CN101162458A - 保存电子文档历史记录的方法与*** - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种保存电子文档历史记录的方法与***，所述电子文档包括数据文件和模板文件，所述数据文件包含多份数据快照，所述模板文件发布到服务器端，所述方法包括以下步骤：客户端从所述服务器端下载模板文件；在对电子文档进行修改的情况下，将用户填写入所述模板文件的数据保存为所述数据文件中多份数据快照中的一份；将所述数据文件提交至服务器端保存；以及所述服务器端返回客户端一所述数据文件的标识。按照本发明，能够保存对电子文档所做的所有修改、批改痕迹，并能够快捷安全地调出数据及版式修改的历史记录。

Description

保存电子文档历史记录的方法与***
技术领域
本发明涉及一种处理电子文档的方法与***，特别地，涉及一种保存电子文档历史记录的方法、***以及该***中的客户机与服务器。
背景技术
电子文档是可以在计算机屏幕、相关设备上显示阅读的电子书籍、杂志、报刊等。与传统纸张相比，电子文档具有自己的特征，比如在各种平台上都可以使用、包括元数据信息(如标题、作者、出版社等信息)等，这些特征是传统纸张难以具备的。此外，电子文档还具有占用空间小、便于检索、无限距离传输、不失真复制、储存复制传输近乎零成本，以及处理时间几乎为零等特点。因此，它具有传统方式所无可比拟的优势，给信息产业的发展带来飞跃。
随着信息技术的广泛应用，敏感的企业信息和数据越来越多地以电子文档的形式存在。由于安全始终是可信赖的企业应用的基石，企业也更多地关注对于机密文档的管理，以降低敏感信息泄漏的风险。
在控制对敏感信息、数据的访问方面，目前市场上有一些文字编辑工具能够记录文字修改痕迹，例如WORD、WPS等字处理软件，但这些工具所处理的都是自己专有的文档格式，例如doc或wps格式。
而在很多领域如专业的申报审批领域、决策支持领域中，通常要使用诸如电子表单之类的电子文档来完成信息收集、数据采集工作。由于这些领域的特殊性，往往要求电子文档在不同环节的流转过程中，每个环节都有操作记录，电子文档在整个生命周期中的所有操作细节均有案可查。然而，如何实现这种电子文档历史记录的保留及回溯，目前尚无解决方案。
发明内容
针对现有技术中存在的缺陷，本发明的目的在于，解决电子文档历史记录的保留以及回溯问题。
根据本发明的第一方面，提供一种保存电子文档历史记录的方法，所述电子文档包括数据文件和模板文件，所述数据文件包含多份数据快照，所述模板文件发布到服务器端，所述方法包括以下步骤：客户端从所述服务器端下载模板文件；在对电子文档进行修改的情况下，将用户填写入所述模板文件的数据保存为所述数据文件中多份数据快照中的一份；将所述数据文件提交至服务器端保存；以及所述服务器端返回客户端一所述数据文件的标识。
在第一方面中，优选地，所述数据文件和模板文件采用XML格式。
优选地，所述模板文件的文档版式信息包括文档固有属性信息和文档控件的外观属性信息。
优选地，在修改模板文件的情况下，在服务器端增量保存所述模板文件。
优选地，在所述服务器端返回客户端一所述数据文件的标识之后，还包括回溯电子文档历史记录的步骤，所述回溯步骤包括：所述客户端根据所述数据文件标识和模板文件标识分别向服务器端请求数据文件和模板文件；以及所述服务器端将所述数据文件和模板文件结合为电子文档，并将所述电子文档返回客户端。
优选地，所述数据文件标识为所述数据快照的名称。
