JP2024027463A - 情報処理装置、及び情報処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書の出力を指示するユーザから更新箇所の指定がなかった場合でも、文書の更新箇所を出力する。【解決手段】文書管理サーバ２は、ユーザが要求する文書の文書ＩＤとユーザのユーザＩＤとを画像形成装置３から取得すると共に、要求された文書の更新履歴と、ユーザへの文書の出力履歴を予め記憶されている文書管理情報５から取得し、ユーザへの文書の出力履歴より後の文書の更新履歴が存在する場合、要求された文書のうち、ユーザへの文書の出力履歴より後に更新された更新箇所を表す出力候補情報６を画像形成装置３に出力する。【選択図】図７

Description

本開示は、情報処理装置、及び情報処理プログラムに関する。

特許文献１には、画像形成装置とネットワークを介して通信可能な文書管理サーバであって、前記画像形成装置より送信された、印刷するユーザに対応するユーザ特定情報と、印刷する文書を特定する文書ＩＤを含む文書特定情報と、を受信する受信手段と、同一の文書ＩＤに対して、内容が更新された文書を登録する場合に、最新のバージョンを付与して、前記内容が更新された文書と当該文書のバージョンを管理し、ユーザ特定情報ごとに前記文書ＩＤの文書のバージョンのうち印刷可能とする最新バージョンを定義する文書情報を記憶する文書情報記憶手段と、前記受信手段で受信した前記文書ＩＤと、前記文書情報記憶手段に記憶された前記文書情報に基づいて、当該文書ＩＤで管理される文書のバージョンのうち、前記受信手段で受信した当該ユーザ特定情報に対応するユーザが印刷可能な最新バージョンを特定する最新バージョン特定手段と、前記最新バージョン特定手段によって特定した最新バージョンに対応する文書を、前記文書情報記憶手段から取得する文書取得手段と、前記文書取得手段により特定した最新バージョンの文書を、前記画像形成装置に印刷させるべく送信する文書データ送信手段を備える文書管理サーバが開示されている。

特許文献２には、文書のバージョンを管理する情報処理装置であって、外部装置から文書を受信する受信手段と、前記受信手段により受信した文書から文書識別情報を特定する特定手段と、前記特定手段で特定された文書識別情報に基づき、前記文書が最新のバージョンの文書でない場合に、最新のバージョンの文書を前記外部装置へ送信する送信手段と、前記最新のバージョンの前記文書を出力する出力手段とを備える情報処理装置が開示されている。

特許文献３には、第１のネットワークに設けられる画像出力装置と、前記第１のネットワークとは異なる第２のネットワークに設けられるサーバと、を有するデータ提供システムであって、前記画像出力装置は、コンテンツを再現するためのコンテンツデータへのハイパーリンクが記された文書を入力する入力手段と、前記文書が前記入力手段によって入力されるごとに、当該文書から前記ハイパーリンクを検出する検出手段と、前記ハイパーリンクが前記検出手段によって検出されるごとに、当該ハイパーリンクに基づいて前記コンテンツデータを受信する受信手段と、前記コンテンツデータが前記受信手段によって受信されるごとに、当該コンテンツデータが前回に前記受信手段によって受信された後に更新されたか否かを判別する判別手段と、前記コンテンツデータが更新されたと前記判別手段によって判別された場合、及び、当該コンテンツデータが前記受信手段によって初めて受信された場合に、当該コンテンツデータを前記サーバへ送信する、アップロード手段と、前記文書を、前記コンテンツデータに対応するコンテンツ識別子と共に出力する出力手段と、を備え、前記サーバは、前記コンテンツデータが前記画像出力装置から送信されてくるごとに、ユニークなバージョン識別子と対応付けて当該コンテンツデータを記憶する、コンテンツデータ記憶手段と、前記コンテンツデータ記憶手段に記憶される前記コンテンツデータそれぞれの前記バージョン識別子の一覧を前記コンテンツ識別子と対応付けて記憶する一覧記憶手段と、端末装置から前記コンテンツ識別子を示された場合に、当該コンテンツ識別子に対応する前記一覧を当該端末装置へ送信する、一覧送信手段と、前記一覧の中からいずれかの前記バージョン識別子が前記端末装置から指定された場合に、前記コンテンツデータのうちの当該指定されたバージョン識別子に対応付けられて前記コンテンツデータ記憶手段に記憶されているコンテンツデータを当該端末装置へ送信する、提供手段と、を備えるデータ提供システムが開示されている。

特許第５６６０１００号公報 特開２０１６－１９４７９４号公報 特開２０１８－０１０５４４号公報

以前出力した文書のうち、更新された箇所だけを出力したいといった状況が発生することがある。この場合、ユーザは文書の更新箇所を出力範囲として特定しなければならず、その作業が煩雑であった。

本開示は、文書の出力を指示するユーザから更新箇所の指定がなかった場合でも、文書の更新箇所を出力することができる情報処理装置、及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。

第１態様に係る情報処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、文書を特定する第１識別情報と、前記文書の出力先を表す第２識別情報とをユーザが操作する装置から取得すると共に、前記第１識別情報に対応した前記文書の更新履歴と、前記第２識別情報に対応した前記文書の出力先に対する前記文書の出力履歴を、記憶装置に予め記憶されている文書管理情報から取得し、前記文書の出力履歴より後の前記文書の更新履歴が存在する場合、前記文書のうち、前記文書の出力履歴より後に更新された更新箇所を表す更新情報を前記装置に出力する。

第２態様に係る情報処理装置は、第１態様に係る情報処理装置において、前記文書の更新履歴は前記文書を構成する予め定めた構成単位毎に記録され、前記プロセッサは、前記更新情報を前記構成単位で前記装置に出力する。

第３態様に係る情報処理装置は、第２態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記更新情報に対する応答として、前記文書のうちユーザが所望する箇所を前記構成単位毎に指定した指定情報を前記装置から取得し、前記指定情報で指定された前記文書の箇所を前記装置に出力する。

第４態様に係る情報処理装置は、第３態様に係る情報処理装置において、前記構成単位が章単位又はページ単位に設定される。

第５態様に係る情報処理装置は、第１態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記文書の出力履歴より後の前記文書の更新履歴が存在しなかった場合、前記更新箇所がなかったことを表す補足情報を設定した前記更新履歴を前記装置に出力する。

第６態様に係る情報処理装置は、第５態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記文書のうちユーザが所望する箇所を指定した指定情報を前記装置から取得した場合、既に前記文書が出力済みであったとしても、前記指定情報で指定された前記文書の箇所を前記装置に出力する。

第７態様に係る情報処理装置は、第１態様～第６態様の何れかの態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記文書の出力履歴が存在しない場合、前記更新情報を前記装置に出力することなく、前記文書の全体の内容を前記装置に出力する。

第８態様に係る情報処理プログラムは、コンピュータに、文書を特定する第１識別情報と、前記文書の出力先を表す第２識別情報とをユーザが操作する装置から取得すると共に、前記第１識別情報に対応した前記文書の更新履歴と、前記第２識別情報に対応した前記文書の出力先に対する前記文書の出力履歴を記憶装置に予め記憶されている文書管理情報から取得し、前記文書の出力履歴より後の前記文書の更新履歴が存在する場合、前記文書のうち、前記文書の出力履歴より後に更新された更新箇所を表す更新情報を前記装置に出力する処理を実行させるためのプログラムである。

第１態様、及び第８態様によれば、文書の出力を指示するユーザから更新箇所の指定がなかった場合でも、文書の更新箇所を出力することができる、という効果を有する。

第２態様によれば、文書の更新箇所を予め定めた構成毎に出力することができる、という効果を有する。

第３態様によれば、出力する文書の箇所をユーザに選択させることができる、という効果を有する。

第４態様によれば、文書の更新箇所を章単位又はページ単位で出力することができる、という効果を有する。

第５態様によれば、文書に更新箇所がないことをユーザに通知することができる、という効果を有する。

第６態様によれば、更新箇所がない文書であってもユーザの指示によって出力することができる、という効果を有する。

第７態様によれば、ユーザが更新情報を参照して取得したい文書の箇所を指定する場合と比較して、文書を取得するまでのユーザの操作量を低減することができる、という効果を有する。

情報システムのシステム構成例を示す図である。 文書管理サーバの機能構成例を示す図である。 章単位で更新日時を管理する文書管理情報の構成例を示す図である。 章リストのデータ構成例を示す図である。 出力履歴のデータ構成例を示す図である。 画像形成装置の機能構成例を示す図である。 情報システムにおけるデータの流れの一例を示したシーケンス図である。 文書管理サーバの電気系統の要部構成例を示す図である。 画像形成装置の電気系統の要部構成例を示す図である。 出力候補情報生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。 出力要求リスト生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。 出力データ生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。 出力候補情報の一例を示す図である。 選択画面の一例を示す図である。 出力要求リストの一例を示す図である。 出力履歴の他の一例を示す図である。 出力対象となる章が存在しない場合の出力候補情報の一例を示す図である。 出力対象となる章が存在しない場合の選択画面の一例を示す図である。 出力対象となる章が１つ含まれる場合の出力候補情報の一例を示す図である。 出力対象となる章が１つ含まれる場合の選択画面の一例を示す図である。 更新された章リストの一例を示す図である。 各更新段階における章に関する情報を記録した章リストの一例を示す図である。 変形例における文書管理情報の構成例を示す図である。 ページ文書管理情報に含まれる章リストのデータ構成例を示す図である。 変形例における出力候補情報生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。 ページ特定処理の流れの一例を示すフローチャートである。 変形例における出力候補情報の一例を示す図である。 変形例における選択画面の一例を示す図である。

