CN111222778A - 项目稽查管理方法、***和计算机可读介质 - Google Patents

项目稽查管理方法、***和计算机可读介质 Download PDF

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CN111222778A CN201911413358.6A CN201911413358A CN111222778A CN 111222778 A CN111222778 A CN 111222778A CN 201911413358 A CN201911413358 A CN 201911413358A CN 111222778 A CN111222778 A CN 111222778A
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段成辉
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Abstract

本发明提供了一种项目稽查管理方法、***和计算机可读介质。本发明涉及的方法通过在项目稽查管理***内实现项目稽查流程，能够让稽查相关人员在线录入稽查相关信息和准确地对稽查相关人员进行通知，从而大幅度地缩短稽查流程所需的时间和提高了机构的项目稽查管理效率。

Description

项目稽查管理方法、***和计算机可读介质
技术领域
本发明主要涉及质量管理领域，尤其涉及一种项目稽查管理方法、***和计算机可读介质。
背景技术
目前，机构(如大型企业、研究中心)往往会同时进行多个项目，各个项目有不同的研究者、项目经理、协调员等众多角色。在稽查方提出稽查要求后，往往会有以下问题：难以直观地通知各相关人员(特别是人员在不同项目有不同角色时)；难以直观地对稽查情况和稽查CAPA(纠正预防措施)的情况进行检索和管理；稽查报告、稽查发现项依赖纸质传递，手续繁琐，过程耗时；需要配备专人管理、协调、跟踪稽查进度和CAPA完成进度。
目前的稽查以线下方式进行，稽查计划往往通过人传人、邮件、电话等方式沟通。稽查沟通过程中产生的信息没有集中管理，经常出现因信息遗失、信息错误而需要反复沟通修改计划的情况。稽查完成后，采取纸质方式进行报告和项目稽查管理。
机构往往同时进行多个项目，每年需经历多个稽查。而各个稽查又往往会产生多个问题，每个问题都需要针对性地进行分析和采取纠正预防措施。因此对于机构而言，每年有大量的稽查项目和问题需要处理，需要能够提高项目稽查管理效率的方法。
发明内容
本发明要解决的技术问题是提供一种项目稽查管理方法、***和计算机可读介质，可以综上所述，在线录入稽查相关信息和准确地对稽查相关人员进行通知。
为解决上述技术问题，本发明提供了一种项目稽查管理方法，包括以下步骤：根据稽查员的输入生成稽查计划，稽查计划包括稽查项目名称、项目经理和稽查内容，并通知稽查计划的关联人员，关联人员包括项目经理；接收稽查员录入的问题，并生成稽查报告通知项目经理，稽查报告包括一个或多个问题，每个问题包括问题描述；在项目经理的界面上呈现稽查报告，并根据项目经理的分配将稽查报告中的问题通知对应的问题责任人；在问题责任人的界面上接收原因分析录入、纠正预防措施录入以及执行人的分配，并将纠正预防措施通知执行人；在执行人的界面上接收纠正预防措施的执行记录，并将经执行的纠正预防措施提交给问题责任人审批；以及在问题责任人的界面上接收对经执行的纠正预防措施的确认。
可选地，稽查计划还包括稽查日期。
可选地，该方法还包括在项目经理的界面上接受稽查计划的审批结果，并将审批结果返回给稽查员。
可选地，当审批结果为未通过时，还包括根据稽查员的输入修改稽查计划，并通知项目经理。
可选地，在问题责任人的界面上接收原因分析录入、纠正预防措施录入以及执行人的分配后，还包括生成稽查整改计划并发送到项目经理的界面，稽查整改计划包括待完成的纠正预防措施。
可选地，该方法还包括在问题责任人的界面上呈现与问题责任人关联的问题和纠正预防措施的状态。
可选地，该方法还包括在与问题关联的纠正预防措施都被确认后，在项目经理和/或稽查员的界面上生成稽查整改报告，稽查整改报告包括问题描述和已完成的纠正预防措施。
可选地，该方法还包括在稽查整改报告被项目经理和/或稽查员确认后，关闭与稽查整改报告关联的问题。
