JP5440780B2 - メッセージ通知方法、業務管理装置及びコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、業務の効率化・標準化を目的として、事前に定義した作業フローに従って業務の進行を管理するシステム（以下業務管理システムと記す）に関する。本発明は、特に、漸進的に作業フローが決まる作業の業務進行を管理する際に、作業フロー、作業担当者、作業進捗などの変更を作業者に適切に通知する業務管理システムに関する。

工場の製造ラインでは、各工程における作業時間は作業者に関係なく一定の範囲に収まる。このため、各工程の作業時間を予想して作業フローを定義することができる。また、作業時間が予想可能なため、現在の作業進捗についてもある程度正確に予想することができる。以下、この種の作業を定型作業と記し、定型作業からなる業務を定型業務と記す。定型業務の場合、基本的には一度確立した作業フローを頻繁に更新する必要はない。
一方、企画書作成のようなオフィス業務では、各工程における作業時間は作成しようとしている企画書の内容や作業者のスキル等によって大きく異なる。また、作業の進行状況によっては作業分担を変更することがある。結果として、仮にこの種の作業の作業フローを作業開始前に定義したとしても、作業フローから現在の作業進捗を予想することができない。実際の業務進行を管理するためには、実際の作業進行に応じて、作業フロー、作業進捗、作業担当者名等を頻繁に更新する必要がある。このように、詳細な作業フロー、作業進捗、作業分担等を、作業を実際に進めながら漸進的に決定する必要があるタイプの作業を以下では非定型作業と記す。こうした性質上、非定型業務の作業フローを事前に定義するのは困難である。
このように、非定型業務を円滑に進行させるためには、業務管理システムは作業フローを柔軟に変更可能であることが求められる。更に、作業フローの変更、作業担当者の変更、作業進捗の変更など、動的に変更された作業内容を、作業関係者に頻繁に通知する必要がある。
従来、定型業務を管理する業務管理システムにおいて、先行作業が完了した時点で次の作業の担当者に電子メールなどで通知を行う仕組みが、広く一般に採用されている。また、非定型業務の業務管理に関する技術が特開２００４−３５５５２０号公報及び特開２００５−０３２０７３号公報に記載されているが、同様に選考作業が完了した時点で次の作業の担当者に通知していた。

定型業務、非定型業務を問わず、作業を効率的に進めるためには、作業者が作業全体の作業フローを把握しながら自分の担当作業を遂行することが重要になる。
定型業務では予め作業フローを定義して各ユーザに周知することができる。このため、定型業務を対象とする従来技術では、各ユーザに対し、そのユーザが担当している作業の順番が来たことを通知していた。これにより、作業全体の作業フローを把握しつつ自分の担当作業を遂行することができた。
これに対して、非定型作業では作業フローが漸進的に決まるため、作業開始前の作業フローを参照しても作業全体を把握することができない。作業全体を把握するには、自分の担当の直前直後の作業に限らず、作業全体で発生した変更を把握する必要がある。しかし、従来の非定型業務の業務管理では、各ユーザに対して自分の作業の順番が来たことを通知するだけなので、各ユーザが作業全体を把握することができず、作業を効率的に進めることが困難である。企画書作成を例にとると、適切な資料を作成するには、作成する資料が、どのような経緯で作成されることになったのか、作成した資料がどのように利用されるのかを把握することが望ましい。
変更発生毎に全てのユーザに対して全ての変更を通知すれば、形式上は全てのユーザに対して作業全体を通知することができる。しかし、このようにすると、特に非定型作業では作業の変更が頻繁に発生するので、ユーザは大量の通知を受け取ることになり、そのユーザにとって重要な変更を知らせる通知が、重要ではない他の変更の通知に紛れてしまい、その結果、そのユーザが重要な変更の通知があったことを認識できないといった事態が発生していた。
本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、本発明が解決しようとする課題は、非定型業務など頻繁に作業変更が発生する業務を管理する際に、作業全体で発生した変更を必要に応じてユーザ毎に通知する技術を提供することである。

上述の課題を解決するため、本発明は以下のメッセージ通知方法、業務管理装置、業務管理システム及びコンピュータプログラムを提供する。
即ち、本発明は、複数の作業者による作業を管理する業務管理装置が、複数の作業者の一部乃至全員に対してメッセージを通知する方法において、業務管理装置は、対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置を備えるものであって、業務管理装置の記憶装置に予め記憶した作業情報を業務管理装置が変更するデータ変更段階（ステップＡ１）と、作業情報の変更の重要度を複数の作業者の一について算出する処理を、業務管理装置が実行する重要度算出段階（ステップＡ４）と、算出した重要度に応じて、複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する処理を、業務管理装置が実行する通知装置選択段階（ステップＣ１、Ｄ１）と、選択した通知装置によって、作業情報の変更に関するメッセージを業務管理装置が当該作業者に通知する通知段階（ステップＣ３、Ｄ２）とを含むことを特徴とするメッセージ通知方法を提供する。
