JP2004127144A - メール送信方法及びメール送信システム - Google Patents

Abstract

【課題】送信すべき端末装置にアドレス指定ミスを行うことなく、しかも、迅速にデータを送信すること。
【解決手段】送信権限ある端末装置１１から、メールサーバ３０にアクセスする。定型文データベース３３から希望する送信用データが選択されると、そのまま送信動作を行うことができるようになっている。送信用データには、予め送信先が関連付けられており、送信先アドレスを指定したり選択したりすることなく、送信用データを指定して送信アクションを行うだけで、所定の受信者の端末装置にデータが送信される。
【選択図】　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文章やコンテンツの送信端末を容易に決定することができる、メール送信方法及びメール送信システムに関する。
より詳細には、本発明は、サーバ側に定型文及び個人情報を記録し、送信側端末によってサーバ内で文章やコンテンツを構成し、その文章やコンテンツについて予め設定した受信者に前記文章やコンテンツを送信するためのメール送信方法及びメール送信システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
インターネット等のネットワークを利用して文章を送る電子メールは、既に広く利用されている。電子メールは、相手側の端末装置（パーソナルコンピュータや携帯電話）のアドレスを指定し、文字データ又は画像データを送信するようになっている。同じデータを複数人に送信する場合は、一般的に、同報メール又はメーリングリストが利用される。
【０００３】
同報メールは、端末装置のそれぞれの使用者が、複数のアドレスを記述した同報リストを自ら作成し、その同報リストに所定の名称を付けておく。メール送信時には、その名称を指定することで、複数のアドレスの端末装置に同じ内容のデータを送信することができる（特許文献１及び特許文献２参照）。
【０００４】
メーリングリストは、端末装置の使用者ではなく、１つのサーバ等にアドレスを登録しておき、そのサーバ等においてリストを指定することで、複数のアドレスの端末装置に同じ内容のデータを送信することができる（特許文献１及び特許文献２参照）。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−２４６９３号公報
【特許文献２】
特開２００１−３１２４４９号公報
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来のシステムでは、送信先を指定することが不可欠である。送信先を指定するには、リストを参照し、所定のグールプを指定することが必要である。人の操作が介在するので、送信先の指定ミスが生じる恐れがある。また、所定のグループを指定するにもリストを参照しなければならず、緊急を要する場合には、僅かな時間も惜しまれる。
その一方で、緊急を要する場合は、データの内容、すなわち、文字データから生成される文章は定型的な内容で十分である。そして、定型文の内容に対応する送信先も決まっていることが多い。
【０００７】
本発明の目的は、予め用意したデータに送信先を関連付けて、データを指定するだけで、送信先が指定できるメール送信システム及び方法を提供することにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明は、予め用意された送信用データを保存し、前記送信用データに送信先アドレスを関連付けて保存し、クライアントから前記送信用データが選択されたときに、関連付けられたアドレスに前記送信用データを送信するメール送信方法を提供する。
【０００９】
予め用意された送信用データは、例えば、文章を生成可能な文字データである。この文章は、クライアントによって予め用意されてもよい。その際、送信用データに埋め込みを要する部分があってもよい。この種の送信用データは、受信者に何らかのアクションを促す意味内容を持っており、その意味内容によって受信者はアクションを行うことになる。したがって、所定の送信用データを受信すべき受信者が略決まっており、本発明では、送信用データを選択又は指定することによって自動的に送信先が決定される。その後、選択又は指定された送信先に送信用データが送信される。
【００１０】
こうすることにより、送信用データを送信すべき送信先の指定ミスがなくなる。重要な送信用データを送信する場合、指定ミスが生じる原因となる操作をなくすことにより、重要な内容のデータを送信先に送信することができる。