根据第二方面，提供一种电子文档历史记录保存***，所述电子文档包括数据文件和模板文件，所述数据文件包含多份数据快照，所述***包括客户机和服务器，所述模板文件发布到所述服务器上，所述客户机从所述服务器下载模板文件，在对电子文档进行修改的情况下，客户机将用户填写入所述模板文件的数据保存为所述数据文件中多份数据快照中的一份，并将所述数据文件提交至服务器，所述服务器保存数据文件并返回客户机一所述数据文件的标识。
在第二方面中，优选地，所述数据文件和模板文件采用XML格式。
优选地，所述模板文件的文档版式信息包括文档固有属性信息和文档控件的外观属性信息。
优选地，所述客户机根据所述数据文件标识和模板文件标识分别向服务器请求数据文件和模板文件，所述服务器将所述数据文件和模板文件结合为电子文档，并将所述电子文档返回客户机。
根据第三方面，提供一种电子文档历史记录保存***中的客户机，所述电子文档包括数据文件和模板文件，所述数据文件包含多份数据快照，所述***还包括服务器，所述模板文件发布到所述服务器上，所述客户机从所述服务器下载模板文件，在对电子文档进行修改的情况下，客户机将用户填写入所述模板文件的数据保存为所述数据文件中多份数据快照中的一份，并将所述数据文件提交至服务器保存，客户机从所述服务器接收一所述数据文件的标识。
在第三方面中，优选地，所述数据文件和模板文件采用XML格式。
优选地，所述模板文件的文档版式信息包括文档固有属性信息和文档控件的外观属性信息。
优选地，所述客户机根据所述数据文件标识和模板文件标识分别向服务器请求数据文件和模板文件，所述服务器将所述数据文件和模板文件结合为电子文档，所述客户机从服务器接收所述电子文档。
根据第四方面，提供一种电子文档历史记录保存***中的服务器，所述电子文档包括数据文件和模板文件，所述数据文件包含多份数据快照，所述模板文件发布到所述服务器上，所述***还包括客户机，所述客户机从所述服务器下载模板文件，在对电子文档进行修改的情况下，客户机将用户填写入所述模板文件的数据保存为所述数据文件中多份数据快照中的一份，所述服务器接收并保存从客户机提交的所述数据文件，将所述数据文件的标识返回所述客户机。
在第四方面中，优选地，所述数据文件和模板文件采用XML格式。
优选地，所述模板文件的文档版式信息包括文档固有属性信息和文档控件的外观属性信息。
优选地，所述客户机根据所述数据文件标识和模板文件标识分别向服务器请求数据文件和模板文件，所述服务器将所述数据文件和模板文件结合为电子文档，并将所述电子文档返回客户机。
按照本发明，能够保存对电子文档所做的所有修改、批改痕迹，并能够快捷安全地调出数据及版式修改的历史记录，有效地防止了抵赖和非常篡改，从而控制了对文档敏感信息、数据的访问。
附图说明
为更好地理解本发明，下面结合附图和具体实施方式对本发明作进一步说明，附图中：
图1为本发明电子文档的结构示意图；
图2为本发明一个具体实施方式的电子文档历史记录保存***框图；
图3为该电子文档历史记录保存***用以回溯电子文档历史记录的示意图；
图4为本发明一个应用场景中设置追溯点的窗口视图；
图5为该应用场景中调阅追溯点的窗口视图。
具体实施方式
本领域技术人员将会知道，虽然以下的详细说明将参考具体实施方式和方法进行，但本发明并不是要被限制于这些具体实施方式和方法中。相反地，本发明具有较广的范围并只被随附的权利要求所限定。
参照图1，图1为本发明电子文档的结构示意图。电子文档Sef包括模板文件Xef和数据文件Sfd，模板文件Xef包含文档的版式信息，数据文件Sfd包含文档的显示数据信息，它由若干份数据快照Snt组成。优选地，模板文件Xef和数据快照Snt采用可扩展标记语言(XML)格式，XML技术是由国际互联网标准组织W3C发展并支持的技术，它具有简单通用和跨平台特性。这里，模板文件Xef和数据快照Snt也可采用本领域技术人员熟知的其他格式。
例如，一份实际的Snt内容如下：