可选地，该方法还包括在机构界面上呈现与机构关联的稽查计划、稽查报告和纠正预防措施的状态。
可选地，该方法还包括统计与机构关联的问题分类、问题责任人和原因分布，并呈现在机构界面上。
本发明还提供了一种项目稽查管理***，包括：存储器，用于存储可由处理器执行的指令；以及处理器，用于执行所述指令以实现如上所述的方法。
本发明还提供了一种存储有计算机程序代码的计算机可读介质，所述计算机程序代码在由处理器执行时实现如上所述的方法。
与现有技术相比，本发明具有以下优点：
通过在项目稽查管理***内实现稽查流程，能够让稽查相关人员在线录入稽查相关信息和准确地对稽查相关人员进行通知，从而大幅度地缩短稽查流程所需的时间和提高了机构的项目稽查管理效率。
附图说明
包括附图是为提供对本申请进一步的理解，它们被收录并构成本申请的一部分，附图示出了本申请的实施例，并与本说明书一起起到解释本发明原理的作用。附图中：
图1是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理方法的流程示意图。
图2是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理流程的示意图。
图3是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的新建稽查计划的界面。
图4是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的稽查员的稽查问题管理界面。
图5是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的问题责任人的问题管理界面。
图6是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的执行人的CAPA管理界面。
图7是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的问题统计界面。
图8是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的***框图。
具体实施方式
为了更清楚地说明本发明的实施例的技术方案，下面将对实施例描述中所需要使用的附图作简单的介绍。显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些示例或实施例，对于本领域的普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图将本发明应用于其他类似情景。除非从语言环境中显而易见或另做说明，图中相同标号代表相同结构或操作。
如本发明和权利要求书中所示，除非上下文明确提示例外情形，“一”、“一个”、“一种”和/或“该”等词并非特指单数，也可包括复数。一般说来，术语“包括”与“包含”仅提示包括已明确标识的步骤和元素，而这些步骤和元素不构成一个排它性的罗列，方法或者设备也可能包含其他的步骤或元素。本发明文件中使用的术语“和/或”，包括一个或多个相关的所列项目的任意的和所有的组合。
本发明中使用了流程图用来说明根据本发明的实施例的***所执行的操作。应当理解的是，前面或下面操作不一定按照顺序来精确地执行。相反，可以按照倒序或同时处理各种步骤。同时，或将其他操作添加到这些过程中，或从这些过程移除某一步或数步操作。
本发明提供了一种项目稽查管理方法。图1是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理方法的流程示意图。如图1所示，本发明实施例的项目稽查管理方法，包括以下步骤：
步骤101，根据稽查员的输入生成稽查计划，稽查计划包括稽查项目名称、项目经理和稽查内容，并通知稽查计划的关联人员，关联人员包括项目经理；
步骤102，接收稽查员录入的问题，并生成稽查报告通知项目经理，稽查报告包括一个或多个问题，每个问题包括问题描述；
步骤103，在项目经理的界面上呈现稽查报告，并根据项目经理的分配将稽查报告中的问题通知对应的问题责任人；
步骤104，在问题责任人的界面上接收原因分析录入、纠正预防措施录入以及执行人的分配，并将纠正预防措施通知执行人；
步骤105，在执行人的界面上接收纠正预防措施的执行记录，并将经执行的纠正预防措施提交给问题责任人审批；以及