以下、開示の技術に係る実施形態の一例について図面を参照しながら説明する。なお、同一又は等価な構成要素及び処理には全図面を通して同じ符号を付与し、重複する説明を省略する。

図１は、開示の技術に係る情報システム１のシステム構成例を示す図である。図１に示すように、情報システム１は、文書を管理する文書管理サーバ２と、文書の画像を形成する画像形成装置３を含み、文書管理サーバ２と画像形成装置３は通信回線４で接続されている。

本開示に係る文書とは、例えばテキストデータや画像データによって構成された文書データのことであり、文書の内容に制約はない。文書は１人の作成者によって作成された文書であっても、例えば文書が複数の章で構成され、章毎に異なる作成者が作成しているような、いわゆる「まとめ文書」であってもよい。一例として、本開示に係る文書はまとめ文書であるものとして説明を行う。

文書管理サーバ２は、複数の文書を管理するサーバである。後ほど詳細に説明するように、文書管理サーバ２は、文書の更新履歴や出力履歴を記録した文書管理情報５を文書毎に管理する。文書管理サーバ２は、文書管理情報５を参照して、ユーザが要求した文書のうち、ユーザがまだ取得していない箇所、すなわち、１度も取得したことのない文書全体や、同じ文書に関して、以前ユーザが取得した後に更新された更新箇所を画像形成装置３に出力することで、文書の更新箇所をユーザに通知する。また、文書管理サーバ２は、出力した文書の更新箇所に基づいてユーザが要求した文書の出力箇所を画像形成装置３から受け付けると、要求された文書の出力箇所を画像形成装置３に出力する。このように、文書管理情報５に基づいて文書を管理する文書管理サーバ２は、情報処理装置の一例である。

なお、以降では、文書の更新箇所を表す更新情報を「出力候補情報６」といい、出力候補情報６に基づいてユーザが要求した文書の出力箇所を「出力要求リスト８」という。

画像形成装置３は、ユーザからの指示を受け付け、指示された文書を出力するように文書管理サーバ２に要求する文書取得要求を送信する。また、画像形成装置３は、文書管理サーバ２から出力候補情報６を受け付けると、出力候補情報６に基づいて文書の出力箇所をユーザに選択させ、選択された文書の出力箇所を含んだ情報を出力要求リスト８として文書管理サーバ２に送信する。画像形成装置３は、出力要求リスト８で指定した文書の出力箇所に対応した文書を含む出力データを文書管理サーバ２から受け付けると、出力データによって得られる文書の画像を用紙等の記録媒体に形成する。

以降では、文書の画像を記録媒体に形成することで文書の内容をユーザに通知する形態について説明するが、文書管理サーバ２から取得した文書のユーザへの通知方法はこれに限定されない。例えば画像形成装置３は、文書管理サーバ２から取得した文書をユーザが読み取り可能な記憶装置に記憶してもよく、また、文書管理サーバ２から取得した文書を表示装置に表示してもよい。すなわち、文書管理サーバ２から文書を取得するためにユーザが操作する装置は必ずしも画像形成装置３である必要はなく、例えばファイルサーバ、並びに、スマートフォン、タブレット端末、及びウェアラブル端末のように印刷機能を有しないコンピュータであってもよい。

文書管理サーバ２と画像形成装置３とを接続する通信回線４の接続形態は、有線及び無線の何れであってもよい。また、文書管理サーバ２と画像形成装置３とは必ずしも同じ建物に設置されている必要はなく、各々が異なる建物に設置されていてもよい。この場合、文書管理サーバ２と画像形成装置３を隔てるように、通信回線４にファイアウォールが設置されることもある。

なお、図１では、説明の便宜上、通信回線４に文書管理サーバ２と画像形成装置３がそれぞれ１台接続されている例を示しているが、複数の画像形成装置３が通信回線４に接続されていてもよい。

図２は、文書管理サーバ２の機能構成例を示す図である。文書管理サーバ２は、通信部２０、制御部２１、登録部２２、管理部２３、及び生成部２４の各機能部と、文書データベース（Ｄａｔａｂａｓｅ：ＤＢ）２５を含む。

通信部２０は、通信回線４を通じて、画像形成装置３や通信回線４に接続された外部装置（図示せず）とデータの送受信を行う。

制御部２１は、画像形成装置３から受け付けたユーザの指示に応じて通信部２０、登録部２２、管理部２３、及び生成部２４を制御することによって、ユーザの指示に従った情報処理を行う。

登録部２２は、通信部２０で受け付けた指示が文書の登録要求であった場合、指示された文書に文書ＩＤを割り当て、指示された文書を文書ＤＢ２５に登録する。文書ＩＤは、文書を一意に特定する第１識別情報の一例である。したがって、文書ＤＢ２５で管理される各々の文書には異なる文書ＩＤが付与されている。

なお、開示の技術に係る文書はまとめ文書であるため、外部装置から章毎に文書が登録されることがある。このような場合、登録部２２は、登録要求のあった章を同じ文書毎にまとめて文書ＤＢ２５に登録する。

管理部２３は、文書ＤＢ２５に登録された文書の管理を行う。文書の管理には文書管理情報５が用いられる。

図３は、文書管理情報５の構成例を示す図である。文書管理情報５は、文書ＩＤ、章リスト５Ａ、及び出力履歴５Ｂを含む。

章リスト５Ａは、文書を構成する章に関する情報をまとめたリストである。各々の章には、章を一意に特定する章ＩＤが対応付けられている。また、各々の章には、章の更新が行われた更新日時、登録されている章のファイル名、及び章の最初のページの見た目を表す画像（例えばページのスクリーンショット）のファイル名を表すイメージファイル名が対応付けられている。章が更新されるとは、章における記載内容の変更のみならず、文字、図、及び表の記載位置、すなわち、レイアウトの変更も含まれる。

なお、章ＩＤに対応付けられる情報は更新日時、ファイル名、及びイメージファイル名に限定されず、必要に応じて、例えば章の作成者名及び章の総ページ数といった章に関する情報を対応付けてもよい。

出力履歴５Ｂは、文書ＩＤで表される文書のこれまでの出力先をまとめた履歴情報である。文書の出力先は、出力先を一意に特定する識別子によって表される。文書管理サーバ２が管理する文書は、画像形成装置３を通じて文書を要求したユーザ宛に出力されることから、本開示の技術に係る文書の出力先はユーザ単位で管理される。画像形成装置３の利用に伴うユーザ認証のため、各々のユーザにはユーザを一意に特定するユーザＩＤが予め割り当てられていることから、文書の出力先にはユーザＩＤが用いられる。このように、文書の出力先を一意に特定するユーザＩＤは、第２識別情報の一例である。

また、出力履歴５Ｂにおける出力先には、文書ＩＤで表される文書に含まれる少なくとも１つの章を最後に出力した出力日時が対応付けられている。

図４は、文書管理情報５に含まれる章リスト５Ａのデータ構成例を示す図であり、図５は、文書管理情報５に含まれる出力履歴５Ｂのデータ構成例を示す図である。

同じ文書ＩＤによって表される文書の章リスト５Ａには、図３に示した文書管理情報５の構成例に従ってインデックス、章ＩＤ、ファイル名、イメージファイル名、及び更新日時が章ＩＤ毎に対応付けられている。なお、章リスト５Ａのインデックスは、１章及び２章というように章ＩＤによって表される章の番号を表す。

また、同じ文書ＩＤによって表される文書の出力履歴５Ｂには、図３に示した文書管理情報５の構成例に従ってインデックス、出力先、及び出力日時が出力先毎に対応付けられている。なお、出力履歴５Ｂのインデックスは、出力先を管理するための通番を表す。

このように、管理部２３は、作成者によって章が更新される毎に、文書管理情報５における対応する章の更新日時を更新すると共に、必要に応じて対応する章のファイル名、及びイメージファイル名を更新する。また、管理部２３は、ユーザが要求した少なくとも１つの章を含む文書を出力データとして画像形成装置３に出力する毎に、文書の出力先に対応した出力日時を更新する。すなわち、文書管理情報５は、文書の更新履歴を予め定めた構成単位毎に記録すると共に、文書の出力履歴を記録した情報の一例である。

一方、図２に示した文書管理サーバ２の生成部２４は、通信部２０が通信回線４を通じて画像形成装置３から文書取得要求を受け付けると、文書管理情報５を用いて、出力候補情報６を生成する。生成部２４は、生成した出力候補情報６を、通信部２０を通じて文書取得要求の送信元である画像形成装置３に送信する。