<？xml version＝″1.0″encoding＝″GB2312″？>
<SFData>
  <dataArea>
     <MyFields description＝″″>
        <DropList1 description＝″″/>
     </MyFields>
  </dataArea>
  <listArea>
     <list name＝″MyFields.DropList1″/>
  </listArea>
  <securityArea/>
  <extDataArea/>
</SFData>
模板文件Xef的文档版式信息包括文档固有属性和各种控件的外观属性等信息。其中，文档固有属性包括文档的页面属性、页眉页脚、页边距、网格属性等属性；各种控件包括静态文本框、输入框、掩码框、按钮、单选框、复选框、下拉列表框、列表框、上传控件、日期控件、图片控件、***控件、签名控件、斜线、直线、圆、椭圆、矩形、表格控件、循环控件、统计控件和自定义组件等控件。
由于这些控件本身具有强大的版面描述能力，能够完整、准确地表示所有纸介质承载的信息，因此，无论从外观上、布局上还是内容上，使得电子文档均和打印出来的纸质文档保持绝对的高保真效果，并且使其从甲地移到乙地后版面不会发生任何变化。可见，采用本发明特有的电子文档结构，能够使电子文档具备传统文档的直观性和易用性，用户界面极其友好。
参照图2，图2为本发明一个具体实施方式的电子文档历史记录保存***框图。该***包括客户端和服务器端，客户端是在IE中内嵌一个ocx控件，打开文档时首先会实例化该ocx控件，如果没有安装则会自动下载安装。服务器是一个完整的应用，可将它做为独立的应用部署到已有的WEB应用服务器上，将文档模板的管理、文档数据的提交保存以及文档数据的管理入库都交由该服务器管理。可通过该服务器发布设计好的模板文件Xef，并将其存放到该服务器下的默认目录。该服务器内可聚合一小型数据库，用于存储文档应用需要的各种管理信息。该***还可包括一数据库，用于存储来自该服务器的文档数据。
为了保存电子文档历史记录，首先，对文档的处理过程设若干可追溯点，它们相当于文档的里程碑。在每个追溯点完整记录该文档的版式效果及版面数据，并且追溯点信息是以电子文档的形式保存的。这样，就区别于现有技术中将历史痕迹保存在数据库中，使信息安全性受数据库安全性制约的情况。
追溯点可在文档内容发生重大变化(如盖章)时自动设立，也可根据操作人员的需要手工设定，在此以后所做的修改不会破坏形成追溯点时版面效果所需要的任何信息。
用户对电子文档进行修改时，首先，客户端从服务器端下载模板文件Xef。为了保证文档数据安全性和提升数据传输速度，在点击提交的一瞬间，ocx控件将用户填写入模板文件Xef的数据保存为数据文件Sfd中的一份数据快照如Snt1，并将该数据文件Sfd按照特定的传输格式提交给服务器。服务器接收到数据文件Sfd后将它存放在其上一个文件中，并将该数据文件Sfd的标识(数据ID)返回客户端，例如，数据文件Sfd的标识可为所述数据快照的名称如Snt。ocx控件接收到该数据快照名称后将它写入IE的一个特定隐含控件中，随着IE一起提交到接收页面。在接收页面中，根据隐含控件名称就可以得到数据文件Sfd的标识，ocx控件调用接口就可得到数据文件Sfd并对其进行操作。如果需要将数据入数据库，服务器可根据模板ID和相应的映射文件(预先发布了映射文件)，调用相应的接口入库。
可对追溯点信息进行加密，对追溯点信息加密意味着将其转换为一种可伪装数据的格式。加密用于在网络间存储或移动数据时确保其机密性和完整性，仅那些具有私钥来对加密追溯点信息进行解密的授权用户可以访问这些数据。
