JP2004110691A

JP2004110691A - System and method for managing file

Info

Publication number: JP2004110691A
Application number: JP2002275401A
Authority: JP
Inventors: Yasushi Sanbe; 三部　裕史
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2002-09-20
Filing date: 2002-09-20
Publication date: 2004-04-08
Anticipated expiration: 2022-09-20
Also published as: JP4329319B2

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To enable a user to utilize revision of a file without making him/her be conscious of the revision when the user utilizes a file as an object of version management by copying the file. <P>SOLUTION: A document management server 10 holds virtual binders to be formed by every set of a created document and its revised document in a shared document data base 14. Each of registration processing parts 21, 22 treats the document or its revised document as one file respectively, files a document supposed to be disclosed in an applicable binder according to an instruction of a document provider and describes a filed version in an index of the binder. A display processing part 31 treats a corresponding binder as one document when the document is taken out from the document management server 10 and a document acquisition processing part 32 takes out the latest version in the case of copying the document. In addition, the described contents of the index are displayed as version history on a property picture of the document. <P>COPYRIGHT: (C)2004,JPO

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明はファイル管理システム、特にファイル管理サーバーにより版管理されるファイルの効果的な管理及び表示に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ファイル形式にて管理される文書を複数ユーザで共有する場合においてその共有文書を効率的に利用可能にするには、文書管理用のサーバーを設置して文書を集中管理することが一般的である。また、集中管理した文書を第三者に利用させるには、その文書データベースをウェブサーバーに搭載して第三者にアクセスさせるようにすることが一般的である。図５は、従来の文書管理システムの全体構成を示した概念図である。図５には、文書提供者が使用する提供者クライアント５０、文書提供者が提供する文書の利用者が使用する利用者クライアント５２、文書提供者が提供する文書を集中管理する文書管理サーバー５４及び文書提供者が提供する文書を利用者に公開する文書公開サーバー５６が示されている。
【０００３】
以上の構成において、文書提供者は、自ら作成した文書を文書管理サーバー５４の文書データベース５８に登録する。なお、以降の説明では、文書管理サーバー５４により管理される文書をオリジナル文書とも称することにする。
【０００４】
文書管理サーバー５４で管理される文書のうち第三者に公開してもよいとされる文書は、文書公開サーバー５６の文書データベース６０に複製される。もし、作成した全ての文書を公開してもよいのなら、文書管理サーバー５４と文書公開サーバー５６とを分ける必要はない。なお、以降の説明では、文書公開サーバー５６により管理される文書を閲覧文書とも称することにすると、文書公開サーバー５６は、閲覧文書が新たに登録されると、予め決められている利用者クライアント５２に配布する。あるいは、利用者は、文書公開サーバー５６から参照したい閲覧文書を利用者クライアント５２にダウンロードすることで複製し、その複製文書を画面表示して閲覧することになる。
【０００５】
ところで、文書には、例えば仕様書などのように、作成した文書に対して追加、修正を行うことで新たな文書を作成し、その新たに作成した文書を新たな版として積み重ねていくものがある。このような改版を行う場合、文書提供者は、オリジナル文書データベース５８に登録した文書（例えば第１版）を取り出して編集を行い、その編集した文書を新たな版（例えば第２版）としてオリジナル文書データベース５８に登録する。このようにして、同一文書に対して新たな版が作成されていくことになる。文書管理サーバー５４は、同一文書に対する各版を関連付けて各文書の版管理を行う。文書提供者は、公開してもよいとする文書であれば、通常はオリジナル文書を文書公開サーバー５６に複製するはずなので、利用者が文書公開サーバー５６から取得する閲覧文書は最新版である。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の文書管理システムにおいては、利用者クライアントに複製された文書に対してまで版管理の対象としていなかった。このために、利用者が利用者クライアントに取得した文書は、取得した時点では最新版であっても時間の経過に伴いその後に再利用するときには最新版であるという保証はない。従って、文書利用者は、複製文書を再度利用する際には、その文書の版がまだ最新版であるかどうかを意識しなければならない。利用の度に文書を文書公開サーバーから複製したり、複製した文書が最新版か否かを問い合わせるなどすれば、このような状況を回避することは可能であるかもしれないが、そのような処理操作は運用上好ましくなく、また、面倒であった。
【０００７】
特に、改版が重ねられていくと同一文書に対して複数の版が存在することになるが、表示しようとする文書の一つの版のみを表示するときには、上記のようにその版が最新版であるかどうかが確認できない。一方、表示しようとする文書の全ての版を表示するようにすれば、最新版かどうかを確認することはできるが、不要な旧版の情報まで取得し表示させることになる。
【０００８】
本発明は以上のような問題を解決するためになされたものであり、その目的は、利用者が版管理対象のファイルを複製して利用する場合においてファイルの改版を利用者に意識させることなく利用させることのできるファイル管理システム及びファイル管理方法を提供することにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
以上のような目的を達成するために、本発明に係るファイル管理システムは、版管理されるファイルを管理するファイル管理サーバーと、ファイルの作成者が使用する提供者クライアントと、前記ファイル管理サーバーが管理するファイルの利用者が使用する利用者クライアントとを有するファイル管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバーにより管理され、ファイル作成者により作成されたファイル及びその改版ファイルの組毎に形成される仮想バインダと、ファイル作成者により作成された版対応のファイルを、対応する前記仮想バインダに登録する登録処理手段と、前記利用者クライアントには前記仮想バインダを一つのファイルとして表示する表示処理手段とを有し、ファイル作成者には各版に対応するファイルをそれぞれ一つのファイルとして扱わせ、ファイル利用者には前記仮想バインダを一つのファイルとして扱わせることを特徴とする。
【００１０】
また、前記ファイル管理サーバーは、前記仮想バインダに改版ファイルが最新版として登録されたときに、その改版ファイルを前記利用者クライアントへ自動配信する最新版配信処理手段を有することを特徴とする。
【００１１】
また、前記仮想バインダには、登録されるファイルの版情報が書き込まれる仮想インデックスが設けられており、前記登録処理手段は、前記仮想バインダにファイルを登録する際に、そのファイルの版情報を前記仮想インデックスに書き込むことを特徴とする。
【００１２】
更に、前記表示処理手段は、前記仮想インデックスへの書込内容を、前記仮想バインダを一つのファイルとして表示するときの版履歴情報として表示することを特徴とする。
【００１３】
更に、前記利用者クライアントは、前記表示処理手段により表示された版履歴情報の中から利用者により指定された版に対応するファイルを前記仮想バインダから取り出す版取得処理手段を有することを特徴とする。
【００１４】
また、前記登録処理手段は、ファイル作成者により指定された版に対応するファイルのみを前記仮想バインダに登録することを特徴とする。
【００１５】
また、本発明に係るファイル管理方法は、ファイル管理サーバーを設けて版管理されるファイルを集中管理するファイル管理方法において、ファイル及びその改版ファイルを組にして保存する仮想バインダを前記組毎に形成し、ファイル作成者には作成した版対応のファイルを一つのファイルとして、対応する前記仮想バインダに登録させ、ファイル利用者には前記仮想バインダを一つのファイルとして表示させることを特徴とする。
【００１６】
また、前記仮想バインダに改版ファイルが最新版として登録されたとき、当該仮想バインダの利用者に対して最新版を自動配信することを特徴とする。
【００１７】
また、前記仮想バインダには仮想インデックスが設けられており、前記仮想バインダに登録されるファイルの版情報を、対応する仮想インデックスに記録することによってファイルの版管理を行うことを特徴とする。
【００１８】
更に、前記仮想インデックスへの書込内容を、前記仮想バインダを一つのファイルとして表示するときの版履歴情報として表示することを特徴とする。
【００１９】
更に、表示された版履歴情報の中から利用者により指定された版に対応するファイルを、対応する前記仮想バインダから取り出して利用者に提供することを特徴とする。
【００２０】
また、ファイル作成者により指定された版に対応するファイルのみを前記仮想バインダに登録することを特徴とする。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。なお、本実施の形態では、本発明に係るファイル管理システムを、文書ファイルを集中管理する文書管理システムに適用した場合を例にして説明する。
【００２２】
図１は、本実施の形態における文書管理システムを示したブロック構成図である。本実施の形態における文書管理システムは、本システムで版管理する文書を集中管理する文書管理サーバー１０と、１乃至複数台の提供者クライアント２０と利用者クライアント３０とをＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ　Ａｒｅａ　Ｎｅｔｗｏｒｋ）１で接続した構成を有している。なお、図１では便宜的に各クライアント２０，３０を１台ずつ示した。文書管理サーバー１０は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現できる。提供者クライアント２０は、文書を作成し、また、その作成した文書を改版するユーザ（文書提供者）によって使用される。利用者クライアント３０は、文書提供者によって作成又は改版された文書を参照、印刷等のために利用するユーザ（文書利用者）によって使用される。各クライアント２０，３０は、ハードウェア的には汎用的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）で実現できる。本実施の形態では、本システムを構成するクライアントを、便宜的に文書提供者が使用するクライアント２０と文書利用者が使用するクライアント３０とに分けて図示し、また説明するが、文書提供者は自ら作成した文書の利用者にもなり、また、他のユーザが作成した文書の利用者にもなるので、１台のＰＣが提供者クライアント２０にも利用者クライアント３０にもなりうる。
【００２３】
提供者クライアント２０は、新規登録処理部２１、改版登録処理部２２及びオリジナル文書データベース２３を有している。新規登録処理部２１は、本システムの管理対象とする文書を新規に作成してオリジナル文書データベース２３へ登録する。また、第三者に閲覧させてもよいとする文書であれば、文書管理サーバー１０にも登録する。改版登録処理部２２は、オリジナル文書データベース２３から作成済みの文書を取り出し、編集することで文書を改版する。そして、改版された文書をオリジナル文書データベース２３へ登録する。また、第三者に閲覧させてもよいとする文書であれば、文書管理サーバー１０にも最新版として登録する。新規登録処理部２１及び改版登録処理部２２は、新規又は改版により作成した各版に対して文書識別情報（文書ＩＤ）を付与する。なお、本実施の形態では、自己が作成した文書を、自己が使用する提供者クライアント３０に搭載のディスク装置（オリジナル文書データベース２３）に保存することを前提に説明するが、他のクライアント上の共有ディスク装置やデータベースサーバ等の他の格納手段に保存するようにしてもよい。
【００２４】
利用者クライアント３０は、表示処理部３１、文書取得処理部３２及び文書保存部３３を有している。表示処理部３１は、文書管理サーバー１０により版管理されている文書を表示する。ここで言う「文書を表示」というのは、文書の内容そのものの表示ではなく、ファイル操作ソフトウェアにより実現される文書名や文書属性等の表示、アイコンでの表示を意味する。以降の説明において、文書名等を表示する場合には「文書」の表示と記載し、エディタ等により文書の内容を表示する場合には「文書内容」の表示と記載する。文書取得処理部３２は、利用者により指定された版に対応する文書を文書管理サーバー１０から取り出し、その文書を文書保存部３３に保存する。文書利用者は、通常、最新版を利用するので特に指定されない限り最新版を取得することになる。文書利用者は、文書を利用する際には文書保存部３３に保存した複製文書を利用することになる。
【００２５】