また、本発明は、通信ネットワーク、通信ネットワークに接続された複数の入出力装置、通信ネットワークに接続された上述の業務管理装置からなる業務管理システムであって、作業情報を変更する手段は、入出力装置での入力操作に応じて作業情報を変更し、選択した通知装置は、通信ネットワーク及び入出力装置を介して作業情報の変更に関するメッセージを当該作業者宛に通知することを特徴とする業務管理システムを提供する。
更に、本発明は、複数の作業者による作業を管理する業務管理処理をコンピュータに実行させるコンピュータプログラムにおいて、対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置を備えるコンピュータにて実行されるコンピュータプログラムであって、記憶装置に予め記憶した作業情報を変更する処理（ステップＡ１）と、作業情報の変更の重要度を複数の作業者の一について算出する重要度算出処理（ステップＡ４）と、算出した重要度に応じて、複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する処理（ステップＣ１、Ｄ１）と、選択した通知装置によって、作業情報の変更に関するメッセージを業務管理装置が当該作業者に通知する処理（ステップＣ３、Ｄ２）とをコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラムを提供する。

本発明によれば、作業情報の変更の重要度が高い場合と低い場合とで別の通知形態にてメッセージを通知することが出来るので、重要なメッセージを受信者に対してより確実に伝達することが出来る。特に、非定型業務では作業情報の変更が頻繁に発生するので、変更を通知するメッセージを頻繁に通知する必要があり、結果として受信者は大量のメッセージを受け取ることになるが、そのような場合であっても、受信者は通知形態の違いに基づいて重要なメッセージを容易に識別することが出来る。また、同時に、本方法によれば、重要度を作業者毎に算出するので、変更による影響が大きい作業者に対しては重要度が高いメッセージとして通知し、影響が小さい作業者に対しては重要度が低いメッセージとして通知することが出来る。

図１は本発明の実施例１である業務管理システム１０００の機能ブロック図である。
図２は作業フローの一例を説明するための図である。
図３は図２の作業フローに対応する作業フローデータである。
図４は作業者データの一例を説明するための図である。
図５は作業担当者データの一例を説明するための図である。
図６は図２の作業フローでの作業進捗データの一例を説明するための図である。
図７は入出力装置１の画面に表示される作業表示の一例を説明するための図である。
図８は通知装置管理データの一例を説明するための図である。
図９は通知データの一例を説明するための図である。
図１０は重要度算出表の例であり、（ａ）が一定期間直接通知件数が所定の件数よりも少ない場合、（ｂ）が一定期間直接通知件数が所定の件数よりも多い場合である。
図１１は業務管理システム１０００における、入出力装置１での作業の変更の入力から、業務管理装置３での通知データ生成までの過程を説明するためのフローチャートである。
図１２は業務管理装置３の重要度算出部３７による重要度の算出処理の過程を説明するためのフローチャートである。
図１３は通知内容を直接通知により通知する場合の業務管理システム１０００の動作を説明するためのフローチャートである。
図１４は通知内容を間接通知により通知する場合の業務管理システム１０００の動作を説明するためのフローチャートである。
図１５は図１３のステップＣ１にて通知内容を送出する通知装置５としてメーラーを選択したとき、メーラーが生成・送出する通知内容の一例を説明するための図である。
図１６は図１４のステップＤ１にて間接通知方法としてメッセージ表示及び更新表示の両方を選択したとき、間接通知部３５が作業表示部３５を介して入出力装置１の画面に表示させる画面の一例を説明するための図である。
図１７は本発明の実施例２である業務管理システム２０００の機能ブロック図である。
図１８は業務管理システム２０００において重要度算出部３７が参照する重要度算出表の一例を説明するための図である。
図１９の（ａ）〜（ｃ）は本発明の実施例３として、業務管理システム１０００を具体的な非定型作業に適用したときの管理状況を説明するための図である。

本発明の実施の形態である業務管理システムについて説明する。業務管理システムは、１つ以上の入出力装置１、通信回線２、業務管理装置３、記憶装置４及び１つ以上の通知装置５を備える。
入出力装置１は、ユーザが作業情報の入力を行うための入力機能と、作業情報の閲覧や通知表示を行なう出力機能とを備える。代表的なものとして、パーソナルコンピュータ、ノート型パソコン、モバイルツール、ＳＴＢ（Ｓｅｔ−Ｔｏｐ ＢＯＸ）などのほか、携帯電話、ＰＨＳ、ＰＤＡ（携帯情報端末：Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）上で動作するウェブブラウザおよび電子メールの送受信を行うメーラなどを用いることができる。
通信回線２は従来公知の任意好適なデータ通信可能な通信回線である。具体的には、公衆回線、商業回線、及び各種の専用回線またはこれらを相互接続した回線からなる。
業務管理装置３は業務管理処理を行うための装置であり、例えば通信インタフェースを備えるサーバコンピュータと、その上で動作するオペレーティングシステム及び業務管理プログラムからなる。
作業フローの各作業を担当する作業者は、入出力装置１を用いて入力する。また、業務管理装置３が生成する各種の通知を入出力装置１を用いて出力することにより、通知内容を知る。作業者の一人が、作業フロー、担当者の変更、作業進捗等の作業管理に関する変更点を、入出力装置１を用いて入力すると、業務管理装置３はその変更点の重要度を作業者毎に評価し、重要度に応じた通知手段を用いて変更内容を各作業者に通知する。