追溯点信息的存放排列方式满足根据指定追溯点能够直接找到与该追溯点相关的数据的要求。追溯点信息的存放排列方式为将每个区域的相关数据集中存放在一起，并建立区域标识与存放位置的映射关系。
优选地，在修改模板文件的情况下，可通过在服务器端增量保存模板文件来增量保存文档版式追溯点信息，即对模板文件的修改部分做痕迹保留，而不是将整个文件完全保存。文档痕迹保留有两种基本的备份方法：完整保存和增量保存。完整保存会将所选的数据完整地复制到其他介质，增量保存仅保存上次完整保存以来添加或更改的数据。增量保存较快且占用较少的存储空间，最大限度降低了需处理的数据量。
当需要调阅某个追溯点状态来回溯电子文档历史记录时，调出该追溯点的版式及相关数据，即可生成该追溯点时的版面效果。参照图3，图3为该电子文档历史记录保存***用以回溯电子文档历史记录的示意图。当将模板文件Xef发布到服务器端时，服务器即返回唯一的32位模板文件标识(模板ID)，该模板文件标识由应用***来维护，客户端的ocx控件根据其已知的模板文件标识向服务器端请求某个追溯点的模板文件Xef，这里，模板文件标识可为文档ID和版本号。ocx控件再根据从服务器端返回的数据文件Sfd标识(数据ID)如Snt1向服务器端请求该追溯点的数据文件Sfd。服务器将该模板文件Xef与该数据文件Sfd结合成电子文档Sef，并将该电子文档Sef经过加密传输到客户端。客户端自动检验追溯点信息的完整性以及是否被篡改，在保证信息绝对安全性的前提下，将文档显示出来。
用户再次对电子文档进行修改时，在点击提交的一瞬间，ocx控件将用户填写入模板文件Xef的数据保存为数据文件Sfd中的另一份数据快照如Snt2，而不是覆盖原有的数据。以此类推，在数据文件Sfd中可保存多份数据快照。
在对模板文件采用增量保存的情况下，当需要调阅某个追溯点状态时，首先必须恢复模板文件的完整备份，然后才恢复每个增量备份。
为文档数据安全和便于管理考虑起见，该电子文档历史记录保存***采用了显示模板和数据分离的组件式设计模式。将模板文件与用户填写的数据分开存放在服务器的不同位置，显示时再将模板与相应的数据结合展示给用户。这样，可以灵活地组合模板和数据，就能够实现使用一个模板显示不同的数据，也能够实现对于同一份数据使用不同的模板打开，即实现对于同一份数据不同的显示，从而支持复杂的逻辑处理，特别适合支持并连审批和串联审批类型的解决方案。
本发明的应用场景举例如下，对于一份2000年普通高等学校招生全国统一语文试卷，可针对不同的用户拥有不同的文档数据，例如每份试题每个学生的答题数据、每份试题老师的批阅数据等等。这里，每份文档数据就相当于一份数据快照，用户能够以灵活的方式设置追溯点来保存这些数据快照，参照图4，图4示出了该应用场景中设置追溯点的窗口视图。文档数据提交后由服务器统一进行管理，需要恢复某个追溯点的状态时，通过服务器获取此唯一追溯点数据，结合文档版式，即可恢复历史状态，从而达到文档追溯的目的。参照图5，图5示出了该应用场景中调阅追溯点的窗口视图。
显而易见，在此描述的本发明可以有许多变化，这种变化不能认为偏离本发明的精神和范围。因此，所有对本领域技术人员显而易见的改变，都包括在本权利要求书的涵盖范围之内。

Claims (18)

1.一种保存电子文档历史记录的方法，所述电子文档包括数据文件和模板文件，所述数据文件包含多份数据快照，所述模板文件发布到服务器端，所述方法包括以下步骤：
客户端从所述服务器端下载模板文件；
在对电子文档进行修改的情况下，将用户填写入所述模板文件的数据保存为所述数据文件中多份数据快照中的一份；
将所述数据文件提交至服务器端保存；以及
所述服务器端返回客户端一所述数据文件的标识。
2.如权利要求1所述的方法，其特征在于，所述数据文件和模板文件采用XML格式。