文書管理サーバー１０は、バインダ管理部１１、最新版配信処理部１２、アクセス履歴管理部１３、共有文書データベース１４及びアクセスログファイル１５を有している。詳細は後述するが、本実施の形態では、文書提供者により作成された文書（例えば、文書Ａ）のうち閲覧対象とする版（例えば、文書Ａの第１版、第２版、第４版）を束ねて、仮想バインダに綴じることで文書の管理を行うことを特徴としているが、バインダ管理部１１は、共有文書データベース１４に格納される仮想バインダを使用して文書の管理を行い、提供者クライアント２０における各登録処理部２１，２２と協調動作して共有文書データベース１４への文書の登録を行う。また、利用者クライアント３０における表示処理部３１と協調動作して利用者クライアント３０の図示しないディスプレイへの表示処理、更に文書取得処理部３２と協調動作して文書のダウンロード処理を実行する。共有文書データベース１４には、文書提供者が作成した文書（例えば、文書Ａの第１版乃至第４版）のうち文書提供者が第三者へ利用させてもよいとする文書（例えば、文書Ａの第１版、第２版、第４版）のみが格納される。最新版配信処理部１２は、仮想バインダに最新版が登録されたときに、その最新版の文書ファイルを利用者クライアント３０へ自動配信する。アクセス履歴管理部１３は、文書利用者による文書管理サーバー１０へのアクセス履歴をアクセスログファイル１５に記録する。
【００２６】
本実施の形態においては、前述した構成要素により種々の機能を提供するが、文書管理サーバー１０及び各クライアント２０，３０における各処理機能は、各コンピュータ上でアプリケーションを動作させることによって実現される。
【００２７】
ところで、本実施の形態では、文書の版の管理を行うが、以下に文書の版及び文書の利用について説明する。
【００２８】
図２は、文書と版の基本モデルを示した概念図である。作成される文書には、一般に第１版、第２版など昇順の連番が付与され版管理される。通常、新規作成された文書は、第１版であり、改版の度に第２版、第３版と版が更新される。ただ、いずれの版も文書Ａであることに相違ない。このように、各文書は、改版により版が重ねられていくことになる。そして、時系列上最も新しい版が最新版となる。このように、文書と言うときは第何版であれ、その文書である。つまり、文書Ａといえば、第１版であろうと第２版であろうと第３版であろうと版の相違に関係なく文書Ａである。版と言えば、文書を構成する特定の版を指し、第１版か第２版か第３版のいずれかの版の文書を指す。第１版（の文書Ａ）といえば、同じ文書Ａでも第２版や第３版ではない。
【００２９】
ここで、図２において第２版が最新版のとき（つまり、第３版作成前）に文書Ａが利用者クライアント２０に複製されたとする。なお、利用者クライアント２０において複製文書を編集し新たな版（文書）を作成することは可能である。本実施の形態では、この複製文書に対する編集により新たな文書を作成することを改変と称し、改変により作成された文書を派生文書と称することにする。この派生文書は、文書管理サーバー１０で管理されている元の文書Ａとは独立した文書として扱われ、本実施の形態の管理対象外となる。もちろん、特別の処理手続により文書管理サーバー１０の管理対象にすることは可能である。
【００３０】
文書取得処理部３２により利用者クライアント３０に複製された文書は、通常、利用者クライアント３０の利用者個人の管理下において使用される。なお、文書利用者は、自己が使用する利用者クライアント３０に搭載のディスク装置を文書の複製先とすることが一般的であるため、本実施の形態においてもこれに準じて説明するが、他のクライアント上の共有ディスク装置やデータベースサーバ等の他の格納手段を複製先としてもよい。文書Ａの利用者は、通常、参照する度に共有文書データベース１４へアクセスするのではなく、アクセス速度等を考慮して利用者クライアント３０の文書保存部３３にダウンロードした第２版の文書Ａに対してアクセスをすることになる。
【００３１】
本実施の形態では、バインダを使用した文書管理方法を特徴としているが、ここでバインダについて説明する。
【００３２】
本実施の形態では、文書の管理手法として文書を時間軸で束ねるバインダモデルを導入している。例えば、オリジナル文書として文書Ａの第１版乃至第４版が作成されているときに、文書提供者が第三者へ利用させてもよい文書Ａの版（例えば、第１版、第２版、第４版）を時間軸で綴じてバインダで保持する。各バインダは、文書Ａ、文書Ｂというように文書毎に形成される。それぞれのバインダに綴じられた各版の版情報は、同じバインダに綴じられる仮想的なインデックス（目次）に時系列に記載される。本実施の形態では、このような仮想的なバインダを使用して各文書の版管理を行っている。
【００３３】
図３は、本実施の形態におけるバインダと各文書、各版の関係を示した概念図であり、ユーザインタフェースの概念図でもある。図３には、提供者クライアント２０において作成された文書Ａ，Ｂの各版と、文書管理サーバー１０における共有文書データベース１４に形成された文書Ａ，Ｂ用の各バインダ（を示すアイコン）４１，４２と、利用者クライアント３０に複製された文書Ａ，Ｂが示されている。提供者クライアント２０から文書管理サーバー１０への文書登録処理は、各登録処理部２１，２２及びバインダ管理部１１により実行される。文書管理サーバー１０で管理される文書の表示処理は、バインダ管理部１１及び表示処理部３１により実行される。ここで、提供者クライアント２０と文書管理サーバー１０との間で行われる文書の登録処理について図３を用いて説明する。
【００３４】
文書作成者が文書Ａを新規に作成すると、その文書Ａ（第１版）をオリジナル文書データベース２３に登録する。このとき、文書Ａには、その文書を識別するための文書ＩＤを割り振る。そして、第三者に利用させる場合にはバインダ４１に文書Ａの第１版を登録する。この登録操作は、ファイル操作ソフトウェアを用いて予め生成しておいた文書Ａ用のバインダ４１を画面表示させ、また、文書Ａの第１版のアイコン４３を表示させ、その文書を示すアイコン４３を、表示した文書Ａ用バインダを示すアイコン４１へドラッグする。このようなマウス操作により文書Ａの第１版を文書管理サーバー１０に簡単に登録することができる。バインダ管理部１１は、以上の文書提供者による登録操作に応じて文書Ａを共有文書データベース１４に登録するが、更に文書Ａ用のバインダ生成時に作成したインデックス４４に、第１版が綴じられたときに第１版の文書ＩＤ、文書格納場所等の版情報を書き込む。
【００３５】
続いて、文書作成者が文書Ａの第１版を編集して第２版を作成すると、その文書Ａ（第２版）をオリジナル文書データベース２３に登録する。このとき、第２版には、第１版と異なるユニークな文書ＩＤを割り振る。なお、編集対象となる文書Ａ（第１版）は、アクセス速度を考慮してオリジナル文書データベース２３から取り出すようにしてもよいし、文書管理サーバー１０から取り出すようにしてもよい。そして、第三者に利用させる場合にはバインダ４１に文書Ａの第２版を登録する。この第２版の登録操作及びこの操作に応じたバインダ管理部１１における処理は、第１版を登録したときと同様である。このとき、バインダ管理部１１は、インデックス４４に第２版の版情報を書き込むことにより第２版が綴じられたことを明示する。
【００３６】
改版した文書を第三者に利用させるのならば、上記と同様にしてバインダ４１に各版を綴じていけばよい。もし、利用させたくない場合には前述したドラッグ操作をせずにバインダ４１に綴じなければよい。図３では、文書Ａの第３版及び文書Ｂの第２版を綴じていない場合を例示した。
【００３７】
本実施の形態では、それぞれの文書の各版を上記説明した簡単なマウス操作により文書管理サーバー１０に登録することができる。以上の説明から明らかなように、文書提供者による操作に応じて行われる登録処理においては、各版は１つの文書として扱われており、同一文書に関わる各版共通のバインダに綴じられていくことになる。
【００３８】
次に、利用者クライアント３０と文書管理サーバー１０との間で行われる文書の表示処理について図３を用いて説明する。なお、文書の表示というのは、前述したように文書の内容そのものの表示ではなく、ファイル操作ソフトウェアにより実現される文書のアイコン等の表示のことをいう。ここでは、登録処理と同様に文書をアイコン表示する場合を例にして説明する。
【００３９】
文書管理サーバー１０により管理される各文書を参照したいとき、文書利用者は、文書管理サーバー１０から該当する文書を共有文書データベース１４からダウンロードして、その複製をローカルの文書保存部３３に保存する。なお、文書利用者は、通常、自己が使用する利用者クライアント３０に搭載のディスク装置を文書の複製先とすることが一般的であるため、本実施の形態においてもこれに準じて説明するが、他のクライアント上の共有ディスク装置やデータベースサーバ等の他の格納手段を複製先としてもよい。
【００４０】
例えば文書Ａを利用したいとき、文書利用者は、ファイル操作ソフトウェアを用いて文書管理サーバー１０にある文書Ａのアイコン４５を表示させ、それをローカルの複製先とすべきフォルダにドラッグして複製することができる。このマウス操作により、複製文書は文書保存部３３に保存され、保存先のフォルダに文書Ａが表示される。なお、このような操作及び表示は、ウィンドウシステムにおいて一般的に行われている。文書利用者は、このような簡単なマウス操作で文書Ａの複製を取得することができるが、このとき、本実施の形態における表示処理部３１は、図３に例示したように文書Ａを、バインダで管理されている複数の版としてではなく、一つの文書（を示すアイコン４５）として画面表示することを特徴としている。換言すると、表示処理においては、登録処理のようにバインダで管理される複数の版をそれぞれ一文書として扱うのではなく、複数の版を保存しているバインダを一つの文書として扱うようにしたことを特徴としている。例えば、文書Ａのバインダ４１に綴じられている第１，２，４版を３つの別文書として表示するのではなく一つの文書Ａとして表示する。ただ、複製した文書の版は何かということがわかるように表示する。本実施の形態における表示処理において複製されるのは、バインダ４１に登録されている文書Ａの最新版のみである。通常は、最新版の文書を利用するからである。
【００４１】
図３には、この特徴的な表示形態を例示した。図３では、ある時点において文書Ａの第４版が最新版であるとき、利用者クライアント３０には、文書Ａの第４版が表示されることになる。なお、本実施の形態では、最新版でない版も取得することができるが、その処理については追って説明する。また、アクセス履歴管理部１３は、共有文書データベース１４で管理する文書に対するアクセスを常時監視しており、そのアクセス日時、アクセスした利用者クライアント３０、登録、取得等のアクセス内容、アクセスされた文書及びその版をアクセスログファイル１５に記録する。
【００４２】
図４（ａ）には、図３に示した文書Ａを示すアイコン４５が示されている。汎用的なファイル操作ソフトウェアは、各文書のファイル名を文字列や、図４に例示したようにアイコンと共に画面表示することができる。なお、ファイル操作ソフトウェアは、通常、フォルダに登録されているファイルをリスト表示するが、本実施の形態においては、便宜的に文書Ａの一ファイルのみを示している。ここで、文書Ａのプロパティ画面４６を開いた例を図４（ｂ）に示す。汎用的なウィンドウシステムでは、文書ファイルの種別や、格納場所、作成日時等の情報をプロパティ画面に表示する。本実施の形態では、プロパティ画面４６に当該文書の版履歴情報を併せて表示することを特徴としている。もちろん、プロパティ画面でなく、版履歴情報表示画面等独自のウィンドウ画面により表示するようにしてもよい。なお、版履歴情報以外の情報表示は、本発明の要旨ではないので図４では省略している。
【００４３】
図４（ｂ）に示したように、版履歴情報は、文書Ａのバインダに綴じられているインデックスに記載された内容が表示され、その版が時系列がわかるように表示される。従って、文書利用者は、公開された文書Ａの版の作成経緯を知ることができる。そして、もし、旧版を取得したいときには、プロパティ画面４６に表示された版番をクリックする。これにより、文書取得処理部３２は、指定された版の文書Ａを文書Ａのバインダから取り出し、その複製を文書保存部３３に保存する。これにより、旧版の文書の内容を表示することができる。
【００４４】
第４版が最新版であったときに文書Ａを利用したとき、第４版は文書保存部３３に保存され、また、図４（ａ）に例示したように文書Ａは表示される。この状態のときに第５版が作成され、文書提供者によりバインダに登録されたとする。このとき、バインダ管理部１１は、その旨を最新版配信処理部１２に通知する。あるいは、最新版配信処理部１２がアクセスログファイル１５への記録内容をチェックし、自ら版の登録を認識するようにしてもよい。最新版配信処理部１２は、バインダ管理部１１からの通知を受けると、文書Ａの第５版を最新版として文書Ａを利用している利用者クライアント３０へ配信する。配信先となる利用者クライアント３０は、アクセスログファイル１５を検索し、文書Ａへのアクセス元を確認することで特定できる。
【００４５】
文書管理サーバー１０から最新版が自動配信されてくると、文書Ａ及びプロパティ画面４６の表示中であった利用者クライアント３０における表示処理部３１は、文書Ａの表示を図４（ｂ）から図４（ｃ）へ自動的に切り替える。また、プロパティ画面４６に表示する版履歴情報も当該バインダのインデックスから取り出してきて自動更新する。
【００４６】
以上のように、本実施の形態によれば、文書管理サーバー１０で管理されている文書の複製先に対しても当該文書の最新版を自動配信することにより、複製先に該当する利用者クライアント３０では、文書の改版がされたことを意識することなく、かつ自ら文書管理サーバー１０から最新版を取り出さなくても常に最新版の文書を利用することができる。文書提供者にしてみれば、文書を改版したときに、その改版した文書（最新版）を文書管理サーバー１０へ登録さえすれば、その改版により追加、修正した内容を文書の複製先となる利用者クライアント３０に反映させることができる。
【００４７】
特に、本実施の形態においては、各文書の各版を仮想的なバインダで束ねるようにして文書の版管理を行うようにした。これにより、文書提供者は、公開してもよい版をバインダに綴じさえすればよい。また、文書利用者に対してバインダを一つの文書として表示するようにしたので、版を意識せずに文書利用を効率的に行うことができる。
【００４８】
なお、本実施の形態では、共有文書データベース１４に文書自体を格納するように説明したが、文書の格納先のみを管理し、文書の実体は必ずしも文書管理サーバー１０で保持させておかなくてもよい。
【００４９】
また、本実施の形態では、新規登録処理部２１、改版登録処理部２２が文書の作成ステップに関与する場合について説明したが、自己または他者が別途作成済みの文書に対して文書識別情報（文書ＩＤ）を付与し文書管理サーバー１０に登録することも可能である。
【００５０】
また、本実施の形態では、自動配信を行う例を中心に説明したが、自動配信を行わず、文書表示および文書の内容表示は複製されたファイルの状態のまま行い、版履歴情報を当該バインダのインデックスから取り出してきて最新の状態で表示させることも可能である。
【００５１】
また、本実施の形態では、文書取得処理部３２により文書の複製を利用者クライアントに作成する例を説明したが、文書の複製は文書の作成者によりメールで配布された場合などについても、文書取得処理部３２により複製を取得した場合と同様である。
【００５２】
また、本実施の形態では、文書の管理、特に文書の登録と表示を中心に説明したが、文書の削除にも対応できるようにしておくことが望ましい。例えば、バインダから最新版（例えば第５版）が文書提供者により削除されたときには、利用者クライアント３０において表示されている文書の版を第５版から第４版に戻し、また、文書保存部３３から第５版を削除し第４版を再度ダウンロードするなどする。
【００５３】
また、本実施の形態では、文書の版管理を行う場合を例にして説明したが、実行イメージ等にもそれぞれに版が付与され管理されるので、ファイル形式にて保存されるデータであれば、本発明を適用することは可能である。
【００５４】
【発明の効果】
