求的保护范围。
Claims (10)
1.一种基于工作议题的通信方法，其特征在于，按如下步骤进行：
（1）新增一个议题，确定议题的一个接受人和至少一个参与人，将议题保存，议题状态为未发布；
（2）议题创建人在未发布议题中选择需要发布的议题，进行发布，议题状态为已发布；
（3）发布的议题进入议题接受人的接受议题列表和议题参与人的参与议题列表中；
（4）议题创建人、议题接受人和议题参与人讨论议题，提交议题对话内容或上传文件，所述提交的议题对话内容和上传的文件所有参与人均可见；
（5）讨论完成后，议题接受人编辑并提交议题结论，更新议题状态为完成；
（6）议题创建人判断议题是否需要关闭，如不关闭，则更新议题状态为已发布，执行步骤（4）；如关闭，则更新议题状态为关闭，执行步骤（7）；
（7）对状态为关闭的议题，中止讨论并归档。
2.根据权利要求1所述的一种基于工作议题的通信方法，其特征在于，步骤（1）中新增议题时，选择合适的目录，如果不存在合适的目录，则创建新目录后，再新增议题；如果存在合适的目录，则直接新增议题。
3.根据权利要求1所述的一种基于工作议题的通信方法，其特征在于，步骤（1）中新增议题的内容包括议题的名称、完成日期、完成目标和上传文件资料。
4.根据权利要求1所述的一种基于工作议题的通信方法，其特征在于，步骤（7）中归档的议题通过信息检索流程来查询，检索查询方法为：（1）输入检索内容的关键字；（2）确定检索结果的输出方式；（3）开始检索并显示检索结果；（4）查看应对的议题。
5.根据权利要求1所述的一种基于工作议题的通信方法，其特征在于，步骤（7）中已经归档的议题如果需要重新讨论，议题创建人可以重新开放议题，进行讨论。
6.一种基于工作议题的通信***，其特征在于，包括议题发布模块和议题内容管理模块，所述议题发布模块和所述议题内容管理模块之间数据通信，其中，
所述议题发布模块用于创建和发布议题，包括
议题发布单元，用于议题的创建、发布、接受和关闭；
目录管理单元，用于管理用户发布和待发布的议题、用户接受的议题和用户参与的议题；
归档管理单元，用于管理已关闭的议题，并控制已关闭议题的重新开放；
所述议题内容管理模块，用于管理议题的内容，包括
议题基本信息单元，用于保护议题的基本信息；
对话单元，用于显示议题的对话信息列表；
文件管理单元，用于显示议题的文件列表。
7.根据权利要求6所述的一种基于工作议题的通信***，其特征在于，所述***还包括用户管理模块，用于建立和维护用户信息。
8.根据权利要求6所述的一种基于工作议题的通信***，其特征在于，所述***还包括信息检索模块，用于通过关键字检索议题信息，其中，检索的内容包括议题基本资料、议题对话内容和文件内容；检索结果的输出方式为议题列表、讨论对话列表和文件列表。
9.根据权利要求6所述的一种基于工作议题的通信***，其特征在于，所述议题发布模块还包括信息提醒单元，用于在议题状态发生变化、到期未完成、有新消息或新上传的文件时，提醒用户。
10.根据权利要求6所述的一种基于工作议题的通信***，其特征在于，所述目录管理单元包括发布议题目录元件、接受议题目录元件和参与议题目录元件，其中，所述发布议题目录元件用于存放用户发布和待发布的议题；所述接受议题目录元件用于存放用户接受的议题；所述参与议题目录元件用于存放用户参与的议题。
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