重要度の評価は変更内容の種類に応じて行う。また、作業フローに含まれる２つの作業の間に距離を定義し、この距離を作業距離と呼ぶとき、変更に関する作業と、通知対象の作業者が担当する作業との間の作業距離を求め、重要度を求める際に参照する。作業フロー上において、変更があった作業に近い作業を担当する作業者に対しては、重要度が高い変更として評価し、遠い作業を担当する作業者に対しては重要度が低い変更として評価する。
重要度に応じて異なる通知手段にて各作業者に通知するので、作業者は通知を受け取った通知手段だけからでも通知の重要度をある程度知ることができる。また、重要度の高い通知はそれに応じた通知手段にて通知されるため、重要度の低い他の通知に紛れてしまうことを防ぐことが出来る。特に、生じた変更が重要度の高いものであると評価された作業者に対しては、プッシュ型情報配信により通知対象の作業者の操作を待たずに変更発生を通知する一方、重要度の低いものであると評価された作業者に対しては、プル型情報配信によりその作業者による操作に応じて変更発生を通知することが考えられる。

本発明の実施例１である業務管理システム１０００について説明する。図１を参照すると業務管理システム１０００は、１つ以上の入出力装置１、通信回線２、業務管理装置３、記憶装置４及び１つ以上の通知装置５を備える。
業務管理装置３は、作業フロー管理部３１、作業担当者管理部３２、作業進捗管理部３３、作業表示部３４、直接通知部３５、間接通知部３６及び重要度算出部３７を備える。
図２を参照して業務管理装置３で管理する業務の一例について説明する。図２に示す業務は、作業１（図２の２０１）の次に作業２（図２の２０２）を行い、その次に作業３（図２の２０３）と作業４（図２の２０４）を並列に行い、最後に作業５（図２の２０５）を行うといった作業フローを意味する。以下、図２の２０１、２０２、２０３、２０４、２０５等を作業と呼び、１つ以上の作業の連なりで構成されるものを作業フローと呼ぶ。作業の上の人物（図２の２１０）は、作業１が作業者Ａの担当であることを示す。作業２〜５の上の人物も同様に各作業の担当を示している。尚、図中では作業１〜５を丸数字で記載している。
作業フロー管理部３１は、作業情報記憶部４１に格納した作業フローデータを管理する処理を実行する。具体的には、作業情報記憶部４１への新規の作業フローデータの登録、作業情報記憶部４１からの作業フローデータの削除、作業情報記憶部４１に記憶されている作業フローデータに対する作業の追加・削除・変更の処理を実行する。作業フローは、作業を個別に追加して定義するか、または過去の作業フローを引用して定義する。図２の例に対応する作業フローデータの例を図３に示す。作業フローデータは、作業フローをユニークに特定するための作業フローＩＤ（図３の３０１）、作業（図３の３０２）、該当作業の先行作業（図３の３０３）から構成される。
作業担当者管理部３２は、作業に担当者を追加・削除する処理を実行する。担当者の指定は、作業情報記憶部４１に記録される作業者データ（図４の例）の一覧から選択する。作業者データは、作業者と、その作業者のメールアドレス、携帯電話のメールアドレス、電話番号を関連付けるテーブルである。作業担当者管理部３２で操作する情報は、作業情報記憶部４１に記録される作業担当者データに格納される。図２の例に対応する作業担当者データの例を図５に示す。例えば、図５の５０１の作業担当者データは、作業２の担当者は、作業者Ｂ、Ｃであることを示す。
作業進捗管理部３３は、作業担当者が作業を完了すると、進捗を「完了」に更新する処理を実行する。また、進捗が「完了」の作業を「未完了」に戻す更新処理も実行する。作業進捗管理部３３で操作する情報は、作業情報記憶部４１に記録される作業進捗データに格納される。図２の例に対応する作業進捗データの例を図６に示す。図６の例の６０１のデータは、作業者Ａは作業１を「未完了」であることを表す。
作業表示部３４は、入出力装置１を使用する作業者に関連する作業情報を作業情報記憶部４１から参照し、入出力装置１に表示する処理を実行する。作業表示部３４は例えばウェブサーバである。特に、通知対象となる作業者にとって通知内容の重要度が低い場合、作業表示部３４は、間接通知部３６と連携して図７に示すような作業表示を入出力装置１の画面に表示させることにより、間接通知を実現する。
直接通知部３５は、重要度算出情報記憶部４２に記録される通知装置管理データ（図８の例）から、各通知装置の重要度（図８の８０２）を参照し、通知情報記憶部４３に記録される通知データ（図９の例）の重要度（図９の９０１）と大小を比較する。通知装置管理データは、通知装置、重要度、及び、各通知装置の直接通知、間接通知の別を関連付けるテーブルである。
通知内容の重要度が直接通知部の重要度以上の場合、作業情報記憶部４１に記録される作業者データのメールアドレス（図４の４０２）など通知装置に対応する通知先を参照し、通知装置５を利用して作業者に直接通知を行う手段である。直接通知部３５は１つ以上の通知装置５を利用して通知を行うことが可能であり、電子メール、携帯電話の電子メール、インスタントメッセージ、電話、ＦＡＸなどそれぞれの通知装置５に適した形式で通知内容を生成する。直接通知部３５が通知装置５を利用して配信した通知は、入出力装置１上のメーラなど通知方法に対応する手段が受信し、作業者に表示する。