本発明によれば、仮想バインダを設け、ファイル作成者には各版に対応するファイルをそれぞれ一つのファイルとして対応する仮想バインダに登録させ、ファイル利用者には仮想バインダを一つのファイルとして表示させるようにしたので、利用者に文書の版を意識させることなく利用させることができる。
【００５５】
また、ファイルの最新版が仮想バインダに登録されたときには、その最新版の複製をそのファイルの利用者に自動配信するようにしたので、該当する利用者には常に最新版のファイルを利用させることができる。
【００５６】
また、必要に応じて旧版のファイルの複製を取得させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態における文書管理システムを示したブロック構成図である。
【図２】文書と版の基本モデルを示した概念図である。
【図３】本実施の形態におけるバインダと各文書、各版の関係を示すと共にユーザインタフェースを示した概念図である。
【図４】本実施の形態における利用者クライアントに表示される文書の表示例を示した図である。
【図５】従来の文書管理システムの全体構成を示した概念図である。
【符号の説明】
１０　文書管理サーバー、１１　バインダ管理部、１２　最新版配信処理部、１３　アクセス履歴管理部、１４　共有文書データベース、１５　アクセスログファイル、２０　提供者クライアント、２１　新規登録処理部、２２　改版登録処理部、２３　オリジナル文書データベース、３０　利用者クライアント、３１表示処理部、３２　文書取得処理部、３３　文書保存部。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a file management system, and more particularly to an effective management and display of files that are version-controlled by a file management server.
[0002]
[Prior art]
In a case where a document managed in a file format is shared by a plurality of users, it is common practice to install a document management server and centrally manage the document in order to efficiently use the shared document. . In order to make a centrally managed document available to a third party, it is common to mount the document database on a web server and allow the third party to access the document database. FIG. 5 is a conceptual diagram showing the entire configuration of a conventional document management system. FIG. 5 shows a provider client 50 used by the document provider, a user client 52 used by a user of the document provided by the document provider, a document management server 54 for centrally managing the document provided by the document provider, and A document publishing server 56 for publishing a document provided by a document provider to a user is shown.
[0003]
In the above configuration, the document provider registers the document created by the document provider in the document database 58 of the document management server 54. In the following description, a document managed by the document management server 54 is also referred to as an original document.
[0004]
Documents managed by the document management server 54 that may be disclosed to a third party are copied to the document database 60 of the document disclosure server 56. If all created documents can be made public, there is no need to divide the document management server 54 and the document publishing server 56. In the following description, a document managed by the document publishing server 56 is also referred to as a browsed document. When the browsed document is newly registered, the document publishing server 56 Distribute to Alternatively, the user downloads the browsing document to be referred from the document publishing server 56 to the user client 52 to copy the document, and displays the copied document on the screen for browsing.
[0005]
By the way, some documents, such as specifications, create new documents by adding or modifying the created documents, and stack the newly created documents as new versions. is there. When making such a revision, the document provider takes out the document (for example, the first edition) registered in the original document database 58 and edits it, and converts the edited document into a new edition (for example, the second edition). Register in the document database 58. In this way, a new version is created for the same document. The document management server 54 performs version management of each document by associating each version with respect to the same document. Since the document provider should normally copy the original document to the document publishing server 56 if the document is to be made public, the browsed document acquired by the user from the document publishing server 56 is the latest version.
[0006]
[Problems to be solved by the invention]
However, in a conventional document management system, a document copied to a user client is not subjected to version management. For this reason, even if the document acquired by the user to the user client is the latest version at the time of acquisition, there is no guarantee that the document will be the latest version when it is reused later with the passage of time. Therefore, when reusing a duplicate document, the document user must be aware of whether the version of the document is still the latest version. It may be possible to avoid this situation by copying the document from the document publishing server each time it is used, or asking if the copied document is the latest version, but such processing may be possible. The operation was unfavorable in operation and was troublesome.
[0007]
In particular, multiple revisions will result in multiple revisions of the same document, but when displaying only one revision of the document to be displayed, the revision must be the latest revision as described above. I can't confirm if there is. On the other hand, if all versions of the document to be displayed are displayed, it is possible to confirm whether or not the document is the latest version, but even unnecessary unnecessary version information is acquired and displayed.
[0008]
The present invention has been made in order to solve the above problems, and its purpose is to make a user aware of a revision of a file when the user duplicates and uses a file to be version-controlled. An object of the present invention is to provide a file management system and a file management method that can be used.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, a file management system according to the present invention includes a file management server that manages version-controlled files, a provider client used by a file creator, and the file management server. In a file management system having a user client used by a user of a file to be managed, a virtual binder managed by the file management server and formed for each set of a file created by a file creator and its revised file; Registration processing means for registering the file corresponding to the version created by the file creator in the corresponding virtual binder, and display processing means for displaying the virtual binder as one file on the user client. , The file creator will receive the file corresponding to each version One of the causes treated as files, the file user, characterized in that to treat the virtual binder as a single file.
[0010]
Further, the file management server has a latest version distribution processing means for automatically distributing the revised file to the user client when the revised file is registered as the latest version in the virtual binder.
[0011]
Further, the virtual binder is provided with a virtual index in which version information of a file to be registered is written, and the registration processing means, when registering a file in the virtual binder, stores the version information of the file in the virtual binder. It is characterized in that it is written in a virtual index.
