JP4996310B2 - ワークフロー実行装置及びその制御方法とそのプログラム - Google Patents
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Description
よって、この文書サーバにおける技術を、ワークフローからの電子メールを受信するユーザPCに適用しても、ユーザPCにおける使い勝手を向上させることはできない。
複数の処理工程を含むワークフローに従って処理を実行するワークフロー実行装置であって、
複数の処理工程の処理内容が記述されたワークフロー情報に従ってワークフローの各処理工程を実行する過程において、当該ワークフローの実行を要求したユーザが使用する機器に対して電子メールを送信するメール送信手段と、
前記ワークフローの各処理工程で電子メールの識別情報を記録シートに印刷する印刷手段と、
前記識別情報が印刷された記録シートを読み取って前記識別情報を認識する原稿読取り手段と、
前記メール送信手段により送信される電子メールに、前記原稿読取り手段により認識された、当該電子メールに先行して送信された電子メールの識別情報を付加して送信する送信制御手段と、を有し、
前記送信制御手段は、前記ワークフローの各処理工程で送信される電子メールが、前記ユーザが使用する機器において前記処理工程の実行順に連続して表示されるように、後続メールのReferencesフィールドに、先行して送信された電子メールのMessage-Idに設定した前記識別情報を設定して送信することを特徴とする。
複数の処理工程を含むワークフローに従って処理を実行するワークフロー実行装置の制御方法であって、
前記ワークフロー実行装置のメール送信手段が、複数の処理工程の処理内容が記述されたワークフロー情報に従ってワークフローの各処理工程を実行する過程において、当該ワークフローの実行を要求したユーザが使用する機器に対して電子メールを送信するメール送信工程と、
前記ワークフロー実行装置の印刷手段が、前記ワークフローの各処理工程で電子メールの識別情報を記録シートに印刷する印刷工程と、
前記ワークフロー実行装置の原稿読取り手段が、前記識別情報が印刷された記録シートを読み取って前記識別情報を認識する原稿読取り工程と、
前記ワークフロー実行装置の送信制御手段が、前記メール送信工程で送信される電子メールに、前記原稿読取り工程で認識された、当該電子メールに先行して送信された電子メールの識別情報を付加して送信する送信制御工程と、を有し、
前記送信制御工程は、前記ワークフローの各処理工程で送信される電子メールが、前記ユーザが使用する機器において前記処理工程の実行順に連続して表示されるように、後続メールのReferencesフィールドに、先行して送信された電子メールのMessage-Idに設定した前記識別情報を設定して送信することを特徴とする。
(1)図12の1200で、ユーザAが、画像形成装置110の印刷許可申請画面から、印刷データをボックスに保管して、その印刷データの大量印刷の許可を申請する。これにより1201で、画像形成装置110は、ユーザAのPCに、電子メールで大量印刷許可の申請があったことを通知する。
(2)また、画像形成装置110は、大量印刷の申請を受理すると、ユーザAの管理者(上役)であるユーザBのPCに対して承認依頼メールを送信する(1202)。
(3)ユーザBがPCを使用してその申請内容を確認し、その印刷を承認する(1203)。
(4)画像形成装置110が、ユーザAのPCに対して印刷が許可された旨を電子メールで送信する(1204)。
(5)ユーザAが画像形成装置110に対して印刷の実行を指示すると、画像形成装置110は、ボックスに保管されている印刷データを印刷する(1205)。
(6)印刷が完了すると、印刷が完了したことをユーザA及びユーザBに、電子メールで通知する(1206)。
(7)一方、ユーザBがPCを使用してその申請内容を確認し、その印刷を承認しないときは拒否メッセージが通知される(1207)。
(8)これにより画像形成装置110は、ユーザA及びユーザBのPCに対して、その申請が却下されたこと(reject_004)を通知する(1208)。
まずユーザAは、本実施の形態に係るワークフロー実行装置を適用した画像形成装置110にログインする。その後ユーザAは、タッチパネル部に表示され図4で例を挙げたワークフロー一覧画面の確認キー408を押下する。そして、画像形成部110は、「ワークフロー確認」画面を表示して確認処理を開始する(ステップS201)。そしてユーザAは、その「ワークフロー確認」画面に表示される画面指示に従ってカバーシートを原稿台にセットして、その原稿の読取り開始を指示する。次にステップS202に進み、ワークフロー実行部306から指示を受けたスキャナ制御部308が、ユーザAが原稿台にセットしたカバーシートを読み込む。そしてその読み取ったカバーシートの画像データをメモリ302に格納する。
以上、本発明の実施形態について詳述したが、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また一つの機器からなる装置に適用しても良い。
Claims (11)
- 複数の処理工程を含むワークフローに従って処理を実行するワークフロー実行装置であって、
複数の処理工程の処理内容が記述されたワークフロー情報に従ってワークフローの各処理工程を実行する過程において、当該ワークフローの実行を要求したユーザが使用する機器に対して電子メールを送信するメール送信手段と、