步骤106，在问题责任人的界面上接收对经执行的纠正预防措施的确认。
以下对该项目稽查管理方法中的各个步骤进行详细描述：
在步骤101中，根据稽查员的输入生成稽查计划，稽查计划包括稽查项目名称、项目经理和稽查内容，并通知稽查计划的关联人员，关联人员包括项目经理。
图2是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理流程的示意图。如图2所示，项目稽查管理流程中涉及到的人员包括：稽查员、项目经理、问题责任人和纠正预防措施(CAPA)执行人。项目经理是负责对项目整体进行管理的人员。稽查员负责对项目发起稽查、撰写相应的稽查计划和进行稽查。项目稽查管理***根据稽查员的输入生成稽查计划，稽查计划包括稽查项目名称、项目经理和稽查内容。可选地，稽查计划还可以包括稽查日期。图3是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的新建稽查计划的界面。在一个示例中，稽查员可以在如图3所示界面内输入稽查计划信息，包括：稽查类型、项目名称、申办方、稽查员、研究中心、监察员、PM(即项目经理)、稽查内容、计划开始日期和附件。在稽查计划生成后，***自动通知与稽查计划关联的人员。稽查计划的关联人员包括被稽查项目的项目经理。
可选地，该方法还包括在项目经理的界面上接受稽查计划的审批结果，并将审批结果返回给稽查员。
项目经理在接收到稽查计划后，根据实际情况对稽查计划进行审批。当项目经理认为稽查计划存在问题时，可以驳回稽查计划，即稽查计划的审批结果为未通过，并且项目经理可以在审批结果中说明驳回原因。***在项目经理的界面上接受稽查计划的审批结果，并将审批结果返回给稽查员。
可选地，当审批结果为未通过时，还包括根据稽查员的输入修改稽查计划，并通知项目经理。
当稽查员接收到未通过的审批结果时，可以根据项目经理的驳回原因对稽查计划调整。例如，当项目经理的驳回原因为时间冲突时，稽查员可以对稽查计划的稽查日期进行调整，在***内输入修改后的稽查日期。***根据稽查员的输入修改稽查计划，并通知项目经理再次进行审批。
在步骤102中，接收稽查员录入的问题，并生成稽查报告通知项目经理，稽查报告包括一个或多个问题，每个问题包括问题描述。
当稽查员在稽查中发现问题时，将问题录入项目稽查管理***。图4是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的稽查员的稽查问题管理界面。如图4所示，稽查员可以通过点击“添加问题”按钮录入新的问题，每个问题包括问题编号、问题分类、问题分级和问题描述。***接收稽查员录入的问题，并根据问题生成稽查报告通知项目经理。稽查报告中可以包括一个或多个问题，每个问题包括对该问题的问题描述。
在步骤103中，在项目经理的界面上呈现稽查报告，并根据项目经理的分配将稽查报告中的问题通知对应的问题责任人。
在项目经理的界面上呈现稽查报告供项目经理查看。项目经理在***中根据稽查报告将报告中的一个或多个问题分配给对应的一个或多个问题责任人。***根据项目经理的分配将稽查报告中的问题通知对应的问题责任人。在一个示例中，可以通过***消息、邮件或短信的方式通知被分配的问题责任人。
在步骤104中，在问题责任人的界面上接收原因分析录入、纠正预防措施录入以及执行人的分配，并将纠正预防措施通知执行人。
问题责任人在接收到被分配的问题后，对问题进行原因分析和制定相应的纠正预防措施(Corrective Action and Preventive Action，CAPA)。CAPA可以分为纠正措施和预防措施，其中纠正措施是为消除已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施，预防措施是为消除潜在不合格或者趋势发生的原因而采取的措施。一个问题可以对应一个或多个CAPA。问题责任人在制定CAPA后，将一项或多项CAPA任务分配给相应的一个或多个执行人。