間接通知部３６は、通知情報記憶部４３から間接通知メッセージを参照し、作業表示部３４が表示する作業画面（図７の例）上に、変更のメッセージ通知（図７の７０３の例）や更新表示（図７の７０４の例）などの間接通知を表示するための処理を実行する。図７の７０３に示すように、変更のメッセージ通知による間接通知は、作業者による入出力装置１への操作に応じて、入出力装置１の表示装置等に出力される作業表示の上にメッセージを表示することにより、間接通知を実現する。また、図７の７０１、７０２、７０４に示すように、作業表示に表示された作業フローにおいて、変更が生じた作業や担当する作業者を示すように表示することにより、間接通知を実現する。７０１では変更が生じた作業を担当する作業者を示すアイコンを着色表示することにより通知する。７０２では変更が生じた作業を示すボックスを着色表示することにより通知する。７０４では変更が生じた作業を示すボックス近傍に、更新があったことを示す「ＮＥＷ」を表示することにより通知する。
重要度算出部３７は、発生した作業変更の種類（作業フロー変更、作業担当者変更、作業進捗変更など。以下、作業種別と記す）、変更が発生した作業と通知対象者が担当する作業との距離（以下、作業距離と記す）、一定期間に対象作業者へ直接通知を行った件数（以下、一定期間直接通知件数と記す）を統合して重要度を算出し、通知情報記憶部４３に通知データを記録する手段である。作業フローにおいて作業１、作業２、作業３が連続しているとき、作業１から見た作業２及び作業３の作業距離はそれぞれ＋１及び＋２である。作業３から見たときの作業１及び作業２の作業距離はそれぞれ−２及び−１である。重要度は、重要度算出情報記憶部４２に記録される重要度算出表を参照して算出する。図１０に重要度算出表の例を示す。重要度算出表は１つ以上存在し、一定期間直接通知件数に応じて選択される。基本的には、一定期間直接通知件数が多い場合には重要度が低く算出される重要度算出表を、少ない場合には高く算出される重要度算出表を利用する。図１０の例では、一定期間直接通知件数が少ない場合の表（図１０の（ａ））、多い場合の表（図１０の（ｂ））の２段階で重要度を判定する。重要度算出表は、横軸に作業種別（図１０の１００１）、縦軸に作業距離（図１０の１００２）をとるマトリックスで表現されるデータで、各マスには重要度を設定する。作業距離の＋（プラス）は、変更発生作業より後の作業（以下、後行作業と記す）を、−（マイナス）は前の作業（以下、先行作業と記す）を表す。重要度算出の例を説明すると、一定期間直接通知件数が少ない場合、図１０の（ａ）を重要度算出に利用され、作業フロー変更が発生した作業（作業種別：作業フロー）の１つ後の作業（作業距離：＋１）を担当する作業者への通知の重要度は２（図１０の１００３）となる。
記憶装置４は、業務管理装置３の動作に必要な情報を記録するための装置で、作業情報記憶部４１と、重要度算出情報記憶部４２と、通知情報記憶部４３とを備えている。
作業情報記憶部４１は、作業情報および作業者に関する情報を記録する記憶装置である。具体的には、前述した作業フローデータ（図３の例）、作業者データ（図４の例）、作業進捗データ（図６の例）、作業担当者データ（図５の例）を記録する。
重要度算出情報記憶部４２は、通知装置管理データと、前述した複数の重要度算出表（図１０の例）を記録する。図８に通知装置管理データの例を示す。通知装置管理データは、通知装置（図８の８０１）と重要度（図８の８０２）と通知装置区別（図８の８０３）から構成される。重要度はその直接通知装置または間接通知装置に対応する通知の重要度を表す。変更発生時に重要度算出部３７が算出した重要度が指定値以上の場合、この通知装置で通知を行う。
通知情報記憶部４３は作業者への通知の重要度および通知内容を記録する。具体的には図９に例を示す通知データを記録する。通知データは、通知の重要度（図９の９０１）と通知の対象となる作業者（図９の９０２）、変更が発生した作業の情報（図９の９０３〜９０４）、作業種別（図９の９０５）、変更を発生させた作業者（図９の９０６）、通知を行なった時刻（図９の９０７）から構成される。
通知装置５は、作業者に直接通知を行うための装置である。直接通知とは、業務管理装置３から入出力装置１へのメッセージの通知形態のひとつであり、入出力装置１のユーザが能動的に受信のための操作等を行わなくとも、メッセージの生成に応じて業務管理装置３から入出力装置１にメッセージを送信する形態をいう。直接通知では受信者は自発的にメッセージの有無を確認する必要はない。直接通知は、具体的には、インターネット電子メール、携帯電話の電子メール、インスタントメッセージ、電話、ファックスなどがある。直接通知はプッシュ型情報配信による通知とも言うことができる。通知装置５は直接通知によりメッセージを送出するための装置であり、具体的には、コンピュータ上で動作しているメーラーやインスタントメッセンジャー、或いは、固定電話端末、ファックス端末等がある。
他方、間接通知とは、業務管理装置３から入出力装置１へのメッセージの別の通知形態であり、ユーザによる能動的な操作に応じて、入出力装置１がメッセージの有無の確認、及び、メッセージの受信を行う形態をいう。間接通知では受信者は自発的にメッセージの有無を確認する必要がある。間接通知の例としては電子掲示板システムがある。間接通知はプル型情報配信による通知とも言うことができる。
次に、作業進捗の変更が発生したときに、これを通知する変更通知を配信する動作を例に挙げて、業務管理システム１０００の動作について説明する。図２のような作業フローが定義されているものとし、動作開始前の時点で、作業情報記憶部４１は図３に示すような作業フローデータを格納しているものとする。また、作業情報記憶部４１は、図４の作業者データ、図５の作業担当者データ及び図６の作業進捗データを格納しているものとする。