前記ワークフローの各処理工程で電子メールの識別情報を記録シートに印刷する印刷手段と、
前記識別情報が印刷された記録シートを読み取って前記識別情報を認識する原稿読取り手段と、
前記メール送信手段により送信される電子メールに、前記原稿読取り手段により認識された、当該電子メールに先行して送信された電子メールの識別情報を付加して送信する送信制御手段と、を有し、
前記送信制御手段は、前記ワークフローの各処理工程で送信される電子メールが、前記ユーザが使用する機器において前記処理工程の実行順に連続して表示されるように、後続メールのReferencesフィールドに、先行して送信された電子メールのMessage-Idに設定した前記識別情報を設定して送信することを特徴とするワークフロー実行装置。 - 前記送信制御手段は、前記ワークフローの最終処理工程で送信する最終電子メールに、当該最終電子メールであることを識別可能な情報を付加して送信することを特徴とする請求項1に記載のワークフロー実行装置。
- 前記送信制御手段は、前記最終電子メールのメールヘッダ領域にX-Priority、X-MSMail-Priority、Importance、Sensitivity、Priorityのいずれかのヘッダと、当該ヘッダごとに定義された特定の優先度を示す値を設定することを特徴とする請求項2に記載のワークフロー実行装置。
- ユーザの識別情報に対応付けて、少なくとも当該ユーザのメールアドレス及び権限情報を記憶するユーザ情報記憶手段を更に有し、
前記メール送信手段は、前記ユーザ情報記憶手段を参照して、前記ワークフローの実行を要求したユーザのメールアドレスに電子メールを送信することを特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載のワークフロー実行装置。 - 前記メール送信手段によって送信される電子メールを作成するメール作成手段を更に有し、
前記メール作成手段は、前記ワークフロー情報に設定されている各処理工程の処理が終了することに従い、当該処理が終了した処理工程に関する情報が記述された電子メールを作成することを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載のワークフロー実行装置。 - 複数の処理工程を含むワークフローに従って処理を実行するワークフロー実行装置の制御方法であって、
前記ワークフロー実行装置のメール送信手段が、複数の処理工程の処理内容が記述されたワークフロー情報に従ってワークフローの各処理工程を実行する過程において、当該ワークフローの実行を要求したユーザが使用する機器に対して電子メールを送信するメール送信工程と、
前記ワークフロー実行装置の印刷手段が、前記ワークフローの各処理工程で電子メールの識別情報を記録シートに印刷する印刷工程と、
前記ワークフロー実行装置の原稿読取り手段が、前記識別情報が印刷された記録シートを読み取って前記識別情報を認識する原稿読取り工程と、
前記ワークフロー実行装置の送信制御手段が、前記メール送信工程で送信される電子メールに、前記原稿読取り工程で認識された、当該電子メールに先行して送信された電子メールの識別情報を付加して送信する送信制御工程と、を有し、
前記送信制御工程は、前記ワークフローの各処理工程で送信される電子メールが、前記ユーザが使用する機器において前記処理工程の実行順に連続して表示されるように、後続メールのReferencesフィールドに、先行して送信された電子メールのMessage-Idに設定した前記識別情報を設定して送信することを特徴とするワークフロー実行装置の制御方法。 - 前記送信制御工程は、前記ワークフローの最終処理工程で送信する最終電子メールに、当該最終電子メールであることを識別可能な情報を付加して送信することを特徴とする請求項6に記載のワークフロー実行装置の制御方法。
- 前記送信制御工程は、前記最終電子メールのメールヘッダ領域にX-Priority、X-MSMail-Priority、Importance、Sensitivity、Priorityのいずれかのヘッダと、当該ヘッダごとに定義された特定の優先度を示す値を設定することを特徴とする請求項7に記載のワークフロー実行装置の制御方法。
- 前記ワークフロー実行装置のユーザ記憶手段が、ユーザの識別情報に対応付けて、少なくとも当該ユーザのメールアドレス及び権限情報を記憶するユーザ情報記憶工程を更に有し、
前記メール送信工程は、前記ユーザ情報記憶工程で記憶された情報を参照して、前記ワークフローの実行を要求したユーザのメールアドレスに電子メールを送信することを特徴とする請求項6乃至8のいずれか1項に記載のワークフロー実行装置の制御方法。 - 前記ワークフロー実行装置のメール作成手段が、前記メール送信工程によって送信される電子メールを作成するメール作成工程を更に有し、
前記メール作成工程は、前記ワークフロー情報に設定されている各処理工程の処理が終了することに従い、当該処理が終了した処理工程に関する情報が記述された電子メールを作成することを特徴とする請求項6乃至9のいずれか1項に記載のワークフロー実行装置の制御方法。 - 請求項6乃至10のいずれか1項に記載のワークフロー実行装置の制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
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