CN101155244A

CN101155244A - 图像形成装置

Info

Publication number: CN101155244A
Application number: CNA2007101615164A
Authority: CN
Inventors: 山田宗干; 奥丰彰
Original assignee: Kyocera Mita Corp
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2006-09-25
Filing date: 2007-09-24
Publication date: 2008-04-02
Anticipated expiration: 2027-09-24
Also published as: CN101155244B; JP2008085400A

Abstract

本发明提供一种图像形成装置，用简单的软件结构选择各用户所希望的文件，进行规定的作业，包括：处理器、保存程序和数据的存储部、进行规定功能动作的功能部、对话型输入输出部。所述存储部包括：分层次的多个第一存储区域、多个第二存储区域、多个第三存储区域。所述程序使所述处理器进行如下处理：在对话型输入输出部显示分配给各第一存储区域的指定信息；若选择了其中一个第一存储区域，在所述对话型输入输出部显示与该第一存储区域相关联的多个第二存储区域的信息；若选择了一个第二存储区域，在对话型输入输出部显示该第二存储区域中所包含的所述第三存储区域的文件信息和对该文件的处理名；并在选择了所述文件和处理时，对该文件执行所述处理。

Description

图像形成装置

技术领域

本发明涉及具有整理并保存文件的图像整理(image filing)功能的图像形成装置。

背景技术

具备硬盘并连接在网络上的图像形成装置具有图像整理功能。由很多人使用的图像形成装置，特别是数码复合机，由于所保存的文件种类和数量很多，所以必须通过整理保存文件以便容易地选择所希望的文件，进行打印或发送等作业。

日本专利公开公报特开2006-76072号公报公开了在硬盘上给每个用户分配个人文件箱(文件夹)，并在其中保存文件的技术方案。

在该个人文件箱内保存有来自主计算机的文件、用扫描器读取的发送传真用文件、用传真机接收的文件、由打印作业生成的打印用文件、以及来自存储卡的文件等各种各样的文件。此外，在来自主计算机的文件中还有马上要打印的文件、以及为了以后打印而先保留在个人文件箱内的文件等。

因此，为了容易地选择所希望的文件，来进行打印或发送等作业，必须使文件本身具有属性信息，并且具备用户信息数据库、作业履历数据库和有源作业(active job)数据库等。因此，文件管理用数据变得复杂，并且随之而来的是文件管理用程序变得复杂。因此，软件开发效率降低，开发期间变长，并且成本增加。

发明内容

本发明的目的是提供一种图像形成装置，即使在硬盘等大容量存储装置中保存有种类多而且数量大的文件，也能用更简单的软件结构，容易地选择各用户所希望的文件，来进行规定的作业。

为了实现该目的，本发明的图像形成装置包括：处理器；存储部，连接在所述处理器上，保存程序和数据；功能部，连接在所述处理器上，进行规定功能动作；对话型输入输出部，连接在所述处理器上，其中，所述存储部包括：多个第一存储区域，与所述功能动作相关联而予以设定；多个第二存储区域，作为所述第一存储区域的下层存储区域而相关联，以用户为单位予以设定；以及多个第三存储区域，作为所述第二存储区域的下层存储区域而相关联，以文件为单位予以设定，所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理：(1)在所述对话型输入输出部上显示分配给所述多个第一存储区域的特定信息，并在由所述对话型输入输出部选择了所述第一存储区域中的一个的情况下，在所述对话型输入输出部上显示与该第一存储区域相关联的所述多个第二存储区域的信息；(2)在由所述对话型输入输出部选择了一个第二存储区域的情况下，在所述对话型输入输出部上显示该第二存储区域中所包含的所述第三存储区域的文件信息和对该文件的处理名；(3)在由所述对话型输入输出部选择了所述文件和处理的情况下，对该文件执行所述处理。

根据此结构，虽然在多个主文件箱内分别制作每个用户的子文件箱，但如果根据用户想干什么而选择一个主文件箱，所显示的每个用户的子文件箱则成为用途被限定的一种文件箱。因此，各用户可以容易地选择子文件箱内所希望的文件，并进行作业。并且，用于管理每个用户的子文件箱和其中所包含的文件的数据结构变得简单，从而起到提高图像形成装置的程序开发效率的效果。

附图说明

图1是表示在图像形成装置的硬盘上和安装在图像形成装置上的可移动媒体上制作的文件箱的整体结构、以及文件相对于它们的输入输出关系的简图。

图2主要表示打开图1中的文件箱的处理的简要流程图。

图3A～3C是用于管理用户文件箱和保存在其中的文件的结构体的说明图。

图4是表示使用了图3A～3C的结构体型的变量和数组变量的链接结构的图。

图5是表示制作用户文件箱的处理的流程图。

图6是表示定制文件箱展开画面的图。

图7是表示文件保存画面的图。

图8是表示在文件列表中记载注册日期的用户文件箱展开画面的图。

图9是表示在文件列表中记载预定删除日期的用户文件箱展开画面的图。

图10是表示在文件列表中记载保存期间的用户文件箱展开画面的图。

图11是表示缩略图显示模式的用户文件箱展开画面的图。

图12是表示变更保存期间设定画面的图。

图13是表示保存期间更新处理的流程图。

图14是表示打印准备画面的图。

图15是表示在快速安装模式下的发送准备画面的图。

图16是表示在收件方模式下的发送准备画面的图。

图17是表示作业文件箱的展开画面的图。

图18是表示专属/保留作业文件箱展开画面的图。

图19是表示有关专属/保留作业的某个用户的文件箱展开画面的图。

图20是表示有关快速/验证和保持作业的某个用户的文件箱展开画面的图。

图21A～21E是用于管理作业保存文件箱内的用户文件箱以及其中的文件的结构体的说明图。

图22是表示使用图21A～21E的结构体型的变量和数组变量的链接结构的图。

图23是表示全重叠格式文件箱展开画面的图。

图24是表示用户格式文件箱展开画面的图。

图25是表示格式叠加打印处理的流程图。

图26A～26C是用于管理图像合成文件箱内的用户文件箱及其中的格式文件的结构体的说明图。

图27是表示使用图26A～26C的结构体型的变量和数组变量的链接结构的图。

图28是表示可移动媒体的展开画面的图。

图29是表示在按下文件的注册按钮或删除按钮时，文件的备份复印或向垃圾箱移送处理的流程图。

图30是表示小型闪存器的展开画面的图。

图31是表示传真文件箱的展开画面的图。

图32是表示图像形成装置的硬件结构和与其相关部分的简略框图。

具体实施方式

下面参照附图，对本发明的实施方式进行详细说明。图32是表示本发明实施方式的图像形成装置10的硬件结构的简略框图。

在该图像形成装置10中，EEPROM(电可擦除可编程只读存储器)13E1、EEPROM13E2、DRAM(动态随机存取存储器)13D、HDD(硬盘驱动器)14、操作面板15、扫描器16S、打印机16P、NIC(网络接口中心)17、FAX MODEM(传真调制解调器)18、端口19和20，均通过接口12连接在MPU(微处理器)11上。在图32中为了简化，用一个框表示了多个接口。

EEPROM13E1和EEPROM13E2例如是闪存器。在EEPROM13E1中装有BIOS(基本输入输出***)。在EEPROM13E2中保存有OS(操作***)、OS的上层服务程序和应用程序、以及OS的下层设备驱动程序。DRAM13D用作工作区域，HDD14用于保存数据。

操作面板15用于输入设定值或指示，显示设定画面或状态等。在本实施方式中，对操作面板15由触摸面板和硬件键组合构成的情况进行说明。

扫描器16S用于在复制和发送传真时输入图像。打印机16P具有打印引擎、定影器以及纸的供纸部、输送部和出纸部。打印机16P根据提供的位图数据，在打印引擎的感光鼓上形成静电潜影，并用显影剂使其显影，转印并定影在纸上后送出。

NIC17通过电缆或无线通信媒体和路由器21连接在主计算机22上，在打印作业、收发电子邮件、互联网发送传真中使用。调制解调器18用于收发传真。

小型闪存(compact flash)(注册商标)存储器24和USB存储器25分别连接在端口19和20上，如后所述作为文件的备份用和垃圾箱以及可移动用户文件箱使用。

此后根据操作人员对操作面板15的操作，通过事件驱动方式启动对应的处理机(handler)，MPU11根据其命令动作，进行处理。

图1表示在硬盘14和可移动媒体23内制作的多个文件箱(Box)。其中所谓的文件箱是指逻辑上区别于其他区域的存储区域，是文件夹、驱动器或存储器上的存储区域(假想文件夹)等。