また、生成部２４は、通信部２０が通信回線４を通じて画像形成装置３から出力要求リスト８を受け付けると、文書ＤＢ２５を用いて、出力要求リスト８によって要求された文書の出力箇所を含む出力データを生成する。生成部２４は、生成した出力データを、通信部２０を通じて出力要求リスト８の送信元である画像形成装置３に送信する。

文書ＤＢ２５は、登録された文書、及び文書管理情報５を記憶する。本開示の技術に係る文書ＤＢ２５は、一例として、文書管理サーバ２に含まれているものとして説明するが、文書ＤＢ２５は必ずしも文書管理サーバ２に含まれる必要はなく、例えば外部装置に文書ＤＢ２５を設けてもよい。この場合、文書管理サーバ２は、通信回線４を通じて外部装置に設けられた文書ＤＢ２５にアクセスする。

次に、画像形成装置３の機能構成について説明する。図６は、画像形成装置３の機能構成例を示す図である。画像形成装置３は、通信部３０、制御部３１、入力部３２、表示部３３、及び印刷部３４の各機能部を含む。

通信部３０は、通信回線４を通じて、文書管理サーバ２や通信回線４に接続された外部装置とデータの送受信を行う。

制御部３１は、後述する入力部３２で受け付けたユーザの指示に応じて通信部３０、表示部３３、及び印刷部３４を制御することによって、ユーザが要求する文書を文書管理サーバ２から取得し、取得した文書の画像を記録媒体に形成する。

入力部３２は、入力ユニット４８（図９参照）を通じて入力されたユーザの指示を受け付けて制御部３１に通知する。

表示部３３は、ユーザが要求する文書を文書管理サーバ２から取得するために必要となる情報を、表示ユニット４９（図９参照）を通じてユーザに表示する。

印刷部３４は、制御部３１が形成した文書の画像を、画像形成ユニット５０（図９参照）を用いて記録媒体に印刷して排出する。

図７は、画像形成装置３を通じてユーザが要求した文書を文書管理サーバ２から取得する場合のデータの流れの一例を示したシーケンス図である。

まず、文書を構成する各々の章の作成者は、例えば自身が利用している外部装置から文書管理サーバ２に対して登録要求を行い、作成又は更新した章を文書管理サーバ２に登録する（シーケンスＦ１）。図７に示す例では、章１から章Ｎ（Ｎは１以上の整数）が文書管理サーバ２に登録されている。

引き続き、例えば文書の取りまとめを行っている作成者が同じ文書を構成する少なくとも１つの章を指定し、指定した章を１つのまとまった文書として登録する（シーケンスＦ２参照）。これにより、文書管理サーバ２では登録された文書に対して文書管理情報５の生成が行われ（シーケンスＦ３）、文書に対して文書ＩＤが発行される（シーケンスＦ４）。

その後、作成者は発行された文書ＩＤをユーザに配布する（シーケンスＦ５）。ユーザへの文書ＩＤの配布方法に制約はなく、作成者は、例えば文書ＩＤをホームページに公開したり、メールで通知したりしてもよい。また、文書ＩＤは、例えば文字で表される形態の他、バーコードを用いて表してもよい。

一方、取得したい文書があるユーザは、例えばユーザＩＤが記憶された社員証等のＩＣカードを画像形成装置３に備えられたカードリーダーにかざしてユーザ認証を行う。取得したい文書があるユーザと文書の作成者の関係に制約はなく、例えばユーザ認証を行ったユーザが、取得したい文書の作成に携わった作成者であってもよい。ユーザ認証の結果、ユーザに対して画像形成装置３の利用許可が与えられている場合、ユーザは、取得したい文書の文書ＩＤを画像形成装置３に入力する（シーケンスＦ６）。例えば文書ＩＤが数字や英文字で表されている場合、ユーザは、画像形成装置３の入力ユニット４８に備えられたボタンを押下して文書ＩＤを入力する。なお、画像形成装置３に文字を読み取るスキャナが備えられている場合、ユーザは、文書ＩＤを表す文字が記載された用紙や文書ＩＤを表す文字が表示されたスマートフォンの画面をスキャナに読み取らせることで、画像形成装置３に文書ＩＤを入力してもよい。また、画像形成装置３にバーコードリーダーが備えられている場合、ユーザは、文書ＩＤを表すバーコードが記載された用紙や文書ＩＤを表すバーコードが表示されたスマートフォンの画面をバーコードリーダーに読み取らせることで、画像形成装置３に文書ＩＤを入力してもよい。ユーザが利用するスマートフォンへのバーコードの発行は、例えばユーザの要求によって文書管理サーバ２が行う。

画像形成装置３は、ユーザによって文書ＩＤが入力されると、ユーザ認証によって得られたユーザＩＤと入力された文書ＩＤを含む文書取得要求を文書管理サーバ２に送信する（シーケンスＦ７）。

文書取得要求を受け付けた文書管理サーバ２は、文書取得要求に含まれる文書ＩＤを用いて、ユーザが要求した文書の文書管理情報５を特定する。更に、文書管理サーバ２は、文書取得要求に含まれるユーザＩＤと要求された文書の文書管理情報５を用いて、要求された文書のうち、ユーザがまだ取得していない箇所、すなわち、文書の更新箇所を章単位で設定した出力候補情報６を生成する（シーケンスＦ８）。なお、出力候補情報６の具体的な生成処理については、後ほど詳細に説明する。

出力候補情報６を生成した文書管理サーバ２は、生成した出力候補情報６を文書取得要求の送信元の画像形成装置３に送信する（シーケンスＦ９）。

出力候補情報６を受け付けた画像形成装置３は、受け付けた出力候補情報６を画像形成装置３の表示ユニット４９に表示する（シーケンスＦ１０）ことで、ユーザに出力候補情報６を参考にしてもらいながら文書の出力箇所を選択させる（シーケンスＦ１１）。

ユーザから文書の出力箇所を受け付けた画像形成装置３は、ユーザが要求した文書の出力箇所を含む出力要求リスト８を文書管理サーバ２に送信する（シーケンスＦ１２）。なお、出力要求リスト８の具体的な生成処理については、後ほど詳細に説明する。

出力要求リスト８を受け付けた文書管理サーバ２は、出力要求リスト８によって指定された文書の出力箇所に対応した文書を含む出力データを生成し（シーケンスＦ１３）、生成した出力データを出力要求リスト８の送信元の画像形成装置３に送信する（シーケンスＦ１４）。

出力データを受け付けた画像形成装置３は、出力データに含まれる文書の出力処理を行って文書の画像を記録媒体に形成する（シーケンスＦ１５）。また、画像形成装置３は、文書の画像が形成された記録媒体を排出することによって、ユーザが要求した文書をユーザに出力する（シーケンスＦ１６参照）。

一方、文書管理サーバ２では、文書取得要求を行ったユーザに対して文書を出力したことから、文書管理サーバ２は、文書取得要求に含まれるユーザＩＤが設定されている文書管理情報５の出力履歴５Ｂにおける出力先と対応付けられた出力日時を更新する（シーケンスＦ１７参照）。なお、文書取得要求に含まれるユーザＩＤが文書管理情報５の出力履歴５Ｂにおける出力先に設定されていない場合、文書管理サーバ２は、出力履歴５Ｂにおける出力先に文書取得要求に含まれるユーザＩＤを追加し、文書の出力日時を対応付ける。

以上が、画像形成装置３を用いてユーザが要求した文書を文書管理サーバ２から取得する場合の代表的なデータの流れである。

このような処理を行う文書管理サーバ２及び画像形成装置３は、それぞれコンピュータ１０及びコンピュータ４０を用いて構成することができる。図８は、コンピュータ１０を用いて構成した文書管理サーバ２の電気系統の要部構成例を示す図である。

コンピュータ１０は、図２に示した文書管理サーバ２の各機能部の実行を担うプロセッサの一例であるＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１１、コンピュータ１０の起動処理を行う起動プログラム（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ：ＢＩＯＳ）を記憶するＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１２、ＣＰＵ１１の一時的な作業領域として利用されるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１３、不揮発性メモリ１４、及び入出力インターフェース(Ｉ／Ｏ)１５を備える。ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、不揮発性メモリ１４、及びＩ／Ｏ１５はバス１６を介して各々接続されている。

不揮発性メモリ１４は、不揮発性メモリ１４に供給される電力が遮断されても記憶した情報が維持される記憶装置の一例であり、例えば半導体メモリが用いられるがハードディスクを用いてもよい。したがって、不揮発性メモリ１４は、例えばコンピュータ１０を文書管理サーバ２として機能させる情報処理プログラムを記憶する。また、文書ＤＢ２５のように、文書管理サーバ２の電源が遮断されても記憶し続ける必要のある情報は不揮発性メモリ１４に記憶される。