[0012]
Further, the display processing means displays the contents written in the virtual index as version history information when displaying the virtual binder as one file.
[0013]
Further, the user client has version acquisition processing means for extracting, from the virtual binder, a file corresponding to the version designated by the user from the version history information displayed by the display processing means. .
[0014]
Further, the registration processing means registers only the file corresponding to the version designated by the file creator in the virtual binder.
[0015]
In the file management method according to the present invention, in the file management method of providing a file management server and centrally managing files to be version-controlled, a virtual binder for storing a file and its revised file as a group is formed for each group. The file creator is made to register the created file corresponding to the version as one file in the corresponding virtual binder, and the file user is made to display the virtual binder as one file.
[0016]
Further, when the revised file is registered as the latest version in the virtual binder, the latest version is automatically delivered to a user of the virtual binder.
[0017]
The virtual binder is provided with a virtual index, and the version management of the file is performed by recording the version information of the file registered in the virtual binder in the corresponding virtual index.
[0018]
Further, the content written in the virtual index is displayed as version history information when the virtual binder is displayed as one file.
[0019]
Further, a file corresponding to the version designated by the user from the displayed version history information is extracted from the corresponding virtual binder and provided to the user.
[0020]
Further, only the file corresponding to the version specified by the file creator is registered in the virtual binder.
[0021]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, a preferred embodiment of the present invention will be described with reference to the drawings. In the present embodiment, a case where the file management system according to the present invention is applied to a document management system that centrally manages document files will be described as an example.
[0022]
FIG. 1 is a block diagram showing a document management system according to the present embodiment. The document management system according to the present embodiment includes a document management server 10 for centrally managing documents to be version-controlled by this system, and one or more provider clients 20 and user clients 30 connected to a LAN (Local Area Network) 1. Are connected. In FIG. 1, one client 20 and 30 is shown for convenience. The document management server 10 can be realized by a general-purpose server computer in terms of hardware. The provider client 20 is used by a user (document provider) who creates a document and updates the created document. The user client 30 is used by a user (document user) who uses a document created or revised by a document provider for reference, printing, and the like. Each of the clients 20 and 30 can be realized by a general-purpose personal computer (PC) in terms of hardware. In the present embodiment, the clients constituting this system are shown and described separately for convenience as a client 20 used by a document provider and a client 30 used by a document provider. One PC can be both the provider client 20 and the user client 30 because the user can be a user of a document created by himself or a user of a document created by another user.
[0023]
The provider client 20 includes a new registration processing unit 21, a revised registration processing unit 22, and an original document database 23. The new registration processing unit 21 newly creates a document to be managed by the present system and registers it in the original document database 23. In addition, any document that can be viewed by a third party is also registered in the document management server 10. The revision registration processing unit 22 retrieves a created document from the original document database 23 and edits the document to modify the document. Then, the revised document is registered in the original document database 23. If the document is to be viewed by a third party, the document is registered as the latest version in the document management server 10. The new registration processing unit 21 and the revision registration processing unit 22 assign document identification information (document ID) to each version created by new or revised edition. In the present embodiment, the description will be given on the assumption that the document created by the user is stored in a disk device (original document database 23) mounted on the provider client 30 used by the user. The information may be stored in another storage means such as a shared disk device or a database server.
[0024]
The user client 30 has a display processing unit 31, a document acquisition processing unit 32, and a document storage unit 33. The display processing unit 31 displays a document whose version is controlled by the document management server 10. Here, "displaying a document" does not mean displaying the content of the document itself, but means displaying a document name and a document attribute realized by file operation software, and displaying with an icon. In the following description, when a document name or the like is displayed, it is described as "document" display, and when the content of the document is displayed by an editor or the like, it is described as "document content" display. The document acquisition processing unit 32 retrieves a document corresponding to the version specified by the user from the document management server 10 and stores the document in the document storage unit 33. The document user usually uses the latest version, and unless otherwise specified, obtains the latest version. The document user uses the duplicate document stored in the document storage unit 33 when using the document.
[0025]