在每个用户的文件夹内，如果汇总保存用扫描器读取的图像数据文件、在打印作业或发送传真作业中用位图展开的图像数据文件(作业文件)、以及从主计算机接收的数据文件等，则用于区别文件的种类或属性进行管理的数据库和处理该数据库的程序结构就变得复杂。再有，一部分功能的版本升级(version upgrade)对其他部分会造成影响，导致程序开发效率降低。另一方面，虽然增加文件箱的数量，能解决该问题，但是通常用户要找到所希望的文件就很费事，操作性差。

所以在本实施方式中，首先如图1所示把文件箱进行分类。也就是，把文件箱分割成：定制文件箱26，包括虽然是多用途但被限制在直接处理的文档整理(document filing)用的每个用户的文件箱；作业保存文件箱27J，包括保存根据目的不同划分的打印作业的每个用户的文件箱；传真文件箱28，包括放入传真亲启接收文件的每个用户的文件箱。这样可避免程序的数据处理结构的复杂化，并且防止一部分功能的版本升级对其他部分造成大的影响，从而使程序开发效率提高。其中作业保存文件箱27J是把两个作业保存文件箱27JP和27JQ用一个文件箱来表示，它们分别包括每个用户的文件箱。

此外，为了避免因这样分割文件箱及追加用于其他目的的文件箱而使用户的操作性降低，在硬盘14上制作四个主文件箱(main box)，也就是，制作定制文件箱26、作业文件箱27、传真文件箱28和传真作业文件箱29。这些主文件箱是文件夹或假想的文件夹。

下面，对各文件箱进行详细说明。在定制文件箱26内制作作为文件箱(用户文件箱：子文件箱)的每个用户的文件夹，在这些文件箱中保存用NIC接收部17R接收到的打印数据、传真发送数据或电子邮件发送数据的文件以及用扫描器16S读取的图像数据文件。在用户文件箱中，还可以使除了传真作业文件箱29内的文件箱以外的其他文件箱的文件，根据用户的操作进行移送。用户可以指定用户文件箱内的文件，使打印机16P进行打印，通过NIC发送部17T，进行发送电子邮件或发送网络传真。普通的传真发送如后述那样进行。

在作业文件箱27内制作再复制文件箱27C、图像合成文件箱(格式文件箱)27I和作业保存文件箱27J(以上为子文件箱)。

在再复制文件箱27C内，保存有作为打印后再复制用的、包括在复印作业中生成的位图展开后的图像数据、以及纸的尺寸、复印浓度和后处理数据等打印属性数据的文件(作业文件)。此后，用户通过指定该文件后按下开始键，可以更迅速地进行再复制。再复制文件箱27C内的文件的保存期间作为再复制文件箱27C的属性而设定，一旦过了保存期间就被自动删除。

在图像合成文件箱27I中保存有格式叠加(form overlay)用的格式组。该格式组的格式是用扫描器16S读取的图像数据文件。图像合成文件箱27I也是格式叠加用的作业文件夹，也临时保存由格式叠加合成的图像的作业文件。该作业文件用打印机16P进行打印。

在作业保存文件箱27J内，保存有把通过NIC接收部17R由主计算机22提供的打印用文件基于指定条件进行位图展开的作业文件。该文件根据目的不同而如后所述那样被进行分类管理。

下面，对有关传真的文件箱进行说明。在传真文件箱28内，制作每个用户的传真亲启接收文件箱。各亲启接收文件箱对应F代码通信的子地址。通过输入对应的F代码的密码，可以打开亲启接收文件箱。

传真作业文件箱29用于程序作业，并用于防止收发数据的泄漏，也可以是用户看不到的、在DRAM13D内的假想的文件箱。在传真作业文件箱29内制作发送传真文件箱29T、接收传真文件箱29R和传真查询发送文件箱29P(以上为子文件箱)。

在发送传真文件箱29T内，保存有用扫描器16S读取的原稿的图像数据或通过NIC接收部17R由主计算机22提供的图像数据文件。这些图像数据在由MPU11转换成发送数据后，通过传真调制解调器发送部18T而被传真发送。

在接收传真文件箱29R中，将由传真调制解调器接收部18R接收的图像数据作为文件保存。该图像数据，在F代码通信的情况下，被移送到与其子地址对应的、传真文件箱28内的文件箱中，否则就提供给打印机16P进行打印。

在传真查询发送文件箱29P内，将用扫描器16S读取的原稿的图像数据作为发送用文件保存。根据用户的要求，发送对应的文件的图像数据。

在可移动媒体23的小型闪存器(compact flash memory)24内，制作备份文件箱24B和垃圾箱24G。其中来自NIC接收部17R的数据可以在主计算机22一侧进行备份，此外来自扫描器16S的数据能以纸件原稿的形式进行备份。所以，只有除了接收传真文件箱29R内的亲启接收以外的文件和传真文件箱28内的、由用户指定的亲启接收文件箱中的文件，才在备份文件箱24B内自动进行备份。亲启接收文件箱中的文件以F代码密码为密钥被进行加密后备份。

硬盘14由于是大量用户共用，所以在文件中预先设定保存期间，或由用户进行指定。一旦过了该保存期间，该文件就被移送到垃圾箱24G中。

USB文件箱25B是包含驱动器本身或驱动器内预先确定的名称的文件夹。USB文件箱25B与定制文件箱26内的用户文件箱同样使用，此外，在该用户文件箱和USB文件箱25B之间可以移送或复制数据。

传真亲启接收文件箱内的文件根据用户的指定，可以转送到定制文件箱26内的对应的用户文件箱。

图2是表示对操作面板15进行操作后打开文件箱处理的简要流程图。在操作面板15上，一旦用户指定图1的主文件箱26、27或28，就在图2中从步骤S0进入步骤S1、S2、S3或S4，展开该主文件箱，在操作面板15上显示子文件箱组。具体说，一旦指定在未图示的主菜单上的定制文件箱，就在操作面板15上显示如图6所示的用户文件箱组。在主文件箱正下方的子文件箱组显示画面的下部，显示用于展开其他主文件箱后显示子文件箱组的定制文件箱按钮260、作业文件箱按钮270、可移动媒体按钮230和传真文件箱按钮280。对应于所选择的主文件箱的按钮进行黑白反转显示。

一旦由用户指定了一个子文件箱，就从步骤S0通过步骤S5进入到步骤S6，展开该文件箱，在操作面板15上显示下层的子文件箱组或文件组。具体说，显示图8所示的文件组。由于可以对文件执行的功能受到子文件箱选择的限制，所以用于选择对文件的处理或处理的准备(设定画面)的按钮数目比较少，操作性能好。

接下来，一旦由用户指定该处理，就从步骤S0通过步骤S5和S7进入到步骤S8，进行对应于该指示的处理或处理的准备。

在此，对用于管理定制文件箱26内的用户文件箱及其中的文件的数据结构进行说明。该数据结构采用图3A～图3C所示的用户文件箱整体信息结构体30、用户结构体31和文件结构体32的形式制作。关于结构体31和32的形式采用其数组变量。

图4表示结构体型变量(单元)之间用指针(pointer)链接起来的列表的具体例子。单元300是用户文件箱整体信息结构体30型变量，构成用户连接列表的单元310～31u是用户结构体31型数组变量。单元310～31u如箭头所示用指针双向链接(link)，由单元300内的用户指针UP0u和UP00分别指向单元31u和单元310。图4中的(NULL)表示是空指针。如图3B所示，用户结构体31具有用户名和用于打开文件箱的密码。密码的设定是任意的，在没有设定的情况下为NULL值。

用户结构体31还具有用户文件箱内的文件的开始指针和结束指针。如图4所示，例如用单元310的文件开始指针和结束指针分别指向单元3200和3201。构成文件连接列表的单元3200和单元3201都是图3C的文件结构体32型数组要素，它们如箭头所示通过文件前指针和文件次指针双向链接。

作为文件结构体32的要素，包括：打印份数、文档名、文件名、注册日期、保存期间、预定删除日期和文件大小。注册日期是向硬盘14保存文件的日期，保存期间是用户对每个文件设定的期间，预定删除日期是在注册日期上加上保存期间的日期。参照该预定删除日期，如果当天已过了预定删除日期，则其文件就被自动删除。