Ｉ／Ｏ１５には、例えば通信ユニット１７、入力ユニット１８、及び表示ユニット１９が接続される。

通信ユニット１７は通信回線４に接続され、通信回線４を通じて画像形成装置３及び外部装置とデータ通信を行う通信プロトコルを備える。

入力ユニット１８は、文書管理サーバ２に対する操作を受け付けてＣＰＵ１１に通知するユニットの一例であり、例えばボタン、タッチパネル、キーボード、マウス、及びポインティングデバイス等が含まれる。

表示ユニット１９は、ＣＰＵ１１によって処理された情報を視覚的に表示するユニットの一例であり、例えば液晶ディスプレイ及び有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏ Ｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）ディスプレイ等が含まれる。

なお、外部装置から文書管理サーバ２に対する遠隔操作が行われる場合、文書管理サーバ２は、通信ユニット１７を通じて操作内容を受信すると共に、通信ユニット１７を通じて文書管理サーバ２で処理した情報を外部装置に送信する。したがって、文書管理サーバ２において、入力ユニット１８及び表示ユニット１９は必ずしも必要なユニットではない。

一方、図９は、コンピュータ４０を用いて構成した画像形成装置３の電気系統の要部構成例を示す図である。

コンピュータ４０は、図６に示した画像形成装置３の各機能部の実行を担うプロセッサの一例であるＣＰＵ４１、コンピュータ４０の起動処理を行うＢＩＯＳを記憶するＲＯＭ４２、ＣＰＵ４１の一時的な作業領域として利用されるＲＡＭ４３、不揮発性メモリ４４、及びＩ／Ｏ４５を備える。ＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、不揮発性メモリ４４、及びＩ／Ｏ４５はバス４６を介して各々接続されている。

また、Ｉ／Ｏ４５には通信ユニット４７、入力ユニット４８、表示ユニット４９、及び画像形成ユニット５０が接続される。

通信ユニット４７は通信回線４に接続され、通信回線４を通じて文書管理サーバ２及び外部装置とデータ通信を行う通信プロトコルを備える。

入力ユニット４８は、画像形成装置３に対するユーザの操作を受け付けてＣＰＵ４１に通知するユニットの一例であり、例えばボタン、タッチパネル、及びポインティングデバイス等が含まれる。

表示ユニット４９は、ＣＰＵ４１によって処理された情報を視覚的に表示するユニットの一例であり、例えば液晶ディスプレイ及び有機ＥＬディスプレイ等が含まれる。

画像形成ユニット５０は、色材を用いて記録媒体に画像を形成するユニットである。画像形成ユニット５０における画像の形成方式に制約はなく、例えばインクジェット方式であっても電子写真方式であってもよい。

次に、文書管理サーバ２で実行される出力候補情報生成処理について説明する。

図１０は、画像形成装置３から文書取得要求を受け付けた場合に、文書管理サーバ２のＣＰＵ１１によって実行される出力候補情報生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。

出力候補情報生成処理を規定する情報処理プログラムは、例えば文書管理サーバ２の不揮発性メモリ１４に予め記憶されている。文書管理サーバ２のＣＰＵ１１は、不揮発性メモリ１４に記憶される情報処理プログラムを読み込み、出力候補情報生成処理を実行する。

まず、ステップＳ１０において、ＣＰＵ１１は、文書取得要求に含まれる文書ＩＤ及びユーザＩＤを取得する。ＣＰＵ１１は、取得した文書ＩＤを含む文書管理情報５を文書ＤＢ２５から取得する。

ステップＳ２０において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ１０で取得した文書管理情報５から出力履歴５Ｂを取得し、ステップＳ１０で取得したユーザＩＤが出力履歴５Ｂの出力先として記録されているか否かを判定する。

ユーザＩＤが出力先として記録されている場合、すなわち、過去に文書ＩＤによって表される文書をユーザＩＤによって表されるユーザに少なくとも１回以上出力したことがある場合には、ステップＳ３０に移行する。

ステップＳ３０において、文書管理情報５から章リスト５Ａを取得し、章リスト５Ａに含まれる章ＩＤのうち、まだ選択されていない何れか１つの章ＩＤを選択する。

ステップＳ４０において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ３０で選択した章ＩＤの更新日時が、出力先として記録されているユーザＩＤに対応付けられた文書の出力日時より後の日時であるか否かを判定する。章ＩＤの更新日時が文書の出力日時より後であれば、文書取得要求を行ったユーザは、選択された章ＩＤによって表される章の更新後の版をまだ１度も取得していないことになる。したがって、ステップＳ５０に移行し、ＣＰＵ１１は、ステップＳ３０で選択した章ＩＤをＲＡＭ１３に記憶した後、ステップＳ６０に移行する。

一方、ステップＳ４０の判定処理で章ＩＤの更新日時が文書の出力日時以前であると判定された場合、文書取得要求を行ったユーザは、選択された章ＩＤによって表される章の更新後の版を既に取得していることになる。したがって、ステップＳ５０の処理を実行することなくステップＳ６０に移行する。

ステップＳ６０において、ＣＰＵ１１は、文書管理情報５の章リスト５Ａに含まれるすべての章ＩＤを選択したか否かを判定する。未選択の章ＩＤが存在する場合にはステップＳ３０に移行し、ＣＰＵ１１は、文書管理情報５の章リスト５Ａに含まれるすべての章ＩＤを選択し終えるまでステップＳ３０～Ｓ６０の処理を繰り返し実行する。これにより、ユーザが要求した文書に含まれる各々の章のうち、ユーザがまだ取得していない更新後の章、すなわち、未取得の最新版の章に対応した章ＩＤがＲＡＭ１３に記憶される。

ステップＳ６０の判定処理で文書管理情報５の章リスト５Ａに含まれるすべての章ＩＤが選択されたと判定された場合、ステップＳ８０に移行する。

一方、ステップＳ２０の判定処理でユーザＩＤが出力先として記録されていない場合、ユーザはまだ１度も要求した文書を取得したことがないことになる。この場合、ステップＳ１０で取得した文書ＩＤによって表される文書に含まれるすべての章、すなわち、文書全体が出力対象となるため、ＣＰＵ１１は、ステップＳ３０～Ｓ６０の処理を実行することなく、ステップＳ７０に移行する。

ステップＳ７０において、ＣＰＵ１１は、文書ＩＤによって表される文書全体の章ＩＤをＲＡＭ１３に記憶して、ステップＳ８０に移行する。

ステップＳ８０において、ＣＰＵ１１は、ＲＡＭ１３に記憶した各々の章ＩＤを取得し、取得した各々の章ＩＤを出力対象に設定した出力候補情報６を生成する。すなわち、出力候補情報６は、ユーザへの出力履歴より後に更新された文書の更新箇所を表す更新情報の一例である。

ステップＳ９０において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ８０で生成した出力候補情報６を文書取得要求の送信元の画像形成装置３に送信して、図１０に示す出力候補情報生成処理を終了する。すなわち、ＣＰＵ１１は、文書の構成単位である章毎に更新状況を示した文書の更新情報を画像形成装置３に出力する。

図１１は、文書管理サーバ２から出力候補情報６を受け付けた場合に、画像形成装置３のＣＰＵ４１によって実行される出力要求リスト生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。

出力要求リスト生成処理を規定する画像処理プログラムは、例えば画像形成装置３の不揮発性メモリ４４に予め記憶されている。画像形成装置３のＣＰＵ４１は、不揮発性メモリ４４に記憶される画像処理プログラムを読み込み、出力要求リスト生成処理を実行する。

文書管理サーバ２から出力候補情報６を受け付けると、ステップＳ１００において、ＣＰＵ４１は、出力候補情報６に基づいて選択画面７を表示ユニット４９に表示する。選択画面７は、文書の出力箇所をユーザに選択させる画面であり、例えば文書の章毎に出力するか否かの選択を行う。なお、ユーザは、出力候補情報６によって示された未取得の章だけでなく、既に取得済みの章も出力対象として選択してもよい。

ステップＳ１１０において、ＣＰＵ４１は、文書の出力箇所を確定する選択画面７の確定ボタン７Ｃ（図１４参照）が押下されたか否かを判定する。確定ボタン７Ｃが押下されていない場合はステップＳ１１０の判定処理を繰り返し実行して、確定ボタン７Ｃが押下されるまで待機する。一方、確定ボタン７Ｃが押下された場合にはステップＳ１２０に移行する。

ステップＳ１２０において、ＣＰＵ４１は、出力対象に選択された章を文書の出力箇所として設定した出力要求リスト８を生成する。すなわち、出力要求リスト８は、ユーザが要求した文書のうち、ユーザが所望する箇所を文書の構成単位である章毎に指定した指定情報の一例である。なお、ＣＰＵ１１は、文書取得要求に設定した文書ＩＤ及びユーザＩＤも出力要求リスト８に設定する。

ステップＳ１３０において、ＣＰＵ４１は、ステップＳ１２０で生成した出力要求リスト８を文書管理サーバ２に送信して、図１１に示す出力要求リスト生成処理を終了する。

図１２は、画像形成装置３から出力要求リスト８を受け付けた場合に、文書管理サーバ２のＣＰＵ１１によって実行される出力データ生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。