また、送信先を指定する操作が不要となるので、一刻の猶予の辞さない緊急を要する場合、迅速に所定の送信先にデータを送信することができる。
【００１１】
また、送信用データに埋め込みを要する部分がある場合には、事前に選択された送信先から埋め込み部分に入力した条件に一致する送信先が抽出される。送信用データに関連して予め送信先が関連付けられており、その中からさらに絞り込みが行われるので、送信先を一から検索や抽出して指定することが不要であり、この場合においても、迅速に所定の送信先にデータを送信することができる。
当然のことながら、先に送信用データが選択され、その送信用データに関連した送信先から入力した条件に一致する送信先が抽出されるので、送信先の指定ミスもなくなる。
【００１２】
埋め込みを要する部分に入力する場合とは異なるが、送信用データに関連した送信先の一部を削除又は追加してもよい。この場合においても、先に送信用データが選択され、その送信用データに関連付けられた送信先が予め決まっているので、意図的に削除又は追加する送信先を除いて、予め決まっている送信先については、確実かつ迅速に送信用データを送信することができる。
【００１３】
また、本発明では、送信用データ及び送信先アドレスをメールサーバ側で保存し、送信用データ及び送信先アドレスがメールサーバにおいて更新可能であり、特定の端末装置からのアクセスのみ送信用データを用意することができるようにすることが好ましい。
【００１４】
メーリングリストのように、メールサーバ側で送信用アドレスを保存することで、送信先を一括管理できるが、本発明では、送信用データもメールサーバ側で保存している。しかし、送信用アドレス及び送信用データへのアクセス権限を広げることによって、送信用データに関連付けられた送信先が更新されずに、重要かつ迅速なデータ送信に混乱を来す恐れがあるため、アクセス権限のある所定の端末装置からのアクセスのみ送信用データを送信できるようにしている。
【００１５】
上記と同様に、送信用データ及び送信先アドレスをメールサーバ側で保存し、送信用データ及び送信先アドレスがメールサーバにおいて更新可能であり、特定の端末装置からのアクセスのみメールを送信することができるようにすることが好ましい。
【００１６】
送信権限を持つ端末装置の中において、送信用アドレス及び送信用データを用意又は更新する権限を持つ端末装置を差別化し、権限に階層を設けることで、円滑な運用が可能となる。例えば、学校を例にすると、教職員の端末装置にメール送信権限を持たせ、校長及び教頭の端末装置にのみ前記権限に加えて送信用アドレス及び送信用データを用意又は更新する権限を持たせることにより、送信用データの選択ミスもなくなり、悪用されることもなくなる。
【００１７】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明によるメール送信方法及びメール送信システムの一実施形態を説明する。図１は、本実施形態におけるメール送信方法及びメール送信システムのブロック図を示している。
【００１８】
本発明のメール送信方法及びメール送信システムは、例えば、学校、公的機関等のように、特定の者から所定の者に連絡を迅速に行うことに適している。利用例として、学校の連絡網のように、同じ内容を複数人に連絡することがある。例えば、災害時に教職員を急遽召集する場合や、特定の学年を対象に防災訓練を行う場合が挙げられる。
【００１９】
図１において、送信者の端末装置１１，１２，１３・・・と、受信者の端末装置２１，２２，２３・・・と、メールサーバ３０は、インターネットのようなネットワーク４０を介してデータを送受信可能である。
送信者の端末装置１，１２，１３は、パーソナルコンピュータや携帯電話であり、メール送受信可能なアプリケーションソフトがインストールされている。受信者の端末装置２１，２２，２３も、パーソナルコンピュータや携帯電話であり、メール送受信可能なアプリケーションソフトがインストールされている。図１では、送信者と受信者が左右に分かれているが、送信者の端末装置が受信者の端末装置になることもある。
【００２０】
メールサーバ３０は、送信者の端末装置からのアクセスに対して、送信用データを生成し、そのデータを指定された受信者の端末装置に送信する機能を備えている。メールサーバ３０は、送受信を管理する通信管理手段３１と、受信者（送信者を含む）の端末装置の個人情報データベースファイル３２と、予め用意された送信用データ（定型文）を保存した定型文データベースファイル３３と、必要に応じてクライアントが定型文を作成するための文書作成補助ツール３４と、メールサーバを管理制御するための制御手段３５を備えている。