图3A的用户文件箱整体信息结构体30为了使图4的连接列表与当前的画面对应，包括用户当前指针、文件当前指针和当前列表。例如，用户当前指针指向单元310～31u中具有在图6的画面上选择的用户名(拥有者)的单元，并把地址记入用户当前指针中。当前列表是表示用户连接列表(‘0’)或文件连接列表(‘1’)的标志，在这种情况下为‘0’。同样，文件当前指针指向例如单元3210～3211中具有在图8的画面上选择的文件名的单元，并把地址记入文件当前指针中。在这种情况下，当前列表为‘1’。

在用户名的排序(sort)中，把用户连接列表进行排序，变更其链接顺序。在文档名的排序中，把选择的用户名的文件连接列表进行排序，变更其链接顺序。

结构体、使用该结构体的连接列表、结构体与画面的关系和排序在以上所述的方面，对于后面叙述的其他结构体、使用该结构体的连接列表、结构体与画面的关系和排序也是一样。

图5是表示在按下图6的编辑按钮45后显示的未图示的画面中进行的用户文件箱制作处理的流程图。图5的处理是图2的步骤S9的处理的一部分。

(S10)操作人员把用户名输入到画面上的文本框中。用户文件箱的用户名是识别个人、部或科等组别的名称。

(S11)操作人员输入用于打开用户文件箱的密码。响应用户按下注册按钮，由MPU11进行以下的处理。

(S12)把记入了输入的用户名和密码的、用户结构体31型数组要素，追加到用户连接列表中，并且制作新的用户文件箱。

(S13)对于涉及后面叙述的传真文件箱28内的传真接收亲启文件箱的用户连接列表，进行与步骤S12相同的处理。

(S14)对于涉及后面叙述的作业保存文件箱27J内的用户文件箱的用户连接列表，进行与步骤S12相同的处理。

(S15)对于涉及后面叙述的图像合成文件箱27I内的每个用户的格式文件的用户连接列表，进行与步骤S12相同的处理。

这样在制作一个用户文件箱及其管理数据时，也同样自动制作其他的用户文件箱及其管理数据，所以即使对一个用户制作多个文件箱和管理数据，也没有增加用户的负担。此外，通过增加其数量，可以避免使各种文件箱的管理程序以及处理文件箱内的文件的程序复杂化，提高了程序开发和改进的效率。

在图6的定制文件箱展开画面上，显示在定制文件箱26内制作的用户文件箱的列表40。在列表40的右端部，显示用于滚动显示列表40的滚动条41。在列表40的上端一侧，显示列表40各列的名称，此外，在第1～3列分别显示用于按升序或降序进行排序的按钮42～44。如通常使用的那样，按下它们中的某个按钮，该项目则根据按钮的指向按升序或降序被进行排序，其结果在列表40上显示。此外，如果排序方向标记42A～44A中的对应标记的朝向被反转显示，一旦再一次按下按钮，就与上次方向相反地进行排序。

在选择列表40中的一行后，一旦按下编辑按钮45，则转移到该行的文件箱名及该文件箱的拥有者名称的编辑画面，可以对它们进行编辑。

在按下文件保存按钮46的情况下，显示如图7所示的文件保存画面。在该画面中，将文档名、以及以年(Y)、月(M)、周(W)或日(D)为单位的文件保存期间，输入到文本框中。在没有记入的情况下，保存期间为已定值(或没有期限)。

一旦按下读取原稿图像按钮461，就用扫描器16S读取原稿图像。把该读取的文件保存在图6中选择的文件箱内，此外，制作并显示其缩略图，并将其日期和时间作为注册日期显示。保存来自NIC接收部17R的文件，是在主计算机22一侧启动打印机驱动器显示未图示的文件保存画面后，通过设定数据并按下保存按钮来进行。保存文件时，在图4对应的文件连接列表中追加新单元，在该单元中将该保存期间和作为当日的注册日期一起记入。

一旦按下详细按钮47，则显示所保存的文件的属性信息。在按下打开按钮48的情况下，其用户文件箱被打开，显示如图8所示的图像。

在图6中，一旦按下作业文件箱按钮270、可移动媒体按钮230或传真文件箱按钮280，则分别显示图17、图28或图31所示的主文件箱展开画面。

在图8的用户文件箱展开画面中，列表50为所选择的用户文件箱内保存的文件的列表，包括文档名、在硬盘14内注册该文件的日期、以及文件的大小的列。在列表50的右端一侧，与图6相同显示滚动条41，在列表50的上端一侧显示记入了列的名称的按钮51～53，并分别显示排序方向标记51A～53A。关于通过按下按钮51～53中的某一个而进行排序、以及排序方向标记51A～53A中对应的标记朝向，与图6的情况相同。

在排序按钮52的正上方显示项目切换按钮58，每当按下该项目切换按钮58，切换按钮58轮回显示“注册日期”(图8)、“预定删除日期”(图9)、“保存期间”(图10)，在按下排序按钮52时，被排序的项目为此时在排序按钮52上显示的项目。

在硬盘14的可用空间变少时，可以根据它们中的某一个，特别是预定删除日期和文件大小的排序结果及文档名，可更适当而且迅速地判断出应该优先删除哪个文件。此外，对于接近删除日的文件，可以容易地判断是否要延长保存期间。

在列表50左端部的列中，显示复选框(check box)54，通过按下该复选框的矩形内部，附加选项标记，表示文件被选择。通过按下列表50右端一侧的详细按钮47或列表50下端一侧的打印按钮60、发送按钮61、连接按钮62、移送按钮63、或者删除按钮64，可以转移到未图示的菜单画面，对已选择的文件进行相应的处理。

其中，“连接”是把多个文档文件汇总为一个文档文件的处理(合并)，“移送”是向USB文件箱25B移送文件。在按下文件保存按钮46的情况下，进行与按下图6的文件保存按钮46情况相同的处理。在按下详细按钮47的情况下，显示文件名、打印尺寸、文档的页数、分辨率、彩色/黑白打印、数据大小、以及文件注册日期。一旦按下关闭按钮66，就关闭该用户文件箱，返回到图6的画面。

在滚动条41的上端一侧，显示用于选择用户文件箱内的文件信息表示方法的列表显示图标55、缩略图显示图标56和预览图标57。列表显示图标55对应于图8的显示方式。在按下缩略图显示图标56的情况下，显示如图11所示的展开画面。一旦按下预览图标57，则显示对已选择的文档文件的预览画面，通过按下未图示的方向键，可以使显示的部分移动。

在图11的画面中，在三个框67内分别显示缩略图68。缩略图68是对应的文档的规定页、例如第一页的缩小的图像。在缩略图68的下部显示对应于图8的列的复选框、文档名、注册日期和预定删除日期。该画面也与图8相同，显示列表显示图标55、缩略图显示图标56和预览图标57。

一旦按下图8或图11的保存期间变更按钮59，则显示如图12所示的画面。用户选择按下保存期间的“延长”、“变更”或“无期限”的无线电按钮中的一个，在选择“延长”或“变更”的情况下，以其右侧的年(Y)、月(M)或日(D)为单位输入期间。

一旦按下确定按钮，则开始如图13所示的保存期间更新处理。图13的处理是图2的步骤S9的处理的一部分。

(S20)在图12中选择保存期间的延长、变更或无期限的情况下，分别进入到步骤S21、S22或S23。

(S21)参照图4的连接列表结构，从用户当前指针指向的单元追寻文件连接列表，找到包含在图8或图11中选择的文件名的单元，在其保存期间上加上输入的延长期间，进入到步骤S24。

(S22)与所述步骤S21相同，找到该单元，把其保存期间变更成输入的内容，进入到步骤S24。

(S23)把保存期间清零，进入到步骤S24。

(S24)对应于在步骤S21～步骤S23中更新的保存期间，变更预定删除日期。

之后，如果按下关闭按钮，就返回到前面的图8或图11的画面。一旦按下在该画面中的打印按钮60，就显示图14所示的打印准备画面。关于打印与格式的关系在后面叙述。

如果在图8或图11的画面中按下发送按钮61，则对于在复选框54中选择的文档名的文件，显示如图15所示的快速安装模式的发送准备画面。

在该画面的左侧，显示已选择的文件的第一页的缩略图、原稿尺寸、发送尺寸、以及相对于原稿尺寸的发送尺寸的倍率。倍率或发送尺寸在按下其表示部分后显示的设定画面(未图示)中设定。在画面的右侧显示收件方列表65，其各行显示的是，表示是发送传真还是发送电子邮件的图标、以及传真接收方的名称或电子邮件地址。通过按下该收件方列表65上的行，选择发送目标，并通过按下未图示的硬件开始键，进行图1中的如下处理。