出力データ生成処理を規定する情報処理プログラムは、例えば文書管理サーバ２の不揮発性メモリ１４に予め記憶されている。文書管理サーバ２のＣＰＵ１１は、不揮発性メモリ１４に記憶される情報処理プログラムを読み込み、出力データ生成処理を実行する。

画像形成装置３から出力要求リスト８を受け付けると、ステップＳ２００において、ＣＰＵ１１は文書管理情報５を参照し、出力要求リスト８が空でないか、また出力要求リスト８に含まれる文書ＩＤ及び章ＩＤによって指定された出力対象の章が文書ＤＢ２５に存在するか否かを判定する。出力対象の章が指定されており、かつ、文書ＤＢ２５に存在する場合、ステップＳ２１０に移行する。

ステップＳ２１０において、ＣＰＵ１１は、出力要求リスト８に含まれる文書ＩＤ及び章ＩＤによって指定された各々の章を文書ＤＢ２５から取得して、各々の章を含んだ出力データを生成する。

ステップＳ２２０において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ２１０で生成した出力データを出力要求リスト８の送信元の画像形成装置３に送信する。これにより、画像形成装置３では、ユーザが要求した文書の出力箇所が記録媒体に形成される。なお、ユーザが既に取得した章の章ＩＤが出力要求リスト８に含まれていれば、ＣＰＵ１１は、要求された章が出力済みであったとしても、要求された章を画像形成装置３に再度送信することになる。

要求された文書をユーザに提供したことから、ステップＳ２３０において、ＣＰＵ１１は、出力要求リスト８に含まれるユーザＩＤが設定された出力先と対応付けられている出力履歴５Ｂの出力日時を、例えば出力データを画像形成装置３に送信した日時によって更新して、図１２に示す出力データ生成処理を終了する。

ここでは一例として、ＣＰＵ１１は、出力データを画像形成装置３に送信することによって出力履歴５Ｂの出力日時を更新したが、出力日時の更新時期はこれに限られない。例えばＣＰＵ１１は、出力データに含まれる文書の出力箇所を正常に記録媒体に形成したことを示す出力結果を画像形成装置３から受け付けた場合に出力日時を更新してもよい。この場合の出力日時は、出力データを画像形成装置３に送信した日時、及び画像形成装置３から出力結果を受け付けた日時の何れであってもよい。

一方、ステップＳ２００の判定処理で出力対象の章が指定されていない、又は、出力対象の章が文書ＤＢ２５に存在しないと判定された場合、ＣＰＵ１１は、ステップＳ２１０～Ｓ２３０の処理を実行することなく、図１２に示す出力データ生成処理を終了する。なお、出力要求リスト８に含まれる文書ＩＤ及び章ＩＤによって指定された章のうち、すべての章は存在しないが少なくとも１つの章が文書ＤＢ２５に存在する場合、ＣＰＵ１１は、存在する章のみを含んだ出力データを生成して画像形成装置３に送信してもよいことは言うまでもない。

図１０に示した出力候補情報生成処理において、ユーザが要求した文書に未取得の最新版の章が存在しない場合、ＣＰＵ１１は、要求された文書に更新箇所がなかったことを表す補足情報を出力候補情報６に設定して画像形成装置３に出力する。こうした場合であっても、ユーザが画像形成装置３の選択画面７から出力したい章を選択すれば、既に出力済みの章であっても画像形成装置３から出力される。

また、図１０に示した出力候補情報生成処理において、要求された文書に関してユーザに対する出力履歴が存在しない場合、並びに、要求された文書に含まれるすべての章の更新日時が文書の出力日時より後である場合には、文書全体を出力対象に設定した出力候補情報６を生成して画像形成装置３に送信し、ユーザに選択画面７から出力箇所を選択させる操作を要求することになる。しかしながら、これらの場合、ユーザはまだ１度も要求した文書全体の最新版を出力していない状況であるため、他の状況に比べてユーザが文書全体を出力する蓋然性が高いと考えられる。したがって、このような場合、ＣＰＵ１１は、図１０のステップＳ８０及びＳ９０の処理を行わずに、図１２のステップＳ２１０～Ｓ２３０の処理を実行してもよい。すなわち、ＣＰＵ１１は、要求された文書に関してユーザに対する出力履歴が存在しない場合、及び要求された文書に含まれるすべての章の更新日時が文書の出力日時より後である場合、出力候補情報６を画像形成装置３に送信することなく、いきなり、要求された文書全体を含んだ出力データを画像形成装置３に送信してもよい。

次に、情報システム１における文書の出力例について説明する。以降では、文書取得要求によって指定された文書の文書管理情報５における章リスト５Ａ及び出力履歴５Ｂが、それぞれ図４及び図５に示した章リスト５Ａ及び出力履歴５Ｂであるものとして説明を行う。したがって、＜具体例１＞～＜具体例４＞における章リスト５Ａ及び出力履歴５Ｂは、それぞれ図４及び図５に示した章リスト５Ａ及び出力履歴５Ｂの内容を有する。

＜具体例１＞
出力履歴５Ｂの出力先に記録されていないユーザＩＤ（例えばユーザＩＤ＝ｄｄ）を有するユーザが画像形成装置３から文書を要求する例について説明する。

この場合、文書を要求したユーザのユーザＩＤは、要求した文書の文書管理情報５における出力履歴５Ｂの出力先に記録されていないため、文書管理サーバ２によって、要求した文書全体の章ＩＤを出力対象に設定した出力候補情報６が生成される。図１３は、具体例１における出力候補情報６の一例を示す図である。

出力候補情報６は、出力日時、章ＩＤ、イメージファイル名、更新日時、及び出力対象を含む。

出力候補情報６の出力日時には、文書を要求したユーザのユーザＩＤが記録されている出力先と対応付けられた出力履歴５Ｂの出力日時が設定される。

出力候補情報６の章ＩＤ、イメージファイル名、及び更新日時には、要求した文書の文書管理情報５に含まれる章リスト５Ａにおける各々の章ＩＤと、各々の章ＩＤと対応付けられているイメージファイル名、及び更新日時が設定される。

出力候補情報６の出力対象には、章ＩＤによって表される章が出力対象であるか否かを表す値が設定される。一例として、本開示の技術では、出力対象の章を“１”で表し、出力対象ではない章を“０”で表すことで、対応する章が出力対象であるか否かを表す。

具体例１では、ユーザが要求した文書全体の章ＩＤが出力対象に設定されるため、図１３に示すように、出力候補情報６の出力対象にはそれぞれ“１”が設定される。

図１４は、図１３に示した出力候補情報６に基づいて、画像形成装置３の表示ユニット４９に表示される選択画面７の一例を示す図である。

選択画面７には、各章の先頭ページイメージ７Ａと、対応する章を出力するか否かを選択する選択ボタン７Ｂと、選択画面７での選択内容を確定する確定ボタン７Ｃ、選択画面７での選択内容を取り消す取消ボタン７Ｄ、メッセージ欄７Ｅ、及び更新情報欄７Ｆが含まれる。

先頭ページイメージ７Ａは、対応する章における先頭ページのレイアウトの概略を表したサムネイルであり、出力候補情報６のイメージファイル名によって表される画像が表示される。

選択ボタン７Ｂには「出力する」と表示された出力ボタン７Ｂ－１と「出力しない」と表示された非出力ボタン７Ｂ－２が存在する。出力候補情報６の出力対象の値に従って、出力ボタン７Ｂ－１及び非出力ボタン７Ｂ－２の初期選択状態が設定されている。具体的には、出力候補情報６の出力対象が“１”に設定されている章の選択ボタン７Ｂでは、出力ボタン７Ｂ－１が予め選択された状態で選択画面７に表示され、出力候補情報６の出力対象が“０”に設定されている章の選択ボタン７Ｂでは、非出力ボタン７Ｂ－２が予め選択された状態で選択画面７に表示される。したがって、ユーザが選択ボタン７Ｂを操作せずにそのまま確定ボタン７Ｃを押下すれば、まだ出力していない章のみが出力される。

また、メッセージ欄７Ｅには、出力候補情報６から得られた参考になる情報が表示される。具体例１では、ユーザが要求した文書全体の章ＩＤが出力対象に設定されているため、例えば「これまでの出力はありません」といった情報がメッセージ欄７Ｅに表示される。

なお、選択画面７には、各章の更新状態に関する情報を表示する更新情報欄７Ｆが設けられるが、図１４に示す選択画面７の例では、更新情報欄７Ｆに情報が表示されていない。

ユーザは、文書の出力箇所について初期選択状態以外の選択を行う場合には選択ボタン７Ｂを用いて文書の出力箇所を選択し、最後に確定ボタン７Ｃを押下することで選択内容を確定する。

図１５は、例えば章ＩＤが“００１ａ”で表される章を出力しないように選択して確定ボタン７Ｃを押下した場合に画像形成装置３から文書管理サーバ２に送信される出力要求リスト８の一例を示す図である。出力要求リスト８は、出力候補情報６と同じデータ構造を含む。したがって、図１５に示すように、出力要求リスト８において章ＩＤが“００１ａ”で表される章に対応した出力対象の値は“０”に設定される。なお、出力要求リスト８には、文書取得要求に設定した文書ＩＤとユーザＩＤも含まれる。