【００２１】
個人情報データベース３２は、受信者に関するデータを保存しており、例えば、団体番号、個人番号等の個人を特定するためのデータと、その個人の属性を表すデータよりなる。
定型文データベース３３は、送信用データに関するデータを保存しており、例えば、メールサーバが予め用意した文章のデータや、クライアントが予め作成した文章のデータよりなる。定型文データベース３３に保存した送信用データは、後で説明するように、送信用データ毎に送信先が関連付けられている。
文書作成補助ツール３４は、メールサーバ３０が予め用意した文章以外にクライアントが希望する場合に機能する。文書作成補助ツール３４は、クライアントが文章を作成した後、その文章に送信先を関連付ける。
【００２２】
送信手順の概要としては、まず、送信権限ある端末装置１１が、メールサーバ３０にアクセスする。定型文データベース３３から希望する送信用データが選択されると、そのまま送信動作を行うことができるようになっている。送信用データには、予め送信先が関連付けられており、送信用データを指定して送信アクションを行うだけで、所定の受信者の端末装置にデータが送信される。
【００２３】
次に、メール送信方法の実行のための準備手順について説明する。まず、本発明によるメール送信方法及びメール送信システムを実施する上で、端末装置の権限の階層別差別化が図られている。
上述のように、団体（グループ）として学校を例にすると、校長や教頭のように、大きな権限を持つ送信者（管理送信者）と、教職員のように次に大きな権限を持つ送信者（利用送信者）と、受信者に分けられる。
管理送信者は、受信者（送信者を含む）の個人情報をメールサーバに保存する権限、定型文を作成する権限、定型文（加工を含む）を送信する権限を持つ。利用送信者は、定型文（加工を含む）を送信する権限を持つ。受信者は、データを送信する権限は持たない。
【００２４】
個人情報の保存は、管理送信者によって行われる。図２は受信者（送信者を含む）の個人情報をメールサーバに入力するためのフローチャートを示し、図３は個人情報のテーブルを示している。
【００２５】
図２に示されるように、管理送信者は、メールサーバ３０にアクセスする（ステップＳ１１）。その後、権限を確認するために管理送信者は、ＩＤ番号とパスワードを入力する（ステップＳ１２）。メールサーバ３０は、ＩＤ番号とパスワードから、送信者であることに加え、管理送信者であることを確認する（ステップＳ２１）。
複数の団体が利用でき、受信者のグループ化を行うために、管理送信者は、団体番号を入力する（ステップＳ１３）。これによって、メールサーバ３０は、特定の団体（グループ）であることを認識する。このとき、メールサーバ３０が、所定の団体のテーブルを管理送信者の端末装置に表示させてもよい。
その後、管理送信者は、個人情報をテーブルに入力する（ステップＳ１４）。個人情報の入力は、新規入力でも更新でもよい。メールサーバ３０は、個人情報の入力（更新）があると、そのデータを個人情報データベースに保存する（ステップＳ２２）。
【００２６】
図３は、入力された個人情報データベース３３のテーブルである。団体番号は、特定の団体（グループ）を定義している。個人番号は、特定の団体の中の特定の個人を定義している。ＩＤ及びＰＷに加え、この個人番号によって権限を判定してもよい。個人情報データベース３３は、それぞれの個人番号に対応するように、氏名及び送信先のアドレスを保存している。
さらに、個人情報データベース３３は、それぞれの個人の属性を保存している。この属性を保存しているのは、予め検索及び抽出して、送信用データに送信先を関連付けるためである。もっとも、必要に応じて、属性を参照して送信先の削除及び追加は可能である。本実施形態では、属性として、教師・生徒の別、学年、通学手段を例示しているが、その他の属性をテーブルに保存することは自由である。
さらに、個人情報データベース３３は、送信すべき定型文に対応するように文章毎に送信対象を特定する記述を保存している。この記述は、送信者が送信先を確認するためのものであり、必ずしも必要でない。
【００２７】
次に、管理送信者によって作成される定型文の登録手順について説明する。定型文について予め用意されているが、その他、団体の属性等に応じてクライアントが文章を作成することができるようになっている。
文章の作成及びの保存は、管理送信者によって行われる。図４は用意された文章以外の文章を作成するためのフローチャートを示し、図５は作成された文章を例示している。