也就是，在发送电子邮件的情况下，调出发送电子邮件程序，把该文件的内容通过NIC发送部17T进行发送。在发送传真的情况下，把文件复制到发送传真文件箱29T中，调出发送传真程序，在把该文件的格式变换成发送传真用格式后，通过传真调制解调器发送部18T向收件方发送传真。

返回到图15，一旦按下导通/断开接换按钮(Toggle Button)69，则交替切换是否在发送后删除该文件的模式。一旦按下该画面下部的收件方按钮，就显示如图16所示的收件方模式的发送准备画面。

然后，一旦按下图6的作业文件箱按钮270，就显示如图17所示的作业文件箱展开画面。作为该画面列表70中的行的、专属打印/保留作业按钮71、快速/验证和保持按钮72，分别对应于图1的专属/保留作业文件箱27JP、快速/验证和保持作业文件箱27JQ。再复制按钮73和重叠格式按钮74分别对应于图1的再复制文件箱27C和图像合成文件箱27I。

作业保存文件箱27J内的各用户文件箱中保存的文件，根据用户的目的分成四类，并且进一步分成不立刻打印的“专属”或”保留”作业组、立刻打印的“快速”或“验证和保持”作业组。其中，所谓“专属”是指此后要打印，但为了保密，打印后需马上删除。所谓“保留”是指为了以后打印或发送而预先保留，而且打印或发送后也保留。所谓“快速”是指立刻打印指定份数。此外，所谓“验证和保持”是指先仅打印1份，根据对该页观察的结果进行修正，或打印剩余的份数。

选择按下专属打印/保留作业按钮71，在按下了打开按钮48的情况下，显示如图18所示的专属/保留作业的展开画面。在该画面的列表80中，各行显示用户名和该文件箱内的文件数量。有选择地按下列表80内的行，并按下打开按钮48的情况下，如果是在用户认证前，则显示未图示的用户认证画面，在用户认证后则转移到图19的画面，如果是在用户鉴别后，就直接转移到图19的画面。

图19的画面中列表90是专属/保留作业文件箱内的某个用户文件箱内的文档一览，与图8的显示相同。但是，与图8不同的是，具有对应于区别是专属作业还是保存作业的标志P的复选框列。按下复选框后，显示选项标记的表示是“专属”模式，否则表示是“保留”模式。

与图8的情况相同，用户由该画面可以进行打印处理。与图8的情况不同的是，已经进行了有关打印作业的设定，其数据保存在作业文件内，可以迅速地进行打印或发送。

返回到图17，选择按下快速/验证和保持按钮72，在按下打开按钮48的情况下，显示图20所示的快速/验证和保持作业文件箱的展开画面。

该画面除了图19的标志“P”的复选框列变为列表100上的标志“Q”的复选框列以外，与图19相同。在该复选框列中，带有选项标记的表示“快速”模式，否则表示“验证和保持”模式。一旦按下打印按钮60，则进行与图19情况相同的处理。

下面，对用于管理作业保存文件箱27J内的用户文件箱以及其中的文件的数据结构进行说明。该数据结构使用图21A～21E所示的用户文件箱整体信息结构体130、涉及专属/保留作业的用户结构体131和作业结构体132、涉及快速/验证和保持作业的用户结构体133和作业结构体134的形式制作。关于用户结构体131、133和作业结构体132、134的形式，可以使用它们的数组变量。

图22是表示在涉及专属/保留作业的结构体型的变量之间，用指针链接的列表的具体例子。

单元1300是用户文件箱整体信息结构体130型的变量，单元1310～131u是用户结构体131型的数组变量。单元1310～131u如箭头所示用指针双向链接，通过单元1300内的用户结束指针UP0u和用户开始指针UP00，分别指向单元131u和单元1310。如图21B所示，用户结构体131具有用户名、以及用于打开文件箱的密码。密码的设定是任意的，在没有设定的情况下为NULL值。

用户结构体131还具有用户文件箱内的作业文件的开始指针和结束指针。如图22所示，例如通过单元1310的作业文件开始指针和结束指针，分别指向单元13200和单元13201。单元13200和单元13201是图21C的作业结构体132型的数组要素，它们如箭头所示用作业文件前指针和作业文件次指针双向链接。作业结构体132具有作为其要素的保存模式、打印份数、作业名和作业文件名。在保存模式中保存所述标志“P”。

有关快速/验证和保持作业的结构体型的变量之间的指针链接，与图22相同，单元1300内的用户结束指针UP1v和用户开始指针UP10链接用户结构体133型的用户连接列表的终端和始端的单元，用户连接列表的各单元链接作业结构体134型的作业文件连接列表的终端和始端的单元。用户结构体133在没有密码这方面与用户结构体131不同，作业结构体134在具有保存期间方面、以及在保存模式中有所述标志“Q”的方面，与作业结构体132不同。

返回到图17，选择按下再复制按钮73，在按下硬件开始键的情况下，显示与图8相同的画面。此外，在按下图17的重叠格式按钮74的情况下，显示如图23所示的全重叠格式文件箱展开画面。

该画面的列表110具有对应于表示选择或不选择格式的标志的复选框、对应于格式文件的格式名、以及格式大小的列。在按下文件保存按钮46的情况下，转移到用于把由图1的扫描器16S读取的数据作为格式文件向图像合成文件箱27I内保存的画面。通过按下并选择列表110上的行，在复选框中附加选项标记，然后在按下删除按钮64的情况下，删除已选择的格式的文件，更新列表110的显示。一旦按下关闭按钮66，则返回到转移至该画面之前的图17或图14的画面。

在此对重叠格式文件管理的数据结构进行说明。该数据结构使用图26A～26C所示的用户文件箱整体信息结构体230S、用户结构体231和格式结构体232的形式制作。关于用户结构体231和格式结构体232的形式，可以使用它们的数组变量。

图27表示结构体型变量之间用指针链接的列表的具体例子。单元2300是用户文件箱整体信息结构体230S型的变量，单元2310～231u是用户结构体231型的数组变量。单元2310～231u如箭头所示用指针双向链接，通过单元2300内的用户结束指针UP0u和用户开始指针UP00，分别指向单元231u和单元2310。如图26B所示，用户结构体231具有用户名、以及针对该用户选择的两个以下的格式文件名的指针。

用户结构体231还具有每个用户的格式文件的开始指针和结束指针。如图27所示，例如通过用户结构体2310的格式文件开始指针和结束指针，分别指向单元23200和单元23202。单元23200～23202是图26C的格式结构体232型的数组要素，它们如箭头所示用格式文件前指针和格式文件次指针双向链接。格式结构体232具有作为其要素的格式文件名和格式名。

通过这种链接，在图23中是用户格式模式的情况下，可以仅显示进行操作的用户使用的格式。此外，由于用户结构体231的、所述两个以下的格式文件名的指针，指向在格式文件连接列表内所选择的格式文件名，所以针对每个用户存储所选择的格式。

图25是表示格式叠加打印处理的流程图。

(S30)用户如果在图6的画面中选择用户文件箱，并按下打开按钮48，则对其进行响应，转移到图8的画面。

(S31)如果用户选择文档名，并按下打印按钮60，则对其进行响应，转移到图14的画面。在该画面中，记入为进行操作的用户(在图4的用户当前指针Upc指向的单元中记入的用户名的用户)存储的、一个或两个选择格式名。

(S32)在图14的画面中按下变更按钮的情况下，进入到步骤S33，否则进入到步骤S34。

(S33)转移到图24的用户格式模式画面。在该画面中，用户按下文件保存按钮46后，显示未图示的文件保存画面，输入格式名，按下读取按钮，由图1的扫描器16S读入图像数据，并作为格式文件保存到图像合成文件箱27I内。然后如果按下注册按钮，就在图24的画面上追加该格式名及其缩略图。

一旦按下滚动条41上侧的全格式图标111，则转移到图23的画面，在列表110中显示全格式(全格式模式)。此外，一旦按下用户格式图标112，就转移到图24的画面。一旦按下预览图标113，就显示已选择的一个格式图像的一部分，如果在该画面上操作方向键，则显示其他的部分。

在全格式模式中，对与该用户名相关联的格式名，在列表110左端一侧的复选框中做上标记。用户在这种状态下，按下新的复选框做标记，或按下带标记的复选框去掉标记。对其进行响应，在图27中与具有该用户名的单元链接的文件连接列表中，追加或删除对应于该复选框的单元。一旦从该状态按下用户格式图标112，转移到图24的画面，则将有关该用户名更新后的格式名进行缩略图显示。