文書管理サーバ２は、図１５に示した出力要求リスト８を受け付けると、要求された文書の文書管理情報５における章リスト５Ａを参照し、章ＩＤが“００２ｃ”によって表される“手順１－５．ｐｄｆ”と、章ＩＤが“００３ｂ”によって表される“手順６－１２．ｐｄｆ”と、章ＩＤが“００４ａ”によって表される“付録．ｐｄｆ”を含んだ出力データを生成して画像形成装置３に送信する。

ユーザＩＤが“ｄｄ”で表されるユーザに対して要求された文書を送信したことから、文書管理サーバ２は、要求された文書の文書管理情報５における出力履歴５Ｂの出力先及び出力日時に、それぞれ“ｄｄ”のユーザＩＤと、出力データを送信した日時とを追加する。図１６は、図５に示した出力履歴５Ｂに対して、ユーザＩＤが“ｄｄ”で表されるユーザに関する情報を追加した出力履歴５Ｂの一例を示す図である。

＜具体例２＞
ユーザＩＤが“ａａ”によって表されるユーザが画像形成装置３から文書を要求する例について説明する。

この場合、出力履歴５Ｂを参照すれば、要求された文書の文書管理情報５の出力履歴５Ｂに記録されているユーザへの出力日時は、２０２２年４月１５日１５時１６分１７秒である。したがって、章リスト５Ａには、出力日時より後の更新日時を有する章が存在しないため、文書管理サーバ２によって、要求された文書に含まれる何れの章も出力対象に設定されていない出力候補情報６が生成される。図１７は、具体例２における出力候補情報６の一例を示す図である。

図１８は、図１７に示した出力候補情報６に基づいて、画像形成装置３の表示ユニット４９に表示される選択画面７の一例を示す図である。

具体例２では、出力候補情報６の出力日時として、出力履歴５Ｂに記録されているユーザへの出力日時が設定されるため、メッセージ欄７Ｅには、例えば「前回の出力は２０２２年４月１５日でした」といった情報が表示される。

また、出力候補情報６の出力対象の値がすべて“０”に設定されているため、各章に対応した各々の非出力ボタン７Ｂ－２が予め選択された状態で選択画面７に表示される。

更に、出力候補情報６の出力対象の値が“０”に設定されている章の更新情報欄７Ｆには、例えば「前回と同じです」といった情報が表示される。

ユーザが、選択ボタン７Ｂを操作して文書の出力箇所を選択し、要求した文書のうち少なくとも１つの章を要求した場合、文書管理サーバ２は、要求された章を含む出力データを画像形成装置３に送信し、文書を要求したユーザのユーザＩＤが記録されている出力先と対応付けられた出力履歴５Ｂの出力日時を、出力データを送信した日時によって更新する。

＜具体例３＞
ユーザＩＤが“ｂｂ”によって表されるユーザが画像形成装置３から文書を要求する例について説明する。

この場合、出力履歴５Ｂを参照すれば、要求された文書の文書管理情報５の出力履歴５Ｂに記録されているユーザへの出力日時は、２０２１年８月２５日１６時１７分１８秒である。したがって、章リスト５Ａに記載されている章のうち、章ＩＤが“００４ａ”によって表される章のみが出力対象に設定された出力候補情報６が生成される。図１９は、具体例３における出力候補情報６の一例を示す図である。

図２０は、図１９に示した出力候補情報６に基づいて、画像形成装置３の表示ユニット４９に表示される選択画面７の一例を示す図である。

具体例３では、出力候補情報６の出力日時として、出力履歴５Ｂに記録されているユーザへの出力日時が設定されるため、メッセージ欄７Ｅには、例えば「前回の出力は２０２１年８月２５日でした」といった情報が表示される。

また、出力候補情報６の出力対象の値が“０”に設定されている各章（この場合、章１～章３）に対応した各々の非出力ボタン７Ｂ－２と、出力候補情報６の出力対象の値が“１”に設定されている章（この場合、章４）に対応した出力ボタン７Ｂ－１が予め選択された状態で選択画面７に表示される。

更に、出力候補情報６の出力対象の値が“０”に設定されている各章の更新情報欄７Ｆには、例えば「前回と同じです」といった情報が表示され、出力候補情報６の出力対象の値が“１”に設定されている章の更新情報欄７Ｆには、例えば「更新されています」といった情報が表示される。

ユーザが、選択ボタン７Ｂを操作して文書の出力箇所を選択し、要求した文書のうち少なくとも１つの章を要求した場合、文書管理サーバ２は、要求された章を含む出力データを画像形成装置３に送信し、文書を要求したユーザのユーザＩＤが記録されている出力先と対応付けられた出力履歴５Ｂの出力日時を、出力データを送信した日時によって更新する。

＜具体例４＞
具体例４では、文書を構成する章の作成者が、担当する章の更新要求を行った場合の文書管理サーバ２における処理について説明する。

例えば章ＩＤが“００２ｃ”によって表される章を作成者が更新して、外部装置から文書管理サーバ２に更新要求を行った場合、文書管理サーバ２は、外部装置から受け付けた更新された章を文書ＤＢ２５に登録して、文書管理情報５における章リスト５Ａを更新する。

図２１は、更新された章リスト５Ａの一例を示す図である。例えば、文書管理サーバ２が外部装置から章の更新を受け付けた日時が２０２２年１１月５日５時６分７秒であった場合、文書管理サーバ２は、更新された章（この場合、章ＩＤが“００２ｃ”によって表される章）の章リスト５Ａにおける更新日時を“２０２２／１１／５／ ０５：０６：０７”に更新する。なお、更新された章のファイル名及びイメージファイル名の少なくとも一方も更新されている場合、文書管理サーバ２は、更新日時に加えて更新されている他の項目も更新する。

このように、章リスト５Ａには最新の章に関する情報が記録されるが、更新前の章に関する情報も一緒に記録しておいてもよい。

図２２は、最新の章に関する情報に加えて、更新前の章に関する情報も記録した章リスト５Ａの一例を示す図である。

図２２に示す章リスト５Ａでは、更新前の章に割り当てられていた章ＩＤを別の章ＩＤに振り直すことによって、更新前の章を管理している。このように章リスト５Ａを構成することにより、文書管理サーバ２は、更新前の章の出力にも対応する。

＜変形例＞
ここまで、文書の更新日時を章単位で管理する例について説明してきたが、文書管理サーバ２は、文書の更新日時をページ単位で管理してもよい。文書のページも章と同じく、文書を構成する予め定めた構成単位の一例である。

図２３は、更新日時をページ単位で管理する文書管理情報５の構成例を示す図である。説明の便宜上、更新日時をページ単位で管理する文書管理情報５を「ページ文書管理情報５」という。ページ文書管理情報５は、文書ＩＤ、章リスト５Ａ－１、及び出力履歴５Ｂ－１を含む。

章リスト５Ａ－１に含まれる各々の章には、章を一意に特定する章ＩＤが対応付けられている。また、各々の章には章の更新日時、章のファイル名、章のイメージファイル名、及び章を構成するページのページ番号が対応付けられている。更に、各々のページ番号には、ページの更新日時、及びページのイメージファイル名（「ページイメージファイル名」という）が対応付けられている。

章の更新日時には、章を構成するページのうち、最後に更新されたページの更新日時と同じ日時が設定される。すなわち、章の更新日時は、文書を章単位でみた場合の更新日時を表している。また、図２３におけるＭ_Ｎは章Ｎにおけるページ数を表す。

一方、出力履歴５Ｂ－１は、図３に示した出力履歴５Ｂと同じ構成であるため説明を省略する。

図２４は、ページ文書管理情報５に含まれる章リスト５Ａ－１のデータ構成例を示す図である。図２４に示す章リスト５Ａ－１のデータ構成例が図４に示した章リスト５Ａのデータ構成例と異なる点は、章毎に章を構成するページのページ番号が追加され、各々のページ毎にページイメージファイル名、及び更新日時が設定された点である。ページイメージファイル名は、対応するページの見た目を表す画像（例えばページのスクリーンショット）のファイル名を表す。なお、図２４に示す章リスト５Ａ－１では、章の更新日時を「章更新日時」と表し、ページの更新日時を「ページ更新日時」と表している。

次に、ページ文書管理情報５を用いて、ユーザが要求した文書のうち、ユーザがまだ取得していない箇所をページ単位で出力する文書管理サーバ２の作用について説明する。

図２５は、画像形成装置３から文書取得要求を受け付けた場合に、文書管理サーバ２のＣＰＵ１１によって実行される出力候補情報生成処理の流れの一例を示すフローチャートである。図２５に示す出力候補情報生成処理が、図１０に示した出力候補情報生成処理と異なる点は、ステップＳ５０がステップＳ５０Ａに置き換えられ、かつ、ステップＳ８０がステップＳ８０Ａに置き換えられた点である。したがって、以降では、ステップＳ５０Ａ及びステップＳ８０Ａの処理を中心に説明を行う。