问题责任人完成原因分析、制定CAPA以及分配执行人后，在问题责任人的界面上进行原因分析录入、CAPA录入以及执行人的分配。图5是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的问题责任人的问题管理界面。问题责任人可以在如图5所示的界面上查看本人负责的所有问题。问题责任人可以通过点击“撰写CAPA”按钮进行原因分析录入、纠正预防措施录入以及执行人的分配。可选地，问题责任人还可以为CAPA确定整改时限并录入***，***可以在问题责任人的界面上接收CAPA的整改时限。在问题责任人在***内对CAPA进行执行人的分配后，***将CAPA在线通知给被分配的执行人。在一个示例中，可以通过***消息、邮件或短信的方式通知被分配的执行人。
可选地，在问题责任人的界面上接收原因分析录入、纠正预防措施录入以及执行人的分配后，还可以包括生成稽查整改计划并发送到项目经理的界面，稽查整改计划包括待完成的纠正预防措施。
在原因分析录入、CAPA录入和执行人分配后，***根据录入的内容相应地生成各个问题的问题整改计划，然后根据稽查下所有的问题整改计划生成稽查整改计划并发送到项目经理的界面供项目经理确认。稽查整改计划包括待完成的CAPA。
在步骤105中，在执行人的界面上接收纠正预防措施的执行记录，并将经执行的纠正预防措施提交给问题责任人审批。
执行人根据所分配到的CAPA任务完成任务。在执行人执行完CAPA后，在***内录入CAPA的执行记录，其中执行记录可以包括整改证据。***在执行人的界面上接收CAPA的执行记录，并将经执行的CAPA提交给问题责任人进行审批。图6是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的执行人的CAPA管理界面。如图6所示，执行人可以在该CAPA管理界面查看由本人执行的全部CAPA。执行人可以通过点击该界面中的“撰写”按钮对CAPA进行补充。执行人可以通过点击该界面中的“提交”按钮将经执行的CAPA提交给问题责任人审批。
在步骤106中，在问题责任人的界面上接收对经执行的纠正预防措施的确认。
问题责任人对执行人所提交的经执行的CAPA进行确认，***在问题责任人的界面上接收对经执行的CAPA的确认。可选地，当问题责任人认为经执行的CAPA不能通过时，可以不对其进行确认而是让执行人对CAPA的执行记录进行补充。
综上所述，本发明实施例中的项目稽查管理方法通过在项目稽查管理***内实现稽查流程，能够让稽查相关人员在线录入稽查相关信息和准确地对稽查相关人员进行通知，从而大幅度地缩短稽查流程所需的时间和提高了机构的稽查管理效率。
可选地，该方法还可以包括在与问题关联的纠正预防措施都被确认后，在项目经理和/或稽查员的界面上生成稽查整改报告，稽查整改报告包括问题描述和已完成的纠正预防措施。
在与稽查下所有问题关联的CAPA都被确认后，***生成稽查整改报告。稽查整改报告包括稽查下所有问题的问题描述和已完成的CAPA。在项目经理和/或稽查员的界面上呈现稽查整改报告以供项目经理和/或稽查员查看。项目经理和/或稽查员认为稽查整改报告通过时，可以对稽查整改报告进行确认。在一个示例中，可以项目经理先由项目经理对稽查整改报告进行确认，待项目经理确认后再将稽查整改报告提交给稽查员进行确认。
可选地，该方法还可以包括在稽查整改报告被项目经理和/或稽查员确认后，关闭与稽查整改报告关联的问题。
项目经理和/或稽查员在接收到稽查整改报告后，认为稽查整改报告通过时，可以对稽查整改报告进行确认。稽查整改报告被项目经理和/或稽查员确认，即为稽查整改工作已完成，可以关闭与稽查整改报告关联的问题。
在一个示例中，当项目经理先对稽查整改报告进行确认，待项目经理确认后再由稽查员确认时，项目经理确认稽查整改报告时可以不关闭关联问题，稽查员最后对稽查整改报告确认时再关闭与稽查整改报告关联的问题。
可选地，该方法还可以包括在问题责任人的界面上呈现与问题责任人关联的问题和纠正预防措施的状态。
通过在问题责任人的界面上呈现与问题责任人关联的问题和CAPA的状态，问题责任人可以查看与其关联的所有问题和CAPA的状态，从而提高了问题责任人处理问题的效率。
项目稽查管理***还可以提供机构界面供机构进行查看以进行机构管理。
可选地，该方法还可以包括在机构界面上呈现与机构关联的稽查计划、稽查报告和纠正预防措施的状态。
通过在机构界面上呈现与机构关联的稽查计划、稽查报告和CAPA的状态，机构可以查看与其关联的所有稽查计划、稽查报告和CAPA的状态，从而提高了机构的项目稽查管理的效率。