一旦按下缩略图下方一侧的复选框做上标记，则其格式名被选择。对该选择进行响应，把具有格式连接列表内的该格式名的单元的地址，输入到图27的用户连接列表中具有该用户名的单元内的选择格式指针中。

一旦按下详细按钮47，则把选择的文档和选择的格式合成后的图像的缩略图，如图24所示显示在详细按钮47的上方。

(S34)在图14中，如果格式叠加复选框没带标记，就进入到步骤S35，如果带标记，就进入到步骤S36。

(S35)一旦按下硬件开始键，仅对文档文件进行打印处理。

(S36)一旦按下硬件开始键，就对在图8或图11中选择的一个或多个文件，生成用在图14的画面中显示的格式名的格式进行叠加的图像，并进行打印处理。

然后，在显示主文件箱选择按钮的图6或图17的画面中，在按下可移动媒体按钮230的情况下，显示如图28所示的可移动媒体展开画面。在该画面的列表120中显示驱动器名、该驱动器的存储容量、驱动器内的文件数量、驱动器的存储区域使用率(％)的列。在本实施例中，使用CF存储器和USB存储器作为可移动媒体，如果选择CF存储器后按下打开按钮48，就显示如图30所示的展开画面。

该画面的列表135具有文件箱名、以及该文件箱内的文件数量的列。对图1中的主文件箱或其下层的子文件箱制作备份文件箱和垃圾箱。在按下编辑按钮45后显示的、未图示的画面中进行该制作。在图30的例子中，是制作有关定制文件箱26的备份文件箱和垃圾箱、以及有关传真文件箱28的备份文件箱和垃圾箱。

如果选择列表135的行，并按下打开按钮48，则该文件箱内就显示与图8相同的画面。在该画面中，可以把文件从备份文件箱或垃圾箱移送到定制文件箱26或传真文件箱28内对应的用户文件箱内。如果按下关闭按钮66，就返回到图28的画面。

图29是表示在按下文件注册按钮或删除按钮时，文件的自动备份复制或向垃圾箱自动移送处理的流程图。

(S40)在按下注册按钮的情况下，进入到步骤S41，在按下删除按钮的情况下，进入到步骤S43。

(S41，42)如果在可移动媒体23内制作以规定的格式包含小型闪存器24内对应的文件箱名和备份的文字的文件夹名的文件夹，则把注册或制作的文件复制到该备份文件箱内。

(S43，44)如果在可移动媒体23内制作以规定的格式包含小型闪存器24内对应的文件箱名和垃圾箱的文字的文件夹名的文件夹，则替代删除，把删除对象文件移送到该垃圾箱内。

在显示主文件箱选择按钮的图6或图17的画面中，一旦按下传真文件箱按钮280，就显示如图31所示的传真文件箱展开画面。

该画面与图6的画面相同，与图6不同的是，没有图6的编辑按钮45和文件保存按钮46。没有编辑按钮45是因为一旦制作定制文件箱26内的用户文件箱，就会与其相对应制作传真文件箱28内的亲启接收文件箱。没有文件保存按钮46是因为传真亲启文件箱是接收文件箱，而且发送传真是通过指定定制文件箱26中的用户文件箱内的文件来进行。

一旦把接收文件从传真调制解调器接收部18R通过接收传真文件箱29R向传真文件箱28内对应的传真亲启接收文件箱内移送，则把具有该文件名称的单元，自动添加到对应的所述文件连接列表中。一旦把文件从传真亲启接收文件箱内移送到定制文件箱26内对应的用户文件箱中，则具有该文件名称的单元就自动从该文件连接列表中被删除。

在图31中，一旦指定列表140内的行并按下打开按钮48，就显示与图8相同的画面(没有用图表示)。但发送按钮意味着转发，且没有图8的连接按钮62和文件保存按钮46，此外，移送按钮意味着把文件向定制文件箱26内的用户文件箱内移送。

按照所述的实施方式，在多个主文件箱内分别制作每个用户的子文件箱，如果根据用户想干什么而选择一个主文件箱，则显示的每个用户的子文件箱为限定用途的一种文件箱。因此，各用户可以容易地选择子文件箱内所希望的文件，并执行作业。再有，对简化用于管理每个用户的子文件箱和其中所包含的文件的数据结构、以及提高图像形成装置的程序开发效率有效。

此外，如果由选择并打开定制文件箱26的状态，按下编辑按钮45，并在显示的画面中设定新用户名和密码，则在定制文件箱26、作业保存文件箱27J(专属/保留作业文件箱27JP、快速/验证和保持作业文件箱27JQ)、以及传真文件箱28内分别制作该用户名的子文件箱。因此，即使制作三种用户文件箱，也能防止降低用户的操作性。

再有，在设定了新用户名和密码的情况下，对定制文件箱26、作业保存文件箱27J(专属/保留作业文件箱27JP、快速/验证和保持作业文件箱27JQ)和传真文件箱28，分别把具有新用户名及其密码的单元添加到用户连接列表中。因此，即使制作三种用户文件箱，以及把每个用户的格式保存到图像合成文件箱27I内，也能防止降低用户的操作性。

此外，具有文件名的单元的文件连接列表链接在用户连接列表的各单元上，响应向定制文件箱26或作业保存文件箱27J内注册文件的指示，把具有该文件名称的单元添加到对应的文件连接列表中。因此，用简单的连接列表结构就可以对每个用户的文件进行管理。

此外，响应把传真文件箱28的亲启接收文件箱内选择的文件向定制文件箱26内对应的用户文件箱内移送的指示，执行该移送。因此，具有可以把各种文件汇总保存在一个用户文件箱内的效果。

按照所述的实施方式，在定制文件箱26内制作每个用户的用户文件箱，在作业文件箱27内制作图像合成文件箱(格式文件箱)27I。此外，制作把每个用户的用户文件箱的名称与保存在格式文件箱中的格式名称及其文件名对应起来的连接列表。通过操作面板15的操作，选择一个用户文件箱，然后选择该用户文件箱内的文件，另一方面，仅从对应于用户名的格式名中选择格式，在选择了格式叠加打印的情况下，打印将格式叠加在所选择的文档上的图像。因此，即使不输入用户ID，也可以容易地选择各用户的格式。而且，可以起到把格式叠加对象的一个或多个用户文件，容易地从用户文件箱内选择出来的效果。

此外，在格式叠加打印前，如图24所示，显示格式叠加后的缩略图，所以具有可以防止打印失败的效果。

按照所述的实施方式，在用扫描器16S读取的数据文件、来自NIC17的数据文件、以及来自传真调制解调器18的数据文件中，仅针对来自传真调制解调器18的数据文件，在把文件保存在HDD14中时，复制该文件，并保存在可移动媒体23中。因此，不会因文件备份的原因导致HDD14的剩余空间不够，而且具有仅把最需要备份的、来自传真调制解调器18的数据文件有效地进行备份的效果。

此外，对于指定保存期间的文件，把当天是文件预定删除日期的文件或已过文件预定删除日期的文件，移送到可移动媒体23中。因此，不会因该移送的原因导致HDD14的剩余空间不够，而且具有仅对最需要保存的自动删除对象的文件进行有效地保存的效果。

再有，由于只有传真文件箱28内的每个用户文件箱内的文件成为备份对象，所以使处理简化。

此外，由于只要把传真文件箱28内每个用户文件箱内的文件复制到备份文件箱24B内，把定制文件箱内每个用户文件箱内的文件向垃圾箱24G内移送即可，所以处理变得更简单。

按照所述的实施方式，可以将通过操作面板15选择的一个以上的文件的预定自动删除日期，根据指定的值进行变更。因此，不用对每个保存期间设置文件箱，可以把多个预定自动删除日期一起进行变更。

此外，由于仅对指定用户文件箱内选择的文件变更预定自动删除日期，所以可以容易地变更预定自动删除日期而不会出错。

再有，对指定用户文件箱内的文件，把预定自动删除数据按预定删除日期的降序或升序进行排序，由于在操作面板15上显示对应的文件名的列表，所以可以容易而且迅速地选择预定自动删除日期变更对象的文件。