図２５のステップＳ４０の判定処理において、章ＩＤの更新日時が文書の出力日時より後であると判定された場合、ステップＳ５０Ａに移行してページ特定処理が実行される。

図２６は、ページ特定処理の流れの一例を示すフローチャートである。まず、ステップＳ３００において、ＣＰＵ１１は章リスト５Ａ－１を参照して、図２５のステップＳ３０で選択された章ＩＤによって表される章（以降、「選択章」という）を構成するページの中から、まだ選択されていない何れか１つのページを選択する。

ステップＳ３１０において、ＣＰＵ１１は、ステップＳ３００で選択したページの更新日時が、出力先として記録されているユーザＩＤに対応付けられた文書の出力日時より後の日時であるか否かを判定する。ページの更新日時が文書の出力日時より後であれば、文書取得要求を行ったユーザは、選択されたページの更新後の版をまだ１度も取得していないことになる。したがって、ステップＳ３２０に移行し、ＣＰＵ１１は、図２５のステップＳ３０で選択した章ＩＤと、ステップＳ３００で選択したページのページ番号を対応付けてＲＡＭ１３に記憶した後、ステップＳ３３０に移行する。

一方、ステップＳ３１０の判定処理でページの更新日時が文書の出力日時以前であると判定された場合、文書取得要求を行ったユーザは、選択されたページの更新後の版を既に取得していることになる。したがって、ステップＳ３２０の処理を実行することなくステップＳ３３０に移行する。

ステップＳ３３０において、ＣＰＵ１１は、選択章に含まれるすべてのページを選択したか否かを判定する。未選択のページが存在する場合にはステップＳ３００に移行し、ＣＰＵ１１は、選択章に含まれるすべてのページを選択するまでステップＳ３００～Ｓ３３０の処理を繰り返し実行する。これにより、選択章に含まれる各々のページのうち、ユーザがまだ取得していない更新後のページ、すなわち、未取得の最新版のページを特定する章ＩＤとページ番号との組み合わせがＲＡＭ１３に記憶される。

一方、ステップＳ３３０の判定処理で未選択のページは存在しないと判定された場合、選択章に含まれるすべてのページについてページの更新日時と文書の出力日時を比較したことになるため、図２６に示すページ特定処理を終了する。

こうしたページ特定処理は、ユーザが要求した文書の章リスト５Ａ－１に記録されている各々の章ＩＤによって表される章に対して実行される。したがって、図２５のステップＳ８０Ａにおいて、ＣＰＵ１１は、ＲＡＭ１３に記憶した章ＩＤとページ番号の各々の組み合わせを取得し、章ＩＤとページ番号の組み合わせによって表される各々のページを出力対象に設定した出力候補情報６を生成する。

これにより、ユーザが要求した文書における未取得の箇所がページ単位で通知されることになる。

次に、変形例を適用した情報システム１における文書の出力例について説明する。以降では、文書取得要求によって要求された文書のページ文書管理情報５における章リスト５Ａ－１及び出力履歴５Ｂ－１が、それぞれ図２４及び図５に示した章リスト５Ａ－１及び出力履歴５Ｂであるものとして説明を行う。したがって、以降の説明における章リスト５Ａ－１及び出力履歴５Ｂ－１は、それぞれ図２４及び図５に示した章リスト５Ａ－１及び出力履歴５Ｂの内容を有する。

ユーザＩＤが“ｂｂ”によって表されるユーザが画像形成装置３から文書を要求する例について説明する。

この場合、出力履歴５Ｂ－１を参照すれば、要求された文書の文書管理情報５における出力履歴５Ｂ－１に記録されているユーザへの出力日時は、２０２１年８月２５日１６時１７分１８秒である。要求された文書の出力日時より後に更新されたページが、章ＩＤが“００２ｃ”で、かつ、ページ番号が“６”によって表されるページのみであるとすれば、章リスト５Ａ－１に記載されている章のうち、章ＩＤが“００２ｃ”で、かつ、ページ番号が“６”によって表されるページのみを出力対象に設定した出力候補情報６が生成される。図２７は、変形例における出力候補情報６の一例を示す図である。

図２８は、図２７に示した出力候補情報６に基づいて、画像形成装置３の表示ユニット４９に表示される選択画面７の一例を示す図である。

この場合、出力候補情報６の出力日時として、出力履歴５Ｂ－１に記録されているユーザへの出力日時が設定されるため、メッセージ欄７Ｅには、例えば「前回の出力は２０２１年８月２５日でした」といった情報が表示される。

また、図２８に示した選択画面７は、例えば図１８に示した選択画面７と同じく章単位で表示されるが、出力候補情報６の出力対象に“１”が設定されているページを含む章の更新情報欄７Ｆには、更新されたページのページ番号と、更新されたページのページイメージ７Ｇが表示される。ページイメージ７Ｇは、更新されたページにおけるレイアウトの概略を表したサムネイルであり、出力候補情報６のページイメージファイル名によって表される画像が表示される。なお、出力対象に“１”が設定されているページ、すなわち、更新されたページが複数存在する場合には、更新されたページ毎にページイメージ７Ｇが表示される。更新されたページによって次ページのレイアウトが変更された場合、次ページも更新されたページとしてよい。

一方、更新されたページを含まない章に対応した選択ボタン７Ｂでは、当該章に含まれる各々のページは既に出力済みであるため、非出力ボタン７Ｂ－２が予め選択された状態で選択画面７に表示される。また、更新されたページを含む章に対応した選択ボタン７Ｂには、出力ボタン７Ｂ－１、及び非出力ボタン７Ｂ－２の他、更新されたページのみを出力するページ出力ボタン７Ｂ－３が表示される。更新されたページを含む章に対応した選択ボタン７Ｂでは、まだ出力していないページが存在することから、ページ出力ボタン７Ｂ－３が予め選択された状態で選択画面７に表示される。したがって、ユーザが選択ボタン７Ｂを操作せずにそのまま確定ボタン７Ｃを押下すれば、まだ出力していないページのみが出力される。

ここまで、出力履歴５Ｂ、及び出力履歴５Ｂ－１における文書の出力先をユーザ単位で管理する例について説明したが、文書の出力先の管理単位はユーザに限られない。文書の出力先は、例えば画像形成装置３単位やユーザが所属するグループ単位であってもよい。

文書の出力先を装置単位で管理する場合、各々の画像形成装置３に対して予め一意に割り当てられている装置ＩＤを出力履歴５Ｂ、及び出力履歴５Ｂ－１における文書の出力先に設定する。文書の出力先に装置ＩＤを設定する場合、文書を要求するユーザに関係なく、最後に文書管理サーバ２から画像形成装置３に出力データを送信した日時が出力履歴５Ｂ、及び出力履歴５Ｂ－１の出力日時に記録される。したがって、まだ１度も要求した文書を出力したことがないユーザであっても、当該ユーザが利用する画像形成装置３から他のユーザが同じ文書を出力したことがあれば、要求した文書は出力済みとして扱われる。

一方、文書の出力先をグループ単位で管理する場合、各々のグループに対して予め一意に割り当てられているグループＩＤを出力履歴５Ｂ、及び出力履歴５Ｂ－１における文書の出力先に設定する。文書の出力先にグループＩＤを設定する場合、同じグループに所属する各々のユーザに対して、最後に文書管理サーバ２から画像形成装置３に出力データを送信した日時が出力履歴５Ｂ、及び出力履歴５Ｂ－１の出力日時に記録される。したがって、まだ何れのユーザも利用したことのない新品の画像形成装置３から文書を出力しようとしても、文書を要求したユーザと同じグループに所属する他のユーザが別の画像形成装置３から同じ文書を出力したことがあれば、要求した文書は出力済みとして扱われる。なお、会社であれば例えば部、課、及び事業所等がグループの例である。

以上、実施形態を用いて情報システム１の一態様について説明したが、開示した情報システム１の形態は一例であり、情報システム１の形態は実施形態に記載の範囲に限定されない。本開示の要旨を逸脱しない範囲で実施形態に多様な変更又は改良を加えることができ、当該変更又は改良を加えた形態も開示の技術的範囲に含まれる。例えば本開示の要旨を逸脱しない範囲で、図１０～図１２、図２５、及び図２６に示した各処理の内部の順序を変更してもよい。

また、上記の実施形態では、一例として、図１０～図１２、図２５、及び図２６に示した各処理をソフトウェアで実現する形態について説明した。しかしながら、各処理のフローチャートと同等の処理をハードウェアで処理させるようにしてもよい。この場合、各処理をソフトウェアで実現した場合と比較して処理の高速化が図られる。

上記の実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばＣＰＵ１１及びＣＰＵ４１）や、専用のプロセッサ（例えば ＧＰＵ：Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＡＳＩＣ：Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ、ＦＰＧＡ：Ｆｉｅｌｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。

また、上記の実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記の実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