変更通知の配信動作には直接通知による配信と間接通知による配信とがあるが、作業進捗の変更の発生から通知データの生成までの過程はどちらでも共通である。この過程について図１１を参照して以下に説明する。
作業１を完了した作業者Ａが、入出力装置１から作業１の完了を入力する。これに応じて、作業者Ａが作業１を完了したことが、入出力装置１からネットワーク２を介して作業進捗管理部３３に通知される（ステップＡ１）。
通知を受けた作業進捗管理部３３は、作業情報記憶部４１に記憶されている作業進捗データにアクセスし、作業１の進捗状況を「未完了」から「完了」に更新する（ステップＡ２）。
次に、作業進捗管理部３３は重要度算出部３７に変更発生を通知する（ステップＡ３）。このとき、作業進捗管理部３３は、変更が発生した作業者、作業内容、作業種別を重要度算出部３７に通知する。この例では、変更が発生した作業者は作業者Ａ、作業内容は作業１、作業種別は進捗更新である。
通知を受けた重要度算出部３７は、重要度算出情報記憶部４２に記憶されている重要度算出表を参照し、重要度を算出する（ステップＡ４）。ここで図１２を参照して重要度算出部３７が重要度を算出する動作について説明する。
まず、重要度算出部３７は作業進捗の変更を通知すべき通知対象となる作業者を抽出する（ステップＢ１）。通知対象となる作業者は、図２の作業フローを構成する作業のうち、少なくともひとつを担当している者である。重要度算出部３７は作業担当者データから該当する者を選択する。図５の作業担当者データによると該当する作業者は作業者Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄである。このうち、今回の通知の契機となった作業者Ａ自身は、当然ながら作業１の完了を認識しているので通知対象から外すこととしてもよい。
次に、重要度算出部３７は抽出した作業者毎に重要度を算出する。作業者Ｂを例にして説明すると、まず、重要度算出部３７は、通知情報記憶部４３に記憶されている通知データを参照し、重要度を算出しようとしている作業者、即ち、ここでは作業者Ｂへの一定期間直接通知件数を取得する（ステップＢ２）。ここで、一定期間直接通知件数をカウントする際の一定期間は、例えば過去１日、過去３日、過去１週間等、業務管理装置３の管理者が予め任意に設定する。
次に、重要度算出部３７は、取得した一定期間直接通知件数に応じて、重要度算出情報記憶部４２に記憶されている重要度算出表の中からひとつを作業者毎に選択する（ステップＢ３）。今、重要度算出情報記憶部４２に図１０の（ａ）及び（ｂ）の重要度算出表が記憶されているものとし、図１０の（ａ）は直近の一定期間内における直接通知の件数が３件以下の場合に適用され、図１０の（ｂ）は同じく４件以上の場合に適用されるものとする。
次に、作業フローデータと作業担当者データを参照して、変更が発生した作業１からの作業距離を作業者毎に算出する（ステップＢ４）。この例の場合、変更が発生した作業１とは、作業者Ｂの担当作業の中では作業２（図２の２０２）の距離が最も近く、作業距離＋１（変更が発生した作業の１つ後の作業）となる。担当作業が変更作業の前後にある場合、前後それぞれの作業距離を計算する。
次に、重要度算出表から、取得した作業距離（例では＋１）と、発生した作業種別（例では作業進捗）に該当する重要度を取得する（ステップＢ５）。この例の場合は、作業種別が作業進捗、作業距離が＋１である。ここで一定期間直接通知件数が３件以下とすると、図１０の表（ａ）から重要度は８（図１０の１００４）となる。
以降、通知対象の作業者に関して、ステップＢ２からステップＢ５を繰り返し、作業者毎の変更通知の重要度を算出する（ステップＢ６）。
図１１に戻ってステップＡ５以後について説明する。重要度算出部３７は、通知情報記憶部４３へ通知対象の作業者毎に通知データを記録する（ステップＡ５）。通知データは、算出した重要度（図９の９０１）と通知対象の作業者（図９の９０２）と、変更が発生した作業の情報（図９の９０３〜９０６の例）から構成される。この例での作業者Ｂ、Ｃ、Ｄへの通知データはそれぞれ、図９の９０８、９０９、９１０となる。ここまでが、直接通知及び間接通知の両方に共通の動作の説明である。
以降、動作が異なるため、まず、直接通知の動作を流れ図１３を用いて説明する。直接通知部３５は、通知データを参照して直接通知を行なうが、参照するタイミングは、重要度算出部３７が通知データ登録後（図１１のステップＡ５）、直接通知部３５に参照の指示を出してもよいし、直接通知部３５が新しく記録された通知データがないか定期的に確認してもよい。
まず、直接通知部３５は、通知データの重要度を参照して、作業者に直接通知を行なう通知装置５を決定する（ステップＣ１）。図９の９０８の通知データの例を用いると、重要度が８であるので、通知装置管理データ（図８の例）の重要度から、通知装置５としてメール（図８の８０４）を選択する。一方、図９の９１０の通知データの例を用いると、重要度が２であり、通知装置管理データに重要度２の直接通知を行なう通知装置５が存在しないので、直接通知の対象外になる。
次に、直接通知部３５は、通知内容を決定した通知部５に適した書式で生成する（ステップＣ２）。例えば、通知部５がメールの場合、通知内容は、図１５の例のように、件名、本文を持つ書式になる。
最後に、直接通知部３５は通知装置５に通知内容を渡し、通知装置５に作業者の入出力装置１に送信させる（ステップＣ３）。
次に、間接通知の動作について流れ図１４を用いて説明する。作業管理装置が能動的に通知を行なう直接通知と異なり、間接通知は作業者が入出力装置１を通じて作業表示部３４に作業表示を要求した場合に動作する。