此外，由于可以输入预定删除日期的延长期间，所以可以容易地变更预定删除日期。

此外，通过输入来自文件注册日期的文件保存期间，使预定删除日期更新，所以可以抑制文件保存期间不必要地变长。

此外，本发明除了所述实施方式以外，还包括各种变形例。例如可以采用下述的[1]～[4]的方式。

[1]即使不特别制作传真作业文件箱29及其中的子文件箱也可以，还可以使用传真文件箱28作为传真作业文件箱。

[2]在所述实施方式中，在单元中记载文件的名称和其文件名，在画面上仅显示文件的名称，但也可以不用文件的名称而仅用文件名。在这种情况下，也可以在画面上仅显示文件名的规定部分，例如部分文件的名称。关于格式及其文件名也与所述的相同。

[3]在图22中，有关专属/保留作业的用户连接列表和有关快速/验证和保持作业的用户连接列表，共同使用单元1300。当然也可以使用两个对应的单元来替代单元1300，把两个连接列表完全分离。

[4]在向用户文件箱内注册文件时，也可以设定预定删除日期来替代保存期间。

此外，在所述具体的实施方式中主要包括具有以下结构的发明：

本发明涉及的图像形成装置包括：处理器；存储部，连接在所述处理器上，保存程序和数据；功能部，连接在所述处理器上，进行规定功能动作；以及对话型输入输出部，连接在所述处理器上，其中，所述存储部包括：多个第一存储区域，与所述功能动作相关联而予以设定；多个第二存储区域，作为所述第一存储区域的下层存储区域而相关联，以用户为单位予以设定；以及多个第三存储区域，作为所述第二存储区域的下层存储区域而相关联，以文件为单位予以设定，所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理：(1)在所述对话型输入输出部上显示分配给所述多个第一存储区域的特定信息，并在由所述对话型输入输出部选择了所述第一存储区域中的一个的情况下，在所述对话型输入输出部上显示与该第一存储区域相关联的所述多个第二存储区域的信息；(2)在由所述对话型输入输出部选择了一个第二存储区域的情况下，在所述对话型输入输出部上显示该第二存储区域中所包含的所述第三存储区域的文件信息和对该文件的处理名；(3)在由所述对话型输入输出部选择了所述文件和处理的情况下，对该文件执行所述处理。

在所述结构中，优选的一种结构是，所述功能部包括：扫描器、打印机、传真调制解调器、以及网络接口，在所述存储部中，制作作为所述第一存储区域的多个主文件箱，在所述多个主文件箱内分别制作作为所述第二存储区域的每个用户的第一～第三子文件箱，所述第一子文件箱保存用所述扫描器读取的数据文件或来自所述网络接口的数据文件，所述第二子文件箱保存按照收件方进行移送的来自所述传真调制解调器的数据文件，所述第三子文件箱用于保存把来自所述网络接口的打印用数据进行位图展开的第一作业文件，所述程序使所述处理器执行以下步骤的处理：(4)在该对话型输入输出部上显示所述多个主文件箱的名称，并在由所述对话型输入输出部选择了多个主文件箱中的一个的情况下，在所述对话型输入输出部上显示保存在该主文件箱中的子文件箱信息；(5)在由所述对话型输入输出部选择了一个子文件箱的情况下，在所述对话型输入输出部上显示该子文件箱中所包含的文件信息和对文件的处理名；(6)在由所述对话型输入输出部选择了文件和处理的情况下，对该文件执行所述处理。

按照这种结构，是在多个主文件箱内分别制作每个用户的子文件箱，但如果根据用户想干什么而选择一个主文件箱，则显示的每个用户的子文件箱成为用途被限定的一种文件箱。因此，各用户可以容易地选择子文件箱内所希望的文件，并进行作业。此外，可以简化用于管理每个用户的子文件箱和其中所包含的文件的数据结构，起到提高图像形成装置的程序开发效率的效果。

在这种情况下，优选的是，所述程序还使所述处理器在所述步骤(4)中选择一个主文件箱、并在所述对话型输入输出部上显示保存在该主文件箱中的子文件箱信息后，在所述步骤(5)之前、设定了新用户名和密码的情况下，在所述的一个主文件箱及其他主文件箱中分别制作该用户名的子文件箱。

特别优选的是：在设定了所述新用户名和密码的情况下，分别把具有所述新用户名和该密码的单元添加到每个所述主文件箱内的用户连接列表中。

按照这样的结构，即使在多个主文件箱内分别制作每个用户的第一～第三子文件箱，也可以防止降低用户的操作性。

再有，在所述用户连接列表的各单元上，链接具有文件名的单元的文件连接列表，所述程序还使所述处理器响应通过该对话型输入输出部的操作、向规定的主文件箱内的子文件箱内注册文件的指示，把具有该文件名称的单元添加到对应的文件连接列表中。按照这种结构，可以用简单的连接列表结构进行每个用户的文件管理。

在所述结构中，优选的是，所述程序还使所述处理器响应通过所述对话型输入输出部的操作、把选择的一个主文件箱内的子文件箱内的文件向其他主文件箱内对应的子文件箱内移送的指示，执行该移送。按照这种结构，在一个文件箱内可以汇总保存各种文件。

在所述结构中，优选的是，在所述存储部中还制作作为所述主文件箱的发送传真作业文件箱，所述程序还使所述处理器响应通过所述对话型输入输出部的操作、对选择的一个主文件箱内的子文件箱内的文件发送传真的指示，在把所述文件移送到所述发送传真作业文件箱内后，执行该传真发送。

此外，优选的是，在一个主文件箱内还制作作业保存文件箱和再复制文件箱，所述作业保存文件箱用于保存所述第一作业文件，所述再复制文件箱用于把来自所述扫描器的数据和在打印该数据时附加的打印属性作为第二作业文件进行保存。

在所述结构中，所述功能部包括打印机和网络接口，在所述存储部中，制作作为所述第一存储区域的第一和第二作业文件箱，在所述第一和第二作业文件箱内分别制作作为所述第二存储区域的每个用户的用户文件箱，第一作业文件箱内的用户文件箱用于保存不立刻进行打印的第三作业文件，第二作业文件箱内的用户文件箱用于保存立刻进行打印的第四作业文件，在该存储部中保存：第一数据，区别所述第三作业文件是否是打印后立即删除的文件；以及第二数据，区别所述第四作业文件是连续打印指定份数还是先打印一份过一段时间再打印剩余的份数，所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理：(7)在所述对话型输入输出部上显示所述第一和第二作业文件箱名称、并由所述对话型输入输出部选择了这些作业文件箱中的一个的情况下，在该对话型输入输出部上显示保存在该作业文件箱中的用户文件箱的信息；(8)在由所述对话型输入输出部选择了一个用户文件箱的情况下，在该对话型输入输出部上显示该用户文件箱中所包含的作业文件的信息以及对文件的处理名；(9)在由所述对话型输入输出部选择了作业文件和处理的情况下，对该作业文件执行该处理。

按照这样的结构，即使不输入用户ID，也可以容易地选择各用户的格式。而且，可以容易地从用户文件箱内选择格式叠加对象的一个或多个用户文件。

在这种情况下，优选的是，所述程序还使所述处理器进行以下步骤的处理：(10)在所述步骤(8)之前设定了新用户名和密码的情况下，在该第一和第二作业文件箱内分别制作该用户名的用户文件箱。

在这种情况下，优选的是，所述程序还使所述处理器在所述步骤(10)中，在设定了所述新用户名和密码的情况下，把具有该新用户名和该密码的单元添加到所述第一作业文件箱内的第一用户连接列表中，并把具有该新用户名的单元添加到所述第二作业文件箱内的第二用户连接列表中。

特别优选的是，在所述第一和第二用户连接列表的各单元上，链接具有文件名的单元的文件连接列表，所述程序还使所述处理器响应通过所述对话型输入输出部的操作、向所述第一或第二作业文件箱内的用户文件箱内注册文件的指示，把具有该文件名称的单元添加到对应的文件连接列表中。

在所述结构中，优选的结构之一是，还包括连接在所述处理器上的可移动存储装置用接口，其中，所述功能部包括扫描器、打印机、传真调制解调器和网络接口，在所述存储部中保存有：作为所述第三存储区域的、由所述扫描器读取的数据的第一文件；来自所述网络接口的数据的第二文件；以及来自所述传真调制解调器的数据的第三文件，所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理：(11)仅针对所述第三文件，在把所述第三文件保存到所述存储部时，复制该第三文件，并保存到连接在所述可移动存储装置用接口上的存储装置中。