The document management server 10 includes a binder management unit 11, a latest version distribution processing unit 12, an access history management unit 13, a shared document database 14, and an access log file 15. Although details will be described later, in the present embodiment, a version to be viewed (for example, the first version, the second version, and the fourth version of the document A) among the documents (for example, the document A) created by the document provider is described. ) Are bound and bound to a virtual binder to manage the document. The binder management unit 11 manages the document by using the virtual binder stored in the shared document database 14 and provides the document. In cooperation with the registration processing units 21 and 22 in the client 20, the document is registered in the shared document database 14. In addition, it cooperates with the display processing unit 31 of the user client 30 to execute display processing on the display (not shown) of the user client 30 and cooperates with the document acquisition processing unit 32 to execute document download processing. The shared document database 14 stores documents (for example, documents A to D) that a document provider may use to a third party among documents created by the document provider (for example, the first to fourth editions of the document A). A of the first version, the second version, and the fourth version). When the latest version is registered in the virtual binder, the latest version distribution processing unit 12 automatically distributes the latest version of the document file to the user client 30. The access history management unit 13 records the access history of the document user to the document management server 10 in the access log file 15.
[0026]
In the present embodiment, various functions are provided by the above-described components, but each processing function in the document management server 10 and each of the clients 20 and 30 is realized by operating an application on each computer.
[0027]
By the way, in the present embodiment, the version of the document is managed. The use of the version of the document and the use of the document will be described below.
[0028]
FIG. 2 is a conceptual diagram showing a basic model of a document and a plate. The created document is generally assigned a serial number in ascending order such as the first edition and the second edition, and is version-managed. Usually, a newly created document is the first edition, and the second edition and the third edition are updated every time a revision is made. However, both versions must be document A. In this way, each document is superimposed on a new edition. Then, the latest version in time series becomes the latest version. Thus, when a document is referred to, it is the document of whatever edition. That is, the document A is the document A regardless of the difference between the first edition, the second edition, and the third edition. A version refers to a specific version of a document, and refers to a document in one of the first, second, and third editions. Speaking of the first edition (document A), the same document A is not the second edition or the third edition.
[0029]
Here, it is assumed that the document A is copied to the user client 20 when the second edition is the latest edition in FIG. 2 (that is, before the third edition is created). The user client 20 can edit the duplicate document and create a new version (document). In the present embodiment, creating a new document by editing the duplicate document is referred to as modification, and a document created by modification is referred to as a derivative document. This derivative document is treated as a document independent of the original document A managed by the document management server 10, and is not managed by the present embodiment. Of course, it is possible to make the document management server 10 a management target by a special processing procedure.
[0030]
The document copied to the user client 30 by the document acquisition processing unit 32 is usually used under the control of the user of the user client 30. Since a document user generally uses a disk device mounted on the user client 30 used by the document user as a copy destination of the document, the description will be made in accordance with this in the present embodiment. Another storage means such as a shared disk device or a database server on the client may be used as a copy destination. The user of the document A usually does not access the shared document database 14 each time the user refers to the document A, but instead accesses the second version of the document A downloaded to the document storage unit 33 of the user client 30 in consideration of the access speed and the like. Will be accessed.
[0031]
This embodiment is characterized by a document management method using a binder. The binder will be described here.
[0032]
In the present embodiment, a binder model that bundles documents on a time axis is introduced as a document management technique. For example, when the first to fourth editions of the document A are created as the original document, the edition of the document A that the document provider may use to a third party (for example, the first edition, the second edition) , 4th edition) are bound on the time axis and held by the binder. Each binder is formed for each document such as document A and document B. The version information of each version bound to each binder is described in time series in a virtual index (table of contents) bound to the same binder. In the present embodiment, version management of each document is performed using such a virtual binder.
[0033]
FIG. 3 is a conceptual diagram showing the relationship between the binder, each document, and each version in the present embodiment, and is also a conceptual diagram of a user interface. FIG. 3 shows each version of the documents A and B created in the provider client 20 and the binders (icons) 41 and 42 for the documents A and B formed in the shared document database 14 in the document management server 10. 42 and documents A and B copied to the user client 30 are shown. Document registration processing from the provider client 20 to the document management server 10 is executed by each of the registration processing units 21 and 22 and the binder management unit 11. The display processing of the document managed by the document management server 10 is executed by the binder management unit 11 and the display processing unit 31. Here, a document registration process performed between the provider client 20 and the document management server 10 will be described with reference to FIG.
[0034]
When the document creator creates a new document A, the document A (first edition) is registered in the original document database 23. At this time, a document ID for identifying the document A is assigned to the document A. When a third party uses the document A, the first version of the document A is registered in the binder 41. In this registration operation, the binder 41 for the document A generated in advance using the file operation software is displayed on the screen, the first version icon 43 of the document A is displayed, and the icon 43 indicating the document is displayed. Is dragged to the icon 41 indicating the displayed document A binder. The first version of the document A can be easily registered in the document management server 10 by such a mouse operation. The binder management unit 11 registers the document A in the shared document database 14 in response to the above-described registration operation by the document provider, and the first version is further bound to the index 44 created when the binder for the document A is generated. Sometimes, version information such as the document ID of the first version and the document storage location is written.