【００２８】
図４に示されるように、管理送信者は、メールサーバ３０にアクセスする（ステップＳ３１）。その後、権限を確認するために管理送信者は、ＩＤ番号とパスワードを入力する（ステップＳ３２）。メールサーバ３０は、ＩＤ番号とパスワードから、送信者であることに加え、管理送信者であることを確認する（ステップＳ４１）。
その後、管理送信者は、自身の団体に利用するため、団体番号を入力する（ステップＳ３３）。なお、メールサーバ３０が、ＩＤ及びＰＷから、アクセスしてきた管理送信者の団体を検索してもよい。
【００２９】
管理送信者は、雛型がある場合には、その雛型を要求する（ステップＳ３４）。メールサーバ３０は、要求に対して、雛型を管理送信の端末装置に表示する（ステップＳ４２）。雛型とは、メールサーバ３０自身の文章でも、同じ管理送信者が以前に作成した文章でもよい。また、雛型を利用せず、最初から文章を作成してもよい。
【００３０】
管理送信者は、文章を作成し（ステップＳ３５）、その文章に見出しや文章番号を付ける（ステップＳ３６）。その後、文章を送信する受信者を指定する（ステップＳ３７）。具体的には、メールサーバ３０の個人情報データベース３２を参照し、その中の属性を検索・抽出することにより、文章を送信する受信者を指定する。文章に関連付けられた送信先を設定すると（ステップＳ３７）、メールサーバ３０は送信先を関連付けた定型文を定型文データベースに保存する（ステップＳ４３）。こうすることおり、送信用データを指定するだけで、送信先も指定することができるようになる。
【００３１】
図５は、定型文データベース３３に保存したデータを例示している。図５（Ａ）は、メールサーバ３０が予め用意した文章又は管理送信者が作成した文章で、埋め込み部分のないものである。所定の文章は、見出し又は文章番号により文章が選択される。定型文には、予め関連付けられた送信先がある。この場合の送信先は、教職員全員となっている。送信先に変更がない場合は、決定を選択することで、この文章は直ちに教職員に送信される。
【００３２】
図５（Ｂ）は、埋め込み式の部分がある文章である。所定の文章は、見出し又は文章番号により文章が選択される。定型文には、予め関連付けられた送信先がある。この場合の送信先は、学年を変数とした担当教師及び生徒となっている。学年を入力することで、予め関連付けられた送信先からの絞り込みが行われる。日時及び場所は、絞り込みに関与することはない。その後、決定を選択することで、この文章は直ちに所定学年の担当教師及び生徒に送信される。
【００３３】
文章が選択された後、送信先を変更することも可能である。この場合は、送信先変更を指定した後、個人情報データベースを参照して、送信を検索・抽出することになる。いずれの場合においても、文章の意味内容に応じて予め設定された送信先が存在し、その後、送信先の変更があっても、送信先の人為的なミスはないか、最小限に抑えられる。
【００３４】
図６は、送信用データの送信手順を示すフローチャートである。送信を行うことができる権限を持つ者は、管理送信者の利用送信者である。
図６に示されるように、管理送信者又は利用送信者は、メールサーバ３０にアクセスする（ステップＳ５１）。その後、権限を確認するために管理送信者又は利用送信者は、ＩＤ番号とパスワードを入力する（ステップＳ５２）。メールサーバ３０は、ＩＤ番号とパスワードから、送信権限を持つ者であることを確認する（ステップＳ７１）。次に、団体番号を入力する（ステップＳ５３）。なお、ＩＤ及びＰＷ、団体番号は、利用送信者の端末装置にアクセスと同時に入力されるようにしておいてもよい。
【００３５】
次に、メールサーバ３０の定型部データベース３３に保存している文章を指定する（ステップＳ５４）。メールサーバ３０は、送信者の端末装置に指定された文章を表示する（ステップＳ７２）。この段階で、送信者の端末装置には、図５のように所定の文章が表示される。
【００３６】
送信者はこのまま文章の加工することもなく、送信者を変更することなく送信する場合は、決定を選択する（ステップＳ５５）。そうすると、直ちに、メールサーバ３０は、文章に関連付けられた送信先にその文章を送信し（ステップＳ７５）、連絡処理が完了する。
【００３７】
文章をこのまま送信しない場合、例えば、埋め込み部分がある場合は、端末装置に表示された文章に所定の加工を行う（ステップＳ５６）。送信先を変更しない場合、この段階で決定を選択することで（ステップＳ５７）、直ちに、メールサーバ３０は、文章に関連付けられた送信先にその文章を送信し（ステップＳ７５）、連絡処理が完了する。