3.如权利要求1所述的方法，其特征在于，所述模板文件的文档版式信息包括文档固有属性信息和文档控件的外观属性信息。
4.如权利要求1所述的方法，其特征在于，在修改模板文件的情况下，在服务器端增量保存所述模板文件。
5.如权利要求1至4中任一项所述的方法，其特征在于，在所述服务器端返回客户端一所述数据文件的标识之后，还包括回溯电子文档历史记录的步骤，所述回溯步骤包括：
所述客户端根据所述数据文件标识和模板文件标识分别向服务器端请求数据文件和模板文件；以及
所述服务器端将所述数据文件和模板文件结合为电子文档，并将所述电子文档返回客户端。
6.如权利要求5所述的方法，其特征在于，所述数据文件标识为所述数据快照的名称。
7.一种电子文档历史记录保存***，所述电子文档包括数据文件和模板文件，所述数据文件包含多份数据快照，所述***包括客户机和服务器，所述模板文件发布到所述服务器上，所述客户机从所述服务器下载模板文件，在对电子文档进行修改的情况下，客户机将用户填写入所述模板文件的数据保存为所述数据文件中多份数据快照中的一份，并将所述数据文件提交至服务器，所述服务器保存数据文件并返回客户机一所述数据文件的标识。
8.如权利要求7所述的***，其特征在于，所述数据文件和模板文件采用XML格式。
9.如权利要求7所述的***，其特征在于，所述模板文件的文档版式信息包括文档固有属性信息和文档控件的外观属性信息。
10.如权利要求7至9中任一项所述的***，其特征在于，所述客户机根据所述数据文件标识和模板文件标识分别向服务器请求数据文件和模板文件，所述服务器将所述数据文件和模板文件结合为电子文档，并将所述电子文档返回客户机。
11.一种电子文档历史记录保存***中的客户机，所述电子文档包括数据文件和模板文件，所述数据文件包含多份数据快照，所述***还包括服务器，所述模板文件发布到所述服务器上，所述客户机从所述服务器下载模板文件，在对电子文档进行修改的情况下，客户机将用户填写入所述模板文件的数据保存为所述数据文件中多份数据快照中的一份，并将所述数据文件提交至服务器保存，客户机从所述服务器接收一所述数据文件的标识。
12.如权利要求11所述的客户机，其特征在于，所述数据文件和模板文件采用XML格式。
13.如权利要求11所述的客户机，其特征在于，所述模板文件的文档版式信息包括文档固有属性信息和文档控件的外观属性信息。
14.如权利要求11至13中任一项所述的客户机，其特征在于，所述客户机根据所述数据文件标识和模板文件标识分别向服务器请求数据文件和模板文件，所述服务器将所述数据文件和模板文件结合为电子文档，所述客户机从服务器接收所述电子文档。
15.一种电子文档历史记录保存***中的服务器，所述电子文档包括数据文件和模板文件，所述数据文件包含多份数据快照，所述模板文件发布到所述服务器上，所述***还包括客户机，所述客户机从所述服务器下载模板文件，在对电子文档进行修改的情况下，客户机将用户填写入所述模板文件的数据保存为所述数据文件中多份数据快照中的一份，所述服务器接收并保存从客户机提交的所述数据文件，将所述数据文件的标识返回所述客户机。
16.如权利要求15所述的服务器，其特征在于，所述数据文件和模板文件采用XML格式。
17.如权利要求15所述的服务器，其特征在于，所述模板文件的文档版式信息包括文档固有属性信息和文档控件的外观属性信息。
18.如权利要求15至17中任一项所述的服务器，其特征在于，所述客户机根据所述数据文件标识和模板文件标识分别向服务器请求数据文件和模板文件，所述服务器将所述数据文件和模板文件结合为电子文档，并将所述电子文档返回客户机。
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