[0035]
Subsequently, when the document creator edits the first edition of the document A to create the second edition, the document A (second edition) is registered in the original document database 23. At this time, a unique document ID different from the first version is assigned to the second version. The document A (first edition) to be edited may be retrieved from the original document database 23 in consideration of the access speed, or may be retrieved from the document management server 10. When a third party uses the document A, the second version of the document A is registered in the binder 41. The operation of registering the second version and the processing in the binder management unit 11 corresponding to this operation are the same as those performed when the first version is registered. At this time, the binder management unit 11 writes the version information of the second version in the index 44 to clearly indicate that the second version has been bound.
[0036]
If the revised document is to be used by a third party, each version may be bound to the binder 41 in the same manner as described above. If the user does not want to use the document, the user does not have to perform the above-described drag operation and bind it to the binder 41. FIG. 3 illustrates a case where the third edition of the document A and the second edition of the document B are not bound.
[0037]
In this embodiment, each version of each document can be registered in the document management server 10 by the simple mouse operation described above. As is clear from the above description, in the registration process performed in response to the operation by the document provider, each version is treated as one document, and is bound to a common binder for each version related to the same document. Will be.
[0038]
Next, a document display process performed between the user client 30 and the document management server 10 will be described with reference to FIG. Note that the display of a document refers not to the display of the content of the document itself as described above, but to the display of a document icon or the like realized by the file operation software. Here, a case will be described as an example where a document is displayed as an icon as in the registration process.
[0039]
When the user wants to refer to each document managed by the document management server 10, the document user downloads the corresponding document from the document management server 10 from the shared document database 14 and stores a copy of the document in the local document storage unit 33. . Since the document user generally uses a disk device mounted on the user client 30 used by the document user as a copy destination of the document, the present embodiment will be described in accordance with this. Alternatively, another storage means such as a shared disk device or a database server on another client may be used as a copy destination.
[0040]
For example, when the user wants to use the document A, the document user displays the icon 45 of the document A on the document management server 10 using the file operation software, and drags the icon 45 to a folder to be a local copy destination to copy. be able to. By this mouse operation, the duplicated document is stored in the document storage unit 33, and the document A is displayed in the storage destination folder. Note that such operations and displays are generally performed in a window system. The document user can obtain a copy of the document A by such a simple mouse operation. At this time, the display processing unit 31 according to the present embodiment, as illustrated in FIG. It is characterized in that it is displayed on the screen not as a plurality of versions managed by the binder but as one document (icon 45 indicating). In other words, in the display process, instead of treating multiple versions managed by the binder as one document as in the registration process, the binder that stores multiple versions is treated as one document. It is characterized by. For example, the first, second, and fourth editions bound to the binder 41 of the document A are displayed as one document A instead of being displayed as three separate documents. However, it is displayed so that the version of the copied document can be understood. Only the latest version of the document A registered in the binder 41 is copied in the display processing according to the present embodiment. Usually, the latest version of the document is used.
[0041]
FIG. 3 illustrates this characteristic display mode. In FIG. 3, when the fourth edition of the document A is the latest edition at a certain point in time, the fourth edition of the document A is displayed on the user client 30. In the present embodiment, a version that is not the latest version can be acquired, but the processing will be described later. Further, the access history management unit 13 constantly monitors access to documents managed by the shared document database 14, the access date and time, the accessed user client 30, the access content such as registration and acquisition, the accessed document, and the like. The version is recorded in the access log file 15.
[0042]
FIG. 4A shows an icon 45 indicating the document A shown in FIG. General-purpose file operation software can display a file name of each document on a screen together with a character string or an icon as illustrated in FIG. Note that the file operation software usually displays a list of files registered in the folder, but in the present embodiment, only one file of the document A is shown for convenience. Here, FIG. 4B shows an example in which the property screen 46 of the document A is opened. In a general-purpose window system, information such as the type, storage location, and creation date and time of a document file is displayed on a property screen. The present embodiment is characterized in that the version history information of the document is also displayed on the property screen 46. Of course, instead of the property screen, it may be displayed on a unique window screen such as a version history information display screen. Note that information display other than the version history information is not the gist of the present invention, and is omitted in FIG.
[0043]
As shown in FIG. 4B, the version history information displays the contents described in the index bound to the binder of the document A, and the version is displayed so that the time series can be understood. Therefore, the document user can know the process of creating the version of the published document A. If the user wants to obtain the old version, he clicks the version number displayed on the property screen 46. As a result, the document acquisition processing unit 32 extracts the designated version of the document A from the binder of the document A, and stores a copy of the document A in the document storage unit 33. As a result, the contents of the old version of the document can be displayed.