按照这种结构，不会因文件备份的原因，导致图像形成装置主体所具有的存储装置的可用空间不够，而且，具有可以仅把最需要备份的第三文件进行有效的备份的效果。

在这种情况下，优选的是，所述程序还使所述处理器进行以下步骤的处理：(12)在由所述对话型输入输出部对在所述存储部中注册的文件指定了保存期间的情况下，把其文件名、该文件的注册日期和保存期间、或者其文件名、文件预定删除日期保存在所述存储部中；(13)对于指定了所述保存期间的文件，把当天是文件预定删除日期的文件或已过文件预定删除日期的文件，向连接在所述可移动存储装置用接口上的存储装置移送。

按照这种结构，不会因向存储装置移送的原因，导致图像形成装置主体所具有的存储部的可用空间不够，而且，可以仅对最需要保存的自动删除对象的文件进行有效的保存。

此外，优选的是，在所述可移动存储装置中制作备份文件箱和垃圾箱，所述程序使所述处理器进行以下的处理：在所述步骤(11)中，把所述第三文件保存到所述备份文件箱内，在所述步骤(13)中，把当天是文件预定删除日期的文件或已过文件预定删除日期的所述第一或第二文件，向所述垃圾箱移送。

在所述结构中，优选的结构之一是，所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理：(14)响应来自所述对话型输入输出部的注册指示，指定注册对象的数据文件，并且在所述对话型输入输出部上显示直接或间接指定该数据文件的预定自动删除日期的第一画面；(15)把有关在所述第一画面中指定的数据文件的名称和预定自动删除日期的预定自动删除数据，保存到所述存储部中；(16)响应来自所述对话型输入输出部的变更保存期间的指示，在所述对话型输入输出部上显示对由所述对话型输入输出部选择的一个以上的文件变更所述预定自动删除日期的第二画面；(17)根据在所述第二画面上指定的值，变更所述预定自动删除数据；(18)如果当天是在所述预定自动删除数据表示的预定自动删除日期之后，则把对应的数据文件从所述存储部中删除。

按照这种结构，把由对话型输入输出部选择的一个以上的文件的预定自动删除日期，根据指定的值进行变更，所以不用对每个保存期间设置文件箱，可以把多个预定自动删除日期一起进行变更。

在这种情况下，优选的是，在所述存储部中制作作为所述第二存储区域的、用于保存每个用户的数据文件的用户文件箱，所述程序还使所述处理器进行如下处理：响应来自所述对话型输入输出部的选择和打开用户文件箱的指示，并在所述对话型输入输出部上显示在该用户文件箱中所包含的文件列表；把所述步骤(14)中的所述注册对象的数据文件，保存在对应的用户文件箱中，对所选择的用户文件箱内的数据文件进行所述步骤(15)～(18)的处理。

按照这种结构，由于仅对指定用户文件箱内所选择的数据文件变更预定自动删除日期，所以可以容易地变更预定自动删除日期而不会出错。

在这种情况下，优选的是，所述程序还使所述处理器在所述步骤(16)之前，响应来自所述对话型输入输出部的排序指示，对所述预定自动删除数据中与对应的用户文件箱内的数据文件有关的数据，按预定删除日期的降序或升序进行排序，并在所述对话型输入输出部上显示对应的数据文件名的列表。按照这种结构，可以容易而且迅速地选择预定自动删除日期变更对象的文件。

此外，优选的是，所述步骤(16)中的所述第二画面包括输入预定删除日期的延长期间的区域。按照这种结构，由于可以输入预定删除日期的延长期间，所以可以容易地进行预定删除日期的变更。

此外，优选的是，所述步骤(16)中的所述第二画面包括输入从文件注册日期起的文件保存期间的区域。按照这种结构，可以抑制文件保存期间不必要地长期保存。

在所述结构中，优选的结构之一是，所述功能部包括扫描器和打印机，在所述存储部中制作作为所述第二存储区域的每个用户的用户文件箱，并且制作格式文件箱，所述用户文件箱和格式文件箱都用于保存由所述扫描器读取的数据文件，在所述存储部中保存所述每个用户的用户文件箱名称和所述格式文件箱中保存的格式名称或其文件名被对应起来的格式管理数据，所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理：(19)在所述对话型输入输出部上显示所述用户文件箱的列表；(20)在由所述对话型输入输出部选择了一个用户文件箱的情况下，在所述对话型输入输出部上显示所述用户文件箱中保存的文档名或其文件名；(21)应所述对话型输入输出部的操作，根据所述格式管理数据，在所述对话型输入输出部上显示关于所选择的用户文件箱的名称的格式名或其文件名；(22)在由所述对话型输入输出部在所述步骤(20)和所述步骤(21)之间选择文档名或其文件名，在所述步骤(21)和该步骤(22)之间选择格式名或其文件名、并且选择了格式叠加打印的情况下，制作对该文档名的文件的图像数据，用该格式名或其文件名的文件的图像数据进行了叠加的图像数据，并使所述打印机进行打印。

按照这种结构，即使不输入用户ID，也可以容易地选择各用户的格式。而且，可以容易地从用户文件箱内选择一个格式叠加对象或多个用户文件。

在这种情况下，优选的是，所述程序还使所述处理器在所述步骤(21)中显示格式的缩略图，响应来自所述对话型输入输出部的输入指示，在选择所述格式的画面上，显示所选择的格式文件的缩略图和所选择的文档文件的缩略图的合成图像。

按照这种结构，由于在格式叠加打印前，显示格式叠加后的缩略图，所以可以防止打印失败。

Claims

1.一种图像形成装置，其特征在于包括：

处理器；

存储部，连接在所述处理器上，保存程序和数据；

功能部，连接在所述处理器上，进行规定的功能动作；以及

对话型输入输出部，连接在所述处理器上，其中，

所述存储部包括：

多个第一存储区域，与所述功能动作相关联而予以设定；

多个第二存储区域，作为所述第一存储区域的下层存储区域而相关联，以用户为单位予以设定；以及

多个第三存储区域，作为所述第二存储区域的下层存储区域而相关联，以文件为单位予以设定，

所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理，

(1)在所述对话型输入输出部上显示分配给所述多个第一存储区域的特定信息，并在由所述对话型输入输出部选择了所述第一存储区域中的一个的情况下，在所述对话型输入输出部上显示与该第一存储区域相关联的所述多个第二存储区域的信息，

(2)在由所述对话型输入输出部选择了一个第二存储区域的情况下，在所述对话型输入输出部上显示该第二存储区域中所包含的所述第三存储区域的文件信息和对该文件的处理名，

(3)在由所述对话型输入输出部选择了所述文件和处理的情况下，对该文件执行所述处理。

2.根据权利要求1所述的图像形成装置，其特征在于，

所述功能部包括：扫描器、打印机、传真调制解调器、以及网络接口，

在所述存储部中，

制作作为所述第一存储区域的多个主文件箱，

在所述多个主文件箱内分别制作作为所述第二存储区域的每个用户的第一～第三子文件箱，

所述第一子文件箱保存用所述扫描器读取的数据文件或来自所述网络接口的数据文件，

所述第二子文件箱保存按照收件方进行移送的、来自所述传真调制解调器的数据文件，

所述第三子文件箱用于保存把来自所述网络接口的打印用数据进行位图展开的第一作业文件，

所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理，

(4)在所述对话型输入输出部上显示所述多个主文件箱的名称，并在由所述对话型输入输出部选择了多个主文件箱中的一个的情况下，在所述对话型输入输出部上显示保存在该主文件箱中的子文件箱信息，

(5)在由所述对话型输入输出部选择了一个子文件箱的情况下，在所述对话型输入输出部上显示该子文件箱中所包含的文件信息和对文件的处理名，

(6)在由所述对话型输入输出部选择了文件和处理的情况下，对该文件执行所述处理。

3.根据权利要求2所述的图像形成装置，其特征在于，所述程序还使所述处理器在所述步骤(4)中选择了一个主文件箱、并在所述对话型输入输出部上显示保存在该主文件箱中的子文件箱信息后，在所述步骤

(5)之前、设定了新用户名和密码的情况下，分别在所述的一个主文件箱及其他主文件箱中制作该用户名的子文件箱。

4.根据权利要求3所述的图像形成装置，其特征在于，所述程序还使所述处理器在设定了所述新用户名和密码的情况下，分别把具有所述新用户名和该密码的单元添加到每个所述主文件箱内的用户连接列表中。