まず、表示要求を受けた作業表示部３４は、間接通知部３６に間接通知の表示を要求する。要求を受けた間接通知部３６は、通知データの重要度を参照して、作業者に間接通知を行なう方法を決定する（ステップＤ１）。図９の９１０の通知データの例を用いると、重要度が２であるので、通知装置管理データ（図８の例）の重要度から、メッセージ表示（図８の８０５）での間接通知を決定する。
間接通知においては、図７の例に示すメッセージ表示（図７の７０３）と更新表示（図７の７０４）のように、複数の手段で通知しても作業者が混乱しない場合は、通知の重要度より低いすべての通知方法で通知を行なってもよい。図９の９１０の例の場合は、重要度１で間接通知を行なう更新表示でも通知を行なうことになる。
次に、間接通知部３６は、通知内容を決定した間接通知の方法で、作業表示部３４が表示する作業画面上に表示する（ステップＤ２）。図９の９１０の例の場合は、作業者Ｄの作業画面上に、図１６のようなメッセージ表示（図１６の１６０１）と更新表示を表示する（図１６の１６０２）。
以上、作業進捗の変更を例に、変更通知の動作に関して説明したが、他の変更種別である作業フロー変更、作業担当者変更の場合も、作業進捗管理部３３がそれぞれ対応する作業フロー管理部３１と作業担当者管理部３２に変わるだけで同様の動作を行なう。
実施例１によれば、作業フロー管理部３１や作業担当者管理部３２や作業進捗管理部３３で発生した作業変更に対し、重要度判定部３７が発生した作業変更の作業フロー変更、作業担当者変更、作業進捗変更など作業種別と、変更が発生した作業と通知対象者が担当する作業との距離と、一定期間の間に対象作業者へ直接通知を行った件数から重要度を算出し、メールなどのように装置が作業者に能動的に通知を行なう直接通知と、作業者が作業画面を表示したときに通知を行なう間接通知を適切に切り替える。これにより、作業者毎に評価した作業変更の重要度に応じた適切な通知手段によって、各作業者に作業変更を通知することができる。
図２の例では、作業者Ｂと作業者Ｃは担当する作業２の直前の作業１で作業進捗が変更されたため、メールでの直接通知を受ける。一方、担当者Ｄは離れた作業５を担当するため、作業画面上を表示した場合にメッセージ通知や更新通知の間接通知が行なわれる。尚、作業者Ｄにもメールでの直接通知を行なってしまうと、作業者Ｄの担当作業５になる前に大量のメールが届き本当に重要なメールが埋もて伝わらない可能性が高い点に注意されたい。

本発明の実施例２である業務管理システム２０００について説明する。上述の実施例１では、作業フロー、担当者及び作業進捗の変更が生じると、作業変更として各作業者に通知したが、実施例２では更に、作業に関連するファイルの追加、削除、更新や、作業に対するコメントの追加を作業変更として各作業者に通知する。
このため、業務管理システム２０００は、図１７に示すように、作業と関連するファイルを管理する作業‐ファイル関連付け管理部（図１７の３８）、及び、作業に関連するコメントを付加する作業コメント管理部（図１７の３９）を更に備える。また、業務管理システム２０００では、重要度算出表に、図１８の１８０１に示すような、これらの作業種別に対応する重要度を登録する。これにより、業務管理システム２０００によれば、作業フロー、担当者及び作業進捗の変更が発生したときだけではなく、作業に関連するファイルの追加、削除、更新や、作業に対するコメントの追加等の変更が発生したときにも、各作業者に対して、その作業者にとっての重要度に応じた通知手段によって通知内容が配信される。

実施例１の業務管理システム１０００を用いて、より具体的な非定型作業を管理した事例について説明する。本実施例では、非定型作業の例として、上司（部長）の指示で部下（課長）が書類（提案書、予算計画など）を作成する作業フローを用いる。また、通知装置管理データは図８の例を、重要度算出表は図１０の重要度算出表（ａ）を用いる。
まず部長が、作業フロー管理部３１と作業担当者管理部３２を利用して、過去に実施した書類作成の作業フローを引用し、図１９の（ａ）初期状態に示す作業フローを定義したとする。
次に、部長が作業進捗管理部３３を用いて作業「書類作成」を完了すると、作業進捗の変更が発生する。重要度判定部３７は、次の作業「書類作成」の担当の課長への通知の重要度を図１０の（ａ）から８と算出し、直接通知部３５はメールで変更通知を送信する。
メールを受信した課長は、自分の担当作業である「書類作成」を、部下である社員Ａと社員Ｂに分担し、最終的に自分が結合して部長に送るように作業フローを変更したとする。
このように作業を進めながら、作業フローや作業担当者が漸進的に変更されるのが非定型作業の特徴である。課長は、作業フロー管理部３１と作業担当者管理部３２を用いて、図１９の（ｃ）状態２の１９０２のように作業フローと作業担当者を登録・変更する。作業フローに追加された社員Ａ、社員Ｂには、作業フロー変更と担当者変更が発生し、重要度判定部３７は、それぞれの重要度を算出する。重要度算出のための作業距離の計算（図１２のステップＢ４）において、社員Ａ、社員Ｂは変更前の図１９の（ｂ）状態１では作業担当者でなかったため作業距離は０となる。
この例のように、同時に複数の変更が発生した場合、通知の量を抑えるためより重要度の高い変更通知だけを行なってもよい。この場合、作業フロー変更と担当者変更は同じ重要度９となり、社員Ａ、社員Ｂに携帯メールで通知が１件配信される。一方、部長への通知は、最も重要度の高い変更は、作業距離が図１９の１９０１の「書類作成」と１９０３の「書類作成」は同じ作業であるとすると＋２になり、作業種別が作業フロー変更であるため、重要度は２となる。よって、部長には、作業表示部３４を用いて作業画面を閲覧した場合に、間接通知部３６がメッセージ表示と更新通知の間接通知を行なう。以降も作業フロー全体が完了するまで同様に動作する。