可选地，该方法还可以包括统计与机构关联的问题分类、问题责任人和原因分布，并呈现在机构界面上。
***可以对与机构关联的问题分类、问题责任人和原因分布进行统计，并呈现在机构界面上供机构进行查看，使得机构可统一查看各来源的问题的最终根本原因的分布。
图7是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的问题统计界面。如图7所示，该问题统计界面中包含了问题数量概览、各个负责人的问题解决情况、问题分类、问题级别等信息。通过将问题分类、问题责任人和原因分布进行统计并采用可视化界面呈现统计结果，机构可以直观地、全面地了解问题，从而可以***性地解决问题和进一步地提高项目稽查管理效率。
本发明还提供了一种项目稽查管理***，包括：存储器，用于存储可由处理器执行的指令；以及处理器，用于执行所述指令以实现如上所述的项目稽查管理方法。
图8是根据本发明一实施例示出的项目稽查管理***的***框图。项目稽查管理***800可包括内部通信总线801、处理器(Processor)802、只读存储器(ROM)803、随机存取存储器(RAM)804、通信端口805、以及硬盘807。内部通信总线801可以实现项目稽查管理***800组件间的数据通信。处理器802可以进行判断和发出提示。在一些实施例中，处理器802可以由一个或多个处理器组成。通信端口805可以实现项目稽查管理***800与外部的数据通信。在一些实施例中，项目稽查管理***800可以通过通信端口805从网络发送和接受信息及数据。项目稽查管理***800还可以包括不同形式的程序储存单元以及数据储存单元，例如硬盘807，只读存储器(ROM)803和随机存取存储器(RAM)804，能够存储计算机处理和/或通信使用的各种数据文件，以及处理器802所执行的可能的程序指令。处理器执行这些指令以实现方法的主要部分。处理器执行这些指令以实现方法的主要部分。处理器处理的结果通过通信端口传给用户设备，在用户界面上显示。
举例来说，上述的项目稽查管理过程可以实施为计算机程序，保存在硬盘807中，并可记载到处理器802中执行，以实施本发明的方法。
本发明还提供了一种存储有计算机程序代码的计算机可读介质，所述计算机程序代码在由处理器执行时实现如上所述的项目稽查管理方法。
项目稽查管理过程实施为计算机程序时，也可以存储在计算机可读存储介质中作为制品。例如，计算机可读存储介质可以包括但不限于磁存储设备(例如，硬盘、软盘、磁条)、光盘(例如，压缩盘(CD)、数字多功能盘(DVD))、智能卡和闪存设备(例如，电可擦除可编程只读存储器(EPROM)、卡、棒、键驱动)。此外，本文描述的各种存储介质能代表用于存储信息的一个或多个设备和/或其它机器可读介质。术语“机器可读介质”可以包括但不限于能存储、包含和/或承载代码和/或指令和/或数据的无线信道和各种其它介质(和/或存储介质)。
应该理解，上文所描述的实施例仅是示意。本文描述的实施例可在硬件、软件、固件、中间件、微码或者其任意组合中实现。对于硬件实现，处理单元可以在一个或者多个特定用途集成电路(ASIC)、数字信号处理器(DSP)、数字信号处理设备(DSPD)、可编程逻辑器件(PLD)、现场可编程门阵列(FPGA)、处理器、控制器、微控制器、微处理器和/或设计为执行本文所述功能的其它电子单元或者其结合内实现。
上文已对基本概念做了描述，显然，对于本领域技术人员来说，上述发明披露仅仅作为示例，而并不构成对本发明的限定。虽然此处并没有明确说明，本领域技术人员可能会对本发明进行各种修改、改进和修正。该类修改、改进和修正在本发明中被建议，所以该类修改、改进、修正仍属于本发明示例性实施例的精神和范围。
同时，本发明使用了特定词语来描述本发明的实施例。如“一个实施例”、“一实施例”、和/或“一些实施例”意指与本发明至少一个实施例相关的某一特征、结构或特点。因此，应强调并注意的是，本说明书中在不同位置两次或多次提及的“一实施例”或“一个实施例”或“一替代性实施例”并不一定是指同一实施例。此外，本发明的一个或多个实施例中的某些特征、结构或特点可以进行适当的组合。