5.根据权利要求4所述的图像形成装置，其特征在于，

在所述用户连接列表的各单元上，链接具有文件名的单元的文件连接列表，

所述程序还使所述处理器响应通过该对话型输入输出部的操作、向规定的主文件箱内的子文件箱内注册文件的指示，把具有该文件的名称的单元添加到对应的文件连接列表中。

6.根据权利要求3所述的图像形成装置，其特征在于，所述程序还使所述处理器响应通过所述对话型输入输出部的操作、把所选择的一个主文件箱内的子文件箱内的文件向其他主文件箱内对应的子文件箱内移送的指示，执行该移送。

7.根据权利要求3所述的图像形成装置，其特征在于，

在所述存储部中还制作作为所述主文件箱的发送传真作业文件箱，

所述程序还使所述处理器响应通过所述对话型输入输出部的操作、对所选择的一个主文件箱内的子文件箱内的文件进行传真发送的指示，在把所述文件移送到所述发送传真作业文件箱内后，执行该传真发送。

8.根据权利要求3所述的图像形成装置，其特征在于，

在一个主文件箱内还制作作业保存文件箱和再复制文件箱，

所述作业保存文件箱用于保存所述第一作业文件，

所述再复制文件箱用于把来自所述扫描器的数据和在打印该数据时附加的打印属性作为第二作业文件进行保存。

9.根据权利要求1所述的图像形成装置，其特征在于，

所述功能部包括打印机和网络接口，

在所述存储部中，

制作作为所述第一存储区域的第一和第二作业文件箱，

在所述第一和第二作业文件箱内分别制作作为所述第二存储区域的每个用户的用户文件箱，

第一作业文件箱内的用户文件箱用于保存不立刻进行打印的第三作业文件，第二作业文件箱内的用户文件箱用于保存立刻进行打印的第四作业文件，

在该存储部中保存：第一数据，区别所述第三作业文件是否为打印后直接删除的文件；以及第二数据，区别所述第四作业文件是连续打印指定份数还是先打印一份过一段时间再打印剩余的份数，所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理，

(7)在所述对话型输入输出部上显示所述第一和第二作业文件箱的名称，并在由所述对话型输入输出部选择了这些作业文件箱中的一个的情况下，在该对话型输入输出部上显示保存在该作业文件箱中的用户文件箱的信息，

(8)在由所述对话型输入输出部选择了一个用户文件箱的情况下，在该对话型输入输出部上显示该用户文件箱中所包含的作业文件的信息以及对文件的处理名，

(9)在由所述对话型输入输出部选择了作业文件和处理的情况下，对该作业文件执行该处理。

10.根据权利要求9所述的图像形成装置，其特征在于，

所述程序还使所述处理器进行以下步骤的处理，

(10)在所述步骤(8)之前设定了新用户名和密码的情况下，

分别在该第一和第二作业文件箱内制作该用户名的用户文件箱。

11.根据权利要求10所述的图像形成装置，其特征在于，所述程序还使所述处理器在所述步骤(10)中，在设定了所述新用户名和密码的情况下，把具有该新用户名和该密码的单元添加到所述第一作业文件箱内的第一用户连接列表中，并把具有该新用户名的单元添加到所述第二作业文件箱内的第二用户连接列表中。

12.根据权利要求11所述的图像形成装置，其特征在于，

在所述第一和第二用户连接列表的各单元上，链接具有文件名的单元的文件连接列表，

所述程序还使所述处理器响应通过所述对话型输入输出部的操作、向所述第一或第二作业文件箱内的用户文件箱内注册文件的指示，把具有该文件的名称的单元添加到对应的文件连接列表中。

13.根据权利要求1所述的图像形成装置，其特征在于还包括连接在所述处理器上的可移动存储装置用接口，其中，

所述功能部包括扫描器、打印机、传真调制解调器和网络接口，

在所述存储部中保存有：作为所述第三存储区域的、由所述扫描器读取的数据的第一文件；来自所述网络接口的数据的第二文件；以及来自所述传真调制解调器的数据的第三文件，

所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理，

(11)仅针对所述第三文件，在把所述第三文件保存到所述存储部时，复制该第三文件，并保存到连接在所述可移动存储装置用接口上的存储装置中。

14.根据权利要求13所述的图像形成装置，其特征在于，

所述程序还使所述处理器进行以下步骤的处理，

(12)在由所述对话型输入输出部对在所述存储部中注册的文件指定了保存期间的情况下，把其文件名、该文件的注册日期和保存期间、或者其文件名、文件预定删除日期保存在所述存储部中，

(13)对于指定了所述保存期间的文件，把当天是文件预定删除日期的文件或已过文件预定删除日期的文件，向连接在所述可移动存储装置用接口上的存储装置移送。

15.根据权利要求14所述的图像形成装置，其特征在于，

在所述可移动存储装置中制作备份文件箱和垃圾箱，

所述程序使所述处理器执行以下的处理，

在所述步骤(11)中，把所述第三文件保存到所述备份文件箱内，

在所述步骤(13)中，把当天是文件预定删除日期的文件或已过文件预定删除日期的所述第一或第二文件，向所述垃圾箱移送。

16.根据权利要求1所述的图像形成装置，其特征在于，

所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理，

(14)响应来自所述对话型输入输出部的注册指示，指定注册对象的数据文件，并且在所述对话型输入输出部上显示直接或间接指定该数据文件的预定自动删除日期的第一画面，

(15)把有关在所述第一画面中指定的数据文件的名称和预定自动删除日期的预定自动删除数据，保存到所述存储部中，

(16)响应来自所述对话型输入输出部的变更保存期间的指示，在所述对话型输入输出部上显示对由所述对话型输入输出部选择的一个以上的文件变更所述预定自动删除日期的第二画面，

(17)根据在所述第二画面上指定的值，变更所述预定自动删除数据，

(18)如果当天是在所述预定自动删除数据表示的预定自动删除日期之后，则把对应的数据文件从所述存储部中删除。

17.根据权利要求16所述的图像形成装置，其特征在于，

在所述存储部中制作作为所述第二存储区域的、用于保存每个用户的数据文件的用户文件箱，

所述程序还使所述处理器进行以下的处理：

响应来自所述对话型输入输出部的选择和打开用户文件箱的指示，并在所述对话型输入输出部上显示在该用户文件箱中所包含的文件列表，

把所述步骤(14)中的所述注册对象的数据文件，保存在对应的用户文件箱中，对所选择的用户文件箱内的数据文件进行所述步骤(15)～(18)的处理。

18.根据权利要求17所述的图像形成装置，其特征在于，所述程序还使所述处理器在所述步骤(16)之前，响应来自所述对话型输入输出部的排序指示，对所述预定自动删除数据中与对应的用户文件箱内的数据文件有关的数据，按预定删除日期的降序或升序进行排序，并在所述对话型输入输出部上显示对应的数据文件名的列表。

19.根据权利要求18所述的图像形成装置，其特征在于，所述步骤(16)中的所述第二画面包括输入预定删除日期的延长期间的区域。

20.根据权利要求18所述的图像形成装置，其特征在于，所述步骤(16)中的所述第二画面包括输入从文件注册日期起的文件保存期间的区域。

21.根据权利要求1所述的图像形成装置，其特征在于，

所述功能部包括扫描器和打印机，

在所述存储部中制作作为所述第二存储区域的每个用户的用户文件箱，并且制作格式文件箱，

所述用户文件箱和格式文件箱都用于保存由所述扫描器读取的数据文件，

在所述存储部中保存所述每个用户的用户文件箱名称和所述格式文件箱中保存的格式名称或其文件名被对应起来的格式管理数据，

所述程序使所述处理器进行以下步骤的处理，

(19)在所述对话型输入输出部上显示所述用户文件箱的列表，

(20)在由所述对话型输入输出部选择了一个用户文件箱的情况下，在所述对话型输入输出部上显示所述用户文件箱中保存的文档名或其文件名，

(21)应所述对话型输入输出部的操作，根据所述格式管理数据，在所述对话型输入输出部上显示关于所选择的用户文件箱的名称的格式名或其文件名，

(22)在由所述对话型输入输出部在所述步骤(20)和所述步骤(21)之间选择文档名或其文件名，在所述步骤(21)和该步骤(22)之间选择格式名或其文件名、并且选择了格式叠加打印的情况下，制作对该文档名的文件的图像数据，用该格式名或其文件名的文件的图像数据进行了叠加的图像数据，并使所述打印机进行打印。

22.根据权利要求21所述的图像形成装置，其特征在于，所述程序还使所述处理器在所述步骤(21)中显示格式的缩略图，响应来自所述对话型输入输出部的输入指示，在选择所述格式的画面上，显示所选择的格式文件的缩略图和所选择的文档文件的缩略图的合成图像。