上記の実施形態では、不揮発性メモリ１４に情報処理プログラムが記憶され、不揮発性メモリ４４に画像処理プログラムが記憶されている例について説明したが、各々のプログラムの記憶先は不揮発性メモリ１４及び不揮発性メモリ４４に限定されない。本開示の情報処理プログラムは、コンピュータ１０で読み取り可能な記憶媒体に記録された形態で提供することも可能である。また、本開示の画像処理プログラムは、コンピュータ４０で読み取り可能な記憶媒体に記録された形態で提供することも可能である。例えば情報処理プログラム及び画像処理プログラムをＣＤ－ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）及びＤＶＤ－ＲＯＭ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）のような光ディスクに記録した形態で提供してもよい。また、情報処理プログラム及び画像処理プログラムを、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）メモリ及びメモリカードのような可搬型の半導体メモリに記録した形態で提供してもよい。ＲＯＭ１２、不揮発性メモリ１４、ＣＤ－ＲＯＭ、ＤＶＤ－ＲＯＭ、ＵＳＢ、及びメモリカードは非一時的（ｎｏｎ－ｔｒａｎｓｉｔｏｒｙ）記憶媒体の一例である。

更に、文書管理サーバ２及び画像形成装置３は、通信回線４を通じて外部装置からそれぞれ情報処理プログラム及び画像処理プログラムをダウンロードし、ダウンロードした情報処理プログラム及び画像処理プログラムを記憶装置に記憶してもよい。この場合、文書管理サーバ２のＣＰＵ１１は、外部装置からダウンロードした情報処理プログラムを記憶装置から読み込んで各々の処理を実行する。また、画像形成装置３のＣＰＵ４１は、外部装置からダウンロードした画像処理プログラムを記憶装置から読み込んで各々の処理を実行する。

以下に本実施形態に係る付記を示す。

（（（１）））
プロセッサを備え、
前記プロセッサは、
文書を特定する第１識別情報と、前記文書の出力先を表す第２識別情報とをユーザが操作する装置から取得すると共に、前記第１識別情報に対応した前記文書の更新履歴と、前記第２識別情報に対応した前記文書の出力先に対する前記文書の出力履歴を、記憶装置に予め記憶されている文書管理情報から取得し、
前記文書の出力履歴より後の前記文書の更新履歴が存在する場合、前記文書のうち、前記文書の出力履歴より後に更新された更新箇所を表す更新情報を前記装置に出力する
情報処理装置。

（（（２）））
前記文書の更新履歴は前記文書を構成する予め定めた構成単位毎に記録され、
前記プロセッサは、前記更新情報を前記構成単位で前記装置に出力する
（（（１）））に記載の情報処理装置。

（（（３）））
前記プロセッサは、前記更新情報に対する応答として、前記文書のうちユーザが所望する箇所を前記構成単位毎に指定した指定情報を前記装置から取得し、
前記指定情報で指定された前記文書の箇所を前記装置に出力する
（（（２）））に記載の情報処理装置。

（（（４）））
前記構成単位が章単位又はページ単位に設定された
（（（２）））又は（（（３）））に記載の情報処理装置。

（（（５）））
前記プロセッサは、前記文書の出力履歴より後の前記文書の更新履歴が存在しなかった場合、前記更新箇所がなかったことを表す補足情報を設定した前記更新履歴を前記装置に出力する
（（（１）））～（（（４）））の何れかに記載の情報処理装置。

（（（６）））
前記プロセッサは、前記文書のうちユーザが所望する箇所を指定した指定情報を前記装置から取得した場合、既に前記文書が出力済みであったとしても、前記指定情報で指定された前記文書の箇所を前記装置に出力する
（（（５）））に記載の情報処理装置。

（（（７）））
前記プロセッサは、前記文書の出力履歴が存在しない場合、前記更新情報を前記装置に出力することなく、前記文書の全体の内容を前記装置に出力する
（（（１）））～（（（６）））の何れかに記載の情報処理装置。

（（（８）））
コンピュータに、
文書を特定する第１識別情報と、前記文書の出力先を表す第２識別情報とをユーザが操作する装置から取得すると共に、前記第１識別情報に対応した前記文書の更新履歴と、前記第２識別情報に対応した前記文書の出力先に対する前記文書の出力履歴を記憶装置に予め記憶されている文書管理情報から取得し、
前記文書の出力履歴より後の前記文書の更新履歴が存在する場合、前記文書のうち、前記文書の出力履歴より後に更新された更新箇所を表す更新情報を前記装置に出力する処理を実行させるための
情報処理プログラム。

（（（１）））、及び（（（８）））によれば、文書の出力を指示するユーザから更新箇所の指定がなかった場合でも、文書の更新箇所を出力することができる、という効果を有する。

（（（２）））によれば、文書の更新箇所を予め定めた構成毎に出力することができる、という効果を有する。

（（（３）））によれば、出力する文書の箇所をユーザに選択させることができる、という効果を有する。

（（（４）））によれば、文書の更新箇所を章単位又はページ単位で出力することができる、という効果を有する。

（（（５）））によれば、文書に更新箇所がないことをユーザに通知することができる、という効果を有する。

（（（６）））によれば、更新箇所がない文書であってもユーザの指示によって出力することができる、という効果を有する。

（（（７）））によれば、ユーザが更新情報を参照して取得したい文書の箇所を指定する場合と比較して、文書を取得するまでのユーザの操作量を低減することができる、という効果を有する。

１ 情報システム
２ 文書管理サーバ
３ 画像形成装置
４ 通信回線
５ （ページ）文書管理情報
５Ａ（５Ａ－１） 章リスト
５Ｂ（５Ｂ－１） 出力履歴
６ 出力候補情報
７ 選択画面
７Ａ 先頭ページイメージ
７Ｂ 選択ボタン
７Ｂ－１ 出力ボタン
７Ｂ－３ ページ出力ボタン
７Ｂ－２ 非出力ボタン
７Ｃ 確定ボタン
７Ｄ 取消ボタン
７Ｅ メッセージ欄
７Ｆ 更新情報欄
７Ｇ ページイメージ
８ 出力要求リスト
１０（４０） コンピュータ
１１（４１） ＣＰＵ
１２（４２） ＲＯＭ
１３（４３） ＲＡＭ
１４（４４） 不揮発性メモリ
１５（４５） Ｉ／Ｏ
１６（４６） バス
１７（４７） 通信ユニット
１８（４８） 入力ユニット
１９（４９） 表示ユニット
２０（３０） 通信部
２１（３１） 制御部
２２ 登録部
２３ 管理部
２４ 生成部
２５ 文書ＤＢ
３２ 入力部
３３ 表示部
３４ 印刷部
５０ 画像形成ユニット

Claims (8)

1. プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、
   文書を特定する第１識別情報と、前記文書の出力先を表す第２識別情報とをユーザが操作する装置から取得すると共に、前記第１識別情報に対応した前記文書の更新履歴と、前記第２識別情報に対応した前記文書の出力先に対する前記文書の出力履歴を、記憶装置に予め記憶されている文書管理情報から取得し、
   前記文書の出力履歴より後の前記文書の更新履歴が存在する場合、前記文書のうち、前記文書の出力履歴より後に更新された更新箇所を表す更新情報を前記装置に出力する
   情報処理装置。
2. 前記文書の更新履歴は前記文書を構成する予め定めた構成単位毎に記録され、
   前記プロセッサは、前記更新情報を前記構成単位で前記装置に出力する
   請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記プロセッサは、前記更新情報に対する応答として、前記文書のうちユーザが所望する箇所を前記構成単位毎に指定した指定情報を前記装置から取得し、
   前記指定情報で指定された前記文書の箇所を前記装置に出力する
   請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記構成単位が章単位又はページ単位に設定された
   請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記プロセッサは、前記文書の出力履歴より後の前記文書の更新履歴が存在しなかった場合、前記更新箇所がなかったことを表す補足情報を設定した前記更新履歴を前記装置に出力する
   請求項１に記載の情報処理装置。
6. 前記プロセッサは、前記文書のうちユーザが所望する箇所を指定した指定情報を前記装置から取得した場合、既に前記文書が出力済みであったとしても、前記指定情報で指定された前記文書の箇所を前記装置に出力する
   請求項５に記載の情報処理装置。
7. 前記プロセッサは、前記文書の出力履歴が存在しない場合、前記更新情報を前記装置に出力することなく、前記文書の全体の内容を前記装置に出力する
   請求項１～請求項６の何れか１項に記載の情報処理装置。
8. コンピュータに、
   文書を特定する第１識別情報と、前記文書の出力先を表す第２識別情報とをユーザが操作する装置から取得すると共に、前記第１識別情報に対応した前記文書の更新履歴と、前記第２識別情報に対応した前記文書の出力先に対する前記文書の出力履歴を記憶装置に予め記憶されている文書管理情報から取得し、
   前記文書の出力履歴より後の前記文書の更新履歴が存在する場合、前記文書のうち、前記文書の出力履歴より後に更新された更新箇所を表す更新情報を前記装置に出力する処理を実行させるための
   情報処理プログラム。