[0044]
When the document A is used when the fourth version is the latest version, the fourth version is stored in the document storage unit 33, and the document A is displayed as illustrated in FIG. 4A. In this state, it is assumed that the fifth edition is created and registered in the binder by the document provider. At this time, the binder management unit 11 notifies the latest version distribution processing unit 12 of the fact. Alternatively, the latest version distribution processing unit 12 may check the contents recorded in the access log file 15 and recognize the registration of the version by itself. Upon receiving the notification from the binder management unit 11, the latest version distribution processing unit 12 distributes the fifth version of the document A as the latest version to the user client 30 using the document A. The user client 30 serving as the distribution destination can be identified by searching the access log file 15 and confirming the source of access to the document A.
[0045]
When the latest version is automatically distributed from the document management server 10, the display processing unit 31 of the user client 30 displaying the document A and the property screen 46 changes the display of the document A from FIG. Automatically switch to 4 (c). Also, version history information displayed on the property screen 46 is extracted from the index of the binder and automatically updated.
[0046]
As described above, according to the present embodiment, by automatically distributing the latest version of a document managed by the document management server 10 also to the copy destination, the user client corresponding to the copy destination At 30, the latest version of the document can always be used without being aware that the document has been revised and without having to retrieve the latest version from the document management server 10 by itself. From the point of view of the document provider, when a document is revised, if the revised document (latest version) is registered in the document management server 10, the contents added or modified by the revision can be used as a copy destination of the document. The client client 30.
[0047]
In particular, in the present embodiment, document versions are managed by binding each version of each document with a virtual binder. Thus, the document provider only needs to bind the version that may be made public to the binder. Further, since the binder is displayed to the document user as one document, the document can be efficiently used without being aware of the version.
[0048]
In the present embodiment, the document itself is described to be stored in the shared document database 14. However, only the storage location of the document is managed, and the entity of the document does not necessarily need to be held in the document management server 10. Good.
[0049]
Further, in the present embodiment, the case where the new registration processing unit 21 and the revised edition registration processing unit 22 are involved in the document creation step has been described, but the document identification information ( It is also possible to add a document ID) and register it in the document management server 10.
[0050]
Also, in the present embodiment, an example of performing automatic distribution has been mainly described. However, automatic distribution is not performed, document display and document content display are performed in the state of a duplicated file, and version history information is transmitted to the binder. It is also possible to take out from the index and display it in the latest state.
[0051]
Also, in the present embodiment, an example has been described in which the document acquisition processing unit 32 creates a copy of the document to the user client. However, the copy of the document may be distributed by e-mail by the creator of the document. This is the same as when a copy is acquired by the acquisition processing unit 32.
[0052]
Further, in the present embodiment, the description has been given mainly of document management, particularly registration and display of a document, but it is desirable to be able to cope with document deletion. For example, when the latest version (for example, the fifth version) is deleted from the binder by the document provider, the version of the document displayed on the user client 30 is changed from the fifth version to the fourth version, and the document storage unit For example, the fifth edition is deleted from 33 and the fourth edition is downloaded again.
[0053]
Also, in the present embodiment, the case where the version management of the document is performed has been described as an example. However, since the version is assigned to each of the execution images and the like, the data is stored in a file format. It is possible to apply the present invention.
[0054]
【The invention's effect】
According to the present invention, a virtual binder is provided, a file creator registers a file corresponding to each version as a single file in the corresponding virtual binder, and a file user displays the virtual binder as a single file. Thus, the user can use the document without being aware of the version.
[0055]
In addition, when the latest version of a file is registered in the virtual binder, a copy of the latest version is automatically distributed to the user of the file, so that the relevant user must always use the latest version of the file. Can be.
[0056]
In addition, a copy of the old version file can be obtained as needed.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram illustrating a document management system according to an embodiment.
FIG. 2 is a conceptual diagram showing a basic model of a document and a plate.
FIG. 3 is a conceptual diagram showing a relationship between a binder, each document, and each version and a user interface according to the embodiment.
FIG. 4 is a diagram showing a display example of a document displayed on a user client in the present embodiment.
FIG. 5 is a conceptual diagram showing an entire configuration of a conventional document management system.
[Explanation of symbols]
10 document management server, 11 binder management unit, 12 latest version distribution processing unit, 13 access history management unit, 14 shared document database, 15 access log file, 20 provider client, 21 new registration processing unit, 22 revised edition registration processing unit, 23 original document database, 30 user client, 31 display processing unit, 32 document acquisition processing unit, 33 document storage unit.