本发明的一些方面可以完全由硬件执行、可以完全由软件(包括固件、常驻软件、微码等)执行、也可以由硬件和软件组合执行。以上硬件或软件均可被称为“数据块”、“模块”、“引擎”、“单元”、“组件”或“***”。处理器可以是一个或多个专用集成电路(ASIC)、数字信号处理器(DSP)、数字信号处理器件(DAPD)、可编程逻辑器件(PLD)、现场可编程门阵列(FPGA)、处理器、控制器、微控制器、微处理器或者其组合。此外，本发明的各方面可能表现为位于一个或多个计算机可读介质中的计算机产品，该产品包括计算机可读程序编码。例如，计算机可读介质可包括，但不限于，磁性存储设备(例如，硬盘、软盘、磁带……)、光盘(例如，压缩盘CD、数字多功能盘DVD……)、智能卡以及闪存设备(例如，卡、棒、键驱动器……)。
同理，应当注意的是，为了简化本发明披露的表述，从而帮助对一个或多个发明实施例的理解，前文对本发明实施例的描述中，有时会将多种特征归并至一个实施例、附图或对其的描述中。但是，这种披露方法并不意味着本发明对象所需要的特征比权利要求中提及的特征多。实际上，实施例的特征要少于上述披露的单个实施例的全部特征。
虽然本发明已参照当前的具体实施例来描述，但是本技术领域中的普通技术人员应当认识到，以上的实施例仅是用来说明本发明，在没有脱离本发明精神的情况下还可作出各种等效的变化或替换，因此，只要在本发明的实质精神范围内对上述实施例的变化、变型都将落在本发明的权利要求书的范围内。

Claims (12)

1.一种项目稽查管理方法，包括以下步骤：
根据稽查员的输入生成稽查计划，所述稽查计划包括稽查项目名称、项目经理和稽查内容，并通知所述稽查计划的关联人员，所述关联人员包括项目经理；
接收所述稽查员录入的问题，并生成稽查报告通知项目经理，所述稽查报告包括一个或多个问题，每个问题包括问题描述；
在所述项目经理的界面上呈现所述稽查报告，并根据所述项目经理的分配将所述稽查报告中的问题通知对应的问题责任人；
在所述问题责任人的界面上接收原因分析录入、纠正预防措施录入以及执行人的分配，并将所述纠正预防措施通知执行人；
在所述执行人的界面上接收所述纠正预防措施的执行，并将经执行的纠正预防措施提交给所述问题责任人审批；以及
在所述问题责任人的界面上接收对经执行的纠正预防措施的确认。
2.如权利要求1所述的方法，其特征在于，所述稽查计划还包括稽查日期。
3.如权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括在所述项目经理的界面上接受所述稽查计划的审批结果，并将所述审批结果返回给所述稽查员。
4.如权利要求3所述的方法，其特征在于，当所述审批结果为未通过时，还包括根据所述稽查员的输入修改所述稽查计划，并通知所述项目经理。
5.如权利要求1所述的方法，其特征在于，在所述问题责任人的界面上接收原因分析录入、纠正预防措施录入以及执行人的分配后，还包括生成稽查整改计划并发送到所述项目经理的界面，所述稽查整改计划包括待完成的纠正预防措施。
6.如权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括在所述问题责任人的界面上呈现与所述问题责任人关联的问题和纠正预防措施的状态。
7.如权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括在与问题关联的纠正预防措施都被确认后，在所述项目经理和/或所述稽查员的界面上生成稽查整改报告，所述稽查整改报告包括问题描述和已完成的纠正预防措施。
8.如权利要求7所述的方法，其特征在于，还包括在所述稽查整改报告被所述项目经理和/或所述稽查员确认后，关闭与所述稽查整改报告关联的问题。
9.如权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括在机构界面上呈现与所述机构关联的稽查计划、稽查报告和纠正预防措施的状态。
10.如权利要求9所述的方法，其特征在于，还包括统计与所述机构关联的问题分类、问题责任人和原因分布，并呈现在所述机构界面上。
11.一种项目稽查管理***，包括：
存储器，用于存储可由处理器执行的指令；以及
处理器，用于执行所述指令以实现如权利要求1-10任一项所述的方法。
12.一种存储有计算机程序代码的计算机可读介质，所述计算机程序代码在由处理器执行时实现如权利要求1-10任一项所述的方法。
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