【００３８】
送信先を変更する場合、送信者が送信先の変更を指定すると（ステップＳ５８）、メールサーバ３０は、個人情報データベースから抽出した送信先を送信者の端末装置に表示する（ステップＳ７３）。送信者は、送信先の変更処理を行うと（ステップＳ５９）、メールサーバ３０がその処理を行う（ステップＳ７４）。さらに、文章及び送信先が決まると、送信者は決定を選択し、さらに変更がある場合には、文章選択に戻って操作を行う（ステップＳ６０・Ｓ６１）。
【００３９】
【発明の効果】
以上のように、本発明では、意味内容ある文章は所定の者に送信されることに着目し、送信先を送信用データに予め関連付けて保存することにより、送信先を指定する操作や作業が不要となり、送信先の指定ミスを殆どなくすことができる。また、最短処理として、送信用データを指定するだけで、直ちにデータを送信することができるので、緊急を要する場合のように一刻の猶予もならない場合にも迅速にデータ送信操作を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明によるメール送信システムの概要を示すブロック図である。
【図２】受信者の個人情報をメールサーバに入力するためのフローチャートである。
【図３】個人情報データベースに保存している個人情報のテーブルである。
【図４】用意された文章以外の文章を作成するためのフローチャートである。
【図５】定型文データベースに保存している文章例及び送信先を示す概略図である。
【図６】送信用データの送信手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１１，１２，１３　送信者の端末装置
２１，２２，２３　受信者の端末装置
３０　メールサーバ
３２　個人情報データベースファイル
３３　定型文データベースファイル
４０　ネットワーク

Claims (12)

1. 予め用意された送信用データを保存し、前記送信用データに送信先アドレスを関連付けて保存し、クライアントから前記送信用データが選択されたときに、関連付けられたアドレスに前記送信用データを送信することを特徴とする、メール送信方法。
2. 前記送信用データが、文章を生成可能な文字データである、請求項１記載のメール送信方法。
3. 前記送信用データとしての文章が、クライアントによって予め用意される、請求項２記載のメール送信方法。
4. 前記送信用データに埋め込みを要する部分があり、埋め込んだ部分に基づき送信先を限定する、請求項１記載のメール送信方法。
5. 送信用データが選択された後、前記送信用データに関連付けた送信先アドレスの一部を削除又は追加することができる、請求項１記載のメール送信方法。
6. 前記送信用データ及び前記送信先アドレスをメールサーバ側で保存し、前記送信用データ及び前記送信先アドレスがメールサーバにおいて更新可能であり、特定の端末装置からのアクセスのみ送信用データを用意することができる、請求項１記載のメール送信方法。
7. 前記送信用データ及び前記送信先アドレスをメールサーバ側で保存し、前記送信用データ及び前記送信先アドレスがメールサーバにおいて更新可能であり、特定の端末装置からのアクセスのみ送信用データを送信することができる、請求項１記載のメール送信方法。
8. 前記送信用データを送信する権限が、送信用データ毎に予め決められている、請求項７記載のメール送信方法。
9. 送信用データを保存した送信用コンテンツデータベースと、送信先アドレスを保存した送信先データベースとを備え、
   前記送信先データベースの属性に基づき、前記送信用コンテンツデータベースに保存した送信用データに予め送信先を指定して保存し、
   所定の送信用データが選択されたときに、予め指定した送信先に前記送信用データを送信する制御手段を備えていることを特徴とする、メール送信システム。
10. 前記送信用データが、文章を生成可能な文字データであり、前記文字データがクライアントによって予め用意されたとき、前記送信用コンテンツデータベースが前記文字データを保存する、請求項９記載のメール送信システム。
11. 前記文字データに埋め込みを要する部分があり、前記制御手段が埋め込んだ部分の条件から予め送信用データに関連付けられた送信先から送信先を絞り込む、請求項１０記載のメール送信システム。
12. 前記制御手段が、送信用データに関連付けて保存した送信アドレスを追加又は削除する、請求項９記載のメール送信システム。

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