Claims

版管理されるファイルを管理するファイル管理サーバーと、
ファイルの作成者が使用する提供者クライアントと、
前記ファイル管理サーバーが管理するファイルの利用者が使用する利用者クライアントと、
を有するファイル管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーにより管理され、ファイル作成者により作成されたファイル及びその改版ファイルの組毎に形成される仮想バインダと、
ファイル作成者により作成された版対応のファイルを、対応する前記仮想バインダに登録する登録処理手段と、
前記利用者クライアントには前記仮想バインダを一つのファイルとして表示する表示処理手段と、
を有し、ファイル作成者には各版に対応するファイルをそれぞれ一つのファイルとして扱わせ、ファイル利用者には前記仮想バインダを一つのファイルとして扱わせることを特徴とするファイル管理システム。A file management server for managing files to be version-controlled,
The provider client used by the creator of the file,
A user client used by a user of the file managed by the file management server;
In a file management system having
A virtual binder managed by the file management server and formed for each set of a file created by a file creator and its revised file;
Registration processing means for registering the file corresponding to the version created by the file creator in the corresponding virtual binder,
Display processing means for displaying the virtual binder as one file to the user client;
Wherein the file creator causes the file creator to treat the file corresponding to each version as one file, and causes the file user to treat the virtual binder as one file.

請求項１記載のファイル管理システムにおいて、
前記ファイル管理サーバーは、前記仮想バインダに改版ファイルが最新版として登録されたときに、その改版ファイルを前記利用者クライアントへ自動配信する最新版配信処理手段を有することを特徴とするファイル管理システム。The file management system according to claim 1,
A file management system, wherein the file management server has a latest version distribution processing unit that automatically distributes the revised file to the user client when the revised file is registered as the latest version in the virtual binder.

請求項１記載のファイル管理システムにおいて、
前記仮想バインダには、登録されるファイルの版情報が書き込まれる仮想インデックスが設けられており、
前記登録処理手段は、前記仮想バインダにファイルを登録する際に、そのファイルの版情報を前記仮想インデックスに書き込むことを特徴とするファイル管理システム。The file management system according to claim 1,
The virtual binder is provided with a virtual index in which version information of a file to be registered is written,
The file management system according to claim 1, wherein the registration processing unit writes version information of the file in the virtual index when registering the file in the virtual binder.

請求項３記載のファイル管理システムにおいて、
前記表示処理手段は、前記仮想インデックスへの書込内容を、前記仮想バインダを一つのファイルとして表示するときの版履歴情報として表示することを特徴とするファイル管理システム。The file management system according to claim 3,
The file management system according to claim 1, wherein said display processing means displays the contents written in said virtual index as version history information when said virtual binder is displayed as one file.

請求項４記載のファイル管理システムにおいて、
前記利用者クライアントは、前記表示処理手段により表示された版履歴情報の中から利用者により指定された版に対応するファイルを前記仮想バインダから取り出す版取得処理手段を有することを特徴とするファイル管理システム。The file management system according to claim 4,
File management, wherein the user client has version acquisition processing means for extracting, from the virtual binder, a file corresponding to the version designated by the user from the version history information displayed by the display processing means. system.

請求項１記載のファイル管理システムにおいて、
前記登録処理手段は、ファイル作成者により指定された版に対応するファイルのみを前記仮想バインダに登録することを特徴とするファイル管理システム。The file management system according to claim 1,
The file management system according to claim 1, wherein the registration processing unit registers only a file corresponding to a version designated by a file creator in the virtual binder.

ファイル管理サーバーを設けて版管理されるファイルを集中管理するファイル管理方法において、
ファイル及びその改版ファイルを組にして保存する仮想バインダを前記組毎に形成し、ファイル作成者には作成した版対応のファイルを一つのファイルとして、対応する前記仮想バインダに登録させ、ファイル利用者には前記仮想バインダを一つのファイルとして表示させることを特徴とするファイル管理方法。In a file management method for providing a file management server and centrally managing files to be version-controlled,
A file and a virtual binder for storing the revised file are formed as a set for each group, and a file creator is made to register the created file corresponding to the version as one file in the corresponding virtual binder, Displaying the virtual binder as one file.

請求項７記載のファイル管理方法において、
前記仮想バインダに改版ファイルが最新版として登録されたとき、当該仮想バインダの利用者に対して最新版を自動配信することを特徴とするファイル管理方法。The file management method according to claim 7,
A file management method, wherein when a revised file is registered as the latest version in the virtual binder, the latest version is automatically delivered to a user of the virtual binder.

請求項７記載のファイル管理方法において、
前記仮想バインダには仮想インデックスが設けられており、前記仮想バインダに登録されるファイルの版情報を、対応する仮想インデックスに記録することによってファイルの版管理を行うことを特徴とするファイル管理方法。The file management method according to claim 7,
A file management method, wherein a virtual index is provided in the virtual binder, and file version management is performed by recording version information of a file registered in the virtual binder in a corresponding virtual index.

請求項９記載のファイル管理方法において、
前記仮想インデックスへの書込内容を、前記仮想バインダを一つのファイルとして表示するときの版履歴情報として表示することを特徴とするファイル管理方法。The file management method according to claim 9,
A file management method, wherein contents written to the virtual index are displayed as version history information when displaying the virtual binder as one file.

請求項１０記載のファイル管理方法において、
表示された版履歴情報の中から利用者により指定された版に対応するファイルを、対応する前記仮想バインダから取り出して利用者に提供することを特徴とするファイル管理方法。The file management method according to claim 10,
A file management method comprising: extracting a file corresponding to a version designated by a user from displayed version history information from the corresponding virtual binder and providing the file to the user.

請求項７記載のファイル管理方法において、
ファイル作成者により指定された版に対応するファイルのみを前記仮想バインダに登録することを特徴とするファイル管理方法。The file management method according to claim 7,
A file management method, wherein only a file corresponding to a version designated by a file creator is registered in the virtual binder.