（付記）
上述の「課題を解決する手段」にて述べたメッセージ通知方法、業務管理装置、業務管理システム及びコンピュータプログラムに対し、更に次のような変更を行うこととしてもよい。
通知形態として、受信側での操作に応じて業務管理装置がメッセージを送信する間接通知、及び、受信側での操作を待たずに業務管理装置がメッセージを送信する直接通知の両方を少なくともひとつずつ含むことが好ましい。例えば、重要度の低い変更については間接通知にて通知することにより、作業者が必要に応じて参照する一方、重要度の高い変更については直接通知にて通知することにより、作業者による操作を待たずに通知することとすれば、重要度の低いメッセージにて作業者をわずらわせることなく、重要度の高いメッセージを確実に作業者に伝達することができる。直接通知の例としては、固定電話への発信、パーソナルコンピュータ等の電子メールアドレスへの送信、携帯電話への発信、携帯電話の電子メールアドレスへの発信、ファックス、インスタントメッセージによる発信がある。間接通知の例としては、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）、電子掲示板がある。直接通知はプッシュ型情報配信による通知であり、間接通知はプル型情報配信であると捉えてもよい。特に図１３、１４を参照されたし。
作業情報の例としては、複数の作業者の一部乃至全部によってなされる作業の順序関係を示す作業フローデータ（図３）、作業者と複数の通知形態のひとつにおけるその作業者のアドレス情報とを関連付けた作業者データ（図４）、作業者とその作業者が担当する作業とを関連付けた作業担当者データ（図５）、作業とその作業の進捗状況とを関連付けた作業進捗データ（図６）、及び、作業に関連づけられたファイル（作業対象のファイル、作業に対するコメントファイル等）がある。作業情報はこれらの一乃至全部を含むこととしてよい。
重要度の算出は、好ましくは、重要度を算出しようとしている作業者が担当している作業と、変更が生じた作業との順序関係を示す作業距離、及び、変更が生じた作業の種別のうち、少なくとも一方に応じて行う。特に図１２を参照されたし。
また、重要度の算出は、予め定められた期間内に直接通知を行った件数に応じて重要度を算出することとしてもよい。特に図１０の（ａ）、（ｂ）を参照されたし。
また、本発明は、複数の作業者による作業を管理する業務管理装置において、対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置（５）と、作業情報を記憶する記憶装置（４１）と、記憶装置に記憶した作業情報を変更する手段（３１、３２、３３、３８、３９）と、作業情報の変更の重要度を複数の作業者の一について算出する重要度算出手段（３７）と、算出した重要度に応じて、複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する手段（３５、３６）とを備え、選択した通知装置によって、作業情報の変更に関するメッセージを当該作業者宛に通知することを特徴とする業務管理装置を提供する。
以上、実施の形態及び実施例を参照して本発明について説明したが、本発明はこれら実施の形態及び実施例に限定されるものではない。上述の実施の形態及び実施例に対して、本発明の技術的範囲内において当業者は様々な変更を行うことができる。
この出願は、２００７年２月２６日に出願された日本出願特願第２００７−０４５３７４号を基礎とする優先権を主張し、その開示のすべてをここに取り込む。

Claims (16)

1. 複数の作業者による作業を管理する業務管理装置が、前記複数の作業者の一部乃至全員に対してメッセージを通知する方法において、
   業務管理装置は、対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置を備えるものであって、
   前記業務管理装置の記憶装置に予め記憶した作業情報を前記業務管理装置が変更するデータ変更段階と、
   前記作業情報の変更の重要度を、その重要度を算出しようとしている作業者が担当している作業と、変更が生じた作業との順序関係を示す作業距離に応じて算出する処理を、前記業務管理装置が実行する重要度算出段階と、
   算出した重要度に応じて、前記複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する処理を、前記業務管理装置が実行する通知装置選択段階と、
   選択した通知装置によって、前記作業情報の変更に関するメッセージを前記業務管理装置が当該作業者に通知する通知段階と
   を含むことを特徴とするメッセージ通知方法。
2. 請求項１に記載のメッセージ通知方法において、前記通知形態として、受信側での操作に応じて前記業務管理装置がメッセージを送信する間接通知、及び、受信側での操作を待たずに前記業務管理装置がメッセージを送信する直接通知の両方を少なくともひとつずつ含むことを特徴とするメッセージ通知方法。
3. 請求項１に記載のメッセージ通知方法において、前記作業情報は、
   前記複数の作業者の一部乃至全部によってなされる作業の順序関係を示す作業フローデータ、
   作業者と前記複数の通知形態のひとつにおけるその作業者のアドレス情報とを関連付けた作業者データ、
   作業者とその作業者が担当する作業とを関連付けた作業担当者データ、
   作業とその作業の進捗状況とを関連付けた作業進捗データ、及び、
   作業に関連づけられたファイル
   のうち、少なくともひとつを含むことを特徴とするメッセージ通知方法。
4. 請求項１に記載のメッセージ通知方法において、前記重要度算出段階は、更に、変更が生じた作業の種別に応じて重要度を算出することを特徴とするメッセージ通知方法。
5. 請求項２に記載のメッセージ通知方法において、前記重要度算出段階は、予め定められた期間内に直接通知を行った件数に応じて
   重要度を算出することを特徴とするメッセージ通知方法。
6. 複数の作業者による作業を管理する業務管理装置において、
   対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置と、
   作業情報を記憶する記憶装置と、
   前記記憶装置に記憶した作業情報を変更する手段と、
   前記作業情報の変更の重要度を、その重要度を算出しようとしている作業者が担当している作業と、変更が生じた作業との順序関係を示す作業距離に応じて算出する重要度算出手段と、
   算出した重要度に応じて、前記複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する手段とを備え、
   選択した通知装置によって、前記作業情報の変更に関するメッセージを当該作業者宛に通知する
   ことを特徴とする業務管理装置。
7. 請求項６に記載の業務管理装置において、前記通知形態として、受信側での操作に応じて前記業務管理装置がメッセージを送信する間接通知、及び、受信側での操作を待たずに前記業務管理装置がメッセージを送信する直接通知の両方を少なくともひとつずつ含むことを特徴とする業務管理装置。
8. 請求項６に記載の業務管理装置において、前記作業情報は、
   前記複数の作業者の一部乃至全部によってなされる作業の順序関係を示す作業フローデータ、
   作業者と前記複数の通知形態のひとつにおけるその作業者のアドレス情報とを関連付けた作業者データ、
   作業者とその作業者が担当する作業とを関連付けた作業担当者データ、
   作業とその作業の進捗状況とを関連付けた作業進捗データ、及び、
   作業に関連づけられたファイル
   のうち、少なくともひとつを含むことを特徴とする業務管理装置。
9. 請求項６に記載の業務管理装置において、前記重要度算出手段は、更に、変更が生じた作業の種別に応じて重要度を算出することを特徴とする業務管理装置。
10. 請求項７に記載の業務管理装置において、前記重要度算出手段は、予め定められた期間内に直接通知を行った件数に応じて
    重要度を算出することを特徴とする業務管理装置。
11. 通信ネットワーク、前記通信ネットワークに接続された複数の入出力装置、前記通信ネットワークに接続された業務管理装置からなる業務管理システムにおいて、
    前記業務管理装置は請求項６乃至１０のいずれかに記載の業務管理装置であり、
    前記作業情報を変更する手段は、前記入出力装置での入力操作に応じて作業情報を変更し、
    前記選択した通知装置は、前記通信ネットワーク及び入出力装置を介して前記作業情報の変更に関するメッセージを当該作業者宛に通知する
    ことを特徴とする業務管理システム。
12. 複数の作業者による作業を管理する業務管理処理をコンピュータに実行させるコンピュータプログラムにおいて、
    対応する通知形態が互いに異なる複数の通知装置を備えるコンピュータにて実行されるコンピュータプログラムであって、
    記憶装置に予め記憶した作業情報を変更する処理と、
    前記作業情報の変更の重要度を、その重要度を算出しようとしている作業者が担当している作業と、変更が生じた作業との順序関係を示す作業距離に応じて算出する重要度算出処理と、
    算出した重要度に応じて、前記複数の通知装置の中から一乃至複数を選択する処理と、
    選択した通知装置によって、前記作業情報の変更に関するメッセージを前記業務管理装置が当該作業者に通知する処理と
    をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
13. 請求項１２に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記通知形態として、受信側での操作に応じて前記業務管理装置がメッセージを送信する間接通知、及び、受信側での操作を待たずに前記業務管理装置がメッセージを送信する直接通知の両方を少なくともひとつずつ含むことを特徴とするコンピュータプログラム。
14. 請求項１２に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記作業情報は、
    前記複数の作業者の一部乃至全部によってなされる作業の順序関係を示す作業フローデータ、
    作業者と前記複数の通知形態のひとつにおけるその作業者のアドレス情報とを関連付けた作業者データ、
    作業者とその作業者が担当する作業とを関連付けた作業担当者データ、
    作業とその作業の進捗状況とを関連付けた作業進捗データ、及び、
    作業に関連づけられたファイル
    のうち、少なくともひとつを含むことを特徴とするコンピュータプログラム。
15. 請求項１２に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記重要度算出処理は、更に、変更が生じた作業の種別に応じて重要度を算出することを特徴とするコンピュータプログラム。
16. 請求項１３に記載のコンピュータプログラムにおいて、前記重要度算出処理は、予め定められた期間内に直接通知を行った件数に応じて重要度を算出することを特徴とするコンピュータプログラム。

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